Как открыть факс. Пользуемся факсом - виды техники и отправка документов

Современный офис невозможно представить без разнообразной техники: компьютеры, принтеры, сканеры, факсы и копиры. Пользуются ими чаще всего люди опытные, но иногда бывают ситуации, когда работать с офисной техникой приходится тем, кто не умеет её использовать вообще (например, если вы замещаете сотрудника или вы "новенький").

Если обучать вас некому или некогда, то могут появиться сложности. В качестве примера попробуем научиться пользоваться факсом.

Быстрая навигация по статье

Факс и его предназначение

Факс - аппарат для приёма и передачи факсимильных сообщений. Факсом называют также и сам документ, который принимают или передают по этому аппарату. Факсы могут быть разных видов:

• Факс-модем (обязательно подсоединяется к компьютеру и управляется им);
• Телефакс (независимое устройство, работающее не телефонной линии);
• Факс в составе МФУ (может работать независимо, а может и через компьютер, как и любое МФУ).

С помощью факса можно передать полностью идентичное изображение документа. Факсы могут быть чёрно-белые или цветные. Могут передавать сообщения на специальной термобумаге, а могут и на бумаге А-4. Бывают лазерные и струйные.

В качестве примера рассмотрим факс компании Panasonic (хотя общий принцип во всех факсах одинаковый).

Отправка факса

• Если вам необходимо отправить документ, сначала нужно вставить его в нижний лоток, лицевой стороной вниз.
• Затем вы снимаете трубку и набираете нужный номер. Когда абонент возьмет трубку, вам нужно представиться и сообщить, что вы отправляете ему факс. После этого вы должны нажать кнопку "Старт" (или "Пуск"). Трубку класть не нужно.
• Когда факс пройдет, в трубке тишина сменится характерным звуком и восстановится связь между вами с вашим абонентом. Просмотрев полученный факс, абонент сообщит вам, что факс получен и качество его нормальное. Теперь можно попрощаться и положить трубку.

Приём факса

• Если вам нужно принять документ, то после звонка факса и сообщения абонента, что вам отправляют факс, вам следует нажать опять-таки кнопку "Старт". Затем, подождав, пока из аппарата не появится лист бумаги с присланным факсом, достать его и просмотреть, каково качество изображения — чётко ли все пропечаталось? Если качество нормальное, вы сообщаете об этом абоненту, и, попрощавшись, кладёте трубку.

Авторежим и нюансы

• Если факс настроен на автоматический приём, то на нём горит кнопка "Автоответ". Приём сообщений производится автоматически, после определённого количества гудков (их число задается в меню "Параметры"), если никто не снимает трубку, включается режим приёма сообщений и факс принимается самостоятельно.
• Отправляя факс, вы можете услышать в трубке вместо ответа человека характерный гудок - это значит, что у абонента факс настроен на автоматический приём. В этом случае вам нужно просто нажать кнопку "Старт" и принять факс (или отправить).
• Если во время приёма факса документ не появляется, скорее всего, закончилась бумага. Вам нужно открыть верхнюю крышку и поставить новый рулон бумаги. Показателем того, что бумага скоро закончится, служат появившиеся красные полоски на получаемых документах.

Другие возможности современных факсов

Современные факсы являются поистине многофункциональными устройствами. Кроме ручного и автоматического режима у них может быть включен режим "Автоответчика" (который также можно настроить в меню "Параметры").

Также вы можете передавать групповые сообщения, переадресовывать факсы и блокировать нежелательные сообщения. А ещё в них есть телефонная книга и функция быстрого набора.

Чтобы разобраться во всех этих функциях, вам стоит внимательно прочитать инструкцию и тогда вы сможете виртуозно использовать свой факсимильный аппарат на все 100%.

Несмотря на все большую распространенность сети интернет и те очевидные удобства, которые несет с собой пересылка различных документов с помощью электронной почты, многие организации продолжают использовать различные факс-машины в своем документообороте. Сложно сказать чем это обусловлено. То ли страхом перед освоением чего-то нового (компьютер для многих людей старшего поколения так и продолжает оставаться чем-то сложнопостижимым), а может быть ностальгией по сакраментальной фразе «Я стартую!».

По этой причине нередки ситуации, когда вам нужно срочно переслать в определенную организацию документ, но у вас нет факса, а на другой стороне никогда не слышали и не пользовались электронной почтой. Как быть в данной ситуации и можно ли отправить факс с компьютера?
Для решения этой проблемы можно использование внутренний или внешний факс-модем и компонент «Связь и факс» из дистрибутива операционной системы Windows. Но в наше время это уже практически не актуально, так как данные модемы работают на Dial-Up подключении к интернету, которое тихо доживает свои дни и мало кем используется.

Лучшим вариантом будет использование различных сервисов по отправке отсканированных документов по факсу. Адреса сайтов данных сервисов можно легко найти в интернете, но чтобы сэкономить ваше время, мы подскажем адреса подобных сервисов и дадим краткие инструкции по их использованию. Среди них будут два сайта, которые предоставляют данную услугу бесплатно, и еще два, выполняющих то же самое за деньги.

Бесплатные сервисы для отправки факса с компьютера.

Платные сервисы.

На данном сайте присутствует также режим рассылки факсов по различным номерам, которые нужно загрузить в виде файла CSV-формата.

Единственная сложность, которая может возникнуть при использовании любого из описанных сервисов - это прием факсов в ручном режиме. Не у всех офисных работников, поднявших трубку и услышавших характерные звуки факса хватает сообразительности нажать кнопку «Старт» для начала приема. В этом случае может помочь предварительный звонок в данную организацию и просьба перевести их факсовый аппарат в автоматический режим.

Современный мир информации требует быстрого обмена различных сведений. Значительное место в этом потоке занимает факсимильная связь. С её помощью передаются текстовые сообщения, графические схемы, рисунки. В офисах установлены факсимильные аппараты, но не все умеют ими пользоваться, несмотря на широкую распространённость такой техники. Также можно отправлять/принять факсы посредством интернета . Ниже найдёте рекомендации, как отправить факс разными способами.

При наличии в офисе телефакса несложно принять либо отправить документ. Ниже подробно расскажем, как принять факс, затем как отправить факс с телефона.

Приём факса

Если вам позвонили, просят принять факс, вы отвечаете: «Принимаю» либо условным сленговым словом «Стартуем», означающим, что вы готовы к процедуре.

1. После тонального сигнала нажмите зелёную кнопку «Start».
2. Дождитесь полной распечатки пересылаемого документа.
3. Приняв документ, нажмите «Stop».

Для получения документа сообщите отправителю о готовности и нажмите кнопку «Start».

Если передача прошла с искажениями текста, графики, сообщите об этом передающему, чтобы тот повторил отправку.

Во время пересылки трубку можно положить уже после того, как начнётся передача. Работа тогда не прервётся. Если вы хотите подтвердить передачу либо продолжить разговор, оставайтесь на линии, когда передача завершится, вновь заработает аудиовызов, вы сможете сообщить об успешности процедуры и продолжить беседу.

Существует автоматический режим, позволяющий устройству самому, без вашей помощи, принимать документы. Настроить его можно в специальном меню «Параметры - Количество звонков», включить выделенной для этого на панели кнопкой. Автоматический режим удобен, когда возможна передача ночью, в праздничные дни, при отсутствии в офисе работников.

Отправка факса

Если вы ни разу не работали с офисной техникой, мы объясним, как отправить документ по факсу.

Приготовьте документ, обычно используется формат А4 . Проверьте качество печати, чтобы потом у адресата не возникало проблем с чтением. При размазавшихся чернилах, наличии подтёков могут возникнуть сложности, лучше распечатайте лист повторно. Перед отправкой снимите с листа скрепки, скобы. Пронумеруйте страницы, чтобы избежать путаницы потом.

1. Откройте крышку, обычно для этого есть небольшая кнопка на боковой панели.
2. Вставьте лист в специальный лоток лицевой стороной обязательно вниз. Лоток в большинстве аппаратов находится в тыльной части, прикрыт крышкой. Прозвучит щелчок, короткий сигнал, означающий, что лист вставлен правильно, аппарат его захватил.
3. Позвоните адресату, сообщите о пересылке факса, количестве отправляемых страниц.
4. Когда адресат готов принять документ, он отвечает: «Стартуем». Затем нажимает кнопку «Start». Бумага станет двигаться через ролики, значит, передача началась. Если лист остановился, произошла ошибка, на табло высветится информация о ней. Получатель не должен класть трубку до завершения передачи.
5. Свяжитесь с адресатом, узнайте, получил ли он информацию, не смазался ли текст. Если качество неудачное, перешлите повторно документ.
6. Закройте крышку, опустив её до щелчка.

Вставьте в лоток документ лицевой стороной вниз и нажмите «Start».

Если вам нужно отправить несколько листов, вставляйте их поочерёдно. Есть аппараты, поддерживающие массовую отправку, тогда в лоток можно положить сразу до 10 страниц.

Специализированные программы отправки

Если у вас есть встроенный модем , можно отправить факс с компьютера через него. Вам потребуется специализированная программа наподобие VentaFax либо встроенная в Windows функция. Настроив функцию отправки, вы сможете переслать отсканированный документ получателю на его факсимильный аппарат.

Отправка через интернет

Если отсутствует телефонная связь по каким-либо техническим причинам, закончилась бумага в аппарате, можно для отправки с компьютера воспользоваться услугами всемирной паутины. Также может быть так, что принимающая сторона требует отправки документов через факс, а у вас отсутствует данный аппарат либо он сломался. Почтовые отделения могут помочь вам в отправке, но это требует временных и финансовых затрат. Когда есть интернет, вы можете действовать в удобное для вас время. Не все юзеры знают, как отправить факс с компьютера через интернет. Вам нужно лишь отсканировать документ, найти сайт-посредник, занимающийся пересылкой факсов. Назовём некоторые из них.

MyFax

Для примера приведём сервис MyFax, позволяющий бесплатно переслать через интернет 2 факса в сутки до 10 страниц каждый. Регистрация не требуется. Преимуществом сервиса является возможность посылать информацию в 41 страну мира. Кроме того, предлагается тестовый период в 30 дней, когда вы сможете получить личный факс-номер, отправлять неограниченное количество документов, получать их. Пересылать документы можно в нескольких форматах. Есть платный контент.

Для отправки факса заполните блоки отправителя и получателя, прикрепите документ и перешлите, нажав кнопку «SEND FAX».

На адрес электронной почты , указанный вами, придёт ссылка на подтверждение отправки. После доставки информации придёт сообщение об этом либо извещение об ошибке в пересылке.

Freepopfax

Сервис позволяет без регистрации переслать через интернет бесплатно 5 факсов до 14 страниц. Отправка осуществляется в 48 стран, к сожалению, по России не работает. На первой странице отправленных документов будет размещена реклама Popfax.com. Поддерживается несколько форматов документов. После отправки на почту вам придёт извещение.

FaxOrama.com

Интернет-сервис, позволяющий бесплатно отправлять факсы в США, Канаду. Нет регистрации, не добавляется реклама на отосланные документы. Разрешено пересылать 2 документа в день по 5 страниц. Есть приложения для IOS, Android, позволяющие сделать фото, затем отправить его с телефона. Поддержка нескольких форматов.

Сервисов отправки/получения факсов через интернет существует много, платные обычно предоставляют тестовый период для бесплатного пользования. В бесплатных часто размещается реклама на пересылаемых страницах. Если вам нужно часто пересылать либо получать информацию, рекомендуется пользоваться платными услугами, для одноразовой же отправки подойдёт бесплатный ресурс глобальной сети.

Как видите, вопрос, как отправить факс, несложный. Процедура занимает мало времени. Использование электронной вычислительной машины, интернет-сервисы, мобильные приложения позволяют работать с факсами в удобном для вас режиме.

Сегодня факсы все также продолжают использоваться в бизнес кругах. И хотя, данную технологию практически вытеснили интернет-документы - мало кому нужно печатать все что присылают - данными устройствами все же пользуются огромное число предприятий. Тем не менее, возможно, кому-то как и мне в свое время, будет интересен вопрос: Как же пользоваться этой чудо-машиной? Как отправить факс Panasonic? Как принять факс Panasonic? Дело это не хитрое, поэтому если вы имеете хоть какое-то представление о компьютерной технике, то разберетесь в этом быстро. Надеюсь, что советы, приведенные в этой статье окажутся для вас полезными. Речь пойдет об факсе фирмы Panasonic.

Во-первых подключите аппарат к питанию и сети. После того, как он полностью включится, установите лист (А4) в специальную прорезь на приборе. Если вы услышите щелчок, а вы его должны услышать, это будет означать, что бумага закрепилась правильно. Возьмите трубку и введите цифры номера телефона, на который собираетесь отправить факс. Если документ предназначен для заграничных коллег, обязательно введите код города и страны. Если вы находитесь в Москве, убедитесь что абонент не находится в зоне 499. Если же аппарат находится в такой зоне, то введите цифру 8, потом 499 и далее номер абонента.

Совет! Когда пользователь примет звонок, объясните что собираетесь отправить факс и попросите его принять.

После команды «стартую», нажмите клавишу «старт» на вашем устройстве. О результате операции вы можете узнать на дисплее аппарата.

Такую последовательность действий необходимо произвести если вы отправляете факс на аппарат с ручным приемом. Если же устройство принимает факс автоматически (что вероятнее всего в наше время), тогда после набора номера и особых звуков в трубке нажимайте кнопку для отправки.

Если же, после выполнения всех вышеприведенных рекомендаций вы установите, что устройство неисправно, тогда скорее всего придется обратиться к услугам сервис-центра, производящего ремонт факсов и диагностику.

Как принять факс

Для того, чтобы принять, пересылаемый вам документ, не нужно больших знаний. После того как вам позвонят и попросят получить факс, нажмите на кнопку «старт» или «пуск» и скажите об этом позвонившему.

Совсем другое дело, когда под рукой нет устройства способного принимать факс, а другого способа отправить документ нет (в том случае если вы работаете в серьезной компании, где без такого способа передачи данных ну ни как). Что же делать в таком случае?

Прием и отправка факса через интернет

Отправка или прием факс-документов через интернет - более современный и удобный способ. Как отправить документ через натольный ПК или ноутбук? Или как отправить факс с телефона Panasonic (или любой другой модели)? Для такой цели существуют специальный онлайн-сервисы, которые сделают отправку документов за вас. Для произведения операции вам необходимо только отправить электронный документ на указанный при регистрации на таком сервисе адрес электронной почты. Все остальное система сделает за вас. Одним из таких сервисов отправки/принятия факсов является send-fax.ru.

Итак, применяя эти простые советы вы без труда сможете отправлять и принимать документы, пользуясь этим распространенным способом передачи информации.

Каким образом сегодня происходит отправка документов? Большую часть пересылают при помощи электронной почты - это факт, но в то же время факс до сих пор используется, более того, остаётся популярным средством для передачи тех или иных бумаг. Достаточно часто люди спрашивают: "Как отправить факс?" Многие действительно не знают, как это делается. На самом деле нет ничего трудного в том, чтобы этим способом отправлять бумаги. Чтобы процедура оказалась успешной, нужно выполнить несколько простых шагов - с этим справится любой человек.

Подготовка к отправке и требования к документам

Что делают перед тем как отправить факс? Сначала готовится документ, который будет отсылаться. Как правило, его распечатывают на А4, поскольку далеко не каждая модель факсимильного аппарата позволяет отсылать бумаги меньшего размера - так что выбирается оптимальный вариант. Если устройство может отсылать бумаги разных размеров, в нём обязательно имеются регуляторы размера листа.

Необходимо, чтобы документ, предназначенный на отправку, был напечатан очень качественно - в противном случае у получателя могут возникнуть сложности с расшифровкой информации, которая на нём содержится. Если в силу каких-либо причин изображение или текст вышли размазанными, лучше осуществить печать повторно.

Когда подготовка будет выполнена, открывают лоток подачи бумаг в факсе. Обычно он находится где-то с тыльной стороны устройства. Документ вставляется лицевой стороной вниз - это важно.

Как послать несколько листов

Если вы знаете, откуда можно отправить факс, всегда можно выслать сразу несколько листов - процедура отправки будет определяться тем, с каким типом аппарата приходится взаимодействовать. Определённые устройства рассчитаны на массовую отсылку документов, так что в лоток агрегата можно вставлять несколько листочков (как показывает практика, данное число не должно быть больше десятка).

Существуют такие модели факсов, где больше одного документа отправить нельзя - в такой ситуации все бумаги загружают в порядке очереди. Когда все листы будут загружены, следует дождаться одинарного сигнала. Далее устройство начинает захватывать документ.

Что следует сделать перед отправкой

Прежде чем отсылать документацию кому-то, нужно на аппарате набрать номер адресата, далее дождаться, когда возьмут трубку. После, согласно правилам этикета, следует представиться, попросить собеседника, чтобы он принял факс. Стандартная команда для передачи бумаг - «Стартуем», после этого на устройстве нажимают кнопку «Старт» (не только вы, но и человек на другом конце провода). Да, там тоже должны знать, как отправить факс, в противном случае ничего не получится. Трубку не кладут до тех пор, пока передача документов не закончится - это важно. Часто бывает так, что адресат имеет автоматический факс - в таком случае всё будет проще: нужно лишь набрать номер, дождаться специального сигнала и нажать стартовую кнопку. Когда процедура отправки закончится, нужно нажать кнопку «Связь»: интересуются, дошли ли документы, читаема ли информация. Если качество низкое, стоит повторить передачу ещё раз.

Где можно отправить факс

Определённые компании в наше время требуют, чтобы некоторые документы обязательно были переданы посредством Как быть, если такого устройства у вас нет? Можно ли, к примеру, отправить факс через Интернет?

Переслать документы всегда можно при помощи почтовых отделений. За вполне умеренную плату бумага будет выслана туда, куда это необходимо. Подобные услуги также предоставляются в специальных фирмах: отправка факсов для них - профильная деятельность.

Существуют и более лёгкие варианты: можно заглянуть в какой-нибудь офис и попросить, чтобы они переслали документы, обратиться к знакомым - наверняка есть такие, у кого в распоряжении имеется факсимильный аппарат. Но самый лучший совет: если вам часто приходится пересылать документы, лучше всего просто приобрести факс - и тогда точно не придётся сталкиваться с разными трудностями.

Переслать бумаги можно посредством Интернета и компьютера, но в комплекте должен быть сканер, чтобы делать копии с разных бумаг. Многие сайты в сети предлагают отправку факсов за символическую цену. Существуют специальные программы, которые гарантируют передачу документов на факсимильные устройства, в том числе и от популярных Интернет-сервисов типа Google. Как отправить факс таким способом, разберётся без труда каждый.

Телефон для приёма и отправки документов

Несколько слов стоит сказать о современных сотовых телефонах. На данный момент это не просто аппараты для переговоров, а полноценные устройства связи практически любыми способами. Как отправлять факс с телефона? Очень просто: достаточно позвонить своему сотовому оператору и попросить, чтобы подключили услугу по отправке и приёму факсимильных документов. Придётся, правда, подключить ещё один дополнительный номер - его и нужно будет использовать для пересылки бумаг. У каждого оператора свои расценки за предоставление такой услуги, так что насчёт этого следует обязательно проконсультироваться, чтобы избежать неприятных сюрпризов.