Скачать бланк служебного задания и командировочного удостоверения. Служебное задание
Периодически для выполнения определенных производственных целей руководство хозяйствующего субъекта может направлять работающих на предприятии людей в командировку. При этом оно может оформлять ряд документов, основным из которых является приказ. Однако, он содержит информацию в сжатом виде, для ее детализации рекомендуется также выписывать служебное задание на командировку.
Служебное задание - это обязательный документ?
С отменой ранее действовавшего Постановления Правительства, которое регулировало порядок направления в , многие документы перестали быть обязательными к заполнению. Новые нормы устанавливают, что обязательно должен быть оформлен приказ администрации о направлении в служебную поездку.
Поэтому все остальные документы могут применяться на основании существующей производственной необходимости. Какие именно бланки по применяет предприятие, фиксируются в или ином предприятия.
В письменном распоряжении о направлении сотрудника в служебную поездку уже содержится информация о цели и задачах. Но все эти сведения идут в общих фразах. Поэтому и рекомендуется все-таки использовать еще служебное задание для направления в командировку, где подробно описываются все задачи, которое руководство ставит перед сотрудником.
Кто составляет данный документ и можно ли обойтись без него?
Служебное задание на командировку оформляется в момент, когда директор принимает решение о направлении сотрудника в служебную поездку. Поэтому основные цели и задачи предстоящей командировки должен определять именно он.
В устной форме он может надиктовать служебное задание сотруднику отдела кадров, который впоследствии с его слов составит данный документ. В компании могут использовать свободную форму или же применять унифицированный стандарт Т-10.
Также субъект бизнеса, при необходимости, может разработать собственный бланк, который в дальнейшем и будет заполняться, если происходит оформление командировки. На больших предприятиях данная обязанность может быт передана руководителям структурных подразделений, которые попунктно могут определить цели и задачи предстоящей командировки.
Но подписать само служебное задание должен именно руководитель компании.
Поскольку служебное задание не является обязательным документом, цели на поездку могут обозначаться руководителем сотрудника в составленной служебной записке, либо непосредственно в приказе на командировку. А также, если в поездку едет лично руководитель, он может не составлять этот документ для самого себя.
Внимание! С другой стороны, если оформление этого документа указано как обязательное в Положении о командировках, то ответственный работник обязан его составить, даже если указанная в нем информация будет дублировать сведения из других бланков.
На основании какого документа сотрудник направляется в командировку?
С 2015 года на законодательном уровне были изменены правила оформления командировок. С этих пор служебное задание и стали необязательными, а единственным документом, который нужно заполнить стал приказ на командировку.
Для него обычно применяется стандартная форма Т-9, или же его составляют на фирменном бланке.
В приказе должны быть указаны три основных условия поездки — по какой причине, на какой период и куда:
- Цель командировки определяется служебной запиской, служебным заданием либо иным документом, которой является основанием для отправления работника в поездку;
- Период командировки должен включать в себя все дни от отъезда до приезда, включая длительность прибывания сотрудника в дороге;
- Место командирования — необходимо указать страну, город и компанию. Если поездка предполагается длительная, и будет охватывать несколько точек, то необходимо в приказе их указать все. Кроме этого, может возникать ситуация, когда принимающая организация неизвестна (например, если работник едет с целью поиска новых партнеров по бизнесу), то ее можно опустить.
Внимание! Таким образом, занял главенствующую роль. Однако, если компания хочет продолжать использовать служебное задание и командировочное удостоверение, она обязательно должна указать это в Положении о командировках.
Скачать бланк и образец служебного задания
Скачать бланк в формате Word.
Скачать в формате Word.
Как составить служебное задание на командировку?
При заполнении документа в верхней части записывается полное название компании, а справа в специальном поле — ее регистрационный код согласно справочнику ОКПО.
Далее ниже, напротив названия бланка, указывается его порядковый номер и дата оформления.
После этого в следующую графу записываются полные Ф.И.О. сотрудника, в правой части предусмотрено место для указания его табельного номера.
Основная часть документа представляет собой таблицу, в которую необходимо внести сведения.
Столбцы пронумерованы:
- 1 — Указывается название подразделения предприятия, где работает сотрудник;
- 2 — Его должность по штатному расписанию;
- 3 — Название страны и города, куда его отправляют в поездку;
- 4 — Наименование фирмы, в которую направляют работника;
- 5, 6 — Даты, в которые начинается и заканчивается поездка;
- 7 — Общее число дней, которые будет по времени занимать командировка сотрудника;
- 8 — Количество дней работы, т. е. без учета нахождения в дороге;
- 9 — Название компании, которая осуществляет финансирование расходов по командировке;
- 10 — Основание для направления работника в командировку.
Далее следует еще одна таблица из двух столбцов:
- 11 — Нужно указать цель или служебное задание, которое работник должен выполнить. Можно внести сюда несколько строк с различными заданиями;
- 12 — После выполнения задания в этом столбце работник лично кратко отчитывается о его выполнении.
Служебное задание на командировку должен подписать руководитель подразделения, где трудится сотрудник. Далее свою роспись ставит и отправляющийся в поездку человек.
Внимание! Ниже предусмотрена графа, в которой руководитель подразделения должен обобщить результаты поездки в командировку, указать свои данные и поставить подпись.
Кроме этого, документ подписывает руководитель предприятия с отражением должности и личных сведений.
Служебное задание на командировку – один из основных документов для оформления командировки. Оно выдается командированному сотруднику после подписания приказа и оформления командировочного удостоверения.
Служебное задание заполняется руководителем структурного подразделения и сотрудником, направленным в поездку. Бланк служебного задания на командировку имеет унифицированную форму № Т-10а и следующие назначения:
- Определение цель командировки
- Отслеживание отчетности выполнения цели поездки
Основные правила оформления командировки
Служебные задания и командировочные удостоверения не выписываются в случае, если в штате организации имеются сотрудники с разъездным характером работы, и это прописано в их трудовых договорах.
Направить в командировку руководитель организации может любого сотрудника. Однако в Трудовом Кодексе РФ есть некоторые исключения, а именно:
- Нельзя командировать беременных женщин и сотрудников младше 18 лет;
- От командировки могут отказаться сотрудники, имеющие больных родственников, за которыми требуется уход, имеющие детей до трех лет или детей-инвалидов до 18 лет.
Все затраты, понесенные сотрудником во время поездки, возмещаются работодателем. Сюда входят затраты на проезд, проживание и другие дополнительные расходы. При этом за сотрудником сохраняется его средняя заработная плата и рабочее место.
Образец заполнения служебного задания на командировку
Бланк служебного задания представляет собой стандартный односторонний лист А4 формата. Он состоит из двух частей. В первой части бланка предусмотрены строки для внесения общих сведений, таких как:
- Наименование организации.
- Номер и дата составления служебного задания.
- Фамилия, имя, отчество и табельный номер командированного сотрудника.
Во второй (основной) части бланка имеется таблица, состоящая из десяти граф. Эти графы содержат следующую информацию:
Наименование структурного подразделения;
- Должность сотрудника;
- Место назначения (страна, город, фирма);
- Дата начала и дата окончания командировки;
- Срок командировки в днях (всего и исключая время в пути);
- Организация, которая финансирует поездку;
- Основание для командировки (договор с принимающей стороной, график выполнения работ и др.);
Отчет о выполнении командировочного задания заполняется сотрудником. Здесь он кратко описывает результат выполнения задания и проведения работ. Далее визирует отчет. Руководитель же проверяет корректность заполнения отчета и пишет заключение о выполнении задания и ставит свою визу.
В служебном задании необходимо проставить дату заполнения отчета, так как по закону сотрудник должен отчитаться о командировке в течение трех рабочих дней со дня ее окончания. Также следует отметить важность точного и правильного заполнения документа. Это требование является обязательным ввиду прямого влияния на возможность организации учесть расходы на командировку при исчислении налога на прибыль.
Типы командировок
Стоит отметить два момента.
- Командировки делятся на два типа: запланированные и внеплановые. Служебное задание, о котором идет речь, подготавливается непосредственным руководителем работника, которого направляют в командировку на основании плана.
- В данный момент Положение, утвержденное Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014), не содержит требований об обязательности оформления служебного задания. Тем не менее, для издания приказа требуется основание, и таким основанием становится служебная, докладная записка или служебное задание.
Общие сведения о заполнении
Унифицированная форма Т-10а заполняется в два этапа:
- первый этап («шапка», столбцы 1-11), заполняется до издания приказа о направлении работника в командировку;
- второй этап (столбец 12), заполняется после возвращения сотрудника.
Алгоритм первого этапа
Создание служебного задания
1. Заполняем “шапку”. Вписываем полное наименование организации и восьмизначный код по ОКПО
2. Присваиваем заданию порядковый номер и проставляем текущую дату
Здесь требуется сделать небольшое отступление и пояснение. Дело в том, что в различных организациях способы нумерации различаются, но мы рекомендуем придерживаться правила: у служебного задания и приказа о командировании реквизиты должны быть одинаковыми. Во-первых, это позволит избежать путаницы и лишней работы, а во-вторых, эти документы неразрывно связаны между собой, одного без другого не бывает, и в этом плане такая нумерация обоснована.
3. Записываем фамилию, имя и отчество командируемого сотрудника и его табельный номер
Теперь переходим к заполнению основных столбцов
4. В первый столбец вписывается наименование структурного подразделения работника, направляемого в командировку
5. Во второй вписывается его должность
6. В третий заносится наименование страны и города куда отправляется работник
7. В четвертый пишем краткое наименование организации, в которую мы отправляем нашего работника
8. В пятый заносим сведения о дате, когда сотрудник уезжает
9. В шестой заносим дату окончания командировки
10. В седьмом ставим общее количество дней командировки
11. В восьмом столбце указываем количество дней командировки без учета времени в пути (если сотрудник отправляется из Санкт-Петербурга в солнечный Сыктывкар на поезде, время, которое он проведет в пути, следуя туда и обратно, составит пять дней, если на самолете, то по 2 часа туда и обратно)
12. В девятый записываем сведения об организации, которая оплачивает командировку
13. В десятый записываются сведения о документах, послуживших основанием для командирования (план или докладная записка)
14. В одиннадцатый столбец кратко, но емко записываем цель деловой поездки
15. После заполнения указанных столбцов начальник работника подписывает задание, знакомит с ним сотрудника и отправляется в кадровое подразделение для подготовки проекта приказа о командировании. Кадровики готовят приказ, подписывают его у руководителя организации, а также подписывают у руководителя служебное задание
Алгоритм второго этапа
Отчет о выполнении служебного задания
После возвращения работника из служебной поездки руководитель выясняет, удалось ли достичь целей командировки.
Вопрос, кто заполняет 12-й столбец, решается по согласованию с начальником - работник может сам написать, выполнено ли задание, как и в каком объеме.
Начальник в соответствующей графе делает заключение о результатах поездки, подписывает и сдает отчет в кадры, после чего планирует новые перспективные цели и задачи либо формулирует объяснения причин неудачной командировки вышестоящему начальству.