Как получить выписку из трудовой. Дубликат трудовой книжки

В соответствии с законодательством трудовые отношения работодателя с сотрудником, проработавшим не менее пяти дней, должны быть отражены в трудовой книжке, которая остается у работодателя, вернее, в отделе кадров предприятия, на протяжении всего срока, в течение которого сотрудник осуществляет рабочую деятельность на данном предприятии. Трудовая книжка - важный документ, отражающий информацию о работе и занимаемых должностях отдельного лица. Ответственность за сохранность такого документа возлагается на руководителя учреждения либо лицо, назначенное руководителем организации ответственным за хранение, обработку и выдачу трудовых книжек. По тем или иным причинам при различных обстоятельствах гражданам могут требоваться данные, отраженные в данных документах. В таком случае отдел кадров предприятия организации обязан предоставить сотруднику выписку из трудовой книжки.

Бланк, отражающий полноту имеющихся сведений о работе, может потребоваться в целом ряде случаев:

• устройство на новое место работы;
• получение кредита;
• оформление пенсии;
• оформление заграничного паспорта;
• оформление отдельных видов пособий;
• оформление визы другого государства.

Во всех перечисленных случаях требуется предоставление сведений о работе конкретно взятого гражданина. Работающий гражданин вправе представить такие сведения посредством предоставления бланка справки, оформленной должным образом либо посредством заверенных копий самого документа, подтверждающего рабочую деятельность конкретно взятого гражданина.

Как сделать выписку из трудовой книжки

Выдается выписка из трудовой книжки на основании поступившего заявления сотрудника на имя руководителя не позднее чем в 3 дня с момента поступления заявления, согласно ст.62 ТК РФ. В таком заявлении необходимо подробно указать, какие сведения и за какой временной промежуток требуются. На основании заявления сотрудник отдела кадров производит оформление бланка требуемой справки. При подготовке документации необходимо руководствоваться определенными правилами, в соответствии с которыми должна быть оформлена справка:

1. Оформляется на фирменном бланке компании.
2. Должна содержать информацию о работодателе - полное наименование, юридический адрес, контакты.
3. Сведения о рабочей деятельности сотрудника за требуемый период времени, включая конкретизацию мест работы, занимаемые должности, стаж.
4. Сведения о лице согласно титульному листу трудовой книжки - Ф.И.О., специальность, образование, дата рождения.
5. Сведения о работе указываются в хронологическом порядке. В конце указывается текущее место трудоустройства.
6. Дата составления.
7. Выписка заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.

Вот таким образом выглядит образец документа, который подлежит использованию в 2017 г.:

Важно! В тех случаях, когда справка состоит из нескольких страниц, документацию необходимо пронумеровать, прошить и заверить.

Период охвата

В такой бланк может быть включен как и весь период рабочей деятельности, так и конкретно взятый, например, только касательно текущего места трудоустройства. Необходимо знать, что при смене места работы или изменений в занимаемой должности выписка из трудовой книжки автоматически аннулируется. Помимо такой справки можно использовать заверенные копии трудовой книжки, но в таком случае копии придется предоставить на все имеющиеся страницы, тогда как в выписке можно отразить информацию только за требуемый период времени. Копии заверяются руководителем организации или ответственным лицом посредством проставления росписи и печати на ксерокопии с разворота и последнего заполненного листа. Образец того, как заверить копию с трудовой книжки в 2017 г.:

Справка с учетом работы по совместительству

Одним из наиболее сложных моментов является предоставление сведений о работе, когда лицо трудоустроено одновременно в нескольких местах, имея основное место работы и работу по совместительству. Трудовая книжка в таком случае находится в отделе кадров основной работы, при этом сотрудник отдела кадров должен вносить в нее сведения о дополнительном месте трудоустройства, а также предоставлять выписки при необходимости с учетом места совмещенной занятости. Таким образом, выписка из трудовой книжки при трудоустройстве гражданина в двух местах, одно из которых основное, другое - совмещенное, должна в себе содержать информацию как об основном месте трудовой деятельности, так и дополнительном по совместительству.

При совмещении должностей

Ситуации, в которых сотрудник совмещает личные должностные обязанности с чужими, например, замещая отсутствующего по причине отпуска или болезни коллегу, никак не отражаются в справке о рабочей деятельности. Указываются лишь данные, перечисленные выше, то есть те, которые непосредственно касаются сотрудника, которому требуется подобная справка. Замещение коллег с временным возложением чужих должностных обязанностей может быть отражено лишь в сумме оклада, где сотруднику причитается определенный процент от заработной платы отсутствующего работника.

Нюансы, которые следует учесть

И работодателю и сотруднику на момент оформления документов необходимо учитывать важные детали. Работодателю следует ответственно отнестись к следующим нюансам:

1. Необходимо соблюдение установленных правил оформления.
2. Необходимо соблюдение сроков - 3 дня с момента получения обращения от работника на предоставление данной справки.
3. Бесплатность услуги.

В свою очередь, работник должен обратить внимание на следующее:

1. Необходимость написания заявления на предоставление справки.
2. Точное указание касательно требуемой информации, в частности, периода.
3. Необходимость наличия представления о том, каким образом должен выглядеть бланк для своевременного устранения недостатков, ошибок или неточностей.

Выписка из трудовой книжки - образец заполнения ее можно найти ниже - выдается по требованию работника при необходимости. При этом предпочтительнее выдавать заверенную копию книжки или подготовить выписку из нее, хотя в некоторых случаях сотруднику требуется получить и оригинал.

Ответственность за трудовые книжки

Трудовая книжка является документом, который может подтвердить стаж и трудовую деятельность наемного работника. Положения, регламентирующие правила хранения и учета этих кадровых документов, отражены в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

Руководство оформляет книжку на сотрудника, устроенного на работу на основное место и проработавшего не менее 5 дней (ст. 66 ТК РФ). Данное правило действует, если ранее документ отсутствовал. Выдать трудовую ее владельцу полагается в день увольнения (или отослать по почте уведомление о приглашение забрать документ, если нет возможности передать документ на руки).

Подробнее о том, какие записи следует внести в книжку при расторжении трудовых отношений, можно узнать из материала .

В рабочее время все трудовые книжки находятся у работодателя. За их сохранность ответственность несет руководитель или уполномоченное им лицо.

Выдача трудовой книжки или выписки из нее по требованию работника

В некоторых ситуациях сотруднику необходимо получить данные из трудовой книжки для предъявления их сторонним лицам, например для оформления кредита, прохождения собеседования на новом месте работы и т. д.

Как правило, в таких случаях выдается заверенная копия или выписка из трудовой книжки. Срок ее выдачи ― не более 3 дней со дня подачи заявления от работника (ст. 62 ТК РФ). При этом предоставляемая информация должна полностью совпадать с данными оригинала.

Подробнее о том, как правильно оформить трудовую, можно прочесть в материале .

В некоторых случаях работнику может понадобиться получить и подлинник книжки, который, например, могут потребовать в ПФ для оформления пенсии. Запрета на выдачу трудовой лично на руки в законодательстве нет. Однако следует помнить, что даже при наличии расписки от работника в получении книжки ответственность за возможную утрату возлагается на уполномоченное за сохранность документа лицо. Это, в частности, подтверждает письмо Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0.

Образец выписки из трудовой книжки

Получение выписки из трудовой книжки (образец ее разрабатывается фирмой самостоятельно) должно сопровождаться предварительным заявлением работника. Обязательно указание в выписке реквизитов документа, данных сотрудника (Ф. И. О., образование, профессия, год рождения). Затем в хронологическом порядке заносятся сведения о трудовой деятельности ― наименование работодателей, даты приема и увольнения.

Образец выписки из трудовой книжки можно скачать на нашем сайте.

Итоги

Учитывая, что законодательство не запрещает выдачу оригиналов книжек, однако ответственность в случае потери документа ложится на работодателя, мы рекомендуем, по возможности, выдавать работникам выписки из трудовых. Заверенные должным образом, они дублируют информацию подлинных книжек.

Выписка из трудовой книжки выдается работодателем по требованию сотрудников. Каждый работник имеет право запросить такое документальное подтверждение своего стажа без объяснения причин неограниченное количество раз. Работодатель отказать в удовлетворении этого пожелания не может, так как соответствующее право сотрудников закреплено ст.62 ТК РФ.

Форма выписки из трудовой книжки

Выписка может понадобиться для предоставления в судебные органы, в банк при оформлении кредита, в учреждение социальной защиты населения при назначении пособия, в Пенсионный фонд для начисления пенсии или ее перерасчета. Выдача визы и загранпаспорта также не обходится без подтвержденных сведений о стаже работы человека.

Выписка из трудовой книжки, образец которой каждое предприятие разрабатывает самостоятельно, оформляется только при наличии письменного заявления работника на имя руководителя. Заявление составляется в свободной форме с указанием периода, за который необходимо отражение стажа работы. Далее на заявлении руководство компании проставляет визу, издается приказ о выдаче выписки сотруднику, приказом назначается ответственное лицо, начинается подготовка документа.

Для выписки характерно наличие таких обязательных параметров:

• Реквизитов предприятия в верхней части первой страницы;
• Названия документа по центру страницы;
• Персональных сведений о сотруднике;
• Таблицы с перечнем мест работы, расположенных в хронологическом порядке, за требуемый промежуток времени.

Выдается выписка из трудовой книжки, образец заполнения которой должен быть в точности известен кадровой службе, в течение 3 рабочих дней от даты заявления. Под выпиской обязательно ставится подпись ответственного лица (но для суда, посольства и некоторых других органов требуется подпись не кадровика, а руководителя предприятия) и печать. В случае отсутствия у организации своего штампа допускается выдача выписки без него.

Выписка из трудовой книжки: бланк и его заполнение

Формат создания выписки определяется руководством предприятия. Это может быть рукописный документ, набранный на компьютере или отснятые копии отдельных страниц книжки, заверенные особым образом. На бланке указывается название предприятия, его адрес и реквизиты, фамилия, имя и отчество сотрудника с указанием даты его рождения, специальности, должности и стажа на конкретную дату.

Далее выписка из трудовой книжки содержит табличную часть. В ней приводятся места работы и должности в хронологической последовательности. Перечисление должно вестись в рамках указанного в заявлении работником периода. Минимальная продолжительность стажа в выписке будет 3 месяца, максимальный порог – с момента открытия трудовой книжки.

Обязательным условием является ссылка в конце табличной части или после нее на то, что данный сотрудник в настоящее время работает на предприятии. Выписка из трудовой книжки действительна в течение месяца. Досрочно утрачивается актуальность документа при увольнении или переводе сотрудника. Если выписка состоит из нескольких страниц, они нумеруются, прошиваются и все заверяются.

Выписка из трудовой книжки, образец

Ответственность за невыдачу выписки из трудовой книжки

Если работодатель отказывает в выдаче выписки из трудовой или задерживает процесс ее оформления, сотрудник вправе обратиться с жалобой в трудовую инспекцию. В этом случае возможно наложение штрафа в размере до 50 тысяч рублей на компанию и до 5 тысяч рублей на руководителя. При повторном нарушении сумма штрафов возрастает до 70 тысяч и 20 тысяч рублей соответственно. Выписка выдается под расписку с указанием основных сведений о документе в журнале учета трудовых книжек.

Для обращения в суд, банк, пенсионный фонд и другие инстанции сотруднику может понадобиться заверенная выписка из трудовой книжки: образец оформления документа и пример дающего старт процедуре заявления вы найдете в статье.

Из статьи вы узнаете:

Что делать, если сотрудник обратился с просьбой о выписке из трудовой книжки? Отказывать нельзя - по закону работодатель обязан оформить документ и выдать его в установленные сроки. Попросите работника подать заявку в письменном виде. В заявлении, написанном в свободной форме, указывается тип требуемого документа и период, за который извлекаются сведения. А вот причину запроса указывать вовсе не обязательно, тем более что существует множество разных ситуаций, когда без выписки не обойтись.

Зачем нужна выписка из трудовой книжки

Выписка из трудовой книжки (бланк-2018 скачать можно бесплатно) понадобится, если сотрудник планирует:

• оформить заграничный паспорт или визу для поездки за рубеж;
• обратиться за назначением пенсии ;
• взять кредит или ипотеку в банке;
• получать пособия или льготы через органы социальной защиты;
• доказать место работы в ходе судебного процесса и т.д.

Скачайте документы по теме:

Какой бы ни была причина обращения за выпиской, в соответствии с ч.1 ст.62 ТК РФ и п.7 «Правил», утвержденных постановлением правительства РФ №225 от 16.04.2003г., работодатель обязан пойти навстречу. Количество таких обращений не ограничивается законом, плата за оформление документа не взимается. Даже если сотрудник приходит с аналогичной просьбой третий раз за месяц, кадровик не вправе ему отказать.

Отвечает Иван ШКЛОВЕЦ,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Помимо копии документа, сотрудник может запросить выписку из него 9ст.62 Правил, утвержденных постановлением правительства РФ от 16 апреля 2003г. №225). Выписка отражает часть текста или полное содержание подлинника. Как правило, выписку оформляют в тех случаях, когда изготовление копии документа…

Задайте свой вопрос экспертам

Как оформить выписку из трудовой книжки-2018 (образец)

Не путайте выписку с копией. При изготовлении копии документа копируются все страницы, в то время как выписка содержит только данные, необходимые сотруднику в данный момент - например, о текущем месте работы. Таким образом, делать выписки можно даже из приказов и договоров, содержащих персональные данные других лиц - извлекается только информация, касающаяся одного конкретного человека, следовательно, закон не нарушается.

Выписка оформляется на основании заявления с визой руководителя организации. Сначала издается приказ в свободной форме. Исполнителем назначается делопроизводитель или сотрудник отдела кадров, занимающийся ведением и учетом трудовых книжек . Не забудьте вписать в приказ его должность, фамилию, имя, отчество и табельный номер. Как только распоряжение будет отдано, можно переходить ко второму этапу.

Унифицированной формы выписки не существует. Работодатель сам решает, как должен выглядеть документ в каждом конкретном случае. Обычно используется фирменный бланк компании, на который переносятся запрашиваемые сведения из трудовой книжки, а также данные о ее владельце, переписанные с титульного листа . Рекомендуется подавать их в форме таблицы с записями о периодах работы и ссылками на документы-основания. Так выглядит примерный образец выписки из трудовой книжки (образец оформлен для сотрудницы, запросившей только сведения о текущем месте работы):

Очень важно правильно заверить бланк: указать дату оформления, написать, что оригинал трудовой книжки хранится у работодателя (согласно письму Роструда №ПГ/9518-6-1 от 20.12.2012г.), поставить печать организации и подпись ответственного должностного лица. Причем вовсе не обязательно заверять выписку подписью директора, если инстанция, для которой она готовится, на этом не настаивает. Уточните у сотрудника, для каких целей ему понадобилась выписка. Если для суда, то подпись директора необходима, если нет - достаточно подписи начальника отдела кадров или сотрудника, уполномоченного заниматься трудовыми книжками.

Что касается печати, то сегодня далеко не все организации ее используют . Как правило, на бланке ставится печать компании или кадровой службы. Но если уставными документами компании предусмотрено отсутствие печати, единственными заверительными реквизитами считаются подписи должностных лиц. Учтите, что в этом случае сотрудник может дополнительно попросить официальную справку об отсутствии печати для предъявления по месту подачи выписки, и будьте готовы ее предоставить.

Ответ подготовлен совместно с редакцией

Отвечает Нина КОВЯЗИНА,
заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Закон не ограничивает количество печатей, которые могут быть у организации. Поэтому для оптимизации рабочего процесса работодатель по своему усмотрению вправе вводить дополнительные печати структурных подразделений, в том числе печать отдела кадров…

Действующая редакция Трудового кодекса предусматривает, что трудовая книжка должна храниться у работодателя вплоть до дня увольнения сотрудника. Поэтому в случае получения отдельных данных составляется выписка из трудовой книжки. О том, как это сделать правильно и на что обратить внимание – прямо сейчас.

Вопрос выдачи любой информации из трудовой книжки, как и самого документа, регулируется двумя статьями Трудового кодекса:

• ст. 62;
• ст. 89.

Согласно этим положениям любой сотрудник может получить выписку из трудовой книжки. При этом общий порядок предполагает обязательное написание письменного заявления, по которому выписка или иной документ, связанный со сведениями о трудовом стаже, должен быть выдан максимально через 3 рабочих дня. Отсчет срока начинается с рабочего дня, следующего за датой составления заявления.

Основное назначение документа состоит в том, что он удостоверяет в правильности всей информации, касающейся трудовой деятельности работника:

• стажа – общего и на текущем месте;
• опыта работы на конкретном месте;
• сведения о наградах;
• сведения о переводах на новую должность и/или в иное структурное подразделение этой же компании.

На практике выписка может понадобиться сотрудникам для предоставления в официальные учреждения – бюджетные и коммерческие:

• ФСС (социальное страхование);
• Пенсионный фонд (например, для получения поддержки государства в виде материнского капитала);
• трудовая инспекция;
• банки (для подтверждения своего официального стажа на текущем месте);
• ФМС (для оформления загранпаспорта);
• для судебных разбирательств;
• в прокуратуру.

Выписка и копия

На практике копия трудовой книжки и выписка из нее – это два разных документа. Несмотря на то, что по своему назначению они практически совпадают, требования к оформлению разные:

1. Копия предполагает механическое копирование каждой заполненной страницы документа – от титульной, где содержатся ФИО, сведения об образовании и другие личные данные, до страницы с последней записью о текущем месте работы. При этом заверение работодателем не требуется – все зависит от того, какие условия ставит орган или организация, в которые нужно предоставить копию. В случае заверения на каждой странице ставится оригинальная печать работодателя и подпись уполномоченного сотрудника.
2. Выписка – это только часть копии трудовой книжки. При этом собственно персональные данные сотрудника, которые приводятся на первой странице, не копируются, а вписываются по установленной форме. С тех страниц, сведения о которых понадобились, снимаются копии, которые в обязательном порядке заверяются и печатью, и подписью.

Вот почему важно четко разделять эти два документа и оформлять именно тот, который нужен сотруднику. Тем не менее, с точки зрения юридического действия это 2 равноценных документа. Поэтому в интересах сотрудника уточнить, какую именно бумагу требуется предоставить в банк или в другое учреждение по месту требования.

Процедура оформления

Процедура оформления выглядит так:

Как сделать выписку: образец 2017 — 2018

Чтобы правильно оформить этот документ, важно учесть 3 условия:

1. Для ее составления нужно взять фирменный бланк, а не обычный лист формата А4.
2. Уточнить у сотрудника, какие именно записи его интересуют – только о текущем месте работы или в том числе некоторые другие (выборочно).
3. Все документы в любом количестве изготавливаются за счет работодателя. Таким образом, даже взимание платы за бумагу, использование оргтехники незаконно.

1. В самом верху бланка (правый угол) ставится штамп учреждения или можно просто указать все реквизиты и контактные данные: телефон, почтовый адрес, электронная почта, реквизиты.
2. После названия документа, которое пишется по центру, указывается номер книжки и сведения с ее первой страницы. Заполнить их можно вручную, не копируя саму страницу: ФИО, год рождения, полученное образование и специальность (профессия), а также дата заполнения книжки.
3. Затем нужно составить таблицу, как показано на бланке ниже. В эту таблицу заносятся интересующие работника сведения. Как правило, нужно указать данные только по текущему месту работы, поэтому весь документ уместится на 1 печатную страницу.
4. Но если понадобится много сведений, важно помнить, что оформляются они все только в хронологическом порядке – от раннего к позднему. При этом в случае с указанием актуального места нужно написать: «работает по настоящее время».
5. После чего нужно заверить каждый лист этого документа, поставив оригинальную печать и рукописную подпись ответственного лица.
6. Если получилось 2 и более листов, они прошиваются, на каждом ставится нумерация (достаточно не указывать страницы, т.е. нумеровать только сами листы). Причем на саму прошивку тоже необходимо поставить печать.

Пример заполненного образца выписки из трудовой книжки показан на рисунке.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В самом низу документа нужно поставить визу «ВЫПИСКА ВЕРНА». Если она отсутствует, организация вправе не принять документ в работу. После этого подпись должен поставить непосредственный руководитель сотрудника. Он указывает свою должность, название компании, ставит подпись с расшифровкой (фамилия, инициалы) и ставит дату.

Сроки действия

По общему правилу выписка действует в течение 1 месяца с даты ее оформления, вне зависимости от того, ушел ли сотрудник на больничный, в декрет и т.п. Т.е. необходимо продолжать трудовые отношения, оставаясь на прежней должности. Таким образом, выписка теряет силу в следующих случаях:

• если сотрудник перешел на новое место работы (в том числе на аналогичную должность, но в другом структурном подразделении компании);
• если сотрудник уволился.

В таких ситуациях выписку нужно оформлять снова – когда произойдет новое официальное трудоустройство.

Нередко банки могут предъявлять требование к выписке, чтобы она была предоставлена не позднее 14 календарных дней с момента ее оформления. С точки зрения законодательства, это нарушение.

Если трудовая книжка на руках сотрудника

В период, когда работник уволился с последней должности, а на новую работу еще не поступил, он также имеет право оформить выписку, для чего ему нужно взять трудовую книжку и обратиться к нотариусу. В данном случае бланк документа выглядит точно так же, а заверение происходит аналогично – нотариус ставит печать и подпись. С собой нужно взять документы:

• собственно трудовую книжку (оригинал);
• свой паспорт;
• квитанцию об оплате пошлины – ее оформляют на месте.

Сумма за услугу составляет порядка 400-500 рублей. Она складывается из госпошлины (100 рублей) и собственно услуг нотариуса. Такая процедура позволяет получить как выписку, так и копию трудовой книжки (любой страницы), в зависимости от требований организации. Заверить документ можно в любой нотариальной конторе.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В случае оформления документов для выезда за рубеж (с целью трудоустройства и/или обучения) иностранная организация может потребовать выписку, заверенную именно нотариусом. Т.е. в этом случае нужно взять у работодателя оригинал своей трудовой книжки и отправиться к нотариусу.

Как взять оригинал трудовой книжки

В некоторых случаях понадобится получить от работодателя не выписку, а сам оригинал трудовой книжки. Как показывает практика, компании неохотно идут на это шаг, особенно в случае с опытными сотрудниками, поскольку опасаются того, что работник перейдет на новое место к конкурентам. Также есть теоретический риск того, что будет незаконно сделан новый оригинал документа с заведомо ложными данными.

Вопрос является довольно неоднозначным, поскольку в законодательстве (статья 62 Трудового кодекса) описывается только один случай, когда компания обязана выдать именно оригинал документа – если сотруднику понадобится книжка для оформления документов в ФСС (фонде страхования).

Таким образом, вопрос о выдаче собственно оригинала книжки остается на усмотрение администрации . Решает его не представитель отдела кадров, а непосредственное руководство, к которому и нужно обращаться. Процедура примерно такая же.