Получение дубликатов свидетельств. Кто может восстанавливать документы ООО
По разным причинам у организации может возникнуть потребность в получении дубликатов учредительных документов общества. В силу отсутствия в Федеральном законе "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" норм, регулирующих порядок получения этих документов, у организации могут возникнуть затруднения. В настоящей статье приводится инструкция по получению этих документов на примере общества с ограниченной ответственностью (ООО).
Документами, дубликаты которых можно получить в результате взаимодействия с регистрирующим органом (ФНС), являются:
- Устав Общества.
- Свидетельство о государственной регистрации юридического лица.
- Свидетельство о постановке юридического лица на учет (с указанием ИНН и КПП) .
- Также могут понадобиться решения (протоколы) общего собрания участников или решение единственного участника общества о создании общества.
Чтобы получить дубликат или повторно получить каждый из названный документов, необходимо действовать по следующей схеме. Требуется:
А) подать заявление (запрос) в произвольной форме с соответствующими требованиями,
Б) оплатить государственную пошлину и представить квитанцию об оплате вместе с заявлением,
В) предоставить другие документы по требованию налогового органа.
В любом случае в заявлении должны быть указаны: наименование организации, а также ИНН или ОГРН юридического лица (можно указать оба реквизита) – согласно пункту 7 Порядка ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений и документов (Приказ Минфина от 23.11.2011 № 158н). Последние реквизиты должны быть известны участникам и без утерянных документов, их можно проверить просто на сайте egrul.nalog.ru . Кроме того, в заявлении лучше указать юридический и фактический адреса организации и сведения о руководителе, который подписывает заявление (паспортные данные, адрес места жительства*).
Лучше также указать в заявлении причину обращения за повторной выдачей свидетельства (потеря документов).
Как пошагово применить эту схему к каждому документу:
1. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица получить достаточно просто: составив и подав заявление в ИФНС и уплатив государственную пошлину, согласно п.8 ч.1 ст. 333.33 Налогового Кодекса РФ, в размере 20% суммы госпошлины за регистрацию юридического лица, что на текущий момент составляет 800 рублей. Сделать это можно, в том числе, через сайт ФНС. http://https://service.nalog.ru/
Помимо заявления с названными выше реквизитами в некоторых инспекциях требуют приложить выписку из реестра ЕГРЮЛ на организацию-заявителя, которая бы подтвердила ГРН, то есть номер записи регистрации юридического лица при его создании и дату регистрации (сам номер и дату нужно указать в заявлении). Получение выписки не составляет никакого труда и происходит по той же схеме – подается заявление-запрос и квитанция об уплате пошлины (200 рублей в обычном порядке и 400 рублей, если требуется срочное получение на следующий день). В одном заявлении можно попросить о выдаче нескольких экземпляров выписок из ЕГРЮЛ.
2. Поскольку при регистрации юридического лица в регистрирующий орган предоставляются учредительные документы, один экземпляр устава ООО хранится в ИФНС. Для предоставления Устава ООО потребуется выполнить те же действия – подать в налоговую заявление о выдаче копии устава юридического лица в действующей редакции, приложив квитанцию об оплате госпошлины. Размер пошлины за выдачу копии устава составляет 200 рублей.
3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе выдается повторно также по заявлению организации, сумма госпошлины составляет 200 рублей (п. 132 ч.1 ст. 333.33 Налогового Кодекса РФ).
4. Решения общего собрания участников общества или решения его единственного участника получить в ИФНС несколько сложнее. Во-первых, в регистрационном деле находятся копии этих документов, если ранее они в ИФНС предоставлялись (что является обязательным не всегда). В любом случае в ЕГРЮЛ должно присутствовать решение о создании юридического лица (протокол собрания или решение единственного участника общества). Учредителям и участникам общества может понадобиться этот документ, в частности, по той причине, что в нем зачастую назначается на должность единоличный исполнительный орган общества (генеральный директор), и этот документ запрашивают для проверки полномочий организации как контрагента. Также содержатся в реестре решения участников общества о реорганизации, о внесении изменений в учредительные документы юридического лица. Прочие решения и протоколы отсутствуют в ИФНС, если они не предоставлялись обществом.
Во-вторых, по мнению налоговых органов, ссылающихся на статью 6 Федерального закона «О регистрации…», если в решении собрания содержится информация о паспортных данных (номер, дата выдачи, орган, выдавший документ), то такие решения не могут быть предоставлены любому лицу (Консультация ФНС, 2010 год). Однако если заявитель является лицом, которому эти сведения и так известны, по смыслу указанной нормы, отказа в предоставлении документов быть не должно. Паспортные данные могут содержаться и в учредительных документах и сведениях о месте жителей индивидуальных предпринимателей, но на данные документы ограничение не распространяется в силу прямого указания пункта 2 статьи 6 ФЗ «О регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».
В соответствии с Порядком ведения ЕГРЮЛ, предоставление запрашиваемых документов осуществляется не позднее пяти дней с момента получения запроса. Получить документы может представитель организации, действующий на основании доверенности или сам руководитель.
В Санкт-Петербурге все перечисленные действия можно осуществить через ИФНС № 15.
Вы всегда можете задать нам вопрос по этой теме или обратиться за юридической помощью.
Анастасия Масалова , 2014
Иногда работники просят специалистов кадровой службы . Например, образец заверения копии трудовой книжки 2019 может потребоваться для предоставления в организацию, занимающуюся вопросами социального обеспечения, или в банк для получения кредита.
Частым условием для оформления каких-либо бумаг является подтверждение постоянного заработка. Но так как оригинал выдается только в исключительных случаях, чаще для этой цели используется образец копии трудовой книжки, заверенная работодателем 2019.
Заверить и выдать копию сотруднику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы (ст. 62 ТК РФ ). Чтобы правильно оформить документ, необходимо учесть новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018, о которых мы поговорим далее.
Как заверить трудовую книжку по новым правилам 2019
С 01.07.2018 заверять документ следует, опираясь на новые требования. Поэтому обратимся к ГОСТу Р 7.0.97-2016. Его планировали ввести в действие с 01.07.2017, но Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст .
Согласно новому ГОСТу, правила заверения (вообще в целом, а не только трудовой книжки) теперь напрямую зависят от того, для какой цели человеку нужна копия.
Прежде всего нужно сделать копии всех страниц, на которых имеются записи. Они должны иметь хорошее качество. Если образец заверенной копии трудовой книжки (2019) оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке с указанием места хранения оригинального бланка.
Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2019 году для сторонней организации:
- на документе ставится отметка «Верно»;
- указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;
- указывается дата заверения;
- с 01.07.2018 нужно делать указание на то, где хранится оригинал.
Многие банки требуют, чтобы образец заверения трудовой книжки с 1 июля 2018 года также содержал запись о том, что ее владелец «работает по настоящее время». В новом ГОСТе нет указания на необходимость внесения в документ такой фразы. Но для банков она является дополнительным подтверждением того, что у потенциального заемщика есть постоянный источник дохода, и он сможет вернуть кредит. Поэтому если для кредитной организации важно присутствие этой фразы, ее нужно внести.
Ниже мы разместили образец, как заверить трудовую книжку, работает по настоящее время (2019).
Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа.
Если документ оформляется для использования внутри компании, запись о местонахождении бланка вносить не нужно. Предлагаем вашему вниманию образец, как по-новому заверить трудовую книжку.
Образец заверения трудовой книжки с 2018 года для внутреннего документооборота компании:
- указывается запись «Верно»;
- Ф.И.О., должность, подпись кадровика;
- дата заверения.
Как заверить копию трудовой книжки с 2018 года
С 01.07.2018 внизу копии или выписки из ТК для сторонней организации под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение оригинального документа. Запись может выглядеть следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)». Как правильно должно быть оформлено заверение? Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года смотрите ниже.
Где можно заверить документ
Если человек работает, для ее получения ему нужно обратиться с заявлением в отдел кадров предприятия, на котором он трудится. Также выдать ксерокопию может бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения , а отдел кадров отсутствует. В течение трех дней после получения заявления бумаги должны быть . Отказать в этом ему не имеют права.
В случае если гражданин является безработным, оформить копию ТК ему может нотариус. Для этого нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус копирует необходимые страницы, а затем проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится соответствующая запись.
Ошибки при оформлении документа
Часто встречается следующая ошибка: печать организации захватывает текст или подпись кадровика (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Оттиск печати должен быть расположен по правилам.
Особо надо отметить, что ошибки в копиях неуместны. Также не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно скопировать заново нужные страницы и заверить их должным образом.
Необходимость создания дубликата документа может возникнуть в работе каждого секретаря. Как создать и правильно оформить дубликат документа, расскажем в данной статье.
Из статьи вы узнаете:
По своей сути, назначению и юридическому статусу дублирующий документ мало чем отличается от оригинала. Единственное отличие между ними заключается в том, что дубликат имеет другой порядковый номер и серию. Дублирующий документ издается только в том случае, если оригинал действительно утерян или уничтожен.
В чем разница между дубликатом и копией документа
В отличие от копии, дубликат выдается только в случае утраты или физического уничтожения оригинала. Это первое отличие. Второе отличие - наличие иного порядкового номера и серии. Третье отличие - на дубликате стоит отметка, сделанная путем оттиска специального с надписью: "Дубликат". Четвертое, и, пожалуй, самое главное отличие, заключается в том, что дублирующий документ обладает юридической силой, равной оригиналу, а копия - нет.
Копия - это просто буквальное воспроизведение оригинала с помощью копировального аппарата, сканера или от руки. У копии, естественно, будут те же серия и номер, что у оригинала.
Конечно, копия документа в некоторых случаях тоже может иметь юридическую силу. Для этого она должна быть соответствующим образом заверена и иметь необходимую отметку.
Дубликат полностью заменяет деловую бумагу, выданную раннее. При этом важно иметь в виду, что все иные версии документа, оформленные ранее, после выдачи дубликата, теряют свою юридическую силу и становятся недействительными (в случае, если они обнаружатся).
Порядок работы с дубликатами
Порядок выдачи дубликата деловой бумаги строго регламентирован законодательством. Инициировать данный процесс должен документ, в котором будет дано обоснование выдачи дублирующей бумаги. Обычно на предприятии в случае утраты или уничтожения оригинала специальная комиссия составляет акт , в котором излагаются причины утраты. Кроме того, в акте должны быть указаны наименование утраченной деловой бумаги, ее номер, серия, дата выдачи, содержание, а также состав комиссии, зафиксировавшей данный факт.
Составленный акт должен быть подписан председателями и членами комисси. Далее его должен утвердить генеральный директор компании. Подписанный и утвержденный акт приобщается к дубликату утраченного оригинала и предается на хранение. Обратите внимание, что в номенклатуре дел предприятия в разделе "Примечания" должна быть сделана запись о том, что вместо оригинала деловой бумаги выдан ее дублирующий документ.
Создание комиссии и составление акта - это только первый этап оформления дубликата. Следующим этапом станет принятие мер по восстановлению документов. Эту работу проводят как члены комисси, так и сотрудники того структурного подразделения, в котором были утеряны или по какой-либо другой причине утрачены деловые бумаги.
Подчеркнем еще раз, что когда процедура восстановления будет завершена, дублирующий документ (а в отдельных случаях и копия, заверенная надлежащим образом) будет храниться на тех же основаниях и в том же отделе, что и утраченный оригинал. Наличие отметки в примечаниях к номенклатуре дел предприятия является обязательным условием такого хранения.
Какие документы подтвердят стаж работы
В дублирующий документ вносятся сведения, взятые из документов, подтверждающих факт осуществления трудовой деятельности или стаж сотрудника:
- трудовые соглашения, заключенные на предыдущих местах работы;
- заверенные надлежащим образом копии приказов или выписок;
- справки, которые подтверждают факт осуществления трудовой деятельности на предыдущих местах работы, а также справки из архива;
- решения судебных органов, устанавливающие трудовой стаж.
В случае необходимости подтверждения факта осуществления трудовой деятельности и ее продолжительности (стажа) в организации, которая была ликвидирована, запрос направляется в архивное учреждение.
В случае отсутствия необходимой информации в архиве , сотруднику надлежит обратиться в судебные органы с соответствующим заявлением. Например, о подтверждении времени работы в той или иной компании.
Важно еще до обращения в суд выяснить, была ли организация ликвидирована или реорганизована. В последнем случае за всей необходимой информацией нужно обращаться к правопреемнику реорганизованной компании.
Подлинники деловых бумаг, подтверждающих стаж работы в других организациях, необходимо вернуть сотруднику после снятия с них копий. Копии необходимо заверить. Заверяющая надпись должна содержать соответствующие реквизиты, слово "Верно", должность и ФИО лица, удостоверившего копию, расшифровку подписи, дату заверения.
Как оформляют дубликат
После письменного обращения сотрудника к работодателю последний обязан выдать ему дубликат трудовой книжки. В заявлении обязательна должна быть указана причина обращения. В том случае, если оригинал испорчен, он должен быть приложен к документу, а в самом тексте об этом должна быть сделана отметка.
Иногда заявление оформляется в двух экземплярах, в таком случае на одном из них нужно поставить отметку о получении. Такая отметка поможет предотвратить споры о сроках выдачи дублирующего экземпляра.
Согласно Правилам дублирующий экземпляр должен быть изготовлен и выдан на руки в двухнедельный срок. Если сотрудник, который обратился с заявлением, является действующим сотрудником, то документ выдается ему на руки в момент увольнения.
Как и в случае других дублирующих документов, на первой странице должен стоять оттиск штампа "Дубликат". На этой же странице приводятся данные о работнике. Ниже представлен образец.
Далее в дубликат трудовой книжке вносятся данные об общем или непрерывном стаже работы до начала трудовых отношений с нынешним работодателем. Стаж подтверждается соответствующими бумагами. Потом вносятся данные о текущем месте работы и награждениях.
Если до начала осуществления трудовой деятельности в данной организации работник уже работал, то в графе "Сведения о работе" сверху вносятся данные об общем или непрерывном трудовом стаже. Запись имеет следущий формат: общее количество лет, месяцев, дней работы. Ниже приведен образец заполнения. Названия организаций, должности и периоды работы при указании данных о стаже не указываются. Далее тот стаж, который подтвержден документами, указывается по отдельным периодам работы.
На заметку
После того, как будет оформлен дубликат трудовой книжки, не забудьте внести сведения о нем в соответствующую книгу учета.
Дата приема на работу вносится в графу 2, а наименование компании, в которой сотрудник осуществлял трудовую деятельность, - в графу 3. В ней же нужно указать отдел, должность, специальность и профессию с уточнением квалификации. Если сотрудник был переведен на другую позицию в рамкой одной и той же компании, то об этом должна быть сделана запись.
Сведения об увольнении вносятся в графу 2, а в графу 3 - причины этого увольняя. Эти данные вносятся только в том случае, если они есть в тех бумагах, которые предоставил сотрудник. В графе 4 дается информация о номер приказа, которым был оформлен прием на работу или увольнение.
Особенности оформления дубликатов
Оформление дубликата зависит от причин, которыми вызвана необходимость его получения сотрудником. Например, если книжка была порвана или обгорела, то данные из нее просто переписывают в дубликат.
Если запись о прекращении трудовых отношений была признана недействительной, то в дублирующий документ также переносят все данные, кроме тех, которые были признаны недействительными.
Если массовая утрата трудовых книжек произошла вследствие чрезвычайной ситуации, то дублирующие документы оформляются на основании специального акта комиссии. Данная комиссия создается решением регионального исполнительного органа при участии руководства организации и заинтересованных сторон.
Стаж в этом случае может быть подтвержден справкой, билетом профсоюзного органа, а также показаниями свидетелей (не менее двух).
На предприятие обратился бывший сотрудник. В 2004 году он покупал акции нашего предприятия. Оплачивал наличными денежными средствами через кассу. Сейчас он просит выдать ему дубликат кассовых документов. Руководство предприятия и бухгалтерии сменилось. Каким образом правильно дубликаты?Расшифровки подписей должны быть нынешнего руководства?
На дубликате должны быть подписи тех специалистов, которые расписывались на оригинале. Поэтому в данном случае, вы можете выдать сотруднику копии кассовых документов.
Дубликат - повторный экземпляр подлинника, но в нем может не быть необходимой информации. К примеру, фамилий и подписей руководителя и главбуха, если прежние специалисты уволились.
Копия - это документ, который полностью воспроизводит информацию с подлинника. Это следует из пункта 2.1.29 Госстандарта, утвержденного .
То есть бывшему сотруднику можно предоставить заверенные копии. Заверяют копию следующим образом. Ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой (инициалы, фамилия), и дату заверения (п. 3.26 ГОСТ Р 6.302003).
Обоснование
«…Контрагент потерял “первичку” и просит у нас заверенные копии за три года...»
Налоговики
Екатерина Воробцева, советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса
- Все документы для проверки надо представить в виде заверенных копий. Копия - это документ, который полностью воспроизводит информацию с подлинника. Это следует из пункта 2.1.29 Госстандарта, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27.02.98 № 28 . Значит, контрагент сможет подтвердить операции, только если ваша компания представит ему заверенные копии. Дубликат - повторный экземпляр подлинника, но в нем может не быть необходимой информации. К примеру, фамилий и подписей руководителя и главбуха, если прежние специалисты уволились.*
Елена Мелконян, советник государственной гражданской службы РФ 1-го класса:
- В Налоговом кодексе нет порядка восстановления утраченных документов. Значит, компания вправе сама решить, как действовать - либо оформить заверенные копии, либо дубликаты. Если у нее ведется компьютерный учет и все базы сохранены, достаточно распечатать документы заново. Главное, чтобы восстановленные документы с обеих сторон были скреплены печатями и подписаны сотрудниками, уполномоченными на это на момент совершения сделки.
Наше мнение
Светлана Ковалевская, зам. руководителя отдела бухучета и налогообложения «УНП»:
- Ни в одном законе нет правил восстановления утерянных документов. Так что допустимы копии и дубликаты. Однако из-за дубликатов у покупателя могут возникнуть проблемы. К примеру, если подписи на дубликате не соответствуют оригиналам в связи с увольнением сотрудников. При таких недостатках доказать факт совершения сделки удается только в суде (определение ВАС РФ от 20.04.09 № 4405/09).* Поэтому, чтобы не портить отношения с покупателем, можно выполнить его просьбу и заверить копии. В будущем, чтобы избежать споров с контрагентами и их неожиданных требований, стоит включить в договоры условия о порядке представления «первички» и ее дубликатов.
