Движение документов с момента их получения. Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборот .
Документооборот должен быть организован так, чтобы путь движения каждого документа был наиболее коротким , маршрут - прямым , время прохождения - минимальным . Главное правило организации документооборота заключается в оперативном движении документов по кратчайшему пути с минимальными затратами времени и труда.
Организация документооборота должна быть направлена на то, чтобы:
§ Сократить пути прохождения документа.
§ Установить максимальное единообразие в последовательности прохождения и обработки конкретных видов документов.
§ Исключить возвратное движение документов (особенно при внешнем и внутреннем согласовании, доставке и регистрации).
§ Активно использовать средства оргтехники и новейших информационных технологий при передаче документов.
Выполнение названных условий позволяет достигнуть:
§ прямоточности направления документопотоков, т.е. исключения дублирующих действий при подготовке и обработке документов;
§ ритмичности , т.е. равномерного поступления документов и пропорциональной загруженности сотрудников организации.
Вопрос 17. Внутренняя нормативная документация малого предпринимательства. Определение потребности в разработке документов. Потребность в разработке документов определяет руководитель подразделения, исходя из необходимости, а также указаний высшего руководства формализовать деятельность (или часть деятельности) в Компании или внутри подразделения. При выявлении потребности в разработке документа, высшее руководство или руководитель подразделения распоряжением либо указанием назначает ответственного за разработку документа и устанавливает сроки разработки документа. Для документов, требующих участия в разработке сотрудников других подразделений, должна быть сформирована рабочая группа распоряжением либо указанием руководителя, в подчинении которого находятся участники рабочей группы.
Регистрация документов. Регистрацию разработанного проекта документа осуществляет подразделение разработчик документа. При регистрации разработанному проекту документа присваивается индекс. Индекс документа складывается из следующих составляющих: Согласование и утверждение документов.
Разработанный документ проходит этап визирования внутри подразделения разработчика и/или рабочей группы. Документ должен пройти визирование в срок, указанный в распоряжении/указании о начале разработки документа.
Завизированный документ направляется разработчиком на согласование. В лист согласования документа включаются руководители подразделений, деятельность которых затрагивает документ. При этом в графу «Разработчики» включаются разработчики и руководители подразделения разработавшего документ, а в графу «Согласовано»
руководители подразделений, деятельность которых затрагивает документ.
Документооборот– это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов" , то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.
Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ) . В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.
Говоря о порядке движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:
прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в организацию документов ;
предварительное рассмотрение документов службой ДОУ ;
регистрация документов ;
организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу , доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением , а также прохождение согласования и подписания проектов документов);
обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов .
Документопоток
Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.
Документопоток
– это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.
В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:
поток входящей документации , состоящий из поступающих в организацию документов;
потоки внутренний документации , состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
поток исходящей документации , состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.
содержанием или функциональной принадлежностью;
структурой;
режимом или цикличностью;
направлением;
объемом.
Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.
Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.
Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.
Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.
Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.
Объем документооборота
– это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Величина документооборота нужна для:
расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;
определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.
В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.
При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.
Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно. Кроме того, в настоящее время снятие копии с документов значительно упрощено. Ксерокопировальные аппараты стоят во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются. Поэтому с большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как методика учета документов малосовершенна.
Простейшая форма справки об объеме документооборота приводится в приложении 19 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08 ноября 2005 г. № 536
.
Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:
повышение эффективности управленческой деятельности;
ускорение движения документов в организации;
уменьшение трудоемкости обработки документов.
Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.
После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.
Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому.
Говоря о движении документов, можно выделить несколько этапов документооборота:
ü прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в организацию документов;
ü предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
ü регистрация документов;
ü организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);
ü обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.
Каждый из вышеуказанных этапов заслуживает отдельного рассмотрения и может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.
От того насколько рационально организована работа с документами зависит скорость получения информации.
Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.
Документооборот делится на составляющие части – документопотоки :
1. входящие (поступающие в организацию)
2. исходящие (отправляемые в другие организации)
3. внутренние (предназначенные для работы внутри организации)
Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.
Каждый из 3-х потоков имеет особенности в СОСТАВЕ, ОБРАБОТКЕ, ДВИЖЕНИИ
По составу:
ü к входящим относятся
а) документы вышестоящих организаций (постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т.д.), содержащие директивные указания, разъяснения и другие сведения;
б) документы подведомственных организаций, присылающих первичную отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;
в) документы неподчиненных учреждений, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;
г) обращения граждан (предложения, заявления, жалобы)
ü к исходящим относят информацию направляемую во внешний мир, главным образом, это ответные письма, излагающие просьбу, предложение или инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции
ü к внутренним относят документы, создаваемые внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)
Маршрут движения документопотоков различен, причем наиболее сложный маршрут проходят входящие документы. Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям. И здесь особенно важно правильно РАСПРЕДЕЛЯТЬ документы, чтобы выделить те, которые не рассматриваются руководителем, а сразу направляются в структурные подразделения. Раздаточный материал:
Схема движения входящих документов
На этапе исполнения со всеми документами ведется информационно-справочная работа.
Схема движения исходящих документов
Схема движения внутренних документов
Сравнить потоки документооборота и выявить особенности движения внутренних документов.
Выполнить Работу № 61 в РТД
ВОПРОСЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ
1. Раскройте понятие «Документооборот», «организация документооборота», «документопоток».
2. Раскройте состав документопотока входящих документов.
3. Какой маршрут проходя входящие документы?
4. Раскройте состав документопотока исходящих документов.
5. Какой маршрут проходят исходящие документы
6. Раскройте состав документопотока внутренних документов.
7. Какой маршрут проходят внутренние документы?
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки 1 .
См.: ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. С. 3.
Организация документооборота предполагает рациональное перемещение документов во время их движения в пределах организации (учреждения) и включает такие операции с документами, как их получение, рассмотрение, распределение и передача на исполнение, организация исполнения и отправка. В технологическую цепочку обработки документов входят также их регистрация, информационно-справочная работа, контроль за сроками исполнения. Организация документооборота предполагает разработку и соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.
Теоретические положения организации документооборота разработаны достаточно давно и до настоящего времени остаются актуальными. Главным правилом организации документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Так, при установлении требований к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти следует исходить из следующих принципов:
- централизация операций по приему и отправке документов;
- распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
- организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
- исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
- однократность регистрации документов;
- устранение необоснованных согласований проектов документов;
- регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов .
Реализация этих правил в пределах отдельно взятой организации осуществляется при разработке инструкций по делопроизводству. В этом локальном нормативном документе должны быть установлены схемы движения основных документопотоков, а также пути движения наиболее важных для деятельности организации видов документов. Инструкция по делопроизводству, как уже отмечалось, выполняет функцию регламентации движения документов и должна закрепить целесообразность всех перемещений и операций по обработке документов в конкретной организации. В разделе «Организация документооборота» инструкции по делопроизводству рекомендуется изложить положения, устанавливающие:
- прием и первичную обработку поступающих документов;
- предварительное рассмотрение документов;
- порядок регистрации поступающих документов;
- порядок рассмотрения документов руководством и доведения документов до исполнителей;
- порядок регистрации отправляемых документов;
- порядок отправки документов;
- порядок обработки и учета иностранной корреспонденции;
- порядок регистрации и прохождения внутренних документов;
- учет и анализ объемов документооборота;
- организацию работы с документами в структурных подразделениях .
Изначальную основу документооборота отражают такие организационные документы, как устав, положение об органе государственной власти или органе местного управления, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения. На документооборот организации оказывает непосредственное влияние построение аппарата управления. Если в организации не определены функции структурных подразделений, четко не установлена компетенция каждого руководителя, значит, движение документов будет проходить с большими сложностями, документы будут неоднократно передаваться от одного подразделения в другое и это неизбежно увеличит время на работу с документами каждого конкретного исполнителя. Документооборот не является чисто механическим процессом, который сводится только к движению документов. На многих стадиях при принятии управленческих решений осуществляется восприятие информации человеком, ее оценка. Поэтому при объективной возможности унификации организация документооборота в различных учреждениях и на предприятиях может иметь специфические черты, связанные именно с человеческим фактором, особенностями корпоративного управления 2 .
Документооборот, помимо качественной стороны, имеет и количественную - объемы управленческой документации постоянно увеличиваются во всем мире пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Такие факторы, как развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, расширение ассортимента товаров и услуг, внедрение новых технологий, освоение новых районов, строительство городских и промышленных объектов и усложнение процессов управления, относят к объективными причинами увеличения объемов документов. Если растет количество документируемых действий и количество адресатов, которым эти действия направлены, значит увеличиваются объемы создаваемых документов. Следовательно, возрастание или сокращение объемов документов зависит в значительной мере от процессов управления и их документирования.
Наряду с этим, достаточно давно выявлены и причины роста объемов документов по субъективным причинам. К ним можно отнести:
- увеличение количества проверяющих инстанций, разнообразных контролирующих органов;
- ущемление и игнорирование законных прав граждан;
- неквалифицированное документирование управленческой деятельности, в результате которого создаются неясные документы, требующие издания повторных (разъясняющих) документов по тому же самому вопросу;
- издание документов, не обладающих юридической силой;
- срыв договорных обязательств, сроков исполнения документов или своевременное, но некачественное выполнение заданий, поручений, что приводит к росту документов с просьбами переноса сроков, рекламациями, объяснениями, претензиями и т.д.;
- отсутствие у подчиненных организаций, структурных подразделений четко определенных функций (а у отдельных должностных лиц - прав) в решении управленческих задач, что приводит к постоянному обращению к руководству за разъяснениями или разрешениями;
- некомпетентность управленческого персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач, что отражается на документировании его действий. Выбираются неверные варианты решений, затем исправляются допущенные ошибки и т.д. Результатом этого является появление все новых и новых документов, посвященных одному и тому же вопросу;
- отсутствие в аппарате управления регламентации документирования, что приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для реализации одинаковых функций и содержащих идентичную информацию, которая, однако, различается формой представления или составом данных.
Таким образом, субъективные причины, влияющие на увеличение объемов документооборота, могут быть связаны как с бюрократизацией аппарата управления, так и с нарушениями нормативных требований по организации документационного обеспечения управления, а также с некомпетентностью специалистов управленческого аппарата и службы ДОУ.
Кроме того, новые технологии подготовки документов, сократив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили видовое разнообразие документов и их потоки, но не решили проблему управления этими потоками. Внедрение новых информационных технологий при подготовке документов, с одной стороны, значительно повысило скорость и сократило трудоемкость этих операций, но, с другой стороны, привело к значительному увеличению количества документов, так как один и тот же документ часто создается и в бумажной, и в электронной форме.
Все это свидетельствует о том, что создание рационального документооборота является и организационной, и технологической проблемой. При этом только незначительная часть возникающих проблем может быть решена службой ДОУ. Остальные проблемы связаны с совершенствованием самого управленческого аппарата и документационных процессов, их решение возможно только при взаимодействии руководства организации и специалистов службы ДОУ.
- См.: Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-Д К).
- См.: Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-Д К). См.: Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М.: Изд-во МЭИ, 2004. С. 23-24.
На предприятии различают три основных потока документации: 1 Входящие документы, поступающие из других организаций; 2 Исходящие документы, отправляемые в другие организации; 3 Внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.
Это фиксация факта создания или поступления документа путем проставленная на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставленная на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Заголовок документа или его краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения; отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа); номер дела.
Номенклатура - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий.
Формирование дел При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности (приказы, протоколы, акты и т. д.). При формировании документов в дела по предметно - вопросному признаку за основу берут их содержание
При формировании дел необходимо учитывать следующие требования: документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно; подлинники отделять от копий; годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных; утвержденные документы - от их проектов; включать в дело по одному экземпляру каждого документа.
