Подотчетное лицо произвести следующие расходы. Расчеты с подотчетными лицами

Почему сотрудников организации, которые получили денежные средства от предприятия на хозяйственные, административные и иные расходы, называют подотчетными лицами?

Да по той простой причине, что они должны предоставить в бухгалтерию письменный отчет о использовании полученных средств в качестве авансов, либо вернуть неиспользованную сумму в кассу.

Когда работник получает деньги на закупку канцтоваров, ему поручают заплатить другому предприятию за услуги наличными, он направляется в командировку - во всех этих случаях он является подотчетным лицом. Основанием для проведения учетных операций и признания лица подотчетным являются формы № Т-9, N3 Т-10, N3 Т-10а и форма № АО-1, предназначенная для отражения целевого использования предоставленных ранее в виде аванса денежных средств.

Подотчетными лицами могут быть только сотрудники организации, постороннее лицо подотчетным быть не может.

В принципе это могут быть любые работники предприятия, но обычно круг таких лиц ограничен, ведь у предприятия нет необходимости выделять каждому сотруднику денежные средства. Сотрудник не имеет права передавать выданные ему деньги другому лицу. Если сотруднику выдаются денежные средства, ему должно быть указано, на какие нужды они выданы и на какой срок. В течение трех дней по истечении этого срока подотчетное лицо должно отчитаться за расход и вернуть остаток средств. Если такой срок не указан, то считается, что он равен 3 дням со дня выдачи денег, а для командированных работников - 3 дням со дня возвращения из командировки. Если сотрудник ездил в зарубежную командировку, то срок отчета составляет 10 дней с момента возвращения из командировки.

Существует жесткое правило, установленное «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации» (утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 г. N9 40): пока подотчетное лицо не отчитается за ранее выданные денежные средства, новые авансы ему выдавать нельзя.

Денежные средства под отчет выдаются тому, кому это необходимо, и на тот срок, на какой это целесообразно. Нет никаких законодательных ограничений по поводу того, на какой срок и какие суммы можно выдать. Тем не менее, здесь главным критерием должны быть здравый смысл и производственная необходимость. Можно выдать сотруднику 60 000 руб. для приобретения компьютеров, можно выдать ту же сумму работнику, если он едет в командировку на край земли для заключения выгодного контракта на реализацию вашей продукции, но если предприятие выдает 60 000 руб. сроком на полгода для приобретения канцтоваров, которых полно во всех местных магазинах, это наводит на размышления. При проверке налоговые инспекторы, скорее всего, догадаются, что предприятие просто дало эту сумму работнику взаймы, и предприятие будет признано виновным в снижении налогооблагаемой базы по налогу на доходы физических лиц.

При отражении расчетов с подотчетными лицами первой операцией должна быть выдача денег, а второй - отчет за них, и никоим образом не наоборот.

Часто организации для упрощения работы делают такую серьезную ошибку, когда сначала сотрудник что-то покупает: канцтовары или справочную литературу по бухгалтерскому учету, отчитывается о том, что он купил, а затем организация оплачивает ему эту покупку. Такие суммы не являются подотчетными, а сам сотрудник в эту минуту не является подотчетным лицом. Если организация ничего не поручала и денег не выдала, то получается, что работник тратит свои собственные денежные средства, что-то на них покупает, а потом предприятие приобретает у своего сотрудника какие-то материальные ценности. Но такая сделка - это не отчет о расходовании подотчетных сумм (их не было), а покупка у физического лица принадлежащего ему имущества.

Выдача наличных денег под отчет обычно производится из кассы предприятия. Для этого у бухгалтерии должны быть основания. Таким основанием может явиться приказ руководителя о выдаче денежных средств конкретному сотруднику регулярно или на разовую выдачу денег. Кроме того, это может быть его резолюция («оплатить», «выдать») на каком-либо документе (служебная записка, счет и т. д.). Резолюцию может поставить не только руководитель, но и другое лицо (заместитель руководителя, главный инженер, руководитель филиала и т. д.). Другие лица могут отдавать распоряжение о выдаче подотчетных сумм только в том случае, если они на это уполномочены приказом руководителя.

В учетной политике и в графике документооборота следует сразу четко определить перечень документов, на основании которых бухгалтерия оформляет расходные ордера на выдачу подотчетных сумм. Основным документом при ведении операций с подотчетными суммами является авансовый отчет (№ АО-1). Кроме того, используется такой документ, как доверенность.

Доверенность - документ, дающий право одному лицу, предъявителю, осуществлять действия, оговоренные в документе, от имени другого, выдавшего документ.

Если предприятие выдает сотруднику доверенность, то он действует от имени своего предприятия, и все документы, которые он получит от других предприятий, будут оформлены на имя предприятия, которое он представляет. Он получит и накладную, и счет-фактуру, что позволит предъявить НДС к зачету. Если сотрудник доверенности не имеет, для других предприятий он - частное лицо. Все, на что может рассчитывать этот сотрудник, - это кассовый и товарный чеки. В любом случае эти расходы могут быть приняты предприятием, но бухгалтерские проводки немного различаются. Эти различия будут показаны в таблице бухгалтерских проводок (табл. 4.3.14).

Доверенность выписывается в одном экземпляре, регистрируется в специальном журнале регистрации доверенностей и выдается на руки работнику, а у бухгалтера остается корешок от доверенности, в котором указываются все ее реквизиты. Поскольку работник представляет свое предприятие в другой организации, то доверенность и остается в той организации. Когда работник вернется к работодателю, бухгалтер в корешке доверенности сделает отметку о выполнении поручения.

В доверенности указывается дата ее выдачи и срок действия. Если в доверенности не указан срок действия, то такая доверенность действует 1 год со дня выдачи. Если в доверенности не указана дата ее выдачи, то такая доверенность недействительна. Для получения материальных ценностей применяют форму доверенности № М-2 (утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 г. № 71а).

После выполнения поручения предприятия или возвращения из командировки сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет. Отчет должен быть заполнен самим сотрудником, а не бухгалтером. Очень часто именно поэтому предприятие ограничивает круг подотчетных лиц. Ведь не каждый человек может сразу грамотно заполнить авансовый отчет, и тогда бухгалтеру приходится объяснять очередному новичку, как это делается. Если же подотчетные лица постоянно имеют дело с заполнением этих документов, они уже хорошо знают порядок заполнения. Хотя сегодня авансовый отчет, как и большинство унифицированных форм бухгалтерского учета заполняют с использованием программных продуктов, таких как «1 С». Естественно здесь заполняется форма авансового отчета специалистом на компьютере, а подотчетное лицо только расписывается, уведомляя тем самым, что документ составлен верно.

Журнал регистрации операций по расчетам с подотчетными лицами

№ п/п	Первичные документы	Содержание операции	Корреспонденция счетов
			Дт	Кт
	РКО, служебная записка или приказ	Выдана из кассы сумма подотчетному лицу на хозяйственные нужды
	РКО, служебная записка, приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение	Выдана из кассы сумма подотчетному лицу на командировочные расходы
	Авансовый отчет	Погашена задолженность подотчетного лица перед организацией по поручению работодателя
	Авансовый отчет, товарные чеки	Приобретены подотчетным лицом материально-производственные запасы
	Авансовый отчет, акт, подтверждающий выполнение работ, оказание услуг	Списаны затраты, произведенные подотчетным лицом (в части выполненных работ, оказанных услуг):
	Авансовый отчет, билеты, счет отеля	Списаны командировочные расходы: На расходы основного производства; На общехозяйственные расходы; На расходы, связанные с реализацией
	ПКО, авансовый отчет (если часть денег была израсходована)	Возвращена в кассу подотчетным лицом неизрасходованная подотчетная сумма

Авансовый отчет сдается в бухгалтерию вместе со всеми оправдательными документами, упомянутыми в отчете. Бухгалтер принимает отчет и документы, отрывает от отчета по линии отреза расписку, заполняет ее и отдает подотчетному лицу. Эта расписка служит оправданием для сотрудника, что все документы сданы им бухгалтеру. Теперь за утерю чеков, накладных и т. д. отвечает бухгалтер. Авансовый отчет должен быть утвержден руководителем. Без этого бухгалтер не может принимать его к учету. После того как директор подписывает авансовый отчет, сотрудник считается отчитавшимся перед предприятием за сумму, утвержденную в отчете. Если он еще что-нибудь должен предприятию, он возвращает эту сумму в кассу, реже - на расчетный счет. Если предприятие должно сотруднику, то ему выдается эта сумма (обычно из кассы).

Что делать, если ваш сотрудник по каким-либо причинам или просто по безответственности не отчитывается и не возвращает подотчетные денежные средства?

В Трудовом кодексе предусмотрено, что удержания из заработной платы работника производятся для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях (ст. 137 ТК РФ). Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника этой суммы не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания, а лучше, если он подтвердит это письменно. В любом случае общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 50%. Но кроме претензий предприятия к сотруднику, у него могут быть и другие обязательства по выплатам, и соответственно новые претензии смогут занять только какую-то часть зарплаты работника. Если же работник возражает против суммы или срока возврата, или имеет другие претензии к предприятию, отношения придется выяснять в суде.

Предприятие может принять решение простить долг сотруднику, это право работодателя. Тогда будет считаться, что работник получил доход, и с такого дохода следует удержать налог на доходы физических лиц и соответствующие социальные взносы.

В любом случае, независимо, от того, принято ли решение удерживать суммы, идти в суд или простить долг, должен быть издан приказ руководителя. Бухгалтер не имеет права предпринимать каких-либо действий без этого приказа.

Если работник направляется в командировку, то издается приказ руководителя о направлении сотрудника в командировку. Командированный - это лицо, связанное с предприятием трудовым договором. В приказе указывается, кто, куда, зачем направляется и на какой срок. На основании приказа выписывается командировочное удостоверение, в котором указываются все эти сведения. Правда, есть исключение: если работник отправляется в зарубежную командировку, командировочное удостоверение не выписывается. Работнику должны быть выданы денежные средства на будущие расходы. Прежде всего, предприятие должно определить, как будут оплачиваться расходы на проезд и проживание сотрудника. Предприятие может приобрести билеты и оплатить гостиницу по безналичному расчету, но может выдать денежные средства командированному сотруднику, и он будет оплачивать все сам.

Варианты учета командировочных расходов сотрудников

Предприятие отправляет сотрудника в командировку, возможны< два варианта оплаты транспортных услуг — 11 800 руб. и гостиницы — за 5 дней по 590 руб., в том числе НДС.
Вариант 1	Вариант 2
Предприятие приобретает билеты стоимостью 11 800 руб., в том числе 1800 руб. НДС: Предприятие оплачивает билеты: Дт 6О Кт 51 11800 руб. Билеты поступают в организацию: Дт 50-З Кт 60 10 000 руб. Дт 19 Кт 60 1800 руб.	Если сотрудник за все рассчитывается сам, то предприятие выдает ему денежные средства из кассы, тем самым выполняя свои обязанности по обеспечению его проживания и проезда и избегая лишних хлопот и проводок в учете: Дт 71 Кт 50 15 650 руб. Сумма складывается следующим образом: Проезд - 11 800 руб. Проживание — 2950 руб. Суточные расходы - 900 рублей. Чаще всего, предприятие не утруждает себя столь точными расчетами при выдаче командировочных, а выдает немного больше, на всякий случай. В нашем случае - 16 000 руб. После возвращения из командировки остаток средств необходимо вернуть
Предприятие передает билеты командированному: Дт 71 Кт 50-3 10 000 руб.
Оплачивает проживание в гостинице — 2950 руб, в том числе НДС -450 руб. Дт 60 Кт 51 2950 руб.
Предприятие оплачивает суточные расходы командируемого, 5 дней командировки и 4 дня пути -100 руб. х 9 дней = 900 руб. Дт 71 Кт 50

Что касается НДС при учете командировочных расходов, то здесь действует исключение относительно счетов-фактур: НДС, уплаченный за проживание и проезд, можно принять к вычету без счета-фактуры. Но при этом необходимо, чтобы в документах НДС был выделен отдельной суммой, а это не всегда бывает.

Кроме указанных сумм, сотрудник во время командировки получает так называемые суточные. Это сумма, установленная администрацией предприятия и представляющая собой, если так можно выразиться, «деньги на карманные расходы)) командированного лица.

В соответствии с п. 1 2 ст. 264 НК РФ норматив суточных расходов для целей налогового учета отменен, и, таким образом размер суточных определяется приказом руководителя. Если руководство предприятия установило размер суточных 1000 руб. в сутки, и работник, например, направляется в командировку на 9 дней, то ему полагается выдать 9000 руб., и при этом он не будет отчитываться в том, на что он их потратил и потратил ли он их вообще. Суточные полагаются за каждый день командировки, причем день отъезда считается целым днем и день приезда считается целым днем независимо от того, утром или вечером отбывает или прибывает транспортное средство.

Отбывая в командировку, сотрудник должен поставить печать своей организации с указанием даты выбытия в командировочном удостоверении. Прибыв на место, он должен поставить печать организации, в которую направлен, опять-таки с датой, но уже прибытия. Отбывая из командировки, он опять-таки должен поставить печать организации, в которую был направлен, а по прибытии в родное предприятие - печать своего предприятия. И опять не следует забывать о дате! Получается, что в командировочном удостоверении работника должны быть как минимум 4 печати: две свои и две чужие. А если работник имеет своей целью посещение не одного пункта, то и больше. Без этих печатей командировка считается не состоявшейся.

Возвратившись из командировки, сотрудник представляет руководству отчет о выполнении командировочного задания, а также сдает в бухгалтерию авансовый отчет, прилагая к нему все оправдательные документы. Стоимость проезда и проживания при расчете налогов законодательно не ограничивается. Но здесь действуют законы здравого смысла: если предприятие торгует банными вениками, то ему будет очень трудно объяснить налоговым инспекторам, почему его директор регулярно выезжает в командировки в европейские столицы на многочисленные семинары и при этом проживает в лучших апартаментах пятизвездочных отелей.

Для учета расчетов с подотчетными лицами используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это счет, который может иметь плавающий остаток. Если предприятие выдало сотруднику суммы под отчет - остаток на счете активный (дебетовый) если сотрудник перерасходовал суммы, и принято решение их возместить, то остаток по счету будет пассивный (кредитовый).

Подотчетное лицо - это работник организации, на ответственности которого находятся материальные ценности, принадлежащие организации.
В частности, подотчетным лицом становится работник организации, который взял авансом наличные денежные средства в кассе организации под отчет. «Взять деньги под отчет» означает, что работник должен отчитаться за использование этих денежных средств в течение срока, установленного руководителем организации.
Денежные суммы, выданные авансом подотчетным лицам на предстоящие расходы, называются подотчетными суммами.

Денежные средства могут выдаваться под отчет на командировочные расходы, на представительские цели, для покупки за наличный расчет в других организациях и у физических лиц товаров, на приобретение ГСМ, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, на иные хозяйственно-операционные цели.
Выдавать из кассы организации денежные средства под отчет можно только работникам, с которыми у организации установлены трудовые отношения, то есть которые работают по трудовым договорам. Ежегодно приказом руководителя утверждается перечень лиц (с указанием должности и фамилии), которым разрешено получать из кассы денежные средства под отчет.
Выдача денежных средств под отчет оформляется расходным кассовым ордером унифицированной формы № КО-2 (см. приложение № 39). Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на основании заявления работника, подписанного руководителем. В заявлении работник указывает необходимую сумму аванса, а также цель, на которую испрашивается подотчетная сумма. Образец такого заявления приведен в приложении № 50.
Передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается.
Наличные деньги под отчет выдаются конкретному работнику только при условии, что он полностью отчитался по предыдущему авансу. Если за работником числится дебиторская задолженность по подотчетным суммам, то он не имеет права получить новый аванс.
Согласно Порядку ведения кассовых операций подотчетные лица обязаны отчитаться по полученным авансам не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который им выдавались эти авансы. По авансам, выданным на командировочные расходы, подотчетные лица обязаны отчитаться не позднее 3-х рабочих дней со дня возвращения из командировки.
Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, устанавливаются руководителем организации. Эти сроки могут быть установлены единым приказом по организации. При этом в приказе может быть установлен как единый срок для всех подотчетных лиц, так и разные сроки для разных подотчетных лиц.
Ниже приведены примеры таких приказов.

ООО «Красоптторг»
Приказ
№ 03 от «11» января 2008 г.
ПРИКАЗЫВАЮ: Установить срок, на который выдаются подотчетные суммы, - не более 5-ти рабочих дней. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Красину О.В.
ООО «Красоптторг»
Приказ
№ 03 от «11» января 2008 г.
Руководствуясь «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденным Центральным банком РФ от 26 февраля 1996 г. № 40
ПРИКАЗЫВАЮ: Установить следующие сроки, на которые выдаются подотчетные суммы: водителям автомобилей на приобретение ГСМ и запчастей - не более 3-х рабочих дней; начальнику хозяйственного управления на приобретение хозяйственного и производственного инвентаря - не более 5-ти рабочих дней; секретарю на приобретение канцелярских принадлежностей - не более 3-х рабочих дней; товароведам на закуп товаров - не более 10-ти рабочих дней. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Красину О.В.
Генеральный директор Шакурин Шакурин А.Е.

Срок, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться за полученный аванс, может устанавливаться индивидуально в заявлении на получение подотчетных сумм из кассы (см. приложение № 50).
Порядок выдачи подотчетных сумм и определения сроков, на которые они выдаются, необходимо предусмотреть в приказе по учетной политике организации (об учетной политике читайте в подразделе 8.3).
В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами отражаются на балансовом счете 71. На выданные под отчет суммы балансовый счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. При выдаче подотчетных сумм бухгалтер производит записи в учете на основании расходных кассовых ордеров:
Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50-1 «Касса организации» на сумму выданных под отчет денежных средств.
После произведенных хозяйственно-операционных расходов или возвращения из командировки подотчетное лицо составляет авансовый отчет унифицированной формы АО-1 (см. приложение № 51). На основании этого авансового отчета бухгалтер делает записи по кредиту балансового счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, либо с другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Например:
Дебет 10 «Материалы» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму приобретенных материалов (например, ГСМ, канцелярские принадлежности, хозинвентарь и т.п.)
Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму, уплаченную поставщикам, подрядчикам, исполнителям
Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму командировочных расходов
Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму иных расходов, которые можно непосредственно отнести в расходы, минуя счета учета расчетов с поставщиками и подрядчиками (например, расходы по оплате услуг нотариуса, плата за авто
стоянку, мойку автомобилей, мелкий ремонт хозинвентаря, проезд на территорию оптовых баз и т.п.).
Если подотчетное лицо рассчитывается наличными денежными средствами с другой организацией, то необходимо помнить, что в настоящее время предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем и между индивидуальными предпринимателями в рамках одного договора установлен в сумме 100 тысяч рублей. Этот предельный размер установлен Указанием ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У. Эта норма действует с 22 июля 2007 года.
Ранее, с 21 ноября 2001 года, предельный размер расчетов наличными денежными средствами составлял 60 000 рублей по одной сделке (Указание ЦБ РФ от 14.11.2001 г. № 1050-У).
Обратите внимание, расчеты наличными деньгами в рамках одного договора, осуществляемые по одному или нескольким денежным документам, не могут в сумме превышать предельный размер расчетов наличными деньгами, то есть 100 000 рублей.
Если расчеты наличными деньгами связаны с реализацией товаров (выполнением работ, оказанием услуг), то принимающая денежные средства сторона должна выдать плательщику чек ККТ.
Если работник не полностью израсходовал выданную ему под отчет сумму, то в день сдачи в бухгалтерию авансового отчета он должен вернуть в кассу организации неиспользованную сумму аванса. При этом работнику выдают квитанцию к приходному кассовому ордеру унифицированной формы № КО-1 (см. приложение № 38). Копию этой квитанции следует приложить к авансовому отчету для подтверждения полного расчета по полученной подотчетной сумме. Возврат подотчетным лицом неиспользованного аванса отражается в бухгалтерском учете проводкой:
Дебет 50-1 «Касса организации» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму денежной суммы, внесенной подотчетным лицом в кассу организации. Эту проводку бухгалтер делает на основании приходного кассового ордера.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводкой:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Если списанная сумма может быть удержана из оплаты труда работника, то на основании соответствующего документа (заявления работника, приказа руководителя) бухгалтер делает проводку:
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» на сумму, подлежащую удержанию из заработной платы работника.
Если не возвращенная в установленный срок подотчетная сумма не может быть удержана из заработной платы работника, то она отражается по дебету балансового счета 73 следующей проводкой:
Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Согласно статье 137 ТК РФ работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника неизрасходованной и невозвращенной подотчетной суммы не позднее 1-го месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. При удержании из заработной платы работника невозвращенной подотчетной суммы следует руководствоваться положениями статьи 138 ТК РФ: общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику; при удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником должно быть сохранено 50% заработной платы. Исполнительными являются документы, составленные в соответствии с требованиями законодательства об исполнительном производстве. Поэтому если общая сумма удержаний из заработной платы работника по исполнительным документам и по приказу руководителя будет превышать 20%, то для того чтобы удержать из заработной платы сумму ущерба, организации придется обратиться в суд. При положительном решении удержание будет производиться по решению суда, то есть по исполнительному документу.
Согласно Плану счетов аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Поскольку под отчет может выдаваться не только российская, но и иностранная валюта (при зарубежных командировках), то к счету 71 целесообразно открыть два субсчета: - расчеты в рублях - расчеты в иностранной валюте.
К субсчету 2 должны быть открыты субсчета второго порядка или счета аналитического учета на каждый вид иностранной валюты (доллары США, евро, австралийские доллары и т.п.) в зависимости от того, в какой валюте производились расчеты подотчетным лицом.
Структура балансового счета 71 может быть такой:

Пример 8.9/2
Составим проводки на основании документов, представленных в приложениях № 38, 39 и 51:

Подотчетные лица - это работники компании, которым разрешено получать денежные средства с целью оплаты расходов для осуществления предприятием своей деятельности. Подобное право закрепляется в локальных нормативных актах организации, разрабатываемых с целью проведения качественного учета расчетов с подотчетными сотрудниками.

Кто является подотчетным лицом?

Подотчетными лицами являются работники, которым разрешено получать денежные средства организации — через кассу и (или) безналичным путем — для оплаты каких-либо расходов, непосредственно связанных с деятельностью работодателя. При этом подотчетным лицом является штатный сотрудник компании или человек, работающий по гражданско-правовому договору (п. 5 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).

Подотчетник получает денежные средства по расходному кассовому ордеру. О расходовании этих средств затем он должен отчитаться, оформив соответствующий авансовый отчет и приложив к нему имеющиеся оправдательные документы. На основании представленного отчета бухгалтерия принимает указанные расходы к учету, а также производит полный расчет с подотчетным лицом по выданной сумме в случае перерасхода.

Сколько может быть в организации подотчетников?

В законодательстве конкретно не указывается, сколько подотчетных работников может быть в организации, а потому руководитель самостоятельно принимает решение по данному вопросу. Как правило, в компаниях выбирают несколько подотчетных лиц, которые непосредственно связаны с покупкой товарно-материальных ценностей, а также работников, которые ввиду своих должностных обязанностей могут быть направлены в командировку.

Конкретный перечень сотрудников, которым разрешено получать деньги в подотчет, составляется на основе целесообразности их включения в данный список. При этом руководителем организации издается соответствующий приказ.

Для формирования перечня сотрудников, которым разрешается получать и расходовать подотчетные денежные средства, руководитель обязан издать приказ, к которому прикладывается соответствующий список сотрудников. В нем указываются Ф. И. О. и должности работников, а также цели, на которые они могут получать денежные средства.

Данный список не имеет законодательно утвержденной формы, а потому разрабатывается каждой организацией самостоятельно. Он может иметь вид приложения к положению о подотчетных расчетах предприятия или же непосредственно включаться в приказ. Образец списка подотчетных сотрудников можно скачать на нашем сайте.

Итоги

Подотчетные лица - это , согласно банковскому законодательству, не только работники, оформленные по трудовому договору, но и лица, с которыми у фирмы имеются гражданско-правовые отношения. Работники предприятия в обязательном порядке должны отчитаться по выданным средствам путем составления авансового отчета с приложением к нему оправдательных документов. Все подотчетные лица без исключения обязаны вернуть денежные средства, которые не были полностью истрачены.