Сзв стаж за кто должен сдавать. Сзв-стаж: кто должен сдавать, в какие сроки, образец заполнения

В 2019 году новую отчетность СЗВ-СТАЖ за 2018 год страхователи - работодатели должны сдать в Пенсионный фонд не позднее 1 марта 2019 года. Пример заполнения отчета поможет подготовить идеальный отчет.

Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ) - это данные для фонда о сотрудниках, периодах их трудовой деятельности, условиях труда и оснований для назначения пенсии. Представлять такие данные в ПФР нужно ежегодно.

Бланки для отчетности о пенсионном стаже обновили. Новая форма утверждена постановлением Правления фонда от 06.12.2018 № 507п.

Образец заполнения СЗВ-СТАЖ за 2018 год

Форму СЗВ-СТАЖ за 2018 год заполняют и сдают на всех застрахованных лиц, с которыми заключены трудовые или гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа и др. На застрахованных лиц, признанных безработными, сведения в ПФР подает служба занятости.

Когда потребуются новые формы. Сдать отчетность за 2018 год нужно не позднее 1 марта 2019 года (п. 2 ст. 11 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Но новые формы могут пригодиться и раньше. Например, если сотрудник решит уйти на пенсию. Тогда отчет нужно предоставить в течение трех календарных дней со дня, когда сотрудник напишет заявление (п. 2 ст. 11 Закона №27-ФЗ). В марте же в отчет необходимо повторно включить сотрудника, который ушел на пенсию. Иначе компанию оштрафуют (ч. 3 ст. 17 Закона 27 ФЗ).

Заполнять бланк можно в распечатанном виде или на компьютере. Если сдаете бумажный бланк, то используйте шариковую ручку (любого цвета, за исключением красного и зеленого) и заполняйте все печатными буквами без помарок и исправлений.

СЗВ-СТАЖ за 2018 год надо заполнять по-новому. Изменения вступили в силу в ноябре 2018 года.

Сверху - в поле "Регистрационный номер в ПФР" заполните регистрационный номер страхователя, присвоенный при регистрации в фонде. Он состоит из 12 знаков, например 087-101-012345.

Укажите здесь же номер ИНН организации или физлица в соответствии со свидетельством о постановке на учет в налоговой. Номер состоит, соответственно, из 10 или 12 знаков. Если знаков 10, то в пустых ячейках поставьте два прочерка. Укажите также 9-значный код причины постановки на учет (КПП) в инспекции по месту нахождения организации или подразделения.

Поставьте количество страниц в отчете. Например, стр. 00001, если у вас одна страница.

Инструкция по заполнению СЗВ-СТАЖ за 2018 год

Раздел	Как заполнять
1. Сведения о страховом стаже застрахованных лиц	В поле "Наименование (краткое)" укажите краткое название организации в соответствии с учредительными документами. Например, "Альфа". В поле "Тип сведений" знаком "Х" укажите тип формы (можно указать только один) - исходная или дополняющая. Если сдаете сведения за 2018 год впервые - поставьте крестик в поле "исходная". Если исправляете - в поле "дополняющая". Форму с типом "Дополняющая" сдают на лиц, данные по которым в форме с типом "Исходная" не учтены.
2. Отчетный период	В разделе 2 укажите год, за который сдаете СЗВ-СТАЖ, то есть 2018 .
3. Сведения о периоде работы застрахованных лиц	Укажите сведения о сотрудниках: Ф. И. О., СНИЛС, период работы в формате 00.00.0000 , сведения об исчислении страхового стажа .
4. Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование	Данные разделы надо заполнять только для форм с типом сведений "Назначение пенсии". Поэтому в своем отчете СЗВ-М за 2018 года оставьте эти разделы не заполненными.
5. Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения

Заполнение раздела 3 СЗВ-СТАЖ за 2018 год

Графа 1. № п/п. Нумерация в первом столбце таблицы сквозная, номер присваивается каждому застрахованному лицу. Номера указывают в порядке возрастания без пропусков и повторений.

Графы 2-4. Фамилия. Имя. Отчество. Данные в разделе 3 заполняются в именительном падеже. Отчество заполняется при наличии.

Графа 5. СНИЛС. Укажите страховые номера индивидуальных лицевых счетов каждого из застрахованных лиц, на которых сдаете форму СЗВ-СТАЖ за 2018 год. Данные, указанные в вышеперечисленных графах, должны соответствовать данным в свидетельстве. Напомним, СНИЛС должен состоять из 11 цифр. Например, 023-141-257-61.

Графы 6-7. Период работы. В данном столбце укажите периоды работы сотрудника в пределах 2018 года. Например, 01.01.2018 по 01.02.2018. Для отражения нескольких периодов каждый период указывайте отдельной строкой. А Ф.И.О. заполняйте только один раз, не повторяйте на каждой строке.

Период работы застрахованного лица в рамках гражданско-правового договора заполняется с отражением в графе 11 кодов "ДОГОВОР", "НЕОПЛДОГ" или "НЕОПЛАВТ".

• Если оплата по договору была в отчетном периоде, указывается код «ДОГОВОР».
• Если оплата отсутствует, указывается код «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ».

Графа 8. Территориальные условия (код) . Заполните столбец в соответствии с Классификатором (см. приложение к Порядку заполнения формы СЗВ-СТАЖ, утв. постановлением Правления от 11.01.2017 № 3п).

Если работник выполняет работы в течение полного рабочего дня в режиме неполной рабочей недели, указывают фактически отработанные периоды. Если в режиме неполного дня - объем работ (доля ставки) в данный период.

Графа особые условия труда (код) заполняется тоже в соответствии с Классификатором. Код особых условий указывается, если за период работы в условиях, дающих право на досрочную пенсию, уплачены страховые взносы по доптарифу.

Обратите внимание

Графы 9, 12 и 13 не надо заполнять (оставьте пустыми), если:

• особые условия труда не подтверждены документально;
• занятость работника в особых условиях не соответствует требованиям действующих нормативных документов;
• уплата страховых взносов по доптарифу или пенсионных взносов в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения отсутствует.

Графа 14. Сведения об увольнении застрахованного лица.

Поставьте 31.12.ГГГГ, только по сотрудникам, дата увольнения которых приходится на 31 декабря 2018 года. Раньше в этом случае ставили Х. В эту же графу поставьте значение БЕЗР, если сотрудник получал пособие по безработице, участвовал в оплачиваемых общественных работах или по направлению службы занятости переезжал в другую местность для трудоустройства. В остальных ситуациях графу не заполняют.

После заполнения всех разделов формы обязательно укажите должность руководителя, дату подготовки отчета. Подпишите отчет у руководителя (с обязательной расшифровкой подписи) и поставьте печать, если она есть у вас.

Формы СЗВ-СТАЖ на каждого работника собираются в пачку и делается опись в форме ОДВ-1 - Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета.

СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 за 2018 год: образец заполнения

Одновременно с формой СЗВ-СТАЖ надо сдать опись по форме ОДВ-1. Дополнительные формы ОДВ-1 и СЗВ-КОРР тоже обновлены (постановление Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п). Расскажем, на что обратить внимание при подготовке описи.

Если вы сдате СЗВ-СТАЖ за 2018 год в первый раз, то укажите в форме ОДВ-1 тип сведений "Исходная".

В разделе 1 "Реквизиты страхователя, передающего документы" надо заполнить так же, как и раздел 1 формы СЗВ-СТАЖ.

В разделе 2 "Отчетный период (код)» необходимо поставить "0" (для отчетных периодов начиная с 2017 года) и год, за который сдаете опись.

В разделе 3 количество застрахованных лиц надо указать в соответствии с данными в СЗВ-СТАЖ.

Раздел 4 при подаче ОДВ-1 вместе с формой СЗВ-СТАЖ заполнять не надо.

Раздел 5 нужно заполнить, если в форме СЗВ-СТАЖ есть сведения о застрахованных лицах, занятых на видах работ, указанных в пп. 1-18 ч. 1 ст. 30 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ.

Форма СЗВ-СТАЖ – это новый ежегодный отчет, который работодатели впервые будут сдавать в ПФР лишь по окончании 2017 года. Но в некоторых случаях данную форму придется составлять и в течение 2017 г. Как составляется СЗВ-СТАЖ в 2017 г. при увольнении и каковы его особенности – об этом в нашей статье.

СЗВ-СТАЖ в 2017 году

Форма СЗВ-СТАЖ принята постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п и предназначена для отслеживания Пенсионным фондом страхового стажа физлиц. Форма включает данные о периоде работы каждого сотрудника, а также отражает, производились ли в отчетном году начисление и уплата «пенсионных» страхвзносов.

В СЗВ-СТАЖ включаются данные обо всех лицах, с которыми заключены трудовые договоры, а также договоры ГПХ , по которым отчисляются взносы на ОПС. Если в отчетном периоде работник не получал вознаграждений от работодателя, включать в сведения СЗВ-СТАЖ его все равно придется.

Подавать сведения СЗВ-СТАЖ на всех сотрудников с типом «исходная» необходимо ежегодно не позднее 1 марта, следующего за отчетным года. Кроме того, за работников, оформляющих пенсию, СЗВ-СТАЖ с типом «назначение пенсии» подается в ПФР в течение 3-х дней после обращения работника (п. 2 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника

В обязанность работодателя входит также заполнение формы СЗВ-СТАЖ при прекращении трудового договора или договора ГПХ. Сдавать сведения об уволившихся сотрудниках в ПФР следует по окончании года вместе со всеми остальными, а нужно ли выдавать СЗВ-СТАЖ при увольнении на руки работнику?

Законодательством предусмотрено, что работодатель в день увольнения должен не только окончательно рассчитаться с работником, но и выдать ему трудовую книжку, а также документы о его заработке и трудовом стаже (ст. 84.1 ТК РФ, п. 4 ст. 11 закона № 27-ФЗ). К таким документам относятся, в том числе, сформированные сведения СЗВ-М и СТАЖ, при увольнении выдаваемые физлицу на руки.

Сведения должны быть переданы в последний день работы сотрудника, причем не имеет значения, по какому договору он трудился – трудовому или ГПХ. Способ передачи законом не оговаривается, поэтому документ можно вручить лично либо отправить по почте. Важно получить подтверждение о том, что справка СЗВ-СТАЖ при увольнении работнику передана: это может быть отметка о получении на экземпляре работодателя, или почтовое уведомление о вручении отправления адресату.

Отметим, что любой сотрудник, а не только увольняющийся, имеет право запросить у работодателя копию сведений о своем стаже и получить ее в течение 5 календарных дней.

Новая форма сведений применяется только с 2017 г., а нужно ли и за предыдущие годы заполнить форму СЗВ-СТАЖ и выдать при увольнении? Поскольку до 2017 г. сведения о стаже подавались в ПФР путем заполнения раздела 6 формы РСВ-1, то работнику можно передать копии таких сведений за предшествующие годы.

Как заполнить СЗВ-СТАЖ при увольнении

Общие правила заполнения СЗВ-СТАЖ содержит инструкция, утвержденная вместе с бланком сведений постановлением № 3п. Здесь мы рассмотрим только основные нюансы заполнения формы СЗВ-СТАЖ при увольнении в 2017 году.

Если при подаче в ПФР годовых сведений СЗВ-СТАЖ в них вносятся все работники предприятия, то в форме СЗВ-СТАЖ при увольнении отражаются данные только по одному человеку - увольняющемуся лицу. Передача сведений, содержащих информацию о других лицах, является разглашением их персональных данных, а это запрещено законом, и может повлечь наказание для ответственных лиц - от дисциплинарного до уголовного (ст. 24 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). К тому же, с 01.07.2017 г. меры наказания за нарушение закона о персональных данных существенно ужесточатся.

В Разделе 1 формы СЗВ-СТАЖ при увольнении работника тип сведений указывается как «исходная».

Отчетный период в Разделе 2 – текущий год, в котором уволился работник.

Сведения в Разделе 3 заполняются так же как при подготовке общей отчетности СЗВ-СТАЖ за 2017 г., но только по одному застрахованному лицу:

• Указываются Ф.И.О. работника и его СНИЛС;
• В отличие от ежемесячной справки СЗВ-М, стаж при увольнении указывается по нарастающей в пределах отчетного года. Например, если работник устроился на работу в 2015 г., а уволился 05.05.2017 г., то в СЗВ-СТАЖ за 2017 г. указывается период работы с 01.01.2017 по 05.05.2017;
• Знак «Х» вносится в графу 14 «Сведения об увольнении застрахованного лица» только в одном случае, если дата увольнения работника - 31 декабря отчетного года.

Заполнение разделов 4 и 5 необходимо только при подаче сведений с типом «назначение пенсии», при увольнении работника их заполнять не нужно.

Кто должен сдавать форму СЗВ-СТАЖ? В какие сроки сдается форма и в какое подразделение ПФР? Нужно ли сдавать СЗВ-СТАЖ индивидуальным предпринимателям?

Кто и куда должен представлять форму СЗВ-СТАЖ

СЗВ-СТАЖ - это годовой отчет, который по итогам года требуется сдавать в подразделения ПФР. На основании этой отчетности подразделения ПФР будут получать сведения о периодах работы, а также о начисленных и уплаченных за эти периоды страховых взносах. Сдавать в территориальные подразделения ПФР сведения по форме СЗВ-СТАЖ обязаны:

Перечисленные лица должны отчитываться перед ПФР в составе формы СЗВ-СТАЖ по всем своим сотрудникам, которые выполняют работу по трудовому или гражданско-правовому договору (ст. 1, п. 1 ст. 8, ст. 15 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). При этом стоит заметить, что форму СЗВ-СТАЖ нужно сдавать на всех физических лиц, находящихся со страхователем в трудовых отношениях или с которым заключены договоры гражданско-правового характера. Это следует из пункта 1.5 Порядка заполнения, утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п.

Если в отчетном периоде не было выплат

Если с «физиком» заключен трудовой или гражданско-правовой договор, но выплат по ним в отчетном периоде не было, то форму СЗВ-СТАЖ по итогам года, все равно, нужно формировать и сдавать. Факт наличия (отсутствия) выплат не является определяющим применительно к данной отчетности.

Если генеральный директор-учредитель выплат не получает

Особенность правового статуса руководителя (директора) организации состоит в следующем: на него распространяется действие норм трудового права, как на работника, вступившего с работодателем - юридическим лицом в трудовые отношения на основании трудового договора (ч. 1 ст. 273, ст. 274 ТК РФ). В связи с этим, не исключаем, что форму СЗВ-СТАЖ по итогам отчетного периода (то есть, года) потребуется формировать на генерального директора-единственного учредителя. Причем даже если с ним не заключен трудовой договор и никаких выплат от собственной организации он не получает. Ведь отчет по форме СЗВ-СТАЖ нужно заполнять на всех лиц, находящихся со страхователем в трудовых отношениях (п. 1.5 Порядка заполнения, утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п). Однако пока официальных разъяснений на этот счет не было.

Если самозанятые граждане не являются работодателями

Индивидуальные предприниматели, адвокаты и нотариусы, которые платят пенсионные взносы только «за себя», сведения по форме СЗВ-СТАЖ на самих себя сдавать не должны. Ведь они вступили ни в трудовые, ни в гражданско-правовые отношения с каким-либо страхователем. Отчитываться о своем собственном стаже они должны.

Куда сдавать отчет

Новый отчет о стаже сдается в территориальные органы ПФР. Налоговые инспекции его не примут, несмотря на то, что с 2017 года они контролируют начисления и уплату страховых взносов. Стаж физических лиц остался «под присмотром» ПФР и его территориальных органов.

Срок сдачи годового отчета о стаже

Срок сдачи нового отчета о стаже - не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом. Это предусмотрено статьей 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Поэтому впервые отчитаться перед органами ПФР по новой форме СЗВ-СТАЖ за 2017 год нужно не позднее 1 марта 2018 года.

Заметим, что новая форма СЗВ-СТАЖ не отменяет подачу сведений по форме CЗВ-М. Объясняется это, в первую очередь тем, что у этих отчетных форм - разное предназначение. На основании ежемесячных отчетов СЗВ-М фонд отслеживает факт работы пенсионеров. Это нужно для того, чтобы ограничить им индексацию пенсий. У бланка СЗВ- СТАЖ - совершенно другая «задача». Из этого отчета чиновники будут брать данные о стаже и взносах, чтобы отражать их на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц. А на основании этих данных потом будут назначаться страховые пенсии.

Когда СЗВ-СТАЖ сдается досрочно

Отчет СЗВ-СТАЖ может потребоваться передать органам ПФР досрочно - не дожидаясь окончания отчетного года. Это необходимо сделать, если к страхователю (организации или ИП) обраться с заявлением работник (подрядчик) в котором сообщит, что в ближайшее время планирует выйти на пенсию . В таком случае отчет СЗВ-СТАЖ страхователь обязан направить в территориальное подразделение ПФР в течение трех календарных дней со дня обращения застрахованного лица. Это предусмотрено пунктом 2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Однако даже в таком случае форму СЗВ-СТАЖ на такого человека также нужно будет сдать в качестве годовой отчетности - не позднее 1 марта.

Бланк СЗВ-СТАЖ: как заполнять

Форма ежегодного отчета о стаже называется «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц». Эта форма является Приложением № 1 к Постановлению Правления ПФР от 11.01.2017№ 3п.

Скачать бланк отчета по форме СЗВ-СТАЖ в формате Excel

Скачать Инструкцию по заполнению отчета в формате doc

Раздел 1 «Сведения о страхователе»

В этом разделе указывается регистрационный номер в ПФР, ИНН и КПП организации или индивидуального предпринимателя, а также краткое наименование.

Пунктом 2.1.4 <Порядка заполнения>, утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п, предусмотрено, что в поле «Наименование (краткое)» нужно указывать именно краткое название организации (юридического лица). Но как поступать индивидуальным предпринимателям? Нужно ли это поле внести «Фамилию, Имя и Отчество» бизнесмена? В Порядке заполнения на этот счет ничего не сказано. Однако форматом, необходимым для сдачи отчета СЗВ-СТАЖ предусмотрено, что это поле не должно оставаться незаполненным. Поэтому, по всей видимости, в ИП в этом поле должны указывать свои фамилию, имя и отчество. Возможно, на этот счет вскоре появятся какие-либо официальные пояснения от ПФР.

Также в этом разделе формы СЗВ-СТАЖ знаком «X» нужно отметить тип подаваемых сведений:

• «исходная» - когда сведения сдаются впервые
• «дополняющая» - если исходные данные содержали ошибки, которые не позволили разнести данные по лицевым счетам застрахованных лиц
• «назначение пенсии» - если застрахованному лицу для назначения страховой пенсии нужно учесть данные отчетного периода (года), за который форма СЗВ-СТАЖ еще не подавалась

Раздел 2 «Отчетный период»

В этом разделе нужно показать год, за который представляются отчетные сведения. Соответственно, при первой сдаче годового отчета в 2018 году в этом поле нужно отметить «2017».

Если, к примеру, в 2017 году к вам обратиться работник и сообщит, что выходит на пенсию, то в поле «Отчетный период» также покажите «2017», поскольку именно данные с начала этого года требуются фонду для назначения и расчета страховой пенсии.

Раздел 3. «Сведения о периодах работы застрахованных лиц»

В этом разделе указывается, в частности, ФИО каждого застрахованного лица, СНИЛС, периоды работы по трудовому или гражданско-правовому договору, а также отметить коды, касающиеся периодов работы

Общие правила заполнения

При заполнении отчета придерживайтесь определенных правил, которые закреплены в <Порядке заполнения формы СЗВ-СТАЖ>, утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017№ 3п. Так, например:

• Ф.И.О указываются в именительном падеже
• данные в графах 6 и 7 «Период работы» указываются в пределах отчетного периода. То есть, если сдается отчет за 2017 год, то даты должны быть только в пределах 2017 года (c 01.01.2017 по 31.12.2017)
• для форм с типом «Назначение пенсии» графу «Период работы» заполняется на дату предполагаемого выхода на пенсию. Эту дату работник должен указать в заявлении при обращении к работодателю

Специальные коды

Периоды работы застрахованных лиц в форме СЗВ-СТАЖ потребуется сопровождать различными поясняющими кодами. Напомним, что похожий подход применялся ранее и при заполнении раздела 6 расчета по страховым взносам по форме РСВ-1. Однако форма этого расчета с 2017 года больше не применятся.

Приведем несколько примеров «стажевой» кодировки раздела 11 нового персонифицированного отчета СЗВ-СТАЖ:

Некоторые коды для графы 11 раздела 3 формы СЗВ-СТАЖ
Код	Применение
«ДОГОВОР», «НЕОПЛДОГ», «НЕОПЛАВТ».	Этими кодами показывается период работы застрахованного лица в рамках гражданско-правового договора. Если оплата по договору произведена в отчетном периоде, то указывается код «ДОГОВОР». Если оплата в отчетном периоде отсутствует, то указывается код «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛПАВТ».
«ДЕТИ»	Отпуск по уходу за ребенком.
«НЕОПЛ»	Отпуск без сохранения заработной платы, время простоя по вине работника, неоплачиваемые периоды отстранения от работы (недопущения к работе) и другие неоплачиваемые периоды.
«КВАЛИФ»	Повышение квалификации с отрывом от прозводства.
«УЧОТПУСК»	Дополнительные отпуска тем, кто совмещает работу и учебу.
«СДКРОВ»	Дни сдачи крови и предоставлением в связи с этим отпуска.
«ДЛДЕТИ»	Отпуск по уходу за ребенком от 1.5 до 3-х лет.
«ДОПВЫХ»	Дополнительные выходные дни лицам, ухаживающим за детьми-инвалидами.
«ДЕТИПРЛ»	Если отпуск по уходу за ребенком до достижениям 3-х лет предоставляется бабушке, дедушке, другим родственникам или опекунам.

Коды территориальных и особых условий труда в графах 8и 9 раздела 3 формы СЗВ-СТАЖ заполняйте на основании Классификатора параметров, используемого при заполнении сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета. Такой Классификатор оформлен в виде приложения к <Порядку заполнения формы СЗВ-СТАЖ>, утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п.

Разделы 4 и 5. Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах

Раздел 4 «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование» и раздел 5 «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения» заполняется только в форме с типом «Назначение пенсии». В «исходной» форме отчета о стаже графы этих разделов оставьте пустыми.

Что же касается заполнения, то в разделе 4 знаком «X» отметьте, начислены и уплачены ли страховые пенсионные взносы за периоды работы, отмеченные в разделе 3 формы. В разделе 5 знаком «X» также нужно ответить на вопросы о том, уплачены ли пенсионные взносы в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения (если такие договоры заключены). Если да, то нужно указать период такой уплаты.

Нулевой отчет: нужно ли сдавать?

Даже если нет сотрудников, то сдать «нулевой» СЗВ-СТАЖ попросту невозможно. Дело в том, что формат отчета СЗВ-СТАЖ, утвержденный Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017№ 3п, предусматривают по крайней мере одну заполненную строку в списке застрахованных лиц. Сдать же отчет без единой записи в разделе 3 «Сведения о периодах работы застрахованного лица» - невозможно. Поэтому обязательно заполните данные хотя бы на единственного учредителя, который получает зарплату и выступает в роли руководителя компании.

Как сдавать отчет СЗВ-СТАЖ

Форму СЗВ-СТАЖ можно сдать в территориальное подразделение ПФР в электронном виде или «на бумаге». Однако если количество сотрудников, данные о которых включены в отчет СЗВ-СТАЖ, составляет 25 и более человек, вы обязаны представить форму в электронном виде. Это следует из абзаца 3 пункта 2 статьи 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Формат сведений, необходимый для сдачи отчета СЗВ-СТАЖ в электронном виде, утвержден Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п.

Если же количество сотрудников, данные о которых включены в отчет, не превышает 24-х человек, то можно сдавать отчетность в бумажном виде.

Ответственность: какие могут быть штрафы

Если отчет СЗВ-СТАЖ представить в подразделение ПФР позже срока, то страхователя могут оштрафовать. Размер штрафа - 500 рублей за каждого застрахованного сотрудника.

Если же отчет о стаже СЗВ-СТАЖ сдать вовремя, но показать в нем данные не по всем сотрудникам, то также возможен штраф - 500 рублей за каждого застрахованного сотрудника, которого не включили в отчетность.

Также возможет штраф, если компания или ИП сдаст отчет в срок, но покажет в нем недостоверную информацию. Тогда также возможен штраф - 500 рублей за каждого застрахованного сотрудника, по которому привели недостоверные данные (например, указали неверный СНИЛС). Это предусмотрено статьей 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27- ФЗ.

Чтобы избежать штрафа - уточните СЗВ-СТАЖ в течение пяти рабочих дней с момента, когда получите протокол из ПФР. Это допускается статьей 17 Федерального закона от 01.04.1996№ 27-ФЗ. Если уложитесь в этот срок - штрафов не будет.

Как уже было сказано выше, если количество сотрудников 25 и больше, то сдавать СЗВ-СТАЖ по ним страхователь обязан в электронной форме. Если в нарушение этого требования сдать «бумажный» отчет, то страхователя оштрафуют на 1000 руб. Это предусмотрено частью 4 статьи 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Копии СЗВ-СТАЖ сотрудникам: нужно ли выдавать

Копии сведений по форме СЗВ-СТАЖ требуется выдавать своим работникам. Срок выдачи - пять календарных дней с даты, когда человек обратился за этой копией. Выдавать каждому копию всей формы не нужно, поскольку в отчете содержаться персональные данные всех сотрудников. Распространять эти сведения нельзя. Поэтому выдавайте сотрудникам выписки из отчета СЗВ-СТАЖ, в которой есть данные только о них самих. Если нарушить ограничение, то страхователю грозят серьезные штрафы.

Также имейте в виду, что выписку из отчета СЗВ-СТАЖ нужно выдать работнику в день увольнения или прекращения гражданско-правового договора. Это следует из пункта 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ и статьи 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Отчеты СЗВ-СТАЖ обязательно должны сопровождаться формой . Без этого отчетность сдать не получится.

Должны ли Индивидуальные предприниматели сдавать отчет СЗВ-СТАЖ

Действительно ли ИП должны сдавать отчет СЗВ-СТАЖ? Как заполнять такой отчет, если у ИП нет работников, а пенсионные взносы он перечисляет только «за себя»?

Отчет о стаже с 2017 года

С 1 января 2017 года взносы на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование платят в налоговые инспекции. Но сведения о страховом стаже контролирует по-прежнему Пенсионный фонд РФ. Для отчетности по страховому стажу в территориальные подразделения ПФР нужно сдавать отчет по форме СЗВ-СТАЖ. Форма бланка этого отчета утверждена Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п.

Этот отчет сдается по итогам отчетного периода – года. Срок сдачи – не позднее 1 марта. Впервые сдать такой отчет за 2017 год нужно не позднее 1 марта 2018 года.

Кто должен отчитываться о периодах работы

Отчет по форме СЗВ-СТАЖ о сотрудниках должны передавать в территориальные органы ПФР:

• организации, в том числе иностранные, которые ведут деятельность в РФ, и их обособленные подразделения
• индивидуальные предприниматели, адвокаты, нотариусы, частные детективы

Они отчитываются перед органами ПФР по всем сотрудникам, выполняющим работу по трудовому или гражданско-правовому договору. Это следует из статьи 1, пункта 1 статьи 8 и статьи 15 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ. Также это предусмотрено пунктом 1.5 <Порядка заполнения СЗВ-СТАЖ>, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п.

Таким образом, чтобы у ИП возникла обязанность по заполнению и представлению стажевой отчетности, у бизнесмена должны быть работники в рамках трудовых отношений. Также нужно отчитываться, если с физическими лицами предприниматель заключал договоры гражданско-правового характера (например, на выполнение работ или оказание услуг). Существуют также и другие договоры, при заключении которых с физическими лицами ИП обязан будет сдавать отчет СЗВ-СТАЖ. Вот полный перечень таких договоров:

Если у ИП нет работников

Индивидуальные предприниматели, которые платят пенсионные взносы только на собственное страхование «за себя», сведения о стаже на самих себя в ПФР не подают. Они не должны заполнять отчет СЗВ-СТАЖ на самих себя. При этом какая-либо ответственность за непредставление таких сведений по статье 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ к ним не применяется. Это следует из статей 8 и 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, статьи 432 Налогового кодекса РФ. Таким образом, ИП без работников и подрядчиков не должны сдавать отчет СЗВ-СТАЖ, например, за 2017 год.

Однако если, допустим, в 2017 году имело место вступление в трудовые или гражданско-правовые отношения хотя бы на небольшой период, то отчет по форме СЗВ-СТАЖ за 2017 год индивидуальному предпринимателю нужно сдать за весь год. Даже если в этом же отчетном периоде трудовые или гражданско-правовые отношения были прекращены. Поэтому проверьте, не заключал ли ИП с «физиками» какие-либо договоры, например, на оказание услуг или выполнение работ.

Если же ИП, в принципе, являются страхователями по обязательному пенсионному страхованию, то они должны сдавать отчеты СЗВ-СТАЖ в общем порядке. Так, в частности, ИП может потребоваться сдавать отчетность о стаже при выходе сотрудников на пенсию.

Нужно ли сдавать отчет СЗВ-СТАЖ на директора-единственного учредителя

Нужно ли организациям сдавать отчет о стаже СЗВ-СТАЖ на генерального директора-единственного учредителя, если он не получает заработную плату? Заполнять ли отчет на директора, если он не заключал трудовой договор со своей организацией?

На кого нужно сдавать отчет о стаже

Передавать территориальным подразделениям ПФР отчет о стаже по форме СЗВ-СТАЖ необходимо, чтобы сведения о периодах работы можно было учесть на индивидуальных лицевых счетах сотрудников, которые застрахованы в системе обязательного пенсионного страхования. С учетом учтенного стажа формируются пенсионные права граждан, рассчитываются пенсионные баллы и, в результате, определятся размер страховой пенсии (например, пенсии по старости).

Отчет о стаже нужно сдавать, в общем случае, по итогам отчетного периода – года. Так, допустим, отчет за 2017 год следует представить в подразделение ПФР не позднее 1 марта 2018 года (п.2 ст.11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ <О персонифицированном учете>).

Отчет о стаже в подразделения должны сдавать страхователи, а именно:

• организации и их обособленные подразделения
• индивидуальные предприниматели, адвокаты, нотариусы, частные детективы

Отчитываться перед ПФР в составе отчета о стаже по итогам года требуется по всем сотрудникам, которые в отчетном периоде выполняли работу по трудовому или гражданско-правовому договору. Это следует из статьи 1, пункта 1 статьи 8 и статьи 15 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ. Таким образом, чтобы имелись правовые основания для сдачи отчета о стаже, в отчетном периоде (годе) должен быть факт наличия трудовых или гражданско-правовых отношений.

Также интерес представляют положения пункта 1.5 Порядка его заполнения СЗВ-СТАЖ, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п. Из него следует, что отчет СЗВ-СТАЖ заполняется и представляется страхователями на всех застрахованных лиц, находящихся со страхователем в трудовых отношениях (в том числе с которым заключены трудовые договоры).

Можно прийти к выводу, что для возникновения обязанности по заполнения и представлению отчета СЗВ-СТАЖ должен быть факт наличия трудовых отношений, а не только трудового договора (как документа). В связи с этим ситуация с отражением генерального директора, являющегося единственным учредителем, в комментируемой отчетности не вполне однозначная.

Нужно ли включать директора-учредителя в СЗВ-СТАЖ: спорный вопрос

Если организация заключила трудовой договор со своим директором и если он получает вознаграждение по этому договору, то руководителя однозначно нужно отражать в разделе 3 отчета СЗВ-М. Как и любых других работников.

Однако довольно распространена иная ситуация: директор-единственный учредитель трудового договора с компанией не заключал и никаких выплат от компании не получает. В таком случае множество споров среди юристов и бухгалтеров вызывает особенность правового статуса руководителя организации. Дело в том, что на директора распространяется действие норм трудового права, как на работника, вступившего с работодателем – юридическим лицом в трудовые отношения на основании трудового договора, а также норм гражданского законодательства и законов о юридических лицах, как на исполнительный орган юридического лица (ч. 1 ст. 273, ст. 274 ТК РФ, п. 4 ст. 53 ГК РФ). В связи с этим, есть мнение, что генеральный директор, даже без трудового договора, находится в трудовых отношениях с компанией. А если так, то его директора-единственного учредителя нужно включать в отчет СЗВ-СТАЖ. Ведь именно о наличии трудовых отношений говорится в пункте 1.5 Порядка заполнения СЗВ-СТАЖ, утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п.

Отчет СЗВ-СТАЖ сдается, в первую очередь, для разнесения сведений о периодах работы на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц. На основании этих данных назначаются страховые пенсии. Если же так, то стоит обратить внимание на то, что в страховой стаж, необходимый для назначения пенсии, включаются периоды работы и (или) иной деятельности, которые выполнялись на территории РФ при условии, что за эти периоды начислялись и уплачивались страховые взносы в ПФР (п.1 ст. 11 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»). Если же выплат в пользу генерального директора-единственного учредителя нет, то и пенсионные страховые взносы не начисляются и не уплачиваются (поскольку их не на что начислять). А значит – эти периоды не входят в его страховой стаж. Зачем тогда сдавать на него отчет СЗВ-СТАЖ? Зачем включать в этот отчет человека, сведения о котором никак не повлияют на его пенсию и не увеличат стаж? Ответов на этих вопросы в законодательстве нет.

Другое дело, если трудовой договор с директором есть, но выплат по нему не производится. Тогда директора обязательно нужно включать в СЗВ-СТАЖ, поскольку имеется факт трудовых отношений. И даже если директор длительное время находится, например, в отпуске без сохранения содержания, то его также нужно показать в отчете, а период отпуска сопроводить специальным кодом в графе 11 – НЕОПЛ (2.2.25 Порядка заполнения СЗВ-СТАЖ, утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п.

Многое зависит от разъяснений

Когда речь шла о включении директора, в схожих обстоятельствах, в ежемесячные персонифицированные отчеты СЗВ-М к единому мнению так прийти и не удалось. Из Письма ПФР от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581 можно было сделать вывод, что если у организации нет застрахованных лиц, с которыми заключен трудовой договор или гражданско-правовой договор, на вознаграждения по которому начисляются страховые взносы, то обязанность подать форму СЗВ-М отсутствует.

В то же время из разъяснений ПФР, приведенных в Письме от 06.05.2016 N 08-22/6356, можно сделать вывод о том, что на руководителя нужно представить сведения по форме СЗВ-М, даже если с ним нет трудового договора.

Подобная неоднозначная ситуация может сложиться и с ежегодным отчетом СЗВ-СТАЖ. Потому имеет смысл дождаться официальных разъяснений от ПФР.

Кто и когда подает форму

Бывают случаи, когда необходимо подать эту форму в иные сроки, все случаи представления отчетности сведены в таблицу:

Основание / периодичность	Срок / за период
Ежегодно, на всех работников	не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом
Назначение пенсии работнику	в течение трех календарных дней со дня обращения работника к страхователю
Увольнение работника	в день увольнения выдается сотруднику на руки
По требованию работника	в течении 5 рабочих дней выдается сотруднику на руки
Ликвидация юрлица	не позднее одного месяца от даты утверждения промежуточного ликвидационного баланса, до подачи в ИФНС документов о ликвидации / за период с 1 января текущего года по дату ликвидации
Реорганизация юрлица	не позднее одного месяца от даты утверждения передаточного акта (разделительного баланса), до подачи в ИФНС документов о ликвидации / за период с января текущего года по дату реорганизации
Прекращение деятельности в качестве ИП	не позднее одного месяца от даты принятия решения о прекращении деятельности в качестве ИП / за период с 1 января текущего года по дату расторжения трудового договора
Прекращение у страхователя-работодателя статуса адвоката, полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой	одновременно с подачей заявления о снятии его с регистрационного учета в качестве страхователя / за период с 1 января текущего года по дату расторжения трудового договора

Памятка о представлении «Сведений о страховом стаже застрахованных лиц» по форме СЗВ-СТАЖ

До 1 марта 2018 года страхователям впервые необходимо будет сдать в ПФР годовой отчет о стаже – по итогам 2017 года

Страхователь ежегодно, не позднее 1 марта года, следующего за отчетным, представляет в территориальный орган ПФР по месту регистрации сведения о каждом работающем у него застрахованном лице (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах начисляются страховые взносы) «Сведения о страховом страже застрахованных лиц» по форме СЗВ-СТАЖ (далее – СЗВ-СТАЖ) в сопровождении формы ОДВ-1*.

Страхователи с численностью работающих застрахованных лиц 25 и более обязаны представлять отчетность только в электронном виде.

Сведения по форме СЗВ-СТАЖ формируются в пакеты документов. Один пакет содержит один файл с форами СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1. В пакет могут входить документы только одного наименования и одного типа сведений.

Отчетность включает в себя следующие сведения:

• страховой номер индивидуального лицевого счета
• фамилию, имя и отчество
• период работы застрахованного лица у страхователя в рамках отчетного периода, за который представляется отчетность по форме СЗВ-СТАЖ, включая застрахованных лиц, заключивших трудовые договора, либо договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которым в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы
• периоды деятельности, включаемые в стаж на соответствующих видах работ, определяемые особыми условиями труда, территориальными условиями или условиями для досрочного назначения страховой пенсии
• другие сведения, необходимые для правильного назначения страховой и накопительной пенсии

Форма СЗВ-СТАЖ содержит следующие типы сведений:

• Исходная – представляется на застрахованных лиц первый раз за отчетный период. За отчетный период по организации может быть представлен только один пакет документов «СЗВ-СТАЖ» с типом «Исходная»
• Дополняющая – представляется на застрахованных лиц, данные по которым, представленные в форме с типом «исходная», не учтены на индивидуальных лицевых счетах из-за содержащихся в ней ошибок, а так же на застрахованных лиц, информация по которым отсутствовала в ранее представленных сведениях за отчетный период
• Назначение пенсии – представляется на застрахованных лиц, которым для установления пенсии необходимо учесть период работы календарного года, срок представления отчетности за который не наступил. Представляется в течение 3 календарных дней со дня обращения застрахованного лица к страхователю

* Постановление Правления Пенсионного фонда России от 11 января 2017 г. N 3п «Об утверждении формы «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)», формы «Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (ОДВ-1)», формы «Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (СЗВ-КОРР)», формы «Сведения о заработке (вознаграждении), доходе, сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносах, о периодах трудовой и иной деятельности, засчитываемых в страховой стаж застрахованного лица (СЗВ-ИСХ)», порядка их заполнения и формата сведений»

На кого предоставляется	Срок подачи	Штрафы
Действующие работники	СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1	На страхователя: 500 руб. за каждого человека на которого не сдали форму (абз.3 ст.17 Федерального закона от 01.04.1996 №27) 1000 руб. за несоблюдение страхователем порядка представления сведений в форме электронных документов (абз.4 ст.17 Федерального закона от 01.04.1996 №27) На должностное лицо: 300-500руб. (ст.15.33.2 КоАП РФ)
Уволенные работники
Подрядчики
Работники, выходящие на пенсию	В течение трех календарных дней со дня обращения застрахованного лица к страхователю СЗВ-СТАЖ (назначение пенсии), ОДВ-1
Все работники при ликвидации и реорганизации	Один месяц с даты промежуточного баланса или передаточного акта СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1

Программы для подготовки и проверки отчетности размещены в свободном доступе на сайте ПФР www.pfrf.ru в разделе «Электронные сервисы».

Памятка страхователю о порядке оформления и сроках представления ежегодной отчетности по форме СЗВ-СТАЖ

Страхователь ежегодно, не позднее 1 марта года, следующего за отчетным, представляет в территориальный орган ПФР по месту регистрации «Сведения о страховом страже застрахованных лиц» по форме СЗВ-СТАЖ (далее – СЗВ-СТАЖ) в сопровождении формы ОДВ-1 (формы утверждены постановлением Правления ПФР от 11. 01.2017 №3п).

Форма СЗВ-СТАЖ заполняется на всех застрахованных лиц, находящихся со страхователем в трудовых отношениях (в т.ч., с которым заключены трудовые договоры) или заключивших с ним гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, по договорам авторского заказа, в пользу авторов произведений по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями, или с которым заключены трудовые договоры и (или) гражданско-правовые договоры.

Программное обеспечение для подготовки отчетности размещено на сайте Пенсионного фонда РФ www.pfrf.ru в разделе «Страхователям».

Общие правила и порядок заполнения и представления документов:

Отчетность может быть представлена в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью страхователя или через уполномоченного представителя, при наличии соответствующих Соглашений.

Страхователи с численностью работающих застрахованных лиц 25 и более (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы) обязаны представлять отчетность только в электронном виде.

На застрахованных лиц, признанных в установленном законодательством Российской Федерации порядке безработными, сведения по форме СЗВ-СТАЖ представляются органами службы занятости населения.

Сведения по форме СЗВ-СТАЖ формируются в пакеты документов. Один пакет содержит один файл и представляется одновременно с формой ОДВ-1. В пакет могут входить документы только одного наименования и одного типа сведений.

Особенности заполнения формы «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)»:

Форма СЗВ-СТАЖ имеет сквозную нумерацию страниц в рамках каждой формы, начиная с титульного листа. Порядковый номер страницы проставляется в определенном для нумерации поле.

Форма СЗВ-СТАЖ содержит следующие типы сведений:

Исходная – представляется на застрахованных лиц первый раз за отчетный период. За отчетный период по организации может быть представлен только один пакет документов «СЗВ-СТАЖ» с типом «Исходная».

Дополняющая – представляется на застрахованных лиц, данные по которым, представленные в форме с типом «исходная», не учтены на индивидуальных лицевых счетах из-за содержащихся в ней ошибок, а так же на застрахованных лиц, информация по которым отсутствовала в ранее представленных сведениях за отчетный период.

Назначение пенсии – представляется на застрахованных лиц, которым для установления пенсии необходимо учесть период работы календарного года, срок представления отчетности за который не наступил. Представляется в течение 3 календарных дней со дня обращения работника к страхователю.

При необходимости отмены представленных форм СЗВ-СТАЖ с любым типом сведений представляется форма СЗВ-КОРР с типом «отменяющая».

Форма СЗВ-СТАЖ состоит из 5 разделов:

В форме СЗВ-СТАЖ с типами «исходная» и «дополняющая» заполнению подлежат Разделы 1-3:

• раздел 1 «Сведения о страхователе»
• раздел 2 «Отчетный период» - указывается год, за который представляется форма СЗВ-СТАЖ в формате ГГГГ
• раздел 3 «Сведения о периодах работы застрахованных лиц»

Данные в разделе заполняются страхователем в именительном падеже. В графе «СНИЛС» указываются страховые номера индивидуальных лицевых счетов каждого из застрахованных лиц, на которых представляется форма СЗВ-СТАЖ.

Данные в графах «Фамилия», «Имя», «Отчество», «СНИЛС» должны соответствовать данным, указанным в страховом свидетельстве обязательного пенсионного страхования.

Для форм с типом «Назначение пенсии» графа «Период работы» заполняется по дату предполагаемого выхода на пенсию.

При необходимости отражения нескольких периодов работы по конкретному застрахованному лицу, каждый из периодов указывается отдельной строкой. Графы «Фамилия», «Имя», «Отчество», «СНИЛС» заполняются один раз.

Период работы застрахованного лица в рамках гражданско-правового договора заполняется с отражением в графе 11 кодов «ДОГОВОР», «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ». В случае если оплата по договору произведена в отчетном периоде, указывается код «ДОГОВОР». Если оплата за работу по договору отсутствует, указывается код «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ».

Графа 14 «Сведения об увольнении застрахованного лица/ сведения о периодах, засчитываемых в страховой стаж безработным» заполняется символом «X» только по застрахованным лицам, дата увольнения которых приходится на 31 декабря календарного года, за который представляется форма СЗВ-СТАЖ. Для застрахованного лица, признанного в установленном законодательством РФ порядке безработным, в графе указывается код «БЕЗР».

Разделы 4 и 5 не заполняются для СЗВ-СТАЖ с типами «исходная» и «дополняющая».

В форме СЗВ-СТАЖ с типом «назначение пенсии» заполняются все разделы 1-5:

• раздел 4 «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование»
• раздел 5 «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения»

Особенности заполнения формы «Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (ОДВ-1))»:

ОДВ-1 является документом, содержащим сведения в целом по страхователю, и фактически представляет собой опись представленных им сведений. Может содержать тип сведений «Исходная», «Корректирующая» или «Отменяющая».

Форма ОДВ-1 с типом «Корректирующая» представляется при необходимости корректировки данных раздела 5 формы ОДВ-1 с типом «Исходная».

Форма ОДВ-1 с типом «Отменяющая» представляется при необходимости отмены данных раздела 5 формы ОДВ-1 с типом «Исходная».

При представлении формы СЗВ-СТАЖ с типом сведений «Назначение пенсии» заполняются только разделы 1-3 формы ОДВ-1.

Раздел 5 заполняется только, если в форме СЗВ-СТАЖ (с типом сведений «Исходная») содержатся сведения о ЗЛ, занятых на видах работ, указанных в п.п.1-18 части 1 ст.30 ФЗ от 28.12.2017 №400-ФЗ.

Ответственность страхователя:

За представление сведений индивидуального (персонифицированного) учета (в том числе, сведений по форме СЗВ-СТАЖ), с нарушением установленных сроков, а также в случае представления неполных и (или) недостоверных сведений предусмотрено:

• применение финансовых санкций к страхователю в виде штрафа в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица (абз.3 ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996г. №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»)
• наложение административного штрафа на должностное лицо страхователя в размере от 300 до 500 рублей (ст.15.33.2 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

За несоблюдение страхователем порядка представления сведений в форме электронных документов штраф в размере 1000 рублей (абз.4 ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996г. №27-ФЗ)

ОДВ-1: порядок заполнения и сроки сдачи

Для всех работодателей с начала 2017 года была введена новая форма отчетности - ОДВ-1, где представляются сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального учета. Наряду с другими формами, данный отчет имеет свои сроки представления и порядок заполнения. Зачем нужен данный отчет, кто обязан его сдавать и в какие сроки он предоставляется?

ОДВ-1: новая форма

Новая форма введена для предоставления ее в отделение ПФР по месту регистрации компании, выступающей в роли работодателя. Документ не является самостоятельным отчетом, а выступает в роли сопровождающего бланка. Иными словами, ОДВ-1 предоставляется представителем предприятия или ИП при сдаче отчетов по персонифицированному учету: СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР и СЗВ-ИСХ.

ОДВ-1 является обязательным для всех предпринимателей и организаций, которые имеют статус страхователя и которые обязаны предоставлять в отделение ПФР один из указанных отчетов. К примеру, если у страхователя в 2017 году появились пенсионеры, то необходимо будет представить отчет по форме СЗВ-СТАЖ, а к нему приложить форму ОДВ-1.

Поскольку форма ОДВ-1 не является самостоятельным документом, то и сроки сдачи у нее привязаны к сроку сдачи конкретных видов отчетов. Для каждого типа бланка предусмотрены свои даты предоставления в контролирующий орган. Например, отчет СЗВ-СТАЖ по результатам 2017 года подается до 01.03.2018 г., после того как сотрудником было подано заявление о назначении пенсионного пособия. Соответственно, ОДВ -1 будет подаваться с данной формой до 01.03.2018 г.

Индивидуальные предприниматели без наличия наемных работников от сдачи ОДВ-1 освобождаются.

Порядок заполнения ОДВ-1

Бланк данного отчета можно скачать на официальном портале ПФР, где форма находится в свободном доступе. Также форму можно заполнить при помощи специализированного программного обеспечения, которое также размещено на портале ПФР или его можно получить при личном посещении отделения. Там же можно посмотреть образец заполнения данного бланка.

Форма ОДВ-1

Форма ОДВ-1 – это документ, содержащий сведения в целом по страхователю.

Форма ОДВ-1 – это сопровождающий документ. Он представляется только с другими формами индивидуального (персонифицированного) учета: СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР. В качестве самостоятельной отчетности форму ОДВ-1 сдавать не нужно.

Форма и порядок ее заполнения, а также электронный формат утверждены постановлением Правления ПФ РФ от 11 января 2017 года № 3п.

Обратите внимание: сведения по форме СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ИСХ, СЗВ-КОРР формируются в пакеты документов. Один пакет содержит один файл и представляется одновременно с формой ОДВ-1.

Эта форма может содержать типы сведений:

• исходная
• корректирующая – сдается если нужно скорректировать данные раздела 5 ранее представленной формы ОДВ-1
• отменяющая – сдается если нужно отменить данные раздела 5 ранее представленной формы ОДВ-1

Тип сведений обозначается знаком «X» в соответствующем окошке

Рассмотрим порядок заполнения данной формы подробнее:

• необходимость заполнения разделов 1-3 при подаче ОДВ-1 возникает только тогда, когда в пакете предоставляемой документации присутствует форма СЗВ-КОРР, за исключением формы с обозначением «особая»
• раздел 4 заполняется в том случае, когда страхователь предоставляет формы СЗВ-ИСХ или СЗВ-КОРР с отметкой «особая» и должен включать обобщенные данные по предприятию за отчетный период
• раздел 5 заполняется в том случае, когда подаются сведения на сотрудников, которые выходят на пенсию. Раздел необходимо заполнить в случае подачи форм СЗВ-СТАЖ и СЗВ-ИСХ

Отчет по форме ОДВ-1 должен заполняться без ошибок и предоставляться в отделение ПФР в бумажном виде или в электронном варианте, согласно установленным срокам сдачи.

ОДВ-1 включает в себя следующие разделы:

• реквизиты страхователя, передающего документы
• отчетный период
• перечень входящих документов
• данные в целом по страхователю
• основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии со статьей 30 Федерального закона от 28 декабря 2013 года № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»

Раздел 2 «Отчетный период (код)» заполняется в соответствии с Классификатором (приложение к Порядку заполнения форм, утв. постановлением Правления ПФ РФ от 11 января 2017 года № 3п).

В графе «Количество застрахованных лиц» раздела 3 «Перечень входящих документов» указывается число застрахованных лиц, сведения на которых содержат формы, представленные одновременно с ОДВ-1.

В случае, когда ОДВ-1 представляется одновременно с пакетом документов, содержащим формы СЗВ-КОРР (за исключением формы СЗВ-КОРР с типом «особая»), заполняются только разделы 1 - 3 формы.

Раздел 4 «Данные в целом по страхователю» заполняется в случае, если ОДВ-1 представляется одновременно с формами СЗВ-ИСХ или с формой СЗВ-КОРР с типом «Особая» и содержит данные в целом по страхователю за отчетный период, за который представляются сведения.

Раздел 5 «Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии со статьей 30 Федерального закона от 28.12.2013 N 400-ФЗ «О страховых пенсиях» заполняется в случае, если в формах СЗВ-СТАЖ (с типом сведений - ИСХ) и СЗВ-ИСХ, представленных одновременно с формой ОДВ-1, содержатся сведения о застрахованных лицах, занятых на видах работ, указанных в пунктах 1 - 18 части 1 статьи 30 Федерального закона от 28 декабря 2013 года № 400-ФЗ.

Пример заполнения формы ОДВ-1

Вот пример заполнения формы ОДВ-1, которую нужно представить одновременно с формой СЗВ-СТАЖ за 2017 год:

Подсказки при заполнении формы ОДВ-1

По материалам: sbs35.ru, buhguru.com, pfrf.ru, usn.berator.ru, kontursverka.ru

В 2018 году многим хозяйствующим субъектам предстоит предоставить в ПФР новую отчетность для всех работодателей СЗВ-СТАЖ. В результате передачи административных прав в налоговым органам отчет по страховым взносам компании на своих сотрудников сдают в ИФНС, а в ПФР уходят только СЗВ-М. Это не обеспечивает ПФР полной информацией, поэтому вводится и вводится дополнительный источник.

Форма СЗВ-СТАЖ представляет собой отчетность, которая подается в отделение пенсионного фонда хозяйствующими субъектами на своих работников. Она содержит сведения об их трудовом стаже.

Форма заменяет собой существовавший ранее отчет РСВ-1 в части сведений по периодам занятости всех работающих на предприятии, а также трудоустроенных по договорам подряда.

СЗВ-СТАЖ очень похож еще на один отчет, предоставляемый в ПФР по форме CЗВ-М, который субъекты бизнеса начали подавать на сотрудников компании ранее с целью выявления работающих пенсионеров.

При более внимательно изучении этих отчетов можно заметить, что СЗВ-СТАЖ это более расширенный отчет СЗВ-М. В нем указываются не только личные сведения и СНИЛС гражданина, но также период его трудовой деятельности с отражением даты начала и даты конца трудовой деятельности на данном предприятии.

Здесь же подробно расшифровывается время, когда за работником сохранялось его рабочее место, но фактически он не работал. То есть периоды отпуска без содержания, ухода за детьми, больничные и т. д.

Также законодательство определяет обязанность руководства субъекта бизнеса выдавать на руки СЗВ-СТАЖ, когда сотрудник увольняется. В этом случае данная форма составляется только на одного этого работника, распечатывается и передается ему вместе с другими документами в последний его день работы.

Помимо этого к отчету должна прилагаться еще бланк ОДВ-1, в которой присутствует информация о начисленных и перечисленных в ИФНС взносах на страхование в общем по компании за год. Необходимость этого возникает из-за того, что в течение года эти сведения представлялись только в ИФНС.

Внимание! Если сотрудник выход на пенсию, по запросу пенсионного фонда работодатель должен предоставить ему оформленный отчет СЗВ-СТАЖ, чтобы произвести все требуемые расчеты при начислении пенсии.

Кто должен сдавать форму СЗВ-СТАЖ

Положения норм права определяют перечень субъектов, в обязанности которых входит отправка документа СЗВ-СТАЖ.

К ним относятся:

• Предприятия и учреждения различных форм собственности, у которых существуют трудовые и гражданские соглашения с физлицами, а также зарегистрированные соответствующим образом их структурные подразделения в виде филиалов и представительств.
• Физлица, у которых открыто ИП, а также нотариусы и адвокаты с частной практикой, если они выступают в качестве работодателя и у них есть наемные работники.

Внимание! Таким образом, если организация или индивидуальный предприниматель осуществляет начисление вознаграждения физическим лицам, облагаемое страховыми отчислениями, то они должны на этих граждан подавать данную форму.

Сроки сдачи СЗВ-СТАЖ в 2018 году

Поскольку СЗВ-СТАЖ – сдается ежегодно, то его надо составлять ответственным лицам и представлять по итогу года единожды. Законодательство требует, чтобы этот отчет был сдан в ПФР не позже 1 марта.

Если установленная дата предоставления отчётности выпала на выходной день, то крайний день сдачи необходимо сдвинуть на первый рабочий день. Таким образом в 2018 году работодатели должны будут сдать отчет по СЗВ-СТАЖ не позднее 1 марта.

Помимо ежегодной отчетности форма заполняется также и в следующих случаях:

• При расторжении трудового договора CЗВ-СТАЖ необходимо передать увольняющемуся гражданину не позднее, чем в последний его рабочий день.

Важно! При выходе на пенсию этот отчет компания должна представить в ПФР в течение трех дней с факта передачи запроса.

Куда предоставляется отчетность

К данному отчету применяются аналогичные правила при определении отделения ПФР, которое будет выступать его получателем:

Физлица , зарегистрированные в качестве ИП - сдают СЗВ-СТАЖ по месту регистрации их в ИФНС, то есть по прописке, отраженной в их паспорте.

Юрлица должны представлять форму отчета со сведениями о стаже в ПФР по месту своего нахождения.

Филиалы и представительства отчитываются по этой форме отдельно от головной компании, и СЗВ-СТАЖ они сдают по своему месту расположения.

Каким образом сдается данная отчетность

Форма СЗВ-СТАЖ может быть предоставлена впенсионный фонд следующими способами:

• Данный отчет можно отнести в ПФР и сдать его инспектору непосредственно на бумаге. В этом случае нужно распечатать сразу два экземпляра, чтобы ответственное лицо при получении на втором сделало соответствующую отметку.
• Направить CЗВ-СТАЖ можно через систему ЭДО. Этот способ предполагает наличие у субъекта бизнеса ЭЦП, специализированной программы или сервиса, а также договора со спецоператором . Этот способ могут использовать все работодатели, особенно те, у которых число работающих в компании более 25 человек.

Желательно оформлять СЗВ-СТАЖ на компьютере и к бумажной версии приложить еще и электронный файл. Такой способ доступен только хозяйственным субъектам, у которых численность работников не превышает 25 человек.

Форма сдачи отчета

Форма CЗВ-СТАЖ предоставляет информацию как о самом работодателе в целом, так и информацию по каждому работнику, по кому в фирме производились начисления и выплаты, какие облагаются взносами на страхование.

Законодательство предполагает, что к годовому отчету обязательно должна быть приложена соответствующая опись, для которой установлена форма ОДВ-1.

В ней указываются регистрационные сведения по хозяйствующему субъекту, а также отражается информация об остатке, общих суммах начисленных и перечисленных страховых взносов. Здесь же отражается суммарное число работающих, с кем в компании заключены договора.

Скачать актуальный бланк

Скачать в формате Excel.

Скачать в формате Excel.

Образец заполнения СЗВ-СТАЖ

Раздел No1 – Сведения о страхователе

Рассмотрим пример заполнения отчета. В графу регистрационного номера записывается номер, который выдан организации в ПФР при его постановке на учет в ведомстве.

В следующую графу записывается короткое наименование организации, или полные личные сведения о предпринимателе (его Ф.И.О.). Данные необходимо взять из учредительных документов.

Графа «Тип сведений» должна содержать одну из следующих отметок:

• «Исходная» – данный отчет формируется и отправляется первый раз за данный период;
• «Дополнительная» – отчет уже был дан, но необходимо дополнить сведения в нем новыми;
• «Назначение пенсии» – данный отчет составляется на работника, который собирается выходить на пенсию.

Раздел No2 - Отчетный период

В указанном разделе располагается одна графа. В нее нужно записать номер года, за который составляется отчет.

Раздел No3 – Сведения о периоде работы застрахованных лиц

Такой раздел состоит из большой таблицы, в строки которой нужно вносить информацию по всем работникам, с какими в течение года у субъекта были заключены трудовые соглашения либо договоры ГПХ.

В столбцы таблицы «Фамилия», «Имя» и «Отчество» заносятся одноименные личные сведения о работнике.

Столбец «Период работы» разделяется на два. В них необходимо занести день, в который сотрудник начал исполнять обязанности в компании и день, когда он уволился. Если работник находился в компании полностью весь год, то в эти столбцы записываются дни начала и завершения года.

Если у одного и того же работника нужно занести несколько периодов работы в течение одного и того же года (например, он увольнялся и снова устраивался на работу), то их проставляют отдельными строками друг под другом. При этом личные данные и номер СНИЛС необходимо указывать единожды первой строке. В остальных столбцы с этими сведениями нужно оставить незаполненными.

Если работник отправляется на пенсию, и из-за этого события составляется и отправляется отчет, то в качестве даты завершения работы проставляется предположительный день начала отдыха.

Если сотрудник выполнял обязанности по договору ГПХ, то в виде периода нужно указать период его действия. Если работы оказаны полностью и были в полной мере оплачены, то в столбец 11 записывается слово «ДОГОВОР». Если же нет - то здесь нужно проставить «НЕОПЛДОГ», «НЕОПЛАВТ».

В столбец «Территориальные условия» нужно записать код, когда сотрудник выполнял обязанности в особых условиях окружающей среды (на особой территории). Возможные коды представлены в приложении 1.

В столбце «Особые условия» проставляется код в случае, когда работник производил выполнение своих обязанностей во вредных либо опасных окружающих условиях. При этом работы в таких условиях дает право на выход на пенсию в ранние сроки.

Возможные коды для этого столбца указаны в приложении 2. Однако здесь есть одна особенность. Если работа в особых условиях была, однако не были оформлены подтверждающие это документы, то использовать данные коды нельзя.

В столбце «Сведения об увольнении застрахованного лица» нужно делать отметку, если 31 декабря является датой увольнения работника.

Раздел No4 – Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование

Внимание! В раздел вносится информация только тогда, когда отчет оформляется на работников, выходящих на пенсию. В него включены два вопроса, на которые нужно указать ответ путем выбора необходимой графы.

Раздел No5 – Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения

Этот раздел в отчете заполняется в том случае, когда сдаются сведения о работнике, который выходит на пенсию. Здесь нужно указать периоды, за которые начислялись на работника страховые взносы, а также проставить отчет на вопрос - производилась ли в эти периоды их уплата.

Опись ОДВ-1

При оформлении СЗВ-СТАЖ ответственному лицу необходимо также оформить и сдать опись ОДВ-1. Она предназначена для обобщения всех сведений, содержащихся в основном отчете.

Опись может быть одного из трех базовых типов: «Исходный», «Корректирующий» или же «Отменяющий». Для выбора нужного типа проставляется знак «Х» в клетке, напротив его названия.

Раздел 1 предназначен для указания сведений об отчитывающейся организации. Его заполнение производится аналогично разделу 1 самого отчета СЗВ-СТАЖ.

В разделе 2 находится поле «Отчетный период», которое всегда принимает значение «0». В поле «Год» заносится цифрами год, за который отправляются данные.

В разделе 3 проставляется общее количество сотрудников, по каким содержатся сведения в отчете.

В раздел 4 необходимо заносить данные только в той ситуации, если отчеты содержат данные с типами СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР и отметкой «Особая». Сведения, которые сюда вносятся, должны включать в себя информацию полностью за весь период составления отчета.

В раздел 5 записываются данные, если в отчете есть сведения со статусом СЗВ-СТАЖ или СЗВ-ИСХ по сотрудникам, которые претендуют на назначение пенсионных выплат досрочно по причине выполнения трудовых обязанностей во вредных либо тяжелых условиях.

Нулевая отчетность по форме СЗВ-СТАЖ

По правилам оформления отчета, его нужно оформить и подать в ПФР в том случае, если у организации есть хотя бы один действующий трудовой договор хотя бы с одним единственным сотрудником. Если же у предпринимателя, нотариуса, адвоката и других работодателей нет наемных работников, то и обязанности в сдаче данного отчета у них нет.

Нужно отметить, что формат самого отчета подразумевает, что в нем должна присутствовать хотя бы одна строка с данными. Если же ее нет - то пройти первоначальный контроль на наличие ошибок эта форма уже не сможет.

С компаниями нельзя на этот вопрос ответить однозначно, поскольку изначально у нее уже есть один наемный работник, который указан в Уставе - директор. Поэтому, здесь может возникать две ситуации.

Если у организации нет ни одного подписанного трудового контракта, даже непосредственно с директором, то составлять и отправлять отчет не нужно.

Внимание! Во втором случае, когда деятельность не ведется, но подписанное трудовое соглашение между руководителем и организацией имеется, то сдать отчет будет необходимо. При этом в документ будет включено единственное лицо.

Штрафы за не сданный отчет

Существует несколько штрафов, связанных с обстоятельствами, в которых было допущено нарушение:

Организация сдала отчет в полном объеме, но срок сдачи был нарушен - по 500 рублей по сведениям каждого работника с просроченным сроком отправки;

Отчет был передан вовремя, но в него были включены не все работающие - по 500 рублей по каждому человеку, сведения о котором не попали в отчет.

Отчет был сдан в установленный срок, данные по всем работникам были в него включены, однако проверка показала, что некоторые из них являются несоответствующими действительности - 500 рублей по каждому человеку, сведения о котором были указаны неверно.

Внимание! Кроме этого, установлен штраф за сдачу отчета на бумажном носителе, в то время как организация обязана отправлять его только в электронном виде. Его сумма составляет 1000 руб.

Особенности заполнения формы СЗВ-СТАЖ при увольнении

По закону, при увольнении работника, ему должна быть на руки выдана эта форма. В ситуации, когда организация подает отчет в конце года, он содержит в себе сведения обо всех работниках компании.

Если же бланк выдается при увольнении, он должен включать в себя сведения только на этого конкретного сотрудника, в противном случае произойдет нарушение - разглашение персональных сведений обо всех других работниках, что недопустимо.

Когда отчет СЗВ-СТАЖ составляется при увольнении, в нем указывается статус «исходный», а также проставляется год увольнения (текущий год).

В табличную часть нужно занести дату начала работы, если он был принят в течение года, либо первый день года. В качестве даты завершения периода заносится дата увольнения.

Внимание! Если работник прекратил договор 31 декабря, то необходимо поставить отметку в предназначенной для этого графе 14.

Разделы 4 и 5, если бланк составляется для уволенного работника, игнорируются.

Штрафы за невыдачу формы при увольнении

В связи с тем, что закон устанавливает обязательство работодателя выдать увольняющемуся работнику отчет на руки в его заключительный рабочий день, были введены штрафы за невыполнение этого правила. Наказание составляет 50 тыс. руб.

Такой же штраф необходимо будет заплатить организации в случае, когда работник собрался выходить на пенсию, а организация в трехдневный срок не отправила на него данные сведения в ПФР.

Все работодатели должны ежегодно сдавать Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ). утвердили только в 2017 году. Предоставить декларацию в ПФР нужно до 31.12.17. Детальнее о том, как составлять, куда и когда сдавать отчет, читайте далее.

СЗВ-СТАЖ: что это и кто сдает в 2017 при увольнении?

СЗВ-СТАЖ — это новый отчет работодателей, в котором указываются данные о стаже работы сотрудников. Ранее эта информация указывалась в РСВ-1. Этот отчет отменили, а также изменили порядок расчета взносов. Поэтому возникла необходимость разработки нового документа.

Форма документа была утверждена Постановлением ПФР № 3П от 11.01.17. Отчитываться нужно до 1 марта года, следующего за отчетным. Когда сдавать СЗВ-СТАЖ в первый раз? До 1 марта 2018 года. Когда сдавать СЗВ-СТАЖ при В течение трех дней с момента принятия соответствующего решения. Ранее указанного срока нужно будет предоставить отчет, если кто-то из сотрудников выходит на пенсию до конца 2017 года. Вот что это - СЗВ-СТАЖ. Кто сдает в 2017 при увольнении? Бухгалтерия предприятия.

СЗВ-СТАЖ: как заполнить раздел 1-2?

Рассмотрим пример заполнения декларации в случае, если в организации есть сотрудники, которые за текущий год вышли на пенсию. Отчет состоит из шапки и 5 разделов. Информация помещается на одном листе при двусторонней печати. Каждая страница пронумерована: 001 и 002. Заполнять документ нужно печатными буквами либо шариковой ручкой, либо на компьютере.

В шапке документа содержится краткая информация об организации: номер в ПФР, ИНН, КПП, краткое наименование организации.

В разделе 1 содержит информацию о страхователе. Здесь следует продублировать номер регистрации в ПФР, ИНН и КПП и отметить тип отчета: исходный, дополнительный или назначение пенсии.

В разделе 2 указывается отчетный период (2017 год). Когда сдавать СЗВ-СТАЖ? По завершении текущего года.

Раздел 3

Здесь содержится информация о сотрудниках фирмы. Раздел имеет вид таблицы, состоящей из 14 граф. Сначала заполняются данные о сотруднике: ФИО и СНИЛС (1-5 пункты), период его работы в организации (6-7 пункты) в формате «дд.мм.гггг». Этот период не должен превышать период сдачи отчета. Если имеет несколько периодов по одному застрахованному лицу, то каждый из них оформляется отдельной строкой. Перерывы в работе сотрудников отражаются по специальным кодам. Их детальный перечень будет представлен далее.

Пункты 6-7

Периоды работы сотрудников следует отразить с поясняющими кодами. Если физическое лицо трудилось по договору, все работы выполнило, но они не были оплачены, следует указать в графах 6-7 и 11 - “ГПХ”, «ДОГОВОР», «НЕОПЛДОГ». Информацию в отчет следует включить обо всех сотрудниках, которые трудятся по трудовым и гражданско-правовым договорам.

Место и время

В графе 8 указывается код территориальных условий (по заглавным буквам в названии):

• Район Крайнего Севера.
• Местность в районе Крайнего Севера.
• Село.
• Проживание на территории зоны с правом на отселение - Ч34, социально-экономическим статусом - Ч35, в другие районы - Ч36.

Если сотрудник трудится весь рабочий день в течение неполной недели, то период работы считается по количеству отработанного времени. Если сотрудник трудится менее чем 8 часов за смену, то рабочий день отражается в долях ставки.

Особные условия труда

Графа 9 заполняется в том случае, если за период работы наступили условия, дающие право на досрочный выход на пенсию, а также были начислены страховые взносы по специальному тарифу.

Код условий	Расшифровка
	подземные работы и работа в горячем цехе
	тяжелые условия труда
	работа женщин в качестве трактористов, машинистов строительных, погрузочно-разгрузочных машин
	интенсивная работы в текстильной промышленности
	рабочие бригад на железнодорожном транспорте и в метрополитене
	работа в отрядах на полевых, геофизических, топографо-геодезических, гидрологических, гидрографических, лесоустроительных работах
	занятость на лесозаготовках и лесосплаве
	механизаторы бригад погрузочно-разгрузочных работ
	работа на флоте
ЗП12К (27-10)	водители городского транспорта (автобусов, троллейбусов, маршруток)
	работа в спасательных службах
	работа с осужденными
	работа в противопожарном отделении МВД

Вот как заполняется отчет СЗВ-СТАЖ.

Информация о праве на досрочную пенсию отражается в графах 12 и 13. Графы 9-13 не заполняются, если не подтверждена документами работа в особых условиях труда или не оплачены страховые взносы по доптарифам.

Кодировка

В графе 10 указывается код основания для исчисления стажа.

Сколько работал

Когда нужно сдавать СЗВ-СТАЖ, в отчете следует отразить фактическое время работы сотрудника. Специально для этой цели предусмотрены коды исчисления стажа.

	Отпуск по уходу за ребенком
	Отпуск по родам
	Трудоустройство по гражданско-правовому договору
Увпериод	Увеличение расчетного периода
Длотпуск	Оплачиваемый отпуск
Адотпуск	Неоплачиваемый отпуск
	Пребывание на больничном
	Вахтовый отдых
	Перевод сотрудника между должностями
	Курсы повышения квалификации
	Исполнение общественных обязанностей
	Не допущение к работе не по вине сотрудника
	Дополнительный отпуск
Меднетруд	Период отсутствия на работе беременной женщины по состоянию здоровья
Неоплавт
ЗГДС, ЗГД, ЗГГС	Замещение госслужащим другого лица
	Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет
	Допотпуск участникам ЧАЭС

Раздел 4 и 5

Эти разделы заполняются только в отчетах с типом “Назначение пенсии”. Здесь указывается информация о взносах за периоды работы, указанные в разделе 3. Ответ ”да” означает, что взносы были начислены в том числе по дополнительным тарифам, но еще не оплачены. Ответ “нет” означает, что взносы не начислялись. Вот как заполнять СЗВ-СТАЖ.

Заключительный этап

Оформленный отчет должен быть подписан руководителем компании. Рядом с росписью указывается должность и ФИО. Новая отчетность в ПФР сдается под опись.

Отчет по пенсионерам

Когда сдавать СЗВ-СТАЖ по лицам, которые выходят на пенсию? Сразу после формирования приказа об увольнении сотрудника. Алгоритм заполнения отчета отличается от стандартного. В первом разделе следует указать, что отчет сдается в связи с «назначением пенсии», во втором - текущий год. В разделе 5 следует указать период уплаты взносов по договорам негосударственного пенсионного обеспечения, если такие имелись. В остальном процесс заполнения формы СЗВ-СТАЖ не отличается от стандартного.

Особые случаи

Когда сдавать СЗВ-СТАЖ, если организация подлежит ликвидации? Документ следует заполнять за период с 1 января текущего года до момента, когда ФНС внесет данные о прекращении деятельности в ЕГРЮЛ. На титульной странице тип отчета следует указать «исходный». Кроме информации о самой организации, в отчете следует отразить данные о сотрудниках компании, которые трудятся по всем видам договоров. Форма СЗВ-СТАЖ должна быть заполнена только в первых трех разделах. Последние два раздела нужно оставить пустыми. Предоставить отчетность нужно в течение месяца со дня принятия решения. Иначе организации грозит штраф в размере 500 руб. за каждого трудоустроенного работника.

Например, учредители ООО 30.06.17 приняли решение о К 11.09.17 был сформирован промежуточный баланс. Это означает, что отчитаться по всем трудоустроенным лицам необходимо до 10.10.17. Сдавать нулевую отчетность в такой ситуации организация не имеет права. Если на момент принятия решения в компании уже не числились сотрудники, то в отчет следует включить информацию по единственному учредителю, которому начислялась и выплачивалась зарплата.

Увольнение

Если сотрудник увольняется, то бухгалтерии нужно составить по нему отчет СЗВ-СТАЖ в двух экземплярах: первый отдать в ПФР, а второй - сотруднику на руки. Документ можно либо передать лично в руки, либо отправить по электронной почте. Главное - иметь подтверждение о выдаче формы уволенному сотруднику.

В день увольнения в дополнение к отчету сотруднику нужно выдать:

• трудовую книжку;
• справку о ЗП;
• копию СЗВ-М;
• прочие документы по заявлению сотрудника.

До какого числа сдавать СЗВ-СТАЖ? В идеале - в день увольнения.

Штрафные санкции

Если человек увольняется, то бухгалтерия обязана выдать справку СЗВ-СТАЖ и новый расчет по страховым взносам ему на руки. За нарушение данного требования ФЗ № 27 предусмотрен штраф в размере 50 000 руб. Информация по таким сотрудникам подается в отчете на конец 2017 года. Если увольняется человек пенсионного возраста, то СЗВ-СТАЖ при выходе на пенсию нужно сдать сразу после оформления записи в трудовой книжке.

Автоматическое заполнение отчета

Поскольку сегодня большинство бухгалтеров собирают и обрабатывают информацию для отчетов в специальной программе, рассмотрим, как составить в 1С СЗВ-СТАЖ.

Бланк отчетности расположен в разделе “Справки ПФР. Пачки, описи”. Нужно в реестре нажать на кнопку “Создать” и выбрать тип документа “СЗВ-СТАЖ". Далее необходимо заполнить год, дату составления и тип отчета. Нужно выбрать в табличной части документа список сотрудников, по которым будет формироваться отчет, и сформировать форму "Сведения о страховом стаже застрахованных лиц". После заполнения всех данных остается распечатать отчет.

Отчетность на учредителя

Отчет был разработан для того, чтобы на индивидуальном счете застрахованного лица отражалась вся информация о его трудовом стаже. На основании этих данных впоследствии будут рассчитываться пенсионные баллы и размер страховой выплаты. Отчитываться нужно по всем сотрудникам, работающим по трудовым, гражданско-правовым договорам. Поэтому возникает логичный вопрос: "Нужно ли составлять отчет по генеральному директору, который является единственным учредителем фирмы?"

Если руководитель трудится по трудовому договору, получает за свою работу вознаграждение, то отчитываться по нему нужно так же, как и по любому другому сотруднику.

На практике директора редко заключают с предприятием трудовые договора. И такие случаи вызывают массу споров среди юристов и экономистов. С юридической точки зрения директор вступает с организацией в трудовые отношения. Значит, информацию о нем следует подавать в отчете.

С налоговой точки зрения, информация в отчет подается о сотрудниках, на которых перечислялись страховые взносы. Если выплат не было, то указанный период не входит в страховой стаж. Зачем тогда подавать сведения, которые никак не повлияют на начисление пенсии? Прямого ответа на этот вопрос в законодательстве нет. Некоторые работодатели придерживаются мнения юристов и даже в такой ситуации передают данные о руководителе в ПФР.

Другое дело, если договор заключен, но выплаты по нему не производились. Тогда информацию по генеральному директору нужно включить в отчет, указав дополнительное условие «Отпуск без сохранения зарплаты» в графе 11.

Когда аналогичный вопрос возник с заполнением СЗВ-М, единого мнения найти не удалось. В письме ПФР № ЛЧ-08-19/10581 были представлены следующие разъяснения. Если у организации нет страховых лиц, по которым бы начислялись страховые взносы, то и потребность сдавать отчетность отсутствует. Из того же письма следовало, что включать в документ информацию о руководителе организации нужно в любом случае. Подобная ситуация возникла со СЗВ-СТАЖ.

Рассмотрим еще один спорный момент. Информацию по физическим лицам, с которыми в течение года был заключен трудовой или гражданско-правой договор, но не осуществлялись выплаты, следует включать в отчет СЗВ-СТАЖ. Если сотрудник проработал в организации хотя бы один день, значит, ему должна быть начислена зарплата. Именно начисление, а не выплата является основанием для включения информации в отчет.

Оформление ОДВ-1

Данный отчет содержит общую информацию об организации. Документ оформляется по оборотам одного наименования (с одним типом сведений) за один период. Первым делом нужно выбрать тип сведений: «корректирующий», «отменяющий» (если исправляются или отменяются данные за предыдущие периоды), «исходный» (если пакет документов сдается первично). Порядок заполнения отчета зависит от того, с каким документом он сдается.

Сдача отчетности в ПФР

После получения заявления об увольнении сотрудника бухгалтерии выделяется три дня на составление отчета за текущий год и предоставление его в ПФР.

Если в организации трудится 25 человек и больше, то страхователь обязан Если официально трудоустроено меньшее количество людей, то отчитываться можно и «на бумаге». Эти правила распространяются на все типы отчетов, в том числе «Назначение пенсии». Если в 2016 году в организации трудилось 29 человек, то сдавать СЗВ-СТАЖ нужно только в электронном варианте. То есть опираться нужно на количество занятых сотрудников за 2016 год.