Образец приказа оплатить перерасход по командировке. Образец приказа на возмещение расходов

Часто появляются вопросы о том, в какие периоды организация должна компенсировать потраченные сотрудником свои деньги на нужды организации и в командировке. Если сотрудник потратил свои деньги на нужды организации, он обязан предоставить в определенные сроки авансовый отчет. На его основе организация должна компенсировать затраты сотруднику.

Гарантии для сотрудников

В статье 167 РФ указываются важные нюансы приказа на возмещение расходов. Если сотрудника направили в командировку по службе, то за ним сохраняется должность и средний заработок, а также компенсируются затраты.

Из этого следует, что сотруднику установлены некоторые гарантии:

• Сохранение рабочего места.
• Сохранение прежней оплаты.
• Обязанность работодателя покрыть расходы сотруднику, а именно выезд и нахождение в служебной командировке.

Сроки хранения приказов

Существуют два срока хранения приказов: 5 и 75 лет. Если сотрудник отправляется в долговременные, внутрироссийские командировки, и работы, связанные с трудными условиями, то в таком случае приказы в предприятиях хранятся 75 лет.

Если работник направляется в краткосрочную командировку, то приказы хранятся 5 лет.

Образец приказ на возмещение расходов

Приказ о возмещение расходов оформляется после окончания служебной командировке, если были зафиксированы случаи, когда сотрудники потратили финансы сверх взятого аванса.

В образце должны быть отображены следующие документы:

• ФИО работника.
• Дата командировки по службе.
• Должность.
• Место направление.
• Причина компенсирование расходов.
• Ответственная сторона, которая исполняет приказ.

Ведется журнал регистрации приказов по индивидуальному составу, в которой фиксируется приказ о возмещении расходов.

Приказ на возмещение расходов образец можно скачать .

Возмещение командировочных расходов работнику

В коллективном договоре указывается порядок и размеры возмещения расходов. К примеру, распоряжение начальника о свойствах компенсирование затрат в связи с командировками.

Если работодатель направляет работника в командировку, то в этом случае он должен возместить следующие затраты:

• Дорогу.
• Жилье.
• Суточные.
• Другие затраты с уведомлением начальника.

Работник, который работает в организации, может рассчитывать на компенсацию командировочных расходов и других возмещений, связанных с командировками по службе. К затратам относятся покупка билетов до места назначения и обратно, суточные, расходы связаны с приобретением жилплощади и другие виды расходов.

Бухгалтер обязательно должен учесть выплаты компенсационных сумм. Иначе это приведет к конфликтной ситуации с проверяющими органами и к потерям в финансовом деле организации.

В ТК РФ рассматривается понятие «служебная командировка». Служебная командировка – это выезд сотрудника за пределы постоянной работы по приказу начальника на установленный срок для выполнения задания по службе. В командировку сотрудник выезжает только при наличии трудового договора.

В статьи 168 ТК РФ существуют нормы формулирования затрат, связанных с командировкой по службе. Более детальная информация содержится в Постановлении №749.

В постановлении говорится о том, что командировочные затраты по проезду на территории РФ содержат:

• Расходы на транспорт общего пользования в соответствии к станции, аэропорту, если работник находится за пределами своего города и при этом он должен подтвердить затраты соответствующими документами.
• Плата за страхование пассажиров в транспорте.
• Оплата проездных билетов с постельными принадлежностями.

При выездах за границу работнику компенсируют следующие расходы:

• Оформление визы, заграничного паспорта.
• Сборы аэродромные и консульские.
• Сборы по поводу въезда автомобиля.
• Оформление медицинской страховки.
• Другие оплаты.

Предприятию нужно оформить немало документов, чтобы возместить сотруднику расходы в командировке.

При направлении сотрудника в служебную командировку утверждаются формы кадровой документации:

• Распоряжение формы Т-9а о направление сотрудника в служебную командировку.
• Удостоверение формы N Т-10.
• Изготовление организацией задания для выполнения его в командировке – формы N Т-10а.

Первым делом оформляется задание по службе и отчет о его выполнении (форма N Т-10а), в которой начальство определяет цель командировки. Следующим этапом есть приказ кадровиков о направлении сотрудника в служебную командировку. В распоряжении указывается фамилия и инициалы рабочего, его специальность и место, где проходит командировка.

Далее идет выписка командировочного удостоверения, которое доказывает срок нахождения рабочего в командировке. Удостоверение выдается в одном экземпляре, дается сотруднику и должно находиться у него на протяжении срока служебной командировки.

Видео: Важная тема

Следует обратить внимание, что командировочное удостоверение считается обязательным, если командировки осуществляются по России, а при выезде в зарубежные страны оформление удостоверения не осуществляется.

Во время нахождения сотрудника за границей, устанавливается в его паспорте отметка, которая удостоверяет о пересечении государственной границы. Когда сотрудник возвращается из командировки, ему необходимо приложить ксерокопию паспорта к отчету, в которой должны быть отметки о пересечении границы.

Работник перед выездом должен получить аванс в бухгалтерии, который предназначается для возмещения затрат в командировке.

После приезда сотрудник предприятия обязан написать отчет по служебной командировке о выполненном задании. Авансовый отчет показывают в бухгалтерию предприятия по форме N АО-1, который утверждается Постановлением Госкомстата РФ.

• Оформленное удостоверение о командировке.
• Квитанция, которая подтверждает проживание во время командировки.
• Документы о затратах на проезд.
• Другие документы о затратах, связанных со служебной командировкой.

Нужно принять во внимание, что если работник находился в командировке за границей, то отчет, он предоставит на иностранном языке, по этому предприятию придется перевести бумаги на русский язык.

Если во внимание не принимается перевод документов, то это может привести к конфликту с проверяющими органами. Начальник предприятия обязан утвердить авансовый отчет. Существует две категории компенсационных выплат командировочному лицу.

• Оплата работы сотрудника.
• Компенсация командировочным лицам затрат, которые связанные с выполнением трудовых обязанностей.

Вторая категория включает возмещение сотрудникам расходов по командировке. Они учитывают остальные расходы, которые относятся к организации. Выплаты, которые относятся ко второй категории, имеют большое значение при бухгалтерском учете и налогообложения.

Всякие расходы организации, включая расходы по командировке, признаются в бухгалтерском учете при последовательном выполнении всех соглашений. В противоположном случае в бухгалтерском учете будет наблюдаться задолженность.

В таком случае расходы, связанные с командировкой признаются в бухгалтерском учете на основе утверждение авансовых отчетов сотрудника.

Определение суточных

Под понятием «суточные» подразумеваются финансовые средства, которые требуются для проживания работающих, а также выполнения порученной работы.

В соответствии с установлением Верховного суда, сотрудник предъявляет свои права на суточные, когда приходится жить за пределами города.

Если командировка длится больше дня и сотрудник работает вне дома, то в этом случае он должен получить суточные. Однако существует постановление Верховного Суда, в котором говорится, что время, которое работник проводит в командировке, не связано с начислением суточных.

Суд дает разрешение организациям выплачивать денежные средства сотруднику, если он находился в командировке менее, чем сутки, так как это компенсирует его затраты, а не приобретением выгоды.

Приказ расходов на покупки за счет работников

Если сотрудник за свой счет приобретает для предприятия необходимые товары, то она должна компенсировать ему затраты. Инспекторы не имеют никаких претензий к затратам в налоговом учете. Одновременно с этим необходимо предоставить заявление рабочего и приказ о возмещении затрат.

Отдельным инспекциям достаточно этих документов. Но остальные требуют и общий приказ по организации о порядке возмещения затрат. В сложившейся ситуации в целях безопасности, необходимо иметь в наличии такой приказ. Более того он позволит избежать неприятных ситуаций. К примеру, работник может приобрести товар, в котором организация не нуждается.

Существуют некоторые случаи, когда работники должны приобретать товары для предприятия, заранее не получив финансы под отчет.

В непременном порядке следует регламентировать алгоритм возмещения расходов:

• В течение какого срока работник должен принести заявление о возмещении расходов, а также подтверждающие документы?
• Срок компенсации затрат.

В приказе фиксируется максимальная сумма покупок, которую рабочий осуществляет за свои финансовые средства с дальнейшим возмещением расходов. Работники обязаны ознакомиться с приказом, и поставить подпись.

Приказ о возмещении расходов на медосмотр сотрудников

Сотрудники, которые работают с условиями повышенной опасности, обязаны проходить медосмотры за счет предприятия. За сотрудниками сохраняется средний заработок во время прохождения медосмотра.

Существуют три вида обязательных медосмотров:

• Предварительные медосмотры осуществляются при трудоустройстве работников.
• Периодические медосмотры проводятся на протяжении всего срока работы.
• Внеочередные медосмотры, которые проводятся по просьбе работника.

Приказом Минздрав соцразвития России устанавливаются нормы проведения финансирования медосмотров.

В ситуации, когда сотрудник тратит свои средства на нужды организации или командировку . Компания должна возместить сотруднику эти расходы. Для этого нужно правильно составить приказ о возмещении расходов.

В последние годы неоднократно появлялась информация о разработке законопроектов, авторы которых хотели заставить работодателей платить НДФЛ с доходов своих работников не по месту постановки на учет работодателя-налогового агента, а по месту жительства каждого сотрудника. Недавно ФНС высказалась резко против подобных идей.

Размер командировочных расходов в 2017 году: суточные

Обязанностью каждого работодателя является оплата направляемому в командировку работнику командировочных расходов, предусмотренных трудовым законодательством. К числу таких командировочных расходов законодатель относит суточные. Выплата работнику суточных направлена на компенсацию его дополнительных расходов, возникающих в связи с тем, что работник в командировке находится вне своего постоянного места жительства. Командировочные расходы (суточные) в 2017 году выплачиваются работодателем в размере, установленном на основании ст. 168 Трудового кодекса РФ .

Как определяются нормы командировочных расходов в 2017 году в бюджетных организациях?

Для работников федеральных органов государственной власти и бюджетных организаций, финансируемых из федерального бюджета, размер суточных устанавливается Правительством РФ. По общему правилу размер суточных для данных сотрудников при командировках по территории России составляет 100 рублей за каждый день нахождения в командировке (п. 1 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729). По решению работодателя данный размер суточных может быть увеличен, но при условии, что сумма суточных, превышающая установленные 100 рублей, будет выплачиваться за счет имеющейся экономии бюджетных средств (п. 3 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729). Норма суточных командировочных расходов в 2017 году при загранкомандировках вышеуказанных работников установлена постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 в зависимости от того, в какую страну направляется работник.

Для работников региональных и муниципальных органов власти, а также для работников организаций, финансируемых из бюджета субъекта РФ или муниципального бюджета, размер суточных устанавливается в порядке, предусмотренном соответственно региональными нормативными актами и нормативными актами местного уровня (ч. 3 ст. 168 Трудового кодекса РФ).

Как устанавливаются нормы суточных при командировках в 2017 году в небюджетных организациях?

Для работников внебюджетного сектора размер суточных командировочных расходов устанавливается внутренними документами, действующими в организации. Величина выплачиваемых работнику суточных может быть установлена в одном из следующих документов (ч. 4 ст. 168 Трудового кодекса РФ):

• в коллективном договоре, заключаемом между работодателем и представителями работников;
• в локальном нормативном акте работодателя.

Если коллективный договор в вашей организации не заключен, то работодатель может установить величину суточных в положении о служебных командировках или издать отдельное распоряжение или приказ о суточных в командировке.

По общему правилу установленные работодателем суточные подлежат оплате за каждый день, когда работник был в служебной командировке. Однако данное правило имеет определенные исключения. В частности, если работник был направлен в однодневную командировку, командировочные расходы (суточные) возмещаются работодателем в зависимости от того, где расположена организация, в которую направляется работник, — на территории нашей страны или за границей. При однодневной командировке по России суточные не начисляются и не подлежат выплате работнику (). И наоборот, если работник, направленный в служебную командировку за границу, возвращается тем же днем на территорию РФ, суточные выплачиваются работнику в размере 50% от суммы суточных, установленных при загранкомандировках (

Командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение - это документ, выдаваемый сотруднику на время выполнения им служебных обязанностей вне постоянного места работы. Он служит оправданием о месте и времени нахождения в командировке и прилагается к авансовому отчету для начисления суточных и учета командировочных расходов.

Бланк командировочного удостоверения утвержден Постановлением Госкомстата РФ 05.01.2004 г. и входит в альбом унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты под названием - форма № Т 10.

Форма Т10 выписывается в единственном экземпляре кадровой службой организации на основе приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме Т-9 - подпись руководителя и печать организации при этом обязательны. В связи с тем, что командировочное удостоверение № т 10 служит подтверждением пребывания сотрудника в служебной командировке, этот документ должен быть предъявлен в каждом пункте назначения и заполнен на оборотной стороне соответствующими отметками о дате и времени прибытия и выбытия, которые также заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Помимо приказа и командировочного удостоверения служебная командировка должна сопровождаться документом по форме №Т-10а - Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. Однако специалисты налогового ведомства и Минфин в своем Письме N 03-03-06/2/89 от 23/05/2007 утверждают, что составление Командировочного удостоверения по форме N т-10 необходимо и может быть отменено только в случае, если сотрудник возвращается из командировки в день отъезда.

С 1 января 2008 г. вступила в силу поправка к статье 217 Налогового Кодекса РФ, согласно которой размер командировочных расходов на всей территории РФ для организаций всех форм собственности устанавливается в размере 700 рублей в сутки. При этом исходя из арбитражной практики от налогообложения НДФЛ освобождаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных внутренними документами организации. Таким образом, после возвращения из командировки сотрудник должен составить авансовый отчет по форме № АО-1 с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих командировочные расходы.

Оформление командировочного удостоверения (Т-10)

Командировочное удостоверение – это документ, которые позволяет подтвердить факт нахождения работника в командировке по месту назначения. Заполняется он с использованием унифицированной формы Т-10, скачать бланк которой можно в конце статьи. В данной статье рассмотрим заполнение командировочного удостоверения на примере формы Т-10, скачать образец можно ниже.

В этой статье мы говорили о том, что командировка – это служебная поездка для выполнения определенного задания, оформляется он с помощью определенных документов, к которым относятся приказ на командировку (скачать образец приказа Т-9), служебного задания (скачать образец задания Т-10а), авансового отчета АО-1 и командировочного удостоверения по форме Т-10. В данной статье подробнее остановимся именно на оформлении последнего документа.

Изменения с год: оформлять командировочное удостоверение и служебное задание больше не нужно. Подробности читайте здесь.

Образец командировочного удостоверения Т-10

Бланк командировочного удостоверения дается работнику перед отъездом в поездку – это двухсторонний бланк, содержащий сведения о самой командировке, работнике, который в нее направлен, и посещенных местах по месту назначения.

В бланке Т-10 на лицевой его части нужно заполнить следующие реквизиты:

Указанные выше сведения могут быть заполнены непосредственно в организации еще до отъезда.

На оборотной стороне бланка командировочного удостоверения вносятся данные обо всех местах, в которых побывал работник, эти данные вносятся уже в процессе поездки.

Первая запись будет выполнена в организации работодателя, то есть в месте, из которого отъезжает работника – пишется название организации, дата, должность, подпись и ФИО лица, внесшего эту запись, ставится печать.

Далее, приехав по месту назначения, сотрудник приходит в организацию, в которую он направлен, ответственное лицо ставит отметку о том, что работник прибыл – также пишется название организации, должность, ФИО и подпись ответственного лица, ставится печать. Данная запись делается в день приезда работнику в эту организацию.

В день отъезда из этой организации ниже будет сделана еще одна запись, о том, что работник выбыл.

Такие записи должны вносится в каждом месте, в котором побывает командируемый.

Последняя запись будет сделана у работодателя, которая подтвердит, что работник вернулся в обозначенный день.

Как заполнить бланк командировочного удостоверения Т-10, можно посмотреть ниже, скачав образец по ссылке.

Все командировочные удостоверения подлежат обязательной регистрации в журнале, образец которого можно скачать тут.

Скачать образец заполнения командировочного удостоверения – ссылка.

приказ на выплату командировочных

Девчонки, всем привет.

О возмещении расходов по командировкам

В целях упорядочения расходов на командировки, в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 и главой 25 НК РФ «Налог на прибыль организаций»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Бухгалтерии:

1.1. Возмещать командированному работнику расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также выплачивать суточные в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ.

1.2. С 20 мая 2005 года оплату суточных по России производить в размере 300 рублей за каждый день нахождения в командировке, сверхнормативные расходы по оплате суточных возмещать за счет собственных средств предприятия. Оплату найма жилого помещения – по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами.

1.3. Суточные выплачивать командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути. Днем отъезда считать день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.), а днем приезда – день прибытия указанного транспорта.

1.4. На расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику относить:

Стоимость билета на самолет, поезд и т.д.;

Расходы по оплате услуг по предварительной продаже (бронированию) билетов;

Расходы по оплате за пользование в поездах постельными принадлежностями;

Расходы по проеду транспортом общего пользования к станциям (вокзалу, аэропорту), если они находятся за чертой населенного пункта;

Расходы по оплате страховых платежей по обязательному страхованию на транспорте.

2. Лицам, получившим наличные деньги под отчет, не позднее 3-х рабочих дней со дня возвращения из командировки, предъявлять в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и производить окончательный расчет по ним.

Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Каков порядок заполнения формы № Т-10

Итак, мы уже выяснили, что работник направляется в командировку на основании приказа. После этого ему должно быть выписано командировочное удостоверение, которое фиксируется в специально предназначенном для этого Журнале регистрации.

Бланк форма Т-10 выписывается отделом кадров или бухгалтерией организации вручную или с помощью печатных устройств в единственном экземпляре. При этом подлежат заполнению до отбытия работника в командировку лишь поля на лицевой стороне бланка.

Заполняется наименование организации в соответствии с уставными документами, её код ОКПО, вписывается номер командировочного удостоверения в соответствии с записью в Журнале регистрации и дата его составления.

В следующей строке указываются анкетные данные сотрудника, направляемого в командировку и, при наличии, его табельный номер. После указывается структурное подразделение, где числится работник, и его должность.

Ниже вписываются страна, город и название компании, куда направлен командированный, и его задание в данной поездке, которое копирует цель командировки из приказа.

Затем вписывается число дней пребывания прописью без учета времени в пути, даты начала и окончания командировки из приказа (где день убытия будет первым днем, а день возвращения – последним), данные о паспорте командированного лица.

После заполнения всех этих полей командировочное удостоверение подписывается у руководителя организации и выдается работнику.

Образец заполненного командировочного удостоверения

Оборотная сторона бланка не содержит ничего, кроме отметок о выбытии и отметок о прибытии «из» и «в» пункты, указанные в задании на командировку.

Первая отметка сверху слева ставится в организации, направляющей работника в командировку.

Каждая такая отметка состоит из наименования организации прибытия/выбытия, города ее нахождения, фамилии и подписи лица, уполномоченного подписывать эти документы, круглой печати или специальной печати для командировочных удостоверений.

Поля заполняются последовательно по пути следования командировочного лица.

Последняя отметка на оборотной стороне права внизу будет поставлена в первом пункте выбытия, то есть в организации, направившей сотрудника в командировку.

После бланк Т-10 со всеми сопутствующими документами и авансовым отчетом сдается в бухгалтерию для окончательного расчета сумм, потраченных на выполнение служебного задания.

В случае направления работника в командировку за пределы Российской Федерации можно не выписывать командировочное удостоверение. Даты для расчета в такой ситуации логично получить из отметок в заграничном паспорте. Для этого по окончании такой командировки нужно сделать ксерокопию страниц загранпаспорта со всеми отметками о пересечении границ и приложить их к авансовому отчету о поездке. Кроме того, необходимо приложить все проездные документы, где также указаны все даты выбытия и прибытия.

Одна командировка по закону не может длиться более 40 календарных дней. В то же время ежели выезд и возвращение запланированы в пределах одного дня, то командировочное удостоверение тоже можно не выписывать (разъяснение в письме Минфина РФ № 03-03-06/2/45 от 24 апреля года).

Образец заполнения командировочного удостоверения в РФ Reviewed by nalogov on Мар 23. Унифицированная форма № Т-10 «Командировочное удостоверение» утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05 января 2004 года. Это первичный документ бухгалт Унифицированная форма № Т-10 «Командировочное удостоверение» утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05 января 2004 года. Это первичный документ бухгалт Rating: 0

Оформление и содержание приказа о возмещении командировочных расходов

Приказ о возмещении расходов оформляется по окончании командировки в том случае, когда работником потрачены денежные средства сверх выданного аванса.

В любом образце документа должны быть отражены:

Приказ о возмещении расходов регистрируется в журнале регистрации распоряжений по личному составу.

Сроки хранения

Существуют два срока хранения приказов о возмещении работнику расходов: 75 и 5 лет.

В организациях 75 лет хранятся приказы, если они были связаны с отправкой работника в длительные внутрироссийские и зарубежные командировки или связаны с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

5 лет хранятся приказы, если они были связаны с направлением работника в краткосрочные внутрироссийские и зарубежные командировки.