Трудовые договора как регистрировать. Основные правила оформления и ведения журнала
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений - насколько обязательно его ведение? Есть ли возможность познакомиться с его образцом, чтобы впоследствии правильно заполнить, и сколько времени закон обязывает хранить такой журнал? Об этом поговорим далее.
Что представляет собой журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним?
На крупных предприятиях количество трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним может быть огромным, и чтобы не держать их все под рукой, кадровому инспектору легче обзавестись дополнительным кадровым регистром - журналом учета, куда в хронологическом порядке вносится информация как о самих договорах, так и о допсоглашениях к ним.
О форме трудового договора подробно рассказано в .
Так систематизируются сведения о приеме и увольнении работников, а также об изменениях условий труда.
ВАЖНО! Ведение указанного журнала не является обязательным требованием трудового законодательства, однако оно может существенно помочь кадровику в его работе с персоналом.
Способ ведения журнала регистрации договоров выбирается каждым кадровым работником самостоятельно. Это может быть и тетрадь, приобретенная в магазине, а могут быть скрепленные между собой листы бумаги, например, формата А4. Но во всех случаях журнал регистрации нужно будет прошить, пронумеровать и скрепить подписью руководителя или другого уполномоченного лица.
На журнале должно быть отражено следующее:
- наименование работодателя;
- даты начала и окончания ведения журнала;
- Ф.И.О. ответственного лица и его подпись.
В остальном оформление журнала будет зависеть от пожеланий самого кадровика и особенностей его работы.
Где бесплатно скачать образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров?
Данные в журнал учета лучше всего вносить в виде таблицы, поскольку именно она даст наиболее наглядное представление о перечне договоров и допников.
Мы предлагаем разбить таблицу на следующие столбцы:
- 1 - номер регистрации трудового договора;
- 2 - дата заключения;
- 3 - номер договора;
- 4 - Ф.И.О. работника, с которым заключен данный договор;
- 5 - должность работника;
- 6 - название отдела (подразделения), где трудится работник;
- 7 - срок действия договора;
- 8 - характер работы (совместительство, основная работа, пр.);
- 9 - допсоглашения к договору;
- 10 - примечания.
Можно ввести столбец для подписи работника о том, что он получил трудовой договор на руки.
Образец того, как можно оформить журнал регистрации трудовых договоров, скачайте по ссылке:
Как определяются сроки хранения журнала?
Как и все документы, связанные с персоналом, журнал регистрации трудовых договоров нужно хранить 75 лет после внесения в него последней записи. Регламентирует этот срок подп. «б» п. 695 ст. 8 Перечня типовых управленческих архивных документов… с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Многие экономические субъекты не существуют так долго, поэтому журнал сдают в архив. Сделать это можно как по окончании ведения самого журнала, так и при ликвидации работодателя.
О том, каким образом организуется архив на предприятии, наши читатели могут узнать из .
Итоги
В целях облегчения кадровой работы работодателем может вестись журнал регистрации трудовых договоров и допов к ним. Способ и форма его ведения определяются каждым хозсубъектом самостоятельно. Хранить журнал нужно в течение 75 лет.
Журнал учета трудовых договоров - один из важнейших документов на предприятии, которым интересуются инспектора ГИТ. Читайте в статье о том, как его оформить и вести, скачайте образец
Читайте в нашей статье:
Как заполнить книгу регистрации трудовых договоров
Чтобы титульный лист был оформлен правильно, на нем должны присутствовать следующие сведения:
- наименование организации;
- название документа;
- период ведения.
Можно поместить на первом листе образец заполнения, либо оставить его пустым. На вторую страницу вносятся сведения об ответственном работнике, ведущем учет: личные данные, должность, номер и вид основания назначения - приказа или распоряжения, период ведения.
Данные заверяются подписью самого сотрудника. Нужно пронумеровать книгу и оставить место для последующей подшивки, если учет ведется в обыкновенной тетради.
Форма заполнения журнала учета трудовых договоров не установлена трудовым законодательством. Наполнение и количество граф могут частично варьироваться согласно нуждам работодателя.
Пример записи
На практике востребованными бывают столбцы с такими сведениями:
- Порядковый номер договора
- Дата заключения
- Номер документа
- Срок действия
- Дополнительные соглашения
- ФИО работника
- Его должность
- Отдел или структурное подразделение (при наличии)
- Характер работы (основная или совместительство)
- Дата расторжения договора
- Причина
- Примечания
- Подпись сотрудника, подтверждающая факт получения на руки своего экземпляра.
При этом для дополнительных соглашений можно завести отдельную книгу, если слишком много сведений сразу неудобно вписывать.
Если же в записях журнала регистрации договоров была допущена неточность, изменять их не разрешается. Это служит основанием для досрочного закрытия документа. Нужно доложить об этом руководителю организации, чтобы он подготовил и издал соответствующий приказ.
Ответственным работником на последнюю заполненную страницу вносится запись, что закрытие производится по причине обнаружения ошибки. При этом никаких штрафных санкций за это не предусмотрено. Оконченный журнал сдается в архив, после приказа руководителя по тем же правилам, как рассмотрены выше, заводится новый.
Это относится и к бумажной, и к электронной версии книги учета трудовых договоров. В новый документ при необходимости вписываются исправленные сведения, в которых была обнаружена ошибка.
Как закрыть журнал
Чтобы провести процедуру правильно, нужно учесть несколько моментов:
- на завершающую страницу вносится запись о том, что журнал закрыт, опечатан и передан в архив
- прописывается дата закрытия
- фиксируется число заполненных страниц и номера зарегистрированных в журнале договоров
- указывается ФИО ответственного сотрудника и его должность
- в довершение там же прописывают регистрационный номер и дату приказа, объявленного для завершения учетного документа
- перед архивированием журнал нужно прошить
В крупных организациях с большим оборотом договоров практикуется ежегодная замена журналов. Если же заполняемость того не требует, допустимо вести один реестр несколько лет подряд.
Электронную книгу в конце года распечатывают на бумаге с обязательной нумерацией страниц. Ее прошивают и опечатывают для сдачи в архив.
Для записи учетных данных (регистрации) и придании юридической силы трудовым договорам и дополнительным соглашениям используется журнал регистрации.
В нем фиксируется данные о документе – факт создания, получения или отправки.
Обязательно ли его вести?
Мнение законодательства
Ведение такого журнала не является обязательным. Законодательством предусмотрен учет в форме журнала только для трудовых книжек. Дополнительные соглашения (доп) можно регистрировать произвольно. Прошивать и пломбировать книгу, если учет ведется в такой форме, нужно перед сдачей в архив. По требованиям ФАС срок хранения такого рода документов – 75 лет.
Однако по общим правилам ведения документооборота, регистрации подлежат все документы, которые требуют предоставления ответа или носят справочный характер. Помимо этого, существует Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, в котором упоминается журнал учёта трудовых договоров.
Кроме этого, служба ГИТ, наносящая визит ко всем работодателям, всегда интересуется наличием этого документа.
Так что кадровик, во избежание неприятностей, должен вести журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений.
Опыт кадровиков
Журнал – удобная форма, заменяющая в архиве массу трудовых договоров вперемешку с доп соглашениями и другими документами того же периода. В случае подачи иска в суд от нанятого сотрудника, отсутствие книги регистрации договоров заранее делает позицию работодателя уязвимой с возможностью принятия решения не в его пользу.
Также журнал необходим для выдачи справок для следующих работодателей о предыдущей занятости. В примечаниях книги можно делать записи о виде и сути работ, выполняемых нанятым работником. Опытные кадровики предпочитают вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, прошив и опломбировав его печатью предприятия и подписью руководителя перед внесением первой записи.
В случае проверки предприятия соответствующими органами у начальника ОК, инспектора по кадрам или менеджера по персоналу будет юридическое подтверждение наличия или отсутствия договоров, контрактов, дополнительных соглашений с работниками.
Обилие документов в отделе кадров – ни для кого не секрет. Иногда HR-менеджер ведёт параллельно около десятка всяких книг и журналов. Но трудовые договора – основа сотрудничества работодателя и персонала – желательно регистрировать, чтоб не путаться в нумерации.
Как заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?
Трудовой договор – соглашение между работодателем и сотрудником, в котором одна сторона предоставляет работу (осуществляет наем) в соответствии с законодательством, а другая сторона обязуется эту работу выполнять качественно и в срок, получая за нее заработную плату. Документ обеспечивает условия труда по нормам ТК РФ.
Трудовой договор оформляется в двух экземплярах (с печатью и подписью руководителя, паспортными данными и подписью работника) с выдачей одного нанятому работнику под расписку. Второй подшивается в личное дело. Это требование является обязательным независимо от вида работы – основная или по совместительству. Если на предприятии ведется журнал регистрации трудовых договоров, то подпись сотрудника ставится в соответствующей графе.
Как вести такой журнал? Книга регистрации может вестись в бумажном или электронном виде.
При несоответствии записей на бумажных и электронных носителях, предпочтение отдается бумажным.
В бумажном виде
Как оформить журнал регистрации? Страницы должны быть пронумерованы, книга прошита и заверена печатью и подписью руководителя. Хотя форма может быть произвольной, но есть минимально необходимый перечень граф, позволяющий внести нужные данные и оперативно найти документ.
Если в организации есть сотрудники, работающие по контракту, то необходимо предусмотреть отдельную колонку для их регистрации, или можно сделать соответствующую запись в примечаниях. Также на некоторых более крупных предприятиях вводят колонки для записи должности и структурного подразделения.
На отдельной странице делается запись о назначении ответственного лица – ФИО, дата и номер приказа, должность. Последняя страница несет информацию о дате закрытия журнала, № приказа, дате сдачи на хранение в архив.
В случае если ответственный за ведение книги сотрудник обнаружил неправильность заполнения или другие ошибки, то данный журнал заканчивается досрочно. Об этом делается соответствующая запись, издается приказ и книга сдается в архив.
Учет в электронной форме
Основным преимуществом ведения журнала в электронной форме является возможность быстрого поиска и ввода информации. Удобно вести учет не в Word, а в MS Excel (учет в табличном виде).
Возможности электронного документооборота:
- быстрота и доступность поиска документа;
- оптимизация работы с кадрами;
- контроль оформления и хранения документов;
- соблюдение конфиденциальности;
- уменьшение трудоемкости затрат;
- сохранение первичных документов (анкеты, автобиографии, заявления и другие) в электронном виде;
- формирование по требованию копий приказов и различных видов выписок.
Личная карточка сотрудника (форма т-2) ведется в электронной форме. Информация, поступающая на нее, постоянно обновляется. Но в некоторых случаях, где нужны личные подписи работника и сотрудника кадровой службы, ведение карточки дублируется на бумажном носителе.
В программе должна быть предусмотрена невозможность подвижки номеров. Хотя второй экземпляр трудового договора и выдается сотруднику на руки, но с учетом уволившихся, необходимо предупредить возможную подтасовку и другие виды махинаций со стороны работодателя путем давления на работников отдела кадров. В конце года журнал распечатывается с нумерацией, прошивается, опечатывается и сдается на хранение.
Смотрите видео о том, что делать если пришла трудовая инспекция
Ведение журнала
Сотрудник, ответственный за ведение журнала, может сам выбрать удобную форму ведения в зависимости от информации, которая будет учтена в данном журнале. При увольнении такого сотрудника в книге делается запись о новом ответственном лице. Также в журнале имеется название организации, начало и конец периода учета.
По книге регистрации определяется количество заключенных трудовых договоров. Имеется возможность проконтролировать исполнение каждого. Эти данные упрощают составление статистической отчетности на предприятии.
Внесение изменений к договорам
Причины изменения договора могут быть различными:
- перевод на другую работу;
- смена собственника;
- отстранение от работы;
- изменение условий труда.
При существенных изменениях в договорах составляется дополнительное соглашение, которое вносится в журнал регистрации в соответствующую графу. Для удобства доп соглашению присваивают номер, состоящий из номера договора / порядкового номера соглашения с конкретным сотрудником.
В случае ведения общего журнала для договоров и соглашений нумерация дополнительных соглашений ведется с 1 номера по каждому трудовому договору с отдельным сотрудником.
В таком случае удобно завести для каждого сотрудника отдельную страницу, где будет указан трудовой договор и дополнительные соглашения по порядку заключения (№ 1, 2, 3 и т.д.).
Если работник не согласен с изменениями условий труда, то работодатель должен сделать предложение (в письменном виде) другой работы по квалификации, а при ее отсутствии предложить нижеоплачиваемую работу или нижестоящую должность. При письменном согласии сотрудника составляется дополнительное соглашение к трудовому договору с новыми условиями труда. Все требования по оформлению и учету дополнительных соглашений такие же, как и для трудовых договоров.
Для удобства ведения учета и быстрого поиска нужного дополнительного соглашения на крупных предприятиях с большим списочным составом сотрудников ведут отдельную книгу – журнал регистрации дополнительных соглашений.
Пример заполнения журнала дополнительных соглашений :
Ведение отдельной книги для дополнительных соглашений не обязательно. Можно эту информацию заносить в основной журнал, предусмотрев для этого отдельную графу. Однако, если таких изменений к договору будет несколько, то вносить их туда будет проблематично. В этом смысле электронная версия выигрывает.
Регистрация и нумерация контрактов
Порядок регистрации и нумерации контрактов аналогичен порядку для трудовых договоров. Предприятие вправе вести одну книгу регистрации контрактов и трудовых договоров, но можно заводить и два журнала с отдельной нумерацией.
Очень удобна не сквозная нумерация, а по датам с указанием порядкового номера за это день. Например, 15/01-2, тогда понятно, что договор составлен 15.01. Этот подход оправдан для кадровых служб больших предприятий, когда появление нового договора вводит в ступор кадровика – он составлен давно, а попал в руки только сейчас, и номер ему не присвоен. Тогда документ просто нумеруется датой заключения – и проблема решена.
Где купить книгу учета трудовых договоров?
Журнал можно купить в магазине по продаже готовых бланков, через Интернет или скачать удобную форму для вашего предприятия на выбранном сайте. Предприятие может вести книгу в произвольной форме, исходя из специфики его вида деятельности и ведения учета в бумажном виде или электронной форме.
Стоит этот журнал не дорого – около 300 рублей. Но эта незначительная сумма поможет организации упорядочить кадровый документооборот и повысить эффективность труда кадровика.
Вести или не вести журнал учёта трудовых договоров, а если вести, то как? Вопрос актуальный для многих менеджеров по персоналу. И ответ на него, скорее всего, утвердительный: да, лучше завести такой журнал и вносить туда все необходимые записи. Это упростит для вас вопрос регистрации и нумерации договоров и поможет быстро отыскать необходимую информацию и сам договор в архиве.
Журнал регистрации трудовых договоров – это документ для регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений сотрудников компании.
Ведение журнала не является обязательным в делопроизводстве организации и не предусмотрено положениями Трудового кодекса Российской Федерации, но он необходим для контроля движения дополнительных соглашений и трудовых договоров в рамках конкретной организации. Наличие журнала является гарантией защиты интересов работодателя и сотрудников при возникновении трудового спора.
- .Excel
Журнал регистрации придает юридическую силу зарегистрированным в нем документам:
- Подтверждает дату создания договора в определенный период.
- Исключает его вписывание в более поздние сроки.
По журналу можно быстро и легко определить количество трудовых договоров на предприятии и проконтролировать сроки выполнения каждого из них. Журнал можно использовать в справочных целях для подготовки статистической отчетности по организации и поиска, он также обеспечивает сохранность договоров, так как в нем фиксируется дата выдачи трудового договора сотруднику на руки, дата его продления или расторжения.
Журнал, созданный по всем правилам, считается юридическим документом и имеет определенный срок хранения (семьдесят пять лет). Нормативно-правовым актом, регулирующим ведение журнала, является «Перечень типовых управленческих документов».
Журнал можно:
- Приобрести в магазинах по продаже готовых бланков.
- Скачать на сайте и распечатать.
- Купить через Интернет.
Средняя стоимость журнала регистрации – 300-500 рублей.
Основные правила оформления и ведения журнала
Журнал должен иметь переплет и твердую обложку, все страницы следует пронумеровать. Журнал необходимо прошить в нижней части капроновой ниткой, концы которой выводятся снаружи на заднюю обложку, закрепляются узлом и подклеиваются квадратной бумажной пломбой.
Поверх пломбы следует поставить печать организации и оформить заверительную запись с подписью руководителя и датой.
Заверительная запись является описанием названия журнала, даты регистрации, количества страниц. Также указывается регистрационный номер документа с конкретной датой, на основании которой начато ведение журнала. На обложке журнала указывается полное название организации, название документа и строка «Начат/окончен».
На последней странице документа необходимо указать дату закрытия и дату сдачи журнала в архив, а также номер соответствующего приказа руководства.
В журнале должна быть страница с указанием информации о назначении ответственного должностного лица по хранению и ведению документа. На этой странице указывается:
- Дата и номер приказа руководства о назначении сотрудника.
- ФИО сотрудника.
- Подпись и должность сотрудника.
В документ можно вносить всю информацию, которую руководитель организации посчитает необходимой. Основными колонками в журнале являются:
- Номер и дата трудового договора (приказа).
- Порядковый номер.
- ФИО сотрудников.
- Должность, на которую принят работник.
- Информация о выдаче договора на руки (ознакомления с приказом).
- Данные о расторжении трудового договора.
- Причина расторжения.
- Изменения в трудовом договоре.
- Дополнительные данные по усмотрению руководителя.
Номер трудового договора состоит из дробного числа – порядковый номер в левой части дроби и год заключения в правой части, например, 02/14. Фамилия, имя и отчество сотрудника записываются полностью. Для удобства желательно ежегодно начинать регистрацию с начала, однако можно продолжить и старую нумерацию.
В колонку «Номер п/п» вписывается порядковый номер документа и дата его регистрации, а в графу «Дата и номер трудового договора» – регистрационный номер документа. В колонке «Изменения в трудовом договоре» указывается номер и дата дополнительных соглашений (при наличии). В колонке «Сведения о выдаче договора на руки» необходимо поставить дату выдачи или ознакомления, а также подпись сотрудника.
Для контрактов желательно предусмотреть отдельную графу или делать соответствующую запись в дополнительных данных. В журнале также можно отмечать информацию о том, работает ли гражданин по совместительству или принят в штат как основной сотрудник.
Для регистрации дополнительных соглашений рекомендовано завести отдельный журнал, оформление которого выполняется аналогичным образом.
Учет в электронной форме
Основным преимуществом ведения журнала регистрации в электронной форме считается возможность быстрого ввода информации и поиска. Учет удобно вести не в Word, а в MS Excel (в табличном виде). Также к преимуществам электронного документооборота относятся:
- Оптимизация работы с сотрудниками.
- Соблюдение конфиденциальности, высокая степень защиты информации.
- Контроль хранения и оформления документов.
- Сохранение первичных документов (автобиографии, анкеты, заявления) в электронном виде.
- Снижение трудоемкости затрат.
- Возможность оформления по требованию руководства копий приказов и различных видов выписок.
Личная карточка каждого сотрудника, составленная по форме Т-2, также ведется в электронной форме. Информация, поступающая на карточку, регулярно обновляется. Однако в некоторых случаях, когда нужны личные подписи сотрудника и специалиста кадровой службы, карточка дублируется на бумажном носителе.
В компьютерной программе следует предусмотреть невозможность подвижки номеров. Хотя второй экземпляр трудового соглашения и выдается работнику на руки, но с учетом уволившихся сотрудников, следует предотвратить возможную подтасовку и другие махинации со стороны руководства путем давления на специалистов отдела кадров.
В конце каждого года электронный журнал распечатывается с нумерацией, опечатывается, прошивается и сдается в архив на хранение.
Ошибочное и досрочное закрытие журнала
Наиболее распространенная ошибка неопытных сотрудников кадровой службы: внесение в первую графу «№ п/п» номеров трудовых договоров, а не учетных номеров договоров в порядке следования по времени.
Если журнал уже частично заполнен, то необходимо закрыть его досрочно и начать новый. В таком случае на последней странице документа (где большое свободное поле) необходимо вручную написать: «Досрочно закрыт в связи с ошибочным ведением (номера трудовых договоров записаны в графу порядковых учетных номеров)». После чего о закрытие журнала следует доложить руководству фирмы.
Ведение этого документа не регламентировано какими-либо нормативными документами, поэтому его оформление выполняется по общим требованиям делопроизводства. Журнал является специальной книгой, в которую вносится вся информация о:
- Приказах, выдаваемых при приеме сотрудников на работу.
- Увольнении.
- Переводе работников в другое подразделение фирмы.
- Поощрениях и взысканиях.
- Отпусках.
Документ ведется в произвольной форме. Если организация небольшая и штат сотрудников не велик, то всю вышеуказанную информацию можно вписывать в один журнал. В крупных компаниях приказы о поощрениях, отпусках и наказаниях для удобства использования необходимо разграничивать в отдельные брошюры.
Документ также хранится семьдесят пять лет, поэтому у него должна быть твердая или жесткая обложка, а страницы следует пронумеровать. Журнал прошивается капроновой ниткой, концы которой закрепляются снаружи задней обложки специальной бумажной пломбой, на которой ставится печать и подпись руководителя предприятия.
На обложке журнала необходимо указать полное название юридического лица, название документа с пометкой «Личный состав» и графу «Начат/окончен». На последней странице журнала указывается:
- Дата его закрытия.
- Номер соответствующего приказа руководства.
- Дата передачи документа в архив.
Аналогичным образом оформляются книги для отпусков, поощрений, взысканий, больничных листов, на обложке которых ставятся соответствующие пометки.
В организациях с небольшим штатом сотрудников оформляется Книга приказов, в которой указываются регистрационные данные приказа и его текст. Такой документ также имеет произвольную форму, его листы не нужно разбивать на графы и колонки.
В качестве заголовка указываются регистрационные данные приказа, полное название и дата, например, Приказ о принятии сотрудника на работу №10 от 22.10.2014 года, после чего пишется сам текст и указывается лицо, которое его выдало. Под текстом руководитель фирмы ставит свою подпись, далее идет строка с личной подписью сотрудника об ознакомлении с документом и ставится дата.
В крупных организациях страницы Журнала регистрации приказов оформляются в виде таблицы, в которой находится следующая информация:
- Дата приказа.
- Порядковый номер.
- Номер приказа.
- ФИО работника (полностью или с инициалами).
- Основание документа.
- Ответственное лицо.
- Подпись работника.
- Подпись ответственного лица.
В графе «Вид приказа» записывается его название: об увольнении, о принятии на работу, о переводе. В колонке «Основание приказа» пишется, на основании какого документа издан приказ: заявление, трудовой договор или дополнительное соглашение (указываются регистрационные данные документов).
Если сотрудник отказался расписываться в журнале, то в графе указываются данные акта об отказе. При таком способе ведения журнала приказы необходимо подшить в отдельную папку, согласно порядку регистрации.
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений – это книга строгой отчетности и установленного образца, в которой отображаются все контракты и дополнения к ним, которые были подписаны между юридическим лицом и служащими. Это один из способов систематизации кадровых документов, который позволяет содержать бланки контрактов в порядке. Относительная универсальность книги регистрации позволяет кадровым работникам разных уровней с легкостью ориентироваться в документах, в случаях смены предприятия работы.
Что говорит закон
Сотрудники кадровых аппаратов при поступлении на работу задаются вопросом, является ли регистрация трудовых договоров обязательной? Согласно трудовому законодательству установлено, что книга учета трудовых контрактов и дополнительных соглашений к трудовым договорам не является обязательной . То есть факт ее ведения зависит от желания самих кадровых работников. Также, правила заполнения журнала регистрации трудовых договоров нигде не фиксируются. Учет ведется в свободной и удобной форме, образец которой скачать возможно бесплатно и без каких-либо трудностей.
Вместе с тем, на некоторых предприятиях руководство требует строгого контроля всех рабочих контрактов. Вышестоящее руководство во время плановых и внеплановых проверок может указывать на отсутствие данного способа систематизации, как на недостаток, с последующим применением мер дисциплинарного взыскания. И такие наказания будут правомерными, если правилами внутреннего распорядка предприятия предусмотрена обязательная регистрация трудового договора каждого работника в журнал учета.
Значение
- экономия пространства, которое было бы затрачено на хранение под рукой всех экземпляров соглашений;
- возможность скорого нахождения нужной информации, которая указана в графах книги;
- быстрый доступ к данным для составления статистики касательно оборота работников на предприятии;
- позволяет выдавать увольняющимся работникам справки с места работы, а также вносить информацию в трудовые книжки без длительных поисков контрактов в архиве фирмы;
- при возникновении всякого рода трудовых споров, рассмотрение которых проводится судебными органами, реестр трудовых договоров в организации является дополнительным доказательством в пользу работодателя.
Ответственный субъект
Обязанность регистрации дополнительных соглашений и основных договоров ложится на плечи кадровых работников предприятия и, необходимость осуществления контроля над заведенным учетом отображается в должностных обязанностях служащего. Именно в отношении ответственного лица могут применяться меры дисциплинарного взыскания при отсутствии на фирме такой системы.
При заведении отчета, в нем отображается лицо, которое и будет вести учет контрактов и будет ответственен за сохранность документов. Этим субъектов может быть любой из работников кадрового аппарата, на усмотрение руководителя предприятия.
Требования
Поскольку данный журнал не является обязательным, то и единой формы его оформления не предусмотрено. Как правило, кадровик регистрирует все данные в обычной школьной тетради. Некоторые кадровики заказывают офисный журнал в местном отделении типографии с уже оговоренными графами и их размерами.
Если журнал регистрации трудовых договоров заводится впервые, то его образец можно посмотреть ниже в статье. Данный образец журнала регистрации трудовых договоров является наиболее удобным и детальным, но при желании, возможно внесение в него других граф или удаление предложенных. Также, допускается изменение местами полей.
Традиционно титульный лист используется для отображения информации о накопительном деле. Так, здесь должны содержаться записи, касательно полного наименования фирмы, названия журнала, а также дата его начала. Для указания дня окончания ведения книги оставляются пустые графы. Данная информация дублируется на первом листе внутри тетради, на случай, если обложка за время эксплуатации повредится.
После указанного все внутренние листы нумеруются. Затем необходимо прошить журнал и скрепить края нити печатью организации. Прошиваются все пронумерованные листы. И, на последнем этапе книга учёта регистрируется в канцелярии фирмы.
Бланк также должен содержать информацию об ответственных лицах, которая отображается на втором листе. По правилам русской деловой речи требуется указание указываются: должность и фамилия сотрудника, а также период ведения ним регистрации. После этого, можно переходить к формированию граф.
Образец заполнения журнала может включать столько граф, сколько работник пожелает нужным отображать, но примеры таких книг, открытие в 2019 году, предлагают следующий перечень разделов:
- номер по порядку;
- указание, что это основной договор или дополнение к контракту;
- номер документа;
- персональные данные работника, привлеченного для выполнения труда;
- подразделение работы;
- занимаемая должность;
- сроки действия соглашения;
- основания и даты продления;
- форма трудоустройства (является ли работа основной, удаленной, надомной или речь идет о трудоустройстве по совместительству);
- примечания, где может быть указана информация о перемещении копий и оригиналов контрактов.
Важно! Если уже книга булла заведена, то ее хранение после завершения ведения является обязательным и на протяжении ближайших 75 лет журнал должен пылиться в архиве учреждения.
В эпоху цифровых технологий журнал регистрации трудовых договоров возможно скачать и в электронном виде для офисных программ. Оперировать посредством компьютерных технологий куда проще и не возникнет сложностей с внесением поправок и изменений в сделанные записи. Если же существенные нарушения или ошибки были допущены работником при оформлении и ведении бумажного носителя, то кадровая практика требует немедленного прекращения его использования. Книга закрывается и передается в архив, а вместо нее оформляется новый бланк учета, в который переносится вся информация о работниках. Если же изменения касаются перемещения по службе работника, то отметка об этом отображается в графе «примечание» и замены самого журнала не требует.
Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!
Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:
