Выписка сзв стаж. Сзв-стаж при увольнении
Отвечает Ольга Казаченко, эксперт по труду и занятости.
Выдайте сотруднику 29 декабря выписку из СЗВ-М за январь-декабрь 2017г. Кроме того подготовьте и передайте ему СЗВ-СТАЖ за 2017г. Даже если еще не сдавали СЗВ-М за декабрь и СЗВ-СТАЖ за 2017г. (п.4 ст.11 Закона от 01.04.1996 №27-ФЗ). Ведь никаких исключений в подобных случаях в Законе не предусмотрено. Примеры заполнения и порядок формирования отчетов в такой ситуации приведены ниже в развернутом ответе.
Работодатель выдает СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ в течение 5 календарных дней с момента обращения только тем сотрудникам, которые продолжают работать в данной организации. А для уволенных сотрудников действует специальные сроки.
Ивана Шкловца , заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости
Как оформить увольнение по собственному желанию
Расчет с сотрудником и выдача документов
Какие документы нужно выдать уволившемуся сотруднику
В последний день работы сотрудника рассчитайтесь с ним и выдайте ему:
трудовую книжку;
справку о сумме заработка по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 № 182н;
копии сведений по форме СЗВ-М;
копию сведений по форме СЗВ-СТАЖ;
копию раздела 3 расчета по страховым взносам;
иные документы (по письменному заявлению сотрудника).
Об этом говорится в части 5 статьи 80 Трудового кодекса РФ, пункте 3 части 2 статьи 4.1 Закона от 29 декабря 2006 № 255-ФЗ, пункте 4 статьи 11 Закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ.
Ольги Прыговой
Как составить и сдать отчет по форме СЗВ-М
Как передавать копии сведений сотрудникам
Как передавать копии сведений по форме СЗВ-М сотрудникам
Копии сведений по форме СЗВ-М нужно передать сотрудникам. Срок – пять календарных дней с даты, когда человек обратился за такой информацией. Выдавать каждому копию всей формы не стоит. Ведь в ней содержатся персональные данные всех сотрудников, а раскрывать их третьим лицам нельзя.
Каждому сотруднику выдайте выписку из формы СЗВ-М, в которой данные только о конкретном человеке. Если сведения сдаете в ПФР электронно, то для сотрудников эти документы придется распечатать.
Выписку из персонифицированного отчета передавайте сотруднику также в день увольнения или прекращения гражданско-правового договора. Сведения передавайте в общем порядке. Выписки из СЗВ-М выдавайте за весь период работы начиная с апреля 2016 года (до этого формы не было).
Главбух советует: если в вашей организации много сотрудников, настройте бухгалтерскую программу для формирования выписок из форм СЗВ-М. Как минимум, храните эти выписки в электронном виде, чтобы в любой момент по запросу или при увольнении распечатать документы.
Дело в том, что передавать сотрудникам и исполнителям по гражданско-правовым договорам копии сведений по форме СЗВ-М нужно независимо от численности организации. Неважно, работает у вас 10, 100 или 1000 человек.
Прямых штрафов за то, что не передали сведения сотрудникам, в действующем законодательстве нет. Максимум – человек подаст иск в суд о компенсации морального вреда (ст. 151 ГК РФ).
Ольги Прыговой , заместителя управляющего отделением ПФР по г. Москве и Московской области
Как составить и сдать СЗВ-СТАЖ
Когда сдавать отчет СЗВ-СТАЖ по уволенному сотруднику
Если сотрудник увольняется в течение года и увольнение не связано с выходом на пенсию, досрочно сдавать СЗВ-СТАЖ не нужно. Сдайте по нему сведения в общем порядке – до 1 марта следующего года. Копию сведений СЗВ-СТАЖ по данному сотруднику выдайте ему на руки при увольнении (п. 4 ст. 11 Закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ).
Как передавать копии сотрудникам
Как передавать копии сведений СЗВ-СТАЖ сотрудникам
Копию СЗВ-СТАЖ выдайте сотруднику по его запросу. Срок – пять календарных дней с даты, когда человек обратился за такой информацией. Выдавать каждому копию всей формы не стоит. Ведь в ней содержатся персональные данные всех сотрудников, а раскрывать их третьим лицам нельзя.
Каждому сотруднику выдайте выписку из формы СЗВ-СТАЖ, в которой данные только о нем. Если сведения сдаете в ПФР электронно, то для сотрудников эти документы придется распечатать.
Выписку из СЗВ-СТАЖ передавайте сотруднику также в день увольнения или прекращения гражданско-правового договора. Выдавайте выписку из сведений за все время работы с января 2017 года. До 2017 года СЗВ-СТАЖ не составляли.
Такие выводы следуют из пункта 4 статьи 11 Закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ и статьи 7 Закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ.
СЗВ-СТАЖ и еще шесть обязательных документов для увольняемых работников
С 2017 года стало больше документов, которые надо выдавать увольняемым работникам. Например, добавилась новая форма СЗВ-СТАЖ. Кроме того, законодатели обновили форму справки о заработке, заменили отчет РСВ-1 расчетом по взносам. Мы поможем вам не запутаться в этих документах (см. табл. 1 ниже). Ведь одни документы вы обязаны выдать работнику по закону (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ), другие - если сотрудник обратился к вам с письменным зявлением (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).
Таблица 1. Какие документы выдать работнику при увольнении
Какие сведения персучета вы обязаны выдать работнику при увольнении
С 2017 года появились новые формы документов персучета - СЗВ-СТАЖ и раздел 3 расчета по страховым взносам. Закон обязывает выдать работнику в день увольнения их копии, а также выписки и копии документов персучета, которые вы заполняли до 2017 года. Это следует из частей 2-2.3 и 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ (далее - Закон № 27-ФЗ).
За какие периоды и по какой форме выдать работнику сведения персучета, смотрите в табл. 2 ниже.
Таблица 2. Документы персучета для увольняемых работников в 2017 году
Как сделать выписку из СЗВ-М
Для увольняемого сотрудника сделайте выписки из СЗВ-М. В каждой выписке заполните все разделы, как в формах СЗВ-М, которые вы сдавали в ПФР, кроме раздела 4. В раздел 4 включите только сведения по этому работнику. Вы не вправе выдать сотруднику отчеты по форме СЗВ-М полностью, ведь в них персональные данные других работников.
ПРИМЕР 1
Выписка из СЗВ-М: работник увольняется в середине месяца
Сотрудница ООО «Корсика» Ю.А. Смирнова работает в компании с 2014 года. 28 апреля она написала заявление на увольнение по собственному желанию. Последний рабочий день - 12 мая 2017 года.
Как подготовить для Смирновой выписки из СЗВ-М?
Решение
Бухгалтер сформировал выписки из СЗВ-М ко дню увольнения работницы за январь - май 2017 года. Отчет за май бухгалтер еще не сдал в ПФР, но для увольняемой работницы он обязан сформировать отчет и сделать выписку.
Выписки различаются разделом 2, бухгалтер указал для каждой выписки свой отчетный период: 01 - для января, 02 - для февраля и т. д. Как он заполнил раздел 4, смотрите на образце 1 ниже.
Образец 1. Фрагмент раздела 4 формы СЗВ-М на увольняемого работника (скачать)
Отчет СЗВ-СТАЖ - это относительно новый формат отчетности в Пенсионный фонд. Эту форму работодатели должны сдавать ежегодно. Для отчетности за 2018 год утвержден новый бланк. Рассмотрим подробнее порядок составления отчета для ПФР, актуальный образец можно скачать бесплатно.
Порядок отчетности российских организаций и индивидуальных предпринимателей, которые являются страхователями своих работников в пенсионном, социальном и медицинском страховании, существенно изменился с 2017 года. Администрированием страховых фондов теперь занимается ФНС России, которая принимает от плательщиков взносов новый единый расчет.
Однако фонды, которые сохранили ряд своих функций, тоже ввели новые отчеты. В частности, Пенсионный фонд принял Постановление от 11.01.2017 № 3п , которым утвердил сразу четыре новые формы. Но в 2018 году бланки были скорректированы. Обновления закреплены в Постановлении Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п. Страхователи обязаны предоставлять:
- «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)»;
- «Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (ОДВ-1)»;
- «Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (СЗВ-КОРР)»;
- «Сведения о заработке (вознаграждении), доходе, сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносах, о периодах трудовой и иной деятельности, засчитываемых в страховой стаж застрахованного лица (СЗВ-ИСХ)».
Сдавать новые формы работодателям придется по итогам 2018 года. Самая основная из них — форма СЗВ-1 (стаж), на которой остановимся подробнее.
Отчет СЗВ-СТАЖ: срок сдачи
Новый отчет СЗВ-СТАЖ частично заменяет персонифицированные разделы упраздненной формы РСВ-1. Этот документ все работодатели должны заполнять по каждому работнику отдельно, поэтому по своей сути он является персонифицированным отчетом.
Сдать СЗВ-СТАЖ за 2018 год, срок — 01.03.2019. Поэтому время на ознакомление с бланком и порядком его заполнения у предпринимателей еще есть. Обязанность по сдаче этого документа предусматривает пункт 2 статьи 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ . Форма, формат и порядок заполнения нового бланка утверждены в Постановлении Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п.
Кто сдает
Заполнить форму СЗВ-СТАЖ придется на всех лиц, с которыми у организации или ИП заключены трудовые договоры или гражданско-правовые договоры, авторские договоры. Примечательно, что ПФР ждет данную отчетность также на тех лиц, которые являются застрахованными и официально признаны безработными. На них данные будет предоставлять служба занятости.
Какие сведения следует указывать в новом отчете о стаже
Предусмотрено, что на одной странице формы страхователь будет отражать следующую информацию на каждого застрахованного лица:
- фамилию, имя, отчество;
- СНИЛС;
- период работы в организации;
- код условий труда;
- код оснований для досрочной пенсии.
Каждый бланк заполняется только по одному работнику и заверяется лицом, которое его заполнило. Делать это можно как от руки печатными буквами, так и с использованием компьютерной техники. Цвет заполнения может быть любым, за исключением зеленого и красного. Никакие исправления и помарки традиционно не допускаются.
Новый отчет можно предоставлять в электронном формате, который ПФР также приводит в своем Постановлении.
Для того чтобы корректно заполнить отчет, работодателю потребуются следующие данные о застрахованном лице:
- сведения о зарплате и ином доходе, выплатах и иных вознаграждениях в пользу работника;
- сведения о начисленных, доначисленных и удержанных страховых взносах;
- сведения о периоде работы гражданина, в том числе корректирующие.
Важные изменения 2019 года
Как мы отметили выше, чиновники разработали и утвердили новый бланк СВЗ-СТАЖ. Определим, что именно изменилось в структуре образца отчетного документа, на что обратить пристальное внимание при заполнении формы.
Итак, важные изменения формы СЗВ-СТАЖ (2019 год) в части бланка:
- Реквизит «стр.» полностью исключен из структуры отчетного образца. Теперь указывать номер страницы отчета больше не нужно.
- Раньше такие реквизиты, как ИНН, КПП и регистрационный номер страхователя, дублировались в форме образца. Теперь неточность устранена, дублировать данные о страхователе не придется.
Изменения в части правил составления:
- Графа 8 отчетного образца теперь не заполняется, если в 11 графе отчета указан код «ДЕТИПРЛ». То есть если отпуск по уходу за ребенком в возрасте до трех лет был предоставлен бабушке, дедушке или же иному близкому родственнику или даже опекуну.
- Круг лиц, по которым должен быть подготовлен отчетный образец в ПФР, расширена. Дополнения внесены в пункт 1.5 Правил заполнения. Так, в число лиц, по которым следует заполнить форму, внесены руководители организаций, которые являются единственными учредителями и(или) участниками. Напомним, что ранее данная ситуация спровоцировала довольно большое количество споров.
- Также скорректирован порядок заполнения отчета Центром занятости населения в отношении безработных граждан, которые встали на учет и получили официальный статус безработного. Теперь в графе 14 отчетного образца напротив фамилии гражданина следует указать «БЕЗР».
Бланк и порядок заполнения отчета СЗВ-СТАЖ
В новом отчете СЗВ-СТАЖ всего пять разделов:
- Раздел 1. «Сведения о страхователе».
- Раздел 2. «Отчетный период».
- Раздел 3. «Сведения о периоде работы застрахованных лиц».
- Раздел 4. «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование».
- Раздел 5. «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения».
Бланк формы СЗВ-СТАЖ
Отчет называется «СЗВ-СТАЖ», но фактически в нем указываются данные о начисленных и уплаченных страховых взносах за работника. Поэтому его формирование будет в некоторых показателях дублировать данные «Единого расчета», который страхователи должны сдавать в ФНС.
Заполнить его не сложно. Существуют всего несколько особенностей, на которые следует обратить внимание.
Так, при заполнении поля «Регистрационный номер в ПФР» нужно указать регистрационный номер страхователя из 12 знаков, а в поле «ИНН» — индивидуальный номер организации или ИП, который может состоять из 10 или 12 знаков. Если знаков меньше, чем ячеек, в последних двух следует поставить прочерки. В графе «Тип сведений» следует отметить тип отчета при помощи знака «Х». Всего три таких типа:
- исходный;
- дополняющий;
- назначение пенсии.
Если указан последний тип, то форма подается без учета сроков отчетности только на тех лиц, которым необходимо учесть стаж работы за текущий календарный год для установления пенсии. Дополняющий отчет в ПФР ждут на застрахованных лиц, которые не были учтены по тем или иным причинам в основном отчете.
При заполнении Раздела 3 следует учесть, что в нем предусмотрена сквозная нумерация. Это значит, что порядковый номер надо присваивать записи по каждому застрахованному лицу. Даже если о периоде работы нужно заполнить несколько строк, номер присваивается только первой из них. Важно помнить, что все номера проставляются в порядке возрастания без пропусков и повторений.
В графе «Период работы» даты нужно указывать только в пределах отчетного периода, который был проставлен в Разделе 2 отчета. В случае перерыва в работе нужно начинать новую строку, не дублируя при этом данные работника и СНИЛС.
После заполнения формы ответственное лицо должно указать наименование должности руководителя, а сам отчет заверить его подписью. Печать ставится при ее наличии.
Для отправки в орган ПФР заполненные формы СЗВ-СТАЖ нужно собрать и составить к ним дополнительную опись по форме ОВД-1. Их примут только в таком виде.
Образец заполнения СЗВ-СТАЖ 2019
Выписка из формы СЗВ-СТАЖ при увольнении работников
Обязанность сдать новый отчет в ПФР наступила в 2018 году (ранее она была лишь при ликвидации организации), но работодатели и ранее обязаны были выдавать выписки из СЗВ-СТАЖ всем работникам при их увольнении или по отдельному требованию.
При этом данные в форме должны быть приведены именно на того сотрудника, которому должен быть выдан документ, поскольку сведения персонифицированного учета относятся по закону к персональным данным, которые нельзя разглашать в силу статьи 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152.
Кроме штатных работников, право на получение выписки имеют подрядчики по договорам гражданско-правового характера по окончанию срока договора. При этом никакого письменного заявления о выдаче выписки не нужно, поскольку, в силу статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27, это является обязанностью работодателя. Выдать документ необходимо в день увольнения вместе со всеми остальными документами.
Вот так выглядит заполненная выписка на одного работника:
Если несколько работников увольняются в один день, то выписка СЗВ-СТАЖ выдается каждому из них, заполненная индивидуально. Также любой сотрудник может затребовать у работодателя эту выписку, будучи трудоустроенным. Тогда она подготавливается в течение 5 дней с даты получения соответствующего заявления. Оформляется документ всегда в двух экземплярах: один выдается на руки, а на втором работник расписывается в получении.
Наказания, штрафы, ответственность
Теперь нарушать сроки сдачи и правила заполнения СЗВ-СТАЖ стало дорого. Так, за каждого работника, по которому отчет был подан в ПФР с опозданием, либо если в предоставленных сведениях имеются существенные ошибки, грозит штраф в 500 рублей.
Если подать отчет на бумажном носителе при обязанности подачи электронной отчетности, компании выпишут штраф за такое нарушение в сумме 1000 рублей. Напомним, что подавать электронный отчет обязана компания или ИП, в штате которой работают более 25 человек.
Если не выдать образец СЗВ-СТАЖ работнику при увольнении, то компанию оштрафуют на 30 000-50 000 рублей. На руководителя организации или индивидуального предпринимателя наложат взыскание в сумме 1000-5000 рублей.
Обязаны ли организации и ИП выдавать работникам и подрядчикам копии сданного в ПФР отчета о стаже СЗВ-СТАЖ? Если да, то в какой срок нужно это сделать? Требуется ли брать от работника заявление о выдаче копии? Нужно выдавать копию при увольнении. Дадим ответы на эти и другие вопросы.
Отчет о стаже: для кого предназначен
Отчет о стаже предназначен, в первую очередь, для территориальных органов ПФР. Им нужно сдавать расчет по форме СЗВ-СТАЖ (п.2 ст.11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ <О персонифицированном учете>:
- по итогам каждого отчетного периода (года) – не позднее 1 марта;
- в случае выхода работника на пенсию – в течение 3-х календарных дней со дня обращения работника к работодателю. См. « ».
Право работников на копию отчета
Любой работник или исполнитель (подрядчик) по гражданско-правовому договору вправе обратиться (письменно или устно) к работнику за копией сданного в ПФР отчета по форме СЗВ-СТАЖ. Страхователь, в свою очередь, обязан выдать копию такого отчета. Срок выдачи – пять календарных дней с даты, когда человек обратился за такой информацией.
Выдавать копии отчетов СЗВ-СТАЖ всем работникам без их обращения работодатели не обязаны. Аналогичная ситуация и с копиями отчетов СЗВ-М. Их также требуется выдавать только тем, кто обратился за ними. См. « ».
При этом страхователи обязаны выдавать копии сданных отчетов СЗВ-СТАЖ всем работникам и подрядчикам (исполнителям) в день увольнения застрахованного лица или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах либо Федеральным законом от 15 декабря 2001 года № 167-ФЗ “Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации” начисляются страховые взносы. Для выдачи копии в день увольнения или прекращения договора гражданско-правового характера заявление от сотрудника уже не требуется.
Понятно, что выдавать увольняющимся сотрудникам нужно копии уже сданных отчетов СЗВ-СТАЖ. Но за какие периоды выдавать копии? За последний отчетный период, за который был сдан отчет? Или же нужно выдать копии всех отчетов, когда-либо сдававшихся на сотрудников? Ответов на эти вопросы в законодательстве, к сожалению, нет. Поэтому, по нашему мнению, этот вопрос нужно решать по согласованию с сотрудниками. Поинтересуйтесь у них, копии отчетов за какие периоды отчетные периоды (годы) они желают получить.
Как оформить копии для выдачи
Выдавать каждому копию всей формы СЗВ-СТАЖ не нужно. Дело в том, что в отчете СЗВ-СТАЖ содержатся персональные данные всех сотрудников, а показывать их третьим лицам запрещено законодательством о защите персональных данных. Поэтому Каждому сотруднику выдайте выписку из формы СЗВ-СТАЖ, в которой приводятся данные только о конкретном человеке. Если же отчеты СЗВ-СТАЖ вы передаете в ПФР в электронном виде, то для сотрудников эти документы придется распечатать.
Новый бланк СЗВ-К: что это за отчет и кто должен его сдавать? Отчет предусматривает включение в него сведений о трудовом стаже работников за период до 2002 года. Но зачем тогда этот отчет понадобился Пенсионному фонду в 2017 году? Обязаны ли сдавать отчет СЗВ-К все работодатели? Какие нормы законодательства регулируют сроки сдачи СЗВ-К в 2017 году? Ответим на самые распространенные вопросы и приведем образец заполнения нового бланка.
Форма СЗВ-К: для чего она нужна
Форма СЗВ-К предназначена для отражения трудового стажа физического лица за периоды до 2002 года. Бланк СЗВ-К входит в состав сведений персонифицированного учета. Он утвержден Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 2н. То есть, можно сказать, что форма отчетности относительно новая. Выглядит бланк так:
Актуальный бланк СЗВ-К.
Некоторые бухгалтеры уже знакомы с бланком СЗВ-К. Дело в том, что работодатели (организации и ИП) раньше уже отчитывались по похожей форме более 10 лет назад (в 2003-2004 гг.). Тогда она была введена также для обобщений сведений о трудовом стаже до 2002 года. Однако в 2017 году форма СЗВ-К опять потребовалась территориальным органам ПФР для сбора информации о стаже. Для определения размера страховой пенсии нужно знать расчетный пенсионный капитал. А этот показатель обобщает в себе общую сумму страховых взносов в ПФР, внесенных за застрахованное лицо, и пенсионные права приобретенные до 1 января 2002 года. Грубо говоря: форма СЗВ-К нужна в Пенсионному фонду чтобы рассчитать пенсионные баллы, «заработанные» человеком.
Однако есть мнение, что форма СЗВ-К требуется органам ПФР для формирования единой федеральной базы о стаже, чтобы с 1 января 2018 года можно было приступить к эксперименту по переходу на электронные трудовые книжки.
Заметим, что в законодательстве прямо не раскрывается главное предназначение формы СЗВ-К. В связи с этим остается лишь делать выводы из названия бланка – «Сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования».
Стоит сказать, что форма СЗВ-К – единственный источник данных о стаже работы или (и) иной деятельности до 1 января 2002 года. Ни годовой отчет СЗВ-СТАЖ, ни ежемесячный отчет СЗВ-М подобных сведений не содержат. Также см. « ». Следовательно, только из отчета СЗВ-К органы ПФР могут получить сведения за периоды до 31.12.2001.
При этом недавно в сети Интернет появились первые разъяснения от представителей одного из региональных УПФР. Вот что он пояснил:
Вопрос: – Скажите, для чего в 2017 году подразделениям ПФР опять понадобился отчет по форме СЗВ-К?
Ответ: – У некоторых застрахованных лиц со стажем до 2002 года отсутствует информация на лицевых счетах Пенсионного фонда. Обновления баз данных ПФР проводит раз в три года, последняя была в 2014 году. А в 2017 году -новый этап актуализации.
Кто должен сдавать СЗВ-К
Но кто обязан сдавать отчеты по форме СЗВ-К? Каких сотрудников включать отчет? В законодательстве четких ответов на эти вопросы, сожалению, нет. В 2017 году практика сложилась так, что территориальные органы ПФР стали направлять страхователям (организациям и индивидуальным предпринимателям) запросы-письма, в которых содержаться требования о сдаче отчета СЗВ-К на тех или иных лиц. Такие запросы страхователи стали получать как «на бумаге», так и в электронном виде. Более того, некоторые такие запросы поступают с пометкой «СРОЧНО». Многих бухгалтеров это, мягко говоря, удивило.
Заметим, что универсальные формы подобных запросов и допустимые случае их направления страхователям законодательством РФ не определены. Поэтому подразделения ПФР, на практике, применяют произвольную форму. Однако, чаще всего, в запросах фонда указываются конкретные физические лица, данные на которых требуется сформировать.
Практика 2017 года складывается так, что страхователи представляют форму СЗВ-К по запросу органа ПФР. Фонд, как правило, запрашивает данные о тех застрахованных лицах, по которым у него отсутствуют сведения о трудовом стаже до 2002 года. Страхователь представляет такие сведения по лицам (п. 1 ст. 8 Федерального закона № 27-ФЗ от 01.04.1996):
- работающим у него по трудовому договору;
- заключившим с ним гражданско-правовые договоры, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы.
Но что делать, если у страхователя попросту нет сведений, которые могли бы попасть в СЗВ-К? Такое может быть когда у сотрудника, например, нет стажа за период до 2002 года или он уже уволился на момент поступления запроса (отсутствует его трудовая книжка). В подобном случае, на наш взгляд, имеет смысл направить органам ПФР письмо с указанием причины, по которой у страхователя нет возможности сдать форму СЗВ-К.
Сроки сдачи нового отчета
Сроки сдачи СЗВ-К законодательством РФ не определены. Однако, на практике, сроки представления отчета устанавливает территориальное подразделение ПФР в своем письменном запросе. Практика показывает – это четыре недели с той даты, как вы фактически получили письмо-запрос. Однако, как мы уже сказали, некоторые УПФР просят сдать отчет в срочном порядке.
Куда сдавать СЗВ-К
Отчет по форме СЗВ-К нужно сдавать в территориальное подразделение ПФР по местонахождению организации (обособленного подразделения) или месту жительства индивидуального предпринимателя (п. 31 Инструкции, утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 2н). Проще ориентироваться так: сдавайте форму СЗВ-К в то подразделение ПФР от которого вы получили запрос. Так не ошибетесь.
Читайте также Какой справкой подтвердить стаж работы, чтобы её приняли в ПФР?
Заполнение формы СЗВ-К: примеры
Правила заполнения формы СЗВ-К и соответствующие инструкции для бухгалтеров определены в пунктах 31 – 33 Инструкции № 2п. Заполняется отчет СЗВ-К на основании информации из трудовой книжки и других документов, а именно (п. 11 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015).
- письменных трудовых договоров;
- трудовых книжек колхозников;
- справок, выдаваемых работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами;
- выписок из приказов;
- лицевых счетов и ведомостей на выдачу заработной платы.
Одна форма СЗВ-К заполняется на только одно физическое лицо. Сведения заполняются в отчете в хронологическом порядке за период с начала трудовой деятельности застрахованного лица и до 01.01.2002 (п. 31 Инструкции № 2п).
Личные данные человека и его СНИЛС
В самом начале бланка СЗВ-К нужно указать персональные данные лица в отношении которого отчет заполняется, а именно:
- Фамилию, Имя и Отчество (в именительном падеже);
- дату рождения;
- территориальные условия (может быть пустое поле, код «РКС» или «МКС», а также размер районного коэффициента).
Также начальном блоке отчета СЗВ-К нужно указать страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица (СНИЛС). Его нужно указывать в обязательном порядке (п. 31 Инструкции, утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 2н). Вот как может выглядеть заполнение первого блока на примере:
Тип формы
Также в верхней части подаваемого в ПФР отчета по форме СЗВ-К нужно зафиксировать «Тип формы» отчета. Всего может быть три значения: «исходная», «корректирующая» и «отменяющая» форма. Необходимый тип отметьте знаком X:
Значения типов СЗВ-К расшифруем в таблице ниже:
| Тип формы СЗВ-К | |
|---|---|
| Тип формы | Когда отмечается |
| Исходная | Если сведения о стаже подаются на сотрудника впервые. Такой же тип отмечается, если сдается исправленная форма СЗВ-К после того, как проверяющие из ПФР вернули отчет на доработку из-за ошибок. |
| Корректирующая | Отмечается, если бухгалтер самостоятельно выявил ошибку в уже сданной форме СЗВ-К, а теперь нужно уточнить или исправить ошибочную информацию. |
| Отменяющая | Этот тип формы нужно показать, если требуется полностью отменить ранее поданные сведения о работнике. «Отменяющая» форма сдается вместе с «исходной». |
Раздел о периодах трудовой деятельности
Раздел «Периоды трудовой или иной общественно полезной деятельности» – это, по сути, самый главный и информативный раздел нового отчета. Включайте в него сведения:
- о датах начала и конца трудовой деятельности (п. 33 Инструкции № 2п);
- о периодах, дающих право на досрочное назначение трудовой пенсии отдельным категориям граждан (п. 33 Инструкции № 2п).
Как вносить сведения о периодах работы
Сведения о работе нужно показывать в СЗВ-К в хронологическом порядке. Проще говоря: первой должна быть строка о первом месте работы (периоде стажа). Однако помните, что информацию нужно показывать только о стаже до 1 января 2002 года. То есть, форма отчета должна закончиться максимум датой 31.12.2001.
Если же при заполнении отчета периоды работы будут «пересекаться», то их потребуется «состыковать». Приведем пример. Предположим, что гражданин был уволен с 11 июля 1998 года, а принят в следующую организацию раньше – с 9 июля 1998 года. Тогда первый период укажите по 11 июля 1998 года включительно, а следующий период – со следующего дня, то есть с 12 июля 1998 года.
Названия работодателей (или мест службы) в поле «Наименование организаций» показывайте в этом разделе точно, как указано в трудовой книжке (или военном билете»). То есть, если, допустим, в трудовой книжке указано полное наименование, то запишите в отчет полное название, если сокращенное – впишите сокращенное.
Что же касается поля «Вид деятельности (код)», то в его сформируйте в соответствии кодами, указанными в приложении 1 к Инструкции, утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 2н. Приведем их расшифровку в таблице:
| Виды трудовой или иной общественно полезной деятельности (для форм СЗВ-К) | |
|---|---|
| Код | Наименование |
| РАБОТА | Работа |
| РАБСВПК | Работа, подтвержденная свидетельскими показаниями |
| РАБЗАГР | Работа за границей |
| СЛУЖБА | Военная служба и другая, приравненная к ней служба |
| СЛПРИЗ | Военная служба по призыву |
| РАБВОВ | Работа во время Великой Отечественной войны |
| СЛДАПБЛ | Служба в воинских частях, штабах и учреждениях, входящих в состав действующей армии, в партизанских отрядах и соединениях в период боевых действий |
| ИЗЛВТР | Время нахождения на излечении в лечебных учреждениях вследствие военной травмы |
| РАБЛОК | Работа в г. Ленинграде в период блокады (с 8 сентября 1941 г. по 27 января 1944 г.) |
| СЛПРОЖ | Проживание жен (мужей) военнослужащих, проходящих военную службу по контракту |
| СОЦСТРАХ | Период временной нетрудоспособности, начавшейся в период работы, и период пребывания на инвалидности I и II группы |
| НЕРАБМАТЬ | Уход неработающей матери за ребенком |
| УХОД-ДЕТИ | Уход одного из родителей за ребенком |
| УХОД-ИНВД | Уход, осуществляемый за инвалидом I группы, ребенком-инвалидом, престарелым |
| ТРУДЛИЦО | Уход трудоспособным лицом за инвалидом I группы, ребенком-инвалидом или за лицом, достигшим возраста 80 лет |
| УХОД-ВИЧ | Уход родителей и иных законных представителей за ВИЧ-инфицированными несовершеннолетними детьми |
| БЕЗР | Получение пособия по безработице, участие в оплачиваемых общественных работах, переезда по направлению службы занятости в другую местность |
| РЕАБИЛИТ | Содержание под стражей лиц, необоснованно привлеченных к уголовной ответственности, необоснованно репрессированных и впоследствии реабилитированных, отбывание наказания этими лицами в местах лишения свободы и ссылке |
| ПРОФЗАБ | Пребывание на инвалидности I и II группы, полученной вследствие увечья, связанного с производством, или профессионального заболевания |
| ПЕРЕСМОТР | Пребывание в местах заключения сверх срока, назначенного при пересмотре дела |
| ДВСТО | Подготовка к профессиональной деятельности - обучение |
| ПРЗАГР | Проживание за границей жен (мужей) работников советских учреждений и международных организаций |
| ПРОВОВ | Проживание в районах, временно оккупированной неприятелем в период Великой Отечественной войны |
| ПРБЛОК | Проживание в г. Ленинграде в период его блокады |
| ПРКОНЦ | Нахождение в концлагерях |
| ПРОЖСУПР | Период проживания супругов военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, вместе с супругами в местностях, где они не могли трудиться в связи с отсутствием возможности трудоустройства |
Читайте также Сводное налоговое уведомление в личном кабинете в 2017 году
Вот как может выглядеть запись о периодах трудовой деятельности с указанием места работы и вида деятельности:
Какие периоды до 2002 года включаются в стаж
В отчете форме СЗВ-К показывайте не только обычную работу, но и некоторых другие периоды, включаемые в стаж, а именно:
- Период прохождения военной или другой службы, приравненной к военной.
- Период получения больничного пособия по временной нетрудоспособности.
- Период ухода одного из родителей за каждым ребенком до достижения им возраста 1,5 лет (но не более 4,5 лет в общей сложности).
- Периоды: получения пособия по безработице, участия в оплачиваемых общественных работах, переезда (переселения) по направлению государственной службы занятости в другую местность для трудоустройства.
- Период содержания под стражей отдельных категорий лиц.
- Период ухода трудоспособного лица за инвалидом I группы, ребенком-инвалидом или за лицом, достигшим возраста 80 лет.
- Период проживания супругов военнослужащих, проходящих военную службу по контракту в местностях с отсутствием возможности трудоустройства.
- Период проживания за границей супругов сотрудников, направленных туда в отдельных случаях.
Коды для соответствующих периодов мы привели в таблице выше.
Территориальные и особые условия
Графу «Территориальные условия (код)» таблицы заполните в соответствии с приложением 1 к Инструкции, утв. постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 2н. Для лиц, работающих на территориях, относимых к районам Крайнего Севера и приравненным к ним местностям, укажите размер районного коэффициента. В таблице ниже приведем коды территориальных условий труда с расшифровкой:
| Коды территориальных условий для формы СЗВ-К | |
|---|---|
| Код | Полное наименование |
| РКС | Район Крайнего Севера |
| МКС | |
| РКСМ | Район Крайнего Севера |
| МКСР | Местность, приравненная к районам Крайнего Севера |
| СЕЛО | Работа в сельском хозяйстве |
| Ч31 | Работа в зоне отчуждения |
| Ч33 | Постоянное проживание (работа) на территории зоны проживания с правом на отселение |
| Ч34 | Постоянное проживание (работа) на территории зоны проживания с льготным социально-экономическим статусом |
| Ч35 | Постоянное проживание (работа) в зоне отселения до переселения в другие районы |
| Ч36 | Работа в зоне отселения (по фактической продолжительности) |
Предположим, что человек был занят (работал) в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера с коэффициентом 1,2. Так может выглядеть запись о стаже до 2002 года с указанием коэффициента:
Графу «Особые условия труда (код)» таблицы заполните с аналогичным подходом (в соответствии с приложением 1 к Инструкции2н). Вот необходимые коды:
| Коды особых условий труда: таблица | ||
|---|---|---|
| Код | Полное наименование | Срок действия кода |
| ЗП12А | Подземные работы, работы с вредными условиями труда и в горячих цехах | с 01.01.1996 по 31.12.2001 |
| 42762 | с 01.01.2002 по 31.12.2014 | |
| с 01.01.2015 | ||
| ЗП12Б | Работы с тяжелыми условиями труда | с 01.01.1996 по 31.12.2001 |
| 42793 | с 01.01.2002 по 31.12.2014 | |
| с 01.01.2015 | ||
| ЗП12В | Работа (женщин) в качестве трактористов-машинистов в сельском хозяйстве, других отраслях народного хозяйства, а также машинистами строительных, дорожных и погрузочно-разгрузочных машин | с 01.01.1996 по 31.12.2001 |
| 42821 | с 01.01.2002 по 31.12.2014 | |
| с 01.01.2015 | ||
| ЗП12Г | Труд (женщин) в текстильной промышленности на работах с повышенной интенсивностью и тяжестью | с 01.01.1996 по 31.12.2001 |
| 42852 | с 01.01.2002 по 31.12.2014 | |
| с 01.01.2015 | ||
| ЗП12Д | Работа в качестве рабочих локомотивных бригад и работников отдельных категорий, непосредственно осуществляющих организацию перевозок и обеспечивающих безопасность движения на железнодорожном транспорте и метрополитене, а также водителей грузовых автомобилей непосредственно в технологическом процессе в шахтах, в рудниках, разрезах и рудных карьерах на вывозе угля, сланца, руды, породы | с 01.01.1996 по 31.12.2001 |
| 42882 | с 01.01.2002 по 31.12.2014 | |
| с 01.01.2015 | ||
| ЗП12Е | Работа в экспедициях, партиях, отрядах, на участках и в бригадах непосредственно на полевых геологоразведочных, поисковых, топографо-геодезических, геофизических, гидрографических, гидрологических, лесоустроительных и изыскательных работах | с 01.01.1996 по 31.12.2001 |
| 42913 | с 01.01.2002 по 31.12.2014 | |
| с 01.01.2015 | ||
| ЗП12Ж | Работа на лесозаготовках и лесосплаве, включая обслуживание механизмов и оборудования | с 01.01.1996 по 31.12.2001 |
| 42943 | с 01.01.2002 по 31.12.2014 | |
| с 01.01.2015 | ||
| 3П123 | Работа в качестве механизаторов (докеров-механизаторов) комплексных бригад на погрузочно-разгрузочных работах в портах | с 01.01.1996 по 31.12.2001 |
| 42974 | с 01.01.2002 по 31.12.2014 | |
| с 01.01.2015 | ||
| ЗП12И | Работа в плавсоставе на судах морского, речного флота и флота рыбной промышленности (за исключением портовых судов, постоянно работающих на акватории порта, служебно-вспомогательных и разъездных судов, судов пригородного и внутригородского сообщения) | с 01.01.1996 по 31.12.2001 |
| 43005 | с 01.01.2002 по 31.12.2014 | |
| с 01.01.2015 | ||
| ЗП12К | Работа в качестве водителей автобусов, троллейбусов, трамваев на регулярных городских пассажирских маршрутах | с 01.01.1996 по 31.12.2001 |
| 43035 | с 01.01.2002 по 31.12.2014 | |
| с 01.01.2015 | ||
| ЗП12Л | Работа спасателем в профессиональных аварийно-спасательных службах, профессиональных аварийно-спасательных формированиях и участие в ликвидации чрезвычайных ситуаций | с 01.01.1996 по 31.12.2001 |
| ЗП12М | Работа с осужденными в качестве рабочих и служащих учреждений, исполняющих уголовные наказания в виде лишения свободы | с 01.01.1996 по 31.12.2001 |
| 28-ОС | с 01.01.2002 по 31.12.2008 | |
| 27-ОС | с 01.01.2009 по 31.12.2014 | |
| с 01.01.2015 | ||
| ЗП12О | Работа на должностях Государственной противопожарной службы МВД России (пожарной охраны МВД России, противопожарных и аварийно-спасательных служб | с 01.01.1996 по 31.12.2001 |
| 28-ПЖ | МВД России и аварийно-спасательных служб МЧС России) | с 01.01.2002 по 31.12.2008 |
| 27-ПЖ | с 01.01.2009 по 31.12.2014 | |
| с 01.01.2015 | ||
| СЕВ26 | Оленеводы, рыбаки, охотники-промысловики, проживающие постоянно в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях | с 01.01.1996 по 31.12.2001 |
| 28-СЕВ | с 01.01.2002 по 31.12.2014 | |
| с 01.01.2015 | ||
Выписки из СЗВ-М в обязательном порядке следует предоставлять параллельно с подачей соответствующих отчетов в Пенсионный фонд (это происходит каждый месяц).
Помимо этого, выписка из СЗВ-М предоставляется в обязательном порядке :
- Сотрудникам, которые собираются выйти на заслуженный отдых. Выписка является обязательной и подается совместно с остальным пакетом необходимых документов для получения в дальнейшем пенсионного обеспечения.
- Всем сотрудникам, которые изъявили желание уволиться. Согласно статье 62 Трудового Кодекса РФ выписка в обязательном порядке включена в перечень документации, которая напрямую связана с работой. Сотрудникам документ должен быть предоставлен в последний рабочий день. Если трудовая деятельность велась по трудовому соглашению – в крайний день действия данного договора.
Важно помнить о том, что данный документ должен в действительность быть выпиской, которая включает в себя конкретную информацию о сотруднике. Вся информация об остальных наемных сотрудниках находиться исключительно в отчете СЗВ-М является персональной, поэтому защита гарантируется на государственном уровне.
Итак, период выдачи выписки гражданам напрямую зависит от обстоятельств:
- каждый месяц параллельно с предоставлением отчетов в ПФР РФ;
- если граждане увольняются – срок получения последний рабочий день;
- при выходе на заслуженный отдых – в течении первых 10 календарных дней с момента написания сотрудником соответствующего заявления.
Необходимость
С мая прошлого года все без исключения работодатели, в том числе предприятия и индивидуальные предприниматели, в обязательном порядке должны предоставлять в территориальный отдел Пенсионного Фонда отчет СЗВ-М «Информация о застрахованных гражданах».
В нем должны упоминаться се лица, с которыми работодатель официально вступил в трудовые взаимоотношения.
Исходя из этого, все официально устроенные сотрудники, которые получают заработную плату либо же иное вознаграждение, подлежащие налогообложению должны быть указаны в данном отчете. По большому счету эта выписка способна подтвердить наличие страхового стажа граждан.
Согласно №27-ФЗ , документ по форме СЗВ-М каждый работодатель обязан выдавать данный документ по требованию своих наемных сотрудников с целью предоставления в соответствующие органы. После того как сотрудник получил документ, в обязательном порядке необходимо получить письменное подтверждение этого факта.
Заполнение
Для понимания того, что и как необходимо заполнять была разработана уникальная инструкция, благодаря которой можно без особых усилий справиться с этой проблемой. Как было сказано выше, СЗВ-М сдается также и предпринимателя, поэтому разница между ними и предприятиями заключается исключительно в статусе страхователя.
Итак, раздел 1 заполняется следующим образом :
- Регистрационный номер в ПФР – указывается на основании имеющего свидетельства.
- Наименование – имеющуюся правовую форму нужно в обязательном порядке указывать в сокращенном варианте.
- ИНН – указывается на основании наличия необходимого пакета документов о государственной регистрации. Допускается возможность узнать даны сведения на официальном портале ФНС;
- – здесь идентично: указывается на основании наличия необходимого пакета документов о государственной регистрации. Допускается возможность узнать даны сведения на официальном портале ФНС nalog.ru .
Что касается второго раздела «Отчетный период за календарный год», то его нужно заполнять всегда в обязательном порядке. Третий раздел «Разновидность формы» обязателен к заполнению.
В раздел нужно вписать один из предложенных вариантов :
- «исхд» – указывается при условии, что страхователь сдает отчет впервые;
- «доп» – указывается в случае дополнения уже принятого в Пенсионный Фонд отчета за предыдущий отчетный месяц;
- «отмн» – указывается в ситуации, когда есть необходимость в аннуляции уже поданного ранее отчета по сведениям сотрудника.
Четвертый раздел считается ключевым, поскольку в нем содержится информация о застрахованных гражданах. В нем должны содержаться сведения о сотрудниках, а также о действия трудовых соглашений.
- Инициалы застрахованного лица – необходимо указывать исключительно в именительном падеже.
- Страховой номер персонального лицевого счета – его можно узнать в подписанном трудовом соглашении.
- ИНН – его можно внести исключительно при наличии сведений о нем. Во многом это связано с тем, что страхователям запрещается требовать от застрахованных граждан данные об ИНН.
В последнем разделе необходимо указать реквизиты :
- должность непосредственного руководителя и его инициалы – здесь стоит обращать внимание на безошибочное указание работодателя согласно уставу предприятия/фирмы. К примеру, генеральный директор и так далее;
- дата составления отчета – в обязательном порядке указывается только в форма ДД.ММ.ГГ;
- печать – может быть поставлена только в случае ее наличия.
Как видно, в заполнении СЗВ-М нет никаких сложностей, и с этим может справиться любой желающий. Главное, о чем нужно помнить – категорически запрещается наличие каких-либо помарок либо опечаток. Все должно быть указано в соответствующих полях и без использования корректоров и других средств для исправления ошибок.
Как подтвердить выдачу формы работнику и ее получение
Чтобы в дальнейшем исключить возможные разногласия между работодателями и наемными сотрудниками, и, как следствие, с контролирующими органами, в обязательном порядке на предприятие/фирме должно быть в наличии подтверждения факта получения гражданами выписки из СЗВ-М.
Получить подтверждение можно несколькими способами :
- сформировать одновременно несколько экземпляров выписки и попросить сотрудника расписаться при получении на том, который останется на хранении у работодателя;
- создать журнал, в котором будет содержаться учет предоставления сотрудникам всех документов, в том числе и данной выписки. В журнале каждый сотрудник будет ставить роспись о получении;
- можно пойти другим путем: при выдаче документа просит у получателя написать расписку, которая и станет при необходимости подтверждением.
Наиболее популярным вариантом у работодателей является ведение журнала учета, где указывается дата выдачи и подпись получателя.
Ответственность за невыдачу
Согласно №27-ФЗ каждый работодатель в обязательном порядке должен предоставлять помимо самих сведений о застрахованных гражданах в Пенсионный Фонд еще и выписки сотрудникам.
Однако на практике это далеко не так. Некоторые предприниматели игнорируют данный закон и никому ничего не выдают.
Основными причинами такого поведения принято считать:
- За пренебрежение данным законодательством отсутствуют какие-либо уголовные и административные наказания. Исключением считаются ситуации, когда работодатели обязаны выдавать выписку тем сотрудникам, которые изъявили желание уволиться либо же при их выходе на заслуженный отдых;
- В получении выписки у сотрудников нет необходимости. К примеру, факт работы в прошлом месяце у определенного работодателя известно и так сотруднику. Говоря простыми словами, она необходима только при необходимости предъявить ее третьему лицу (нужно подтвердить факт работы).
Как уже было сказано выше, работодателям за невыдачу выписки из СЗВ-М не предусмотрено каких-либо наказаний. Однако если сотруднику без каких-либо на то причин отказывают в выдаче документа, он имеет все юридические основания обратиться в правоохранительные органы либо же в судебную инстанцию. Как показывает практика, после подачи заявления о правонарушении со стороны работодателя, последний в короткие сроки предоставляет все документы для разглаживания конфликтной ситуации.
На что нужно обратить внимание при формировании отчета СЗВ-М? Узнайте из данного видео.
