Отменены командировочные с года. Командировочные удостоверения отменили, но не спешите о них забыть

Если же работник направляется в командировку на личном транспорте, то фактический срок пребывания в месте командирования работник должен указать в служебной записке. Она представляется одновременно с документами, подтверждающими использование названного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. Такими подтверждающими документами могут быть путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.

Унифицированная форма приказа не содержит места для указания служебного задания. То есть в приказе невозможно отразить цель командировки, а следовательно, нет основания для выплаты суточных сотруднику. Поэтому взамен существующей формы приказа лучше разработать и утвердить собственную форму с указанием цели командирования, чтобы у налоговой инспекции не возникало сомнений в необходимости поездки сотрудника и выплаты ему суточных.

Хотя сейчас составлять командировочное удостоверение и служебное задание больше не требуется, все же их наличие поможет осуществлять внутренний контроль выполнения сотрудниками обязанностей, а также упростит расчет выплат по итогам командировки. Поэтому воспользоваться можно как унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, так и самостоятельно разработанными бланками. Можно руководствоваться ранее действовавшими правилами. Наличие этих документов будет не лишним при возникновении споров с проверяющими органами.

Срок командирования, указанный в приказе о направлении сотрудника в командировку, является примерным. Поэтому если сотрудник вернулся раньше или задержался, то достаточно издать приказ об изменении срока.

Фото: www.ru.123rf.com

Отмена командировочных удостоверений 2015.

Для заграничных поездок правила остались прежними. Командировочные удостоверения работникам при выезде из России и так были не нужны, поскольку в загранпаспорт ставятся отметки о пересечении границы. А при поездках в страны СНГ, если печать на границе не будет поставлена, подтверждением поездки будут билеты.

Согласно Письму ФНС РФ от 05.02.2014 № ГД-4-3/1897 для целей налогообложения документами, подтверждающими расходы на билеты в электронной форме, являются маршрут/квитанция электронного документа на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по приведенному в электронном авиабилете маршруту, и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде. Другими словами, электронный билет РЖД нужно распечатать. А к авиабилету необходимо приложить еще и посадочные талоны.

Итак, по возвращении из командировки работник в течение трех дней обязан представить авансовый отчет, к которому прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд и об иных связанных с командировкой расходах . Отчет о выполненной работе теперь тоже составлять не нужно.

Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства РФ».

Пункт 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Ю. Н. Калмыкова
эксперт журнала «Руководитель бюджетной организации»

Командировка является неотъемлемой частью жизнедеятельности организации. Естественно, необходимо знать, как правильно отправить сотрудника в деловую поездку по заданию организации и какие документы при этом необходимы. С 8 января 2015 года вступили в силу поправки введенные по постановлению правительства, согласно которых внесли некоторые изменения, рассмотрим их в данной статье.

Согласно постановлению правительства, которое было принято 29.12.2014 года, под номером 1595, с 8 января 2015 года были внесены корректировки в порядок направления сотрудника в командировку. Согласно новых правил отменили обязательное применение некоторых документов.

В данный момент не требуется составление ряда документов, хотя их использование не запрещено:

• Отсутствует необходимость в постановке служебного задания
• Более не требуется выдавать командировочное удостоверение (КУ)
• Так же не требуется отчет сотрудника о произведенной работе

Осталось по-прежнему, необходимо следующее:

• Прежде чем отправить сотрудника в деловую поездку, необходимо издать приказ (распоряжение или решение)
• Также необходимо вести журнал учета командировок сотрудников, в котором записываются даты их убытия и прибытия в организацию (отменена необходимость ведения журнала с 08.08.2015)

Стоит отметить, что отсутствие такого журнала или их не заполнение могут повлечь за собой ответственность, согласно ст. 5.27, ч.1:

• Предупреждение, либо
• Штраф на должностных лиц, в размере 1-5 тыс. руб.
• На юр.лиц, в размере 30-50 тыс. руб.
• Индивидуальных предпринимателей, в размере – 1-5 тыс. руб.

Однако данный документ может проверить лишь трудовая инспекция, поскольку он относится к кадровому учету.

Обращаем ваше внимание, что с 8 августа 2015 года были внесены еще некоторые коррективы в порядок оформления командировки. .

Оформление приказа (решения или распоряжения)

Обязательных требований к форме приказа не предъявляется, он может быть издан по унифицированной при отправлении одного сотрудника или же по форме Т-9а, если отправляется группа работников, а также можно издать свою форму приказа. Если вы будете использовать форму Т-9, то у вас возникнет вопрос о необходимости заполнения поля «основание», которое раннее заполнялось.

Данное поле можно заполнять в том случае, если вы продолжаете для себя использовать документ, по которому составлялось служебное задание, таким образом в поле «основание» можно будет внести данные о дате составления и номере такого задания.

Если же данный документ не издавали, то можно в этом поле записать данные другого документа, на основании которого сотрудник выезжает в рабочую командировку, например, если составляется служебная записка, написанная непосредственным руководителем.

Читайте также:

Суточные в 2015 году

Если же никаких подобных документов не было издано, то поле «основание» можно оставить не заполненным.

Заполнение журнала регистрации командировок

В журнале учета сотрудников, которые выбывают в служебные командировки, графу, в которой указываются дата и номер командировочного удостоверения, рекомендуется не заполнять.

При прибытии в организацию командированных работников, в журнале учета, в графе, содержащей Наименование организации, которая выдала КУ, можно внести данные наименования организации, которая направила данного сотрудника в деловую поездку.

Командировочное удостоверение, использовать или нет?

Как уже сказали, с 8 января 2015 года, в результате изменений, внесенных в постановление правительства, которое было принято 13.10.2008, под номером 749, у работодателя нет обязанности оформлять служебное задание, командировочное удостоверение и составлять отчет по поводу проведенной сотрудником работы. С другой стороны запрета на ведение данных документов нет. Поэтому, при желании работодателя, он вправе их использовать для внутренних целей.

Оформление расходов, согласно статьи 252 НК, осуществляется на основании документов, которые оформлены согласно требованиям законодательства, либо иными документами, которые оформлены согласно требованиям делового документооборота, и которые могут косвенно подтверждать понесенные расходы. К ним могут относиться следующие документы: проездные билеты, изданный приказ о направлении сотрудника в командировку.

Применимость командировочного документа может быть установлена, согласно правил нормативных актов по кадровой политике (положений о командировках), так и согласно учетной политике организации. При этом возможно изменение или дополнение формы данного документа.

Подтверждение сроков командировки

При отправлении сотрудника в рабочую поездку ему причитаются суточные, для этого необходимо определить длительность этой поездки. Согласно пункта 7 положения, которое регламентирует процесс отправки сотрудников в командировки, с учетом внесенных изменений в 2015 году, указаны 2 способа, по которым можно определить сроки поездки:

• Первый, сроки исчисляются исходя из имеющихся проездных документов
• Второй способ – если поездка осуществлялась с использование личного транспорта, на основании предоставленной служебной записки

В связи с этим, сотруднику необходимо составить служебную записку, которая составляется по возращении в организацию. При этом указанные в ней даты необходимо подтвердить приложенными к документу чеками, квитанциями, путевыми листами и пр.

Определение сроков, при использовании служебного транспорта

В постановлении №749, п. 7 указана всего 2 способа, которыми сотрудник добирается до места назначения – личный транспорт и общественный. На практике может использоваться и другие способы, такие как: служебный транспорт, с помощью услуг сторонних организаций, попутный. Каким образом можно подтвердить даты командировок в таких случаях? Четких правил нет, но можно следовать ниже описанным рекомендациям.

Как и до внесения изменений, в 2015 году, основанием для того, чтобы направить сотрудника в командировку является изданный приказ руководителя организации, в котором указываются сроки поездки (дата начала и окончания), с учетом времени, которое требуется для того, чтобы добраться до место назначения и обратно. Именно этот документ в совокупности с другими подтверждающими документами можно использовать для подтверждения длительности поездки.

Читайте также:

Можно ли отказаться от командировки - в каких случаях возможно согласно ТК РФ, могут ли уволить за отказ

Служебный транспорт. Для того, чтобы определить сроки поездки, в этом случае, кроме приказа, можно составить путевой лист. Кроме него, сотрудник может в служебной записке отобразить маршрут следования с приложением к ней квитанций (чеков АЗС, гостиницы, из кафе и т.п.), полученных по пути следования или по прибытию на место.

При использовании транспортной компании можно приложить акт об оказании транспортных услуг либо иной документ, который предусмотрен договором с данной компанией, а так же составить служебную записку, так же приложив к ней необходимые подтверждающие документы.

Если используется попутный транспорт , то необходимо написать служебную записку и приложить к ней документы, которые подтверждают факт поездки.

Заполнение авансового отчета

Порядок заполнения и форма авансового отчета были утверждены по Постановлению Госкомстата №55, утвержденного 1 августа 2001 года. Но, начиная с 1 января 2013 года, данная унифицированная форма не является обязательной, в связи с этим ее можно видоизменить исходя из ваших внутренних требований организации.

Согласно Постановления Правительства №749, п.7, утвержденного 13.10.2008, подтвердить сроки проведения командировки можно на основании проездных документов, а если поездка производилась на личном транспорте, на основании служебной записки, к которой прилагаются необходимые подтверждающие документы, такие как, путевые листы, чеки, квитанции и пр.

В связи с этим при составлении авансового отчета, для того, чтобы подтвердить суточные расходы, можно ориентироваться на проездные билеты или составленную служебную записку сотрудником, в которой указана дата начала и окончания поездки.

В соответствии с Постановлением Правительства России № 1595 от 29.12.14 г. командировочное удостоверение отменили еще с 08.01.2015 г. С тех пор никаких значительных изменений не произошло и в 2017 г. работодатели вправе отправлять сотрудников в служебные поездки на основании одного распорядительного документа . Почему может потребоваться наличие формы Т-10 ? Чем подтверждать пребывание специалиста в командировке? Ответы на эти и другие вопросы – далее.

Отмена командировочных удостоверений

Упрощение порядка оформления командировок заключается в отмене командировочного удостоверения, а еще служебного задание и отчета работника о проделанной работе. Изменения в постановление № 749 от 13.10.08 г. внесены упомянутым выше Постановлением № 1595. По общим правилам решение о необходимости командировки по-прежнему принимается руководителем компании, который утверждает сроки, цели и место рабочей поездки (п. 3, 4 Постановления № 749).

Согласно стат. 22 ТК работодатель также вправе самостоятельно разрабатывать ЛНА предприятия, включая положение о командировках, где может быть предусмотрено составление удостоверений по рекомендуемой форме Т-10 или по собственному образцу. При этом остается обязательным оформление сотрудниками авансовых отчетов в целях подтверждения произведенных расходов и представление первичных документов по затратам (счета, чеки, квитанции, билеты и т.д.).

Несмотря на то, что командировочное удостоверение в 2017 году отменили, контрольные органы не рекомендуют предприятиям спешить отказываться от их использования. И вот по каким причинам. Этот документ (наравне с авансовым отчетом) был необходим, прежде всего для подтверждения обоснованности произведенных расходов. Ведь по стат. 252 НК налогоплательщик вправе законно уменьшить полученные доходы на расходы при условии их оправданности и документального подтверждения.

Если речь идет о командировках, то на издержки относятся как суточные, так и оплата проезда, проживания и прочих сопутствующих поездкам трат. Основным первичным документом для подтверждения по-прежнему остается авансовый отчет. Однако при отсутствии удостоверения потребуется приложить к нему косвенно подтверждающие факт поездки документы – приказ руководителя о командировке и проездные (п. 2 стат. 252 НК). Фактический период пребывания специалиста в поездке подтверждается на основании проездных документов, а при их утере – документами о найме жилья (п. 7 Постановления № 749). При отсутствии и гостиничной документации потребуется служебная записка или другой документ с отметками принимающей стороны.

Как оформить документооборот командировок

В 2017 г. в обязательном порядке для оформления командировок необходимы всего 2 документа. Первый – приказ директора о поездке (можно использовать ф. Т-9/Т-9а), второй – авансовый отчет командированного специалиста о произведенных тратах. Если администрация предприятия решит в целях контроля и подтверждения затрат использовать командировочные удостоверения, эту норму следует закрепить в ЛНА – к примеру, в

Уже ни для кого не секрет, что командировочные удостоверения отменили с 2015 года. Как это скажется на процессе оформления служебных поездок? Как теперь подтвердить фактический срок пребывания сотрудника в командировке? О том, как отмена командировочных удостоверений отразится на работе кадровика, читайте в нашей статье.

Из этого материала вы узнаете:

• Как отмена командировочных удостоверений касается организаций;
• В каком порядке оформить командировку в 2015 году;
• Нужно ли командировочное удостоверение сотруднику, направляемому в командировку;
• Обязательно ли вести журнал учета командировочных удостоверений.

Отмена командировочных удостоверений с 2015 года

Правительство планировало осуществить отмену командировочных удостоверений с 2014. Проект постановления долгое время обсуждался, но в результате был утвержден и вступил в силу с 8 января 2015 года (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Изменения преследуют цель упростить порядок ведения документооборота при направлении работника в командировку. Отменили не только командировочное удостоверение, но и служебное задание вместе с отчетом о его выполнении. Дело в том, что цель деловой поездки сотрудника указывается в приказе о направлении в командировку. В связи с этим нет необходимости дублировать ее в дополнительном документе – служебном задании.

Как отмена командировочных удостоверений касается организаций

Отмена командировочных удостоверений может повлечь необходимость внести изменения в некоторые документы компании. Если в организации есть положение о командировках, то из его текста потребуется исключить пункты о командировочном удостоверении, служебном задании и отчете. Если положение отсутствует, то его можно разработать с учетом последних изменений законодательства.

Книга учета командировочных удостоверений, если она ранее велась, теперь не нужна. А вот журнал учета командировочных удостоверений по-прежнему необходим (Пункт 1 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденного приказом Минздрасоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н). Он ведется в каждой организации, в него вносятся сведения о работнике, дате и месте его командирования (см. образец ниже). Несмотря на то, что командировочное удостоверение отменили, исключить графу «Дата и номер командировочного удостоверения» из формы журнала нельзя, поскольку приказ Минздравсоцразвития России № 739н не предусматривает возможность внесения в нее каких-либо изменений.

Образец

Как подтвердить фактический срок пребывания сотрудника в командировке в 2015 году

Отмена командировочных удостоверений безусловно уменьшила количество оформляемых документов. Однако возникает вопрос, каким образом узнать, сколько дней сотрудник реально находился в командировке. Командировочное удостоверение содержало места для проставления отметок о выбытии работника из одного пункта и прибытии в другой. Каждая отметка скреплялась подписью ответственного лица и печатью организации. Таким образом, командировочное удостоверение позволяло с точностью определить время фактического пребывания сотрудника в поездке.

С 2015 года, когда командировочные удостоверения отменили, это время определяется по проездным документам. Работник должен представить их в отдел кадров после того, как вернется из служебной командировки (п. 7 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 « »).

Если сотрудник поехал в командировку на своей машине или мотоцикле, то срок своего пребывания в поездке работник указывает в служебной записке. Факт использования личного транспорта также нужно подтвердить. В доказательство сотрудник может предъявить кассовые чеки, квитанции, путевой лист, счета и так далее.

Как в 2015 году оформлять командировку

Как и раньше, основным документом при оформлении служебной поездки является приказ. Он может быть составлен по унифицированной форме № 9 или № 9-а, либо по любой другой, утвержденной в организации. В документе указывается наименование компании, данные работника, его должность и отдел, место назначения, срок и цель служебной поездки. Основанием чаще всего выступает соответствующая служебная записка. Приказ о направлении в командировку должен быть подписан руководителем организации и работником (абз. 10 ч. второй ст. 22 ТК РФ).

После этого сведения о командируемом работнике и месте назначения нужно внести в журнал командировочных удостоверений. Сделать это должен сотрудник, ответственный за ведение журнала.

Еще раз напомним, что командировочное удостоверение и служебное задание теперь оформлять не нужно. А после возвращения из поездки сотрудник не обязан писать отчет о выполненном задании, за исключением тех случаев, когда это предусмотрено локальным актом организации. Вернувшись из командировки, работник должен представить в отдел кадров авансовый отчет о фактических затратах, документы о найме жилья, проездные документы и т. д.

Прежде чем направить сотрудника в командировку, убедитесь, что это не запрещено законом. Трудовой кодекс запрещает отправлять в командировку следующие категории работников:

• беременные женщины (ч. первая ст. 259 ТК РФ);
• несовершеннолетние работники (ст. 268 ТК РФ);
• работников в период действия ученического договора (ч. третья ст. 203 ТК РФ.).

Если женщина имеет детей в возрасте до трех лет, то ее можно направить в командировку только если она даст письменное согласие. При этом это не должно быть противопоказано ей по состоянию здоровья, а работодатель предварительно должен ознакомить ее с правом отказаться от направления в служебную поездку (ч. вторая ст. 259 ТК РФ).

Вам также будут полезны материалы:

Порядок направления работников в командировки регламентирует Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). 29 декабря постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 внесло изменения в Положение, отменив необходимость составления командировочных удостоверений. Документ вступил в силу с 8 января 2015 года.

Что изменилось в оформлении командировочных удостоверений в 2015 году

1. Направить сотрудника в командировку теперь может только руководитель организации. При этом он может не составлять служебное задание для каждого сотрудника, поставить задачу он может теперь и в устной форме.

2. Отменена обязанность по оформлению командировочного удостоверения.

Как определяется срок нахождения сотрудника в командировке

Срок определяется по проездным документам, которые сдаются после поездки. В случае если сотрудник использует личный или служебный транспорт, чтобы добраться до места назначения, то период командировки ему необходимо уточнять в служебной записке. Такая записка оформляется сотрудником по возвращению из поездки. К ней также прилагаются подтверждающие документы (путевой лист, счета, квитанции, чеки и др.). Данное нововведение распространяется и на командировки в государства, при пересечении границ которых не ставятся отметки о въезде и выезде на границе.

Какие документы необходимо оформить при направлении сотрудника организации в командировку

Документы для командировки:

1. приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по форме № Т-9 или № Т-9а (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1);
2. ранее требовалось сделать запись в журнале учета работников, а именно в графе «Дата и номер командировочного удостоверения» указать дату и номер приказа о направлении в командировку. Но в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 , вступившим в силу 8 августа 2015 года, обязанность работодателя по ведению учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, отменена.

Как отчитывается сотрудник из командировки

По прибытию сотрудник теперь не должен составлять и согласовывать отчет о выполненной работе. В его обязанности входит – сдать авансовый отчет по форме № АО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55), приложив к нему подтверждающие расходы документы (билеты, квитанции, бланки строгой отчетности, товарные и кассовые чеки и др.).

Фирммейкер, январь 2015
Алина Марина
При использовании материала ссылка обязательна

Если заметили ошибку, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter