Сроки хранения кассовых документов. Сроки хранения отдельных документов

Образец (пример) искового заявления о взыскании невыплаченной и недоначисленной заработной платы за работу в районах Крайнего Севера

Свои требования истец обосновывает тем, что при работе в районах Крайнего Севера, неблагоприятные факторы должны быть компенсированы как надбавкой к зарплате (за стаж работы), так и специальным коэффициентом. Компенсация за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям, должна начисляться на величину МРОТ, а не включаться в нее.

Заявляются требования о взыскании недоначисленной и невыплаченной заработной платы, обязании работодателя в будущем выплачивать истцу зарплату не ниже МРОТ с начислением районного коэффициента и надбавки за стаж работы в районах Крайнего Севера (приравненным к ним местностях).

В Устьянский районный суд Архангельской области

Истец: … (Ф.И.О., адрес)

Ответчик … (наименование организации, адрес)

Исковое заявление
о взыскании недоначисленной и невыплаченной заработной платы

Таким, образом, неблагоприятные факторы, связанные с работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, должны быть компенсированы специальными коэффициентом и надбавкой к заработной плате. Соблюдение требований ст. ст. 148 и 315 Трудового кодекса РФ для работников, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, возможно, только в том случае, если компенсация за работу в таких условиях начисляется на величину минимального размера оплаты труда (МРОТ), а не включается в нее. Это означает, что заработная плата Истца должна быть определена в размере не менее суммы, исчисляемой из МРОТ, к которому начислены районный коэффициент и надбавка за стаж работы в Архангельской области.

С 01 июня 2011 г. вступил в силу ФЗ от 01 июня 2011 г. № 106 "О внесении изменения в ст. 1 ФЗ "О минимальном размере оплаты труда" , устанавливающий МРОТ с 01 июня 2011 г. в сумме 4611 рублей в месяц, с 01 января 2013 г. вступил в силу ФЗ от 03.12.2012 г. № 232 "О внесении изменения в ст. 1 ФЗ "О минимальном размере оплаты труда", устанавливающий МРОТ с 01 января 2013 г. в сумме 5205 рублей в месяц.

Моя заработная плата с учетом районного коэффициента и северной надбавки составляет ___ рублей в месяц. Следовательно, заработная плата без учета районного коэффициента и надбавки за стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях установлена мне в меньшем размере, чем это предусмотрено ФЗ "О минимальном размере оплаты труда".

Таким образом, за период с "___" ________ года по "___" _______ года сумма недоначисленной и невыплаченной мне заработной платы на ___ год составила ____ рублей (расчет прилагается).

На основании изложенного, прошу суд:

1. Взыскать с Ответчика ____ рублей недоначисленной и невыплаченной заработной платы за период с "___" _______ года по "___" _______ года.
2. Обязать Ответчика выплачивать мне (Ф.И.О.), с "___" _______ года при полностью отработанной месячной норме рабочего времени и выполнении норм труда, заработную плату в размере не ниже МРОТ, установленного на территории РФ – 4611 рублей (с 01 января 2013 г. 5205 рублей), с начислением на нее районного коэффициента и надбавки за стаж работы в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера до внесения изменений в ФЗ №82 от 19.06.2000 года "О минимальном размере оплаты труда" или до прекращения трудовых отношений.

Приложение:
1. копия искового заявления для ответчика;
2. расчет взыскиваемых сумм;
3. копия трудового договора;
4. копия приказа о приеме на работу;
5. копия трудовой книжки.

Для бухгалтерских, налоговых, кадровых и других документов разные сроки хранения. Если у вас не окажется запрошенных ИФНС документов, инспекторы доначислят налоги с пенями и выпишут штраф.

Внимание! Бесплатно скачать таблицу сроков хранения документов в 2019 году вы можете по ссылке:

Работать с документами удобно в . Она подходит для организаций и ИП. Программа автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую первичку. Также она включает в себя выгрузку проводок в 1С, автоматическое формирование любой отчетности и многое другое.

Сроки хранения документов

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно. Основные правила прописаны в НК РФ, приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и двух федеральных законах. Это законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Их лучше не нарушать. По этой ссылке дан перечень самых важных документов, которые должны быть в любой компании >>> .

Таблица . Сроки хранения документов в 2019 году

* Для хранения копий документов работника лучше иметь письменное согласие этого работника на обработку его персональных данных. Это поможет избежать споров с контролерами и штрафа.

Что делать если истек срок хранения документов?

Документы с истекшим сроком подлежат уничтожению. Для уничтожения документов составьте акт, в котором пропишите название и количество дел с документами, которые пора уничтожить. Подписать этот акт должна специальная комиссия, состав которой генеральный директор утвердит в своем приказе.

Штраф за отсутствие документов

За отсутствие первички, счетов-фактур и налоговых регистров сотрудники ИФНС могут оштрафовать ООО на сумму от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ).

Кроме этого без документов, подтверждающих хозяйственные операции, проверяющие снимут расходы по прибыли (или единому налогу) и вычеты по НДС. Или же посчитают размер налога к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ).

Эта задача - одна из самых сложных. Существует множество нормативно-правовых актов, регламентирующих срок хранения кассовых документов.

Туда входят:

• Расходные ордера. ПКО выписываются при поступлении финансовых средств в кассу.
• Кассовые книги, в которых содержится общая информация об операциях организации. После окончания смены ответственный работник подсчитывает денежные средства.
• Расчётно-платёжные ведомости, где указываются данные о выплатах сотрудникам;
• Книги учёта денежных средств. Необходимы лишь тогда, когда в организации числятся несколько кассиров.

Сроки хранения

Согласно законодательству, срок хранения кассовых документов в архиве организации составляет 5 лет.

Как правильно хранить кассовую книгу

Исключением из списка становятся расчётно-платёжные ведомости: если лицевые счета работников отсутствуют, то документы хранятся 75 лет. В тех случаях, когда документы фигурируют в судебных делах, бумаги должны находиться в архиве до вынесения решения суда. Если говорить о каждом виде бумаг отдельно, то существует множество нюансов. Плюс, необходимо следить за нововведениями (налоговым, бухгалтерским законодательством). В некоторых случаях сроки хранения бумаг организация устанавливает самостоятельно. Если вы хотели бы узнать точный срок хранения кассовых документов, имеющихся в вашей организации, - проконсультируйтесь у наших сотрудников.

Важные нюансы хранения кассовых документов

1. Бумаги должны сшиваться каждый рабочий день с учётом возрастания номеров лицевых счетов.
2. Контролировать процесс обязан или глава организации, или кассовый сотрудник.
3. После того, как срок хранения кассовых документов истёк, делается опись бумаг перед передачей в архив (и отправкой на утилизацию также).
4. Нужно следить не только за грамотным ведением учётных документов, но и их внешним видом. Книги, ведомости, ордера не должны намокать, быть потрёпанными и проч.
5. Административная ответственность за правильное хранение кассовых документов лежит на руководителе предприятия. В случае неправильного хранения бумаг выписывается штраф.

Итак, если у вас есть вопросы по поводу срока хранения кассовых документов в архиве организации, обращайтесь к нам.

1. Налогоплательщики обязаны:

8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;

… При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).

1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.

Срок хранения кассовых документов на предприятии

Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.

7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности — стоимости предметов.

8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.

Пунктом 4.4 Положения определено, что предприятия при условии обеспечения надлежащего хранения кассовых документов могут вести кассовую книгу в электронной форме с помощью компьютерных средств. Программное обеспечение, с помощью которого ведется кассовая книга, должно обеспечивать визуальное отражение и распечатку каждой из двух частей листа кассовой книги («Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира»), которые по форме и содержанию должны воспроизводить форму и содержание кассовой книги в бумажной форме. Записи в кассовой книге осуществляются на основании соответствующей информации из кассовых документов. Записи в кассовой книге должны осуществляться до начала следующего рабочего дня (т. е. с остатками на конец предыдущего дня), а также содержать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Страницы кассовой книги должны нумероваться автоматически в порядке возрастания с начала года . В случае распечатки «Вкладного листа кассовой книги» в конце месяца должно автоматически распечатываться общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а в случае распечатки в конце года - их общее количество за год.

Срок хранения документов в 2018 году (таблица)

После распечатки «Вкладного листа кассовой книги» и «Отчета кассира» кассир обязан проверить правильность составления этих документов, подписать их и передать «Отчет кассира» вместе с соответствующими кассовыми документами в бухгалтерию под подпись во «Вкладном листе кассовой книги». «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранится кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или в зависимости от потребности) «Вкладной лист кассовой книги» формируется в подшивки в хронологическом порядке . Общее количество листов за год удостоверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия - юридического лица, а подшивки формируются в книгу, которая скрепляется оттиском печати предприятия (юридического лица). По окончании календарного года кассовая книга на электронных носителях должна передаваться для хранения согласно законодательству Украины.

Основными нормативными актами, регулирующими вопросы хранения бухгалтерских документов, являются:

- Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV (далее - Закон № 996 );

- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41 (далее - Перечень ).

В частности, в п. 7 ст. 9 Закона № 996 указано, что предприятие принимает все необходимые меры для предотвращения несанкционированного и незаметного исправления записей в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета и обеспечивает их надлежащее хранение в течение установленного срока. Статьей 2 данного Закона определено, что под термином «предприятие» в этом Законе понимают всех юридических лиц, созданных согласно законодательству Украины, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, а также представительства иностранных субъектов хозяйственной деятельности, которые обязаны вести бухгалтерский учет и подавать финансовую отчетность согласно законодательству.

Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреждения определяется согласно Перечню . В соответствии с разд. 4 Перечня установлен трехлетний срок хранения учетных регистров (главная книга, журналы, разработочные таблицы и т. п.), первичных документов и приложений к ним, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и являются основанием для записей в реестрах бухгалтерского учета и налоговых записях (кассовые, банковские документы, уведомления банков и переводные требования, выписки банков, наряды на работу, табели, акты о приемке, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты и т. п.) при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства , а для бюджетных учреждений и организаций, а также для хозрасчетных предприятий и организаций, находящихся в сфере управления министерств, других центральных органов исполнительной власти, - ревизии.