Деньги выданы в подотчет срок отчета. Деньги под отчет

Выдача средств под отчет: памятка

Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет организации. Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель должен издать приказ.

Не делайте список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет, частью приказа об учетной Если список подотчетников утвердить отдельным документом, то его можно будет изменить в любое время. Вносить изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях.

Ситуация: можно ли выдать наличные деньги (рубли) под отчет сотруднику из кассы

Да, можно. Валютной операцией, в частности, признается отчуждение резидентом в пользу нерезидента (и наоборот) РФ (рублей), а также использование такой валюты в качестве средства платежа (подп. «б» п. 9 ч. 1 ст. 1 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ).

При этом иностранный гражданин признается резидентом, если он имеет статус постоянно проживающего или лица без гражданства.

Нерезидентами являются граждане, имеющие статус временно пребывающих или временно проживающих. Такой вывод позволяет сделать подпункт «б» пункта 6 и подпункт «а» пункта 7 части 1 статьи 1 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ.

Российская организация является резидентом России (подп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 1 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ).

По общему правилу валютные операции между резидентами и нерезидентами осуществляются в безналичной форме (абз. 1 ч. 2 ст. 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ).

Исключение из этого правила составляют случаи, перечисленные в абзацах 3-5 части 2 статьи 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ.

Однако вне зависимости от статуса сотрудника-иностранца выдача ему денег (рублей) под отчет не признается валютной операцией, так как:

• при выдаче наличных денег под отчет не происходит отчуждения валюты РФ (перехода права собственности на деньги) (п. 1 ст. 235, ст. 128 ГК РФ);
• выдачу под отчет нельзя считать использованием денег в качестве средства платежа (ведь в данном случае организация не расплачивается с сотрудником (ничего у него не приобретает), а выдает ему деньги на конкретные цели, например на приобретение канцелярских товаров).

Кроме того, Порядок ведения кассовых операций не содержит никаких ограничений и особенностей в отношении выдачи денег (рублей) под отчет иностранным сотрудникам.

Таким образом, организация вправе выдать сотруднику-иностранцу наличные деньги (рубли) под отчет.

Ситуация: может ли выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые числятся в головном отделении организации

Да, может. Обособленные подразделения не признаются отдельными юридическими лицами (п. 3 ст. 55 ГК РФ). Они входят в состав организации, открывшей их.

Поэтому филиал, являясь обособленным подразделением организации, вправе выдавать денежные средства под отчет всем сотрудникам. То есть и тем сотрудникам, которые непосредственно с филиалом, и тем, кто числится в головном офисе. Главное, чтобы сотрудник значился в списочном составе организации.

Ситуация: нужно ли заключить с сотрудником, которому выданы деньги под отчет, договор о полной материальной ответственности

Нет, не нужно. Выдача денег под отчет не является основанием для заключения с сотрудником договора о материальной Список сотрудников, с которыми организация должна заключить этот договор, приведен в приложении 1 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

Кроме того, наличие или отсутствие договора о материальной ответственности при выдаче денег под отчет ни на что не влияет. В случае невозврата подотчетных сумм взыскать их с сотрудника можно и без такого договора. Объясняется это тем, что выданные суммы - аванс. А организация вправе удержать из заработка сотрудника невозвращенный аванс, выданный ему на служебные цели (ст. 137 ТК РФ).

Ситуация: можно ли выдать наличные деньги под отчет человеку, работающему по гражданско-правовому договору

Да, можно.

Организация вправе выдать деньги под отчет работнику. Для целей работы с наличными и соблюдения с 1 июня 2014 года работником является человек, с которым заключен трудовой либо гражданско-правовой договор. Это следует из пунктов 5 и 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и подтверждено письмом Банка России от 2 октября 2014 г. № 29-1-1-6/7859 .

А значит, под отчет деньги можно выдать и подрядчику. Например, для покупки материалов, которые необходимы для выполнения работ по гражданско-правовому договору.

На какой срок и в каком размере можно выдать деньги под отчет

Каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок, на который они выдаются, в законодательстве нет.

Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление в произвольной форме, в котором нужно указать необходимую сумму и то, на какие цели она будет потрачена. Руководитель организации должен сделать на заявлении надпись о том, какую сумму и на какой срок нужно выдать по этому заявлению.

Особые правила в отношении командировочных расходов. Отчитаться за эти суммы сотрудник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Изменить этот срок руководитель организации не может.

Предельный размер наличными - 100 000 руб. по одной сделке - не применяется при выдаче подотчетных сумм сотруднику (п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Однако это ограничение действует при расчетах с другими организациями или предпринимателями (п. 6 Указания ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Поэтому при оплате товаров (работ, услуг) от лица организации сотрудник должен его соблюдать. Если лимит будет нарушен, налоговые инспекторы могут оштрафовать организацию.

Инспекторы могут установить нарушение этого правила при проверке авансовых отчетов сотрудников (кассовых чеков, квитанций, приложенных к нему). Сумма штрафа для организации в этом случае может составить от 40 000 до 50 000 руб. Оштрафовать ее руководителя инспекторы вправе на сумму от 4000 до 5000 руб. Об этом сказано в статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Обычно нарушения, связанные с превышением лимита расчетов наличными, носят разовый характер (правила расчетов не нарушаются постоянно в течение длительного времени).

Такие правонарушения не считаются длящимися (п. 14 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 марта 2005 г. № 5). Поэтому инспекторы должны обнаружить их в течение двух месяцев после того, как сотрудник расплатится наличными (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Если они этот срок пропустили, то организацию оштрафовать нельзя.

При выдаче денег под отчет соблюдайте такое требование: нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, не отчитавшемуся за ранее полученные деньги.

Если налоговые инспекторы обнаружат, что организация неправомерно выдала деньги сотруднику под отчет (например, он еще не отчитался по предыдущей сумме), то они могут попытаться оштрафовать ее за нарушение Правил ведения кассовых операций. Однако ответственность за этот проступок организация несет в строго ограниченных случаях. Все они прописаны в статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Несоблюдение правил выдачи подотчетных сумм к ним не относится. Получается, что штраф за такое правонарушение законодательство не предусматривает.

Такой вывод подтверждает арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Дальневосточного округа от 16 июля 2010 г. № Ф03-4472/2010, ФАС Северо-Западного округа от 21 февраля 2005 г. № А56-33543/04 и от 9 февраля 2005 г. № А21-8287/04-С1).

Если в конце рабочего дня появился сверхлимитный остаток в кассе, то выдайте его под отчет сотруднику. На следующий день этот сотрудник вернет деньги в кассу организации.

Другое дело, что постоянно так поступать небезопасно. Налоговики на местах могут решить, что компания выдала новый аванс работнику, который еще не отчитался за предыдущую сумму. А значит, нарушила кассовые правила (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Тогда инспекторы прибавят незаконно выданную сумму к остатку в кассе на конец дня. И если окажется, что общий итог превышает лимит наличных, оштрафуют компанию на сумму от 40 000 до 50 000 руб., — от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Причем есть вероятность, что отменить штраф не удастся даже в суде. Часто судьи соглашаются с тем, что закон не предусматривает ответственности за нарушение правил выдачи подотчетных (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 26 марта 2014 г. по делу № А67-5875/2013). Но есть и решения в пользу налоговиков. Они обращают внимание судей на то, что руководитель не составляет авансовые отчеты и не расходует подотчетные средства. Компания просто периодически оформляет приходник на возврат аванса, а потом расходник на выдачу новой суммы. По мнению инспекторов, это значит, что фактически организация хранит сверхлимитные суммы у директора. Хотя по закону должна сдавать их в В такой ситуации судьи иногда признают штраф правомерным (решение Московского городского суда от 14 августа 2013 г. по делу № 7-1920/2013).

На выездной проверке существенные суммы подотчетных, которые работник не тратит, а только наращивает, инспекторы могут посчитать его доходом. И исчислить с него НДФЛ. А проверяющие из фондов с этой же суммы, вполне возможно, начислят взносы.

Есть несколько способов избежать конфликта. Малая компания имеет право издать приказ о том, что она больше не устанавливает лимит наличных денег в кассе. Тогда можно будет хранить в ней сколько угодно наличных.

Другие организации могут чаще пересматривать лимит кассы, устанавливая его в максимально возможной сумме. Для этого в расчет надо взять периоды с самой большой наличной выручкой или самыми крупными расходами. Тогда выдавать лишние деньги под отчет понадобится реже.

Как выдать деньги под отчет

Подотчетные суммы можно выдать сотруднику двумя способами: наличными деньгами из кассы или при помощи банковской карты.

Деньги под отчет выдаются наличными. Суммы для выдачи под отчет можно получить:

• с текущего банковского счета;
• за счет выручки, поступившей в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг). Исключением является наличность, принятая от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при комиссионной торговле или при получении оплаты по договору поручения за услуги в пользу операторов мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк.

В бухучете в момент выдачи наличных денег под отчет сделайте запись:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

Выданы сотруднику деньги под отчет из кассы.

Пример

Секретарю ЗАО «Альфа» Ивановой Е. В. поручено закупить для организации канцтовары (бумагу, ручки, степлеры и т. д.). На эти цели кассир выдал Ивановой 4000 руб.

Выдачу денег под отчет бухгалтер «Альфы» отразил так:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

4000 руб. - выданы деньги под отчет Ивановой для покупки канцтоваров.

Деньги переводятся на карту. Второй способ - выдача сотруднику для выполнения служебного задания корпоративной банковской карты. Ее разрешено использовать для оплаты командировочных и расходов, а также других подотчетных операций (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Эта карта может быть расчетной (дебетовой) или (п. 1.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Однако передача карты сотруднику - это еще не выдача самих подотчетных сумм. Согласно Инструкции к Плану счетов, суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств. То есть в тот момент, когда сотрудник воспользуется картой (снимет с нее деньги или оплатит ею расходы).

По корпоративной карте сотрудник снимает деньги со специального карточного счета организации. Этот счет банк открывает организации на основании договора банковского счета (п. 1.12 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Специальный карточный счет является отдельным, поэтому учет операций по нему нужно вести на отдельном субсчете к счету 55 (Инструкция к Плану счетов). Например, этот субсчет можно назвать «Специальный карточный счет». О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки. В бухучете при этом делается такая запись:

Отражено списание денег с карточного счета на основании банковской выписки.

Пример

Менеджеру ООО «Альфа» Кондратьеву А. С. поручено купить для организации хозяйственные принадлежности (швабру, ведро, салфетки и т. д.). Для оплаты этих расходов 14 марта сотрудник получил корпоративную банковскую карту.

17 марта Кондратьев снял с карточного счета 2000 руб. Это подтверждает банковская выписка за этот день.

Выдача средств под отчет зафиксирована бухгалтером «Альфы» такой проводкой:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный карточный счет»

2000 руб. - списаны с карточного счета деньги, снятые Кондратьевым для приобретения хозяйственных принадлежностей.

Ситуация: можно ли перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется заработная плата сотрудника

Да, можно.

Представители Минфина и Казначейства России придерживаются мнения, что денежные средства можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях:

• оплаты командировочных расходов;
• компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике организации предусмотрите такой порядок расчета с подотчетными лицами. Например, пропишите, что все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников.

Аналогичные разъяснения приведены в совместном письме от 10 сентября 2013 г. № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554. Несмотря на то что это письмо адресовано бюджетным учреждениям, его положения можно распространить и на коммерческие организации.

Некоторые арбитражные суды также не отрицают возможность выдачи подотчетных денежных средств на банковскую карту сотрудника. Например, в постановлении от 11 февраля 2008 г. № А52-174/2007 ФАС Северо-Западного округа указал, что организация правомерно перечислила на зарплатный счет сотрудника подотчетные денежные средства. Эта операция была подтверждена приказом руководителя (в нем была зафиксирована возможность выдавать подотчетные суммы своим сотрудникам путем их перечисления на банковские карты).

Стоит отметить, что в унифицированном бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм - наличными деньгами. Такое же мнение было высказано Банком России в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408 . В то же время вписьме от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513 Банк России при комментировании расчетов по командировкам указал на то, что о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции. Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было. Поэтому организация должна самостоятельно принять решение, руководствоваться ей этим письмом или нет.

Кроме того, организация вправе применять самостоятельно разработанную форму авансового отчета, предусмотрев в ней иные способы выдачи денег, а не только наличными.

Таким образом, организация вправе перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника, при условии, что это предусмотрено учетной политикой. Вместе с тем, если бухгалтер хочет полностью обезопасить себя от лишних споров с контролирующими ведомствами, по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу.

В любом случае ответственности за перечисление подотчетных денег сотрудника на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).

Ситуация: должны ли подотчетные лица соблюдать лимит расчетов, установленный Банком России (100 000 руб.), при оплате товаров (работ, услуг) посредством корпоративной банковской карты

Нет, не должны.

Лимит расчетов распространяется только на наличные расчеты. Банковская карточка (в том числе и корпоративная) используется при осуществлении безналичных расчетов (п. 1.4 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Поэтому при оплате товаров (работ, услуг) с помощью корпоративной карты соблюдать лимит расчетов, установленный Банком России (100 000 руб.), не нужно.

Расчет налогов

Для целей налогообложения операцию по передаче денег под отчет рассматривайте как выдачу аванса. Никаких особенностей, связанных с тем, что деньги получил сотрудник, не возникает.

До того момента, пока организация фактически не получит товары (ей не будут оказаны услуги или выполнены работы), расходов у нее не возникнет. Поэтому выданные подотчетные суммы не уменьшают базу по и единому налогу при упрощенке (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273, п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Не влияют они и на расчет этим налогом облагается вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ).

На суммы, выданные под отчет, не нужно начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование. Объясняется это тем, что полученные сотрудником деньги - это не вознаграждение за выполненные им работы или оказанные услуги, с которых нужно перечислять эти обязательные платежи (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

НДФЛ с подотчетных сумм тоже не удерживайте. Деньги, выданные под отчет, не увеличивают налогооблагаемый доход сотрудника. Это объясняется тем, что выданы они на время и с условием предоставления отчета об их использовании.

Подавляющее большинство расчетов между организациями происходит через банк, прямым перечислением со счета на счет. Однако это не является единственно возможным способом платежа. Некоторые ситуации предполагают расчет наличными деньгами. Оплата же товаров или услуг в интересах компании живыми деньгами всегда осуществляется через подотчетное лицо. Выдача наличных денежных средств в подотчет в свою очередь требует соблюдения определенных правил.

Порядок выдачи денежных средств в подотчет

Выдача определенной денежной суммы сотруднику для совершения наличных покупок производится, если есть приказ о выдачи денежных средств подотчет либо же нужна составленная самим работником заявка на выдачу денежных средств подотчет. Образец для данных документов законодательно не установлен, можно использовать любую свободную форму.

Интересно, что совсем недавно заявление на выдачу денежных средств подотчет являлось единственно возможным документом для обоснования в учете выданных работникам средств. Но в текущей редакции пункта 6.3 Указания ЦБР от 11 марта 2014 года № 3210-У, действующей с 19 августа 2017 года, предусмотрено, что компания или ИП-работодатель могут самостоятельно выбирать для работы один из двух выше приведенных приказа работодателя или заявления работника. Не возбраняется составлять и оба документа.

Заявление о выдаче денежных средств подотчет, образец

Генеральному директору

ООО «Ромашка»

А.П. Сидорову

от Ивановой Л.Е. ,

работающ ей в должности секретаря

Заявление о выдаче денежных средств подотчет

Довожу до Вашего сведения, что в соответствии с заявками работников головного офиса составлен сводный список-заявка на приобретение канцтоваров. Стоимость данных канцтоваров составляет ориентировочно 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей. Прошу выдать мне указанную сумму наличными из кассы сроком на три рабочих дня. Неистраченный остаток наличности обязуюсь вернуть в кассу организации.

Приложение: сводный список-заявка на приобретение канцелярских товаров.

17.09.2017 ________________ Л.Е. Иванова

Приказ о выдаче денежных средств подотчет, образец

ПРИКАЗ № 12/09

г. Москва 18.09.2017

О выдаче подотчетных сумм на приобретение канцелярии для нужд офиса

Для осуществления закупки необходимых канцелярский принадлежностей для организации работы офиса компании ООО «Ромашка»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. В срок не позднее 20 сентября 2017 г. выдать секретарю Ивановой Л.Е. под отчет сроком на 3 дня сумму в размере 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей наличными на приобретение канцелярии (согласованный список-заявка прилагается). сроком на три рабочих дня .

2. В срок не позднее 20 сентября 2017 г. ознакомить Иванову Л.Е. с настоящим Приказом под подпись.

3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на главного бухгалтера Петрову М.А.

Генеральный директор _________________________ А.П. Сидоров

С приказом ознакомлен а :

Выдача денежных средств подотчет непосредственно из кассы оформляется расходно-кассовым ордером. В то же время подотчетную сумму можно перевести и на карту сотрудника с расчетного счета организации или ИП-работодателя. И тут нужно отметить, что выше упомянутое Указание ЦБР от 11 марта 2014 года № 3210-У регулирует порядок ведения кассовых операций, то есть не регламентирует основания выдача денежных средств подотчет безналичным путем. Поэтому для единообразия в ведении учета конкретный вид документа, на основании которого будут выдаваться подотчетные средства, как наличные, так и безналичные, рекомендуется утвердить, например, в специальном положении о выдачи денежных средств подотчет.

Сроки выдачи денежных средств подотчет

Сроки, на которые денежные средства выдаются подотчет, могут быть установлены самим работодателем. По прошествии установленного периода у подотчетного лица остается еще три рабочих дня, чтобы в соответствии с тем же пунктом 6.3 Указания ЦБР № 3210-У представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением документов о проделанных в интересах фирмы покупках. Для случаев выдачи денег под отчет на командировку авансовый отчет сотрудник должен составить в течение 3 рабочих дней по возвращении.

После получения авансового отчета работодателем стартует следующий отсчет – срока проверки и утверждения данного документа. Этот период законодательством не регламентирован, и должен быть также установлен в конкретной компании внутренним приказом.

Стоит упомянуть об одном важном изменении в порядке выдачи денежных средств подотчет в 2017 году. В настоящее время больше не действует правило о том, что выдача последующей суммы под отчет возможна лишь после полного погашения подотчетником предыдущего долга по ранее выданным суммам либо после составления авансового отчета о произведенных затратах. Особенно актуально это изменение для организаций, в которых ответственным по расходам за наличный расчет является один и тот же работник.

Кому могут быть выданы подотчетные средства

Подотчетным лицом в компании в принципе может быть любой работник. Ограничений в данном вопросе нет. Допустима в том числе и выдача денежных средств подотчет директору. А вот собственник компании, если он не является также и ее сотрудником, совершать наличные покупки от лица организации не может. Следовательно, и выдача денежных средств в подотчет учредителю идет вразрез с нормами законодательства.

С сотрудниками ИП-работодателя ситуация та же: они могут являться подотчетным лицами, получающими от своего нанимателя средства на совершение наличных покупок. Однако сам ИП в статусе подотчетного лица не выступает. В случае необходимости он просто оплачивает наличные расходы непосредственно от своего имени. Составлять по итогам такой покупки авансовый отчет самому себе в последствии не требуется.

В законодательстве штрафы за неверное оформление выдачи денег под отчет не Однако на практике инспекторы обычно требуют уплатить штраф за нарушение кассовых правил в размере до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Кроме того, в некоторых ситуациях налоговики доначисляют НДФЛ.

Компания выдала деньги сотруднику, который не отчитался за предыдущий подотчет. Выдавать подотчетные сотруднику можно только при условии, что он рассчитался с компанией по ранее полученному авансу. Авансовый отчет вместе с подтверждающими документами работник должен сдать в течение трех рабочих дней после того, как истек срок, на который выданы деньги. В правилах есть явный запрет снова оформлять подотчет, если работник не отчитался в срок либо не вернул в кассу неизрасходованные суммы (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

В то же время штрафа за нарушение правил выдачи наличных денег в законодательстве нет. Однако на практике налоговики штрафуют компанию на сумму от 40 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ), а — на сумму от 4000 до 5000 руб.

По мнению ревизоров, компании, которые неправомерно выдала денежные средства, нарушают порядок хранения наличных. Вдобавок к этому проверяющие складывают выданные деньги и остаток в кассе. Если оказывается, что общая сумма больше кассового лимита, то инспекторы опять же требуют штраф. Хотя в суде его обычно удается оспорить (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 31 января 2013 г. № 09АП-34612/2012).

Но компании безопаснее отслеживать сроки с подотчетниками. Для этого в заявлении на подотчет бухгалтерия может сразу сделать отметку, есть ли задолженность по ранее полученным суммам. Зависшие суммы с согласия работника можно удерживать из зарплаты. При этом приказ об удержании подотчетных сумм нужно составить в течение месяца после того, как прошел срок возврата аванса (ст. 137 ТК РФ).

Подотчет как аванс

Иногда, чтобы не превышать лимит кассы, не сдавая деньги в некоторые компании используют следующий способ. Директор или другой сотрудник берет деньги под отчет, на следующий день возвращает их, а потом получает сумму еще больше.

В постоянной выдаче и возврате подотчетных нарушения нет. Но на практике это рискованно. Например, налоговики могут решить, что компания выдала аванс работнику, который еще не отчитался за предыдущую сумму. А значит, нарушила кассовые правила (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Тогда инспекторы могут взыскать штраф в размере 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Хотя претензии инспекторов можно оспорить. Но не исключено, что в данном случае отменить штраф не удастся даже в суде. Налоговики при этом используют такие доводы. Руководитель не составляет авансовые отчеты и не расходует подотчетные средства. Компания просто периодически оформляет приходник на возврат аванса, а потом расходник на выдачу новой суммы. По мнению проверяющих, это значит, что фактически организация хранит сверхлимитные суммы у директора. Хотя по закону должна сдавать их в банк. В такой ситуации не исключено, что судьи признают штраф правомерным (решение Московского городского суда от 14 августа 2013 г. по делу № 7- 1920/2013).

Нет авансовых отчетов

Также налоговики могут доначислить НДФЛ. Например, если директор периодически получает подотчетные суммы, но не сдает авансовые отчеты. В этом случае инспекторы могут посчитать, что подотчетные суммы являются доходом директора.

Например, несколько лет составлял авансовые отчеты, не прикладывая подтверждающие документы. Компания какие-либо приобретенные директором товары не приходовала. Налоговики доначислили НДФЛ. Судьи поддержали инспекторов (постановление Президиума ВАС РФ от 5 марта 2013 г. № 14376/12). Кстати, чиновники разослали это решение судей в инспекции (письмо от 24 декабря 2013 г. № СА-4-7/23263).

Чтобы не спорить с налоговиками, малые предприятия могут издать приказ о том, что они не устанавливает лимит наличных денег в кассе. Тогда можно будет хранить в кассе любую сумму наличных денег.

Другие организации могут чаще пересматривать лимит кассы, устанавливая его в максимально возможной сумме. Для этого в расчет надо взять периоды с самым существенным размером наличной выручки или расходов. Тогда выдавать под отчет суммы, которые превышают лимит, понадобится реже.

Что касается долгов, которые уже накопились у директора или другого подотчетника, их безопаснее обнулить.

Не указан срок выдачи денег

В заявлении подотчетника должен быть приведен срок, на который компания выдает деньги под отчет. Раньше эти данные должен был указывать директор. По новым правилам это может сделать директор или, например, бухгалтер. Либо срок может написать подотчетник в тексте заявления (п. 6.3 Указания № 3210-У).

В некоторых компаниях срок не пишут, считая, что за это нет никакой Но в таких ситуациях налоговики считают, что организация выдала деньги с нарушением кассовых правил, и штрафуют на сумму до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Штраф часто удается отменить в суде (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 6 мая 2013 г. № 09АП-11841/2013-АК). Но не всегда. У инспекторов есть дополнительный аргумент — если срок не установлен, подотчетник должен вернуть деньги в тот же день, когда получил их из кассы.

К примеру, компания выдала наличные деньги 2 октября. В подотчетном заявлении срок не указан. На следующий день бухгалтер выдал этому подотчетнику еще одну сумму. Отчет по авансу, полученному 2 октября, работник не составил.

Получается, что в данной ситуации у компании сразу два нарушения кассовых правил: неправильно оформлено подотчетное заявление и деньги выданы работнику, который не сдал авансовый отчет по предыдущим полученным суммам. Не исключено, что судьи в этом случае поддержат налоговиков (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 6 марта 2013 г. № 09АП-2451/2013).

Поэтому в заявлении нужно указывать срок, на который выданы наличные деньги. А если компания раньше не фиксировала эти данные, можно дооформить документы за последние два месяца. То есть за период, в течение которого инспекторы могут привлечь компанию к ответственности (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).

Нет заявления на выдачу денег

Иногда в компаниях не оформляют заявления о выдаче денег под отчет. В этом случае инспекторы также могут оштрафовать организацию за нарушение кассовых правил. Кроме того, налоговики могут посчитать расходники, к которым не приложены заявления, недействительными. Выданные по этим расходникам суммы прибавят к сумме наличных в кассе на конец дня. И если общий итог превысит лимит, оштрафуют компанию за сверхлимитную сумму наличных денег в кассе.

Заявление на выдачу денег под отчет завизировал не директор. Заявление о выдаче денег под отчет должен завизировать руководитель (п. 6.3 Указания № 3210-У). Некоторые компании считают, что сотрудники бухгалтерии или замы директора могут согласовывать подотчет без доверенности. Но в таких случаях возможны претензии налоговиков. То есть штраф в сумме до 50 000 руб.

Поэтому безопаснее составить доверенность, на основании которой визировать документы сможет, например, главбух или замдиректора (п. 4 Указания № 3210-У). При этом для контроля за расходами можно установить максимальную сумму, свыше которой выдачу наличных денег будет разрешать только руководитель. Вот типичные нарушения при выдаче денег подотчет.

Передача денег под отчет сотруднику практикуется в большинстве организаций. Но инспекторы ФНС часто признают эти расходы доходом сотрудника. Как избежать санкций налоговиков.

Рассказала Виктория Сазонова , ведущий аудитор департамента аудита и бухгалтерского сопровождения Юридическая фирмы «Клифф».

Деньги, выданные под отчет сотрудникам, помогают решить множество хозяйственных вопросов. Но отчетность по этим суммам должна быть составлена безукоризненно - любая ошибка приводит к доначислению налогов. На какие моменты стоит обратить внимание?

По закону

Основными документами, регламентирующими взаимоотношения с «подотчетниками,» являются приказ руководителя фирмы и авансовый отчет. В приказе необходимо прописать перечень лиц, которые имеют право получать деньги. Стоит заметить, что в отличие от списка сотрудников, которые могут получать наличные средства на оплату хозяйственных расходов, список тех, кто может быть направлен в служебную командировку, неограничен. Кроме того, следует установить предельный размер, сроки, на которые выдаются денежные суммы, и порядок сдачи авансовых отчетов.

При отсутствии в приказе сроков налоговики считают, что они не установлены. А следовательно, согласно пункту 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40, установлено, что работник должен отчитаться о потраченных суммах не позднее чем через три рабочих дня после установленной даты, а о командировочных расходах - не позднее трех дней со дня возвращения из командировки.

Не стоит забывать и об оформлении авансового отчета. Он составляется по унифицированной форме (форма № АО-1), утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. № 55 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет». Этот документ заполняет подотчетное лицо и утверждает руководитель организации. К авансовым отчетам необходимо прилагать первичные документы, на основании которых были истрачены подотчетные суммы. Из данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных сумм в установленном порядке.

Отражение в учете

руководитель, «Московский Бухучёт»

В ноябре-декабре 2010 года экономический рост был во всех 12 федеральных округах страны. В ноябре-декабре 2010 года экономический

В бухгалтерском учете организация использует счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Этот счет предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы (План счетов и инструкция по его применению, утверждены приказом от 31 октября 2000 г. № 94н). На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

На израсходованные суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Риск при проверке

Налоговые органы очень пристально относятся к авансовым отчетам при проверке организации. Для многих бухгалтеров данный вопрос кажется простым, однако в нем кроется множество нюансов и споров. Причем некоторые из них решаются только в суде. Заполнение авансового отчета обычно не вызывает особых проблем, а с подтверждающей расходы «первичкой» избежать трудностей удается крайне редко.

Часто организации, у которых мало машин, выдают денежные средства водителям для приобретения топлива. Стоит обращать внимание на время заправки, указанное в чеке. Если налоговые инспекторы в ходе проверки установят, что автомобиль заправлялся в выходной день (либо ранее выезда из гаража, либо по окончании рабочего времени), то затраты на ГСМ исключаются из состава налоговых расходов и признаются доходом водителя со всеми последующими доначислениями в виде «зарплатных» налогов. Чтобы избежать этой ситуации, организации необходимо разработать и представить в инспекцию Правила внутреннего распорядка, утвержденные приказом руководителя, предусматривающие сменную работу водителей, или приказ о передаче автомобилей сотрудникам (водителям) на ответственное хранение по месту жительства в связи с отсутствием стоянки на предприятии. В данном приказе необходимо предусмотреть, что работникам возмещаются расходы, связанные с приобретением ГСМ во внерабочее время, для беспрепятственного выезда на линию в этот день или на следующий. Об этом свидетельствует арбитражная практика: постановление ФАС МО от 3 февраля 2009г. № КА-А40/96-09; постановление ФАС МО от 4 декабря 2008 г. № КА-А40/13427-07-2.

Часто в авансовых отчетах встречаются документы, подтверждающие покупку товарно-материальных ценностей. В этом случае главному бухгалтеру следует внимательно относиться к оформлению данных документов. При покупке должен быть приложен чек ККТ, однако его отсутствие при наличии других оправдательных документов не может являться свидетельством нецелевого использования средств и получения ими дохода, поскольку приобретенные товары приняты к учету в соответствии с действующим законодательством. Если к отчету приложен приходный кассовый ордер, то обязательно должна присутствовать надпись «Получено» или «Погашено».

Если организация не достигла взаимопонимания с налоговиками по данному вопросу, то отстаивать свои интересы ей придется в судебном порядке. Арбитражной практики по этой теме предостаточно, причем судьи в основном поддерживают налогоплательщиков: см. определение ВАС РФ от 31 января 2008 г. № 665/08; постановление ФАС ВСО от 16 апреля 2008 г. № А19-8816/07-56-Ф02-1325/08.

В настоящее время организации широко используют корпоративные карты, это помогает решить проблему с выдачей подотчетных сумм. Ведь денежные средства на счетах находятся в собственности организации, а сами карты оформляются на конкретных сотрудников.

Казалось бы, нюансов в данном вопросе нет. Но это не так! Виной тому разъяснение ЦБ РФ, в котором говорится о том, что нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача организацией денежных средств под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации (письмо ЦБ РФ от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513). Таким образом, корпоративные карты могут использоваться сотрудниками только для оплаты командировочных и представительских расходов.

При отсутствии корпоративных карт многие организации возмещают понесенные сотрудниками расходы путем перечисления сумм задолженности на зарплатные карты. В данном вопросе у организации и у сотрудника возникают риски. Налоговые органы расценивают это как заработную плату или премию со всеми вытекающими последствиями (или переквалифицируют эти операции в приобретение у работника материальных ценностей по договору купли-продажи). Налоговики ссылаются на то, что задание на приобретение материальных ценностей сотруднику не давалось. Получается, что работник приобретал товары для себя, а затем перепродал их организации как свое личное имущество. НДФЛ у сотрудника удерживать не придется, но доход от продажи имущества увеличит его совокупный доход. Покупка имущества у работника является объектом обложения НДС. При этом зачесть налог организация не вправе, так как продавцом товара является физическое лицо, которое НДС не платит. Уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на сумму возмещения нельзя, так как расход не отвечает требованиям статьи 252 НК РФ, в частности не имеет документального подтверждения.

Возмещение задолженности сотруднику по авансовому отчету налоговые органы расценивают как получение дополнительного дохода. По окончании года работнику необходимо сдать декларацию по налогу на доходы физических лиц (п. 3 ст. 228 НК РФ). Вероятнее всего, ему придется заплатить НДФЛ. Доход в дальнейшем можно уменьшить на сумму фактически произведенных и документально подтвержденных расходов (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ).

Командировочный конфликт

Организация может направить своих сотрудников в командировку. Согласно статье 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Первым нюансом являются разногласия организации с налоговыми органами по перечню командировочных документов. Столичные налоговики в целях признания расходов при налогообложении прибыли определяют перечень необходимых командировочных документов в письме от 22 июня 2009 г. № 16-15/062978@. Вот он:

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по формам № Т-9 и Т-9а;

Командировочное удостоверение - форма № Т-10;

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т-10а;

Авиа- и (или) железнодорожные билеты (подтверждающие расходы на проезд), счета гостиниц (подтверждающие расходы на проживание) и другие документы, подтверждающие произведенные расходы.

Однако специалисты финансового ведомства более лояльны. Организации достаточно наличие следующих оправдательных документов: командировочного удостоверения, оформленного надлежащим образом (форма № Т-10); о найме жилого помещения; о фактических расходах по проезду; об иных расходах, связанных с командировкой (письмо Минфина от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/169).

По мнению инспекторов-налоговиков, если «подотчетник» подтвердил расходование денег «неправильными» документами (не типографским БСО; БСО, в котором отсутствуют обязательные реквизиты; ПКО без чека), или не предоставил их вовсе, то подотчетные деньги - это его доход, облагаемый НДФЛ. В отношении суточных облагаемый НДФЛ доход у работника не возникнет, даже если он вообще не представит документы, при условии, что расходы не превысили: 700 руб. в сутки - для командировок по России; 2500 руб. в сутки - для заграничных командировок (п. 3 ст. 217 НК РФ).

А для целей начисления взносов в ПФР, ФСС и фонды ФОМС все еще проще. Даже если нет подтверждающих расходы документов, взносы не начисляются, если расходы не превышают нормы, установленные локальным актом организации (приказом директора) (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ; ст. 168 ТК РФ). Но взносы на «несчастное» страхование в таком случае заплатить придется со всей суммы неподтвержденных расходов.

Возврат средств

Практика проверок показывает, что работники не спешат отчитываться по авансам, а организация не торопится принимать меры по возврату не использованных работниками сумм. Это может привести к тому, что налоговые органы включат неиспользованные и невозвращенные суммы в облагаемый НДФЛ доход недобросовестного сотрудника, а организация получит в акте проверки замечание о нарушении порядка ведения кассовых операций и установленных правил расчетов с подотчетными лицами.

Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника неиспользованного подотчетного аванса не позднее одного месяца со дня окончания срока, отведенного для его возвращения (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). В соответствии с данной нормой Кодекса обязательным условием удержания является согласие работника.

Срок для осуществления операций по удержанию неограничен. Согласно части 1 статьи 138 Трудового кодекса при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не должен превышать 20 процентов от суммы заработной платы, причитающейся работнику к выплате. Сумма неиспользованного остатка подотчетного аванса может превышать эту величину. В таких случаях задолженность погашается сотрудником частями.

Нюансом в этой ситуации является пропуск месячного срока на удержание подотчетной суммы. Если работодатель пропустил его, организация теряет право на бесспорное взыскание суммы неиспользованного остатка подотчетного аванса. Такой спор с сотрудником можно решить только в судебном порядке. Налоговики же в данной ситуации считают, раз деньги в срок не возвращены, то правомерно признать их доходом сотрудника со всеми вытекающими отсюда последствиями (НДФЛ, взносами в Пенсионный фонд, ФСС и ФОМС). При этом они ссылаются на пункт 1 статьи 210 Налогового кодекса. Из него следует, что при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы, полученные сотрудником в денежной и натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло.

Проанализировав ситуацию по авансовым отчетам, можно сделать вывод, что несмотря на встречающиеся попытки налоговиков приравнять подотчетные суммы к зарплате и доначислить на выявленную сумму налоги, суды требуют доказательств, с которыми у налоговых органов дела обстоят не так хорошо, как им хотелось бы.