Что такое факс и как его отправить. Отправка факса по электронной почте
Современные технологи позволяют быстро пересылать копии документов не выходя из офиса. для этого нужно знать, как пользоваться факсом.
Для чего нужен факс и какой он бывает
Бывают моменты, когда нужно срочно отправить кому-то копию документа, а высылать по почте – слишком долго. Для таких случаев какая-то умная голова и придумала специальный аппарат – факс. Этот аппарат либо совмещают с телефоном, и он работает, используя телефонные линии, либо подключают к компьютеру и он работает через модем, либо факс встроен в многофункциональное устройство и работает «в компании» с принтером, сканером, ксероксом и так далее. Кстати, об интернете. В последнее время наряду с факсами, подключенными к компьютеру, используется еще одно удобство – WiFi-роутер. Как им пользоваться, можно прочитать в статье «Как подключить и настроить WiFi роутер».
Как и принтеры, факсы бывают черно-белыми или цветными, а также струйными или лазерными. Данный факт предопределяет вид используемой бумаги: термобумага или обычные листы А4-формата.
Как отправлять документы через факс
Поскольку наиболее часто используется факс, подключенный к телефонной сети, то рассмотрим сначала именно этот случай. Итак, чтобы отправить документ, нужно приготовить документ и вложить его лицевой стороной вниз в специальный лоток. Далее, вызовете абонента и скажите ему, чтобы принял факс. После этого нажмите кнопку «Старт». Во время отправки факса голосовая связь не работает.
Она возобновляется после завершения передачи. Современные аппараты позволяют отправлять факс одновременно нескольким получателям.
Бывает так, что абонента на месте не оказалось, но его факс настроен на автоматическое получение сообщений. В этом случае, если трубку никто не взял, вы услышите, в конце концов, сигнал, который будет означать включение факса.
Как получить факс
Прежде всего, нужно убедиться в том, что в вашем аппарате есть бумага. Далее, ответив на звонок, и услышав просьбу принять факс, нажмите кнопку «Старт» и дождитесь распечатки. В некоторых случаях (зависит от аппарата), вам может понадобиться выбрать цветную или монохромную печать.
Если вы ожидаете получение факсимильного сообщения в течение дня, но вынуждены отлучиться, то установить свой аппарат в автоматический режим. В этом случае вам нужно выставить количество гудков вызова, после которого включится факс.
Помните, что не стоит доверять свои документы посторонним. Если вы принимаете важные сообщения по факсу, то старайтесь делать это лично. А если сообщения приходят на компьютер, то установите надежный пароль и меняйте его регулярно. Как это сделать написано в .
Как отправлять и получать факсы через компьютер
Прежде всего, вам потребуется факс-модем. Это устройство может встроенным в ваш компьютер или подключаемым снаружи через ЮСБИ-порт. Когда устройство подключено и готово к использованию, нужно откорректировать соответствующие настройки Windows (найти их несложно через меню «Пуск»). После этого вам придется настроить факс-сервер. Ничего сложного в этих процедурах нет. Достаточно лишь следовать инструкциям и указаниям на экране.
Часто для этого вам может потребоваться разрешение администратора системы. Кроме того, скорее всего, вам потребуется легальная версия Windows. Если вы сомневаетесь в своих силах, то чтобы избежать лишних затрат и потерь, обратитесь по вопросам настройки к специалистам.
О том, как пользоваться факсом при помощи компьютера, подробно рассказывается в этом ролике:
Хотя сегодня большая часть документов отправляется посредством электронной почты, факс все еще пользуется популярностью. Часто у людей вопрос: как отправить факс, вызывает затруднение. Ничего сложного в отправлении бумаг посредством факса нет, данная процедура состоит из нескольких простых шагов, выполнить которые может любой.
Отправка факса
- В первую очередь, вы должны подготовить документ, который будете отправлять по факсу. Обычно нужную информацию распечатывают на листе А4, так как не все модели факсимильных аппаратов позволяют отправлять документы меньшего формата. В любом случае, листы формата А4 подходят. Если ваш аппарат поддерживает отправку документов различного размера, в нем должны быть регуляторы размера листа.
- Важно, чтобы ваш документ был качественно напечатанным, иначе у адресата могут возникнуть проблемы с разбором информации на нем. Если по каким-либо причинам текст или изображения на листе размазаны, лучше распечатать документ еще раз.
- После того, как вы подготовили к отправке документ, откройте лоток подачи документов в вашем факсе. Как правило он размещении на задней части аппарата. Документ нужно вставлять вниз лицевой стороной.
- Если вам нужно отправить несколько листов, процедура их заправки будет зависеть от типа вашего аппарата. Определенные факсимильные аппараты поддерживают массовую отправку документов, поэтому в лоток аппарата можно вставлять несколько листов, обычно не более десяти. Встречаются также модели факсов, которые не поддерживают отправку нескольких листов, поэтому документы нужно загружать поочередно. После вставки документа в аппарат вы должны услышать одинарный сигнал, после которого произойдет захват документа.
- Перед тем, как отправить через факс ваши документы, наберите на аппарате номер адресата и дождитесь, пока поднимут трубку. После этого нужно представиться и попросить собеседника принять факс. Обычно командой для отправления документа по факсу является «Стартуем», после чего и вы, и ваш адресат должны нажать кнопку «Старт» на аппарате. После этого будет запущена отправка факса, ни в коем случае не кладите трубку до ее завершения. Бывает такое, что у адресата стоит автоматический факс. В таком случае все гораздо проще: достаточно набрать номер, дождаться сигнала факса и нажать «Старт».
- После завершения отправки документа нажмите на клавишу «Связь» и спросите, дошел ли факс и не размазана ли информация. Если документ пришел в плохом качестве, вам нужно еще раз отправить его.
Где можно отправить факс
Некоторые фирмы сегодня требуют отправления определенных документов через факсимильных аппарат. Что же делать, если у вас нет ни факса, ни доступа к нему?
Отправить факс можно в почтовых отделениях. Там за определенную плату ваш документ отправят туда, куда нужно. Также вы можете обратиться за этой услугой в специализированные фирмы, которые занимаются отправкой факсов.
Конечно, есть и более простые варианты: попросить отправить факс из офиса или обратиться за помощью к знакомым. Наверняка у вас есть знакомые, у которых на работе есть факсимильный аппарат.
Если вам приходиться часто отправлять факс, вам стоит задуматься о покупке факсимильного аппарата. Тем не менее, не каждый человек хочет иметь дома еще один громоздкий аппарат, поэтому приходится задумываться о других путях решения проблемы.
Не все знают, что отправлять факс можно также с помощью компьютера. Конечно, для этого он должен быть подключен к Интернету, иначе ничего не получится. Также у вас должен быть сканер для того, чтобы сделать скан-копию документа, предназначенного для отправки.
Сегодня множество сайтов предлагают отправить факс через Интернет бесплатно. Иногда все же приходится оплачивать отправление документа, поэтому важно вначале ознакомиться с правилами работы сайта. На них обычно есть подробная инструкция, как отправить факс с компьютера, поскольку на разных сайтах эта процедура немного отличается.
Вам понадобится
- - факсимильный аппарат Panasonic;
- - термобумага (или бумага для печати);
- - дополнительный телефонный аппарат.
Инструкция
Настройте факсимильный аппарат на режим «АВТООТВЕТЧИК И/ИЛИ ФАКС», если надо отвечать на телефонный вызов с помощью автоответчика и при этом автоматически получать факсы. При поступлении сигнала о не поднимайте трубку: Panasonic распознает тональный сигнал факса и автоматически примет его.
В записанном приветствии предупредите вызывающего абонента, что он может оставить свое сообщение после прослушивания автоответчика, нажимая кнопки * и 9, а затем отправить факс, нажимая кнопку FAX/START.
При имеющейся в офисе возможности, подключите факсимильный аппарат по отдельной линии, тогда прием факса можно осуществлять, установив аппарат в режим «ФАКС». Все будут восприниматься аппаратом как факсы. Если необходимо, то измените число звонков, после которых Panasonic сработает на прием факса в этом режиме.
Если необходимо отвечать лично на все телефонные вызовы, то принимать факс придется вручную. Для этого в меню выберете режим «ТЕЛЕФОН».
При поступлении сигнала вызова снимите телефонную трубку. Если на обратной стороне линии слышится длинный звуковой сигнал вызова факса или ничего не слышно, то стартуйте. Если состоялся разговор с абонентом, то после взаимного на прием документа нажмите кнопку FAX/START. После приема факса положите трубку аппарата. Если возникла необходимость отменить прием факса, нажмите кнопку STOP.
Если рабочий стол находится далеко от факсимильного аппарата, подсоедините к линии, на которой «сидит» Panasonic, дополнительный телефон и выставьте его в тональный режим. Настройте факсимильный аппарат на дистанционное включение. При получении вызова, снимите трубку дополнительного телефона и для приема документа нажмите кнопки *#9. Факсимильный аппарат примет факс, после этого положите трубку дополнительного телефона.
Если необходимо отвечать на звонки лично, но при этом осуществлять прием факса автоматически, поставьте Panasonic в режим «ТЕЛЕФОН/ФАКС». При входящем вызове аппарат отразит его на дисплее, но не зазвонит. Аппарат будет находиться в режиме ожидания в течение заданного числа вызовов. Когда аппарат различит тональный сигнал факса, то примет документ без подачи звонка.
Если аппаратом тональный сигнал факса, то он зазвонит. Ответьте на вызов с Panasonic или дополнительного телефона, подсоединенного к линии факса. Аппарат активизирует функцию факс, если долго не отвечать . Поэтому, чтобы поговорить с вызывающим абонентом, нажмите FAX/START.
Некоторые модели Panasonic обеспечивают получение факса методом поллинга, который позволяет сэкономить оппонента. В этом случае, чтобы принять факс, выберете из меню аппарата «ПОЛЛИНГ», убедитесь, что в вашем аппарате нет загруженных документов, и позвоните абонента, от которого хотите получить документ. После прохождения сигнала принимайте факс на свой аппарат.
Обратите внимание
Перед началом работы всегда проверяйте факсимильный аппарат на наличие бумаги!
Различные модели факсимильного аппарата Panasonic могут отличаться друг от друга кодами функций, наименованиями команд и текстом в меню.
Из-за неполадок или отсутствия бумаги принимаемый документ сохраняется в памяти аппарата. В последствии он может быть выведен на бумагу.
Во всех режимах (кроме «ТЕЛЕФОН») факсимильного аппарата, можно предотвратить получение документов от игнорируемых абонентов. Для этого необходимо подключить услугу идентификации вызывающих абонентов и включить на аппарате запрет на прием нежелательных факсов.
Любому офису для полноценного функционирования нужен факсимильный аппарат (факс). Чтобы им пользоваться, для начала его нужно настроить. Для этого следует прочитать прилагающуюся к факсу инструкцию и инструкции, которые следуют ниже.
Инструкция
Установите на факсе режим «автоответчик/факс». Это работает следующим образом. На факс поступает звонок. Он автоматически распознает тональный сигнал. Если это обычный звонок, то включится автоответчик. Если был отправлен какой-либо документ, то ваш факс Panasonic автоматически его примет. Не забудьте записать сообщение на автоответчик. В нем сообщите, что можно оставить голосовое сообщение после сигнала. Если звонящий хочет отправить факс, то ему нужно нажать кнопку Start.
Практически в каждом, даже самом маленьком, офисе в настоящее время установлен такой нужный аппарат как факс. С его помощью отправляются копии различных документов, начиная от важных договоров и заканчивая различными изображениями. Чаще всего работа с факсом поручается одному человеку, в основном секретарю, который принимает или отправляет различные документы, следит за работоспособностью аппарата, в том числе контролирует наличие бумаги в соответствующем отсеке. Но как быть, если человек, в чьи обязанности входит прием и отправка факсимильных копий, временно отошел, а вас попросили присмотреть за аппаратом и в это время зазвонил телефон. Конечно, вам придется поднять трубку и на том конце провода вас просят принять документы, а вы не знаете, как пользоваться факсом... Просто сказать об этом большинству стыдно, только лишь потому, что не хотят, чтобы собеседник подумал о недостатке имеющегося образования. Хотя знать все на свете просто физически невозможно.
Представили себе такую ситуацию и, наверно, очень захотели, чтобы с вами такого никогда не случилось? Тогда советую заранее узнать, как пользоваться факсом, если вы работает в офисе. Если вдруг возникнет такая необходимость, вы справитесь с возникшей трудностью и блестяще выйдите из сложившейся ситуации.
Если вам необходимо принять документы, то обратите внимание на панель устройства. Как правило, на ней есть большая клавиша, чаще всего зеленого цвета. На ней, в зависимости от модели аппарата, может быть написано «Пуск» или «Старт». При нажатии на данную кнопку должен раздаться характерный сигнал, вы перестанете слышать собеседника, и начнется прием документа. Поздравляю - вы нажали нужную кнопку. Результатом вашей деятельности будет копия документа на факсимильной бумаге, которая по соглашению сторон может иметь юридическую силу. Если же, несмотря на характерное попискивание факса, договора у вас в руках все еще нет, возможно, в вашем аппарате просто закончилась бумага. Тогда необходимо открыть верхнюю крышку аппарата, под которой вы увидите, какую последовательность действий надо выполнить, чтобы заменить пустую трубку на новый рулон бумаги. Обратите внимание на появление красных полос в получаемом документе. Это означает, что осталось мало метров факсимильной бумаги и ее стоит заменить прямо сейчас, чтобы не заставлять ждать партнеров в будущем, когда она закончится во время приема важного договора.
Если же нужно отправить документ, то для начала надо его заправить в соответствующий паз. Как правило, производитель заботится о своих пользователях и приводит изображения того, как работать с факсом. Главное, на что стоит обратить пристальное внимание, так это на то, какой стороной вы вставляет лист в отверстие. Очень важно, чтобы документ, который вы отправляете партнерам, лежал вниз лицом, то есть отправляемая информация должна находиться на нижней стороне листа. Именно это изображение получит принимающая сторона. После этого набираете номер абонента, которому будете отсылать копию документа, говорите о цели своего звонка и просите принять факс. Тем, кто знает, как пользоваться факсом, фраза «Стартую», будет понятна без слов. Для новичка она может показаться даже смешной, но она всего лишь означает, что ваш собеседник нажал клавишу «Старт», и вам надо сделать то же самое. После этого аппарат начнет принимать вложенный в него документ, преобразуя информацию на бумажном носителе в электронный вид. На другом конце провода аппарат вашего собеседника выполнит обратное преобразование. Если все прошло нормально, можете положить трубку.
Теперь вы знаете, как пользоваться факсом, и сможете без особых сложностей как принять, так и отправить документы.
Современная офисная техника очень проста в управлении. Однако неопытному делопроизводителю может понадобиться некоторое время, чтобы разобраться в тонкостях работы с факсом или ксерексом.
