Дубликат трудовой книжки: образец заполнения. Кто выдает дубликат
Положение
о порядке выдачи дубликатов аттестатов об основном общем и среднем общем образовании в МБОУ «СОШ №8» НМР РТ
1 . ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Настоящий Порядок разработан в соответствии с ч. 4 ст. 60 Федерального закона от 29 декабря 2012 г. N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», Приказом МОиН РФ от 14.02.2014 № 115 «Об утверждении Порядка заполнения, учета и выдачи аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и их дубликатов».
Настоящий порядок устанавливает правила выдачи дубликатов документов государственного образца об основном общем и среднем общем образовании.
Дубликат аттестата и дубликат приложения к аттестату выдаются:
взамен утраченного (поврежденного) аттестата и (или) приложения к аттестату;
взамен аттестата и (или) приложения к аттестату, содержащего ошибки, обнаруженные выпускником после его получения;
лицу, изменившему свою фамилию (имя, отчество).
В случае утраты (повреждения) только аттестата либо в случае обнаружения в нем ошибок после получения его выпускником выдаются дубликат аттестата и дубликат приложения к нему, при этом сохранившийся подлинник приложения к аттестату изымается и уничтожается в установленном порядке.
В случае утраты (повреждения) только приложения к аттестату либо в случае обнаружения в нем ошибок после его получения выпускником взамен выдается дубликат приложения к аттестату, на котором проставляется нумерация бланка сохранившегося аттестата.
1.7. В случае реорганизации организации, осуществляющей образовательную деятельность, дубликат аттестата и (или) дубликат приложения к аттестату выдается организацией, осуществляющей образовательную деятельность, являющейся правопреемником.
1.8. В случае ликвидации организации, осуществляющей образовательную деятельность, дубликат аттестата и (или) дубликат приложения к аттестату выдается организацией, осуществляющей образовательную деятельность, определяемой органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, осуществляющим государственное управление в сфере образования, или органом местного самоуправления, осуществляющим управление в сфере образования, в ведении которых находилась указанная организация, в соответствии с настоящим Порядком.
1.9. Дубликаты аттестата и приложения к нему оформляются на бланках аттестата и приложения к нему, применяемых организацией, осуществляющей образовательную деятельность, на момент подачи заявления о выдаче дубликатов.
ОФОРМЛЕНИЕ В КНИГЕ РЕГИСТРАЦИИ ВЫДАННЫХ ДОКУМЕНТОВ
Выдача нового аттестата или приложения взамен испорченного или утерянного фиксируется в Книге регистрации выданных документов за новым номером учетной записи (аттестаты, выданные в течение одного года, имеют сквозную нумерацию).
В случае, если первым в текущем учебном году выдается дубликат аттестата, а затем выдаются аттестаты выпускникам текущего учебного года: дубликат будет вписан за №1, ниже подпись директора и печать школы. Список выпускников текущего года начинаем с № 1. Сквозная нумерация для выпускников текущего учебного года. Если после выдачи аттестатов выпускникам этого года опять придётся выдавать дубликат, то он также пойдёт за №1.
При выдаче одновременно нескольких дубликатов аттестатов (в ОДНОМ приказе по школе их два и более): дубликаты аттестатов записываются под номерам 1, 2 и т.д., а затем подпись директора и печать (один раз)
Если в течение одного учебного года выдаем несколько раз дубликаты аттестатов: каждый раз они начинаются с №1.
В случае, если нумерация выпускников текущего года прерывается дубликатом, например в школе 8 выпускников и 2 остались на осень: нумерация пойдет № 1- 23 (подпись директора и классного руководителя), № 1 – дубликат (подпись директора), № 24-25 (подпись директора и классного руководителя)
При обнаружении ошибок, допущенных при заполнении аттестата или одного из приложений, в год окончания выпускником организации, осуществляющей образовательную деятельность:
Напротив ранее сделанной учетной записи делается пометка «испорчен, аннулирован, выдан новый аттестат» с указанием номера учетной записи аттестата, выданного взамен испорченного
ДУБЛИКАТ
Напротив новой учетной записи делается пометка «дубликат» с указанием номера учетной записи оригинала аттестата и даты выдачи оригинала (Приложение 1)
На бланках титула аттестата и приложения справа в верхнем углу указывается слово "ДУБЛИКАТ".
Если испорчено только приложение к аттестату - взамен выдается дубликат приложения, на котором проставляются номер сохранившегося аттестата и дата выдачи дубликата приложения
Уполномоченное лицо организации, осуществляющей образовательную деятельность, выдавшее аттестат назначается приказом директора.
При утере аттестата:
Напротив ранее сделанной учетной записи делается пометка «утерян, аннулирован, выдан новый аттестат» с указанием номера учетной записи аттестата, выданного взамен испорченного
ДУБЛИКАТ
Напротив новой учетной записи делается пометка «дубликат» с указанием номера учетной записи оригинала аттестата и даты выдачи оригинала (Приложение 2)
Каждая запись о выдаче дубликата аттестата, дубликата приложения к аттестату заверяется подписью руководителя организации, осуществляющей образовательную деятельность, выдавшей аттестат, и скрепляется печатью организации, осуществляющей образовательную деятельность.
Дубликаты аттестата и приложения выдаются на бланках образца, действующего в период обращения о выдаче дубликата, независимо от года окончания выпускником образовательного учреждения.
В дубликате аттестата после фамилии, имени, отчества (при наличии) указывается год окончания и полное наименование того образовательного учреждения, которое окончил выпускник, ставится дата выдачи дубликата аттестата.
ДОКУМЕНТЫ, ПРЕДОСТАВЛЯЕМЫЕ В УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ ДЛЯ ПОЛУЧЕНИЯ БЛАНКА ДУБЛИКАТА
При потере аттестата :
Ходатайство на имя начальника управления образования с просьбой выдать дубликат аттестата взамен утерянного (Приложение 3);
Заявление выпускника на имя директора школы с полным объяснением обстоятельств, приведших к потере аттестата;
Газета с объявлением об утере аттестата на русском языке (Приложение 4);
Справка из полиции или пожарной части, подтверждающие факт утери или порчи аттестата;
Копия личного дела выпускника или Книга регистрации выданных документов об ООО или СОО.
Приказ по школе о создании комиссии по выдаче дубликата (Приложение 5);
Приказ по школе о выдаче дубликата аттестата об образовании;
Акт о выдаче дубликата выпускнику (Приложение 6);
. Испорченный аттестат
Ходатайство на имя начальника управления образования с просьбой выдать бланк аттестата взамен испорченного (Приложение 7);
Заявление выпускника на имя директора школы: при порче аттестата или приложения, при обнаружении ошибки, допущенной при заполнении, - с изложением обстоятельств и характера повреждений, исключающих возможность дальнейшего использования или указанием допущенных ошибок, с приложением поврежденного (испорченного) аттестата или приложения, которые уничтожаются в установленном порядке;
Приказ по школе о создании комиссии по уничтожению испорченного документа об образовании (Приложение 8);
Испорченный бланк аттестата или приложения;
Акт на списание испорченного аттестата и приложения к аттестату (Приложение 9).
Приказ по школе о выдаче дубликата аттестата или приложения.
Приложение 1
Оформление дубликата аттестата взамен испорченного
| Номер учетной записи | | Дата рождения выпускника | Нумерация бланка аттестата | | | | Подпись получателя аттестата | Дата выдачи аттестата |
|||||||
| Русский язык | Литература | Математика | Татарский язык и т.д. | ||||||||||||
| Дубликат взамен испорченного подлинника аттестата №___, выданного ___ (числа), ___ (месяца) 20__ года, номер учетной записи оригинала ____ |
|||||||||||||||
| № 1 | ФИО | 11.02.1997 | 01618000 | Оценки не пишем | 17.06. | | 30.06. |
||||||||
Приложение 2
Оформление дубликата аттестата взамен утерянного
| Номер учетной записи | Фамилия, имя, отчество (при наличии) выпускника | Дата рождения выпускника | Нумерация бланка аттестата | Наименование учебных предметов и итоговые отметки выпускника по ним | Дата и номер приказа о выдаче аттестата | Подпись уполномоченного лица организации, осуществляющей образовательную деятельность, выдавшего аттестат | Подпись получателя аттестата | Дата выдачи аттестата |
||||||
| Русский язык | Литература | Математика | Татарский язык и т.д. | |||||||||||
| Дубликат взамен утерянного подлинника аттестата №___, выданного ___ (числа), ___ (месяца) 199_ года, номер учетной записи ___ |
||||||||||||||
| № 1 | ФИО | 03.03.1979 | 01618000 | Оценки не пишем | 17.09. | Назначается приказом директора | 30.09. |
|||||||
Приложение 3
ходатайство.
Прошу Вас выдать дубликат аттестата о среднем общем образовании и приложение к нему взамен утерянного (16АБ № 0066848, выданного 21 июня 2013 года) выпускнику средней школы № ___г. Нижнекамск РТ _______ФИО выпускника.
«___» _____ 20__г.
Директор средней школы № ___ ФИО
Приложение 4
Текст объявления в газете об утере аттестата:
Аттестат (серия) номер о среднем (полном) общем образовании, выданный в 200_ году выпускнику средней школы №__ г. Нижнекамск РТ ФИО (полностью
) считать недействительным.
Аттестат (серия) номер об основном общем образовании, выданный в 200_ году выпускнику средней школы №__ г. Нижнекамск РТ ФИО (полностью)
считать недействительным.
Приложение 5
РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН
от ________20__ г. № ___
О создании комиссии по выдаче дубликата
аттестата о среднем общем образовании
В связи с утерей аттестата о среднем общем образовании (16АБ № 0066848, выданный 21 июня 2013 года) выпускником 20__ года ___ФИО выпускника
во время перевода из одного высшего учебного заведения в другое
ПРИКАЗЫВАЮ
Создать комиссию по выдаче дубликата аттестата о среднем общем образовании (16АБ № 0066848) ФИО выпускника в составе:
ФИО, оператора ЭВМ;
ФИО, секретаря-делопроизводителя.
Ходатайствовать перед управлением образования о выдаче дубликата аттестата о среднем общем образовании и приложения к нему взамен утерянного.
Контроль за исполнением приказа оставляю за собой
Директор ФИО
Приложение 6
о выдаче дубликата аттестата о среднем общем образовании
по МБОУ «СОШ №8» НМР РТ
от «___» _____ 20__ года
Мы ниже подписавшиеся, заместитель директора по УР (ФИО), оператор ЭВМ (ФИО), секретарь-делопроизводитель (ФИО) составили настоящий акт о том, что аттестат о среднем общем образовании 16АБ № 0066843, выданный 21 июня 2013 года выпускнику средней школы № 8 г. Нижнекамск РТ ФИО выпускника
был утерян и вместо него был выдан дубликат аттестата _____________________________
Приложение 7
ходатайство.
Прошу Вас выдать дубликат аттестата об основном общем образовании и приложения к нему взамен испорченного выпускнице 2014 года средней школы №8 __ ФИО выпускника. При заполнении аттестата об основном общем образовании 01618000075259 и приложения к нему у данного выпускника была неправильно написана дата выдачи документа.
«___» _____ 20__г.
Директор МБОУ «СОШ №8»НМР РТ ФИО
Приложение 8
МБОУ «СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА №8»
НИЖНЕКАМСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН
ПРИКАЗ
от __________20__ г. № ___
О создании комиссии по уничтожению
испорченных документов об образовании
В связи с тем, что при заполнении аттестата об основном общем образовании и приложения к нему у выпускницы 2014 года ФИО
была допущена ошибка в дате выдачи аттестата
ПРИКАЗЫВАЮ
Создать комиссию по уничтожению испорченного аттестата об основном общем образовании и приложения к нему в составе:
ФИО, классный руководитель 9Б класса;
ФИО, оператор ЭВМ.
Аттестат 01618000075256 и приложение к аттестату нему уничтожить.
Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Директор ФИО
Приложение 9
на списание испорченного аттестата и приложения к аттестату об основном общем образовании по МБОУ «СОШ №8» НМР РТ
от «__» _____ 20__ года
Мы ниже подписавшиеся, заместитель директора по УР ФИО, классный руководитель 9___ класса ФИО, оператор ЭВМ ФИО, составили настоящий акт о том, что при заполнении 23 июня 2014 года аттестата об основном общем образовании 01618000075256 и приложения к нему ФИО выпускника была неверно указана дата выдачи аттестата, вместо 25 июня 2014 года напечатано 25 июня 2020 года.
Аттестат об основном общем образовании 01618000075256 и приложение к нему подлежат списанию.
В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки? В таких случаях, как:
- утеря трудовой книжки бывшим работником ();
- утеря трудовой книжки работодателем;
- негодность трудовой книжки (если она была испачкана, порвана, обгорела и т.д.);
- внесение в трудовую книжку записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной. В этой ситуации дубликат трудовой книжки оформляется только по требованию работника (п. 33 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);
- массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайного происшествия: катастрофы, стихийного бедствия и т.д. (п. 34 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
Дубликат трудовой книжки при утере
Сначала определимся с тем, кто выдает дубликат трудовой книжки при утере. Как известно, трудовые книжки работников хранятся у работодателей (п. 42 Правил, утв. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Соответственно, сам работник может потерять книжку в период, когда является безработным - т.е. когда уволился с одной работы, но еще не устроился на другую. И в некоторых других случаях, когда работнику организации на время выдается трудовая книжка на руки под расписку. К примеру, для представления в отделение ПФР (ст. 62 ТК РФ).
Так вот, если гражданин потерял свою трудовую книжку, будучи безработным, то оформление дубликата трудовой книжки ложится на плечи его последнего бывшего работодателя (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). А новый работодатель, если таковой будет, этим заниматься не должен. Он может лишь оформить работнику обычную новую трудовую книжку по его заявлению и сделать в ней первую запись о приеме к себе на работу.
Так что если к вам, как к новому работодателю, придет только что принятый на работу сотрудник и спросит, как получить дубликат трудовой книжки при утере, посоветуйте ему обратиться с этим на прежнее место работы.
Порядок оформления дубликата трудовой книжки
Предположим, вы и есть тот самый работодатель, чей бывший работник потерял свою трудовую книжку и теперь пришел к вам с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Утвержденной формы такого заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме.
В такой ситуации вы, как работодатель, должны оформить дубликат в течение 15 дней со дня подачи заявления работником (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Для этого вам понадобятся сведения о предыдущих местах работы вашего бывшего сотрудника. Их вам должен предоставить он. Это могут быть копии его трудовых договоров, справки с предыдущих мест работы, выписки из приказов о приеме на работу, об увольнении (их копии), справки из государственного или муниципального архива.
Как оформить дубликат трудовой книжки (образец)
На новом бланке трудовой книжки:
- на титульном листе в левом верхнем углу указывается «Дубликат». Все основные сведения о работнике заполняются в общем порядке;
- на первом развороте книжки в разделе «Сведения о работе» сначала отражается общий трудовой стаж работника, заработанный им до трудоустройства к вам на работу. Затем в дубликате указываются периоды работы у конкретных работодателей на основании копий документов и справок с предыдущих мест работы, предоставленных работником. При этом записи не нумеруются. Первая нумерация должна появиться в дубликате в строке с записью о приеме на работу этого сотрудника в вашу организацию.
В идеале в дубликате трудовой книжки должны быть восстановлены все сведения о трудовой деятельности сотрудника. Но если каких-то данных нет, к примеру, оснований увольнения с тех или иных мест работы, то вносить их в дубликат со слов работника не нужно (п. 32 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере приведен ниже.
Последний этап - это выдача дубликата трудовой книжки. Дату выдачи необходимо зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69). И в ней же сотрудник должен поставить подпись, свидетельствующую о том, что дубликат книжки он получил.
Если работодатель потерял трудовую книжку или внес в нее не ту запись
Если работодатель потеряет трудовую книжку работника, ему также придется ее восстанавливать. Но в такой ситуации, раз уж вина лежит на работодателе, нужно будет помочь работнику собрать сведения о стаже с его предыдущих мест работы. Например, разослав бывшим работодателям пострадавшего сотрудника запросы о предоставлении соответствующей информации.
В целом, образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам с других мест работы будет выглядеть так же, как и в случае с утерей книжки самим работником.
А еще бывает, что работодатели по ошибке вносят недействительные записи в трудовые книжки своих работников. Такая ситуация - самый простой случай, когда понадобится оформление дубликата трудовой книжки. Образец для его заполнения - это оригинал трудовой книжки. То есть в дубликат надо будет просто перенести все записи из первоначальной трудовой книжки, кроме последней недействительной записи.
Аналогичным образом оформляется дубликат, если книжка пришла в негодность. То есть ее состояние таково, что требуется замена (
Мировой судья судебного участка № 43 Сунского района Кировской области , при секретаре, рассмотрев в открытом судебном заседании заявление К. о выдаче дубликата судебного приказа,
УСТАНОВИЛ:
Взыскатель К. обратилась в суд с заявлением о выдаче дубликата судебного приказа № 2-… от 01.01.2001 года, указав в заявлении и пояснив в суде, что 30.01.2008 года мировым судьей судебного участка № 43 Сунского района Кировской области был вынесен судебный приказ № 2-….. о взыскании с Ш. в ее пользу алиментов на содержание сына П., …….. года рождения, в размере 1/4 части заработной платы и иных доходов, начиная с 28 января 2008 года и до его совершеннолетия. Данный судебный приказ был предъявлен К. на исполнение в МРО СП по г. …….., на основании данного судебного приказа было возбуждено исполнительное производство. В ходе совершения исполнительных действий судебным приставом-исполнителем установлено, что должник Ш. трудоустроен в ……………». 22.10.2008 года судебный приказ был направлен МРО СП по г. ……… по месту работы должника в ……………..» для удержания алиментов, но согласно сведениям, поступившим из ………………..», установлено, что удержание алиментов по данному судебному приказу не производилось, поскольку Ш. в штате сотрудников данной организации не числился. Исполнительный документ о взыскании алиментов с Ш. в МРО СП по г. …………… возвращался, в настоящее время на исполнении отсутствует. Исполнительного листа у К. не имеется. Исполнение по данному судебному приказу в её пользу не производилось. С…. проживает с ней. Семья испытывает материальные затруднения, должник Ш. добровольно алименты на сына не платит. По названным выше причинам К. просит выдать дубликат исполнительного листа.
Должник Ш. в судебное заседание не явился, о причинах не явки суд не известил, о дате, месте и времени рассмотрения заявления извещен надлежащим образом.
Представитель ОСП по …….. району г. ……….. в судебное заседание не явился, о дате, месте и времени рассмотрения заявления извещен надлежащим образом, направил в суд письменное ходатайство, в котором просил провести судебное заседание без его участия, т. к. не сможет явиться в судебное заседании, назначенное на 26.01.2011 года в связи с большой служебной нагрузкой. Дополнительно сообщает, что в ОСП по ……… району г. …….. исполнительного производства в отношении К. не ведется.
Представитель ……………» в судебное заседание не явился, о дате, месте и времени рассмотрения заявления извещен надлежащим образом, с места его нахождения поступило письмо о том, что данная организация выбыла.
Суд вынес определение о рассмотрении заявления в отсутствие не явившихся лиц.
Исследовав материалы дела, суд считает, что заявление подлежит удовлетворению, так как на основании ст. 430 ГПК РФ в случае утраты подлинника судебного приказа суд, принявший решение, может выдать дубликат исполнительного документа.
Из материалов гражданского дела № 2-…… видно, что мировым судьей судебного участка № 43 Сунского района Кировской области был вынесен судебный приказ № 2-….. о взыскании с Ш. в пользу К. алиментов на содержание сына П., …… года рождения, в размере 1/4 части заработной платы и иных доходов начиная с 28 января 2008 года и до его совершеннолетия.
Из справки Отдела судебных приставов по в ОСП по ………… району г. ………… видно, что исполнительного производства в отношении К. не ведется, а судебный приказ № 2-………… от 01.01.2001 года о взыскании с Ш. на исполнении отсутствует.
Таким образом, суд установил, что судебный приказ № 2-…….. был предъявлен К. на исполнение в МРО СП по г. ……, на основании данного судебного приказа 18.09.2008 года (л. д. 18) было возбуждено исполнительное производство. В ходе совершения исполнительных действий судебным приставом-исполнителем установлено, что должник Ш. трудоустроен в ………………», поэтому 22.10.2008 года судебный приказ был направлен МРО СП по г. ………… по месту работы должника в …………..» для удержания алиментов. Согласно сведениям, поступившим из ……………..», установлено, что удержание алиментов по данному судебному приказу не производилось, поскольку Ш. в штате сотрудников данной организации не числится, обратно из ………..» в МРО СП по г. ……….. судебный приказ не вернулся.
Суд установил, что подлинник судебного приказа утрачен, что делает невозможным исполнение судебного решения, поэтому взыскателю подлежит выдаче его дубликат.
На основании изложенного и руководствуясь ст. 430 ГПК РФ, суд
ОПРЕДЕЛИЛ:
Выдать К. дубликат судебного приказа № ……. от 01.01.2001 года о взыскании с Ш. в пользу К. алиментов на содержание сына П., ………… года рождения, в размере 1/4 части заработной платы и иных доходов начиная с 28.11.2008 года и до его совершеннолетия.
На определение может быть подана частная жалоба в Сунский районный суд Кировской области в десятидневный срок со дня вынесения с подачей жалобы через мирового судью.
Мировой судья
Определение не вступило в законную силу.
Трудовая книжка – это главный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Несмотря, на планы по ее отмене, данный документ продолжает использоваться в обязательном порядке. Однако на практике возникают ситуации, когда трудовая книжка приходит в негодность или может быть утрачена. В этом случае оформляется дубликат. О том, как правильно оформить дубликат трудовой книжки, - читайте в статье.
Из статьи вы узнаете:
В каких случаях оформляется дубликат трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки оформляется в ситуациях, когда дальнейшее использование действующего документа уже не представляется возможным. Это происходит в случае:
- утраты трудовой книжки;
- порчи документа. Например, документ может быть порван, испачкан или же страницы документа могут обгореть.
Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда
Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек "под ключ" от Системы Кадры.
Скачайте документы по теме:
Таким образом, в том случае, если документ утерян или пришел в негодность и по нему уже невозможно или проблематично определить период работы сотрудника, оформляется дубликат.
Отметим, что трудовое законодательство содержит еще одно основание для оформления дубликата. Происходит это в ситуации, когда в документе имеется запись об увольнении или переводе на другую работу, но эта запись была признана недействительной. В этом случае сотрудник также вправе написать заявление о выдаче ему дубликата трудовой книжки, а работодатель, в свою очередь, обязан такой документ оформить.
Нормативные акты
Оформление и заполнение дубликата трудовой книжки регулируется двум нормативными актами:
- Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»;
- Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
Отметим, что данные документы регулируют как порядок заполнения самих трудовых книжек, так и правила оформления дубликата. Образец оформления дубликата трудовой книжки мы приведем ниже.
Итак, для оформления дубликата необходимо наличие факта о невозможности дальнейшего использования трудовой книжки , а также заявления работника.
Как сделать дубликат трудовой книжки
Как правило, большинство вопросов возникает в ситуации, когда происходит восстановление трудовой книжки при утере работником. Образец оформления дубликата приведен ниже. Объясняется это тем, что работнику в этом случае потребуется собрать документы, подтверждающие его прежний трудовой стаж.
Отметим, что организации хранят трудовые книжки как документы строгой отчетности, в сейфе, поэтому случаи утраты и порчи этих документов происходят крайне редко. Между тем, работники, в период перерыва между работами получают трудовую книжку на руки и хранят документ дома. В результате неаккуратного хранения ситуации, когда трудовая книжка утеряна, не так уж редки. В этой связи предусмотрен специальный порядок действия для восстановления сведений о трудовом стаже и оформлении дубликата документа.
Для того, чтобы оформить дубликат, надо предпринять ряд действий, который состоит из нескольких шагов. Оформляет дубликат работодатель по последнему месту работы сотрудника.
Сотрудник должен самостоятельно собрать документы, подтверждающие его трудовой стаж. Так, периоды работы могут подтвердить трудовые договоры, справки от работодателей, копии или выписки из приказов, личных дел, личных карточек, ведомостей на выдачу зарплаты и т. п.
Если у сотрудника возникли проблемы с оформлением этих документов, работодатель должен оказать ему содействие. Такой порядок установлен в пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.
Здесь отметим, что работодатель не должен собирать документы за работника. Но он может рассказать сотруднику порядок действий, подсказать, куда обратиться, какие документы потребовать. Также кадровик может помочь составить официальный запрос бывшим работодателям.
Сотрудник должен написать заявление о выдаче ему дубликата трудовой книжки. Образец этого документа приведен ниже. К заявлению надо приложить документы с прежних мест работы, подтверждающие трудовой стаж сотрудника.
Работодатель на основании заявления и представленных документов, оформляет дубликат трудовой книжки. Отметим, что при оформлении документа, организация должна руководствоваться представленной сотрудником подтвержденной информацией.
Работник не смог собрать нужные данные.
Если те документы, которые предъявил сотрудник, не содержат полных сведений о трудовой деятельности или же работник вообще не смог собрать нужные данные, то в дубликат надо внести только ту информацию, которая подтверждена надлежаще оформленными документами. Это установлено пунктом 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пунктом 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.
Образец дубликата трудовой книжки
Итак, получив подтверждающие документы от работника и заявление, кадровику необходимо правильно оформить дубликат трудовой книжки. Для помощи в практической работе приведем образец заполнения дубликата трудовой книжки.
Начнем с того, как правильно оформить дубликат трудовой книжки (образец). В первую очередь отметим, что для оформления дубликата необходимо взять чистый бланк трудовой книжки. Специальных бланков – дубликатов не предусмотрено.
Начнем с оформления титульного листа. Для того, чтобы обозначить, что происходит оформление именно дубликата, на титульном листе в правом верхнем углу надо написать слово «Дублика т». Далее происходит заполнение титульного листа по общим правилам. Но здесь надо обратить внимание на следующие нюансы.
Данные о работнике, которые вносятся в документ должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата, а не его утраченной или испорченной книжки.
Кадровик на титульном листе проставляет свою подпись и текущую фактическую дату заполнения дубликата трудовой книжки.
Пример заполнения дубликата трудовой книжки
После оформления титульного листа необходимо внести информацию о стаже работника. Для этого существуют специальные правила. Так, в разделе «Сведения о работе » (это графа 3) надо вписать суммарный стаж работы сотрудника, который он имел до поступления в вашу организацию. Иными словами, надо просто указать общее количество лет, месяцев и дней работы. Здесь уточнять в какой именно организации был получен этот стаж не надо.
Следующий этап – это уже уточнение стажа и разбивка периодов работы по конкретным организациям. На этом этапе надо стаж разбить по отдельным периодам работы. Эта информация вносится на основе представленных сотрудником документов.
Порядок внесения этой информации следующий:
- в графе 2 надо указать дату приема на работу;
- в графе 3 отразить наименование организации- работодателя, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник.
В графе 4 после каждой записи надо указать наименование, дату и номер документа, на основании которого она внесена.
Образец заявления на дубликат трудовой книжки
Для того, чтобы получить трудовую книжку, работник должен обратиться в организацию с соответствующим заявлением. Специальная форма такого документа отсутствует. Работник составляет заявление в произвольной форме. В заявлении следует отразить причину, по которой работник просит оформить дубликат. Например, в качестве причины может быть указана утеря трудовой книжки.
В заявлении надо проставить дату и подпись. Также в заявлении могут быть перечислены документы, которые к нему прилагаются.
Трудовое законодательство не предусматривает оформление специального приказа на выдачу трудовой книжки. Отметим, что по общему правилу, никакой приказ не оформляется и при выдаче трудовой книжки сотруднику, который впервые устраивается на работу.
Между тем, если правилами организации предусмотрено составление такого приказа, этот документ может быть подготовлен.
Вместе с тем для оформления дубликата кадровому сотруднику надо получить новый бланк трудовой книжки. Для этого ему необходимо представить в бухгалтерию заявку о выдаче такого бланка.
Скачать в.doc
Скачать в.doc
данного документа можно разработать самостоятельно, приняв во внимание разъяснения, содержащиеся в настоящей статье. В ней мы расскажем, что такое дубликат трудовой книжки и в каких случаях он выдается, а также рассмотрим, каким образом заполняется и издается приказ о его выдаче.
Что такое дубликат трудовой книжки
Трудовая деятельность каждого конкретного работника любой организации либо ИП подтверждается трудовой книжкой. В ней отражается различная информация о работнике, в частности о его предыдущей и настоящей трудовой деятельности, наградах, поощрениях по службе, увольнениях с прежних мест работы, переводах на новые места службы и т. д. Основная роль трудовой книжки — подтверждение стажа работника, предоставление исчерпывающей информации о трудовой деятельности. Ведение данного документа — обязанность работодателя (ст. 66 ТК РФ).
Дубликат трудовой книжки выдается при необходимости замены подлинного документа. Фактически дубликат является документом, полностью идентичным подлиннику. В п. 22 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) сказано, что дубликат является повторным экземпляром подлинника документа, т. е. существенных различий между подлинником трудовой книжки и ее дубликатом нет. Таким образом, унифицированный бланк трудовой книжки, утвержденный приказом Минфина России «О трудовых книжках» от 22.12.2003 № 117н, актуален и для дубликата.
Отличия дубликата от подлинника могут проявляться только в объеме вносимых сведений. Кроме того, на титульном листе дубликата проставляется отметка «Дубликат». В том случае, если оригинал трудовой книжки не потерян, а утратил действительность (например, приведен в негодность), в нем проставляется отметка «Взамен выдан дубликат».
Для сведения! Дубликат трудовой книжки необходимо отличать от ее копии, заверенной работодателем или иным уполномоченным сотрудником. Дубликат после его составления и заверки обретает силу подлинника, то есть первоначального документа, в то время как копия лишь воспроизводит информацию, которая содержится в оригинале трудовой книжки, и заменить его в полной мере не может.
В каких случаях предусмотрена выдача дубликата трудовой книжки
Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 в пп. 31, 33 и 34 содержит исчерпывающий перечень ситуаций, при возникновении которых выдается дубликат трудовой книжки.
К таким ситуациям относятся:
- Потеря трудовой книжки работником, а также ее утрата вследствие кражи, грабежа и т. п. Если трудовая книжка потеряна работником либо украдена кем-то, он должен сообщить эту информацию работодателю в течение 15 дней (п. 32 постановления № 225). В рассматриваемом случае в дубликат вносятся не все сведения, которые содержались в первоначальном документе, а лишь подтвержденные документами данные о стаже работника до последнего трудоустройства и данные о последнем месте работы, включая сведения о наградах и поощрениях.
- Непригодность документа к дальнейшему использованию. Как и все прочие документы, трудовая может износиться, порваться, обгореть в результате пожара, пострадать от воздействия влаги и т. п. В этом случае абсолютно все записи, которые содержались в подлиннике, переносятся в новый документ — дубликат.
- Наличие в подлиннике признанной недействительной записи об увольнении работника либо его переводе на другую работу. Хотя подлинник документа при этом не утрачивается, подобная запись может навредить работнику при дальнейшем трудоустройстве и повлиять на его репутацию. В этом случае все записи из оригинала переносятся в дубликат, за исключением информации о незаконном увольнении или переводе.
- Массовая утрата трудовых книжек работодателем ввиду произошедшей чрезвычайной ситуации. В данном случае создается специальная комиссия, которая определяет стаж работника. Стаж определяется на основании представленных работником документов либо объяснений свидетелей (при отсутствии иных доказательств). Результатом работы комиссии будет составление акта, который и послужит основанием для выдачи дубликата трудовой.
Для чего издается приказ о выдаче дубликата
Приказ руководителя — распоряжение, выданное в рамках должностных полномочий начальника и обязательное для исполнения всеми упомянутыми в нем лицами. Приказ издается в письменной форме и доводится до сведения сотрудников, которых он касается.
ТК РФ предусматривает обязательное издание приказов о приеме сотрудника на работу, его увольнении и т. д. Необходимость издания приказа руководителя о выдаче дубликата трудовой книжки действующим законодательством прямо не предусмотрена, однако и запрета на его издание нет. Между тем, исходя из того, что выдача дубликата трудовой книжки является обязанностью работодателя, издание соответствующего приказа позволит:
- Не допустить задержки выдачи дубликата книжки со стороны кадровых сотрудников ввиду необходимости неукоснительного соблюдения приказа начальника.
- Избежать административной ответственности по ст. 5.27 КОАП РФ за нарушение требований трудового законодательства (неисполнение обязанности выдать дубликат), поскольку приказ руководителя организации о выдаче дубликата свидетельствует о соблюдении норм трудового права и принятии мер для исполнения требований закона.
Как составить приказ о выдаче дубликата трудовой книжки
Требований к форме и содержанию такого приказа законодателем не установлено, что дает определенную свободу в его составлении. Главное, помнить при этом, что приказ должен содержать обязательные для такого рода документов реквизиты и соответствовать по содержанию и структуре обычаям кадрового оборота.
- Наименование приказа.
- Его порядковый номер.
- Дату издания.
- Наименование организации.
- Обоснование приказа. Как правило, это формулировка вида: «В связи с утратой (указываются Ф. И. О. и наименование должности работника ) трудовой книжки, на основании поступившего заявления сотрудника… » В зависимости от конкретной ситуации вводная часть может меняться.
- Далее, после надписи «Приказываю », идет непосредственное содержание приказа, начинающееся обычно с фразы вида: «Выдать (указываются Ф. И. О. работника) дубликат трудовой книжки, отразив в нем следующие сведения… ). Так как конкретизация сведений, требующих отражения в дубликате, необязательна, поскольку соблюдение требований по его заполнению — обязанность исполнителя, в приказе можно ограничиться по этому поводу общей фразой о том, что дубликат трудовой книжки должен соответствовать требованиям закона.
- Сведения об исполнителях приказа. Чаще всего используется формулировка: «Поручить изготовление дубликата трудовой книжки (указываются должность, Ф. И. О. кадрового сотрудника)» .
- Данные о сотруднике, на которого возлагается контроль за исполнением приказа. Впрочем, здесь можно ограничиться фразой «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой ».
- Наименование должности лица, издавшего приказ, и подпись.
ВАЖНО! Необходимо ознакомить с приказом под подпись как исполнителя, который будет изготавливать дубликат трудовой книжки, так и работника, которому он выдается.
Образец приказа о выдаче дубликата трудовой книжки можно скачать на нашем сайте.
