V8: История изменения реквизитов. Кто изменил справочник или документ в базе? Изменение версии документа в 1с
«Автоматизация бизнеса:История версий » - это комплекс дополнений к типовым конфигурациям на базе "1С:Предприятие 8", предназначенный для хранения истории изменений справочников и документов, анализа изменений с точностью до значения реквизитов и возможностью для отката данных до выбранной версии объекта.
История предоставляет более детальную информацию, чем стандартный журнал регистрации, об изменениях документов и справочников. При этом список объектов (документов и справочников) требующих регистрации версий может быть настроен персонально.
История версий легко может быть интегрирована в любую конфигурацию на базе "1С:Предприятие 8.x". При объединении не требуется вносить изменения в объекты исходной конфигурации.
Что дает система:
РУКОВОДИТЕЛЮ - ПОВЫШЕНИЕ КОНТРОЛЯ ЗА РАБОТОЙ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ:
простота и удобство мониторинга изменений вносимых в систему;
возможность просмотра, какие именно изменения были внесены в документы «задним числом»;
возможность отслеживать объем вносимой информации в систему каждым из пользователей;
ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМ - ПОВЫШЕНИЕ УДОБСТВА РАБОТЫ С СИСТЕМОЙ:
возможность просмотра истории изменений по интересующему объекту;
возможность работы с предыдущими версиями объектов;
возможность восстановления («отката») объекта до выбранной версии;
Основные возможности:
хранение истории значений любого документа или справочника (реквизиты шапки, табличных частей, автор изменений, дата и время изменений);
наглядный просмотр изменений, каждой версии в графическом виде;
возможность отката до любой версии объекта;
возможность удаления ненужных версий объектов (ограничена правами доступа);
возможность просмотра изменений объектов с отборами: по автору, виду объекта, времени внесения изменений;
возможность настройки списка объектов требующих регистрации в системе без изменения конфигурации;
быстрый переход к просмотру истории изменений из любого объекта системы;
сервисные функции по работе с данными об изменениях: архивирование изменений за выбранный период и очистка изменений за выбранный период по указанным видам объектов;
Технические особенности:
возможность быстрой интеграции с любой конфигурацией на базе "1С:Предприятие 8.x" (до 8.3.6.x), без внесения изменений в объекты основной конфигурации; (интеграция занимает не более 5-ти минут)
при использовании «Автоматизация бизнеса:История версий» в базе данных хранится информация только об изменениях реквизитов объектов, что НЕ приводит к значительному росту базы данных и замедлению работы пользователей;
хранение изменений в системе производится в сжатом виде, что незначительно сказывается на времени формирования отчетов, но существенно сокращает требуемый объем памяти;
система поддерживает работу с распределенными базами данных;
Набор доступных отчетов и сервисных функций может быть ограничен на уровне прав доступа для каждого из пользователей системы. Программа может работать на управляемых формах.
«Автоматизация Бизнеса: История версий» является дополнением к любым типовым конфигурациям 8.x: «Управление торговлей ред. 10.3», «Управление торговлей ред. 11» и «Управление производственным предприятием ред. 1.3», и т.д. Данный продукт не содержит скрытых участков кода.
Системные требования:
Дополнительные сведения:
- Если программа не работает на вашем релизе типовой конфигарации, то мы ее доработаем для вас бесплатно.
- Для программы выпускаются регулярные бесплатные обновления.
- Код программы АБ:История версий открытый
- Модуль предоставляется под одну заявленную вами конфигурацию (платформу). Цена модуля от количества рабочих мест не зависит.
- При покупке программы предоставляется бесплатная техподдержка на 12 мес.
- Успановка программы производится либо самостоятельно пользователем, либо специалистами компании Автоматизация бизнеса за дополнительную плату. При покупке программы необходимо заполнить и отправить регистрационную анкету, которую пришлют с дистрибутивом программы.
Каким образом получить быстрый ответ, какой пользователь мог поменять данные в программе по документу? Что именно он изменил? Чтобы ответ этот был максимально быстрым и этот ответ мог получить любой пользователь без обращения к администратору системы.
В типовой конфигурации управление производственным предприятием 1.3 (УПП) присутствует модуль по работе с версионированием объектов. Он позволяет хранить в текущей базе все изменения, которые производят пользователи со справочниками и документами. Данная подсистема позволяет выборочно указывать, по каким видам справочников и документов это использовать, а по каким нет.
В целом основной проблемой этого инструмента выступает то, что эти данные в базе вырастают настолько сильно, что объем данных становится сопоставим с размером хранения истории по ним. Для больших баз, это становится катастрофической проблемой.
Сколько потребуется времени для того, чтобы найти причину кто что изменил? Сколько нужно сделать сравнений, когда, допустим, в истории хранится, что изменили документ 30-100 раз? А ведь простая запись при групповом проведении документов сюда добавит версию изменений, а ведь по-сути ничего в документе не изменится при таком перепроведении. В целом из этого количества версий изменений от силы будут действительны 2-3-5. А остальное что же? А это избыточный мусор.
В целом система хорошая, позволяет детально зафиксировать изменения. Но вот как этими данными дальше пользоваться не очень удобно. В большинстве случаев, когда приходят пользователи на выяснить кто что в базе на менял этим отчетом пользуется администратор 1с и определяет эти вещи.
Как это превратить в быстрый инструмент для нахождения ответа кто что изменил?
«Свет мой зеркальце скажи, да всю правду доложи»…
По логике вещей наша доработка никак не отменяет блок версионирования. Разработана собственная система оперативного контроля кто что менял. Версионирование может работать параллельно. Система называется «История изменения справочников и документов». Это довольно таки простая система в использовании, необходимая для быстрого получения ответа кто изменил документ, справочник.
Как работает эта система: при записи каждого справочника или документа в регистр сведений записывается история, кто создал документ, кто его провел, удалил. При этом еще и добавлены в документы дополнительные условия: кто документ отгрузил, кто снял с отгрузки в случае использования системы контроля отгрузки. Здесь эту линейку можно расширять и дальше. Допустим для кадрового учета: кто документ отдал на подпись, и когда пришло с подписи. Еще здесь можно при желании даже организовать учет, кто когда документ распечатал и какую печатную форму. Вариантов здесь можно использовать много и хранить историю изменений статусов документов.
Собственно цель данной системы просто быстро сообщить кто менял документ и когда. Подробный ответ, что именно изменил пользователь, не всегда нужен. Другими словами здесь простой аналог «журнала регистрации», который также сообщает, когда и кто произвел действия. Вот только доступ к нему у пользователя происходит гораздо быстрее. С типовым журналом регистрации работать неудобно, а при огромном объеме данных бывает даже не реально получить быстрый ответ. А здесь регистр находится в самой базе и сразу дает ответ. Причем всего по одной кнопке «История» в самом документе (!).
Любой пользователь оперативно может посмотреть: кто с документом работал. И уже, если понадобиться ответ, что конкретно с ним сделал этот пользователь (как доказательную базу), то уже можно использовать полные данные по системе версионирования.
«Если что - то можно доказать делом, то на это незачем тратить слова»
Эзоп
«Чей туфля?»
Также в нашей системе присутствует еще одна возможность – это ведение истории изменения табличной части документов складского и производственных учета, а также документов ценообразования. В частности в большинстве случаев при ведении учета интересует история изменений табличных частей «Товары», «Материалы», «Продукция».
Протоколируются изменения в разрезе каждого документа по дате изменения, ответственному лицу кто внес изменения, номенклатуре, характеристике и серии номенклатуры, типу цен, месту хранения (если используется места хранения), количество, цена, сумма, скидка, единица измерения мест.
Как это работает? Допустим нужно получить ответ: когда какого числа установлена новая цена? Кто удалил строку в документе перемещения? Кто заменил номенклатуру на другую номенклатуру? Кто удалил количество? Кто установил скидку? Кто поменял цену? Можно увидеть, кто поменял тип цен в документе.
При этом в текущей системе при записи изменений происходит сравнение с данными истории ранее записанной и в историю записываются только то, что изменилось. Нет избыточного хранения истории.
Отчет по изменениям
Весь этот протокол визуально представлен в виде отчета «Отчет по изменениям табличных частей документов». Этот отчет открывается всего лишь при нажатии одной кнопки «История» в документе и сразу показывает по какой номенклатуре, что было изменено и самое главное кем и когда. Собственно этот отчет мгновенно позволяет получать ответ на вышеуказанные вопросы. Причем без участия администратора 1с.
«Настоящие свойства человека обнаруживаются лишь тогда, когда приходит время доказать их на деле»
Л.Фейербах
Оплата труда операторов
В дальнейшем есть продолжение использования этих данных по изменениям справочников и документов. Существует отчет «Отчет по изменениям справочников и документов». Он позволяет увидеть по пользователям кто сколько со справочниками и документами произвел действий (создал новый, изменил, провел). При этом этот отчет имеет в себе заложенный функционал даже по расчету оплаты труда. Задается расценка за изменение одного объекта (для каждого в отдельности) и отчет покажет суммы, сколько, допустим, оператор заработал.
Чтобы просчитать тарифы, в отчете заложен механизм предварительной оценки. По галочке «Производить предварительный расчет» можно указать суммы ФОТ и количество участников (операторов, пользователей). После сформированных данных будет предоставлена информации, сколько может в среднем стоить изменение одного справочника или документа. Далее в закладке «Тарифы» можно конкретно заложить и уже выводить отчет-расчет для получения сумм оплаты.
Детально
«Существуют вопросы, на которые нет ответов;, но есть ответы, вызывающие массу вопросов»
Э.Севрус
Для проверки данных кто, что менял существуют в обработке следующие закладки «История изменения справочников». «История изменения документов», «История изменения табличных частей». Это и есть наши протоколы хранения истории изменений. В конце в закладке «Отчет-версии» в случае использования более детального версионирования можно смотреть какие-то спорные моменты. В целом этот АРМ используется именно для анализа объема работы пользователей и расчета оплаты по изменениям данных в базе.
Данная обработка работает в конфигурациях УПП 1.3, УТ10.3. А также может быть интегрирована в любую конфигурацию 1с, где присутствуют складской и производственный учет. Работает на обычных формах.
Вывод
На рынке существует множество вариантов хранения историй информации. Есть где даже реализовано хранение в отдельной базе. Возможно, что и реализовано гораздо лучше и универсальней. Дать быстрый ответ – вот главное для нас было условие. Так чтобы любой пользователь (кладовщик, оператор, бухгалтер) не тратил время на ответ, а получал его мгновенно. И еще одно условие – это дальнейшее использование данных в расчете оплаты труда пользователей.
Начиная с версии 3.0.35 в программе 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0 стало доступно версионирование объектов. Данный механизм позволяет отслеживать историю изменения справочников и документов. В отличие от журнала регистрации, который просто сохраняет данные об истории изменений, версионирование дает возможность пользователю с правами администратора посмотреть изменения, которые были внесены, увидеть любую версию объекта, сравнить версии между собой, сделать возврат к предыдущей версии.
Настройка версионирования объектов в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0
Для включения механизма версионирования объектов в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0 переходим на закладку «Администрирование», выбираем раздел «Поддержка и обслуживание» и в разделе «Версионирование объектов» устанавливаем флажок.
Можно установить следующие варианты:
Не версионировать - история версий объекта не ведется;
Версионировать при записи - новая запись заносится в историю версий в случае изменения или создания нового справочника или документа;
Версионировать при проведении – вариант может использоваться только для документов, которым разрешено проведение. Первоначальная версия документа будет записана в историю после первого проведения документа, затем версии документа будут сохраняться при каждой записи проведенного документа.
Версионировать при старте - этот вариант можно использовать только для бизнес-процессов. Первая версия бизнес-процесса будет записана только после его старта.
Срок хранения можно установить за последнюю неделю, месяц, три месяца, шесть месяцев, год и бессрочно.
Для каждого элемента справочника и вида документа можно установить свой вариант версионирования и срок хранения.
В нижней части, нажав на синюю гиперссылку можно посмотреть количество и объем хранимых версий объектов, а также настроить расписание для удаления устаревших версий. Для этого устанавливаем флажок «Автоматически удалять устаревшие версии» и по синей гиперссылке «Настроить расписание» создаем расписание.
Просмотр изменений объектов в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0
После того, как установлен флажок в разделе «Версионирование объектов» в документах и справочниках, для которых версионирование включено, можно увидеть пиктограмму «История изменений»
При нажатии на нее мы попадаем в список версий объекта. Здесь мы можем увидеть, кто изменил объект, когда это произошло, и что именно было изменено.
В верхней части доступны следующие кнопки:
- Открыть версию, с ее помощью можно просмотреть отчет о состоянии объекта на нужный момент времени;
- Сравнить версии, дает возможность просмотреть отчет по изменению состояния двух или более версий в списке, выделенных предварительно (в отчете будет указано, какие именно реквизиты отличаются);
- Перейти на версию, сделает возврат к одной из предыдущих версий объекта, которая должна быть предварительно выделена (изменения, которые внесены после сохранения этой версии, будут отменены).
Обратите внимание, что если объект был удален, его история также удаляется, поэтому в этом случае версионирование не поможет.
Так можно настраивать версионирование объектов в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0. А вы уже используете эту функцию? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях.
Данная статья является анонсом новой функциональности.
Не рекомендуется использовать содержание данной статьи для освоения новой функциональности.
Полное описание новой функциональности будет приведено в документации к соответствующей версии.
Полный список изменений в новой версии приводится в файле v8Update.htm.
Реализовано в версии 8.3.11.2867.
Мы реализовали новый механизм, история данных , который компактно хранит историю изменения прикладных данных пользователями. С помощью готовых интерфейсных решений или с помощью встроенного языка вы можете теперь гибко анализировать изменения данных, сравнивать разные версии и восстанавливать данные в то состояние, которое они имели в выбранной версии.
В каких сценариях нужна работа с историей данных
Чаще всего обращение к истории данных требуется для того, чтобы определить пользователя, который выполнил некоторое изменение. Например, товар продали контрагенту со слишком большой скидкой, и теперь хочется понять, кто установил такую скидку. Или другая ситуация, когда цена товара выглядит правильной, но в прошлом была продажа этого товара по более низкой цене. Нужно выяснить, кто изменил цену, а затем вернул её в прежнее значение.
Другая ситуация, в которой нужна история данных, заключается в том, что в текущий момент значение некоторого реквизита в учётной системе установлено так, что это привело к негативным последствиям. Необходимо выяснить, когда было установлено именно это значение, и кто из пользователей его установил.
Для дальнейшего анализа ситуации может понадобиться узнать все изменения, которые выполнял определённый пользователь, который один раз сделал что-то неправильно. Потому что в других случаях он мог допустить аналогичную ошибку.
Наконец, после того, как найдены все неподходящие изменения, может возникнуть естественное желание восстановить предыдущее, правильное, состояние данных, или даже восстановить данные, которые были непосредственно удалены.
При этом во всех перечисленных сценариях хочется, чтобы эти возможности достигались с минимальными потерями производительности и места на диске.
Чтобы не получалось так, что история изменения объектов занимает места больше, чем сами полезные объекты, с которыми вы работаете. Или чтобы не получалось так, что обеспечение этих функциональных возможностей приводит к значительному замедлению работы пользователей.
Понятно, что совсем убрать потери производительности невозможно, потому что вместо одного действия, необходимо выполнять два: сохранение объекта и ещё сохранение его истории. Но при этом хочется, чтобы эти потери были незаметны.
Есть и ещё одна особенность, которая связана не с функциональностью, и не с техническими требованиями, а со спецификой рынка 1С:Предприятия. Можно придумать очень хороший механизм, который и работать будет быстро, и функциональность будет иметь большую. Но если для его настройки, включения и обслуживания понадобятся значительные технические знания, это может свести на нет все его преимущества.
Поэтому администрирование такого механизма не должно быть сложным как для разработчика, так и для администратора информационной базы. Ведь в небольших файловых внедрениях администратором зачастую является один из пользователей, а иногда и единственный пользователь этого прикладного решения.
Какие возможности для анализа истории уже существуют в платформе
Главный инструмент, который вы можете использовать для анализа того, «что происходит в системе», это журнал регистрации . В числе прочего он регистрирует факты изменения данных. То есть можно узнать, кто и когда изменил данные некоторого объекта. Но его возможности в обсуждаемой области на этом и заканчиваются, потому что по журналу регистрации нельзя понять, какой именно реквизит был изменён, какое было его предыдущее состояние. И уж тем более нельзя с помощью журнала регистрации восстановить предыдущее состояние реквизита или всего объекта.
Другой инструмент, который существует довольно давно и есть во всех тиражных решениях, это БСП – библиотека стандартных подсистем. В её составе есть подсистема версионирования объектов . Эта подсистема содержит все перечисленные функции, однако она имеет некоторые практические ограничения.
Во-первых, она является частью библиотеки, поэтому её внедрение в прикладное решение требует участия квалифицированного разработчика. Хорошо, если БСП изначально присутствует в прикладном решении. Но если её там нет, администратор, или, тем более, квалифицированный пользователь, не смогут самостоятельно её внедрить.
Во-вторых, задача ведения истории данных сама по себе является низкоуровневой задачей, и её эффективнее решать в технологическом слое платформы.
Преимущества решения, встроенного в платформу
Когда мы проанализировали имеющуюся ситуацию, имеющийся опыт использования БСП, взвесили все «за» и «против», мы пришли к выводу, что наиболее эффективным решением будет реализовать историю данных в составе самой технологической платформы. Это позволит достичь следующих преимуществ:
- Чтобы воспользоваться этим механизмом администратору или пользователю не придётся изменять конфигурацию, всё необходимое уже есть в платформе. Нужно только включить.
- Этот механизм будет работать быстрее, чем аналоги, реализованные в составе конфигурации, т.к. он будет использовать возможности, недоступные из встроенного языка.
- Сама история данных будет занимать меньше места, так как будет храниться не копия данных, а только их разница с предыдущей версией. Кроме этого само версионирование можно применять не ко всем реквизитам, а только к тем, которые интересуют. Это также даст дополнительную экономию.
- Можно будет поддержать версионирование не только тех объектов, которые обладают уникальной ссылкой (справочники, документы и т.п.), но и необъектных сущностей, таких как записи регистров сведений, например.
Основные сведения о механизме
Механизм истории данных полностью реализован внутри платформы, не требует какой-либо установки дополнительных программных средств, в любой момент готов к работе, но, по умолчанию, не включён.
Включить его можно как в конфигураторе, так и в режиме 1С:Предприятие. В конфигураторе это может сделать разработчик, в режиме 1С:Предприятие пользователь, с помощью обработки, написанной на встроенном языке.
«Включение» механизма заключается в том, чтобы указать, для каких именно объектов конфигурации будет вестись история изменений. Причём ведение истории можно включать не только для всего объекта целиком, но и для его отдельных составных частей: реквизитов, измерений, ресурсов. В том числе для реквизитов табличных частей. Таким образом, вы можете выбирать: хранить полную информацию, или экономить место.
Хранение истории мы реализовали для справочников, документов, задач, бизнес-процессов и регистров сведений. Возможно в будущем мы будем расширять этот список.
Данные истории мы храним в отдельных таблицах информационной базы. Для повышения эффективности мы храним только разницу между версиями данных. Если у вас есть «тяжёлый» документ с большим количеством строк в табличной части, а вы меняете только один реквизит в самом документе, то в истории данных сохранится только одно это изменение. То есть у вас не будет храниться множество копий этого объекта, и занимать место на диске.
Кроме изменений данных мы храним ещё и метаданные объекта на момент записи версии. Это нужно для того, чтобы корректно строить отчёты по объектам, которые были записаны в другом состоянии конфигурации. Например, когда одни реквизиты назывались по-другому, других реквизитов не было, а третьи присутствовали, но впоследствии были удалены.
Обработка изменения данных
Процесс создания версии данных состоит из двух этапов. Сначала, когда вы записываете объект (например, документ), формируется специальное сообщение, которое помещается в очередь. Этот этап выполняет платформа, разработчик в нём не участвует.
А вот второй этап инициируется разработчиком. Второй этап заключается в том, что при обработке очереди эти данные извлекаются, помещаются в хранилище версий, и становятся доступными для работы с ними.
Для того чтобы таким образом обработать очередь, у менеджера истории данных (МенеджерИсторииДанных ) есть метод ОбновитьИсторию() . Мы предполагаем, что вы будете использовать его так же, как похожий метод, предназначенный для обновления индекса полнотекстового поиска. То есть обновлять историю вы будете в некотором регламентном задании, которое выполняется с определённой периодичностью.
Мы полагаем, что в результате такой асинхронной работы будет обеспечена как эффективная запись объектов, так и минимизация потерь производительности.
Пользовательский интерфейс
В пользовательском интерфейсе 1С:Предприятия новый механизм называется История изменений . Он включает в себя несколько форм, которые позволяют выполнять те действия, которые были перечислены в начале этой статьи.
Список версий по конкретному объекту
Если для объекта включена запись истории, то среди стандартных команд объекта появляется новая команда История изменений .
Она позволяет увидеть список всех изменений (версий) объекта.
В колонке Источник изменений может быть указан также узел плана обмена, если изменение было выполнено в узле, и «приехало» в эту базу в результате обмена данными.
В этом списке, в колонке
Версионирование объектов стало доступным, начиная с редакции «3.0.35» в программе «1С Бухгалтерия 8». Новая функция позволяет отслеживать все изменения в документах и справочниках. Версионирование не просто хранит информацию об истории изменений, как это было в журнале регистрации, а позволяет бухгалтеру на правах администратора пересмотреть внесенные изменения, увидеть все версии объекта, сделать сравнительную характеристику версий между собой, а также вернуться к предыдущей версии.
Как настроить версионирование объектов в бухгалтерской программе?
Для того чтобы включить механизм версионирования объектов в программе, перейдите на закладку под названием «Администрирование», затем выберите раздел «Поддержка и обслуживание» и возле «Версионирование объектов» поставьте галочку.
Программа дает возможность установить следующие варианты:
«Не версионировать» - в этом случае история версий объекта вестись не будет;
«Версионировать при записи» - в случае создания или изменения нового документа или справочника новую запись будет занесено в историю версий;
«Версионировать при проведении» - следует отметить, что данный вариант можно использовать для документов, которым вы разрешили проведение. После первого проведения первоначальная версия будет сохранена в истории;
«Версионировать при старте» - данный вариант предназначен только для бизнес-процессов. Только после старта бизнес процесса будет записана его первая версия.
«По умолчанию» - в этом случае для справочников и документов устанавливаются рекомендованные настройки - «Не версионировать» и «Версионировать при проведении» соответственно.
Программа позволяет установить срок хранения за последнюю неделю, один, три, шесть месяцев, год или вообще бессрочно.
Для каждого вида документа и элемента справочника можно отметить свой срок хранения или вариант версионирования.
При необходимости нажмите на синюю гиперссылку и посмотрите объем и количество необходимых версий объектов, или настройте подробное расписание для ликвидации старых версий. Для этого установите галочку под названием «Автоматически удалять устаревшие версии», а затем, используя синюю гиперссылку «Настроить расписание», создайте нужное расписание. Последнее можно настроить, задав однодневное, недельное или месячное расписание.
Как просмотреть изменения объектов в бухгалтерской программе «1С Бухгалтерия 8»?
Установив галочку в разделе под названием «Версионирование объектов» в справочниках и документах, для которых действует версионирование, вы получите доступ к пиктограмме «История изменений».
Нажав на последнюю, вы получите доступ к версии конкретного объекта, где будет содержаться вся необходимая информация: кто менял объект, когда и какие изменения произошли.
В верхней части окна откроется доступ к таким клавишам:
«Открыть версию» - с помощью этой кнопки в нужный момент времени вы сможете посмотреть отчет о состоянии объекта;
«Сравнить версии» - можете посмотреть отчет по изменению состояния выделенных предварительно 2 или более версий в списке (какие реквизиты отличаются, будет видно в отчете);
«Перейти на версию» - сделает возврат к предварительно выделенной одной из версий объекта. При этом будут отменены изменения, которые были внесены после сохранения данной версии.
Обратите внимание, при изъятии объекта версионирование не поможет, так как после удаления вся история объекта также будет ликвидирована.
