Загрузка и отправка электронной почты.
Cовременное решение по хранению информации, которое отличается масштабируемостью и высокой производительностью. Решение включает в себя как персональные, так и общедоступные облачные услуги.
Услуга резервный ЦОД на основе репликации в реальном времени позволяет компаниям всегда иметь актуальную резервную копию корпоративной ИТ-инфраструктуры и данных.
Облачный CDN представляет собой глобальную сеть доставки контента и обеспечивает передачу данных от нашего облачного хранилища к серверам, которые в данный момент находятся ближе всего к пользователям вашего сайта.
SyncCluster обеспечивает высокую катастрофоустойчивость, отказоустойчивость и доступность сервисов. Решает проблемы: отказ электропитания, пожар, природные катаклизмы, человеческие ошибки, проведение в дата-центре следственных мероприятий и т.д.
База данных как сервис DBaaS (Database-as-a-service) - облачный подход к хранению и управлению структурированными данными. Это одна из наиболее востребованных технологий в области управления информационными ресурсами.
"Облако ФЗ 152" освобождает Оператора ПДн от затрат на создание и владение защищенной IT-инфраструктурой для выполнения требований 152-ФЗ.
Защитите Ваш сайт, портал, веб-приложения или ИТ-инфраструктуру Вашего предприятия от популярных в последнее время DDoS-атак.
Балансировщик нагрузки позволяет распределять сетевой или прикладной трафик через кластер серверов, что в свою очередь повышает оперативность и доступность приложений и виртуальных машин.
Быстрое, удобное и невероятно недорогое решение для хранения архивов и резервных копий, построенное на базе объектного хранилища S3 от Cloud4Y
Быстрое, удобное, защищенное хранилище для хранения и раздачи статического контента.
Услуга "PCI DSS хостинг" позволяет компаниям принимать и обрабатывать данные банковских карт на своем сайте и работать напрямую с любыми банками.
Облако с мощной видеокартой (GPU) позволит видеографам и графическим дизайнерам отказаться от закупки дорогих графических станций.
- Сканирование уязвимостей Cloud4Y WebGuard
Служба WEBGuard WAS выполняет проверку, осуществляет анализ индивидуальных веб-приложений и определяет уязвимости, представляющие опасность для баз данных или способные помочь обойти средства управления доступом к приложениям.
- Рабочее место для госслужащего
Благодаря услуге "Рабочее место Госслужащего" Вы сможете предоставить своим сотрудникам полноценные виртуальные рабочие столы, которые выглядят так же как обычные, но с которыми можно совершенно свободно работать из любой точки мира. Данное решение сертифицировано ФСТЭК и имеет все необходимые лицензии ФСБ России.
- Kubernetes как сервис (KaaS) или Kubernetes-as-a-service
Благодаря KaaS вы можете развернуть платформу автоматизации, создавать и работать в Kubernetes кластерах, вести разработку в надежной вычислительной среде.
- Хостинг 1С-Битрикс: Управление сайтом
Хостинг 1С-Битрикс: Управление сайтом с гибкими параметрами и постоплатной схемой за реально используемые ресурсы. Высокий уровень SLA и круглосуточная техническая поддержка.
Все преимущества мощного почтового сервера станут доступны без существенных затрат. Вам больше не потребуется собственный сервер, дорогостоящее ПО, услуги настройки и поддержки.
Аренда 1С в облаке по схеме SaaS (Software as a Service) позволит сотрудникам пользоваться программным обеспечением как услугой с помесячной оплатой, а также обеспечит полную мобильность, т.к. теперь при наличии интернет соединения вы сможете работать с 1С в облаке из любой точки мира.
Услуга аренды программного обеспечения Microsoft в облаке по модели SaaS (Software as a Service) позволит вам пользоваться лицензионными программами Microsoft как услугой с помесячной оплатой. Технология SaaS обеспечит существенное уменьшение расходов на приобретение бизнес приложений Microsoft и обеспечит мобильность и гибкость Вашего бизнеса.
Microsoft Office в аренду - это тот же привычный пакет программ Office, который включает набор привычных приложений Microsoft Office: Word, Excel, Outlook, PowerPoint
Решение Cloud4Y backup предоставляет возможность облачного резервного копирования, обеспечивающего исключительную надежность хранения любого объема корпоративных данных. Без агентов - не потребуется установка на целевые системы, Вам больше не придется беспокоится об администрировании и обновлениях
Облачная IP-АТС - это уникальная возможность стать обладателем своего облачного решения с мощным и гибким администрированием. Вам предоставляется в эксплуатацию настроенная и готовая к работе виртуальная АТС.
SSL-сертификат необходим для создания защищенного соединения между сайтом и сервером, что имеет принципиальное значение при обработке конфиденциальных данных и осуществлении финансовых операций.
Благодаря удаленному рабочему столу (VDI/DaaS) Вы можете предоставить своим сотрудникам полноценные виртуальные рабочие столы, которые выглядят так же как обычные, но с которыми можно совершенно свободно работать не только в офисе, но и удалено, например, в командировке или из дома.
1C-Битрикс24 - это система управления внутренним информационным ресурсом компании для коллективной работы над задачами, проектами и документами, для эффективных внутренних коммуникаций.
"1С:Документооборот 8 КОРП" позволяет:
- Централизованно и безопасно хранить документы;
- Организовать оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
- учет входящих, исходящих и внутренних документов;
- учет обращений граждан;
- учет договоров, начиная от подготовки проекта и заканчивая контролем исполнения обязательств и расторжением договора;
- учет и контроль переадресации документов в сторонние организации и из них;
- использование сертифицированных механизмов ЭЦП для подписания и шифрования документов и файлов;
- обработка персональных данных в соответствии с Федеральным законом №152-ФЗ;
- просмотр и редактирование документов;
- контроль версий документов;
- полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
- работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.;
- автоматическое заполнение новых файлов и документов на основании заранее настроенных шаблонов;
- штрихкодирование бумажных документов, автоматическое впечатывание штрихкодов и регистрационных штампов на титульные листы бумажных документов, поиск документов и файлов по штрихкодам;
- автоматизация коллективной работы пользователей с документами и файлами с использованием таких бизнес-процессов, как рассмотрение, исполнение, согласование, утверждения, регистрация;
- условная маршрутизация бизнес-процессов, настраиваемая пользователями;
- поддержка сложных процедур согласования, например параллельное, последовательное или смешанное согласование с использованием условий маршрутизации;
- поддержка нескольких резолюций в документах, в том числе и резолюций должностных лиц сторонних организаций;
- присвоение любым данным различных тематических категорий, как ручное, так и автоматическое, основанное на анализе содержания документов и файлов;
- контроль исполнительской дисциплины, в том числе и по работе с обращениями граждан;
- шаблоны процессов обработки документов, настраиваемые пользователями;
- настраиваемые связи между документами, как односторонние, так и двухсторонние;
- автоматический запуск любых бизнес-процессов по расписанию;
- автоматизированная загрузка документов из электронной почты;
- загрузка файлов со сканера, в том числе и потоковая с автоматическим распознаванием штрихкодов;
- учет и контроль рабочего времени сотрудников;
- онлайн и оффлайн обмен данными с другими типовыми конфигурациями;
- обмен входящими и исходящими документами с другими СЭД в соответствии с ГОСТ Р 53898-2010.
Учет документов ведется в разрезе видов документов, в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, рекомендациям Росархива и отечественной делопроизводственной практике. "1С:Документооборот 8 КОРП" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или среднее предприятие.
"1С:Документооборот 8 КОРП" поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.
Функциональные возможности программы "1С:Документооборот 8 КОРП"
"1С:Документооборот 8 КОРП" в комплексе решает широкий спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.
Работа с документами
"1С:Документооборот 8 КОРП" позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, требованиям ГСДОУ, рекомендациям Росархива и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной практике.
Хранение и права доступа
В конфигурации программы "1С:Документооборот 8 КОРП" внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.
Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.
Дополнительно к этому все данные конфигурации "Документооборот КОРП" ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц, организаций и вопросов деятельности.
Непосредственно файлы могут храниться как в информационной базе, так и в томах на диске.
Регистрация входящих и исходящих документов
"1С:Документооборот 8" позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.
Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.
Регистрация документа сопровождается следующими процессами:
- учет поступивших документов, печать штрихкодов и регистрационных штампов;
- автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль;
- оповещение исполнителей;
- поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
- формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;
- последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.
Учет обращений граждан
В программе предусмотрена регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
Предусмотрен учет дубликатов и повторных обращений, а также учет переадресации обращений граждан в сторонние организации и от них.
Для работы с обращениями граждан используется специальное рабочее место, в котором специалист сразу видит все поступившие обращения граждан, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним. Для анализа и контроля исполнения обращений граждан используются отчеты "Исполнение обращений граждан", "Структура обращений за период", "Динамика количества обращений", "Список обращений граждан".
Учет договоров
В "1С:Документообороте 8 КОРП" автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:
- подготовка проекта договора;
- согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
- учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные соглашения;
- учет и контроль сроков действия договоров;
- автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
- многовалютный учет сумм договоров;
- учет и контроль исполнения финансовых обязательств по договору;
- контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура;
- контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
- расторжение договора.
Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как "Список заключенных договоров", "Договоры с истекающим сроком действия", "Сопроводительные документы по договору", "Динамика количества заключенных договоров", "Динамика сумм заключенных договоров", "Расторгнутые договоры".
Сканирование
В "1С:Документообороте 8 КОРП" предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN. Сканирование осуществляется в форматы jpg, pdf и tif, в том числе и многостраничный.
Поддерживается потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов документов и формирование многостраничных tif или pdf файлов.
Предусмотрено автоматическое распознавание отсканированных изображений и полнотекстовый поиск по распознанным документам.
Электронная почта
Любой документ или файл "1С:Документооборота 8 КОРП" можно отправить по электронной почте непосредственно из программы. Предусмотрена также загрузка входящих и внутренних документов из электронной почты. При использовании ЭЦП можно отправлять и принимать подписанные и зашифрованные файлы.
Просмотр, редактирование и контроль версий
Для просмотра и редактирования документов "1С:Документооборот 8 КОРП" использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.
Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на "рабочем столе"; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка "рабочего стола" с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.
"1С:Документооборот 8 КОРП" обеспечивает доступ сотрудников к файлам, как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.
При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.
Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.
Шаблоны документов и файлов
B "1С:Документообороте 8 КОРП" пользователи могут настраивать и использовать автоматически заполняемые шаблоны файлов и документов. При создании нового файла с использованием шаблона поля шаблонафайла автоматически заполняются учетными данными, например, наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента.
При создании нового документа с использованием шаблона, реквизиты карточки (или документа) заполняются по шаблону, и к документу автоматически присоединяются все указанные в шаблоне файлы, которые, в свою очередь, тоже автоматически заполняются на основании реквизитов документа.
Штрихкодирование документов
В "1С:Документообороте 8 КОРП" всем документам автоматически присваивается штрихкод, который можно:
- распечатать на отдельном листе;
- распечатать поверх титульного листа бумажного документа;
- распечатать на наклейке;
- вставить в электронный документ как изображение.
Штрихкоды используются для быстрого поиска учетных карточек документов и для автоматического прикрепления файлов к документам при потоковом сканировании.
Печать регистрационных штампов документов
В "1С:Документообороте 8 КОРП" пользователи могут выводить на печать регистрационный штамп документа, который содержит название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрихкод. Регистрационный штамп может печататься как на отдельном листе, так и поверх титульного листа бумажного документа.
Связи между документами
В "1С:Документообороте 8 КОРП" предусмотрены стандартные связи между документами, которые автоматически устанавливаются, например, при регистрации ответных документов. Программа позволяет настроить дополнительные связи между документами и указать правила использования этих связей для видов документов. Поддерживаются единичные, множественные, односторонние и двухсторонние связи.
Несколько резолюций в документах
В карточке документа "1С:Документооборота 8 КОРП" можно указать несколько резолюций. Резолюции автоматически формируются бизнес-процессом "Рассмотрение" или могут быть введены вручную. При этом в качестве авторов резолюций могут выступать не только сотрудники вашего предприятия или учреждения, но и должностные лица сторонних организаций.
Переадресация входящих документов
В программе "1С:Документооборот 8 КОРП" можно учитывать переадресацию входящих документов в сторонние организации, а также получение переадресованных входящих документов от сторонних организаций. При этом программа позволяет контролировать сроки исполнения переадресованных документов.
Контроль переданных документов
Предусмотрен учет передачи документов должностным лицам корреспондентов и контроль сроков возврата переданных документов.
Бизнес-процессы и работа пользователей
В программе "1С:Документооборот 8 КОРП" коллективная работа с документами реализована при помощи следующих бизнес-процессов:
- Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на исполнение или ознакомление.
- Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
- Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование. В "1С:Документообороте 8 КОРП" поддерживаются такие варианты согласования, как:
- параллельное;
- последовательное;
- смешанное (параллельное и последовательное), в том числе и с учетом условий маршрутизации.
- Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
- Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
- Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
- Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
- Обработка входящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки входящего документа - рассмотрение, исполнение, списание в дело.
- Обработка исходящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл создания исходящего документа - согласование, утверждение, регистрация.
Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждение роли "Директор", и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль, - самому директору или его заместителю. Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов с учетом условной маршрутизации. Так, например, для согласования договоров, сумма которых превышает 100 тысяч рублей, будет использован один шаблон, а для согласования всех остальных договоров - другой. Условия маршрутизации могут настраиваться в режиме конструктора или на встроенном языке.
Сроки исполнения бизнес-процессов контролируются с учетом графиков работ сотрудников и могут исчисляться не только в днях, но и в часах и даже минутах.
Реализован автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию.
Поддерживается иерархия подчиненности бизнес-процессов и их задач. При создании бизнес-процесса можно указать, что он является подчиненным по отношению к задаче другого бизнес-процесса. Таким образом, выстраивается иерархия бизнес-процессов и задач, которую могут видеть все участники этих бизнес-процессов с учетом прав доступа.
Имеется возможность временной остановки бизнес-процессов, которая распространяется на все подчиненные бизнес-процессы и их задачи.
Поиск
Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизитную и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа.
В "1С:Документообороте 8" реализован полнотекстовый поиск любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского, украинского и английского языков.
Учет рабочего времени и контроль исполнения
Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников. В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.
Организация распределенной информационной базы
В "1С:Документообороте 8 КОРП" предусмотрена работа в режиме распределенной информационной базы, в том числе и для варианта хранения файлов не в информационной базе, а на диске.
Обмен данными с другими типовыми конфигурациями
В "1С:Документообороте 8 КОРП" предусмотрены планы обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе "1С:Предприятие 8.2":
- "Управление производственным предприятием", 1.3.6;
- "Управление торговлей", 11.0.6;
- "Бухгалтерия предприятия", 2.0.15;
- "Управление небольшой фирмой", 1.2.2.
Дополнительно к программе приложены правила обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе "1С:Предприятие 8.1":
- "Бухгалтерия предприятия КОРП", редакция 2.0;
- "Комплексная автоматизация", редакция 1.0;
- "Зарплата и управление персоналом", редакция 2.5;
- "Управление производственным предприятием", редакция 1.2;
- "Управление торговлей", редакция 10.
Веб-сервисы работы с файлами
"1С:Документооборот 8 КОРП" может выступать как внешняя по отношению к другим системам библиотека файлов. Взаимодействие между "1С:Документооборотом 8 КОРП" и другим приложением (например, другой информационной базой, работающей на платформе "1С:Предприятие 8.2") осуществляется при помощи веб-сервисов.
Сравнение версий решения
В таблице приводится список функциональных возможностей программы «1С:Документооборот 8» и их наличие в версиях ПРОФ и КОРП.
|
1С:Документооборот 8 |
ПРОФ |
КОРП |
|
Общие функции для версий ПРОФ и КОРП |
||
|
Учет входящих документов | ||
|
Учет исходящих документов | ||
|
Учет внутренних документов | ||
|
Учет договоров | ||
|
Ведение учета по номенклатуре дел | ||
|
Автоматическая генерация регистрационных номеров | ||
|
Настройка правил учета документов в разрезе видов документов | ||
|
Сканирование документов | ||
|
Распознавание изображений | ||
|
Настройка правил учета в разрезе номенклатуры дел | ||
|
Учет передачи дел в архив, уничтожение дел | ||
|
Учет по организациям | ||
|
Учет по вопросам деятельности | ||
|
Составные бизнес-процессы обработки входящих и исходящих документов | ||
|
Хранение файлов в информационной базе и в томах на диске | ||
|
Коллективная работа с файлами любых типов | ||
|
Хранение и контроль версий | ||
|
Ведение журнала передачи документов | ||
|
Настройка личного доступа к документам | ||
|
Ограничение права доступа к документам и файлам по папкам, видам документов, грифам доступа, вопросам деятельности | ||
|
Использование ЭЦП для подписания и шифрования документов и файлов | ||
|
Учет персональных данных в соответствии со 152-ФЗ | ||
|
Учет обращений граждан в соответствии с 59-ФЗ | ||
|
Сложное согласование документов | ||
|
Настройка дополнительных связей между документами | ||
|
Автоматическое заполнение документов по шаблонам | ||
|
Учет нескольких резолюций по документу | ||
|
Учет и контроль переадресации входящих документов | ||
|
Учет и контроль передачи документов | ||
|
Учет затрат рабочего времени сотрудников | ||
|
Многовалютный учет сумм в документах | ||
|
Установка сроков бизнес-процессов с точностью до минут | ||
|
Настройка и использование дополнительных реквизитов | ||
|
Типовые бизнес-процессы (рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление, поручение) | ||
|
Шаблоны бизнес-процессов | ||
|
Распределенная информационная база | ||
|
Полнотекстовый поиск любых данных | ||
|
Обмен данными с типовыми конфигурациями | ||
|
Обмен данными с типовыми конфигурациями на 8.2 | ||
|
Версионирование объектов | ||
|
Уведомление о задачах по электронной почте | ||
|
Структура организации | ||
|
Дополнительные отчеты и обработки | ||
|
Способы доставки | ||
|
Решение вопросов выполнения задач | ||
|
Расширение списка согласующих после старта согласования | ||
|
Последовательное выполнение процесса «Исполнение» | ||
|
Дополнительные реквизиты процессов и задач | ||
|
Список последних обращений к данным | ||
|
Расширенный полнотекстовый поиск | ||
|
Нумерация по связанному документу | ||
|
Размещение файлов в томах по условиям | ||
|
Автоматическая очистка устаревших версий | ||
|
Учет недействительных пользователей | ||
|
Рабочие группы | ||
|
Встроенный текстовый редактор | ||
|
Бизнес-события | ||
|
Изменение срока действия документов | ||
|
Комплекты документы | ||
|
Визы согласования | ||
|
Интеграция с локальным почтовым клиентом | ||
|
Функции, доступные только в версии КОРП |
||
|
Штрихкодирование документов и файлов | ||
|
Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов | ||
|
Автоматическое заполнение файлов по шаблонам | ||
|
Печать регистрационного штампа | ||
|
Принятие задач к исполнению | ||
|
Настройка и использование условий маршрутизации | ||
|
Периодические бизнес-процессы | ||
|
Учет и использование графиков работы | ||
|
Иерархия бизнес-процессов | ||
«1С:Документооборот 8 КОРП» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.
Работа с документами
«1C:Документооборот 8 КОРП » позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, требованиям ГСДОУ и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной практике.
Хранение и права доступа
В конфигурации программы «1С:Документооборот 8 КОРП » внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.
Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.
Дополнительно к этому все данные конфигурации программы «1С:Документооборот 8 КОРП » ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц.
Регистрация входящих и исходящих документов
«1C:Документооборот 8 КОРП » позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.
Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.
Регистрация документа сопровождается следующими процессами:
- автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль,
- оповещение исполнителей,
- поддержка регламентированных сроков исполнения документов,
- последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.
Сканирование
В «1С:Документообороте 8 КОРП » предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN.
Электронная почта
Любой документ или файл «1С:Документооборота 8 КОРП » можно отправить по электронной почте непосредственно из программы. Предусмотрена также загрузка входящих и внутренних документов из электронной почты.
Загрузка файлов
«1С:Документооборот 8 КОРП » умеет автоматически загружать файлы из указанного каталога в локальной сети. Как только в этом каталоге появляется файл или папка с файлами, они сразу переносятся в нужную папку «1С:Документооборота 8 КОРП » с сохранением оригинальных имен и структуры подпапок. Загруженные файлы автоматически распознаются, индексируются и могут быть немедленно вовлечены в документооборот вашего предприятия.
Это удобно использовать для интеграции, например, с сетевыми потоковыми сканерами, факс-машинами и другими приложениями.
Загрузка и отправка электронной почты
Любой документ или файл «1С:Документооборота 8 КОРП » можно отправить по электронной почте, например, контрагенту или сотруднику, работающему в другом офисе.
Предусмотрена возможность загрузки почтовых сообщений из одного или нескольких почтовых ящиков. Почтовые сообщения загружаются в справочники входящих или внутренних документов вместе с вложениями.
Почтовое сообщение может включать в себя файл описания документа, соответствующий ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». При загрузке такого сообщения «1С:Документооборот 8 КОРП » автоматически заполнит все реквизиты входящего или внутреннего документа. При отправке документов из «1С:Документооборота 8 КОРП » по электронной почте это сообщение взаимодействия СЭД формируется автоматически и добавляется к электронному письму вместе с другими вложениями.
При отправке и загрузке электронной почты поддерживается ЭЦП и шифрование.
Подробнее отправка и загрузка почты рассмотрены в книге «1С:Предприятие 8. Конфигурация «Документооборот». Редакция 1.1. Описание».
Правила обмена
В комплект поставки «1С:Документооборота 8 КОРП » включены правила обмена с другими типовыми конфигурациями «1С:Предприятия 8», работающими в режиме «Обычное приложение»:
- «Зарплата и управление персоналом» начиная с редакции 2.5 ;
- «Управление производственным предприятием» начиная с редакции 1.2 ;
Используя эти правила обмена и входящие в комплект поставки обработки, можно организовать ручной обмен общими справочниками и документами.
В комплект поставки также входит демонстрационное правило обмена, которое показывает возможности переноса согласованных договоров между конфигурациями «Документооборот» и «Управление производственным предприятием» ред. 1.2.
Подробнее правила обмена описаны в книге «1С:Предприятие 8. Конфигурация «Документооборот». Редакция 1.1. Описание».
Планы обмена
В «1С:Документооборот 8 КОРП » встроены планы обмена с другими типовыми конфигурациями, разработанными с использованием библиотеки стандартных подсистем, например:
Предусмотрен также план обмена 1С:Документооборот - 1С:Документооборот , который удобно использовать для организации распределенной или межведомственной системы электронного документооборота.
Используя эти планы обмена, можно организовать автоматический обмен общими справочниками и документами. По аналогии с ними можно разработать и использовать свои планы обмена для решения узкоспециализированных задач, например, обмен кадровой документацией с конфигурацией «Зарплата и управление персоналом» или первичной бухгалтерской документацией с конфигурацией «Бухгалтерия предприятия».
Подробнее планы обмена описаны в книге «1С:Предприятие 8. Конфигурация «Документооборот». Редакция 1.1. Описание».
Веб-сервис работы с файлами
«1С:Документооборот 8 КОРП » можно использовать как внешнюю библиотеку файлов, которая может быть предназначена для различных внешних программ:
- конфигураций на платформе «1С:Предприятие 8.2»;
- других приложений, которые умеют работать с веб-сервисами.
Применение «1С:Документооборота 8 КОРП » как библиотеки файлов позволяет:
- присоединить файлы к объектам вашей информационной базы;
- разгрузить вашу информационную базу за счет переноса хранимых файлов в «1С:Документооборот 8 КОРП » ;
- обеспечить безопасное, надежное и централизованное хранение неструктурированной информации вашего предприятия;
- интегрировать файлы, относящиеся к вашей информационной базе, в общий документооборот предприятия;
- организовать единое хранилище файлов для разных информационных баз и приложений.
Подробнее веб-сервис работы с файлами описан в книге «1С:Предприятие 8. Конфигурация «Документооборот». Редакция 1.1. Описание».
Интеграция бизнес-процессов с другими информационными базами
Этот механизм интеграции появился в программе «1С:Документооборот 8 КОРП » редакции 1.1.3.
Основное назначение этого механизма интеграции – автоматизировать такие процессы обработки данных, которые пересекают границы различных информационных баз. Второе назначение механизма – сделать пересечение этих границ незаметным для пользователей.
Примеры бизнес-процессов, пересекающих границы конфигураций:
- бизнес-процесс обработки заказа покупателя начинается в информационной базе , продолжается в «1С:Документообороте 8 КОРП » и заканчивается в "1С:Управление торговлей, редакция 11" ;
- согласование исходящего документа начинается и заканчивается в «1С:Документообороте 8 КОРП » , но одним из согласующих лиц является менеджер по продажам, который работает в информационной базе "1С:Управление торговлей, редакция 11" .
Как работает этот механизм.
Некоторые роли исполнителей могут быть определены как внешние. Установка роли признака «Внешняя» указывает программе на то, что исполнители этой роли определены в другой информационной базе. Для пользователей эта роль ничем не отличается от других.
Примеры ролей в программе «1С:Документооборот 8 КОРП » :
- Делопроизводитель (внутренняя),
- Директор (внутренняя),
- Менеджер по продажам (внешняя),
- Главный бухгалтер (внешняя).
Рассмотрим пример, когда в качестве одного из исполнителей бизнес-процесса «Исполнение» в «1С:Документообороте 8 КОРП » указан не конкретный сотрудник, а внешняя роль «Менеджер по продажам». В этом случае произойдет следующее:
«1С:Документооборот 8 КОРП» |
«1С:Управление торговлей», ред. 11 |
|
Для роли «Менеджер по продажам» будет сформирована задача «Исполнить» | |
|
Создается и стартует специальный бизнес-процесс «Поручение», в котором эта задача будет указана как задача-источник. Дополнительно к этому поручению будут приложены:
| |
|
Происходит обмен внешними бизнес-процессами между «1С:Документооборотом 8 КОРП » и "1С:Управление торговлей, редакция 11" |
|
|
Ранее созданный бизнес-процесс «Поручение» завершается и автоматически помечает свою задачу-источник из бизнес-процесса «Исполнение» как выполненную. Таким образом, бизнес-процесс «Исполнение» продвигается дальше по маршруту | |
План обмена внешними бизнес-процессами между типовыми конфигурациями и «1С:Документооборотом 8 КОРП » является частью библиотеки стандартных подсистем. Этот план обмена переносит между конфигурациями такие данные, как:
- бизнес-процессы «Поручение» и «Задание»,
- присоединенные к ним файлы,
- задачи этих бизнес-процессов,
- внешние роли.
В процессе обмена происходит преобразование бизнес-процесса «Поручение» из «1С:Документооборота 8 КОРП » в бизнес-процесс «Задание» из БСП и наоборот.
Для использования этого механизма интеграции необходимо настроить конфигурации следующим образом:
- в настройках программы на закладке «Бизнес-процессы» установить флажок «Использовать интеграцию бизнес-процессов»;
- настроить узлы обмена данными (раздел «Настройка и администрирование»);
- настроить внешние роли (раздел «Задачи и бизнес-процессы»).
В карточках задач внешних бизнес-процессов исполнителям дополнительно показан список присоединенных файлов и содержание предмета задачи в формате HTML или в формате табличного документа «1С:Предприятия 8» (MXL).
В остальном обработка задач внешних бизнес-процессов ничем не отличается от обработки задач других бизнес-процессов.
Веб-сервис документооборота
Начиная с редакции 1.1.3, в «1С:Документообороте 8 КОРП » предусмотрен веб-сервис для синхронной интеграции с другими приложениями. Синхронная интеграция применяется для реализации пользовательского интерфейса и для неинтерактивного онлайн взаимодействия интегрированных конфигураций и приложений.
Веб-сервис «DM» (Documents Management) содержит только одну операцию execute(). Эта операция принимает запрос на выполнение того или иного действия, а возвращает ответ. Классы запросов (Request) и ответов (Response) определены в XDTO-пакете этого веб-сервиса. Всего предусмотрено 23 пары запрос-ответ.
С использованием этого веб-сервиса в «Библиотеке стандартных подсистем» сделана подсистема «Интеграция с 1С:Документооборотом». Эта подсистема позволяет бесшовно (т. е. незаметно для пользователя) интегрировать другие конфигурации с «1С:Документооборотом 8 КОРП » на уровне пользовательского интерфейса. Для сотрудников это будет выглядеть как работа в единой информационной базе в едином интерфейсе с общими данными.
Примеры интеграции:
- Из карточки документа «Заказ покупателя» в "1С:Управление торговлей, редакция 11" сотрудники смогут сформировать исходящий документ «1С:Документооборота 8 КОРП » , отправить его на согласование, утверждение, регистрацию и контролировать эти процессы.
- Ответственный за работу с контрагентом в "1С:Управление торговлей, редакция 11" может посмотреть его входящие и исходящие документы и узнать, какие процессы идут по этим документам и в какой стадии они находятся.
- Менеджер по продажам может присоединить к документу «Заказ покупателя» в "1С:Управление торговлей, редакция 11" файлы, поступившие от клиента по электронной почте и подписанные ЭЦП. Хранение этих файлов и сведений об ЭЦП обеспечит «1С:Документооборот 8 КОРП » .
Веб-сервис очереди сообщений для асинхронного взаимодействия
Начиная с редакции 1.1.3, в «1С:Документообороте 8 КОРП » предусмотрен веб-сервис для асинхронной интеграции с другими приложениями и конфигурациями по принципу «отправил и забыл». Приложение-потребитель отправляет в «1С:Документооборот 8 КОРП » запросы на обработку путем вызова операции put и получает ответы вызовом операции get. Обработка сообщений может выполняться «1С:Документооборотом 8» в любом порядке. На один запрос может быть сформировано несколько ответов.
Классы запросов (Request) и ответов (Response) определены в XDTO-пакете этого веб-сервиса. Всего предусмотрено 23 пары запрос-ответ.
Этот веб-сервис удобно использовать для интеграции «1С:Документооборота 8 КОРП » с другими приложениями на платформе ESB (Enterprise Service Bus).
Описание этого веб-сервиса, его операций и классов приводится в файле «Описание веб-сервисов», который входит в комплект поставки.
Другие возможности
Исходный код «1С:Документооборота 8 КОРП » открыт, и вы можете добавлять к нему другие интеграционные механизмы, даже не снимая конфигурацию с поддержки.
Так, например, можно добавить:
- дополнительные веб-сервисы для взаимодействия с другими приложениями;
- дополнительные планы обмена данными с нетиповыми конфигурациями;
- механизмы взаимодействия с другими приложениями на основе COM-технологий;
- регламентные задания для автоматизированной обработки электронной почты;
- и многое другое.
Просмотр, редактирование и контроль версий
Для просмотра и редактирования документов «1С:Документооборот 8 КОРП » использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.
Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на «рабочем столе»; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка «рабочего стола» с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.
«1С:Документооборот 8 КОРП » обеспечивает доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.
При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.
Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.
Бизнес-процессы и работа пользователей
В конфигурации программы «1С:Документооборот 8 КОРП » коллективная работа с документами реализована в следующих бизнес-процессах:
- Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа.
- Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
- Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование.
- Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
- Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
- Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
- Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждении роли «Директор» и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль – самому директору или его заместителю.
Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов.
Поиск
Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизитную и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа.
В «1С:Документообороте 8 КОРП » реализован полнотекстовый поиска любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского и украинского языков.
Учет рабочего времени и контроль исполнения
Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.
В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.
Организация распределенной информационной базы
В «1С:Документообороте 8 КОРП » предусмотрена работа в режиме распределенной информационной базы в том числе и для варианта хранения файлов не в информационной базе, а на диске.
«1С:Документооборот 8 КОРП» в комплексе решает широкий спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.
Работа с документами
«1С:Документооборот 8 КОРП» позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, требованиям ГСДОУ, рекомендациям Росархива и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной практике.
Хранение и права доступа
В конфигурации программы «1С:Документооборот 8 КОРП» внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.
Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.
Дополнительно к этому все данные конфигурации «Документооборот КОРП» ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц, организаций и вопросов деятельности.
Непосредственно файлы могут храниться как в информационной базе, так и в томах на диске.
Регистрация входящих и исходящих документов
«1С:Документооборот 8» позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.
Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.
Регистрация документа сопровождается следующими процессами:
- учет поступивших документов, печать штрихкодов и регистрационных штампов;
- автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль;
- оповещение исполнителей;
- поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
- формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;
- последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.
Учет обращений граждан
В программе предусмотрена регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
Предусмотрен учет дубликатов и повторных обращений, а также учет переадресации обращений граждан в сторонние организации и от них.
Для работы с обращениями граждан используется специальное рабочее место, в котором специалист сразу видит все поступившие обращения граждан, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним. Для анализа и контроля исполнения обращений граждан используются отчеты «Исполнение обращений граждан», «Структура обращений за период», «Динамика количества обращений», «Список обращений граждан».
Учет договоров
В «1С:Документообороте 8 КОРП» автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:
- подготовка проекта договора;
- согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
- учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные соглашения;
- учет и контроль сроков действия договоров;
- автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
- многовалютный учет сумм договоров;
- учет и контроль исполнения финансовых обязательств по договору;
- контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура;
- контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
- расторжение договора.
Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как «Список заключенных договоров», «Договоры с истекающим сроком действия», «Сопроводительные документы по договору», «Динамика количества заключенных договоров», «Динамика сумм заключенных договоров», «Расторгнутые договоры».
Сканирование
В «1С:Документообороте 8 КОРП» предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN. Сканирование осуществляется в форматы jpg, pdf и tif, в том числе и многостраничный.
Поддерживается потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов документов и формирование многостраничных tif или pdf файлов.
Предусмотрено автоматическое распознавание отсканированных изображений и полнотекстовый поиск по распознанным документам.
Электронная почта
Любой документ или файл «1С:Документооборота 8 КОРП» можно отправить по электронной почте непосредственно из программы. Предусмотрена также загрузка входящих и внутренних документов из электронной почты. При использовании ЭЦП можно отправлять и принимать подписанные и зашифрованные файлы.
Просмотр, редактирование и контроль версий
Для просмотра и редактирования документов «1С:Документооборот 8 КОРП» использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.
Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на «Рабочем столе»; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка «Рабочего стола» с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.
«1С:Документооборот 8 КОРП» обеспечивает доступ сотрудников к файлам, как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.
При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.
Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.
Шаблоны документов и файлов
В «1С:Документообороте 8 КОРП» пользователи могут настраивать и использовать автоматически заполняемые шаблоны файлов и документов. При создании нового файла с использованием шаблона поля шаблона файла автоматически заполняются учетными данными, например, наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента.
При создании нового документа с использованием шаблона, реквизиты карточки (или документа) заполняются по шаблону, и к документу автоматически присоединяются все указанные в шаблоне файлы, которые, в свою очередь, тоже автоматически заполняются на основании реквизитов документа.
Штрихкодирование документов
В «1С:Документообороте 8 КОРП» всем документам автоматически присваивается штрихкод, который можно:
- распечатать на отдельном листе;
- распечатать поверх титульного листа бумажного документа;
- распечатать на наклейке;
- вставить в электронный документ как изображение.
Штрихкоды используются для быстрого поиска учетных карточек документов и для автоматического прикрепления файлов к документам при потоковом сканировании.
Печать регистрационных штампов документов
В «1С:Документообороте 8 КОРП» пользователи могут выводить на печать регистрационный штамп документа, который содержит название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрихкод. Регистрационный штамп может печататься как на отдельном листе, так и поверх титульного листа бумажного документа.
Связи между документами
В «1С:Документообороте 8 КОРП» предусмотрены стандартные связи между документами, которые автоматически устанавливаются, например, при регистрации ответных документов. Программа позволяет настроить дополнительные связи между документами и указать правила использования этих связей для видов документов. Поддерживаются единичные, множественные, односторонние и двухсторонние связи.
Несколько резолюций в документах
В карточке документа «1С:Документооборота 8 КОРП» можно указать несколько резолюций. Резолюции автоматически формируются бизнес-процессом «Рассмотрение» или могут быть введены вручную. При этом в качестве авторов резолюций могут выступать не только сотрудники вашего предприятия или учреждения, но и должностные лица сторонних организаций.
Переадресация входящих документов
В программе «1С:Документооборот 8 КОРП» можно учитывать переадресацию входящих документов в сторонние организации, а также получение переадресованных входящих документов от сторонних организаций. При этом программа позволяет контролировать сроки исполнения переадресованных документов.
Контроль переданных документов
Предусмотрен учет передачи документов должностным лицам корреспондентов и контроль сроков возврата переданных документов.
Бизнес-процессы и работа пользователей
В программе «1С:Документооборот 8 КОРП» коллективная работа с документами реализована при помощи следующих бизнес-процессов:
- Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на исполнение или ознакомление.
- Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
- Согласование:
приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование. В «1С:Документообороте 8 КОРП» поддерживаются такие варианты согласования, как:
- параллельное;
- последовательное;
- смешанное (параллельное и последовательное), в том числе и с учетом условий маршрутизации.
- Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
- Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
- Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
- Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
- Обработка входящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки входящего документа - рассмотрение, исполнение, списание в дело.
- Обработка исходящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл создания исходящего документа - согласование, утверждение, регистрация.
Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждение роли «Директор», и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль, - самому директору или его заместителю.
Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов с учетом условной маршрутизации. Так, например, для согласования договоров, сумма которых превышает 100 тысяч рублей, будет использован один шаблон, а для согласования всех остальных договоров - другой. Условия маршрутизации могут настраиваться в режиме конструктора или на встроенном языке.
Сроки исполнения бизнес-процессов контролируются с учетом графиков работ сотрудников и могут исчисляться не только в днях, но и в часах и даже минутах.
Реализован автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию.
Поддерживается иерархия подчиненности бизнес-процессов и их задач. При создании бизнес-процесса можно указать, что он является подчиненным по отношению к задаче другого бизнес-процесса. Таким образом, выстраивается иерархия бизнес-процессов и задач, которую могут видеть все участники этих бизнес-процессов с учетом прав доступа.
Имеется возможность временной остановки бизнес-процессов, которая распространяется на все подчиненные бизнес-процессы и их задачи.
Поиск
Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизитную и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа.
В «1С:Документообороте 8» реализован полнотекстовый поиск любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского, украинского и английского языков.
Учет рабочего времени и контроль исполнения
Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.
В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.
Организация распределенной информационной базы
В «1С:Документообороте 8 КОРП» предусмотрена работа в режиме распределенной информационной базы, в том числе и для варианта хранения файлов не в информационной базе, а на диске.
Обмен данными с другими типовыми конфигурациями
В «1С:Документообороте 8 КОРП» предусмотрены планы обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе «1С:Предприятие 8.2»:
- «Управление производственным предприятием», 1.3.6;
- «Управление торговлей», 11.0.6;
- «Бухгалтерия предприятия», 2.0.15;
- «Управление нашей фирмой», 1.2.2.
Дополнительно к программе приложены правила обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе «1С:Предприятие 8.1»:
- «Бухгалтерия предприятия КОРП», редакция 2.0;
- «Комплексная автоматизация», редакция 1.0;
- «Зарплата и управление персоналом», редакция 2.5;
- «Управление производственным предприятием», редакция 1.2;
- «Управление торговлей», редакция 10.
Веб-сервисы работы с файлами
«1С:Документооборот 8 КОРП» может выступать как внешняя по отношению к другим системам библиотека файлов. Взаимодействие между «1С:Документооборотом 8 КОРП» и другим приложением (например, другой информационной базой, работающей на платформе «1С:Предприятие 8.2») осуществляется при помощи веб-сервисов.
