Выставление счета физическому лицу. Как выставить счет на оплату: правила и порядок составления

Любая организация, которая ведет хозяйственную деятельность, заинтересована в получении своевременной оплаты по договорам. В договоре, который заключается с покупателем, указываются возникающие у контрагента обязательства по перечислению средств в оплату приобретенных товаров, оказанных услуг или произведенных работ. Чтобы официально сообщить клиенту о том, что от него ожидается оплата и ускорить расчет по сделке, ему можно выставить счет.

Как правильно выставить счет на оплату

Счет на оплату не имеет унифицированного бланка и выставляется в свободной форме, которая должна соответствовать задаче выставления счета - ускорить оплату со стороны покупателя. Клиент, которому адресуется счет, должен на его основании иметь возможность точно определить, что сумма, запрашиваемая к оплате, в действительности соответствует тем обязательствам, которые у него возникли по договору перед данным поставщиком.

Бланк счета на оплату

Поэтому выставление счета на оплату должно производиться на основе имеющихся первичных документов:

• договора и оговоренных в нем тарифов;
• счетов-фактур по поставленным товарам;
• товарных и транспортных накладных;
• актов выполненных работ.

Если организация применяет в своей практике выставление счета на оплату покупателям, документ должен иметь номер и дату, позволяющие его идентифицировать в документообороте с клиентом.

Также документ должен быть заверен подписями уполномоченных лиц от руководства и бухгалтерии организации; проставление печати, в том числе на счете, не является обязательным.

Какие данные указываются в счете на оплату

Данные о покупателе и поставщике должны содержать сведения для однозначного определения контрагентов. Чтобы выставить счет на оплату, в бланке нужно указать название организации или фамилию, имя и отчество для физического лица или индивидуального предпринимателя, адрес, ИНН, а также КПП для юридического лица. Помимо этого, в бланке заполняются реквизиты расчетного счета поставщика для оформления клиентом платежных документов по оплате:

• расчетный счет;
• корреспондентский счет;
• БИК и наименование банка.

Заполненный бланк счета на оплату

Чтобы выписать счет на оплату, необходимо указать перечень товаров, работ или услуг, за которые ожидается оплата, с указанием количества, цены за единицу, итоговой суммы к оплате.

Зачастую применяется указание итоговой суммы не только цифрами, но и прописью по аналогии с расчетным или платежным документом, которым счет на оплату не является.

Если организация ведет обширный документооборот по выставлению счетов, разумным будет указывать в подвале бланка лицо — исполнителя счета и его контактные данные на случай возникновения вопросов у клиента, которому адресован счет.

Обязательно ли выставлять счет на оплату

Вопрос, обязательно ли выставлять счет на оплату, часто возникает из-за широкой практики применения этого документа при фактическом отсутствии у него юридической силы, потому что счет не понуждает к оформлению платежных документов другой стороной, он не вызывает обязанностей по оплате.

Обязательство по оплате за полученные товары, работы, услуги возникает, исходя из предмета договора. Подтверждением факта исполнения договора поставщиком являются другие документы, по отношению к которым счет носит вторичный характер, дублируя уже имеющиеся в них данные о размере и причине возникающих обязательств.

Исходя из вышесказанного, счет на оплату не является обязательным документом и относится скорее к управленческой, а не бухгалтерской или финансовой документации.

Как перевыставить счет на оплату

Иногда в деловой практике возникают ситуации, когда необходимо перевыставить счет на оплату, то есть переадресовать счет на другое лицо.

Переадресация счета возможна при наличии на то юридически оформленной воли одного лица взять на себя обязанность произвести оплату за счет другого. Для этих целей заключается дополнительное соглашение или трехсторонний договор.

Перевыставление счета также возможно в ситуации, когда поставщик выполнил все договорные обязательства, а предприятие-покупатель реорганизуется путем поглощения, выделения, слияния, когда правопреемником по ранее заключенным договорам становится уже другое юридическое лицо.

Рост суммарной дебиторской задолженности в случае несвоевременной оплаты клиентами по договорам негативно сказывается на финансовом состоянии любого коммерческого предприятия. Исполнив свои обязательства по договору, организация-поставщик может оформить счет на оплату для побуждения контрагента к выполнению его части сделки — оплаты по договору.

Для чего нужен счет на оплату

В деловой практике наблюдается крайне частое использование счетов на оплату, хотя они и не являются обязательными для осуществления расчетов документами. Счет на оплату нужен для того, чтобы уведомить бухгалтерию клиента о том, что у их поставщика имеются ожидания по перечислению денежных средств в оплату за указанные в счете товары, работы или услуги.

Основанием для оформления поставщиком счета на оплату является наличие первичных учетных документов, подтверждающих исполнение им своей части договора: счетов-фактур, актов выполненных работ, товарных и транспортных накладных.

Фактически счет на оплату является для документооборота фирмы внешним документом, имеющим большое значение в управленческом учете и сверке взаимных расчетов (в том числе ожидаемых) поставщика и покупателя.

Правильность оформления счета заверяется подписями руководства и бухгалтерии поставщика, распоряжение на оплату счета, как правило, визируется руководством покупателя. Таким образом, контрагенты, оформляя и принимая к оплате счета, осуществляют управленческий контроль за движением денежных средств и за общим исполнением договора.

Реквизиты счета на оплату

Как внешний документ счет на оплату должен иметь наименование, реквизиты, позволяющие однозначно идентифицировать стороны документооборота, причину оформления документа и его сумму.

Корректно оформленный счет на оплату должен содержать следующие данные:

• дату и номер документа;
• информацию о поставщике, включая банковские реквизиты;
• информацию о покупателе;
• наименование, количество и стоимость товаров, работ, услуг;
• итоговую сумму к уплате и НДС в случае его наличия.

Заверяется счет на оплату подписями руководителя и бухгалтера с обязательной расшифровкой.

Счет на оплату — это первичный документ?

Зачастую принято считать, что без наличия счета на оплату производить оплату по договору преждевременно, а сам счет на оплату является тем официальным документом, который позволяет руководству санкционировать, а бухгалтерии осуществить перевод денежных средств.

Таким образом, фактически признается, что счет на оплату — это первичный документ, без которого производить бухгалтерские проводки по расчету с поставщиками и оформлять платежные документы нельзя, однако эта точка зрения является ошибочной по ряду причин.

Во-первых, любая операция по поставке товаров, выполнению работ и оказанию услуг уже имеет первичные учетные документы: счета-фактуры, товарные и транспортные накладные, акты выполненных работ, которые подтверждают для покупателя факт исполнения договора со стороны поставщика, а значит, и возникновения обязательств по оплате.

По отношению к перечисленным документам, а также исходному договору счет на оплату является вторичным, производным документом.

Во-вторых, согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» оформлению первичным учетным документом подлежат любые факты хозяйственной жизни предприятия. Счет на оплату фиксирует не сам хозяйственный факт как таковой, а высказанное желание получить оплату по свершившемуся факту.

В-третьих, счет на оплату не может считаться первичным документом потому, что он не обладает важным для учетного документа свойством безусловности. Счет можно считать в широком смысле ожиданиями поставщика — офертой, которая ожидает акцепта покупателя — согласия произвести оплату и отсутствия возражений, чего может и не произойти.

В-четвертых, счет на оплату является внешним документом, который передается от одной организации к другой. Соответственно, если считать его первичным учетным документом, то на этом основании произвести бухгалтерские проводки обязаны обе стороны, что невозможно, так как поставщик уже учел отгрузку товаров, выполнение работ или оказание услуг как факты своей хозяйственной деятельности.

Счёт – один из самых важных документов, который подтверждает наличный и безналичный расчёт между двумя сторонами. В нём обязательно указываются реквизиты продавца либо того, кто произвёл работы.

Должны присутствовать и данные по банку, отвечающему за денежные переводы. И перечень товаров и услуг, подлежащих оплате.

В законодательстве нет правила, которое запрещало бы проводить сделки вообще без счёта. Обязанность по оформлению документа отсутствует, если в договоре между продавцом и покупателем нет строгого требования.

Покупатель переводит деньги на основании договорённости. Но есть и другие ситуации, когда счёт становится обязательным требованием.

К примеру, при передаче изначально неопределённой суммы от одной стороны второй. При оплате услуг по связи счёт выставляется обязательно. Ведь такие договоры относятся к документам, где отсутствует заранее прописанная сумма.

Создание двух экземпляров, выписка с использованием строго установленной формы – обязательное требование, в противном случае с покупателя не вычесть НДС только на основании данного документа.

Выставляются ли счета от физических лиц?

Обязанность по уплате НДС у физических лиц отсутствует. Потому и счёт выставлять они не могут. Но есть следующие способы для решения проблемы, если необходимость в оформлении бумаги всё-таки возникла:

1. Составление договора на предоставление услуг с организацией, на основании которого и получается оплата.
2. Оформление ИП/ЗАО/ООО.

Но при прямом выставлении счета от физических лиц – документ лишается юридической силы.

Об обязательных реквизитах

Из обязательных для документа сведений можно выделить:

• Номер счета, дата, когда он был выписан.
• Итоговая сумма по платежу, с обязательным выделением части НДС. Если, конечно, параметр присутствует в цене на товар.
• Услуги с товарами, которые пользователь приобретает.
• Реквизиты банковского типа.
• ФИО ИП.

Как правильно выставить счет на оплату?

Любая офисная программа подходит для того, чтобы создать счет. Существуют и онлайн-сервисы, позволяющие подготовить необходимую информацию в Интернете.

Для этого даже не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение.

Есть следующие правила оформления:

1. Шапка – для размещения личной информации по организациям, индивидуальным предпринимателям.
2. Далее переходят к банковским реквизитам как у продавцов, так и у покупателей.
3. Присвоение порядкового номера стало обязательным требованием. Для ИП допустим учёт счетов в общей системе документооборота. А можно вести отдельный учёт, именно для счетов. Тогда им тоже присваивают специальные номера.
4. Перечень по услугам и выполненным работам обычно имеет табличную форму. Обязательно указание на количество с НДС и величину стоимости. И то, какая сумма в итоге оплачивается.
5. Допустимо наличие дополнительных сведений. Например, это касается конечного срока для оплаты. Или времени, за которое потребителю нужно отправить полный объём товара.
6. Завершается всё подписью, печатью ИП. Они не нужны в случаях, когда счёт оформляется в электронном виде.

Выставление счёта от ИП: реквизиты и образец

В документе обязательно должны присутствовать сведения о:

• Номере счёта, дате его выписки.
• Итоговой сумме платежа с отдельно выделенным НДС, если он есть.
• Товарах или услугах, передаваемых покупателю.
• Банковских реквизитах.
• ФИО ИП.

Печать необязательна, она может присутствовать или отсутствовать.

Разрешается выписывать как электронные, так и бумажные счета. Номер счета указывается заново ежегодно, начиная с нового года. Использование специальных программ облегчает процесс.

Образец счёта на оплату вы можете скачать .

Правила для ООО

В данном случае счет содержит сведения по:

1. Общей сумме к оплате прописью, с указанием на НДС.
2. Товарам с услугами. Вместе с единицами измерений их количества, общей стоимостью.
3. Платёжным реквизитам со стороны продавца, включающим корреспондентские и расчётные счета, наименование банка, ИНН с КПП, БИК.
4. Номеру, дате выставления документа.
5. Наименованию организации.

Подпись на документе ставят руководитель с главным бухгалтером. Желательно наличие фирменной печати.

Выставляем счет на английском языке

По-английски счёт-фактура обозначается как invoice. В России перевод у документов часто отсутствует.

Слово invoice – обязательный элемент бумаг.

В любом счёте-фактуре на английском языке пишут:

1. Платёжные условия.
2. Итоговую сумму.
3. Номер доставки, другие сочетания цифр, облегчающие отслеживание заказа.
4. Дату отсылки или приобретения услуг с товарами.
5. Компанию с режимом налогообложения.
6. Дату выписки документа.
7. Контактные данных обеих сторон.
8. Имя и контактные данных конкретного продавца.
9. Собственный номер, исходящий и входящий.

Вывод

Оптимальное решение – создание стандартного шаблона счетов, с указанием НДС либо без них.

Допустимо наличие нескольких вариантов процедур выставления счета.

Например, когда каждый бланк заполняют заново. Или когда всё-таки создаётся стандартный шаблон для всех денежных операций, подходящих для оформления счета.

Это облегчит работу сотрудникам бухгалтерии. И сократит количество возможных ошибок. А ведь сами ошибки зачастую ведут к появлению серьёзных проблем.

Благодаря автоматизации можно быть уверенным в том, что деньги поступят на правильный счёт. И что они не пропадут в неизвестном направлении. Документация будет оформляться гораздо быстрее, грамотнее.

Чтобы научиться правильно выставлять счета на оплату, посмотрите это видео:

Исполнение заказчиком по договору на оказание услуг обязательств по их дальнейшей оплате проистекает из сути и предмета договора. Тем не менее организация-исполнитель может со своей стороны выставить счет на оплату, чтобы ускорить расчет по договору. Хотя счет и не является документом, содержание которого регламентируется законодательно, если выставление счетов используется между сторонами по договору, организация, оформляющая счета, несет ответственность за их содержание. Поэтому счет на оплату услуг - образец и правила внесения данных нужно сделать на предприятии стандартными, чтобы содержание счета не менялось от договора к договору и от исполнителя к исполнителю.

Как составить счет на оплату услуг

Оформление такого документа, как счет на оплату услуг, должно иметь под собой основания — первичные документы, подтверждающие факт оказания услуг заказчику, иначе счет, выставленный исполнителем, может быть попросту проигнорирован.

Акт об оказании услуг подписывается исполнителем и заказчиком и содержит сведения о виде и объеме оказанных услуг, поэтому счет за оказанные услуги следует составлять, дублируя имеющиеся в акте данные. Дата выставления счета не может быть ранее даты, указанной в акте. В счете можно проставить тот же номер документа, что и в акте об оказании услуг, ссылаясь таким образом на первичный документ, что упростит сверки взаимных расчетов.

Предпочтительней оформлять счет на фирменном бланке организации. То, каким будет бланк счета на оплату услуг, каждое предприятие вправе определять самостоятельно, придерживаясь общих правил оформления исходящих документов. Как официальный документ, по которому предполагается получить платеж, бланк счета должен содержать места для подписи уполномоченных лиц и печати организации, если она используется.

Бланк счет на услуги

Как правильно заполнить счет на оплату услуг

В самом счете на оплату услуг в предусмотренных полях необходимо указать данные заказчика, данные исполнителя, перечень и объем оказанных услуг или проведенных работ, итоговую сумму, которую предполагается получить.

Данные, идентифицирующие стороны договора, должны совпадать с теми, что указаны в реквизитах сторон в тексте договора на оказание услуг. Если же заказчик официально уведомлял об изменении своих реквизитов, должны быть указаны новые реквизиты.

Заполнение полей в бланке «счета на оплату услуг»

Заполненный бланк счета на услуги

Перечень оказанных услуг, который будет содержать счет на оплату услуг, не должен вызывать вопросов у заказчика, поэтому не нужно суммировать услуги в бланке счета, объединяя строки акта об оказании услуг, даже если это представляется логичным, исходя из их сути.

Также в счете на оплату услуг отдельной строкой выделяется сумма НДС при ее наличии. Традиционно в бланке предусматривается поле для указания суммы прописью, которая указывается по тем же правилам, что и в платежных документах. Сумма в рублях пишется прописью с указанием «руб.», копейки проставляются цифрами с указанием «коп.»

Подписывает счет на оплату у предприятия уполномоченный сотрудник из руководящего состава и от бухгалтерии, что удостоверяет для контрагента правильность и обоснованность выставления счета за оказанные услуги.

Часто к накладной или к договору прикладывается счет на оплату – очень специфический документ, который одновременно способен играть существенную роль в совершении сделки, но при этом не является документальным подтверждением расходов в целях бухгалтерского учета. Однако документ этот практически всегда присутствует в деловых отношениях, а потому требует правильного составления и своевременного исполнения.

Что это за документ

Основная цель этого документа в том, чтобы уведомить одну из сторон сделки о необходимости произвести перечисления средств в счет предстоящих работ, услуг или поставок активов и продукции, либо об оплате уже совершенной операции. Счет на оплату всегда выставляется продавцом покупателю и подлежит обязательной оплате. Обычно оплата по этому документу производится в безналичной форме, но это ничем не регламентировано. Поэтому счет может использоваться и для наличных расчетов.

Форма данного документа, порядок его составления и содержание не регулируются законодательством, а сложились в процессе длительной практики его применения. Как правило, счет содержит в себе:

• полные банковские реквизиты поставщика или подрядчика;
• дату выставления и порядковый номер;
• информацию о предмете договора (т.е. об услуге, товаре, и т.д.) и о его стоимости.

Для составления платежного поручения этого достаточно. Однако это не вся информация, которую дает счет, в частности:

В каких случаях оформляется

Единственное назначение у этого счета – уведомление о предоплате, в котором находит свое отражение базовая информация по сделке, а также банковские реквизиты продавца (подрядчика).

Оформляется документ продавцом или исполнителем работ при совершении любых сделок – по приобретению активов или товаров, по аренде, на возмездное оказание услуг, по транспортировке грузов, и т.д. Выставляется он обычно, как уже было указано, на предоплату. При этом не имеет значения каким образом будет производиться эта предоплата – в безналичной или наличной форме.

Однако нередко счет на оплату сопровождает и те операции, по которым предварительный расчет не предусмотрен. В этом случае сам платеж по сделке осуществляется на основании накладных, актов или счетов-фактур, а счет используется для правильного перевода средств, поскольку в нем содержатся действующие банковские реквизиты поставщика.

Стороны могут обойтись и без счета, используя для этого иной документ, но обязательно предусмотренный в договоре. Но обычно используется именно счет.

Видео — пояснения о порядке выставления счета на оплату:

Как правильно оформить и выставить счет на оплату

Стоит отметить, что счет на оплату не является бухгалтерским документом, поскольку по нему нельзя принять актив, продукцию или услугу на учет; он не служит документальным подтверждением расходов. А это значит, что требования закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ в отношении первичных документов на счет на оплату не распространяются. Поэтому им можно в строгости не следовать.

Несмотря на то, что унифицированной формы у этого документа нет и нигде не прописано, как его составлять, в нем все-таки должны найти свое отражение следующие реквизиты:

• — продавца, включая ее правовую форму. Например, ООО «Квадрат»;
• если продавцом является предприниматель, то указывается его наименование в полном объеме, т.е. без сокращений, и обязательно дается ссылка на правовую форму бизнеса. Например, «Индивидуальный предприниматель Петров Роман Сергеевич»;
• полный юридический адрес или адрес фактического осуществления деятельности;
• для предпринимателя – обязательно ИНН, и КПП;
• порядковый номер счета и дата его выставления. Как правило, в платежных документах ссылка делается именно на эти реквизиты. Кроме того, дата выставления счета важна для корректного определения срока действия данного документа и предложения продавца;
• предмет сделки – точное и полное наименование товара, актива, услуги;
• количество, если объект может быть выражен количественно. Например, услуга или работа не имеют единицы измерения;
• цена за единицу и (или) общая цена всей сделки;
• валюта, в которой производится расчет. Если сделка оценивается в иностранной валюте, то в бухгалтерии придется производить перерасчет операции, исходя из действующего на момент оплаты курса этой валюты, установленного Банком России;
• наименование покупателя или заказчика. Очень часто счет дополняется строкой «Плательщик», в которой указывается лицо, оплачивающее документ. Этим лицом может быть и не заказчик.

В обязательном порядке должна быть отражена сумма налога (если предприятие платит НДС). Как правило, цена и стоимость в счете уже выставляются, . Это называется «в том числе» и выглядит следующим образом:

Например, стоимость операции 200 000 рублей, НДС – 10 %.

Сумма налога составит = 200 тысяч х 10 / 110 – 18 181,82 руб.

Конечная стоимость по счету будет указана 200 тыс.рублей, поскольку налог включен в нее. Но, тем не менее, сам налог будет выделен отдельно.

А вот если цена и стоимость даны без учета налога и он начисляется сверху, то:

Стоимость сделки 200 тысяч рублей, НДС – 18 %.

Сумма НДС «сверху» = 200 000 х 18% = 36 000 рублей.

Конечная стоимость операции 236 000 рублей.

Компании и предприниматели, которые находятся на налоговых спецрежимах и освобождены от НДС, в счете на оплату не должны выделять налог. Они просто делают следующую запись: «Без НДС».

Как только документ полностью оформлен, его подписывают:

— обязательно руководитель компании и главный бухгалтер. Вместо них могут поставить свои подписи те, кто уполномочен на это. В таком случае рядом должны быть указаны реквизиты документа, дающего право подписи, а также расшифровка подписей – Ф.И.О. и должность. Например: «Менеджер Иванов В.В., по доверенности №1 от 17.04.16»;

— дополнительно — лицо, ответственное за совершение сделки, подлежащей оплате. Подпись данного лица не обязательна. Все зависит от величины компании и от уровня контроля сделки.

В случае выставления счета предпринимателем, он ставит свою подпись вместо руководителя и главного бухгалтера. Если, конечно, он выполняет функции указанных лиц.

И еще один важный момент в оформлении документа: организация обязательно должна поставить печать, а вот у предпринимателя ее может и не быть. Кроме того, подписи на счете могут быть и факсимильные, если это предусмотрено договором.

Как направить контрагенту

Для ускорения процесса оплаты счет может быть направлен и по электронной почте в виде отсканированного документа, и по факсу. Для целей оплаты подойдет и копия. Тем более документ в электронной форме (в случае передачи его по электронной почте) признается законом равным по юридической силе оригиналу. В этом случае такой документ считается подписанным электронной подписью, т.е. логином и паролем от почты передающей стороны.

Но можно и подстраховаться, если речь идет о самом начале сотрудничества, затребовав сразу оригинал. Оригинальный счет на оплату может быть направлен непосредственно заказчику через курьера, по почте или выставлен при подписании договора.

Срок оплаты

Оплачивается счет обязательно в тот срок, который предусмотрен либо договором, либо самим документом. Соблюдение этого срока важно для сделки: в течение него поставщик или подрядчик не вправе изменить условия договоренности или расторгнуть их. В случае если при оплате счета в безналичной форме обнаружились неверные банковские реквизиты, следует немедленно и письменно уведомить об этом поставщика. Это продлит срок действия счета!

Выводы

Счет на оплату не имеет унифицированной формы и его содержание не регулируется никаким законом. Однако у этого документа есть свой перечень обязательных реквизитов, которые помогают заказчику быстрее и без труда оплачивать сделку. Выставляется счет, как правило, для внесения предоплаты и действует в течение срока, оговоренного в договоре. Поэтому очень важно оплачивать его вовремя. Именно в этот период поставщик не вправе отказаться от сделки!

Видео — как выставить счет на оплату в 1С: