Внесение пропущенной записи в трудовую книжку. Как действовать, если в трудовой книжке пропущена запись

Недостающую запись можно восполнить следующим образом:

• В 1-й графе указываем номер записи по нарастающей нумерации.
• Во 2-й графе проставляем дату внесения недостающей записи.
• В 3-й графе указываем на допущенную неточность предыдущей записи или делаем отметку об отсутствии записи.

Чтобы сделать изменения в документе, работник должен обратиться к сотрудникам кадрового отдела или лицу, отвечающему за ведение и заполнение трудовых книжек.

Наиболее часто такие производятся путем зачеркивания прежней информации и записи новой, достоверной на настоящий момент. Чтобы заверить такую правку, на внутренней стороне обложки документа указывается основание (приказ, нормативный акт и пр.). Все это заверяется подписью руководителя организации.

На титульных листах трудовых книжек могут размещаться разного рода дополнения. При этом следует иметь в виду, что информация также вносится как дополнение.

Если недостоверная запись в трудовую книжку была внесена уже после увольнения сотрудника из организации, то для ее правки следует оформить в документе новый блок.

Он должен включать в себя:

• Название учреждения или организации.
• Номер в хронологически нарастающем порядке.
• Дату.

Записи в этой форме также заверяются подписью должностного лица и печатью.

Если забыли внести запись

Случается так, что компании или предприятия, на которых работал сотрудник и где был допущен пропуск записи в его трудовой книжке, ликвидируются или реорганизуются. В этом случае все исправления и дополнения вносятся их правопреемниками. При отсутствии таковых кадровая службы должна сделать запрос на предоставление выписок из архивов.

Пропущенная запись производится по месту новой работы сотрудника. Основанием для ее внесения является документ, в котором она пропущена, и соответствующий приказ по организации.

В случае утери документа, в котором имеется неточность, для ее исправления изыскиваются и рассматриваются иные источники, в которых имеется информация о трудовой деятельности сотрудника или о том, какие виды работ он выполнял. Не являются основанием для внесения изменений в рассматриваемую служебную документацию показания свидетелей.

Внесение дополнений, касающихся присвоения категорий и разрядов, производится на основании соответствующих приказов и тех же записей, которые имеются в самой трудовой книжке. Образец записи и алгоритм внесения изменений в трудовую книжку остаются в этом случае прежними, за исключением того, что необходимость соблюдения их хронологической последовательности здесь отсутствует.

Важно! При установлении недостающей записи в трудовой книжке о присвоении квалификационной категории сотруднику и при отсутствии или невозможности нахождения приказа об этом, в организации, где он работает в настоящее время, необходимо издать соответствующий приказ. Датой присвоения квалификационной категории в этом случае считается фактическая дата ее получения.

Советы Эксперта - Юрисконсульта

Фото по теме

При ведении кадрового делопроизводства на практике бывают ситуации, когда вы или сотрудник вашей организации вдруг обнаруживаете, что в трудовой книжке пропущены записи о его переводе на другие должности или о присвоении нового разряда или категории. Чтобы исправить ошибку, действуйте следующим образом. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути при решении Ваших юридических вопросов.

Что необходимо иметь - трудовая книжка работника;
- приказ о переводе работника на другую должность или о присвоении ему нового разряда или квалификационной категории.

Краткое пошаговое юридическое руководство

Итак, рассмотрим действия, которые необходимо предпринять.

Шаг - 1
Найдите кадровый приказ о переводе работника на другую должность или о присвоении ему разряда или квалификационной категории, на основании которого должна быть сделана запись в трудовую книжку. Если по каким-либо причинам в кадровых документах такой приказ отсутствует, то его необходимо оформить. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг - 2
Внесите пропущенную запись о переводе работника или о присвоении ему нового разряда или категории под порядковым номером, следующим за номером последней имеющейся записи в трудовой книжке, с указанием в графе 2 фактической даты перевода (в случае, если в трудовой книжке нет записи даты увольнения) и соответствующего приказа в графе 4 трудовой книжки. Изменение хронологического порядка записей в трудовой книжке не является нарушением Правил ведения трудовых книжек и Инструкции по их заполнению, так как в них не указано четкое требование о внесении даты записи от более ранних к более поздним. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг - 3

Изображение по теме

Если работник увольняется, и вы уже внесли в трудовую книжку запись о его увольнении, расписались и поставили печать, то пропущенную запись о переводе оформите следующим образом. Внесите пропущенную запись в трудовую книжку работника под порядковым номером, следующим за номером имеющейся записи об увольнении, с указанием в графе 2 той же даты, какая была указана в предыдущей записи. В графе 3 при внесении сведений о переводе или присвоении разряда или квалификационной категории пропишите фактическую дату перевода, в графе 4 укажите ссылку на кадровый приказ. Снова проставьте свою должность, подпись и печать отдела кадров и ознакомьте работника с записью в трудовой книжке.

Данное краткое юридическое руководство освещает вопросы:

• Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. №255 «О трудовых книжках».
• Инструкция по заполнению трудовых книжек

Надеемся ответ на вопрос - Как внести пропущенную запись в трудовую - содержал полезные для Вас юридические сведения. Удачи Вам!Чтобы найти ответ на интересующий Вас вопрос воспользуйтесь формой -

В случае если предприятие, которое вносила неточную или неправильную запись ликвидировано или реорганизовано , то исправление должны вносить организация правоприемник. В случае, если организация отсутствует, тогда - на основе выписок из соответствующих документов в архиве.

В случае, если в трудовой книжке обнаружена недостоверная или неправильная запись, то исправлять ее необходимо по месту работы, где эту запись внесли . Если в пропущена запись, то она может быть внесена по месту новой работы на основании документа, который допустил ошибку.

Исправительные записи должны соответствовать в документе на основании распоряжения или приказа. Если документ (распоряжение или приказ) были утеряны , тогда на основе документов, которые являются доказательствами, подтверждающие выполнение работ.

Записи с исправлениями в трудовой книжке не могут быть произведены на основе свидетельских показаний .

Порядок исправления записей в трудовой книжке

Если необходимы изменения и исправления в трудовую книжку они должны быть в следующем порядке:

1. в графе ставится порядковый номер записи;
2. в графе второй указывают дату внесения;
3. в графе третьей делают записи о неправильности и неточности предыдущей записи.

Правильное исправление записей в трудовой книжке

Внесение изменение в записи об имени, фамилии или отчестве или дате рождения, профессии или образовании производят на основании паспорта гражданина, свидетельства о , об изменении имени, отчества или фамилии. Такие изменения вносят на первой страницы трудовой книжки. Для внесения записей работнику необходимо обратиться к лицу, выполняющему обязанности по исправлению записей . Для этого он зачеркивает предыдущую запись и записывают новые данные (например, фамилию, отчество, имя). Ссылки на документы делают с внутренней стороны обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя. После этой записи на другой стороне в графе номер 3 указывают: «запись за номером соответствующим недействительна».

В трудовую книжку (на титульную страницу) могут быть внесены дополнения и изменения, а также записи о получении образования, специальности, профессии делаются путем внесения дополнительных записей .

Если была сделана неверная , как только работник уволился исправления делаются следующим образом: представитель кадровой службы должен оформить новый блок , то есть записи вносятся в заголовке наименования организации, потом ставится порядковый номер в хронологической последовательности и дата. Затем вносятся изменения, и все это закрывается подписью, печатью сотрудника, в обязанности которого входит внесение таких записей.

Порядок исправления грамматических ошибок, которые случайно допущены в названии организации в трудовой книжке законодательство не дает. Ситуация может осложняться тем, что записи в наименовании организации не нумеруются, следовательно исправлять неточные записи нельзя.

Для любого работника важен такой документ, как его рабочая книжка. Она несет в себе сведения, которые обязательно понадобятся при установлении стажа и начислении пенсии. Именно поэтому информация в данном документе должна быть полной и достоверной. Заполнение книжки от руки приводит зачастую к некоторым последствиям. Чтобы исправить что-то, нужно полагаться на правила и инструкции. Например, как внести недостающую запись в трудовую книжку? Такого рода вопрос очень распространен. Для ответа на него надо разобраться во всех аспектах, касающихся этого дела.

Заполнение трудовой книжки

Любой документ – это законно сделанные записи, утвержденные уполномоченным лицом. Заполнение трудовой так же ответственно. Для каждой информации в книжке есть специально отведенное место. Все разделы четко регламентируются Трудовым кодексом России.

Работа с трудовой начинается, когда соискатель приходит на работу в компанию. Руководитель, готовый взять человека на вакантную должность, запрашивает у кадрового работника (другого лица) бланк рабочей книжки. Впоследствии сотрудник выплачивает работодателю сумму за предоставленный документ.

В трудовой имеются разделы:

• личные данные}
• сведения о работе}
• сведения о награждениях.

Первоначально оформляется личная информация, которая включает:

• фамилию, имя, отчество}
• число, месяц, год рождения}
• образование, специальность, профессию.

В конце титульника необходимо поставить подпись владельца и сотрудника, заполняющего книжку. Также печатью подтверждается вся написанная информация.

Все основные аспекты регистрируются на следующих страницах трудовой:

• прием}
• увольнение}
• перевод}
• награждения и так далее.

Здесь есть специальные графы, где вносится фиксирование данных:

• номер}
• дата}
• наименование организации}
• сведения о работе (награждениях)}
• указание документа, являющегося основанием.

Желательно в данном документе не допускать ошибок, но зачастую неточности, недочеты, пропуски случаются в самых различных ситуациях.

Виды ошибок в рабочей книжке сотрудника

Существование и исправление допущенных ошибок прописано в правилах и инструкции. Какие виды ошибок могут допускать лица, заполняющие трудовую?

1. неправильное написание в титульнике}
2. неправильное написание на других страницах}
3. пропуск записи (забыли внести информацию).

На основной странице, где пишутся данные сотрудника, нельзя допускать ошибок, так как исправление такого рода неточностей исключено по закону. Когда руководитель или человек, уполномоченный на данные действия, совершает ошибку в титульнике, то бланк книжки можно считать испорченным. В связи с этим идет составление акта, на основании которого уничтожают незаконный документ. Сам акт хранится в специальном деле (папке) у лица, ответственного за данные процедуры. Далее выписывается новый бланк для сотрудника. Расходы на чистую трудовую покрывает работодатель.

Если на других страницах произошла ошибка при написании информации, то здесь закон разрешает вносить определенного вида изменения. Но зачеркивать записи нельзя (исключением является лишь исправление личных данных в связи с изменившимися обстоятельствами). Информация, зафиксированная неверно, должна быть признана недействительной. Это происходит путем внесения новой записи ниже. Нумерация всех написанных данных должна идти поочередно в любом случае. После записи о незаконности информации необходимо сделать верную запись по всем правилам.

Самое сложное бывает исправить ошибку, которая носит характер пропущенной записи:

В этих случаях, если человек пропустил определенную информацию, обязательно нужно сделать соответствующую запись в трудовой книжке.

Перевод сотрудника

Перевод сотрудника на другое место рабочей деятельности – это смена функциональных обязанностей и, возможно, должности. Перевод может быть внутреннего характера и внешнего. Внешним работник переводится в другую компанию, где руководителем является другой человек. Если же перевод внутренний, то он не выходит за рамки организации.

Увольнение происходит в первом случае. То есть для перехода из фирмы в фирму необходимо сделать все процедуры, в том числе и соответствующую запись в книжке работника. Здесь нужно обязательно написать причину увольнения, то есть перевод. Руководитель организации, где будет работать сотрудник, должен прислать письменный документ о желании принять к себе на службу человека. После совещания с данным специалистом при его согласии работодатель настоящей компании отсылает ответное подтверждение. Только после этого работнику оформляют увольнение в связи с переводом в другую фирму.

В случае внутреннего перевода необходимо сделать специальную запись о том, что специалист переходит в другое подразделение. Это является обязательным условием. Также сотруднику нужно дать согласие на данную процедуру. Здесь существуют условия, которые должны способствовать данным изменениям:

1. после прохождения плановой аттестации сотрудника повысили или понизили,
2. в связи с медицинским осмотром работнику необходимо сменить место работы,
3. изменение места работы в связи с переездом самого руководителя.

Такого рода переход сотрудника должен состояться сразу же после освобождения вакансии на предприятии. Конечно, работник вправе отказаться от перевода, но в этом случае существуют определенные статьи в ТК России, опираясь на которые, работодатель может его уволить. Также на один месяц работника могут перевести без его согласия в особых случаях.

Если при заполнении сведений о работе была упущена информация о переводе, а следующая запись датируется передним числом, то нельзя признавать предыдущие данные неверными (в связи с правильностью написания). Вполне законным способом является написание пропущенной информации ниже под всеми сделанными до этого записями.

Первая графа заполняется по правилам, то есть нумерация не сбивается в любом случае, ставится номер записи по порядку. Во второй графе необходимо указать число, месяц, год по факту (сегодняшняя дата). Дата перехода и начала работы на новом месте (должности) прописывается в третьей графе после слова «переведен». Затем пишется, куда и на какую должность было произведено действие перевода. Документ, который является основанием изменений, необходимо указать в последней графе (наименование, номер, дата).

Чтобы избежать неприятных последствий, сотруднику выдается определенная документация подтверждения стажа (справка, копии приказа и так далее).

Пропуск записи в другой организации

Если какая-либо информация была пропущена в трудовой работодателем, который является текущим, то исправление данной ошибки делается им же в этой фирме. Намного сложнее, если специалист работает в компании и при этом был замечен пропуск, который совершил другой руководитель.

Есть два способа исправления в трудовой книжке, когда пропущена запись, где задействованы две разные организации:

1. информацию фиксирует бывший работодатель при обращении к нему владельца книжки}
2. информацию фиксирует работодатель по факту, если был предъявлен соответствующий документ, утвержденный бывшим руководителем.

По закону в обоих случаях руководители компаний не могут отказать владельцу рабочей книжки, так как любая важная запись, касающаяся сведений о работе, должна быть зафиксирована в данном документе.

Точность и соотношение предъявленных документов, которые являются основанием для записей, – это главное условие подлинности приписанной ниже информации. Именно они будут доказательной базой, а показания очевидцев (в судебном разбирательстве) – всего лишь дополнение к указанному документу, если не произошло массовое уничтожение документации.

Фиксирование пропущенной информации происходит на основании закона. Утверждение данного рода записей делается подписью и печатью руководителя или лица, имеющего право на совершение таких действий.

• Кадровое делопроизводство и Трудовое право

Я работаю кадровиком совсем недавно и сразу столкнулась со сложной ситуацией при оформлении увольнения. Я внесла в трудовую книжку работника запись об увольнении, поставила свою подпись и печать организации. Работник начал расписываться в трудовой книжке и вдруг с возмущением заявил, что несколько лет назад его переводили на другую работу, однако этой записи в его трудовой книжке почему-то нет. И он потребовал, чтобы я внесла ее прямо сейчас. Стали разбираться. Оказывается, действительно, два года назад работник был переведен на должность главного специалиста отдела маркетинга, а потом на должность заместителя начальника этого отдела. Причем не внесена запись только о первом переводе. Я пыталась убедить работника, что это несущественно, ведь опыт его работы заместителем начальника в книжке отражен, а «промежуточные» варианты не столь и важны… Однако работник настаивает на исправлении ошибок предыдущего кадровика. Неужели мне сейчас придется «городить огород» и, для того чтобы внести запись о переводе, отменять запись об увольнении?

Вы пользуетесь профессиональной информацией!

Статья предназначена только для специалистов по кадрам и управлению персоналом.

Из этой статьи вы узнаете:

• кто несет ответственность за хранение, ведение, выдачу и учет трудовых книжек
• как правильно внести пропущенную запись в трудовую книжку
• нужно ли отменять запись об увольнении для внесения пропущенной записи
• в какой срок необходимо внести пропущенную запись после обнаружения неточности

Работу с трудовыми книжками, в т. ч. особенности их заполнения и исправления допущенных ошибок, регулируют Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее - Правила), и Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее - Инструкция).

Надо отметить, что указанные нормативные акты не содержат правил внесения в трудовую книжку пропущенных записей. Однако это не означает, что пропущенную запись в трудовую книжку внести невозможно. Более того, пропущенные записи вносить необходимо, поскольку ответственность за ведение трудовых книжек несет работодатель (специально уполномоченное им лицо), а одной из обязанностей при ведении трудовых книжек является их своевременное и правильное заполнение. Тем более в рассматриваемой ситуации, когда на этом настаивает работник. Запись о переводе на другую постоянную работу должна быть внесена в трудовую книжку работника. И вы должны исправить ошибку своего предшественника.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Работодатель (руководитель организации, индивидуальный предприниматель) должен организовать правильное и своевременное ведение трудовых книжек, а ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Давайте попробуем определить правила внесения пропущенных записей. И прежде всего, выделим те из них, которыми можно будет руководствоваться в любой ситуации, когда появится необходимость внести в трудовую книжку пропущенную запись.

Правило 1. Для внесения пропущенной записи не следует отменять и признавать недействительными другие записи, внесенные в трудовую книжку.

Почему-то многие кадровики считают, что, для того чтобы внести пропущенную запись, следует отменить все записи, которые по хронологии следуют за той датой, после которой должна была бы быть вписана пропущенная. Это, конечно же, неверно. Ведь для отмены записей, внесенных в трудовую книжку без ошибок или неточностей, нет никаких оснований. Признать недействительной, в соответствии с Правилами и Инструкцией , можно только неправильную или неточную запись.

НЕЛЬЗЯ!

Отменять записи, которые внесены в трудовую книжку без ошибок и неточностей

Правило 2. Пропущенная запись может быть внесена в трудовую книжку в любое время.

Это означает, что пропущенную запись можно внести в любой момент, когда вы обнаружите ошибку в заполнении трудовой книжки.

Возникает вопрос, какую дату при этом нужно указать в графе 2 «Дата» трудовой книжки? Правила и Инструкция предусматривают два варианта действий:

• указываются дата приема на работу и дата увольнения;
• указывается дата внесения записи.

Очевидно, что в нашей ситуации в графе 2 трудовой книжки должна указываться дата внесения пропущенной записи. Это можно назвать третьим правилом.

Правило 3. В графе 2 трудовой книжки указывается дата внесения пропущенной записи.

А т. к. запись будет вноситься позже, чем произошло «пропущенное» событие (в вашем случае - перевод на другую работу), то дату этого события также надо отразить. В ряде случаев она может иметь принципиальное значение. Дату можно указать в графе 3 «Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении». Правилами и Инструкцией этот способ не предусмотрен, но на практике используется в сложных случаях, когда графа 2 уже «занята» датой внесения записи. Итак, получаем четвертое правило.

Правило 4. Дата перевода на другую работу или другого события проставляется в графе 3 трудовой книжки.

Как же должна быть внесена пропущенная запись? Нужно ли чем-то ее дополнить, вроде слов «запись пропущена» и т. п.? Полагаем, что пропущенная запись вносится обычным образом, без каких-либо дополнений, кроме указания даты «пропущенного» события. Итак, запоминаем пятое правило.

Правило 5. В графу 3 трудовой книжки пропущенная запись вносится в обычном порядке, без каких-либо уточнений (кроме даты).

Этими правилами следует руководствоваться всегда, когда требуется внести в трудовую книжку пропущенную запись. Но у вас ситуация сложнее: пропущенную запись приходится вносить уже после того, как в трудовой книжке была сделана запись об увольнении. Кадровики на практике нередко отменяют запись об увольнении, вносят пропущенную запись, и уже после этого вносят запись об увольнении. Однако, как мы уже отмечали, оснований для отмены записи об увольнении нет! Она произведена по всем правилам, к тому же печатью организации и подписями работника, ответственного за ведение трудовых книжек, и самого работника заверяются не только запись об увольнении, но все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у работодателя.

НЕЛЬЗЯ!

Отменять запись об увольнении для внесения пропущенной записи.

Как же следует поступить в этом случае? Так же, как вы бы поступили, принимая работника на работу и внося в его трудовую книжку первую запись.

Резюме

Вносить пропущенную запись в трудовую книжку работника необходимо сразу, как только ошибка будет обнаружена. Если в трудовую книжку уже внесена запись об увольнении, отменять ее не следует. Сделайте заголовок, внесите пропущенную запись, а затем снова поставьте печать работодателя и заверьте запись подписями лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и самого работника.

В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки (без указания порядкового номера и даты) в виде заголовка необходимо указать полное наименование работодателя, а также сокращенное наименование (при его наличии).

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи (следующий после записи об увольнении), в графе 2 - дата внесения пропущенной записи. В графу 3 вносится пропущенная запись с указанием даты «пропущенного» события, а в графе 4 указываются дата и номер приказа.

После этого необходимо поступить по аналогии с внесением записи об увольнении: заверить запись подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (пример ).

ПРИМЕР

Пример внесения пропущенной записи после внесения записи об увольнении работника