В каких случаях потребуется исправление ошибок в первичке и других документах. Исправляем ошибки как профессионалы Как исправить электронный документ

Допустимы ли в первичке арифметические ошибки, опечатки и исправления? Ответ зависит от вида документа и существенности недочета. Некоторые описки могут привести к искажению баланса, другие станут основанием для корректировки налоговых отчислений не в пользу налогоплательщика, а какие-то останутся незамеченными.

Оценка существенности ошибок в первичке

Типы ошибок при оформлении первичной документации:

• применение неутвержденных приказом руководителя предприятия форм первичных бланков;
• отсутствует один или несколько обязательных реквизитов;
• в документе не указаны ответственные лица и нет их подписей;
• присутствуют исправления;
• неразборчиво заполнен бланк;
• вместо ручки для заполнения используется карандаш;
• отсутствуют прочерки в пустых ячейках и колонках.

Внесение исправлений в первичные документы разрешается в отношении ограниченного перечня бланков. Процедура актуальна при существенности допущенной ошибки. Степень значимости оценивается по критериям возможности идентификации всех данных и соответствия требованиям налоговых органов.

Примеры недопустимых ошибок:

1. Отсутствует дата составления документации или она написана с опечаткой.
2. Допущено использование недостоверной информации в номере ИНН.
3. Неправильно указан объем произведенных работ.
4. Документ подписан неуполномоченным на это лицом.
5. Допустимы ли в первичке арифметические ошибки – неправильное отражение количества товара или его стоимости, суммы рассчитанного налога может привести к появлению налогового спора.
6. Несовпадение значения сумм в числовом варианте и в указании его прописью.

Способы исправления ошибок в первичных документах

В каких случаях описки можно оставить без корректировки:

• если допущенная ошибка не мешает идентификации продавца и покупателя;
• если можно без обращения к дополнительным документам определить названия товаров, работ или услуг;
• есть возможность четко выделить имущественные права и их стоимость (письмо Минфина от 04.02.2015 № 03-03-10/4547).

Внесение исправлений в первичные учетные документы осуществляется на основании п. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Возможно использование таких способов:

1. Внесение правильных данных в первоначальный вариант документа. При этом неверное значение перечеркивается одной линией, сверху прописывается новый текст или числовые данные. Важно, чтобы можно было разобрать и прежние цифры со словами, и новые. Рядом с зачеркиванием проставляется надпись «исправлено», которая заверяется подписями ответственных лиц и обязательно указывается дата внесения изменений в документ.
2. Оформление корректирующего документа аналогично созданию корректировочного счета-фактуры.
3. Метод красного сторно необходим для аннулирования ранее проведенных документов.

Исправления в первичных документах не должны осуществляться при помощи ластика, корректоров, путем подчисток лезвиями. Если необходимо устранить недочет в виде недостающих реквизитов, то разрешается дописать их от руки. Эта норма распространяется и на документы, набранные на компьютере.

В каких первичных документах не допускаются исправления?

Указаниями ЦБ от 11.03.2014 под № 3210-У установлено, что исправлять внесенные данные нельзя в кассовых документах (п. 4.7). К числу таких бланков относятся расходные и приходные ордера. А вот кассовая книга с платежной ведомостью включены в категорию документации, для которой допускаются корректировки. В случае с кассовой книгой порядок внесения изменений такой:

1. Исправление ошибок в первичных бухгалтерских документах, оформленных на бумажных носителях, должно сопровождаться указанием даты внесения изменений, подписей с расшифровками лиц, отвечающих за заполнение данного бланка.
2. Электронные документы, которые уже были подписаны, нельзя изменять.

Если ошибка была произведена несколько дней назад, а замечена только сейчас, когда она искажает данные и в последующие дни, исправлять надо все листы с неверными сведениями. Если ошибка заключается в пропущенном чистом листе кассовой книги, этот незаполненный бланк перечеркивается и подлежит аннулированию.

В каких первичных документах не допускаются исправления? Кроме кассовых, не разрешается внесение корректировок в платежных бланках (п. 2.4 Положения от 19.06.2012 под № 383-П). Под запретом и исправления в бланках строгой отчетности, которые применяются при осуществлении наличных расчетов.

Если в одном из таких документов при заполнении была допущена ошибочная запись, бухгалтер не может замазывать цифры или надписи корректором, подводить ручкой или перечеркивать отраженные в бланке данные. В этом случае допускается только оформление нового экземпляра ордера или поручения.

Как должен выглядеть первичный документ, можно узнать из Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Именно в этом документе перечислены обязательные реквизиты любого первичного документа.

В учете организация может использовать унифицированные либо самостоятельно разработанные формы первичной документации. Если компания использует не унифицированные формы, порядок их применения нужно закрепить в учетной политике.

Контролирующие органы при проверках тщательно изучают все первичные документы. Если в них обнаружат ошибки или нестыковки, компании может грозить штраф. Помимо санкций, ФНС может потребовать исключить из расходов компании операцию, проведенную по первичному документу с ошибками.

Можно выделить несколько опасных моментов, на которые обращает внимание ФНС:

1. Отсутствие первичного документа
2. Повреждения в документах
3. Нечитаемый документ
4. Отсутствие в документах обязательных реквизитов

Отсутствие первичного документа

Если операция отражена в учете компании, а подтверждающий совершение операции документ отсутствует, ФНС может посчитать сделку фиктивной.

Важно отслеживать весь документооборот компании и своевременно запрашивать оригиналы документов от контрагентов.

На практике некоторые компании сначала обмениваются сканами подписанных документов, а впоследствии заменяют сканы оригиналами. Это удобно, когда организации находятся далеко друг от друга и получить оригиналы в момент совершения сделки не представляется возможным. Порядок подписания документов и получения их оригиналов можно закрепить в договоре. Тогда контрагент будет обязан отправлять подписанные документы в оговоренные в договоре сроки.

Обнаружив отсутствие первичного документа, ФНС может оштрафовать организацию по ст. 120 НК РФ:

• на 10 000 рублей при разовом нарушении;
• на 30 000 рублей при повторяющемся нарушении;
• на 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей при занижении налоговой базы.
• Кроме того, должностное лицо ждет административный штраф (ст. 15.11 КоАП РФ).

ФНС может убрать расходы из налогооблагаемой базы, если они не подтверждены документально (ст. 252 НК РФ). Например, если в учете компании отражены услуги на ремонт компьютера, но нет подписанного двумя сторонами акта оказанных услуг, ФНС вправе исключить сумму услуг из расходов. В таком случае налоговый инспектор доначислит компании налог, и придется сдавать уточненную декларацию по налогу на прибыль.

Если документы утеряны из-за форс-мажорных обстоятельств или стихийных бедствий, их нужно постараться восстановить.

ФНС скорее всего не признает расходы компании, если в товарных чеках нет перечня купленных товарно-материальных ценностей. Например, сомнение вызовет формулировка «Запчасти на сумму 2 300 рублей». Такие чеки лучше сразу заменить у продавца, попросив уточнить конкретные наименования запчастей. Помимо того, что первичные документы с дефектами в реквизитах могут стать причиной исключения сумм из расходов компании, налоговики могут доначислить НДФЛ подотчетному лицу, которое предоставило чек с нарушениями (определение Верховного Суда РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450).

Иногда суды встают на сторону налогоплательщика и разрешают учесть товары, которые указаны в чеке обобщенным названием (постановление ФАС Поволжского округа от 03.02.2006 № А55-14012/05-32). Чтобы не тратить время на суды, безопаснее принимать к учету чеки, заполненные согласно требованиям законодательства. Это касается и других первичных документов.

Неправомерное внесение исправлений

Иногда в первичные документы вносятся исправления при обнаружении ошибок. Исправлять документы нужно в соответствии с законодательством. В противном случае первичный документ может стать недействительным.

Не допускается вносить исправления в кассовые документы (п. 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). При обнаружении ошибки нужно заново оформить документ.

В остальные первичные документы можно вносить исправления. Порядок корректировки ошибок изложен в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР от 29.07.1983 № 105.

Бухгалтерский учет ведется на основе первичных учетных документов. Именно первичкой должен быть оформлен каждый факт хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Первичный документ составляется при совершении операции, а если это невозможно - сразу после ее окончания (ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). А можно ли исправлять первичку и, если да, то как это сделать?

Реквизиты первички должны быть правильными

При составлении первичного документа в первую очередь необходимо обеспечить наличие в нем обязательных реквизитов. Ведь без них первичный документ не имеет законной силы.

К обязательным реквизитам первичного документа относятся (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации, составившей документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, или лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
• подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов.

Если ошибка содержится в любом из приведенных реквизитов первичного документа, ее необходимо исправить.

Как исправить бумажную первичку

Конечно, если необходимо исправить внутренний документ, то лицо, его составившее, может переделать такой документ и переподписать его. Но часто так исправляют даже ту первичку, которая составляется для внешних целей и была уже передана контрагенту.

Однако Минфин и налоговое ведомство не разрешают заменять ранее принятый к учету ошибочный документ новым. Необходимо «официально» внести исправления в первичный документ, а уже исправленный вернуть контрагенту (Письма Минфина от 23.10.2017 № 03-03-10/69280 , ФНС от 12.01.2018 № СД-4-3/264).

Напомним, что в общем случае исправления первичного документа допускаются. Для этого в документе нужно зачеркнуть неверный показатель, указать правильный и привести (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

• дату исправления;
• подписи лиц, составивших исправляемый документ, с указанием их фамилий и инициалов.

Исправление обычно также сопровождается надписью «Исправленному верить».

Неисправляемая первичка

Не допускается исправлять кассовые и банковские документы (п. 16 Приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н). Если, к примеру, в РКО или платежном поручении была допущена ошибка, составляется новый документ с верными данными.

Подобным образом исправляются и ошибки в счете-фактуре. Составляется новый документ, где по строке 1 указываются дата и номер первоначального счета-фактуры, содержащего ошибки, по строке 1а - порядковый номер и дата внесения исправлений, а в остальных строках и графах указываются верные значения (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры , утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137).

Как исправить электронный документ?

Если первичный документ, составленный в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, содержит ошибки, то создается новый электронный документ. Ошибочная электронная первичка при этом может отзываться. Конкретный порядок действий при внесении исправлений в электронный первичный документ будет зависеть от оператора, через которого производится обмен электронными документами.

06 июля

Вопрос. При приемке сырья у продавца и покупателя возникает разница в весе в пределах естественной убыли, поэтому продавец не согласен с изменением веса в счете-фактуре. Это может быть как погрешность весов, так и другие причины (погрешность бывает как в сторону увеличения, так и в сторону занижения). Данная погрешность не относится к завесу тары. Как учесть покупателю весовую разницу в бухгалтерском и налоговом учете?

Ответ. В соответствии с Методическими рекомендациями по разработке норм естественной убыли, утв. Приказом Минэкономразвития России от 31.03.2003 № 95, под естественной убылью товарно-материальных ценностей (далее - ТМЦ) следует понимать потерю (уменьшение массы товара при сохранении его качества в пределах норм, устанавливаемых нормативными правовыми актами, являющуюся следствием естественного изменения биологических и (или) физико-химических свойств товаров.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 12.11.2002 № 814 установлен порядок утверждения норм естественной убыли при хранении и транспортировке материально-производственных запасов (далее - Постановление).

Согласно пункту 1 Постановления нормы естественной убыли, применяемые для определения допустимой величины безвозвратных потерь от недостачи и (или) порчи материально-производственных запасов, разрабатываются с учетом технологических условий их хранения и транспортировки, климатического и сезонного факторов, влияющих на их естественную убыль, и подлежат пересмотру по мере необходимости, но не реже одного раза в 5 лет.

Пунктом 2 Постановления установлено, что разработка и утверждение норм естественной убыли по разным видам продукции осуществляются соответствующими Министерствами. Например, Приказом Минпромнауки РФ от 25.02.2004 № 55 утверждены нормы естественной убыли массы грузов в металлургической промышленнос-ти при перевозках железнодорожным транспортом, Приказом Минпромторга РФ от 01.10.2008 № 173 утверждены нормы естественной убыли при хранении древесины и продукции ее переработки и т.д. В большинстве случаев нормы естественной убыли зависят от дальности (км), продолжительности (сутки) перевозки, а также от периода, в который осуществляется перевозка (осенне-зимний, весенне-летний).

Также погрешность взвешивания массовых грузов не должна превышать пределов, установленных соответствующими ГОСТами «Нормы точности взвешивания». Например, погрешность взвешивания в размере 1,75% установлена в п. 2 ГОСТа 11762-87 «Угли бурые, каменные, антрациты, горючие сланцы, торф и брикеты. Нормы точности определения массы», или в «Правилах перевозок грузов» (утв. МПС СССР) (ред. от 29.12.2001) для руд цветных металлов обогащенных (концентратов) погрешность установлена ±0,5 % от массы груза по ГОСТам 12166-66 и 12502-67.

На основании вышеперечисленных документов погрешность при приемке грузов не должна превышать предельных значений норм естественной убыли при хранении и транспортировке, а также предельных значений погрешности весов при приемке. Как правило, эти нормы и погрешности оговариваются в договорах поставки между поставщиками и покупателями.

Если при приемке товара выявляются значительные отклонения, превышающие нормы, то при приемке товара покупателю необходимо составить акт и выставить претензию либо поставщику, либо перевозчику товара.

Итак, исходя из сути вопроса, между поставщиком и покупателем оговорены предельные нормы отклонений товара (к сожалению, в вопросе не указана его номенклатура), поэтому поставщик после перехода права собственности на товар не корректирует реализацию на недогруз или перегруз, образовавшийся вследствие хранения, транспортировки и погрешности весов при отгрузке и при приемке.

Бухгалтерский учет

В соответствии с Планом счетов и инструкцией по его применению, а также с п. 58 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н, сумма недостач в пределах норм естественной убыли определяется путем умножения количества недостающих материалов на договорную цену поставщика. Другие суммы, в том числе транспортные расходы и налог на добавленную стоимость, относящиеся к ним, не учитываются. Сумма недостач и порчи списывается с кредита счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в корреспонденции с дебетом счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Одновременно недостающие материалы списываются со счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» и относятся на транспортно-заготовительные расходы или на счета отклонений в стоимости материальных запасов. Отражение потерь материально-производственных запасов в пределах норм естественной убыли при транспортировке может осуществляться несколькими способами: на счетах 10 (в составе ТЗР), 16, 20 или 23.

Если количество полученного товара оказалось больше количества, указанного в документах, и поставщик не предъявил организации претензии, т.к. разница в весах образовалась в связи с установленной нормой погрешности, то безвозмездно полученные ТМЦ приходуются с кредита счета 91/1 «Прочие доходы» по рыночной стоимости, которой можно признать договорную цену поставщика.

В соответствии с Письмом Минфина России от 09.08.2012 № 03-07-08/244 суммы налога на добавленную стоимость, относящиеся к потерям при транспортировке товарно-материальных ценностей, принимаются к вычету в пределах норм естественной убыли.

По мнению Минфина России, в случае образования у организации убыли сверх установленных гл. 25 НК РФ норм, суммы предъявленного поставщиками НДС, относящегося к этой убыли, к вычету не принимаются аналогично суммам НДС по сверхнормативным расходам (абз. 2 п. 7 ст. 171 НК РФ, Письма Минфина России от 11.01.2008 № 03-07-11/02, от 15.08.2006 № 03-03-04/1/628, от 31.07.2006 № 03-04-11/132, от 05.11.2004 № 03-04-11/196).

Налог на прибыль

В соответствии с пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством Российской Федерации, приравниваются к материальным расходам.

Надо отметить, что нормы естественной убыли утверждены не для всех товаров.

Но ФНС РФ и Минфин РФ неоднократно давали разъяснения в Письмах Минфина России от 23.05.2014 № 03-03-РЗ/24762, от 21.06.2006 № 03-03-04/1/538, УФНС по г. Москве от 30.07.2010 № 16-15/080278@, от 17.11.2008 № 19-12/106707 о том, что налогоплательщик при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль не вправе отнести к материальным расходам потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке данных товарно-материальных ценностей, если нормы потерь по ним не установлены законодателем, так как в соответствии с п. 2 Постановления № 814 разрабатывать и утверждать нормы естественной убыли уполномочены соответствующие министерства.

Стоимость излишне оприходованного количества ТМЦ по п. 2 ст. 254 НК РФ определяется как сумма дохода, учтенного в порядке, предусмотренном пунктами 8, 13 и 20 части второй статьи 250 НК РФ.

Напомним, что с 1 января 2015 года безвозмездно полученное имущество признается при списании в расходах для целей налогообложения в полной сумме, признанной при оприходовании.