Заказ наряд в 1с 8.3 бухгалтерия. Учет выполняемых работ в УНФ: оформление Заказ-наряда

В данной статье мы разберем порядок оформления документов для отображения сведений о подрядных работах или услугах. Документы «Заказ - наряд» содержат все необходимые данные по каждому из этапов взаимодействия с клиентом при выполнении заказа.

Будем рады видеть вас в числе наших клиентов!

Введение

Традиционно процесс работы с клиентами происходит в несколько этапов. Каждый из них требует документального подтверждения, в котором будут находиться необходимые данные.

Разработчиками программы был разработан документ, объединяющий возможности разных форм. Документ используется для всестороннего отражения в системе этапов взаимодействия с клиентом при исполнении заказа.

Заказ - наряд является универсальным документом для отражения сведений о подрядных работы или услуги в "1С:Підприємство 8 УНФ".

Характеристика документа

Заказ - наряд обеспечивает выполнение функциональных возможностей, которые характерны для следующих документов:

Программа 1С: Предприятие 8 Управление небольшой фирмой позволяет вести автоматизированный учет управления подрядными работами производственного характера, которые предполагают получение какого-либо материального результата. Или, как вариант – услугами, которыми могут быть обучение, юридическая помощь, страхование и т.д. Эта возможность программы 1С УНФ позволяет контролировать не только их выполнение, но и оплату. Как это происходит – рассмотрим в нашей статье.

Учет выполнения подрядных работ в программе 1С

Основным документом, используемым для ведения учета подрядных работ или услуг в программе 1С Управление небольшой фирмой 1.6, будет «Заказ наряд». Он заменяет собой целый ряд документов, таких как счет на оплату, заказ на выполнение, акт выполненных работ, расходную накладную. Он также является основанием для регистрации вновь поступивших заказов и начисления оплаты труда тем сотрудникам, которые были заняты их выполнением. При его правильном заполнении выполняется автоматическое списание всех используемых для выполнения заказа ТМЦ и реализованной продукции. Он отражает реализацию товара в рамках выполнения работ. А еще в нем отражается движение давальческого сырья при выполнении работ или оказании услуг с использованием материалов заказчика.

Для просмотра перечня взятых в работу заказов программой 1С УНФ редакция 1.6 предусмотрен соответствующий раздел, находящийся во вкладке «Работы». Там же наглядно представлен расход материалов на их выполнение. Если в рамках выполнения работ предполагается и реализация заказчику продукции, то ее перечень представлен в разделе «Товары». Учет давальческого сырья ведется во вкладке «Материалы заказчика», а для отражения денежных средств, внесенных заказчиков в качестве предоплаты, предусмотрен одноименный раздел. Сотрудники, которые будут задействованы в выполнении заказов, находятся во вкладке «Задействованные ресурсы», а их заработная плата отражается в разделе «Зарплата».

Особенности формирования отчетов и движения документов

Разработанный для программы 1С Управление небольшой фирмой 1.6 Заказ-наряд не требует заполнения документа отгрузки, все израсходованные на выполнение заказа материалы автоматически спишутся после его закрытия, а выполненные работы получат статус оплаченных. На основании этого документа можно выписать для заказчика счет на оплату и зафиксировать факт поступления на расчетный счет или в кассу предприятия денежных средств.

Этот документ может иметь несколько статусов:

· Заявка;

· Принят к исполнению;

· Выполнен;

· Оплачен;

· Закрыт.

Задействовав платежный календарь, который имеет программа 1С УНФ 1.6.6., можно запланировать дату, до которой выполненный заказ наряд должен быть оплачен. А еще этот документ используется для составления различных отчетов, необходимых для ведения управленческого учета. Посмотреть состояние выполнение заказ-наряда мы можем с помощью отчета «Анализ заказа покупателя»

На основании заказ-наряда формируется «Задание на работу». Этот документ предназначен для ответственного сотрудника (мастера, бригадира или начальника цеха). Он может быть единым для нескольких заказ нарядов. Заказ наряд универсальный документ, который необходим в работе.

Если у вас возникли вопросы, вы можете воспользоваться любым удобным для вас средством связи.

Компания «Петербургские бизнес решения» будет рада видеть вас в числе своих клиентов!

Взаимодействие с клиентами традиционно носит поэтапный характер. Каждый шаг требует создания некоторой документарной формы, вносящей в учет необходимые данные. Разработчики платформы 1С предлагают единый документ, который совмещает возможности различных форм и используется для всестороннего отражения в системе шагов взаимодействия с клиентом при выполнении заказов. Заказ-наряд играет роль универсального документа для оформления сведений о подрядных работах или услугах в приложении УНФ.

Характеристика документа

Согласно заявлениям разработчика заказ-наряд обеспечивает функциональные возможности, характерные для таких документов как:

• Заказ покупателя;
• Счет на оплату;
• Акт выполненных работ;
• Расходная накладная при оформлении услуг;
• Акт переработки материалов;
• Реализация товара и прочих.

Журнал документов доступен в разделе меню «Работы». Список документов сопровождается условными обозначениями состояний отгрузки работ и услуг и оплаты заказа, что безусловно улучшает характеристики приложения в части юзабилити.

Создание нового документа выполняется нажатием кнопки «Создать».

Существует возможность расширения перечня вкладок табличной части. Для этого необходимо в меню кнопки «Ещё» выбрать пункт «Шапка/табличная часть» и установить необходимые флаги.

Заполнение документа

На вкладке «Работы» следует заполнить параметры:

• Вид работ – позиция справочника номенклатура, которая определяет стоимость часа нормо-часа работ;
• Работа, услуга – позиция справочника «Номенклатура», указывающая тип выполняемых действий с нормированием времени, отведенного на исполнение;
• Спецификация – запись одноименного справочника, которая определяет состав используемых материалов.

Работа может иметь или нормированную по времени стоимость. Соответствующий управляющий параметр размещен в группе «Учетная информация» карточки номенклатуры. Выбирая нормированные стоимости, пользователю должен провести предварительную подготовку справочника и ввести в состав номенклатурных позиций как работы, имеющую продолжительность, так и обобщенные позиции видов работ, задающих стоимость нормо-часа. Значение в столбце «Сумма» рассчитывается в этом случае системой как произведение расценки на вид работ и продолжительности, заданной для выбранной работы.

Таблица «Материалы» может быть заполнена вручную или автоматически после нажатия кнопки «Заполнить» на основе выбранной спецификации.

На вкладке «Товары» приводится список проданных товарных позиций, связанных с оформляемым заказом.

На вкладке «Предоплата» указываются документы, оформляющие внесение платы в счет исполнения заказа, если это необходимо согласно правилам деятельности предприятия.

На вкладке «Зарплата» в таблице «Распределение зарплаты исполнителей» указываются сотрудники, занятые в выполнении заказа, а также условия оплаты.

Функциональные возможности иных вкладок: «Ресурсы», «Платежный календарь» и «Материалы заказчика» – используются реже, но подробно описаны в справочной информации системы.

Печатные формы

Форма документа содержит традиционную кнопку «Печать с предварительным просмотром», меню которой предназначено для создания печатных форм документов. Перечень доступных позиций довольно широк и включает:

• Счет на оплату;
• Заказ-наряд;
• Акт об оказании услуг;
• Накладная;
• И другие часто используемые формы.

Движения документа в отчетах системы

После проведения заказ-наряда система выполняет движения, связанные с расходом материалов и товаров. Например, сформировав отчет «Движение товаров», пользователь увидит, что система отразила расход материалов, включенных в заказ-наряд согласно спецификации, и товаров, введенных в документ на вкладке «Товары». Отчет доступен в разделе «Закупки».

В отчете «Начисления и удержания» пользователь увидит движения, связанные с оплатой труда сотрудников: работнику, указанному на вкладке «Зарплата», система поставит в соответствие сумму, предусмотренную в заказ-наряде. Отчет доступен в разделе «Зарплата».

Проведенный заказ-наряд в конечном состоянии рассматривается системой как акт выполненных работ, о чем свидетельствует содержание отчета о состоянии заказов клиентов «Выполнение работ и оплата заказ-нарядов». Отчет доступен в разделе «Продажи».

Состояние оплаты заказа система отражает, например, в отчете «Оплата заказов покупателей» или «Расчеты с покупателями». Отчеты доступны в разделе «Деньги».

Все движения заказ-наряда доступны для просмотра обычным способом: через пункт «Движения документа» меню кнопки «Ещё» документа.

Документ "Заказ-наряд"

Документ "Заказ-наряд" используется для регистрации случая исполнения ремонта автомобиля и реализации деталей.
По ходу исполнения ремонтных работ (редактирование статуса Заказ-наряда) документ всегда проводится, регистрируя случай поступления автомобиля на ответственное хранение и поступление запчастей клиента как давальческое сырье. По окончанию исполнения ремонта (статус заказ-наряда выставлен в "Закрыт") выполняется снятие с ответственного хранения автомобиля клиента, списание переработанных запчастей клиента, списание запасов и материалов фирмы израсходованных в ремонте, начисление зарплаты сотрудникам и отнесения ее на затраты за выполненные работы, принятие суммы выручки, от реализации деталей и проведенных работ, списание кредитовой задолженности плательщика, начислении дебитовой задолженности плательщика перед фирмой и фиксирование времени выработки сотрудников. Перед закрытием заказ-наряда его нужно перевести в состояние "Выполнен". На данном шаге происходит контроль возможности закрытия заказ-наряда.

Переход к списку заказ-нарядов выполняется из раздела "Управление автосервисом" / Панель навигации / Группа
"Автосервис" / "Заказ-наряды".

Требуется заполнить такие параметры:

* Организация. В этом параметре выбирается собственная организация, от имени которой создается документ. Задается из справочника "Организации". Параметр показывается на форме, если в настройках реквизитов учета включено ведение учета по нескольким организациям.

* Подразделение. В этом параметре выбирается подразделение фирмы, в котором был выписан документ.
Задается из справочника "Структурные единицы".

* Цех. В этом параметре выбирается основной цех проведения работ по заказу. Задается из справочника
"Структурные единицы".

* Вид ремонта. В этом параметре выбирается вид ремонта, который нужно сделать. Задается из справочника "Виды ремонта".

* Создан. В этом параметре выбирается дата создания заказ-наряда.

* Старт. В этом параметре выбирается дата начала работ.
* Финиш. В этом параметре выбирается дата завершения работ.
* Заказчик. В этом параметре выбирается заказчик на выполнение работ. Задается из справочника
"Контрагенты".
* Автомобиль. В этом параметре выбирается ремонтируемый автомобиль. Задается из справочника
"Автомобили".
* Причина обращения. В этом параметре выбирается причина обращения заказчика в ремонт. Задается из справочника "Причины обращения".
* Диспетчер. В этом параметре выбирается диспетчер принявший заказ-наряд. Задается из справочника
"Сотрудники".
* Мастер. В этом параметре выбирается мастер, ответственный за выполнение ремонта. Задается из справочника "Сотрудники".
* Состояние. В этом параметре выбирается информация о данном состоянии заказ-наряда. Задается из перечисления "Статуса заказ-наряда".
* Пробег. Пробег принятого в ремонт автомобиля.

На форме документа расположена кнопка "Изменять цены и валюту", по которой открывается диалог изменения видов цен, скидок и валюты этого документа.

* Товары. Эта нижняя таблица имеет возможность быть занесена при помощи подбора (кнопка "Подбор" меню табличной части) или методом ручного ввода. Колонки табличной части:
o Номенклатура - запись номенклатуры, реализуемая деталь с нашего склада для исполнения работ по заказ-наряду. Задается из справочника "Номенклатура" с типом "Запас". o Характеристика - если нужно в этом поле выбирается характеристика номенклатуры. Задается из справочника "Характеристики номенклатуры". Параметр показывается на форме, если в настройках реквизитов учета включено ведение учета по характеристикам номенклатуры.
o Ед. - единица измерения номенклатурной записи. Задается из справочника "Классификатор единиц измерения" либо "Единицы измерения".
o Цена - цена реализации номенклатурной записи.
o Сумма - стоимость реализации номенклатуры по этой строчке.


o Содержание - Описание номенклатурной записи для представления в печатных документах.

* Работы. Эта нижняя таблица имеет возможность быть занесена при помощи подбора (кнопка "Подбор" меню табличной части) или методом ручного ввода. Колонки табличной части:
o Номенклатура - выполняемая работа. Задается из справочника "Номенклатура" с типом "Работа". o Количество - количество работ.
o Н/Ч - Стоимость единого часа работы. Для выбора фиксированной цены работы применяется нормочас "Рубль".
Задается из справочника "Нормочасы".
o Норма времени - время исполнения работы в часах. Применяется для нефиксированного расчета цены работы
(Нормочасов).
o Цена - цена работы.
o % Скидки - процент скидки (наценки).
o Сумма - стоимость по этой строчке.
o Ставка НДС - ставка ндс. Задается из справочника "Ставки НДС".
o Сумма НДС - сумма ндс по этой строчке.
o Всего - поле, автоматом заполняемое суммарной стоимостью работ соответственно настройкам цен и валют.
Настройки вносятся в диалоге, вызываемом при нажатии кнопки "Изменять цены и валюту".
o Материалы - затраченные материалы.

* Материалы заказчика. Эта нижняя таблица имеет возможность быть занесена при помощи подбора (кнопка "Подбор" меню табличной части) или методом ручного ввода. Колонки табличной части:
o Номенклатура - запись номенклатуры, деталь предоставленная заказчиком для исполнения работ по заказ-наряду. Задается из справочника "Номенклатура" с типом "Запас". o Характеристика - если нужно в этом поле выбирается характеристика номенклатуры. Задается из справочника "Характеристики номенклатуры". Параметр показывается на форме, если в настройках реквизитов учета включено ведение учета по характеристикам номенклатуры.
o Партия - в этом поле выбирается партия номенклатуры. Задается из справочника "Партии номенклатуры". Параметр показывается на форме, если в настройках реквизитов учета включено ведение партионного учета.
o Количество - количество номенклатурной записи.
o Ед. - единица измерения номенклатурной записи. Задается из справочника "Классификатор единиц измерения" либо "Единицы измерения". o Цена - цена поступившей номенклатурной записи.
o Сумма - стоимость поступившей номенклатуры по этой строчке. o Ставка НДС - ставка ндс. Задается из справочника "Ставки НДС".
o Сумма НДС - сумма ндс по этой строчке.
o Всего - поле, автоматом заполняемое суммарной стоимостью запасов соответственно настройкам цен и валют.
Настройки вносятся в диалоге, вызываемом при нажатии кнопки "Изменять цены и валюту".

* Исполнители. Эта нижняя таблица заносится "Сотрудниками", которых надо запланировать для исполнения активизированной работы в табличной части "Работы":
o Сотрудник - сотрудник, который будет выполнять работу. Задается из справочника "Сотрудники".
o Структурная единица - цех выполнения работы. Задается из справочника "Структурные единицы".
o % участия - процент трудового участия сотрудника. Долевое разделение труда промеж несколькими сотрудниками выполняющими работу.
o Вид начисления - Вид начисления платы сотруднику. Задается из справочника "Виды начислений и удержаний".
o Размер - реквизит расчета платы, который зависит от вида начисления: сдельная сумма платы либо процент от суммы выручки.

* Плательщик. В этом параметре выбирается информация о плательщике по заказ-наряду. Задается из справочника "Контрагенты".
* Договор. В этом параметре выбирается договор контрагента, в границах которого создается документ.
Задается из справочника "Договоры контрагентов".

* Зачет предоплаты. Эта нижняя таблица заносится сведениями по зачету авансов от плательщика. На форме документа расположена кнопка "Изменять зачет предоплаты", по которой открывается диалог изменения табличной части "Зачет предоплаты". Колонки табличной части:
o Документ - документ поступления авансов: "Поступление в кассу", "Поступление на счет".
o Сумма расчетов - сумма в валюте договора.
o Курс - курс пересчета в валюту документа.
o Кратность - кратность пересчета в валюту документа.
o Сумма платежа - выбирается в валюте документа.

* Задействованные ресурсы. Эта нижняя таблица хранит сведениями по ресурсам, которые требуются для выполнеия заказ-наряда. Колонки табличной части:
o Ресурс - Ресурс предприятия, загрузку которого требуется планировать. Задается из справочника
"Ресурсы предприятия". o Мощность - Мощность загрузки ресурса.
o Длительность - Длительность исполнения задания ресурсом.
o Старт - Дата и время начала выполнения задания.
o Финиш - Дата и время завершения выполнения задания.

* Вспомогательная информация. Группа параметров:
o Ответственный - информация о сотруднике, ответственном за ввод данного документа. Задается из справочника "Сотрудники". Параметр необязателен для ввода.
o Комментарий - поле ввода, предназначенное для определения произвольный добавочной информации к документу.

Документ "Заказ-наряд" может быть создан на основе документов:

* "Заявка на ремонт",

* "Заказ покупателя".

(Продолжение. Начало см. в № 19)

Управление продажами

"1С:Управление небольшой фирмой 8" обеспечивает автоматизацию отражения хозяйственных операций, связанных с торговой деятельностью предприятия.

Для номенклатуры товаров и услуг можно установить произвольное количество видов цен. Предусмотрено назначение скидок и наценок. Рабочее место "Прайс-лист" позволяет формировать структуру прайс-листа. При этом назначение цен для группы номенклатуры выполняется по заданным правилам непосредственно в форме прайс-листа.

Программа поддерживает несколько схем продаж: продажа со склада и под заказ, отгрузка в кредит или по предоплате, реализация товаров, принятых на комиссию, а также передача товаров комиссионеру на реализацию.

Отправной точкой для всех действий по удовлетворению потребностей покупателя в товарах является документ "Заказ покупателя". Это один из основных документов программы. С его помощью можно оформить операции двух видов – "Заказ на продажу" или "Заказ на переработку".

Потребности покупателя, зафиксированные в заказах, можно обеспечить несколькими способами. Это может быть резервирование товаров или продукции в свободных остатках на складе, размещение в заказах поставщикам и/или в заказах на производство. Заказанные товары можно также получить на реализацию у комитента или заказать переработчику. При этом в одном заказе применяются разные способы обеспечения потребности. Так, некоторое количество товара может быть зарезервировано в складском остатке, а недостающее количество товаров – заказано у поставщика или получено на комиссию.

Заказ покупателя всегда находится в одном из состояний – "Заявка", "В работе", "Выполнен" или "Закрыт". Для заказа, который имеет статус "В работе", на закладке "Платежный календарь" можно запланировать оплату.

Для документального оформления продаж товаров, продукции, работ и услуг используются товарные накладные или соответственно акты выполненных работ. На основании документов продаж формируются счета-фактуры.

При работе с заказами покупателей и счетами на оплату удобно использовать рабочие места "Заказы покупателей" и "Счета на оплату". В состав данных рабочих мест включена информационная панель, которая содержит информацию о покупателях, состоянии взаиморасчетов с ними, а также позволяет формировать разнообразные аналитические отчеты. Например, для выделенного заказа на рабочем месте "Заказы покупателей" можно сформировать отчеты, которые позволяют проанализировать его выполнение, оплату покупателем, потребность по заказу, а также взаиморасчеты с покупателем в целом.

Рабочее место "Расходные накладные" можно использовать для отражения факта отгрузки товаров покупателям по заказам, которые находятся в работе. При этом одну расходную накладную можно оформить не только для одного, но и для нескольких невыполненных заказов, которые отмечены на рабочем месте. Предусмотрено также формирование аналитических отчетов.

Программа позволяет планировать продажи и анализировать их эффективность. Планы продаж можно формировать в натуральном и стоимостном выражениях как по предприятию в целом, так и по отдельным подразделениям. Для исследования эффективности продаж выполняется их план-фактный анализ по отдельным подразделениям, номенклатурным группам и товарам.

Для анализа различных аспектов управления продажами в состав прикладного решения включено более 20 отчетов. Отчет "Анализ выполнения заказов покупателей", например, позволяет быстро проанализировать состав заказов покупателей, ход их выполнения, а также определить потребность в номенклатуре, необходимой для выполнения заказов. В отчете "Продажи" отображаются сведения о реализованных позициях номенклатуры в количественном и суммовом выражениях за период. Данные о состоянии и динамике расчетов с покупателями за выбранный период представлены в отчете "Расчеты с покупателями".

С помощью отчета "Дебиторская задолженность по срокам" можно получить информацию о задолженности покупателей на определенную дату в разрезе срока задолженности – "Менее недели", "1–2 недели", "2 недели – месяц", "1–2 месяца" и "Более двух месяцев".

Управление работами и услугами

Прикладное решение поддерживает управление подрядными работами и услугами. Под работами в программе понимаются действия производственного характера. Результатом выполнения работы является определенный материальный результат, например построенный дом, смонтированное оборудование, отремонтированная квартира и т.д. Услуга, как правило, материального результата не имеет. В результате оказания услуги клиент получает определенную пользу или нематериальную выгоду. Услугами являются, например, юридическая консультация, услуги связи, обучение и т.д.

В программе предусмотрены ведение учета работ и услуг, управление ценами, скидками, а также наценками на работы и услуги. Основным документом, отражающим деятельность по выполнению работ, в программе является "Заказ-наряд", в котором совмещены функции заказа покупателя, счета на оплату, акта выполненных работ, а также расходной накладной для сферы сервисных услуг. С помощью документа "Заказ-наряд" регистрируется заказ на работы, рассчитывается заработная плата исполнителей работ, списываются собственные материалы и реализованные товары. Реализация товара, например кондиционера или счетчиков воды, может происходить в рамках работ по их установке. В документе также фиксируются материалы заказчика, если их использование было предусмотрено и они были получены от заказчика.

Стоимость работы может быть фиксированной или рассчитываться исходя из норм и выполненных объемов работ. Фиксированную стоимость может иметь, например, работа по установке фильтров и счетчиков воды. Результат работы с фиксированной стоимостью, как правило, выражается "в штуках". Нормирование целесообразно использовать для работ, результат которых можно оценить в единицах площади, объема, веса, времени и т.д. Это может быть, например, поклейка обоев, укладка паркета или напольной плитки и т.д.

Для ввода работ в заказ-наряде предназначена табличная часть. Это позволяет при приеме заказа, например на "укладку паркета под ключ", представить эту работу в виде технологических этапов и ввести для каждого из них соответствующую работу – "изготовление стяжки", "выравнивание пола", "установка фанеры на клей и крепление к стяжке с помощью шурупов" и т.д. Для каждой работы можно указать ее стоимость, необходимые материалы, исполнителей и задать для них величину заработной платы.

Данные о материалах, которые требуются для выполнения каждой работы, можно отразить непосредственно или ввести автоматически, с помощью выбранной спецификации. Для календарного планирования работ по заказ-наряду следует указать дату/время начала и окончания работ.

Заказ-наряд может находиться в состоянии "Заявка", "В работе", "Выполнен" или "Закрыт". Намерение клиента фиксируется документом с состоянием "Заявка". Проведенные заказы с этим статусом отображаются в списке заказов. Для заказа, который находится в состоянии "В работе", на закладке "Платежный календарь" можно запланировать оплату. После проведения документа будет зарегистрирована передача материалов со склада в подразделение. Кроме того, заказ-наряд со статусом "В работе" будет отображаться в различных отчетах. На основании заказ-наряда можно сформировать "Задание на работу" для ответственного исполнителя. Заметим, что в этот документ можно ввести несколько заказ-нарядов. После ввода заданий они будут отображаться в календарях ответственных сотрудников.

После завершения работ заказ-наряд переводится в состояние "Выполнен". Фактический объем работ по нему может отличаться от запланированного в документе. В этом случае после окончания работ необходимо скорректировать в заказ-наряде данные об их объеме. При проведении заказ-наряда со статусом "Выполнен" происходят регистрация факта выполнения работ, начисление заработной платы исполнителям, списание материалов и некоторые другие действия.