Главная » Служащим и северянам » Письмо о предоставлении исполнительной документации образец. Как оформить письмо

Письмо о предоставлении исполнительной документации образец. Как оформить письмо

Помимо деловых писем предпринимателю регулярно приходится отправлять государственным служащим и своим контрагентам различные документы. Это могут быть договоры, счета, протоколы, промоматериалы… Иногда эти бумаги можно отправить и без сопутствующих уведомлений и разъяснений, но лучше поступить более предусмотрительно и приложить к документам сопроводительное письмо.

Что это и для чего нужно?

Сопроводительное письмо к документам – это вид делового письма, в котором перечисляются и кратко описываются документы (в первую очередь те, у которых нет адресной части), отправляемые адресату. В сопроводительном послании указываются названия всех отправляемых документов, а также содержатся инструкции (либо рекомендации) о том, что получателю с этими бумагами делать.

Сопроводительное письмо выполняет три задачи:

Подтверждает факт отправки документов. В приложении указывается полный список отправляемых бумаг, поэтому адресат не сможет утверждать, что не получил какой-либо важный акт.
Даёт необходимые пояснения получателю. В тексте обязательно должны содержаться указания на то, как поступить с теми или иными бумагами: поставить подпись, скрепить печатью, внести изменения и вернуть отправителю и т. д.
Позволяет определить срок исполнения благодаря регистрационным данным.

В каких случаях без этого документа не обойтись?

при деловых взаимоотношениях с контрагентами и партнёрами (документооборот здесь неизбежен);
при уточнении налоговой декларации;
при подаче иска в арбитражный суд;
при обращении в банк (в некоторых случаях).

Разберём перечисленные пункты подробнее.

Зачем нужно письмо государственным служащим?

Очень часто такое письмо требуют служащие ФНС. Самое интересное, что в Налоговом кодексе подобных требований нет, и практику сдачи уточнённой декларации вместе с сопроводительным посланием неофициально ввели сами инспекторы. В сопроводительном письме они требуют указывать причины корректировок в отчётности. Причём чем существеннее ошибка, тем больше подробностей придётся разъяснить.

В идеале предпринимателю нужно дать разъяснения по каждой скорректированной строке декларации. Если их слишком много, то можно указать только итоговые суммы налога, доплаченной задолженности и пеней. При доплатах наряду с этими данными в письме необходимо назвать реквизиты соответствующих платёжных поручений (или даже приложить копии самих платёжек). В общем, налоговики требуют чуть ли не пространную объяснительную записку, но называется она всё равно сопроводительным письмом. Это некорректно, но что поделать.

При обращении в арбитражный суд это послание прилагается к исковому заявлению. Вместе с иском бизнесменам всегда приходится подавать кипу документов – выписки, учредительные бумаги, копии договоров и т.п. Все эти документы нужно перечислить в сопроводительном письме, иначе иск не примут из-за нарушения установленного порядка.

Банки требуют письмо при открытии расчётного счёта или в случаях, когда с фирмой происходят важные изменения (например, меняется состав участников, организационно-правовая форма и т. д.). Во всех этих случаях предприниматель приносит пакет основных документов, перечень которых указывается в сопроводительном послании.

Структура и реквизиты

Не следует думать, что сопроводительное письмо – это просто дополнительное уведомление, не имеющее особого значения. Нет, это полноценное официальное послание, поэтому и оформляться оно должно по тем же принципам, что классическое деловое письмо. Его нужно писать на фирменном бланке с присвоением исходящего регистрационного номера. Унифицированной формы и единого образца нет, так что при составлении обычно опираются на общие принципы деловых посланий.

Структура такова:

наверху (в шапке) указываются должность, сведения о фирме (или о территориальном государственном органе) и ФИО получателя и отправителя;
ниже проставляется дата составления и номер документа, а затем пишется заголовок;
в содержательной части следует обращение к адресату;
затем – список приложений;
в самом низу – должность, подпись и фамилия с инициалами отправителя.

Полный список реквизитов выглядит так:

наименование вашей организации (полное и сокращённое);
справочные данные о фирме;
код организации;
ОГРН/ИНН;
регистрационный номер письма;
сведения об адресате (не такие полные, как о вашей фирме – достаточно указать должность, название организации и ФИО);
дата;
заголовок;
подпись;
отметки об исполнителе и наличии приложений.

Поскольку установленного образца письма не существует, эти реквизиты нельзя назвать обязательными. Если вы отправляете письмо с документами партнёрам и контрагентам, можно не расписывать полностью все сведения о вашей фирме. Заголовок тоже не всегда пишут – его вполне может заменить обращение вроде «Уважаемый Иван Иванович!». А вот при написании сопроводительного письма к документам в налоговую лучше использовать все реквизиты.

Главная часть письма – перечень приложений. Текст же краток и включает в себя две части:

сообщение о направлении документов;
просьба о своевременном ответе (или об ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра – исходя из цели отправки бумаг).

Текст послания начинается со стандартных фраз:

«высылаем Вам»;
«представляем Вам»;
«направляем Вам».

Тут же указываются названия документов и их реквизиты: дата и номер. Во второй части письма нужно сообщить получателю, как ему надлежит распорядиться документами. Например:

«Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр...»;
«Просим Вас как можно скорее ознакомиться с высланными актами и сообщить о своём решении»;
«Прошу направить ответным письмом один экземпляр надлежащим образом оформленного…»;
и т. д.

Заключительная часть оформляется по стандартной схеме: слева – должность отправителя, справа – ФИО, по центру – подпись. Подписать письмо можете либо вы (как руководитель), либо главный бухгалтер (если речь идёт об учётных документах, а получатель – ИФНС). Ещё в заключительной части можно указать исполнителя, если вы хотите, чтобы получатель адресовал возникшие вопросы к нему.

Образец сопроводительного письма к документам можно найти и скачать здесь.

При составлении письма придерживайтесь следующих принципов.

Всегда пишите, с какой целью вы отправляете бумаги и что это означает для адресата. Заставлять его вспоминать, а о чём вы с ним договаривались и зачем ему вообще эти документы, невежливо. Инструктируйте получателя максимально конкретно. Не нужно писать что-то в духе «Пожалуйста, подумайте, что с этим можно сделать». Должна быть ясная цель – подписать, передать третьему лицу, составить на основании полученных бумаг договор. Цель не нужно указывать только в сопроводительных письмах для суда и ИФНС.
После сообщения о документах можно сделать пояснения и высказать дополнительные просьбы. Но все комментарии такого рода должны быть «по делу», то есть касаться только отправляемых документов. Упоминать другие деловые вопросы не стоит.
Иногда адресатов несколько, а некоторые из приложений нужно отправить только одному из них. В таких случаях к соответствующему приложению можно сделать отметку, например «Приложение 3: на 5 л. в 2 экз. только во второй адрес».
Бывают случаи, когда нужно не только доказать факт отправки, но и выдержать конкретный срок. Подробнее об этом мы поговорим чуть ниже.

Ответственность за своевременное составление и отправку сопроводительного письма ложится на предпринимателя, а организация отправки самих документов – на службу делопроизводства.

Деловая этика

Как и в классическом деловом письме, в сопроводительном нельзя забывать об этике. Как обращение к получателю, так и просьба произвести определённые действия с документами должны быть облачены в вежливую и корректную форму. Некоторые руководители любят бесцеремонные фразы в духе «Срок ответа на письмо – 3 рабочих дня». Не стоит так писать. Вспомните, что стандартный срок ответа на деловые письма (в соответствии с нормами деловой этики) варьируется от одного до тридцати дней. Вы не вправе сокращать его, тем более – столь ультимативно.

Формулировка «Пожалуйста, по возможности ответьте в течение трёх дней» вполне допустима. Но только в тех случаях, когда для ограничения срока есть веские основания, причём эти основания нужно указать. Окончательная фраза будет выглядеть примерно так: «Пожалуйста, по возможности ответьте в течение трёх рабочих дней, поскольку до 10.10.2015 мы должны предоставить ответ в инспекцию Федеральной налоговой службы». Вежливость обязательна не только в сопроводительном письме к документам в арбитражный суд (или в другие гос. органы), но и в послании к контрагентам и другим адресатам.

Хранение сопроводительных писем

Вы получили от партнёра сопроводительное письмо, сверили по нему список полученных документов и убедились, что всё правильно. Что делать с посланием дальше? Поставить отметку об исполнении и поместить в дело. Хранить письмо лучше отдельно от приложений, чтобы не создавать путаницы с бумагами.

Во многих фирмах просто создаётся дело «Сопроводительные письма», которое и используется в качестве «корзины» для таких посланий. Что к ним было приложено – без разницы. Есть и более «цивилизованный» вариант – создать несколько дел по сопроводительным письмам и поместить их в номенклатуры дел структурных подразделений. Как это работает?

партнёр присылает вам договор поставки (к примеру);
этот акт вы размещаете в деле «договоры поставки»;
а письмо к нему отправляете в дело «сопроводительные письма к договорам поставки».

Бывает и так, что письмо остаётся на хранение в фирме, а само приложение – нет.

В сопроводительных письмах, как и в других простых (на первый взгляд) актах, дьявол кроется в деталях. Отсутствие чётко прописанной цели, неправильное оформление списка приложений, некорректное обращение – всё это относится к грубым нарушениям. Конечно, никто не будет штрафовать вас за неправильную шапку письма, но даже пара маленьких недочётов может затруднить понимание письма и спровоцировать неверную реакцию на него. Это особенно печально, если вы ведёте «переписку» с налоговой или другими представителями государства.

Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий. Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

Чаще всего сопровождение оформляется:

при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
к акту сверки;
к коммерческому предложению;
к документации в налоговую инспекцию;
к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
к исполнительной документации;
к кадровой документации.

Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.

Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено. Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату. Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

Структура сопроводительного письма

Переписка организаций регулируется ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:

Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
Номер и дата обращения.
Содержание.
Перечень прилагаемых документов.
Лицо, подтверждающее достоверность.
Контакты.

Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами. Правила Госстандарта требуют от компаний формулировки и фиксации принципов делопроизводства (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД). При отправке сопровождения в ответ на обращение адресата, под номером отправления можно указать его исходящий номер и дату. Также текст можно начать с фразы: «На ваше обращение исх. №… от …».

В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.

Разберемся, что писать в сопроводительном письме. Текст рекомендуется начинать с фраз: «Направляем вам…», «Высылаем вам…» с последующим кратким обобщенным наименованием бумаг, к которым прикладывается сопровождение. Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел.

прошу подтвердить получение;
прошу подписать и возвратить в срок;
прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий;
прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации;
прошу информировать установленным порядком.

Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено.

Перечень прилагаемой документации

Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента. При этом желательно полностью указывать реквизиты. В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.

Например:

Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.

Итого 2 документа на 13 листах.

Оформление сопроводительного письма

Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных.

Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме. Но необходимо соблюдать правила деловой переписки, а также избегать двусмысленности в формулировках.

Ведение предпринимательской деятельности непосредственно связано с обменом между контрагентами различных документов. Для подтверждения их передачи или отправки, а также для фиксирования события необходимо составить сопроводительное письмо. Что это за документ, как его оформить и хранить?

Как правильно написать сопроводительное письмо

Общая информация

Сопроводительное письмо к документам, образец которого должен быть разработан на каждом предприятии, является деловой бумагой. В ней отображается перечень передаваемой контрагенту документации и ее описание. Бумага оформляется в случае отсутствия адресной части в документах, подлежащих отправке.
В сопроводительном письме отсутствует информационная нагрузка. Его функциональность заключается:

в подтверждении факта события;
в предоставлении перечня отправленных бумаг;
в инструктировании адресата о дальнейших действиях с переданными документами;
в определении срока исполнения.

Сопроводительный лист, как и все деловые письма, должен быть оформлен на фирменном бланке компании.

Его текстовая часть содержит информирование адресата о направлении бумаг и просьбу отреагировать на предложение или требование. В основе документа перечень приложений. В первой части письма его составитель информирует получателя о том, что он направляет, предоставляет или высылает информацию. В следующей фразе необходимо указать цель составления документа: для согласования, для ознакомления, для заполнения или для подписания. Во второй части письма отображается просьба или требование каких-либо действий, которые должен совершить его получатель для достижения указанной ранее отправителем цели. Она всегда начинается со слов «просим», «прошу», после чего повторяется фраза из раздела целей составления бумаги.

Что такое сопроводительное письмо

Главным разделом документа является «Приложения». В нем должна быть полностью перечислена документация, являющаяся приложением к письму, указано количество листов в каждой из них и количество предоставленных экземпляров. Без этой информации сопроводительный лист не имеет смысла оформлять.

При перечислении нескольких документов в приложении, каждый из них следует пронумеровать. Нумерованный список начинается со следующей строки после указания названия раздела «Приложение:» Правильно оформить письмо, можно предварительно изучив пример его составления по аналогичному поводу.

Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:

Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.

Образец сопроводительного письма 2019 г.

Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:

«высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
«представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
«направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).

После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:

полное название документа;
количество экземпляров;
при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).

В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:

дата принятия документа;
общее количество пересылаемых экземпляров;
количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
при необходимости указывают необходимость прошивки.

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

Как зарегистрировать сопроводительное письмо

Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.

Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.

Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.

Сроки ответа

Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос. С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е. 30 календарных дней . Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.

С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее. Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например: «Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней». В случае, если речь идет о филиале, структурном подразделении, которое непосредственно подчиняется отправителю, формулировка более категоричная: «Предельный срок ответа – 3 рабочих дня со дня официального уведомления о получении настоящего сопроводительного письма».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров. Пример текста приводится ниже.

Процедура хранения

Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов). Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства.

В общем случае придерживаются таких правил:

Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.
После того, как все приложения (т.е. сами документы) были изъяты, срок хранение определяется индивидуально.
В некоторых случаях компании заводят специальную папку «Сопроводительные письма», в которую складывают соответствующую документацию. Этот вариант подходит для небольших фирм с малыми потоками документооборота.
Если же документооборот слишком большой, а в компании есть несколько филиалов, тогда составляются специальные номенклатуры дел – т.е. списки документов, сгруппированные общим назначением, например «Договоры поставки», «Договоры аренды», «Судебные» и т.п.

Таким образом, самый оптимальный вариант – это составить собственный единый образец сопроводительных писем к документам и организовать систему их хранения, адекватную объему документооборота компании.

Сопроводительное письмо к документам

Каждая компания, независимо от ее размеров и объемов деятельности, должна соблюдать деловую этику. Это не только говорит о ее юридической грамотности, но и подтверждает статус серьезного контрагента, который соблюдает все правила в бизнес-среде.Неотъемлемой частью взаимоотношений покупателей, продавцов и остальных участников рынка является сопроводительное письмо .

Отправляя документы по почте, Вы должны обязательно приложить к ним сопроводительное письмо. Некоторые фирмы, которые не хотят тратить лишнее время, могут возразить и сказать, что такого рода работа бессмысленна. Будут ли они правы? Конечно же, нет.

Сопроводительное письмо к документам

1. Роль сопроводительного письма к документам
2. Составление сопроводительного письма к документам
3. Кто должен подписывать сопроводительное письмо
4. Образец сопроводительного письма к документам

Роль сопроводительного письма к документам

Роль сопроводительных писем в современной бизнес-культуре велика:

Во-первых, увидев сопроводительное письмо, Ваш контрагент не оставит без должного внимания поступившую к нему корреспонденцию. Ведь в нем будет стоять исходящий номер. А это значит, что человек, получивший письмо, обязан записать его в свой журнал входящих документов. Поэтому Вы, как отправитель, можете спустя несколько дней набрать номер получателя и поинтересоваться, пришел ли к нему пакет документов с указанным исходящим номером.
Во-вторых, в сопроводительном письме Вы можете четко написать, какие документы должны быть отправлены к Вам обратно с подписями. Поверьте, Вы не только облегчите свою жизнь (как показывает практика, контрагент всегда забывает о каком-либо экземпляре документа), но и поможете получателю быстро собрать документы для отправки.
В-третьих, Ваш контрагент не скажет Вам, что не получил какого-либо документа. Т.к. Вы указываете в сопроводительном письме все приложения (с номером и датой), которые Вы отправляете, получатель не сможет заявить, что он, к примеру, не получил протокол разногласий к договору.

Составление сопроводительного письма к документам

Составление сопроводительного письма не регламентировано нормативно-правовыми документами , поэтому единого образца не существует. Вы можете оформить сопроводительное письмо по примеру, указанному в конце статьи.

Данное письмо составляется в произвольной форме, однако нужно учесть некоторые моменты:

Письмо должно быть напечатано на фирменном бланке.
В правом верхнем углу укажите, кому адресовано сопроводительное письмо.
В левом верхнем углу должен быть напечатан исходящий номер с датой составления письма.
Обязательно напишите то, для чего Вы отправляете документы контрагенту. Например, если Вы отправляете покупателю договор поставки, то укажите, что просите контрагента ознакомиться с его содержанием, а затем по почте прислать договор с печатью и подписью руководителя. Кроме этого упомяните, что в случае несогласия с некоторыми пунктами, покупатель может составить протокол разногласий и отправить его в двух экземплярах.
Не забывайте о деловой этике, включая в письмо такие слова и словосочетания, как «уважаемый», «просим Вас», «с уважением».

Кто должен подписывать сопроводительное письмо

Если Вас интересует то, кто должен подписывать сопроводительное письмо , то тут существует несколько вариантов. Когда письмо отправляет директор вместе с коммерческим предложением о сотрудничестве, то, конечно же, он и должен подписать его. Ведь, по сути, переписка осуществляется между двумя руководителями.

Если же сопроводительное письмо составляет бухгалтер, чтобы отправить контрагентам первичные документы, то подписывать его должен только главбух. При этом в письме нужно указать, что документы предназначены для главного бухгалтера предприятия-контрагента.

В конце сопроводительного письма необходимо предоставить свои контактные данные, чтобы получатель корреспонденции смог связаться с Вами в случае возникновения вопросов по полученным документам.

Сопроводительное письмо к документам образец

*Нажмите на картинку для просмотра полного размера изображения

Раздел: Документация

Источник: BePrime.ru

Бизнес идеи

Мотивация

Документация

Налоги

Бизнес

Зачем нужно писать сопроводительное письмо

Чаще всего сопровождение оформляется:

к договору на подпись;
при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
к акту сверки;
к коммерческому предложению;
к документации в налоговую инспекцию;
к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
к исполнительной документации;
к кадровой документации.

Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации.

Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

Структура сопроводительного письма

Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
Номер и дата обращения.
Содержание.
Перечень прилагаемых документов.
Лицо, подтверждающее достоверность.
Контакты.

прошу подтвердить получение;
прошу подписать и возвратить в срок;
прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий;
прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации;
прошу информировать установленным порядком.

Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено.

Перечень прилагаемой документации

Например:

Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.

Итого 2 документа на 13 листах.

Оформление сопроводительного письма

Бланк сопроводительного письма

Сопроводительное письмо, пример

Есть видеозапись

Задать вопрос

Деловую переписку между хозяйствующими субъектами юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями принято вести документоц фирменных бланках организаций, содержащих угловые штампы с реквизитами отправителя.

Подпись сопроводительного письма зависит от вида направляемых документов.

Например, при направлении экземпляра договора или коммерческого предложения письмо традиционно подписывает первый руководитель; если отправляются документы бухгалтерской отчетности - главный бухгалтер или начальник финансового отдела и пр. Кроме того, в письме должны быть указаны фамилия и контактные данные его фактического исполнителя - для оперативной связи в случае возникновения вопросов по поступившим документам.

Сопроводительное письмо, как правило, составляется на имя первого руководителя компании-адресата или ее подразделения.

Как написать сопроводительное письмо

Если предьставлении безадресное, обращение можно пропустить. Далее следует описание цели предоставления документов и, при необходимости, просьба об их рассмотрении. Приказа Минтруда России от Копии листков нетрудоспособности с расчётами пособия по временной нетрудоспособности, если они представлены работодателю.

При групповом несчастном случае тяжелом несчастном случае, несчастном случае со смертельным исходом:. Акт о несчастном случае на производстве форма Н-1 - оригинал.

Находим ответ. Повторное истребование документов

Заключение центра профессиональной патологии об установлении диагноза профессионального заболевания. Акт о случае профессионального заболевания приложение к Постановлению от Копии сведений о результатах предварительного при поступлении на работу и периодических медицинских осмотров.

Речевые шаблоны

Копия приказа о создании комиссии по расследованию профессионального заболевания. Указанный перечень документов не является исчерпывающим, поскольку согласно п.

Название в 2-х экз. Подскажите, пожалуйста, как правильно написать в сопроводительном письме: Н-ка юридический отдел или Администрации г.

Материал сопроводительное письмо в фсс образец.

Присылает вышестоящая организация письмо с приложением: Так сколько же листов? Нашей компанией от управляющей компании не были предоставлены документы и обоснования тарифов, а также проигнорировали течение с крыши и чистку снега. Просьба подсказать, как лучше сформулировать в сопроводительном письме для Трудовой Инспекции причину несвоевременной выплаты ЗП.

Чтобы сформулировать причину, надо знать её, а Вы ничего об этом не пишете.

Образцы и примеры сопроводительного письма

Какие документы Вы направляете Сопргводительное инспекцию с сопроводительным письмом? Подскажите, пожалуйста, при отправке контрагентам их экземпляров документов, УПД, актов, договоров, посредством Почты России надо ли заполнять описи вложения, или можно послать обычным письмом?

При отправке документов ценным письмом обязательно заполняется опись вложения, таким образом, почта несет ответственность за сохранность вложения. Можно отправить документы заказным или простым письмом, опись вложения при этом не составляется.

Сопроводительное письмо к документам — это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя.

Сопроводительное письмо удобно тем, что:

во-первых, оно является доказательством отправки определенных документов.
Сопроводительное письмо

Адресат не сможет сказать, что не получил какой-то документ, поскольку в письме находится описание содержимого всего пакета отправляемых документов;
во-вторых, в нем есть инструкция получателю, что делать с полученными документами: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно отправителю.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Пишется сопроводительное письмо к документам согласно общей структуре делового письма.

В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма.

Затем проставляется дата, номер документа, а также прописывается заголовок письма.

Ниже следует обращение к получателю.

Текст сопроводительного письма к документам обычно начинается со слов:

Направляем Вам…
Высылаем Вам…
Представляем Вам…

Здесь необходимо указать наименование отправляемых документов, их дату, номер и прописать инструкцию получателю: что ему делать с полученными документами.

Основная часть сопроводительного письма к документам также может содержать просьбу. В данном случае применяются следующие шаблонные фразы:

Просим подтвердить получение…
Просим передать…
Просим информировать…
Просим возвратить…
Просим руководствоваться… и т.п.

Под основным текстом письма также может быть отметка о наличии приложений с целью облегчения обработки почты и уменьшения вероятности потери отправленных экземпляров документов (см. образец).

Заключительная часть сопроводительного письма к документам содержит подпись отправителя, его должность и ФИО.

Образец сопроводительного письма к документам

Директору
ООО «Стандарт»
Е.С. Кузьмину

27.07.2013 № 23

Уважаемый Евгений Станиславович!

Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью договор № 2013-25-07 от 25.07.2013 с протоколом разногласий. Протокол разногласий просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение 10 дней.

Приложения:
1) договор в 2 экз. (всего на 6 листах);
2) протокол разногласий в 2 экз. (всего на 2 листах).

Директор

Дыков

С.М. Дыков

Оформление сопроводительного письма к документам осуществляется на фирменном бланке организации.

Просмотров