Выписка сзв-м при увольнении сотрудника. Сведения персучета при увольнении работника Как сделать выписку из сзв стаж

Отвечает Ольга Казаченко, эксперт по труду и занятости.

Выдайте сотруднику 29 декабря выписку из СЗВ-М за январь-декабрь 2017г. Кроме того подготовьте и передайте ему СЗВ-СТАЖ за 2017г. Даже если еще не сдавали СЗВ-М за декабрь и СЗВ-СТАЖ за 2017г. (п.4 ст.11 Закона от 01.04.1996 №27-ФЗ). Ведь никаких исключений в подобных случаях в Законе не предусмотрено. Примеры заполнения и порядок формирования отчетов в такой ситуации приведены ниже в развернутом ответе.

Работодатель выдает СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ в течение 5 календарных дней с момента обращения только тем сотрудникам, которые продолжают работать в данной организации. А для уволенных сотрудников действует специальные сроки.

Ивана Шкловца , заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Как оформить увольнение по собственному желанию

Расчет с сотрудником и выдача документов

Какие документы нужно выдать уволившемуся сотруднику

В последний день работы сотрудника рассчитайтесь с ним и выдайте ему:

 трудовую книжку;

 справку о сумме заработка по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 № 182н;

 копии сведений по форме СЗВ-М;

 копию сведений по форме СЗВ-СТАЖ;

 копию раздела 3 расчета по страховым взносам;

 иные документы (по письменному заявлению сотрудника).

Об этом говорится в части 5 статьи 80 Трудового кодекса РФ, пункте 3 части 2 статьи 4.1 Закона от 29 декабря 2006 № 255-ФЗ, пункте 4 статьи 11 Закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ.

Ольги Прыговой

Как составить и сдать отчет по форме СЗВ-М

Как передавать копии сведений сотрудникам

Как передавать копии сведений по форме СЗВ-М сотрудникам

Копии сведений по форме СЗВ-М нужно передать сотрудникам. Срок – пять календарных дней с даты, когда человек обратился за такой информацией. Выдавать каждому копию всей формы не стоит. Ведь в ней содержатся персональные данные всех сотрудников, а раскрывать их третьим лицам нельзя.

Каждому сотруднику выдайте выписку из формы СЗВ-М, в которой данные только о конкретном человеке. Если сведения сдаете в ПФР электронно, то для сотрудников эти документы придется распечатать.

Выписку из персонифицированного отчета передавайте сотруднику также в день увольнения или прекращения гражданско-правового договора. Сведения передавайте в общем порядке. Выписки из СЗВ-М выдавайте за весь период работы начиная с апреля 2016 года (до этого формы не было).

Главбух советует: если в вашей организации много сотрудников, настройте бухгалтерскую программу для формирования выписок из форм СЗВ-М. Как минимум, храните эти выписки в электронном виде, чтобы в любой момент по запросу или при увольнении распечатать документы.

Дело в том, что передавать сотрудникам и исполнителям по гражданско-правовым договорам копии сведений по форме СЗВ-М нужно независимо от численности организации. Неважно, работает у вас 10, 100 или 1000 человек.

Прямых штрафов за то, что не передали сведения сотрудникам, в действующем законодательстве нет. Максимум – человек подаст иск в суд о компенсации морального вреда (ст. 151 ГК РФ).

Ольги Прыговой , заместителя управляющего отделением ПФР по г. Москве и Московской области

Как составить и сдать СЗВ-СТАЖ

Когда сдавать отчет СЗВ-СТАЖ по уволенному сотруднику

Если сотрудник увольняется в течение года и увольнение не связано с выходом на пенсию, досрочно сдавать СЗВ-СТАЖ не нужно. Сдайте по нему сведения в общем порядке – до 1 марта следующего года. Копию сведений СЗВ-СТАЖ по данному сотруднику выдайте ему на руки при увольнении (п. 4 ст. 11 Закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ).

Как передавать копии сотрудникам

Как передавать копии сведений СЗВ-СТАЖ сотрудникам

Копию СЗВ-СТАЖ выдайте сотруднику по его запросу. Срок – пять календарных дней с даты, когда человек обратился за такой информацией. Выдавать каждому копию всей формы не стоит. Ведь в ней содержатся персональные данные всех сотрудников, а раскрывать их третьим лицам нельзя.

Каждому сотруднику выдайте выписку из формы СЗВ-СТАЖ, в которой данные только о нем. Если сведения сдаете в ПФР электронно, то для сотрудников эти документы придется распечатать.

Выписку из СЗВ-СТАЖ передавайте сотруднику также в день увольнения или прекращения гражданско-правового договора. Выдавайте выписку из сведений за все время работы с января 2017 года. До 2017 года СЗВ-СТАЖ не составляли.

Такие выводы следуют из пункта 4 статьи 11 Закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ и статьи 7 Закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ.

СЗВ-СТАЖ и еще шесть обязательных документов для увольняемых работников

С 2017 года стало больше документов, которые надо выдавать увольняемым работникам. Например, добавилась новая форма СЗВ-СТАЖ. Кроме того, законодатели обновили форму справки о заработке, заменили отчет РСВ-1 расчетом по взносам. Мы поможем вам не запутаться в этих документах (см. табл. 1 ниже). Ведь одни документы вы обязаны выдать работнику по закону (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ), другие - если сотрудник обратился к вам с письменным зявлением (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).

Таблица 1. Какие документы выдать работнику при увольнении

Какие сведения персучета вы обязаны выдать работнику при увольнении

С 2017 года появились новые формы документов персучета - СЗВ-СТАЖ и раздел 3 расчета по страховым взносам. Закон обязывает выдать работнику в день увольнения их копии, а также выписки и копии документов персучета, которые вы заполняли до 2017 года. Это следует из частей 2-2.3 и 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ (далее - Закон № 27-ФЗ).

За какие периоды и по какой форме выдать работнику сведения персучета, смотрите в табл. 2 ниже.

Таблица 2. Документы персучета для увольняемых работников в 2017 году

Как сделать выписку из СЗВ-М

Для увольняемого сотрудника сделайте выписки из СЗВ-М. В каждой выписке заполните все разделы, как в формах СЗВ-М, которые вы сдавали в ПФР, кроме раздела 4. В раздел 4 включите только сведения по этому работнику. Вы не вправе выдать сотруднику отчеты по форме СЗВ-М полностью, ведь в них персональные данные других работников.

ПРИМЕР 1

Выписка из СЗВ-М: работник увольняется в середине месяца

Сотрудница ООО «Корсика» Ю.А. Смирнова работает в компании с 2014 года. 28 апреля она написала заявление на увольнение по собственному желанию. Последний рабочий день - 12 мая 2017 года.

Как подготовить для Смирновой выписки из СЗВ-М?

Решение

Бухгалтер сформировал выписки из СЗВ-М ко дню увольнения работницы за январь - май 2017 года. Отчет за май бухгалтер еще не сдал в ПФР, но для увольняемой работницы он обязан сформировать отчет и сделать выписку.

Выписки различаются разделом 2, бухгалтер указал для каждой выписки свой отчетный период: 01 - для января, 02 - для февраля и т. д. Как он заполнил раздел 4, смотрите на образце 1 ниже.

Образец 1. Фрагмент раздела 4 формы СЗВ-М на увольняемого работника (скачать)

Выписки из СЗВ-М в обязательном порядке следует предоставлять параллельно с подачей соответствующих отчетов в Пенсионный фонд (это происходит каждый месяц).

Помимо этого, выписка из СЗВ-М предоставляется в обязательном порядке :

1. Сотрудникам, которые собираются выйти на заслуженный отдых. Выписка является обязательной и подается совместно с остальным пакетом необходимых документов для получения в дальнейшем пенсионного обеспечения.
2. Всем сотрудникам, которые изъявили желание уволиться. Согласно статье 62 Трудового Кодекса РФ выписка в обязательном порядке включена в перечень документации, которая напрямую связана с работой. Сотрудникам документ должен быть предоставлен в последний рабочий день. Если трудовая деятельность велась по трудовому соглашению – в крайний день действия данного договора.

Важно помнить о том, что данный документ должен в действительность быть выпиской, которая включает в себя конкретную информацию о сотруднике. Вся информация об остальных наемных сотрудниках находиться исключительно в отчете СЗВ-М является персональной, поэтому защита гарантируется на государственном уровне.

Итак, период выдачи выписки гражданам напрямую зависит от обстоятельств:

• каждый месяц параллельно с предоставлением отчетов в ПФР РФ;
• если граждане увольняются – срок получения последний рабочий день;
• при выходе на заслуженный отдых – в течении первых 10 календарных дней с момента написания сотрудником соответствующего заявления.

Необходимость

С мая прошлого года все без исключения работодатели, в том числе предприятия и индивидуальные предприниматели, в обязательном порядке должны предоставлять в территориальный отдел Пенсионного Фонда отчет СЗВ-М «Информация о застрахованных гражданах».

В нем должны упоминаться се лица, с которыми работодатель официально вступил в трудовые взаимоотношения.

Исходя из этого, все официально устроенные сотрудники, которые получают заработную плату либо же иное вознаграждение, подлежащие налогообложению должны быть указаны в данном отчете. По большому счету эта выписка способна подтвердить наличие страхового стажа граждан.

Согласно №27-ФЗ , документ по форме СЗВ-М каждый работодатель обязан выдавать данный документ по требованию своих наемных сотрудников с целью предоставления в соответствующие органы. После того как сотрудник получил документ, в обязательном порядке необходимо получить письменное подтверждение этого факта.

Заполнение

Для понимания того, что и как необходимо заполнять была разработана уникальная инструкция, благодаря которой можно без особых усилий справиться с этой проблемой. Как было сказано выше, СЗВ-М сдается также и предпринимателя, поэтому разница между ними и предприятиями заключается исключительно в статусе страхователя.

Итак, раздел 1 заполняется следующим образом :

1. Регистрационный номер в ПФР – указывается на основании имеющего свидетельства.
2. Наименование – имеющуюся правовую форму нужно в обязательном порядке указывать в сокращенном варианте.
3. ИНН – указывается на основании наличия необходимого пакета документов о государственной регистрации. Допускается возможность узнать даны сведения на официальном портале ФНС;
4. – здесь идентично: указывается на основании наличия необходимого пакета документов о государственной регистрации. Допускается возможность узнать даны сведения на официальном портале ФНС nalog.ru .

Что касается второго раздела «Отчетный период за календарный год», то его нужно заполнять всегда в обязательном порядке. Третий раздел «Разновидность формы» обязателен к заполнению.

В раздел нужно вписать один из предложенных вариантов :

• «исхд» – указывается при условии, что страхователь сдает отчет впервые;
• «доп» – указывается в случае дополнения уже принятого в Пенсионный Фонд отчета за предыдущий отчетный месяц;
• «отмн» – указывается в ситуации, когда есть необходимость в аннуляции уже поданного ранее отчета по сведениям сотрудника.

Четвертый раздел считается ключевым, поскольку в нем содержится информация о застрахованных гражданах. В нем должны содержаться сведения о сотрудниках, а также о действия трудовых соглашений.

1. Инициалы застрахованного лица – необходимо указывать исключительно в именительном падеже.
2. Страховой номер персонального лицевого счета – его можно узнать в подписанном трудовом соглашении.
3. ИНН – его можно внести исключительно при наличии сведений о нем. Во многом это связано с тем, что страхователям запрещается требовать от застрахованных граждан данные об ИНН.

В последнем разделе необходимо указать реквизиты :

• должность непосредственного руководителя и его инициалы – здесь стоит обращать внимание на безошибочное указание работодателя согласно уставу предприятия/фирмы. К примеру, генеральный директор и так далее;
• дата составления отчета – в обязательном порядке указывается только в форма ДД.ММ.ГГ;
• печать – может быть поставлена только в случае ее наличия.

Как видно, в заполнении СЗВ-М нет никаких сложностей, и с этим может справиться любой желающий. Главное, о чем нужно помнить – категорически запрещается наличие каких-либо помарок либо опечаток. Все должно быть указано в соответствующих полях и без использования корректоров и других средств для исправления ошибок.

Как подтвердить выдачу формы работнику и ее получение

Чтобы в дальнейшем исключить возможные разногласия между работодателями и наемными сотрудниками, и, как следствие, с контролирующими органами, в обязательном порядке на предприятие/фирме должно быть в наличии подтверждения факта получения гражданами выписки из СЗВ-М.

Получить подтверждение можно несколькими способами :

• сформировать одновременно несколько экземпляров выписки и попросить сотрудника расписаться при получении на том, который останется на хранении у работодателя;
• создать журнал, в котором будет содержаться учет предоставления сотрудникам всех документов, в том числе и данной выписки. В журнале каждый сотрудник будет ставить роспись о получении;
• можно пойти другим путем: при выдаче документа просит у получателя написать расписку, которая и станет при необходимости подтверждением.

Наиболее популярным вариантом у работодателей является ведение журнала учета, где указывается дата выдачи и подпись получателя.

Ответственность за невыдачу

Согласно №27-ФЗ каждый работодатель в обязательном порядке должен предоставлять помимо самих сведений о застрахованных гражданах в Пенсионный Фонд еще и выписки сотрудникам.

Однако на практике это далеко не так. Некоторые предприниматели игнорируют данный закон и никому ничего не выдают.

Основными причинами такого поведения принято считать:

1. За пренебрежение данным законодательством отсутствуют какие-либо уголовные и административные наказания. Исключением считаются ситуации, когда работодатели обязаны выдавать выписку тем сотрудникам, которые изъявили желание уволиться либо же при их выходе на заслуженный отдых;
2. В получении выписки у сотрудников нет необходимости. К примеру, факт работы в прошлом месяце у определенного работодателя известно и так сотруднику. Говоря простыми словами, она необходима только при необходимости предъявить ее третьему лицу (нужно подтвердить факт работы).

Как уже было сказано выше, работодателям за невыдачу выписки из СЗВ-М не предусмотрено каких-либо наказаний. Однако если сотруднику без каких-либо на то причин отказывают в выдаче документа, он имеет все юридические основания обратиться в правоохранительные органы либо же в судебную инстанцию. Как показывает практика, после подачи заявления о правонарушении со стороны работодателя, последний в короткие сроки предоставляет все документы для разглаживания конфликтной ситуации.

На что нужно обратить внимание при формировании отчета СЗВ-М? Узнайте из данного видео.

По закону работодатель обязан выдать сотруднику при увольнении сведения персучета. К ним относятся: СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и раздел 3 ЕРСВ. Причем сведения формируются по дату увольнения включительно.

Вопрос: В журнале Главбух №13 есть статья о документах, к-е работодатель обязан выдать сотруднику в т.ч. при увольнении.В статье сказано, что выписку из СЗВ-М нужно сформировать за месяц увольнения, СЗВ-СТАЖ-за текущий год, также предоставить раздел 3 расчета по взносам только данные по уволенному сотруднику.В статье есть ссылка на письмо ПФР №В-4510-08/7361 от 03.04.18г. Но в этом письме ПФР говорит, что за страхователем закреплена обязанность по выдаче выписок из сведений по вышеуказанным формам, к-е уже представлены в органы ПФР.На дату увольнения вышеназванные формы еще не будут представлены в ПФР.За какой период по вашему мнению нужно делать выписки из СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и раздела 3 расчета по взносам для увольняющегося сотрудника?

Ответ: По закону работодатель обязан выдать сотруднику при увольнении сведения персучета. К ним относятся: СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и раздел 3 ЕРСВ. Причем сведения формируются по дату увольнения включительно (п.2-2.3 и п.4 ст.11 Закона от 01.04.1996 №27-ФЗ). С учетом периода, с которого существует соответствующая форма, и времени работы сотрудника.

Т.е. при увольнении передайте сотруднику:

Раздел 3 ЕРСВ - копию по периодам с января 2017г. по дату увольнения. Раздел 3 расчета содержит персональные сведения только одного работника, поэтому вы вправе сделать копию раздела 3 и выдать ее сотруднику.

Выписку из СЗВ-М за период с апреля 2016 года по последний отчетный период.

Выписку из СЗВ-СТАЖ за 2017г.

Два последних отчета списочные и содержат персональные данные других застрахованных лиц. Поэтому выдавать копии этих отчетов нельзя, ведь тогда компания нарушит закон о защите персональных данных. Чтобы этого не случилось, ПФР советует выдавать выписки из СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ и включать в них данные только конкретного работника (письмо от 03.04.2018 № В-4510-08/7361).

Компания не сможет сделать выписку из СЗВ-М за месяц увольнения, т.к. она сдает отчет по окончании месяца. Поэтому просто сформируйте СЗВ-М только на увольняемого работника. Поставьте на отчете дату его увольнения. Аналогичным образом подготовьте и раздел 3 по последнему рабочему кварталу сотрудника.

Обоснование

Как оформить увольнение по собственному желанию

Расчет с сотрудником и выдача документов

Какие документы нужно выдать уволившемуся сотруднику

В последний день работы сотрудника и выдайте ему:

Пенсионный фонд рассказал, как правильно выдать работнику сведения персучета. Разъяснить этот вопрос пришлось потому, что в сведениях есть персональные данные других сотрудников. Если их разгласить, компании грозит штраф, а бухгалтеру увольнение. Из статьи вы узнаете безопасный способ выдавать работникам обязательные сведения.

Из-за проекта о повышении пенсионного возраста те, кто мог выйти на пенсию по старости в 2019 году, выйдут лишь в 2020-м. В 2019 году подавать СЗВ-СТАЖ, если и придется, то только на пенсионеров, которые имеют право на досрочное назначение пенсии и на тех, кто отсрочил выход на пенсию.

Штраф и увольнение за ошибки при выдаче документов работникам

По закону вы обязаны по заявлению работника или при увольнении выдать ему сведения персучета (п. и 2.3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Если нарушите требования закона, трудовики оштрафуют компанию на сумму до 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Сведения персонифицированного учета содержит раздел 3 расчета по взносам, отчеты СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. Два последних отчета списочные, поэтому правила оформления документов для выдачи работнику отличаются.

Расчет по взносам. Раздел 3 расчета содержит персональные сведения только одного работника, поэтому вы вправе сделать копию раздела 3 и выдать ее работнику.

СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. Если вы передадите работнику копии отчетов СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, нарушите закон о защите персональных данных других застрахованных лиц. В этом случае компании грозит штраф до 50 тыс. руб., а бухгалтеру — увольнение за разглашение тайны по подпункту «в» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК.

Чтобы не нарушать закон о защите персональных данных, Пенсионный фонд рекомендует делать выписки из СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ и включать в них данные только конкретного работника (письмо от 03.04.2018 № В-4510-08/7361).

Выписка из СЗВ-М

Период для выписок. Форму СЗВ-М вы сдаете начиная с апреля 2016 года. Увольняемому работнику сделайте выписки из СЗВ-М за период с апреля 2016 года по месяц увольнения. Например, работник трудился в компании последние пять лет, а увольняется 20 июня 2018 года. Подготовьте ему 26 выписок из СЗВ-М:

— 9 — за 2016 год;

— 12 — за 2017-й;

— 5 — за 2018-й (за май — см. образец 1).

Образец 1. Фрагмент выписки из СЗВ-М за май 2018 года

СЗВ-М за месяц увольнения. СЗВ-М за каждый месяц вы сдаете только по его окончании. Например, отчет за июнь обязаны сдать не позднее 15 июля. Если сотрудник увольняется в июне, у вас еще нет отчета, из которого можно сделать выписку.

Сформируйте СЗВ-М только на увольняемого работника. Поставьте на отчете дату его увольнения (образец 2).

Образец 2. Фрагмент СЗВ-М за июнь 2018 года

Скачать фрагмент СЗВ-М за июнь 2018 года

Когда будете готовить СЗВ-М за июнь, не забудьте включить в него уволенного сотрудника.

Подскажите, пожалуйста, кто из нас прав. Исполнитель по договору подряда настаивает, что я должна выдать ему СЗВ-М. Но я считаю, что не обязана. Он ведь не работник компании.

Надо ли выдавать СЗВ-М подрядчику

Прав исполнитель, с которым у вас заключен договор подряда. По Закону № 27-ФЗ вы обязаны выдать ему выписки из отчетов СЗВ-М в день прекращения договора подряда. Это подтверждает и отделение ПФР по г. Москве и Московской области в письме от 03.04.2018 № В-4510-08/7361.

Подготовьте выписки за все месяцы, в которых фактически действовал гражданско-правовой договор. Например, договор подряда действовал с 28 апреля по 5 июня 2018 года. Выдайте исполнителю две выписки из СЗВ-М — за апрель и за май. Отчет за июнь вы сформируете по окончании месяца и сдадите не позднее 16 июля. Поэтому сформируйте СЗВ-М за июнь только на одного исполнителя.

Сотрудник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск с 1 июля с последующим увольнением 12 августа. Все документы при увольнении мы должны выдать в последний рабочий день — 31 июля. Но вправе ли мы выдать ему заранее, то есть 31 июля, СЗВ-М за июль и август 2018 года?

Когда работник идет в отпуск с последующим увольнением, вы вправе заранее выдать ему документы. Трудовой договор с ним действует по день увольнения. В вашем случае по 12 августа 2018 года.

Сделайте работнику выписки из СЗВ-М за те периоды, по которым вы отчитались. А за июль и август сформируйте СЗВ-М только на увольняемого работника. Требования Закона № 27-ФЗ вы не нарушите. При увольнении работник получит гарантированные ему сведения персучета.

Выписка из СЗВ-СТАЖ

Отчет в ПФР по форме СЗВ-СТАЖ вы заполняете начиная с отчета за 2017 год. Если работник трудился в компании в 2017 году, а увольняется, например, в июне 2018 года, выдайте ему два отчета СЗВ-СТАЖ:

1. одну выписку из СЗВ-СТАЖ за 2017-й (образец 3 ниже);

2. один отчет СЗВ-СТАЖ за месяцы работы в 2018 году (образец 4 ниже).

Образец 3. Фрагмент выписки из СЗВ-СТАЖ за 2017 год

Скачать фрагмент выписки из СЗВ-СТАЖ за 2017 год

Образец 4. СЗВ-СТАЖ на увольняемого работника за месяцы 2018 года

Скачать СЗВ-СТАЖ на увольняемого работника

Сведения о пенсионных взносах за период работы

Пенсионный фонд периодически меняет формы отчетов об уплаченных пенсионных взносах, поэтому порядок выдачи сведений зависит от того, в какие годы у вас работал сотрудник.

По каким формам и в каком виде выдать сведения увольняемому сотруднику, смотрите в сервисе ниже. Все документы персучета в этом сервисе — индивидуальные, а не списочные формы. Делать из них выписки не надо. Если сделаете копии, не разгласите персональные данные других сотрудников.

Скачать шпаргалку со списком документов о пенсионных взносах

Сотрудник увольняется 5 июня. Подскажите, пожалуйста, как выдать ему копию раздела 3 расчета по взносам за полугодие 2018 года, если сдавать отчет мы будем только в июле?

Поскольку сотрудник увольняется до окончания отчетного периода, сформируйте ему раздел 3 со сведениями с начала квартала по день увольнения. Поставьте в отчете дату увольнения.

Письмо ГУ - Отделения ПФР по г. Москве и Московской области от 03.04.2018 № В-4510-08/7361

О порядке получения застрахованными лицами форм СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ

Управление организации персонифицированного учета Отделения ПФР по г.Москве и Московской области (далее - Управление ОПУ) на обращение в порядке выдачи застрахованным лицам документов индивидуального (персонифицированного) учета, сообщает следующее.

В соответствии с нормами ст.11 Федерального закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (далее - Федеральный закон № 27-ФЗ) страхователь представляет в территориальный орган ПФР следующие сведения индивидуального (персонифицированного) учета:

Ежегодно не позднее 01 марта года, следующего за отчетным годом, сведения о страховом стаже застрахованных лиц по форме СЗВ-СТАЖ , утвержденной постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 г. № 3п (п.2 ст.11 Федерального закона № 27-ФЗ) (начало отчетной кампании 2018 г.- за календарный 2017 г.);

Ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом - месяцем, сведения о застрахованных лицах по форме СЗВ-М , утвержденной постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 г. № 83п (п.2.2 ст.11 Федерального закона № 27-ФЗ) (начало отчетной кампании май 2016 г. - за апрель 2016 г.).

Согласно п.4 ст.11 Федерального закона № 27-ФЗ копия сведений, предусмотренных пунктами 2 -2.3 настоящей статьи , передается страхователем застрахованному лицу не позднее пяти календарных дней со дня его обращения.

В день увольнения застрахованного лица или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах либо Федеральным законом от 15.12.2001 г. № 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" начисляются страховые взносы, страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения, предусмотренные

При увольнении работника работодатель обязан выдать значительный перечень документов, в состав которых входит выписка по страховым взносам. Обязанность по представлению в ПФР сведений о работниках, стаже и других данных, необходимых для назначения пенсии установлена в ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ. В п. 4 ст. 11 Закона предусмотрена выдача сведений работнику при его увольнении.

Порядок выдачи выписки

Работодатель предоставляет увольняемому работнику СЗВ-М и СЗВ-Стаж. Отрезок времени, указанный в выписках, составляет:

• По СЗВ-М месяц, в котором произведено увольнение. По запросу работника выписка охватывает более ранние периоды. В связи с началом формирования документа с 2016 года работодатель может предоставить данные только с указанного срока.
• По СЗВ-Стаж период с начала года увольнения. Работники, принятые в течение года, получают выписку с даты трудоустройства. Данные предоставляются с 2017 года.

Документы предоставляются одновременно с расчетом в день увольнения или прекращения действия договора ГПХ. При обращении работника за выписками после увольнения для подготовки форм бухгалтерам предоставляется 5 дней с момента обращения.

Составление выписок по страховым взносам

При выдаче документов работнику необходимо сохранить конфиденциальность личных данных, доступ к которым могут иметь органы контроля, обрабатывающие данные, работодатель и сам работник. Предоставление данных должно соответствовать условиям:

• с данными по всем работникам предприятия не предоставляется. Лицо при увольнении получает выписку со сведениями, касающимися только самого работника. При увольнении нескольких работников одновременно документ формируется по каждому лицу отдельно.
• Форма СЗВ-Стаж принята с 2017 года, что позволяет включать информацию о данных работника только с указанного периода. О выдаче сведений по более ранним периодам работодатель принимает решение самостоятельно либо предоставляет данные из РСВ-1. Законодательство не дает пояснений по данному вопросу.

При выдаче выписки работодатель не должен представлять досрочно отчеты по формам. Сведения выписок касаются увольняемого работника и не могут быть изменены к дате представления отчетности.

Выписки должны быть оформлены должным образом. Документ должен иметь название в подтверждение того, что выписка является частью отчетной формы. Данные заверяются ответственным лицом с расшифровкой должности, оригинальной подписью и печатью организации. При отказе предприятия от использования печати в официальных документах производится соответствующая запись.

Подтверждение факта выдачи документа

Работодатель, во избежание вопросов органов контроля, должен иметь документальное доказательство факта выдачи выписки об исчисленных и перечисленных взносах. В подтверждение выдачи используется любой из доступных вариантов:

• Составление выписки в 2 экземплярах. О получении документа на экземпляре работодателя получатель ставит соответствующую отметку.
• Ведение журнала учета выдаваемых работнику при увольнении документов. В журнале предусматривается графа с подписью работников, подтверждающей получение.
• Прием расписок от увольняемого работника с указанием документов, полученных лицом от работодателя.

Получить документы при увольнении имеет право либо сам работник, либо лицо с нотариально составленной доверенностью. Иные лица не имеют право на доступ личной информации и получение документов при увольнении, включая выписку по страховым взносам.

Распространенные ошибки при выдаче выписок

Работодатель может допустить общие ошибки организационного характера при предоставлении выписки по страховым взносам.

Неверная позиция работодателя	Пояснение
Работодатель требует составлять письменное обращение к работодателю для получения выписок по страховым взносам	Выдача документов при увольнении работника является обязанностью работодателя и не требует отдельного обращения. Если работник повторно запрашивает документы после увольнения в связи с их утратой, подача письменного заявления обязательна
Отказ работодателя от высылки выписок по страховым взносам по почте	Если работник не имеет возможности получить документы при увольнении лично он может обратиться к работодателю с просьбой об их высылке почтой. Пакет справок и иных форм отправляются заказным письмом с описью, объявленной ценностью и уведомлением о вручении

Выписка из СЗВ-М по общему правилу должна выдаваться на руки каждому сотруднику в части относящихся к нему сведений в срок не позднее крайней даты подачи отчета СЗВ-М в ПФР (ст. 11 и 15 ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Почему мало кто это выполняет и в каких случаях оформить выписку все-таки надо - расскажем в нашей статье.

Общий порядок формирования выписки из формы СЗВ-М

Как уже отмечалось выше, выдавать сотрудникам выписки из СЗВ-М в идеале нужно одновременно с подачей отчета в ПФР - ежемесячно. Кроме того, в определенных случаях выписку следует выдать обязательно:

• Работнику, уходящему на пенсию. Выписка из СЗВ-М входит в пакет документов, который работник должен предъявить в ПФ РФ для назначения пенсии.
• Увольняющемуся сотруднику. В данном случае выписка должна входить в комплект документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ). Наемному работнику выписка выдается в день увольнения, а работнику по договору ГПХ - в последний день действия договора.

Следует иметь в виду, что это должна быть именно выписка, содержащая сведения, относящиеся к конкретному работнику. Сведения об остальных работниках, содержащиеся в самом отчете СЗВ-М, являются их персональными данными, защита которых обеспечена законом. Просто отдать сотруднику копии отчетов СЗВ-М нельзя!

Порядок выдачи выписки из СЗВ-М сотрудникам

Во избежание разногласий с проверяющими органами у предприятия должно остаться подтверждение факта, что работник получил в установленном порядке выписку из СЗВ-М.

Это можно организовать 3 путями:

• оформить выписку в 2 экземплярах и попросить работника расписаться на том, который останется в организации;
• вести журнал учета выдаваемых работникам документов, в том числе выписок из СЗВ-М, в котором работники будут расписываться в их получении;
• выдавать выписку из СЗВ-М под отдельную расписку.

Образец заполнения выписки

В большинстве случаев при подаче СЗВ-М в электронном виде в рабочих программах имеется функция создания выписки из СЗВ-М по конкретному работнику. То есть документ можно сформировать программными средствами. Однако тем, кто сдает отчеты СЗВ-М в бумажном виде или у кого по каким-то причинам нет возможности сформировать выписку в программе, при ее оформлении следует использовать образец.

Рабочий образец для заполнения выписки из СЗВ-М вручную можно скачать на нашем сайте.

Почему не все выдают выписки ежемесячно

Несмотря на установленное законом № 27-ФЗ требование представлять выписки из сведений, подаваемых в ПФР, одновременно с направлением этих сведений в фонд, на практике работодатели обычно этого не делают.

Причины следующие:

• За невыдачу таких выписок в текущем порядке пока не установлены какие-либо штрафные санкции для работодателей (за исключением случаев, когда представление сведений обязательно, например при увольнении или выходе на пенсию).
• Выписки не востребованы сотрудниками. Например, о том, что в течение прошлого месяца он работал в данной организации, сотрудник и так осведомлен. То есть выписка бывает нужна для подтверждения факта работы третьему лицу, а не самому сотруднику.

Итоги

Составить выписку из СЗВ-М понадобится в случаях, когда информация о работе сотрудника должна быть представлена третьим лицам (например, ПФР для назначения пенсии). У организации должно остаться подтверждение выдачи выписки. В случае если выписку требуется сформировать вручную, можно воспользоваться образцом заполнения на нашем сайте.