Трудовые книжки: порядок ведения. Порядок учета и хранения трудовых книжек 45 правил ведения хранения трудовых книжек

Минтруд упростит правила ведения и хранения трудовых книжек. О ведении трудовых книжек подробно.

Основные изменения в Правилах ведения трудовых книжек

В обновлённой версии приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и книгу учета движения трудовых книжек теперь не нужно опломбировать или скреплять сургучной печатью. Теперь будет достаточно скреплять их печатью организации либо же печатью кадровой службы

В общем положении дается определение типов работодателей, которые наделены определёнными статусами.

В новом Порядке полностью исключены положения об изготовлении бланков трудовой книжки и обеспечении ими работодателей

2 типа работодателей

Работодатель – юридическое лицо, физическое лицо, являющийся ИП. Они обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.

Работодатель - физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не может производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Также сведения о взысканиях в трудовую книжку вносить нельзя, исключение – увольнение как дисциплинарное взыскание.

Порядок ведения записей в трудовой книжке

• выполнение работы,
• перевод на другую постоянную работу,
• изменение квалификации,
• увольнение,
• награждение,

вносятся в трудовую книжку согласно приказу (распоряжению) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

Ведение записей об увольнении

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

Запись об увольнении с лишением права занимать должности

При прекращении трудового договора с работником, осуждённым в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определённые должности или заниматься определённой деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишён права занимать (какой деятельностью лишён права заниматься).

Записи в трудовой книжке связанные с привлечением к уголовной ответственности

В случае, когда осуждение работника произошло незаконно, что подтверждается оправдательным приговором, постановлением (определение) о прекращении уголовного преследования за отсутствием события преступления, состава преступления, и в связи с этим внесены были записи в трудовую книжку, то эти записи признаются недействительными. Работник, в отношении которого были произведены записи в трудовую книжку, должен написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки без наличия записей об увольнении в связи с осуждением или уголовным преследованием.

Сведения о службе в армии и прохождении курсов переподготовки и повышения квалификации

В трудовую книжку вносятся сведения:

• о времени воинской службы в рядах ВС, органах МВД, налоговой службы и т.д.
• о времени обучения на курсах и в образовательных учреждениях дополнительного профессионального образования по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Записи об исправительных работах без лишения свободы

Если работника привлекли к исправительным работам без лишения свободы, то этот период не должен засчитываться в общий непрерывный стаж. Об этом делается запись в трудовую книжку на основании справки органов внутренних дел. Эту запись нужно производить на момент окончания работ сотрудником.

Если сотрудник был уволен и был принят на работу в другом месте то эту запись внесёт уже новый работодатель.

Сведения о награждениях и поощрениях в трудовой книжке

• о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почётных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
• о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;
• о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, которые предусмотрены системой оплаты труда, в книжку не вносятся.

Ошибки и неточности в записях

Работодатель, допустивший неточность или ошибку в записях должен исправить ее. При этом исправление неточности является обязательным, и работодатель оказать помощь работнику при его обращении.

Если ошибка была допущена на предыдущем месте работы, то новый работодатель должен ее исправить на основании официального документа предыдущего работодателя. То есть работник должен написать заявление

Восстановление трудовой книжки

Если гражданин потерял трудовую книжку, то он должен написать заявление по последнему месту работы. Бывший работодатель в течение 15 рабочих дней обязан выдать дубликат.

Какие сведения вносятся в дубликат трудовой книжки?

• сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
• сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
• Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.
• Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Выдача трудовой книжки

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок.

Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной согласно настоящему Порядку.

Читайте также:

Как пройти курсы повышения квалификации по специальности «Кадровое дело»

Специалисты кадровых служб могут получить удостоверения о повышении квалификации, прослушав дистанционные курсы по темам.

Между работниками и работодателями складываются трудовые отношения. Сотрудничество обеих сторон регламентируется законодательством. Партнёрские отношения, права и обязанности в сфере труда, характер рабочей деятельности находят документальное отражение.

Трудовая книжка — что это такое и для чего она нужна?

Трудовая книжка – это персональный документ, который отражает стаж, качество, продолжительность работы на каждом месте занятости, информацию о характере деятельности человека.

Действительными являются образцы от 1938, 1973, 2003, 2004 годов, они полноправно участвуют в рабочем обороте и не нуждаются в замене.

Документ необходим для:

• фактического отображения трудовой деятельности;
• информирования работодателя о причинах увольнения работника, продолжительности его стажа, награждениях, выговорах и т. п.;
• реализации прав на пенсионное обеспечение в будущем.

Обзор законодательства

Законодательные акты регламентируют нормы и правила, в соответствии с которыми оформляется трудовая книжка, к ним относятся:

• Трудовой кодекс РФ . Положения ТК РФ раскрывают понятие «трудовая книжка», определяют обязанности работодателя по ведению и хранению персональных документов, регулируют порядок и принципы их оформления. Трудовой кодекс – настольная книга хорошего кадровика.
• Кодекс РФ (КоАП ) об административных правонарушениях. Документ содержит нормы, позволяющие определить уровень ответственности за несоблюдение правил обращения с трудовыми книжками. Инспектор отдела кадров или кадровой службы руководствуется последней версией закона от 30.12. 2001 №195-ФЗ, в ред. от 23.06.2014.
• Правительственное постановление «О трудовых книжках » от 16.04.2003 №225 в ред. от 25. 03. 2013 г. Утверждает форму и образец персонального трудового документа, вкладыша, регламентирует ведение и соответствующее хранение.
• Инициатором разработки следующего документа выступило Министерство труда. Постановление «Об утверждении инструкции по заполнению ТК » от 10.10.2003 №69 определяет строгий порядок заполнения разделов трудовых книжек, алгоритм исправления ошибок.

Правила хранения и ведения трудовых книжек

Ведение

Даты

• записи абсолютно всех дат производятся строго арабскими цифрами. По формату ХХ – месяц, число; по формату ХХХХ — год. Если человек был принят на должность 10 июля 1990 года, запись будет соответствующая – «10.07.1990»;

Цвета чернил

• записи производятся инспектором отдела кадров аккуратно, перьевой, шариковой ручкой, ручкой-роллером, с чернилами стойкими к свету и влажности, фиолетового, синего или чёрного цвета. Чернила должны быть представлены исключительно в виде пасты. Мнение о допустимости использования гелевых ручек ошибочно;

Недопустимость сокращений

• сокращения в трудовой книжке недопустимы. Записи вводятся аккуратно, корректно и в полном объёме;

Состав сведений

Нормы регламентируются Трудовым кодексом:

• сведения о работнике;
• характер выполняемой работы;
• перевод на другое место постоянной деятельности;
• увольнение;
• основания завершения действия трудового договора;
• сведения о вознаграждениях, поощрениях.

Согласно IV статье Трудового кодекса, взыскания в документ не вносятся, за исключением прецедентов, когда основным дисциплинарным взысканием становится увольнение.

Язык

• гос. язык РФ;
• гос. язык республики в составе РФ, если этот язык официально установлен.

Соответствие приказу

На основании приказа работодателя в документ вносятся следующие сведения:

• о выполняемой деятельности;
• о переводе на другой вид деятельности/работу;
• о квалификации сотрудника;
• об увольнении;
• о награждении.

Сроки внесения

• документ подлежит заполнению и ведётся на каждого работника, занятого в организации более пяти дней (за исключением работодателей, которые являются физическими лицами), в случае, если это место занятости является основным;
• все данные вносятся не позднее семидневного срока, при увольнении – день в день;

Ответственное лицо – инспектор отдела кадров – обязано уложиться в установленные законом сроки.

Порядковый номер

• все записи идут без сокращений, в пределах одного раздела имеют собственный порядковый номер;

Исключения

• при переименовании организации заполнению подлежат ӀӀӀ и IV графы документа. В разделе под грифом «Сведения о работе», в III графе производится запись: «Организация Х с числа ХХ переименована в Х». Четвёртая графа содержит основания для переименования – приказ, с указанием даты и №;
• запись о непрерывном стаже не нумеруется при заполнении дубликата. Согласно законодательству при работе с дублирующим документом, в раздел под грифом «Сведения о работе» графа III, вносится информация о непрерывном стаже сотрудника до поступления на настоящее место работы. Это актуально в том случае, если человек уже работал до поступления к данному работодателю. Эта запись о трудовом стаже не нумеруется;
• нумерации не подлежат наименования работодателей (в графах «Сведения о трудовых книжках», «Сведения о работе»).

Ознакомление сотрудников с записями

• работодатель обязан ознакомить работающего в организации сотрудника с каждой записью, которая касается характера выполняемой деятельности, перевода на другую должность с постоянной занятостью, увольнения. Владелец документа должен поставить подпись в свой личной карточке, где запись, внесённая в ТК, повторяется;
• когда действие трудового договора исчерпано, все записи, внесённые в документ за время рабочей деятельности в данной организации заверяются. Заверителем может выступать сам работодатель, лицо, ответственное за делопроизводство и кадры. В документе ставится печать, подпись руководителя, подпись работника;
• после заполнения титула работник расписывается на нём в соответствующей строке, заверяя тем самым корректность внесённых сведений. Аналогично роспись проставляется на титуле дубликата, вкладыша.

Лица, ответственные за ведение документа

• весь спектр ответственности несёт работодатель. Приказ или распоряжение работодателя даёт основания для назначения уполномоченного лица, которому делегируются все полномочия и ответственность за хранение, ведение, учёт и выдачу ТК. Право подписи этого лица позволяет заверять все записи;
• указанные лица несут ответственность, регламентируемую законом;
• при осуществлении проверок приказы и распоряжения за назначение ответственного лица всегда проверяются Гострудинспекцией.

Хранение

Хранение трудовых книжек должно быть организовано в специально отведённом месте, недоступном третьим лицам. Практически в любой организации — это сейф или железный шкаф с замком. Для самих книжек должен быть предусмотрен специальный лоток или ящик.

Если в процессе хранения документы подверглись порче, на организацию могут быть начислены штрафные санкции. Срок хранения и учёт трудовых книжек регламентируется следующими типовыми документами:

• невостребованные ТК – 75 лет;
• книга учёта движения ТК – 75 лет. Книга заполняется в отделе кадров, кадровой службой, в зависимости от порядка, установленного в компании. Она содержит данные о принятых на хранение и выданных ТК;
• приходно-расходная книга учёта бланков ТК – 5 лет. Документ учитывает количество ТК и вкладышей к ним. Книга выдаётся бухгалтерией и отображает расход бланков данных документов с проставлением номера и серии каждого. На сегодняшний день типовой документ теряет свою актуальность, так как работники получили право приобретать трудовые книжки собственноручно.

Книги должны быть представлены в единой, утверждённой государством форме. При получении ТК на руки сотрудник оставляет подпись в личной карточке и журнале учёта. Книги – это бланки строгой отчетности, они нумеруются, визируются подписью и печатью работодателя.

Видео — как заверить книгу учета движения трудовых книжек:

Как правильно заполнить трудовую книжку

Титульный лист

• Согласно паспортным данным, без сокращений вписывается ФИО работника. Если во время трудовой деятельности происходит изменение фамилии, уполномоченное лицо производит исправление на основании паспорта и свидетельства о смене фамилии. Прежние данные перечёркиваются одной чертой, новые — вписываются. Кадровик на обложке прописывает ссылку на документ, послужившим основанием к смене, удостоверяет запись подписью и печатью. В отдельных случаях вместо паспорта кадровик может руководствоваться иным документом, удостоверяющим личность.
• Дата рождения – значение прописывается соответственно формуле число.месяц.год.
• Образование. Данные вводятся на основании предоставленного сотрудником документа, без сокращений. В том случае, если работник повысил уровень образования или получил дополнительное, данные пополняются, без зачеркиваний.
• Специальность прописывается строго в именительном падеже, на основании документа об образовании – например, «продавец». Если сотрудник поступает на место занятости, требующее специальных знаний или особой подготовки, должны присутствовать дополнительные документы, подтверждающие эти знания.
• Дата заполнения. После приёма на работу заполнение должно быть проведено в течение пяти дней.
• Подпись и расшифровка ответственного лица и работника.
• Печать организации.

Видео в котором рассказано как заполнить титульный лист трудовой книжки:

Сведения о приёме на работу

• Печать организации, реквизиты прописью. Если есть, указывается её сокращённое наименование.
• I графа. Порядковый № записи. Если это первая запись ставится цифру «1» и т. д.
• II графа. Дата, когда сотрудник был зачислен в штат.
• Принят/принята в «название отдела» на должность «Х». Информация вносится в соответствии со штатным расписанием. Вписывается на одном уровне с датой приёма в III графе.
• В IV графу вписывается № и дата документа, который стал основанием для приёма на работу, обычно это приказ.

Видео — как делать записи о работе в трудовой книжке:

В данном разделе отображаются сведения об установлении дополнительной профессии, присвоение нового разряда, чина, изменение организацией-работодателем наименования при реорганизации, работа по совместительству.

Записи о переводах

• Если человек переводится из внешней организации, производятся записи об увольнении в III графе «Сведения о работе», с указанием информации об инициативе работника (если таковая имелась). Далее указывается запись о приёме на новое место занятости, с отметкой о реализации порядка перевода.
• При внутреннем переводе достаточно указать новое место занятости и основание перевода.

Алгоритм внесения записей о переводе

• I графа — № записи – проставляется порядковый №;
• II графа. Указывается календарная дата арабскими цифрами;
• III графа – запись о переводе;
• IV графа – № и дата документа, послужившего основанием для перевода.

Увольнение

Алгоритм внесения записей об увольнении:

• I графа ставится порядковый № записи;
• II графа – указывается календарная дата увольнения арабскими цифрами;
• III графа – запись об увольнении со ссылкой на ст. ТК (в полном соответствии с формулировками закона);
• IV графа – № и дата документа, послужившего основанием для увольнения.
• печать и подпись руководителя или уполномоченного лица. Подпись сотрудника.

Исключения: если работник не явился для получения документа на руки, работодатель отправляет ему уведомление о необходимости явиться и получить ТК либо предоставить согласие на её отправление посредством почтовой связи. Начиная от даты подачи уведомления, работодатель избавляется от ответственности за хранение документа.

Совместительство

Если работник проявляет инициативу, запись о совместительстве вводится в документ в отделе кадров основного места занятости. Сотрудник должен принести в отдел кадров следующие документы:

• заверенная директором компании-совместителя копия трудового соглашения;
• прошение о внесении записи в письменном виде.

Как правильно заверить копию

• уполномоченное лицо делает копии всех страниц документа, на которых содержатся записи;
• на листах-копиях проставляется печать, текущая дата, резолюция «копия верна», подпись инспектора отдела кадров или иного уполномоченного лица. На документе должна присутствовать отметка о том, что работник трудится на это месте в настоящий момент.

Копия трудовой книжки принимается по месту требования как документ, подтверждающий занятость человека.

Дубликат

В том случае, если документ утерян по вине работника, он должен оповестить об этом работодателя посредством подачи заявления «об утере трудовой книжки». В течение 15 рабочих дней с даты подачи заявления работодатель предоставляет дубликат.

Информация, содержащаяся в дубликате

• общий стаж сотрудника до поступления на данное место занятости. Стаж должен быть указан суммарно, без конкретизации;
• конкретные данные о деятельности в данной организации.

Основания для выдачи дубликата

• ТК непригодна к использованию;
• утеря ТК;
• судебное решение о признании записи в ТК недействительной. Работодатель предоставляет сотруднику дубликат со всеми записями, за исключением непригодной.

Вкладыш

Вкладыш необходим, когда в документ невозможно внести новые записи. Это законное продолжение ТК, которое выдается и подлежит оформлению в общем порядке. Вкладыш без трудовой – недействителен. В самой книжке должна быть отметка о прикреплении дополнительного документа.

Ошибки

• На титульном листе ошибочные сведения зачеркиваются одной линией, вносятся корректные данные. На обратной стороне обложки в обязательном порядке прописывается ссылка на соответствующий документ, подтверждающий правильность новых данных.
• Исправления в разделах не допускают зачеркиваний. Новая запись признается недействительной, что обязательно прописывается. Затем специалист вносит корректные сведения.
• Ошибки исправляет только фактический работодатель. Если корректировки вносятся по новому месту работы, должно быть основание в виде документа от предыдущего работодателя, допустившего неточность.

Алгоритм внесения записей об ошибках

• I графа — порядковый № записи;
• II графа — дата, на которую запись признана недействительной, то есть фактическая дата внесения исправлений;
• III графа дословно: « Запись под № Х недействительна»;
• II графа – указывается дата новой корректной записи;
• III графа – вносится новая запись;
• IV графа – номер и дата документа, ставшего основанием для внесение правильных данных.

Заполнение трудовой книжки индивидуальным предпринимателем

Осуществляет кадровый учет по той же схеме, что все работодатели, но может воспользоваться упрощенной схемой.

Алгоритм несения записей о приеме на работу к ИП

• III графа – указывается наименование работодателя — «Индивидуальный предприниматель ХХХ»;
• I графа – порядковый № записи;
• II графа – дата приёма в штат сотрудников;
• III графа – на одном уровне с датой – сведения о принятии на работу, с указанием должности;
• IV графа – номер и дата приказа, который является основанием о зачислении сотрудника в штат.

Образец заполнения трудовой книжки индивидуальным предпринимателем.

Трудовая книжка действует на территории России с 1939 года. При этом форма ее несколько раз изменялась и в настоящее время применяется трудовая книжка образца 2004 года, форма которой утверждена Правительством РФ. Поскольку бланки трудовых книжек приравниваются к бланкам строгой отчетности, они должны соответственно учитываться и храниться. Аналогичные требования установлены для хранения трудовых книжек работников. В статье напомним, как обеспечить должный учет и хранение трудовых книжек в организации и какие документы в связи с этим оформить.

Бланки трудовых книжек и порядок их приобретения

Начиная разговор об учете и хранении трудовых книжек, обратимся к основному и всем известному документу — Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», которым утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила).

Но прежде скажем несколько слов о приобретении бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Формы этих бланков утверждены указанным постановлением Правительства РФ. А образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также порядок обеспечения работодателей бланками книжек и вкладышей утверждены Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках».

Напомним, что вкладыш нужен в случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. Он вшивается в трудовую книжку и оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша (п. 38, 39 Правил).

Бланки трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку изготавливаются только Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков «ГОЗНАК» Минфина. Бланки имеют определенную степень защиты.

Распространение бланков может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, отвечающими требованиям, установленным изготовителем, на основании заключенного между ними договора.

Работодатели могут приобретать бланки непосредственно со склада изготовителя или распространителя либо иным способом.

Обратите внимание! В силу ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше пяти дней в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. При этом если трудовой договор заключается с работником впервые (ст. 65 ТК РФ), на него оформляется новая трудовая книжка.

Если работодатель заводит на работника новую трудовую книжку, расходы на приобретение ее бланка затем взимаются с работника, за исключением случаев:

— массовой утраты трудовых книжек работников по вине работодателя (п. 34 Правил);

— порчи трудовых книжек или вкладышей не по вине работника (п. 48 Правил).

Довольно часто возникает вопрос, может ли работник сам купить и принести бланк трудовой книжки. Принимать и вести такую трудовую книжку не стоит, в первую очередь потому, что она может не соответствовать требованиям защиты, а во-вторых, потому, что работодатель обязан вести четкий учет трудовых книжек с момента их приобретения.

Полномочия по ведению, хранению и учету трудовых книжек

Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

При этом работодатель своим приказом назначает ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Как правило, это работник кадровой службы. Если же такой службы в организации нет, соответствующие полномочия возлагаются на бухгалтера. Помимо обязанностей по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек, можно предусмотреть обязанность по своевременному приобретению трудовых книжек и вкладышей. В этом же приказе можно назначить лицо, исполняющее данные обязанности на период отсутствия уполномоченного работника. Приведем образец такого приказа.

Общество с ограниченной ответственностью «Аметист»

(ООО «Аметист»)

Приказ

13.08.2014

N 25

Г. Новгород

О назначении лица, ответственного за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225,

Приказываю:

Назначить ответственной за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них специалиста отдела кадров Жемчугову Т. Б. с 15.08.2014.

Во время отсутствия Жемчуговой Т. Б. обязанность по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним возлагается на начальника отдела кадров Бирюзову В. М.

Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Бирюзову В. М.

Генеральный директор Алмазов С. В. Алмазов

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров Бирюзова В. М. Бирюзова

13.08.2014

Специалист отдела кадров Жемчугова Т. Б. Жемчугова

13.08.2014

Обязанность по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним также следует прописать в должностной инструкции работника. При этом помните, что должностная инструкция не может заменить собой приказ о назначении лица, ответственного за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них, — он обязателен.

Учет и хранение бланков трудовых книжек

Для учета бланков трудовых книжек и вкладышей в силу п. 40 Правил в организации должна вестись приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, форма которой утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69). Эта книга ведется бухгалтерией организации и в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

В организации всегда должно быть в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. По окончании каждого месяца ответственное лицо обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые и вкладыши, с приложением приходного ордера кассы организации.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Приведем образец такого акта на стр. 43.

Учет и хранение трудовых книжек

Учет трудовых книжек ведется в другой книге, форма которой также утверждена Постановлением N 69, — книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Эта книга учета ведется кадровой службой или другим подразделением организации, в котором оформляются прием и увольнение персонала. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Общество с ограниченной ответственностью «Аметист»

(ООО «Аметист»)

Утверждаю

Директор

Алмазов / С. В. Алмазов/

15.08.2014

Акт N 15/08

Об уничтожении испорченных бланков

трудовых книжек и вкладышей в них

Комиссия в составе:

— председателя комиссии Бирюзовой В. М. — начальника отдела кадров;

— членов комиссии Жемчуговой Т. Б. — специалиста отдела кадров, Агаткиной М. О. — бухгалтера, —

Составила настоящий акт о том, что 15.08.2014 были уничтожены (измельчены с помощью шредера) следующие испорченные в результате неправильного заполнения бланки:

— трудовой книжки — 1 (один) бланк (серия ТК-III N 457812);

— вкладыша в трудовую книжку — 1 (один) бланк (серия ВТ N 784556).

Комиссией подтверждена непригодность указанных бланков, вследствие чего было принято решение об их уничтожении.

Председатель комиссии Бирюзова В. М. Бирюзова

Члены комиссии Жемчугова Т. Б. Жемчугова

Агаткина М. О. Агаткина

Требования к оформлению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них такие же, как и приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

При трудоустройстве работника и внесении записи в его трудовую книжку лицо, ответственное за хранение трудовых книжек, регистрирует ее в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и помещает на хранение (пример такой записи см. на стр. 44). Хранятся трудовые книжки в приспособленных для этого помещениях, в закрывающихся на ключ сейфах, металлических шкафах или отдельных запирающихся ящиках рабочих столов.

В дальнейшем лица, ответственные за хранение трудовых книжек и вкладышей в них, обязаны регулярно проверять наличие состоящих на хранении документов. При обнаружении недостачи трудовых книжек и вкладышей в них (бланков) лица, ответственные за их хранение, обязаны немедленно заявить об этом и принять меры к розыску недостающих документов.

При смене лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (например, при увольнении), трудовые книжки принимаются новым работником по акту приема-передачи. Кроме этого, необходимо проверить наличие книги учета движения трудовых книжек и записи в ней.

Трудовым кодексом предусмотрен единственный случай выдачи работнику трудовой книжки — в случае увольнения, с внесенной в нее записью об увольнении.

Если в день увольнения (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

Примечание. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Невостребованные трудовые книжки хранятся у работодателя до момента их получения работником или (в случае смерти работника) его родственником (п. 43 Правил). Если они так и не будут получены, работодатель обязан хранить их 75 лет (ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 (далее — Приказ N 558). Такой же срок хранения установлен для книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

К сведению. Приказом N 558 установлены сроки хранения и для других документов, связанных с учетом трудовых книжек. Так, документы об учете трудовых книжек и вкладышей к ним (отчеты, акты, сведения) хранятся в организации три года, приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее — пять лет.

Поскольку лицо, осуществляющее хранение трудовых книжек, несет за это ответственность, на руки работникам в течение их трудовой деятельности трудовые книжки не выдаются. В исключительных случаях, в частности, для предоставления трудовой книжки в ПФР, на свой страх и риск кадровики могут их выдать. В Письме Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0 по этому поводу говорится, что если уполномоченное лицо выдаст работнику под расписку трудовую книжку на короткий срок, а тот ее потеряет, то ответственность за утерю все же будет нести указанное должностное лицо.

В большинстве случаев работникам выдаются заверенные копии или выписки. В силу ст. 62 ТК РФ и п. 7 Правил работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления выдать копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. Однако с 01.01.2015 вступит в действие Федеральный закон от 21.07.2014 N 216-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием федеральных законов «О страховых пенсиях» и «О накопительной пенсии», которым внесены в том числе изменения в ст. 62 ТК РФ.

Согласно изменениям с 01.01.2015 работник сможет обратиться к работодателю с письменным заявлением о выдаче трудовой книжки в целях обязательного социального страхования. Выдать трудовую книжку будет необходимо в течение трех рабочих дней со дня подачи такого заявления работником. Вернуть же трудовую книжку работнику придется не позднее трех рабочих дней со дня получения ее в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование.

Ответственность

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность по законодательству РФ (п. 45 Правил), в частности ст. 5.27 «Нарушение законодательства о труде и об охране труда» КоАП РФ. По этой же статье возможно привлечение к ответственности за отсутствие приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Согласно ст. 5.27 нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:

— на должностных лиц — в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

— на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 000 до 5 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

— на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Причем нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27).

Кроме этого, ст. 13.20 КоАП РФ предусмотрена ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов: предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб., на должностных лиц — от 300 до 500 руб.

Согласно все тому же п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Если в организации не был издан приказ о назначении лица, ответственного за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек, к ответственности будет привлечен работодатель. Обратите внимание, что под словом «работодатель» имеется в виду не руководитель, а юридическое лицо.

В подтверждение приведем решение суда.

Работница Х. обратилась в суд с иском к ООО «С.» с требованиями обязать ответчика выдать трудовую книжку и взыскать заработную плату за время задержки выдачи трудовой книжки. Свои требования мотивировала следующим. Она с 01.02.2011 по 30.03.2011 работала у ответчика в должности директора. 30.03.2011 в последний день работы ей в нарушение требований Трудового кодекса не была выдана трудовая книжка. Несмотря на неоднократные письменные и устные обращения, трудовая книжка ей не выдана до настоящего времени.

Из пояснений Х. следует, что при приеме на работу она передала свою трудовую книжку учредителю ООО «С.» Д.; оформлением трудовых книжек занимался главный бухгалтер; ее трудовая книжка в период ее работы хранилась в помещении офиса организации, однако при увольнении ей выдана не была. На ее просьбы о выдаче трудовой книжки работодатель ответил отказом. Доводы истицы подтверждаются показаниями свидетеля Б.

Суд первой инстанции сделал вывод о том, что Х. в силу своего должностного положения должна была сама организовать работу по ведению книги учета трудовых книжек, оформлению трудовых книжек, но не сделала этого, значит, она не передавала в организацию свою трудовую книжку.

Однако данный вывод, по мнению судебной коллегии апелляционной инстанции, является незаконным и необоснованным. Доказательств того, что в установленном законом порядке на истицу были возложены обязанности по ведению кадрового учета, в том числе ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, ответчик суду не представил.

По законодательству ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек возлагается на работодателя, которым является не истица, а ООО «С.». То обстоятельство, что в книгу учета трудовых книжек не была внесена запись о предоставлении Х. трудовой книжки, основанием для освобождения работодателя от выдачи ей трудовой книжки не является, так как в данном случае имеет место неисполнение работодателем своих обязанностей по приему на хранение трудовой книжки при принятии Х. на работу.

Поскольку трудовая книжка Х. была получена работодателем при приеме на работу и именно работодатель допустил нарушения в ведении кадрового учета, то он обязан выдать истице ее трудовую книжку (Апелляционное определение Кемеровского областного суда от 20.09.2012 по делу N 33-9186).

* * *

Трудовая книжка — это очень важный для работника документ, и поскольку законодательством установлена обязанность конкретно работодателя организовывать учет и хранение трудовых книжек, относиться к этому следует очень ответственно. И если большинство судебных споров связано с нарушением работодателем порядка выдачи или заполнения трудовых книжек, то привлечение к административной ответственности — именно с порядком назначения ответственного лица, приобретением, учетом и хранением трудовых книжек и вкладышей к ним.

В статье расскажем бухгалтерам и кадровикам о том, как навести порядок с учетом трудовых книжек. И какую ответственность несет должностное лицо при несоблюдении правил учета, хранения и ведения трудовых книжек и вкладыша в неё.

Где и кем ведётся учет

В пункте 40 законодательного документа, который регламентирует правила ведения и хранения трудовых книжек прописано (правило 225), что для учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в неё организация обязана вести два документа:

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходную книгу ведет организации: вносит информацию о получении и расходовании бланков трудовых книжек. Для каждого бланка должны быть указаны его серия и номер.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведет кадровая служба организации (или любой другой отдел, который занимается оформлением или увольнением сотрудников): собирает и оформляет трудовые книжки новых сотрудников при поступлении на работу, а также ведет учет вновь выданных трудовых книжек действующим сотрудникам компании. По каждому документу указывается его серия и номер. При увольнении работник забирает трудовую книжку и расписывается в книге учета движения трудовых книжек.

Оба документа заверяются подписью руководителя компании, пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются сургучной печатью.

Печати в трудовой книжке: где и куда проставлять

Иметь круглую печать не обязаны организации с формой собственности ООО (общество с ограниченной ответственностью) или ОАО (открытое акционерное общество), за исключением случаев, когда это предусмотрено федеральным законом, то есть наличие круглой печати является правом выбора организации (изменения указаны в ФЗ-82 от 06.04.2015). Если печать есть - эта информация должна быть указана в уставе компании.

Поскольку наличие печати у хозяйственного общество перестало носить обязательный характер, Минтруд России издал приказ от 31.10.16 г. № 589н с разъяснением перечня случаев когда и куда осуществляется проставление печати, если она имеется в компании.

Печать проставляется:

При оформлении нового работника на титульный лист трудовой книжки (первая страница);

При заверении на последней странице приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, предварительно указав: количество страниц документа, ФИО руководителя, дата заверения и номер пломбы;

При увольнении работника для заверении записей и изменений, которые были внесены в трудовую книжку за период работы в данной организации.

Если в компании нет печати все записи в трудовой книжке заверяются подписью руководителя организации или иного другого лица, кто занимается ведением трудовых книжек в компании.

Бланки трудовых книжек и вкладышей

Бланки трудовой книжки и вкладыши в неё приравниваются к документам строгой отчетности и требуют соответствующего хранения, выдаются строго по заявлению.
Поскольку работодатель должен оформить запись в трудовую книжку работника в течении 5 дней со дня выхода сотрудника на работу, рекомендуем запастись бланками трудовой книжки, чтобы они всегда были в наличии, так как за 5 дней купить бланки можно не успеть. Затраты на бланки учитываются в расходы компании: Д-т 20,26,44 и К-т 60 и т.п.

Работнику бесплатно выдается трудовая книжки и оплачиваются работодателем только в случае:

Утери или массовой утраты трудовых книжек работодателям в результаты чрезвычайных ситуаций: стихийные бедствия, различного рода катастрофы (экологические, техногенные) и массовые беспорядки;

Порчи трудовой книжки работодателем или допущения ошибок при заполнении трудовой книжки или вкладыша в нее.

Во всех остальных случаях, стоимость трудовой книжки взимается с работника в размере суммы (с учетом налога на добавленную стоимость), потраченной на ее приобретение (Пункт 47, правило №225). Работник установленную сумму за трудовую книжку вносит в кассу организации или пишет заявление на удержании стоимости трудовой книжки из его заработной платы.

Денежные средства, внесенные в кассу, учитываются в качестве дохода от реализации прочего имущества на счет , субсчет 1 “Прочие доходы, в корреспонденции со счетом ” и “Расчеты с персоналом по прочим операциям”;

Денежные средства удержаны из заработной платы работника (при наличии заявления) учитываются в качестве дохода от реализации прочего имущества на счет , субсчет 1 “Прочие доходы”, в корреспонденции со счетом “Расчеты с персоналом по оплате труда”.

Д-т 50, К-т 73 - работник внес сумму стоимости трудовой книжки;

Д-т 73 (70), К-т 91–1 - учтена полученная выручка за покупки трудовой книжки работником;

Д-т 91–2, К-т 68 НДС - учтен на добавленную стоимость за покупку трудовой книжки работников.

Ответственность за нарушение правил по ведению трудовых книжек

В первую очередь, работодатель несет ответственность за организацию работы по ведению, учету, хранению и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них: должен быть оформлен приказ или распоряжение за подписью работодателя, который регламентирует перечень ответственных лиц (конкретных сотрудников) в чьей компетенции будет находится данный вид работ.

Если нарушен установленный законом порядок ведения и учета трудовых книжек, то должностные лица несут ответственность, установленную законодательством РФ за нарушение норм трудового кодекса Российской Федерации или иных нормативных документов, в качестве предупреждения или административного штрафа в размере от 1 000 до 5 000 руб для ИП, и от 30 000 до 50 000 руб для организаций с формами ООО и ОАО.

"Отдел кадров бюджетного учреждения", 2009, N 11

Ведение трудовых книжек во всех учреждениях и предприятиях обязательно. Статьей 66 ТК РФ определено, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Порядок ее ведения достаточно полно регламентирован Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила), утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Постановление N 225) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек (далее - Инструкция), утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее - Постановление N 69). Вместе с тем на практике возникают вопросы, не получившие прямого ответа в законодательных актах. Рассмотрим некоторые из них.

Кто отвечает за ведение трудовых книжек?

Согласно п. 45 Правил ответственным за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них (далее - работа по ведению трудовых книжек) является работодатель. Ответственность непосредственно за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Из этого следует вывод, что, если работодатель не издал приказ о назначении лица, ответственного за указанную работу, или не зафиксировал такую обязанность в трудовом договоре с работником, исполнение данных обязанностей остается за работодателем.

Напомним несколько важных моментов относительно установления трудовых обязанностей работников: если при заключении трудового договора не было достигнуто соглашение относительно отдельных трудовых обязанностей, в дальнейшем это возможно сделать лишь с письменного согласия работника путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору и установления совмещения или заключения отдельного трудового договора и установления совместительства. Те же правила применяются, когда работник, ответственный за ведение трудовых книжек, длительное время отсутствует (болезнь, командировка, отпуск).

Одним из наиболее часто возникающих является вопрос о том, может ли работник отдела кадров выдать трудовую книжку ее владельцу для представления, например, в Пенсионный фонд и кто несет ответственность в случае ее утери. В Письме Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0 было разъяснено, что ответственность за сохранность трудовой книжки работника в любом случае несет специально уполномоченное лицо. И даже наличие расписки работника о том, что он обязуется вернуть трудовую книжку в отдел кадров по миновании надобности, не снимает указанной ответственности с кадровика. Поэтому сотрудникам кадровых служб рекомендуем представлять документы работника в Пенсионный фонд самостоятельно или, если трудовая книжка требуется работнику по иным причинам, делать ее нотариально заверенную копию.

Ответственность работника и работодателя различна. Если работник, ответственный за ведение трудовых книжек, не исполняет или ненадлежаще исполняет свои обязанности, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности в порядке ст. ст. 192 - 193 ТК РФ. Если же нарушения законодательства о труде были выявлены при проведении проверки контролирующими органами, составляется протокол об административном правонарушении и к ответственности привлекается работодатель по ст. 5.27 КоАП РФ как должностное или юридическое лицо. В первом случае нарушение влечет наложение административного штрафа в размере от 1000 до 5000 руб., во втором - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Однако не во всех случаях нарушения норм ведения трудовых книжек уполномоченное работодателем лицо будет нести дисциплинарную ответственность. Обратим внимание на формулировку п. 35 Правил: при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Однако тем же пунктом установлено, что работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении. Аналогично из указанного выше п. 45 Правил следует, что если работодатель не организовал работу по ведению трудовых книжек, то работника, ответственного за данную работу, нельзя привлечь к ответственности за неисполнение должностных обязанностей.

Учет трудовых книжек

Согласно п. п. 41, 42 Правил бланки трудовых книжек и вкладышей к ним учитываются в приходно-расходной книге (форма установлена в Приложении 2 к Постановлению N 69), которая ведется в бухгалтерии, хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца это лицо обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

В кадровой службе или ином подразделении организации, оформляющем прием и увольнение работников, обязательно ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма установлена в Приложении 3 к Постановлению N 69), в которой регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Обе названные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил): сургучная печать проставляется на часть листа бумаги, при этом она должна захватывать концы шнура и обложку журнала, а пломба ставится лишь на концы шнура. В настоящее время требование о скреплении сургучной печатью или опломбировании соблюдается редко. Чаще всего книги опечатываются печатью организации, и контролирующие органы обращают на это внимание работодателей, но, как правило, не применяют взыскания, если выполнены остальные требования к ведению кадрового делопроизводства (и трудовых книжек в частности).

Если бланк трудовой книжки испорчен

В соответствии с п. 42 Правил испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Данное правило применимо и к случаям, когда произошла массовая порча трудовых книжек. Приведем пример указанного акта.

МОУ "Средняя общеобразовательная школа N 12"

Утверждаю

Директор

Петрова Галина Анатольевна

Акт N 2

об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Комиссией в составе Павликова В.А., Тихоновой Р.И., Шмелевой А.Г. составлен настоящий акт о том, что за период с 01.10.2009 по 30.10.2009 при оформлении оказались испорчены 2 (два) бланка трудовой книжки и 1 один бланк вкладыша в трудовую книжку, в том числе:

1. Бланки трудовой книжки:

• серия ТК N 5646511;
• серия ТК N 5646512.

1. Бланк вкладыша в трудовую книжку - серия ВТ N 7897433.

Книжки не пригодны для использования по назначению и подлежат уничтожению путем сожжения.

Начальник отдела кадров Павликов /В.А. Павликов/
Главный бухгалтер Тихонова /Р.И. Тихонова/
Секретарь Шмелева /А.Г. Шмелева/

Можно к акту приложить вырезанные номера испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, что в дальнейшем подтвердит их уничтожение.

Трудовая книжка при приеме на работу

Если работник принимается на работу и уже имеет трудовую книжку, лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, остается лишь внести в нее необходимые записи. Согласно ч. 3 ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у этого работодателя является для работника основной. Буквальное толкование данной нормы позволяет не вносить в трудовую книжку работника, проработавшего менее пяти дней, запись о приеме на работу. Однако это не означает, что с работником можно не заключать трудовой договор, поскольку согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор, не оформленный в письменной форме, подлежит оформлению не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.

Если же работник впервые поступает на работу, согласно п. 8 Правил оформление трудовой книжки осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. У кадровиков часто возникает вопрос: кто должен покупать трудовые книжки - работник или работодатель? В соответствии с п. п. 44 и 47 Правил это должен делать работодатель, а именно он обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее и при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение. Данное положение законодательства Определением ВС РФ от 06.09.2007 N КАС07-416 было признано не противоречащим нормам ТК РФ.

Если же имели место массовая утрата работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций, неправильное первичное заполнение трудовой книжки или вкладыша в нее или их порча не по вине работника, стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. п. 34, 48 Правил).

Вкладыш в трудовую книжку выдается, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. Согласно п. 38 Правил вкладыш должен вшиваться в трудовую книжку и без нее недействителен. При этом в трудовой книжке (как правило, на странице с личными данными сотрудника) ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" (а в случае отсутствия его делается аналогичная запись) и указываются серия и номер вкладыша (п. 39 Правил).

Иногда у кадровиков возникает другой вопрос: нужно ли вновь поступившему на работу гражданину заводить трудовую книжку нового образца (введен в действие с 01.01.2004), если у него имеется книжка старого образца? Пунктом 2 Постановления N 225, которым были введены в действие новые трудовые книжки, установлено, что имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат. Поэтому если работник был принят на работу в промежуток времени с 01.01.1975 (дата, когда было введено в действие Постановление Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 N 656 "О трудовых книжках рабочих и служащих") до 01.01.2004, записи необходимо производить в прежней трудовой книжке, но по правилам, установленным Постановлениями N 225 и N 69. Когда же один из разделов трудовой книжки образца 1973 г. будет полностью заполнен, работнику выдается вкладыш в трудовую книжку образца 2004 г. Если же работник поступает на работу впервые после 01.01.2004 и при этом предъявляет для заполнения трудовую книжку образца 1973 г., такой документ считается недействительным, и работнику необходимо выдать книжку нового образца.

Бывают случаи, когда кадровики отказываются принимать трудовые книжки по причине отсутствия на титульном листе печати организации, выдавшей трудовую книжку, либо в связи с неточностью или некорректностью отдельных записей. Считаем, что такой отказ неправомерен, поскольку ответственность за неправильное оформление трудовой книжки несет работодатель, а не работник. Но вместе с тем данная неточность не может быть устранена новым работодателем, поскольку п. 2.2 Инструкции установлено, что первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка. Работникам во избежание затруднений при подаче документов в Пенсионный фонд рекомендуем обратиться по первому месту работы для проставления печати на титульном листе, если организация еще существует, или получить в архиве документ о ликвидации данной организации.

На работу принят совместитель

Статьей 65 ТК РФ установлено, что при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку. Исключение составляют случаи, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства. Пунктом 20 Правил установлено, что по желанию работника сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству, - копии приказа о работе по совместительству, заверенной подписью руководителя организации или уполномоченного им лица и печатью. Порядок внесения записи установлен п. 3.1 Инструкции:

• в графе 1 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки ставится порядковый номер записи;
• в графе 2 - дата приема на работу в качестве совместителя;
• в графе 3 - запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
• в графе 4 - наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

Отметим особенность оформления записи о работе по совместительству: поскольку запись по основному месту работы вносится на основании документов сторонней организации, в графе 4 делается ссылка на документ с указанием наименования организации. Например : "Приказ МДОУ "Детский сад N 1" от 15.10.2009 N 16".

До настоящего времени так и не разрешен в законодательстве вопрос о том, как поступать кадровику, если работник с основного места был уволен, но продолжает работать по совместительству, а запись о работе по совместительству была внесена в трудовую книжку. Возможны два варианта действий, не противоречащие законодательству:

1. Увольнение работника с работы по совместительству и заключение с той же организацией трудового договора как с основным работодателем. При этом работнику выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск или удерживаются суммы за отпуск, предоставленный авансом. Заключение же нового трудового договора влечет возможность установления работодателем испытательного срока и необходимость вновь включить отпуск работника в график отпусков, но согласно ст. 122 ТК РФ отпуск за первый год работы может быть предоставлен по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя, что в рассматриваемой ситуации можно трактовать как нарушение прав работника.
2. Заключение дополнительного соглашения о том, что с определенной даты работа по совместительству считается основной работой. Соответственно, издание кадрового приказа с такой же формулировкой и внесение в трудовую книжку записи "Работу в (наименование организации) считать основной с (дата)".

В случае, когда работник уволился из организации, где работал по основному месту работы, записи в трудовые книжки вносятся по последнему месту работы, где работник продолжает работать по совместительству.

Оформление дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки выдается работнику в следующих случаях (п. 33 Правил):

• если в трудовой книжке имеются записи об увольнении или переводе на другую работу, признанные недействительными;
• если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).

Тогда работник должен подать письменное заявление с просьбой оформить дубликат трудовой книжки.

Кроме того, если работник по своей вине утерял трудовую книжку, он обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы, а работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи соответствующего заявления (п. 31 Правил).

Решение о выдаче дубликата трудовой книжки оформляется резолюцией руководителя, проставленной на заявлении работника. О выдаче дубликата делается отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них: в графе, содержащей сведения о прежней трудовой книжке, указывается, что выдан дубликат, и его номер работник должен заверить это своей подписью, а далее в отдельной графе в общем порядке регистрируется выданный дубликат.

Порядок заполнения дубликата трудовой книжки установлен в разд. 7 Инструкции:

1. Титульный лист дубликата трудовой книжки заполняется по общим правилам, установленным в разд. 2 Инструкции. При этом вносятся сведения, актуальные на момент заполнения дубликата трудовой книжки (новая фамилия, если имело место ее изменение, полученное образование). В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись "Дубликат", а на титульном листе прежней трудовой книжки пишется "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера (п. 1.2 Инструкции).
2. Если работник до поступления в данную организацию уже работал, то в графу 3 (раздел "Сведения о работе") дубликата трудовой книжки прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно: указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке:

• в графе 2 указывается дата приема на работу, в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Сведения о переводах на другую постоянную работу внутри одной организации также указываются в дубликате, если подтверждены представленными документами;
• далее в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные. Если документы не содержат полностью указанных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся сведения;
• после этого в графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Кроме того, п. 32 Правил установлено, что в дубликат трудовой книжки вносятся сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Все записи, произведенные в дубликате трудовой книжки, заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации. Такой вывод следует из анализа положений Постановлений N 225 и N 69.

Инструкцией установлена обязанность работодателя оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю. С представленных документов, подтверждающих стаж работы, снимаются копии, заверяются работодателем или кадровой службой и возвращаются владельцу. Также ему возвращается прежняя трудовая книжка, если она имеется в наличии.

Собирать документы с предыдущих мест работы нет необходимости, если дубликат трудовой книжки выдается в связи с тем, что сделанная в трудовой книжке запись об увольнении или переводе на другую работу признана недействительной. В этом случае работник кадровой службы просто переносит в дубликат все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной (п. 33 Правил). Считаем, аналогично можно поступить в случае, когда трудовая книжка была, например, порвана или испачкана, но все записи полностью доступны для прочтения.

Учитывая сложность процедуры сбора документов с предыдущих мест работы, рекомендуем работникам кадровых служб при приеме работников на работу снимать с трудовых книжек копии и заверять подписью лица, ответственного за их ведение, а также печатью организации. После увольнения работника необходимо также снять копию листа трудовой книжки с записью о расторжении трудового договора и подписью работника, ознакомленного с данной записью. Хотя это и не предписано законом, такая процедура позволит в дальнейшем избежать необходимости представления документов с предыдущих мест работы, если потребуется оформить дубликат трудовой книжки.

Получение трудовой книжки при увольнении

Выше было указано, что работодатель несет административную ответственность за невыдачу работнику в день увольнения (последний день работы) трудовой книжки с внесенной в нее записью об увольнении. Кроме того, невыдача трудовой книжки в день увольнения, а равно внесение в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника, может повлечь за собой возмещение работнику материального ущерба, вызванного невозможностью трудоустроиться (ст. 234 ТК РФ). А именно работнику возмещается не полученный им за все время задержки заработок, который согласно п. 62 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" рассчитывается исходя из среднего заработка по правилам, установленным в Положении об особенностях исчисления средней заработной платы, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922.

Днем увольнения в случае задержки выдачи трудовой книжки будет признан день, когда работнику выдана трудовая книжка. Согласно п. 35 Правил о новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.

Кадровику следует помнить, что при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 41 Правил). Если в день прекращения трудового договора невозможно выдать работнику трудовую книжку либо работник отказывается ее получить, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

В любом случае, если трудовая книжка или ее дубликат не были получены работником при увольнении или ближайшими родственниками в случае смерти работника, такие документы хранятся у работодателя до востребования (п. 43 Правил). Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000, установлены следующие сроки хранения документов:

• трудовые книжки, которые не были востребованы, - не менее 50 лет (п. 342);
• документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним - 3 года (п. 351);
• книги выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним - 50 лет (п. 358).

По истечении указанных сроков хранения документов они подлежат уничтожению в установленном законом порядке.

Если же работник, своевременно не получивший трудовую книжку, обратился к работодателю за ней, необходимо истребовать с работника соответствующее письменное заявление и выдать трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня его обращения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Е.Л.Новицкая

Эксперт журнала

"Отдел кадров

бюджетного учреждения"