Прошу выдать копию трудовой книжки заявление. Выдача доверенному лицу

Трудовое законодательство предусматривает обязанность работодателя выдавать работнику документы, связанные с работой, и их копии (ст. 62 ТК РФ). Эти документы выдаются работодателем на основании заявления работника. А как написать заявление на выдачу трудовой книжки (копии)?

Трудовая книжка: выдаем оригинал, копию или выписку

Если работник не увольняется, то оригинал трудовой книжки работодатель обязан выдать ему, только если трудовая книжка понадобилась такому работнику для представления в органы социального страхования (обеспечения). В иных случаях работодатель может подготовить для работника или копию трудовой книжки, или выписку из нее. Копия трудовой книжки обычно требуется банком, если гражданин хочет взять кредит.

Оригинал, копия трудовой книжки или выписка из нее представляются работнику на основании его заявления. Выдать такие документы работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней со дня подачи работником соответствующего заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ , п. 7 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). За нарушение срока выдачи трудовой книжки, ее копии или выписки из нее (в случае, если работник пожалуется в трудинспекцию) работодатель и его должностные лица могут быть привлечены к следующей ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

• предупреждение или штраф на должностных лиц, а также работодателя-ИП в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
• штраф на работодателя-организацию от 30 000 до 50 000 рублей.

Копия трудовой книжки или выписка из нее представляется работодателем работнику бесплатно.

Составляем заявление на выдачу копии трудовой книжки

Заявление для выдачи трудовой книжки на руки, копии трудовой книжки или выписки из нее составляется в произвольном виде. Если запрашивается оригинал трудовой книжки, необходимо указать причину и место последующего представления трудовой книжки. Важно помнить, что при получении на руки оригинала трудовой книжки работник обязан будет не позднее 3 рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю (ч. 4 ст. 62 ТК РФ).

Также важно помнить, что работодатель несет ответственность за учет и хранение трудовых книжек (ч. 3 ст. 66 ТК РФ , п. 45 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). Поэтому при выдаче оригинала трудовой книжки работодателю нужно документально подтвердить такой факт. Например, сделать отметку в книге учета движения трудовых книжек или получить от работника расписку о получении оригинала трудовой книжки. Тем самым работодатель сможет избежать ответственности в случае, если, например, работник свою трудовую книжку потеряет.

Приведем заполненный образец заявления на выдачу трудовой книжки (копии).

(Пока оценок нет)

Трудовая книжка – бланк строгой отчетности, который несет в себе информацию о трудовой деятельности человека. Его главное назначение – фиксировать трудовую деятельность работника для оформления будущих пенсионных выплат. Также этот документ может пригодиться, например, для подтверждения занятости при выдаче банковского кредита или при подаче заявления на загранпаспорт.

Далеко не всегда у работников есть возможность предъявить оригинал книжки. Почти во всех случаях для подтверждения стажа необходима ее копия. В данной статье мы расскажем, в каких случаях ее нужно сделать, а также рассмотрим порядок составления и подачи заявления на ее выдачу. Кроме того, дадим несколько советов, как вести себя при отказе работодателя в предоставлении дубликата.

Сведения о периодах работы могут понадобиться каждому человеку в совершенно разных ситуациях. Вы можете подтвердить их с помощью вашей трудовой книжки. Как правило, данный документ находится у работодателя, поэтому часто приходится делать его ксерокопию. Так, дубликат трудовой книжки может пригодиться в следующих случаях:

• Для оформления пенсии в ПФР;
• При получении визы для поездки в другую страну;
• Для оформления загранпаспорта;
• Чтобы составить резюме;
• Для получения кредитных займов;
• В случае утери документа;
• Для усыновления ребенка.

Этот список ситуаций, конечно, далеко не исчерпывающий. Обычно копию требуют в различных государственных учреждениях или крупных финансовых организациях. Более того, она может быть востребована при втором трудоустройстве, например, для работы по совместительству.

После заключения трудового договора оригинал книжки должен находиться в отделе кадров. Получить доступ к документу можно лишь после увольнения с основного места работы, поэтому имеет смыл требовать от работодателя его копию. Как правильно сделать дубликат трудовой книжки? В первую очередь копируется разворот с личными данными сотрудника, и только потом остальные разделы. Копии каждой страницы должны быть выполнены на отдельном листе и пронумерованы в соответствующем порядке.

Как получить дубликат?

Получить необходимое количество копий трудовой книжки довольно просто. Обращаться с данной просьбой следует непосредственно к своему руководителю, либо к уполномоченным лицам компании – сотруднику кадрового отдела, секретарю или главному бухгалтеру. Для этого необходимо придерживаться следующей инструкции:

• Составить заявление и подать его руководителю компании;
• Получить приказ о выдаче копии;
• Написать в правом верхнем углу титульного листа фразу «Дубликат»;
• Поставить дату выдачи копии;
• Заверить подписями владельца и уполномоченного сотрудника кадрового отдела.

Выдать копию бланка работнику должны не позднее 3 дней с момента подачи заявления. Она должна быть заверена такими записями, как «Копия верна». Кроме того, ее нужно заверить официальной печатью организации. Такой штамп должен находиться на подписи, а также затрагивать часть текста. К тому же, на последней странице дубликата необходимо внести запись «работает по настоящее время». Это нужно для того, чтобы подтвердить факт работы в данной организации. Обратите внимание, что заверенная копия трудовой имеет строго ограниченный период действия. Так, вы можете распоряжаться ее дубликатом лишь в течение месяца после выдачи документа.

Иногда от сотрудника требуют лишь определенные сведения из трудовой книжки, например, данные, касающиеся определенного периода стажа. В этом случает разумнее сделать выписку из документа, то есть, сделать ксерокопии титульной страницы и той, которая нужна владельцу в конкретной ситуации.

Правила составления обращения

Для получения копии необходимо составить письменное заявление о выдаче копии трудовой книжки на имя работодателя. Именно это обращение и станет основанием для ваших дальнейших действий. Специальной формы составления подобных документов не существует, но к их оформлению предъявляют несколько важных требований. Итак, заявление должно содержать следующую информацию:

• Сведения об организации, в которой работает человек;
• ФИО и должность заявителя;
• Просьбу о выдаче копии;
• Дату составления;
• Подпись сотрудника.

Помимо вышеперечисленных условий, сотрудник может указать причину, по которой ему понадобилась ксерокопия трудовой. Например, он хочет устроиться на работу по совместительству в другом предприятии. Нужно помнить, что при отсутствии уважительных оснований работодатель все равно не имеет права отказать своему подчиненному.

Образец

Что делать при отказе?

Если организация по какой-либо причине отказывает вам в предоставлении дубликата трудовой книжки, ее руководитель может быть привлечен к административной ответственности в соответствии с п. 5.27 КоАП РФ . За подобные нарушения ему грозит штраф до 50 тысяч рубле й. К тому же, по требованию подчиненного, суд может взыскать с него и компенсацию морального вреда.

Более того, каких-либо ограничений на выдачу дубликатов трудовой книжки не предусмотрено. В том случае, если вы все же попали в подобную ситуацию, необходимо пожаловаться на начальника в соответствующие инстанции. Сделать это можно несколькими способами: подать претензию непосредственно руководителю организации, обратиться в государственную инспекцию труда или составить исковое заявление в суд.

Иногда бланк нужно предоставить в ПФР или в банк для оформления кредита. Согласно трудовому законодательству, при книжка передается руководителю, который несет ответственность за ее сохранность. Хранится она в организации до момента увольнения сотрудника. Оригинал выдается только в особых случаях. Поэтому, чаще всего, для предоставления по месту требования оформляется ее .

Как получить заверенную ксерокопию трудовой книжки?

Копия книжки - это ксерокопия всех ее страниц. Для ее получения нужно подать заявление на имя руководителя компании, или обратиться с таким заявлением к кадровику. Согласно п.7 ., выдать копию бланка сотруднику должны не позднее трех дней с момента получения его заявления. Если вас интересует, как выглядит заявление о выдаче копии трудовой книжки, образец представлен ниже:

Но иногда в организацию достаточно предоставить лишь данные, касающиеся отдельных периодов, входящих в стаж. В этом случае оформляется выписка из документа, то есть делается ксерокопия первой страницы с личными данными работника и ксерокопия нужной страницы. Это значит, что информация будет предоставлена выборочно.

Как заверяется документ?

Для оформления дубликата трудовой книжки нужно снять ксерокопии всех ее страниц, начиная с титульного листа и заканчивая страницей, где указано место нынешней работы.

Далее необходимо заверить документ. Это может сделать сотрудник отдела кадров. На каждой странице копии делается запись «Копия верна» и указывается дата, когда документ был заверен. Также указывается ФИО, должность и подпись специалиста, ставится печать фирмы (если имеется). Оттиск печати должен находиться на подписи и частично на тексте, но не на пустом поле бланка. Иначе, документ может быть признан недействительным.

На последней странице необходимо внести запись: “(ФИО сотрудника) работает по настоящее время”.

В случае, если на тот момент, когда гражданину понадобился дубликат бланка, но он не работает, для его заверения необходимо обратиться к нотариусу. Он выдаст заверенный документ.

Срок действия заверенной ксерокопии бланка

Заверенная ксерокопия имеет ограниченный срок действия. Например, чаще всего срок действия копии трудовой книжки для банка - месяц после ее оформления. Другие организации, которые могут затребовать документ, всегда предварительно оповещают о сроках действия, которые их устраивают.

В случае, если гражданин сменит работу, копию желательно оформить заново, чтобы в ней была указана актуальная информация. Для этого ее нужно будет взять на новом месте службы.

Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки – образец доступен для скачивания по ссылке, которая содержится в статье. Документ необходимо составить в случаях, когда сотрудник организации или ИП утратил или испортил трудовую книжку, либо в иных случаях, о которых подробнее расскажем ниже.

Основания для получения дубликата трудовой книжки

Основания для выдачи дубликата перечислены в Постановлении Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (п. 31, 33). Там же изложен и порядок, которому необходимо следовать.

Основания для получения дубликата следующие:

1. Порча книжки, например, вследствие воздействия влаги, огня, либо в связи с тем, что книжка стала ветхой от старости.
2. Утеря книжки, либо ее кража.
3. Утрата книжек работодателем, например, ввиду чрезвычайных обстоятельств – взрыва, потопа, и т.д.
4. Наличие в книжке записи об увольнении, либо о переводе, которая признана недействительной по решению суда.

Для выдачи дубликата требуется написать заявление об этом. Оно подается работодателю любым способом – лично; по почте.

Если сотрудник работал в нескольких организациях, заявление должно быть подано по последнему месту службы, даже если он уже уволился и не работает там.

Если документ передается лично работодателю, либо в отдел кадров или иное подразделение, необходимо, чтобы принявшее документ лицо поставило подпись о принятии. Для этого заявление составляется в 2 экземплярах, один из которых остается у сотрудника. На нем и ставится подпись принявшего документ лица.

Если заявление направляется по почте, достаточно осуществить отправку заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.

После получения заявления, работодатель обязан его рассмотреть и принять решение о выдаче дубликата или об отказе в его выдаче в течении 15 дневного срока. Дни календарные.

Как написать заявление на дубликат трудовой книжки?

Форма документа на законодательном уровне не утверждена. В связи с этим, заявление пишется в произвольном виде. В документе отражаются следующие данные:

1. Ф.И.О. сотрудника, его адрес, телефон.
2. Сведения о работодателе – наименование организации, адрес ее места нахождения, Ф.И.О. руководителя, его должность (например, директор или ген. директор).
3. Название документа (заявление), указывается в центре листа.
4. Информация о том, по какой причине сотруднику или бывшему работнику требуется получить дубликат книжки. Например, текст документа может быть составлен следующим образом: «15.01.2013 между мной и ООО «АктПром» был расторгнут трудовой договор № 12 от 12.01.2001 (на основании приказа № 12-П от 15.01.2013). 18.05.2018 года в моем доме по адресу: г. Москва, ул. Новослободская, 12-14 произошел пожар. Вместе с личными вещами сгорела трудовая книжка, выданная мне в ООО «АктПром» 12.01.2001. Прошу оформить и выдать дубликат трудовой книжки». Обстоятельства описываются в произвольном виде. Главное, чтобы была понятна причина, по которой требуется получить дубликат документа.
5. Подпись сотрудника, который подает заявление.
6. Дату подписания заявления.

К заявлению прилагаются документы, которые обосновывают необходимость получения сотрудником дубликата книжки. Например, если решением суда аннулирована запись об увольнении, и у сотрудника в связи с этим обстоятельством возникло желание заменить книжку, необходимо приложить к заявлению копию решения суда.

Отсчет 15 дневного срока для оформления дубликата книжки начинается с момента получения заявления адресатом. Дата вручения – это либо дата получения письма, либо дата передачи заявления на руки.

Таким образом, заявление составляется в определенных Постановлением Правительства № 225 случаях, и требуется для того, чтобы инициировать процедуру выдачи дубликата трудовой книжки.

Большинство работающих граждан после определенного возрастного порога живут в ожидании заслуженного отдыха, так как походы на работу начинают все больше утомлять, но при наступлении данного периода у них появляется непреодолимое желание продолжить трудовую деятельность, так как это увеличивает доходы семьи.

Работодателю в данном случае невзирая на его желания необходимо правильно оформить требуемую к выдаче документацию.

Заявление на выдачу трудовой книжки – это официальное обращение трудящегося к работодателю о выдаче на руки личной трудовой документации.

Такое обращение необходимо для будущего пенсионера, который не собирается увольняться после оформления пенсии. Работодатель в свою очередь в связи с изменениями в законодательстве № 216 ФЗ от 2014 года обязан выдать трудовую книгу на руки для предоставления ее ПФР, так как трудовой стаж несмотря на все отчисления исчисляется только по записям в трудовой книге.

Также заявление в качестве официального требования является защитой для работодателя, в том, что он выдал на руки официальный документ работнику.

Несмотря на то, что выдача в определенных ситуациях книжки на руки сотруднику вменяется работодателю законом, а заявление выступает в качестве основания, специально утвержденной законодателем формы оно не имеет.

Как составить заявление на выдачу трудовой и что делать, если документ не выдали при увольнении – смотрите тут:

Основания для выдачи трудовой книжки

Трудовая книжка работнику может понадобиться во многих случаях:

• При оформлении кредита;
• Загранпаспорта;
• При повышении квалификации;
• Поступлении на заочную форму обучения;
• Оформлении субсидии;
• Оформлении пенсии и подтверждении пенсионного стажа.

Однако не во всех случаях работодатель вправе выдавать именно трудовую книжку, а не выписку из нее или ее копию.

Что представляет собой и как ее получить – узнайте по ссылке.

Важно: согласно законодательству оснований для выдачи трудового документа существует два:

• Выдача трудовой книги при увольнении согласно любому положению закона. Как оформить – читайте по ссылке;
• При оформлении любого вида пенсии для подтверждения трудового стажа.

Расписка в получении трудовой книжки.

Порядок выдачи документа

Выдается документ на основании заявления работника с обязательным внесением записи об этом в регистрационный журнал:

• ФИО сотрудника;
• Дата выдачи;
• Подпись сотрудника.

Ведение такого учета не обязательно, однако этот документ помогает в дальнейшем избежать многих проблем.

После выдачи документа ответственность за его сохранность несет работник. Также он обязан вернуть документ в течение 3 рабочих дней.

При отсутствии журнала для снятия с себя ответственности работодатель может брать у работника расписку, а после возврата документа отдать расписку на руки работнику. Расписка составляется произвольно с содержанием ФИО работника и паспортных данных, а также обязательством вернуть документ в положенное время.

Также заявление обязательно принимает сам руководитель для указания на нем своей резолюции «Выдать».

Вы узнаете, куда клеится голограмма в трудовой книжке и как это сделать правильно.

Образец заявления на выдачу трудовой.

Реквизиты заявления на выдачу трудовой книжки

Важно: формируется документ в произвольной форме, так как нет специально установленного образца, но с содержанием главных моментов.

Заявление должно содержать основные сведения и реквизиты:

1. Шапка документа:

• ФИО руководителя организации;
• ФИО, должность и подразделение заявителя.

1. Слово «Заявление» с указанием причины его составление.
2. Далее указываются следующие данные в полном объеме или выборочно:

• Просьба выдать документ на руки;
• Причина просьбы – предоставление в ПФР;
• Основание – сделать ссылки на соответствующие законодательные акты;
• Указать дату, когда необходима выдача;
• Указать на собственную ответственность на момент выдачи документа;
• Подпись и дата составления.

Важно: руководитель обязан поставить на документе свою резолюцию.

Правила составления

Перед формированием документа не лишним будет узнать в отделе кадров существует ли на предприятии разработанная внутренняя форма документа, если нет тогда можно формировать его произвольно.

Однако и здесь существуют некоторые нюансы которые следует учитывать:

• Изначально следует взять лист формата А4;
• Шапку указать в правом верхнем углу;
• Название документа написать посредине;
• После чего идет изложение просьбы со ссылками на акты.

Важно: в ходе обращения к руководителю следует помнить, что просьба должна быть письменной только на его имя.

Не стоит перегружать его слишком большим набором информации, расписывать в подробностях свою просьбу, достаточно указать, что документ необходим для предоставления в ПФР, но это лучше сделать обязательно, так как уже упоминалось, что трудовая книга выдается не во всех случаях.

Заявление обязательно должно получить от него резолюцию, только на этом основании кадровики выдадут документ.

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Во многих организациях практикуется выдача именно копии трудовой книжки, так как этот процесс сопряжен с меньшими рисками в случае утери документа или отказа работника в его возврате.

Пример заявления на выдачу копии документа.

Для того, чтобы получить копию могут понадобиться:

• Заявление работника;
• Приказ руководителя;
• Трудовая книжка;
• Документация организации;
• Печать.

Для начала всего юридически важного процесса необходимо заявление работника. Составляется документ в произвольной форме, но с соблюдением некоторых правил:

• Также необходимо формировать шапку с указанием основных реквизитов компании и ФИО руководителя и работника, также следует указать должность и подразделение работника;
• После слова «Заявление» необходимо обосновать свою просьбу, указав на необходимость получения книжки;
• Поставив подпись и дату.

После чего руководитель должен одобрить просьбу и издать приказ для кадровых работников о выдаче работнику копии трудовой книги.

После получения приказа кадровики делают ксерокопии или ручные копии каждого листа документа, помечают каждую страницу словом «Верно» и передают руководителю, который также каждую страницу удостоверяет подписью с расшифровкой.

Выдаваемая на руки копия должна содержать все необходимые элементы документа:

• Она обязательно должна выдаваться только руководителем или уполномоченным лицом;
• Визироваться печатью предприятия все страницы;
• И содержать информацию о том, что работник по сей день работает в последней указанной должности и на последнем месте работы.

Необходимость в получении копии происходит при предъявлении документа:

• В органы соцзащиты для получения пособий, также необходима копия, чтобы получить все необходимые данные о стаже, зарплате;
• При оформлении кредита или ипотеки в банк – необходимо подтвердить стаж работы на последнем месте и размер оклада;
• При утере основного документа – наличие заверенной копии ускорит весь процесс восстановления и может занять только один день;
• Для оформления загранпаспорта или при трудоустройстве за границей. вы узнаете, как оформляется справка для получения визы с места работы;
• При работе по совместительству, так как оригинал должен храниться у основного работодателя, а на дополнительном месте работы хотят получить, к примеру, подтверждение квалификации и опыта работы специалиста.

Заключение

Заявление для получения трудовой книжки или ее копии составляется практически в одном формате и стиле, необходимо только указать, что именно требуется с обоснованием причины требований, так как оригинал доступно получить согласно законодательству только для Пенсионного фонда.

В каком порядке выдается трудовая книжка при увольнении – смотрите в этом видео: