Главная » Новости » Кто может подписывать накладные. Оформление товарной накладной: законодательные пробелы и противоречия

Кто может подписывать накладные. Оформление товарной накладной: законодательные пробелы и противоречия

Бухгалтерский и налоговый учет в любой организации невозможно представить без учета первичных документов. Одним из них является товарная накладная по форме ТОРГ-12. Она представляет собой первичный документ, оформляемый при отпуске какой-либо продукции или товаров покупателям.

Сама форма, по которой составляется данный документ, является унифицированной и обязательной для всех организаций. ТН составляют в двух экземплярах: один остается у продавца, другой направляется к покупателю. Тот вариант, который получает вторая сторона, предоставляет ей право оприходовать товарно-материальные ценности. Первый же вариант является основанием для того, чтобы можно было списать проданный товар.

Кто его составляет и подписывает

На основании закона №402 ФЗ «О бухгалтерском учете» и на основании документа №63-ФЗ «Об электронной подписи» накладная может быть сформирована и храниться как в бумажной, так и в электронной форме . При этом не так давно Федеральная Налоговая Служба утвердила формат файла XML, в котором каждый налогоплательщик сможет направить его в ФНС, используя интернет.

Такой документ подписывается в организации руководителем и главным бухгалтером, также могут быть и другие уполномоченные на это лица.

Те сотрудники, которые смогут подписывать накладную, должны быть выбраны и оформлены в соответствующей доверенности либо приказе.

Бумажная ТОРГ-12 подписывается пятью подписями :

Расписывается покупатель в графе «груз получил». Здесь имеет право расписываться только уполномоченное на это лицо от покупателя. Представитель может быть занесен в доверенность либо иметь право на это на основании Устава.
Строку «груз принял» заполняет то материально-ответственное лицо, которое непосредственно и принимает этот груз. Таким лицом может быть как представитель того, кто приобретает, так и перевозчик от сторонней организации. При этом, если товар принимается самим руководителям, доверенность не нужна, и соответствующее поле остается пустым.
Со стороны продавца расписывается три сотрудника: бухгалтер, руководитель и тот человек, который напрямую ответственен за отгрузку. Как правило, если организация крупная, подпись ставится одним сотрудником. В этой роли выступает, например, оператор, связанный со складским учетом и бухгалтерией. Но перед тем, как поручить ему соответствующее право на подпись, это законодательно должно быть подтверждено приказом.

В строке «груз принял», а также напротив надписи «груз получил» может расписаться один и тот же человек. В данном случае подпись ставится непосредственно напротив строки «груз получил».

Электронная форма

В случае с электронной формой порядок, форма и подписание не изменяется. Отличительной особенностью является то, что накладная составляется в одном экземпляре, который включает в себя два файла. Один из файлов должен быть сформирован со стороны покупателя, а другой – со стороны продавца.

Чтобы подписать такой документ, используется не простая, а электронная подпись. Электронный документ подписывается с одной стороны покупателем, а с другой – продавцом.

Как ее заполнять? Пошаговый порядок

Товарная накладная – это унифицированный документ, который регламентирует продажу на сторону товарно-материальных ценностей. Поэтому в нем обязательно должны указываться сведения о наименовании товара, количестве, продажной цене, а также итоговой стоимости и налоге на добавленную стоимость.

ТОРГ-12 непременно должна иметь реквизиты и стороны-покупателя, и стороны-продавца. В ней предусмотрено место для штампа, а также должны присутствовать все необходимые подписи. В тот же момент, когда составляется и оформляется накладная, продавец обязан выписать еще один важный документ на отпуск товаров – счет-фактуру.

К обязательным реквизитам относятся:

наименование организации, которая составляет документ;
название документа;
число, которое соответствует дате составления;
наименование хозяйственной операции;
в каких единицах измерения происходит реализация;
наименование должностей лиц, которые совершают действие по продаже;
подписи лиц, ответственных за процесс реализации.

Данный документ является унифицированным, а значит, предъявляются особые требования к его заполнению. Если он заполнен неверно, с ошибками, то право на обоснование списания ТМЦ пропадает. Также его нельзя будет использовать в качестве обоснования расходов в налоговом учете.

В самом верхнем разделе бланка прописывается информация о той организации, которая осуществляет отгрузку товаров. Обязательно заполняются:

название;
номер расчетного счета;
БИК банка;
индекс;
юридический и фактический адреса;
телефон и факс.

В графах «Плательщик» и «Поставщик» указывается информация, идентичная тому, что прописано в разделах «Грузополучатель» и «Грузоотправитель».

В поле «Основание» должен быть проставлен номер договора и его дата, на основании которого осуществляется отгрузка.

Сводная таблица с товаром должна соответствовать по своему содержанию счет-фактуре.

Как заполнить табличную часть

Там, где должен быть указан код товара, фирма проставляет его на основании прайса. Он может быть также проставлен на основании классификатора продукции. Однако данный реквизит носит рекомендательный, а не обязательный характер.
Обязательно должны быть заполнены единицы измерения. Для этого также необходим классификатор.
Вид упаковки может быть, например, ящиком. Количество товара в одной упаковке проставляется в колонке «количество в одном месте» . То, сколько будет отгружаться упаковок в целом, указывается в графе «количество мест» .
Колонка «масса» заполняется только в том случае, когда речь идет о весовом, а не о штучном товаре.
Цена продукции указывается в соответствующей колонке без учета налога на добавленную стоимость. В графе 13 проставляется ставка налога. В большинстве случаев она равна 18%. В следующей графе проставляется сама сумма рассчитанного налога. И в последней графе проставляется стоимость товара с учетом НДС.
В поле Итого проставляется суммарный итог от всех строк, соответствующих товарам.

Обязательно необходимо, чтобы каждое из полей в накладной было заполнено . Даже если значение не предусмотрено, то ставится прочерк.

Как приложение (о котором указывается в поле «Товарная накладная имеет приложение на…») к ТОРГ-12 может выступать товарно-транспортная накладная.

Подробный процесс формирования документа в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

Исправления в документе

На основании законов РФ, если в ТОРГ-12 обнаружены ошибки, исправления должны производиться в обоих экземплярах. При этом в них делаются вычерки, заверяемые подписями и стороной продавца, и стороной покупателя. Возле подписи обязательно должна проставляться дата, соответствующая числу, месяцу и году внесения изменений.

Как правило, при обнаружении ошибок в первичных документах взамен их составляются новые. Однако законодательство такой метод исправления документации не принимает.

Что касается электронных документов, то строгих правил исправления для них не существует. В этом случае каждая организация устанавливает их для себя самостоятельно.

Учет и хранение

Законами РФ не установлено каких-либо строгих постановлений по учету накладных. Каждая фирма может сама их устанавливать. Как правило, в организациях при складском учете составляются товарные отчеты. Товарные накладные прикладываются именно к этому отчету в порядке хронологии.

Если организация или индивидуальный предприниматель применяют упрощенную систему налогообложения, они обязаны вести книгу учета доходов и расходов. Данная книга составляется именно на основе первичной документации, к которой и относятся накладные.

Многие бухгалтеры сами не знают ответа на этот вопрос. Давайте разберемся. Форма ТОРГ-12 стандартная и всем нам, казалось бы, хорошо известна. Она используется для оформления продажи товаров сторонней организации и является первичным учетным документом. Основными документами, регулирующими ее применение, являются

Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 и
Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций.

В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона, оформление этой формы является обязательным при передаче товаров продавцом-грузоотправителем перевозчику или покупателю-грузополучателю.

Примечание сайт: C 1 января 2013 года бухгалтерский учет регулирует Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

«Груз принял»

Груз принимает любое материально-ответственное лицо, фактически принимающее груз. Например, завхоз. Таким лицом также может быть доверенное лицо, если доставка груза покупателю осуществляется через него. Это лицо обязано подтвердить грузоотправителю свои полномочия по приемке груза, предъявив оформленную в установленном порядке доверенность и внеся реквизиты доверенности в графу «Груз принял».

«Груз получил»

Грузополучателем как правило является одна из сторон сделки купли-продажи. Чаще всего это юридическое лицо. В графе «Груз получил грузополучатель» должна стоять подпись официального представителя юридического лица. Уполномоченным представлять интересы организации может быть лицо по доверенности или по Уставу. Например, генеральный директор.

Чувствуете разницу?

То есть груз сначала принимается складским работником, а потом получается уполномоченным представителем юридического лица. По факту это может быть один и тот же человек. Но важно помнить, что в соответствии с п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, с заполненными реквизитами. Незаполнение обязательных реквизитов является нарушением оформления первичного учетного документа.

Подведем итоги

По моему мнению, заполнение граф «груз принял» и «груз получил» является обязательным. Если никак не удается приучить к порядку ответственное лицо или объяснить директору важность «двойного подписания», то между графами «груз принял» и «груз получил грузополучатель» юридически весомее графа «Груз получил грузополучатель». Такой вывод можно сделать исходя из содержания граф, практики делового оборота, а также арбитражной судебной практики (Постановление ФАС СЗО от 1 марта 2006 года N А13-5001/2005-05).

Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.При этом ни одним нормативным документом, в том числе и Указаниями, не разъясняется порядок заполнения реквизитов формы ТОРГ-12, предусматривающей со стороны покупателя две подписи: «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель».Как указано в постановлении Президиума ВАС РФ от 18.10.2005 N 4047/05, данные первичных документов, составляемых при совершении хозяйственной операции, в том числе о лицах, осуществивших операции по отправке, перевозке и приему груза, должны соответствовать фактическим обстоятельствам.Согласно п. 1 ст.

Обязательные подписи в торг-12

То есть в данных строках должна содержаться информация о лице, которое фактически получило товар. Например, если грузополучатель поручает третьему лицу получить (доставить) товар, то в графе «Груз принял» должно быть указано лицо, которому грузополучателем поручено на основании доверенности принять товарно-материальные ценности.В случае, когда по договору поставки доставка осуществляется силами поставщика, а приемка-передача товара производится на территории покупателя, то ответственное лицо покупателя при получении товара может поставить свою подпись в графе «Груз принял» наряду с подписью в графе «Груз получил грузополучатель» формы ТОРГ-12.

Для чего нужна товарная накладная торг-12, правила ее оформления

Чтобы подписать такой документ, используется не простая, а электронная подпись. Электронный документ подписывается с одной стороны покупателем, а с другой – продавцом. Как ее заполнять? Пошаговый порядок Товарная накладная – это унифицированный документ, который регламентирует продажу на сторону товарно-материальных ценностей.
Поэтому в нем обязательно должны указываться сведения о наименовании товара, количестве, продажной цене, а также итоговой стоимости и налоге на добавленную стоимость. ТОРГ-12 непременно должна иметь реквизиты и стороны-покупателя, и стороны-продавца. В ней предусмотрено место для штампа, а также должны присутствовать все необходимые подписи.
В тот же момент, когда составляется и оформляется накладная, продавец обязан выписать еще один важный документ на отпуск товаров – счет-фактуру.

Товарная накладная

Внимание

К обязательным реквизитам относятся:

наименование организации, которая составляет документ;
название документа;
число, которое соответствует дате составления;
наименование хозяйственной операции;
в каких единицах измерения происходит реализация;
наименование должностей лиц, которые совершают действие по продаже;
подписи лиц, ответственных за процесс реализации.

В самом верхнем разделе бланка прописывается информация о той организации, которая осуществляет отгрузку товаров.

Важно

Ведь у продавца нет доказательств получения товаров покупателем (а товарная накладная без подписи покупателя таким доказательством не является), а значит, он не сможет подтвердить исполнение своих договорных обязательств. Этим и может воспользоваться нечистоплотный покупатель. Во-первых, он может отказаться от оплаты товара, и продавец не сможет взыскать долг даже через суд.

Ведь доказательств поставки у него не будет. И даже если исполнение обязательства по оплате товара было обеспечено банковской гарантией, получить деньги с банка по этой же причине не удастся. Во-вторых, если товар был оплачен авансом, то покупатель может потребовать возврата денег, а также уплаты неустойки или процентов за пользование чужими денежными средствами ст.394, ст.395, ст.1107, ст.1102 ГК РФ. В этой ситуации покупатель может потребовать и повторной поставки товара.

Товарная накладная торг-12

Инфо

Закона № 402-ФЗ установлено, что формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. То есть с 1 января 2013 года отменена обязанность применять в учете унифицированные формы первичных документов, за исключением тех, которые установлены уполномоченными органами в соответствии и на основании федеральных законов (см. также информацию Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Вместе с тем экономический субъект не лишен права в качестве первичных документов (или основы для их разработки) использовать унифицированные формы первичных документов, которыми он пользовался ранее, утвердив эти формы в своей учетной политике (п.

4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организаций» (ПБУ 1/2008), утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н).

Вопрос. У меня возник вопрос: а вообще обязательна ли подпись покупателя на экземпляре товарной накладной, остающемся у продавца? А. К.: Товарная накладная — это первичный учетный документ, применяемый для оформления продажи товарно-материальных ценностей. Она составляется в двух экземплярах: один остается у продавца и является основанием для списания товаров, второй передается покупателю и служит основанием для принятия товаров на учет.

При этом унифицированная форма товарной накладной ТОРГ-12 содержит такой реквизит, как личная подпись лица, принявшего товар. Подпись покупателя не относится к обязательным реквизитам того экземпляра накладной, который остается у продавца. Ведь ни один нормативный документ не требует от продавца передавать свой экземпляр накладной покупателю на подпись.

Главное, чтобы он содержал личные подписи должностных лиц продавца, ответственных за отгрузку и списание товара. Отсутствие подписи покупателя на экземпляре накладной, остающемся у продавца, не может являться препятствием для отражения им в бухгалтерском и налоговом учете списания товара и признания выручки. А значит, и основанием для претензий со стороны контролирующих органов.

Подпись покупателя должна быть лишь на его собственном экземпляре товарной накладной, поскольку на основании этой накладной он приходует товары и учитывает расходы на их приобретение. Вопрос. То есть отсутствие подписи покупателя в накладной не влечет для продавца никаких негативных последствий? А. К.: С точки зрения налогообложения и бухгалтерского учета негативных последствий не будет.

Товарная накладная обязательные подписи

Бумажная ТОРГ-12 подписывается пятью подписями:

Расписывается покупатель в графе «груз получил». Здесь имеет право расписываться только уполномоченное на это лицо от покупателя. Представитель может быть занесен в доверенность либо иметь право на это на основании Устава.
Строку «груз принял» заполняет то материально-ответственное лицо, которое непосредственно и принимает этот груз.
Таким лицом может быть как представитель того, кто приобретает, так и перевозчик от сторонней организации. При этом, если товар принимается самим руководителям, доверенность не нужна, и соответствующее поле остается пустым.
Со стороны продавца расписывается три сотрудника: бухгалтер, руководитель и тот человек, который напрямую ответственен за отгрузку. Как правило, если организация крупная, подпись ставится одним сотрудником.

И в последней графе проставляется стоимость товара с учетом НДС.

В поле Итого проставляется суммарный итог от всех строк, соответствующих товарам.

Обязательно необходимо, чтобы каждое из полей в накладной было заполнено. Даже если значение не предусмотрено, то ставится прочерк. Как приложение (о котором указывается в поле «Товарная накладная имеет приложение на…») к ТОРГ-12 может выступать товарно-транспортная накладная. Подробный процесс формирования документа в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео: Исправления в документе На основании законов РФ, если в ТОРГ-12 обнаружены ошибки, исправления должны производиться в обоих экземплярах. При этом в них делаются вычерки, заверяемые подписями и стороной продавца, и стороной покупателя. Возле подписи обязательно должна проставляться дата, соответствующая числу, месяцу и году внесения изменений.

Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы могли приниматься к учету, если они были составлены только по унифицированной форме (для документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации). При этом в письме Росстата от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257 указывалось на недопустимость незаполнения реквизитов, предусмотренных в унифицированных формах первичных учетных документов. Однако с отменой обязанности применять для учета унифицированные формы считаем неактуальными и указания Росстата.В свою очередь налоговый учет, указывая на необходимость наличия первичных документов, не регламентирует порядок их оформления, отсылая к нормам законодательства по бухгалтерскому учету (в частности п. 1 ст. 11, п. 1 ст. 54, п. 1 ст. 172, п. 1 ст. 252, ст.

Здравствуйте.

В соответствии с пунктом 2 статьи 510 ГК РФ договором поставки может быть предусмотрено получение товаров покупателем (получателем) в месте нахождения поставщика (выборка товаров). Согласно пункту 1 статьи 458 ГК РФ если иное не предусмотрено договором купли-продажи, обязанность продавца передать товар покупателю считается исполненной в том числе в момент предоставления товара в распоряжение покупателя, если товар должен быть передан покупателю или указанному им лицу в месте нахождения товара. Товар считается предоставленным в распоряжение покупателя, когда к сроку, предусмотренному договором, товар готов к передаче в надлежащем месте и покупатель в соответствии с условиями договора осведомлен о готовности товара к передаче. В случаях, когда из договора купли-продажи не вытекает обязанность продавца по доставке товара или передаче товара в месте его нахождения покупателю, обязанность продавца передать товар покупателю считается исполненной в момент сдачи товара перевозчику или организации связи для доставки покупателю, если договором не предусмотрено иное (пункт 2 статьи 458 ГК РФ).

То есть вариант, когда право собственности на товар и соответственно риск его случайной гибели переходит к покупателю при передаче его перевозчику, вполне соответствует действующему законодательству. При этом в договоре следует указывать на данное обстоятельство, можно именно такой фразой:

«обязанность продавца передать товар покупателю считается исполненной в момент сдачи товара перевозчику для доставки покупателю»

Однако возникает следующая проблема. Дело в том, что при таких обстоятельствах перевозчик находится на стороне покупателя, а значит доверенность на получение товара должна быть выдана перевозчику от покупателя. И если такого документа у Вас нет, то доказать факт передачи товара покупателю Вы не сможете.

В качестве примера приведу Постановление ФАС Московского округа от 04.09.12 по делу № А40-87632/11:

Установив, что ответчиком в нарушение условий договора поставки, пункта 2 ст. 314 Гражданского кодекса Российской Федерации, товар на полученную сумму предоплаты не поставлен, суды, руководствуясь статьями 309, 310, п. 3 ст. 487 Гражданского кодекса Российской Федерации, пришли к выводу об удовлетворении требования истца о взыскании с ответчика суммы предоплаты в размере 44 871,20 руб. за непоставленный товар.
Довод ответчика о передаче товара третьему лицу по указанию истца, был предметом проверки судов двух инстанций и отклонен ими, поскольку в материалах дела отсутствуют документы, свидетельствующие о том, что транспортная компания, которой поставщик передал товар, была избрана покупателем.
Ссылки представителя ответчика в судебном заседании на то, что данные о перевозчике сообщались поставщику покупателем по телефону, выводы судебных инстанций не опровергают, равно как указание в жалобе на документы, касающиеся предыдущих поставок истцу по договору, а также на переписку между истцом и третьим лицом.
Как правильно указал суд, неоднократность использования услуг ООО «Транспортная компания „КИТ“ не является доказательством, подтверждающим выбор данного перевозчика именно истцом и тем более доказательством исполнения своих обязанностей по поставке товара на спорную сумму.
Переписка между истцом и третьим лицом также не подтверждает ни наличие договорных отношений между покупателем и перевозчиком, ни ее относимость к спорным поставкам.
При таком положении суды правильно исходили из п. 2.1.2 договора, в соответствии с которым поставщик несет все риски, связанные с товаром, до момента его передачи уполномоченному представителю покупателя либо организации-грузоперевозчику, указанной покупателем.
Между тем, как правильно указали суды, факт передачи товара указанным лицам ответчиком не доказан.
Что касается представленных в дело документов, касающихся непосредственно спорной поставки, то суды правильно указали, что из экспедиторской расписки не представляется возможным установить какой товар, в каком количестве (объеме) и на какую сумму был передан ответчиком транспортной компании.
Так, в расписке перевозчика указан груз „оргтехника“ (в кг), а в товарных накладных - »картриджи" (в шт.), которые оргтехникой не являются.
Кроме того, экспедиторская расписка не содержит ссылки ни на договор поставки, ни на товарные накладные.
В товарных накладных, представленных ответчиком, отсутствует указание на то, кто принял груз, его полномочия и расписка в получении, в связи с чем данные документы правильно оценены судом как ненадлежащие доказательства.
Поскольку документального подтверждения и доказательств выполнения принятых на себя обязательств по поставке товара или возврату истцу суммы предоплаты ответчик не предоставил, суды сделали обоснованный вывод об удовлетворении заявленного иска о взыскании долга

Исходя из того, что Вы указали, у Вас не получится оформить данную поставку как выборку покупателя.

Просмотров