Сроки согласования документов в организации. Согласовано или согласованно: как правильно писать? В каких случаях пишется "согласовано", а в каких - "согласованно"? Три «золотых» правила согласования

29 ноября 2017 г. 15:42

При автоматизации бизнес-процессов часто пересматриваются или создаются новые регламенты в организации с целью наведения порядка и оптимизации работы. Однако, возможны ситуации, когда изменения обеспечивают правильность и законность процедуры, но при этом существенно увеличивают ее сроки.

Идеальный процесс

На одном из проектов внедрения возникла ситуация: в компании утвердили положение по инициации, согласованию и утверждению договоров. Тут же было принято решение автоматизировать процесс согласно новому регламенту с помощью системы DIRECTUM. Владельцы бизнес-процесса за счет автоматизации хотели исключить случаи нарушения регламента и ускорить сроки заключения договорных документов. Рядовые сотрудники видели плюсы в том, что после автоматизации не надо будет ходить с бумагой по всем согласующим.

Для решения поставленной задачи были разработаны типовые маршруты и проведена тестовая эксплуатация с группой ведущих пользователей. Когда результат устроил заказчика, было проведено обучение рядовых пользователей и запущена опытная эксплуатация.

Это реальность

Первый же договор, который являлся типовым на небольшую сумму, вместо привычных всем двух-трех дней согласовывался в системе… две недели.

Первые мысли заказчика, конечно же о том, что система дала сбой. Мы вместе проверили маршрут, и как проходил этот документ от начала и до конца – претензий не обнаружилось. Тогда вопрос, если система работала правильно, то каким образом договоры на бумаге согласовывали за пару дней? Проведенное расследование показало:

1. Сотрудники, работая с бумагой, не застав на месте одного согласующего, несли документ другому, что вполне резонно. Но владельцы бизнес-процесса, юристы, были решительно против – при согласовании договора необходимо соблюдать последовательность согласующих: обязательно сначала необходимо согласовать в своем подразделении, а потом согласовывать у прочих специалистов; сначала надо проверить строительную готовность и только потом закупать материалы и т.д. Иначе есть риск подписать договор, на который у компании нет ни средств, ни готовности.

2. Иногда, какие-то специалисты пропускались в согласовании некоторых договоров, о них либо забывали, либо считали, что необходимости в их подписи нет. А это уже грубое нарушение регламента, с чем и боролся заказчик, внедряя систему. Но с другой стороны, копая глубже, выяснилось, что действительно, для некоторых договоров можно сократить круг согласующих.

Однако, даже признавая правильность работы системы, заказчика решительно не устраивали сроки согласования, и встал вопрос по оптимизации процесса. В первую очередь необходимо было найти системные/технические точки оптимизации, минимально затрагивающие регламент компании.

Сокращение времени на согласование для каждого согласующего не рассматривалась как точка оптимизации. У согласующих есть обязанности помимо согласования и возможно отсутствие на рабочем месте согласующего. Такое сокращение привело бы к увеличению просроченных заданий, что искусственно занизило бы исполнительскую дисциплину, но никак не привело бы к ускорению согласования.

Что же делать?

Пересмотр категорий и видов договоров. Выделение типовых договоров

Самое первое и простое – это детализировать имеющийся перечень видов и категорий договорных документов с целью выделения для каждого своего списка согласующих и правил согласования, где-то упрощенных.

Вместо первоначальных 7 категорий стало 13 . В согласующие по категориям договоров входили профильные специалисты, и при расширении списка категорий получились и такие, где профильные согласующие вовсе отсутствовали.

Все договоры поделены на две большие группы – одну подписывал генеральный директор, вторую подписывал первый заместитель. Это позволило разгрузить директора , и дало возможность одновременного подписания договоров из разных групп.

Выделены определенные виды договоров, которые заключались с одним и тем же поставщиком. Проект договора с этим поставщиком стал «типовым» для компании, что позволило согласовывать такой договор по правилам типовых.

Разработаны новые шаблоны и типовые формы договоров, в которых основные пункты совпадали, и менялся только контрагент, срок и сумма. Для таких типовых договоров в типовом маршруте пропускался целый блок согласования проекта договора и договор сразу уходил на визирование и подписание.

Вот здесь пришлось пересмотреть регламент заказчика, поскольку первоначальная версия не допускала пропуска этапа согласования проекта договора. Разработка типовых проектов договоров ведется у заказчика и в настоящее время ­– постепенно, все больше видов/категорий договоров становятся типовыми:

Объединение заданий на согласование, если согласующий совмещал несколько ролей

Рассмотрим цепочку согласования: исполнитель отправляет договор на согласование, первым согласующим является непосредственный руководитель, далее руководитель центра финансовой ответственности (ЦФО) и затем специалист проектно-технического управления (ПТУ). К примеру, если руководитель исполнителя одновременно является и специалистом ПТУ, тогда задание на согласование он бы получал один раз на этапе согласования с руководителем. Казалось бы, ничего сверхъестественного.

Но! это опять не соответствовало в точности регламенту:

● Нарушалась последовательность: в этой ситуации специалист ПТУ согласовывает раньше руководителя ЦФО. Однако, правила в компании не столь бюрократизированы и жестки, что владельцы процесса пошли на это отклонение. В результате в регламенте и инструкциях прописали, а пользователям провели инструктаж, что в таких случаях согласующий обязан рассмотреть все пункты договора, которые он согласовывает, как исполнитель нескольких ролей согласования;

● Отсутствие нескольких подписей в листе согласования. Ранее, получив договор на согласование руководитель, если он же являлся согласующим от ПТУ ставил две подписи на бумажном листе согласования. В текущей схеме, при согласовании в системе в листе согласования присутствовала только одна подпись, что также было согласовано с заказчиком.

Возможность выбора согласующих на повторных кругах согласования

Согласование договорных документов в компании состоит из 4 этапов, на каждом из которых свой круг специалистов, согласующих договорной документ и свои ответственные (те, кто дорабатывает документ по замечаниям):

● согласование заявки на договор – ответственный за этап исполнитель ;

● согласование проекта договора – ответственный за этап юрист, подготовивший проект договора ;

● согласование договора после закупочной процедуры (тендер/переговоры) – ответственный за этап исполнитель ;

● визирование и утверждение договора – ответственный за этап юрист .

Если у кого-либо из согласующих были замечания, проект договора отправлялся на доработку и после нее согласовывался повторно со всеми специалистами. Таким образом исключался риск, что кто-то из согласующих пропустит изменения, коснувшиеся пунктов, за которые он ответственен. Однако, даже самые незначительные доработки существенно увеличивали срок согласования, а большинство согласующих не понимало зачем им повторно согласовывать документ, если правки незначительны.

В итоге на этапах согласования проекта договора и визирования договора для юриста на этапе доработки была сделана возможность выбора списка согласующих для повторного согласования. По умолчанию список заполнялся теми согласующими, которые высказали замечания, но у юриста была возможность добавить согласующих, если по итогам доработки изменения коснулись и других пунктов.

Для реализации такой возможности с минимальными рисками в компании были выделены два юриста, отвечающие за подготовку проектов договоров , и несущие ответственность, что проект договора будет согласован со всеми необходимыми специалистами. При этом на остальных двух этапах у исполнителей отсутствовала такая возможность и им было необходимо повторно согласовывать договор со всеми своими согласующими на данном этапе.

Результаты оптимизации

По ходу оптимизации согласование всех договоров продолжало дублироваться на бумаге – такое требование было выдвинуто с нашей стороны, для возможности отладки системы без потерь для заказчика. Первые недели система «догоняла бумагу», нагрузка на пользователей возросла, но зато не было упущено ни одной сделки по причине чрезмерно длительного согласования в системе.

Приведенные выше мероприятия к изначальным двум дням согласования не привели. Сейчас средний срок согласования типового договора составляет 5-6 рабочих дней. Для заказчика этот срок допустимый в рамках текущего регламента. Дальнейшее ускорение процесса должно достигаться за счет разумной оптимизации регламента – слепое ускорение и упрощение текущих процедур приведет к хаосу и тем же проблемам, что были до автоматизации.

Автоматизация бизнес-процессов в этом примере в большей степени преследовала цель не ускорения, а наведения порядка. Заказчик получил гарантированное исполнение регламента , исключение случаев обхода установленных процедур и возможность более точного контроля процесса. Поэтому замедление процесса после автоматизации вполне возможный результат. И здесь руководству заказчика необходимо донести причины до исполнителей, по возможности, собрать от них конструктивные пожелания и запланировать дальнейшую оптимизацию процессов.

Подведем итоги

Регламенты, оторванные от жизни, работать не будут. Поэтому перед введением новых положений в эксплуатацию необходимо тщательно исследовать текущее положение дел с привлечением всех задействованных в процесс структурных единиц.

Если в разных случаях процесс проходит по-разному, необходимо разобраться правильно ли это, либо действительно нарушение. А также нужно понимать, что жесткие регламенты могут повысить риски увеличения сроков, бюрократии и излишней работы. Важно регулярно возвращаться к цели автоматизации.

На нашем примере видно, что оптимизировать работу с помощью одной только системы невозможно, необходим пересмотр регламента, чем сейчас и занимается заказчик. Ждем от него нового положения и сопутствующих пожеланий к типовым маршрутам.

(4,83 - оценили 6 чел.)

Слово: «согласовано» или «согласованно», связан с правилами правописания причастий и наречий. Оба варианта являются правильными, но выбор зависит от того, какая именно часть речи имеется в виду.

«Согласовано» или «согласованно»?

Перед нами два предложения: «Мы действовали согласованно». / «Решение собрания согласовано с руководством». Мы видим, что в первом случае слово имеет две буквы н , а во втором - одну. Почему? Дело в том, что в первом предложении слово «согласованно» отвечает на вопрос «как, каким образом?» и проявляется как наречие. Во втором предложении к слову «согласовано» мы задаем вопрос «что сделано?», оно проявляется как И здесь уже действуют законы правописания для каждой части речи отдельно. Разберемся в этом.

Буква н в кратких причастиях

Эта часть речи имеет характеристики, объединяющие ее и с прилагательным, и с глаголом. Способность иметь действительный и а также время причастие заимствует у глагола, а способность обладать полной и краткой формой оно берет у прилагательного. В случае, когда мы выясняли, как правильно - «согласовано» или «согласованно» - стоит писать слово, мы использовали предложение с кратким в прошедшем времени: «Решение собрания (что с ним сделано?) согласовано с руководством». Для подобных причастий существует правило: их пишем с одной буквой н . Примеры: статья прочитана, сессия сдана, лента просмотрена, остановка отмечена и т.п. Одну н имеют и причастия среднего рода, которые используются в безличных предложениях: «В комнате было накурено».

Для причастий, которые используются в полной форме, действуют другие правила. Рассмотрим и их.

Двойная н в полных причастиях

Так пишутся причастия с суффиксом и окончанием -ованный, -еванный: тонированные стекла, избалованный малыш, заплеванный пол, выкорчеванная береза, купленная ваза, решенный пример, встреченный друг, согласованное предложение и т.п.

Условие для удвоения н

Не всегда, однако, одно и то же слово пишется одинаково. Существует ряд условий, влияющих на наличие или отсутствие второй буквы н в причастии или

В причастиях напишем -нн-, если рядом с ним имеются зависимые слова: глаженная утюгом блузка; стриженные машинкой волосы; груженный под завязку состав, крашенный позавчера подоконник, тяжело раненный солдат и др.

Но в тех же словах будем писать -н-, если зависимые слова отсутствуют: глаженая блузка; стриженые волосы; груженый состав; крашеный подоконник, раненый солдат.

Двойная н в наречиях

«Согласовано» или «согласованно» - как пишется правильно, если речь идет о наречиях? Здесь работает следующее правило.

• Те наречия, которые оканчиваются на -о и происходят от страдательных причастий и прилагательных, имеющих в составе -нн-, тоже пишутся с двойной буквой н . Ну а те наречия, что произошли от слов с -н-, соответственно имеют одну н . Примеры: какой? - взволнованный / как? - взволнованно; какой? - уверенный / как? - уверенно и т.д. Точно так же можно объяснить, как пишется «согласованно»: от страдательного причастия «согласованный» это наречие получило «в наследство» двойную н .
• Если же наречие возникло из прилагательного с одной н , то и оно будет иметь ее только одну: какой? - путаный / как? - путано; какой? - ладный / как? - ладно и т.д.

Что такое согласованные определения?

Предложение с определением - это предложение, в котором присутствует второстепенный член, отвечающий на вопросы «какой, который и чей?» К примеру: «В саду расцвел (какой?) душистый цветок». Слово «душистый» здесь - определение. Это определение является согласованным, то есть оно согласуется с существительным «цветок» в роде (мужской), числе (единственное), падеже (именительный). К слову, определения объединяются с лексемами, которые характеризуют способом примыкания и управления, но не о них сейчас речь. Мы выяснили, что такое согласованное определение.

Обособлением в грамматике именуется пунктуационное и интонационное выделение неких слов или синтаксических конструкций. Обособляются и В каких же случаях?

Обособление согласованных определений

Традиционно выделяются запятыми те определения, какие выражаются причастиями с зависимыми словами, если они располагаются в предложении после определяемого слова. Пример: «С колоколен летели звуки, (какие?) наполнявшие меня чувством небесной сладости и торжества ». Речь, иначе говоря, идет о причастном обороте, выступающем в роли определения. Вот еще одно предложение с обособленным согласованным определением: «Путники увидели храм, (какой?) построенный здесь в прошлом году , и с радостным удивлением осматривали его стройные белые линии, золоченые купола». Мы видим здесь, что если распространенное определение помещено внутри предложения, то выделяется знаками препинания с обеих сторон.

В заключение

Теперь мы знаем, что сомнения в том, как писать - «согласовано» или «согласованно», «организовано» или «организованно» и т.п. - разрешаются просто: необходимо по вопросу найти, к какой части речи принадлежит слово, и действовать согласно правилу для данных грамматических единиц.

Регламент согласования документов. Пример, шаблон, образец с пояснениями и комментариями. Берите за основу, наполняйте своим содержанием. (10+)

Порядок согласования документов. Регламент, положение. Образец, пример, шаблон

Самое важное: Нужно ли утверждать регламент согласования? Обязательно. Нужно зафиксировать правила игры, одинаковые для всех. Можно ли отказаться от санкций в положении? Санкции необходимы для обеспечения выполнения регламента. Все должны понимать, что будет, если они будут плохо работать, намеренно затягивать согласование. Не слишком ли жесткий регламент? Нет. Люди получают зарплату за свою работу и должны выполнять ее качественно. Любые простои - потери для бизнеса. Можно ли использовать предложенную форму мне в своей работе? Конечно. Копируйте, адаптируйте, применяйте. Для этого и опубликовано. Поясните, пожалуйста... Пишите нам вопросы. Ссылка на контакты в конце статьи.

Предлагаю Вашему вниманию регламент согласования проектов документов.

Утверждено приказом
генерального директора
N _________ от ___________

Регламент. Положение о порядке согласования.

Цели и задачи регламента.

Настоящий регламент направлен на повышение управленческой эффективности компании, быстроты и качества принятия решений. Выполнение регламента должно обеспечить конкурентные преимущества компании на динамичных рынках, требующих быстрого и ответственного принятия решений.

Регламент устанавливает порядок формирования документов для согласования, порядок и сроки рассмотрения заявок на согласование, порядок выставления замечаний и их устранения.

Порядок подготовки документов для согласования

Инициатор согласования готовит комплект документов для согласования. На согласование направляется полностью готовый, сформированный комплект документов. Внесение изменений по собственной инициативе в комплект документов, уже направленный на согласование, инициатором допускается только в экстренных случаях (обнаружение ошибок) с последующим обязательным депремированием инициатора, а в случае систематических ошибок, его непосредственного руководителя.

[Комментарий. На согласование должны направляться готовые документы. Если разрешить направлять полуфабрикаты, то согласующие подразделения завалятся бумагой, будут по десять раз смотреть один и тот же документ]

Инициатор для каждого согласующего подразделения оформляет отдельный лист согласования, в котором указывает название документа, согласующее подразделение и дату направления.

[Комментарий. Отдельные листы согласования для различных подразделений совместно с правилом, что каждый работает только с вопросами своей компетенции, позволяют проводить согласование параллельно]

Инициатор направляет документ на согласование в подразделения, чьи сферы ответственности затрагивает документ.

Инициатор уведомляет секретариат о начале согласования документа, передает в секретариат список служб и отделов, куда направлен документ с указанием даты направления.

Порядок формирования замечаний

Согласующее подразделение в трехдневный срок обязано согласовать документ или подготовить исчерпывающий список замечаний. На следующих этапах согласования обсуждаются только вопросы, поднятые на этом этапе. Появление новых замечаний по уже проработанному тексту возможно только в экстренных случаях (обнаружение пропущенных ошибок) с последующим обязательным депремированием согласующего специалиста, а в случае систематических ошибок, его непосредственного руководителя.

Выставление подразделением замечаний, не относящихся к сфере его компетенции, не допускается.

[Комментарий. Пункты направлены на исключение затягивания согласования. В такой формулировке регламента мы на первом этапе сразу имеем исчерпывающий список замечаний от всех подразделений. При этом замечания от разных подразделений не пересекаются. Так что их исправление не требует повторного согласования в других подразделениях.]

В листе согласований делается отметка "Согласовано" или "Внесены замечания и предложения". Список замечаний прилагается.

Порядок устранения замечаний

Исполнитель вносит исправления по полученным замечаниям, если считает это возможным. В случае, если исполнитель внес в документ редакцию в точном соответствии с рекомендацией профильного подразделения, повторное согласование не требуется. Если исполнитель считает невозможным внести изменения в точном соответствии с рекомендацией профильного подразделения, исполнитель направляет пояснительную записку, объясняющую ситуацию.

Для сближения позиций исполнитель может провести рабочее совещание с лицом, ответственным за согласование.

Обо всех документах, которые не удается согласовать в 15-дневный срок, докладывается руководству компании.

Сфера действия регламента

Настоящее положение распространяется на все подразделения и сферы деятельности компании. Регламент обязателен для исполнения всеми сотрудниками компании, в чьи служебные обязанности входит согласование документов.

Согласование осуществляется в следующих подразделениях:

Информационные технологии, программное обеспечение, компьютеры и связь - Отдел информационных технологий.

Юридические вопросы - Юридическая служба.

Кадровые вопросы, обучение, социальные программы, премирование и поощрение, подбор персонала, аттестация, сокращения и увольнения - Служба управления персоналом.

Финансовые вопросы - Финансовый департамент, бухгалтерия.

Структура, содержание, текст документов, ознакомление сотрудников - Секретариат.

Вопросы доступа, вопросы безопасности - Служба безопасности.

Раскрытие информации, интервью, публикации, реклама и рекламные материалы - Служба рекламы и PR.

Ответственность

Сотрудник, согласовавший документ, в части своих компетенций несет ответственность за его правильность и соответствие интересам компании. Ответственность сотрудника регулируется законодательством и внутренними документами компании.

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости , чтобы быть в курсе.

Если что-то непонятно, обязательно спросите!

Типовой порядок, регламент рассмотрения и ответа на запросы и обращения граждан,...

Стиль официальной переписки. Особенности, примеры...
Деловой стиль текста. Характерные черты формальной лексики. Стиль официальной пе...

План-график выполнения работ, оказания услуг, поставки. Составить. Вып...
План-график. Образец, советы по составлению....

Как составить протокол совещания? Советы, инструкция...
Образец протокола совещания. Как составить стенограмму обсуждения. Как написать...

Положение, приказ, концепция кадровой политики предприятия, организаци...
Пример положения о кадровой политике....

Как составить докладную записку? Текст, пример....
Советы по составлению докладных записок. Правила, структура, примеры. Как правил...

Лучше перебдеть, чем недобдеть.

Народная мудрость

Думаю, что не ошибусь, если скажу, что любого секретаря, работающего в организации, где отсутствуют четкие правила ведения документооборота или эти правила недостаточно тщательно проработаны, неоднократно посещали мысли о высокой ответственности, которую он несет на своих плечах при подготовке того или иного организационного, распорядительного или коммерческого документа.

Я вполне разделяю это беспокойство. Ведь вопросы, затрагиваемые в документах, подчас лежат в настолько различных плоскостях, что одному человеку, будь он даже семи пядей во лбу, зачастую непросто или даже невозможно разобраться во всех тонкостях, скрытых нюансах и возможных последствиях, которые повлечет за собой подписание того или иного документа.

Выходом для делопроизводителя (секретаря) в данном случае будет являться процедура согласования проекта документа перед утверждением его руководящим лицом компании.

Давайте попробуем выработать, отладить, утвердить и запустить в действие жизнеспособный механизм согласования проектов документов, способный снять с сотрудника службы делопроизводства или канцелярии бремя ответственности и свести к минимуму ошибки при составлении и утверждении тех или иных документов компании.

Наша справка

Существуют две формы согласования: внутренняя и внешняя.

Внутреннее согласование - это анализ и оценка ведущими специалистами (руководителями соответствующих служб или подразделений организации) проекта документа с целью проверки корректности формулировки содержания, возложения ответственности, сроков исполнения, финансовых выгод или потерь, проверки соответствия данного документа действующему законодательству и локальным нормативным актам компании.

Внешнее согласование - это согласование документа со сторонними организациями или их должностными лицами.

Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, может проводиться как с подчиненными, так и с неподчиненными органами (если содержание документа затрагивает их интересы), научно-исследовательскими организациями, различными комитетами и общественными организациями, контролирующими органами и т.д.

1. Каким документом в организации регулируется процедура согласования того или иного документа?

Извлечение

3.3.4. Подготовка нормативных правовых актов федерального

органа исполнительной власти

[…] В Инструкции по делопроизводству раскрывается:

состав реквизитов нормативного правового акта и порядок их оформления;

порядок и сроки подготовки проекта нормативного правового акта;

порядок его согласования (согласование нормативного правового акта с должностными лицами федерального органа исполнительной власти, согласование проекта акта с другими органами федеральной исполнительной власти, если в нем содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других федеральных органов исполнительной власти, иных органов и организаций, порядок согласования проекта нормативного акта, подготовленного федеральной службой или федеральным агентством, с федеральным министерством, в ведении которых они находятся);

состав документов, сопровождающих проект, и приложений к нему, правила их оформления;

порядок представления нормативного правового акта на экспертизу в Министерство юстиции Российской Федерации;

порядок принятия (подписания, утверждения) нормативных правовых актов;

порядок доведения нормативного правового акта до исполнителей. […]

Таким образом, основным руководством к действию, в котором должен быть прописан порядок согласования документов, является инструкция по делопроизводству .

Как показывает мой опыт работы, далеко не во всех организациях этот документ составлен должным образом и с детальной проработкой процесса. Многие организации не имеют не то что отработанной процедуры согласования, но и самой инструкции. Поэтому рассмотрим этот, самый неприятный для нас случай.

У секретаря или делопроизводителя такой организации сразу возникает целый ряд вопросов.

2. В каких случаях и проекты каких видов документов на стадии создания требуют согласования?

Призовем на помощь Инструкцию по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденную приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15.06.2007 № 76 (в ред. от 20.01.2015), согласно п. 3.3.18 которой согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям .

В нашем с вами случае это все контракты, договоры и все распорядительные документы компании. Иные документы, как правило, гораздо реже нуждаются в согласовании, и это происходит в рабочем порядке и не требует строго установленной схемы согласования.

3. Какие специалисты и в какой очередности должны согласовывать проект того или иного документа?

Здесь вам, возможно, предстоит быть первопроходцами и в каком-то смысле законодателями, т.е. определить и утвердить самим порядок внутреннего согласования. Не стесняйтесь обращаться за помощью и консультациями к ведущим специалистам вашей организации. Своим обращением вы продемонстрируете ответственный подход и вдумчивое отношение к разрабатываемому вопросу, а вовсе не некомпетентность.

Чтобы раз за разом не изобретать велосипед и не открывать Америку, настоятельно рекомендую утвердить список согласования для каждого определенного типа деловых бумаг и придерживаться его при согласовании всех без исключения проектов документов данного вида.

Поясню на примере. Создается проект договора на сбыт продукции, производимой и реализуемой вашим предприятием. Каким должен быть перечень виз на данном документе? На мой взгляд, исчерпывающим для данного вида документов будет следующий список согласования:

Главный исполнитель документа (ГИД), его контактный телефон. Это инициатор документа, который будет аккумулировать и вносить в проект документа соответствующие исправления.

На ГИДе лежит ответственность за содержание и оформление документа, своевременное и правильное внесение изменений и предложений, поданных специалистами, участвующими в процедуре согласования.

Непосредственный руководитель ГИДа, его контактный телефон (например, в данном конкретном случае это может быть начальник отдела сбыта). На этом этапе руководитель ГИДа проводит первичную экспертизу документа, выявляет грубые (а в зависимости от квалификации и опыта - и мелкие) ошибки при составлении документа.

Совместно с ГИДом он несет ответственность за содержание и качество оформления документа.

Главный бухгалтер / финансовый директор. Проводит анализ представленного проекта договора на предмет финансовой корректности, анализирует налоговые риски (условия оплаты, необходимость банковской гарантии, корректность выбора валюты договора, соблюдение норм Налогового кодекса РФ и т.п.).

Руководитель направления закупок (руководитель службы снабжения). Анализирует документ с точки зрения корректности указания в договоре наименований, артикулов, каталожных номеров, а также возможности закупки и сроков поставки соответствующих закупаемых комплектующих и полуфабрикатов, необходимых для выполнения данного договора.

Руководитель логистического (или транспортного) отдела , т.е. тот, на ком лежит ответственность за расходы на доставку продукции и за саму доставку. Проводит проверку проекта документа с точки зрения обоснованности указанных в договоре стоимости, сроков и способов доставки, таможенного обеспечения и т.д.

Руководитель конструкторской службы (главный конструктор). Рассматривает представленный на согласование документ с точки зрения обеспечения производства соответствующей конструкторской документацией, т.е. анализирует, разработаны ли необходимые чертежи и спецификации или их нужно запросить у контрагента и утвердить в виде приложений к договору, проверяет заявленные в эскизах размеры и т.д.

Руководитель технологической службы (главный технолог). Анализирует представленный на согласование документ с точки зрения технологической подготовки производства: разработаны и внедрены ли соответствующие технологические процессы, имеются ли соответствующие оборудование, инструменты и приспособления для изготовления данной продукции.

Руководитель производства. Проверяет представленный проект договора с точки зрения возможности изготовления, принимая во внимание замечания вышеуказанных специалистов.

Руководитель (или представитель) юридической службы. Анализирует представленный проект документа с точки зрения соблюдения требований действующего законодательства Российской Федерации, контролирует правоспособность должностных лиц и контрагентов, участвующих в подписании документов, при необходимости требует от контрагента предоставления недостающей информации и документов, подтверждающих права должностных лиц.

Руководитель службы экономической безопасности. Проверяет надежность и платежеспособность контрагента и иные аспекты экономической безопасности сделки.

Вполне допускаю, что многим данный список покажется не отвечающим реалиям вашего предприятия: функции ответственных лиц в вашей организации могут значительно отличаться, совмещаться и т.д. Так, технологическую, конструкторскую и производственную часть может согласовывать один человек, экономическую безопасность рассматривать представитель юридического отдела или главный бухгалтер.

В таком случае по согласованию с ведущими специалистами и с одобрения руководителя вы можете исключить какие-то звенья приведенной мною цепочки и добавить нужные вам, не забыв утвердить принятый порядок согласования инструкцией по делопроизводству или отдельным приказом.

Для согласования проектов распорядительных документов (приказов и распоряжений) я рекомендую дополнить список согласования следующими пунктами:

Руководитель службы делопроизводства (секретариат, канцелярия - т.е. вы сами), обязанностью которого будет контролировать соблюдение внутренних нормативных актов, правильность и грамотность оформления (стилистика и грамматика), соблюдение требований издания распорядительных и прочих документов.

Руководитель кадровой службы , задачей которого является проверка соблюдения Трудового кодекса Российской Федерации и внутренних локальных нормативных актов, касающихся работы с персоналом, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины.

Руководитель службы безопасности вашей организации, чьей обязанностью является проверка соблюдения режима коммерческой тайны и защиты информации.

После установления перечня ведущих специалистов и подразделений компании, участвующих в согласовании, необходимо закрепить их ответственность в процедуре согласования, т.е. внести в должностные регламенты и должностные инструкции соответствующие уточнения и перечисление обязанностей по процедуре согласования документов.

В права лиц, участвующих в согласовании документа, могут входить:

• право отклонить проект документа с обоснованием причин своих действий в листе согласования или приложив лист замечаний;
• требовать от ГИДа дополнительного согласования документа со специалистами иных подразделений, не представленных в схеме согласования, но имеющих отношение к теме разрабатываемого документа;
• не принять к рассмотрению документ, имеющий нарушения в порядке согласования (если пропущены одна или несколько ступеней согласования);
• продлить срок согласования документа на определенное время, аргументировав данное действие (например, юридическая служба может потребовать продлить срок согласования на время, требующееся для запроса и получения от налогового органа выписки из единого государственного реестра юридических лиц);
• инициировать согласование проекта документа по процедуре, отличающейся от установленной, если:

а) это требование первого руководителя организации, продиктованное срочностью и важностью данного документа;

б) смысл и содержание документа затрагивает сферу ответственности подразделений и специалистов, чье участие в согласовании установленным порядком не предусмотрено.

4. Как нужно оформлять визы согласования?

Обратимся к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»:

Извлечение

из ГОСТ Р 6.30-2003

3. Требования к оформлению реквизитов документов

[…] 3.24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Личная подпись А.С. Орлов

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

На практике наиболее широко применяются два варианта оформления согласования:

а) в виде листа согласования (Пример 1);

б) в виде штампа на оборотной (в отдельных случаях - на лицевой) стороне последней страницы проекта документа (Пример 2). Такой штамп можно заказать уже в готовом виде и ставить его по мере надобности на проекте документа перед тем, как запустить процедуру согласования.

Обратите внимание

Согласно п. 3.19 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных правовых актов, приложений для защиты от возможной замены листов. При полистном визировании можно использовать не всех элементы визы, а только собственноручную личную подпись и ее расшифровку.

5. Каким образом должны оформляться замечания? В каком порядке и кем должны вноситься в проект документа соответствующие изменения?

Вот что на этот счет сказано в Административном регламенте Федерального агентства по управлению государственным имуществом по исполнению государственной функции «Осуществление от имени Российской Федерации юридических действий по защите имущественных и иных прав и законных интересов Российской Федерации при управлении федеральным имуществом и его приватизации на территории Российской Федерации и за рубежом, реализации имущества, арестованного во исполнение судебных решений или актов органов, которым предоставлено право принимать решения об обращении взыскания на имущество, реализации конфискованного, движимого бесхозяйного, изъятого и иного имущества, обращенного в собственность государства в соответствии с законодательством Российской Федерации», утвержденном приказом Минэкономразвития России от 22.06.2009 № 229:

Извлечение

из Административного регламента

30. Порядок процедуры согласования и подписания проекта документа

30.1. Подготовленный проект документа исполнитель, ответственный за подготовку документа, передает в порядке делопроизводства начальнику отдела.

30.2. Начальник отдела осуществляет рассмотрение подготовленного проекта документа на соответствие требованиям, установленным законодательством. Максимальный срок выполнения данного действия составляет 1 рабочий день.

30.3. При наличии замечаний к представленному проекту документа начальник отдела возвращает его на доработку в порядке делопроизводства ответственному за подготовку документа.

30.4. При соответствии проекта документа предъявляемым требованиям начальник отдела визирует и передает в порядке делопроизводства начальнику Управления. Максимальный срок выполнения данного действия составляет 1 рабочий день.

30.5. Начальник Управления осуществляет рассмотрение подготовленного проекта документа на соответствие предъявляемым требованиям. Максимальный срок выполнения данного действия составляет 2 рабочих дня.

[…] 30.11. В случае возврата проекта документа ответственный за подготовку документа устраняет замечания. Максимальный срок выполнения данного действия составляет 1 рабочий день.

30.12. После устранения замечаний ответственный за подготовку документа в порядке делопроизводства передает проект документа должностному лицу Росимущества, от которого документ был возвращен на доработку.

При внесении в процессе доработки изменений принципиального характера проект документа подлежит обязательному повторному согласованию.

Таким образом:

• ответственность за содержание проекта документа, своевременное и достоверное внесение изменений на основании поданных в процессе согласования замечаний и предложений, учет поданных специалистами, участвующими в согласовании, замечаний в проект документа несет ГИД и его непосредственный руководитель, проставивший первую визу;
• проект с замечаниями (если они возникнут у лиц, участвующих в согласовании) должен быть возвращен ГИДу с того этапа согласования, на котором возникли замечания. То есть если проект документа успешно прошел согласование, например, на четырех ступенях, а на пятой возникли замечания, то он не передается на шестую ступень, а возвращается ГИДу для внесения соответствующих изменений;
• после устранения замечаний документ возвращается ГИДом на ту ступень согласования, с которой проект был возвращен с замечаниями;
• после внесения изменений принципиального характера проект документа подлежит повторному согласованию с самого начала;
• о замечаниях в проекте документа обязательно уведомляется лицо, уполномоченное подписывать конечный вариант документа;
• если на проекте документа отсутствует виза какого-либо специалиста/ подразделения, то данный документ считается не согласованным, а, следовательно, не может быть передан на следующий этап.

Все вышесказанное можно представить в виде алгоритма.

6. Какими способами можно осуществлять процедуру согласования?

На практике обычно применяют следующие способы внутреннего согласования:

Согласование осуществляется через систему электронного документооборота (СЭД) или ее аналог, по алгоритму, заложенному в СЭД , - одновременно всеми ответственными лицами или подразделениями, участвующими в согласовании, либо последовательно.

Минусы:

• СЭД есть далеко не во всех организациях;
• СЭД не бесплатна;
• не существует такой СЭД, которая идеально бы подходила каждому конкретному предприятию.

Плюсы:

• оперативное отслеживание хода согласования;
• информация хранится в электронном виде, нет нужды многократно распечатывать документы, относящиеся к работе над данным проектом документа, т.к. в любой момент можно обратиться к базе данных и ознакомиться с замечаниями любого специалиста;
• в СЭД фиксируется время нахождения того или иного документа на каждом этапе согласования, т.е. ГИД всегда может видеть, на какой ступени происходит нарушение сроков рассмотрения проекта документа, и принять соответствующие меры;
• передача документа от ступени к ступени осуществляется автоматически.

Согласование осуществляется по электронной почте.

Минусы:

• недостаток, вытекающий из самого принципа параллельного согласования - корректно учесть замечания, одновременно поступившие от нескольких специалистов, бывает практически невозможно, поскольку часто они носят взаимоисключающий характер;
• отслеживание прохождения согласования происходит вручную и доступно лишь в том случае, если специалисты, согласовывающие документ, не будут забывать пересылать документы, касающиеся согласования, ГИДу и/или его руководителю;
• вы не застрахованы от того, что очередной специалист исправит проект документа, не выделив внесенные исправления и не приложив лист замечаний;
• отсутствие оригинальной «живой» визы специалиста в листе согласования и внизу листа замечаний;
• наличие переписки, которую необходимо сохранять и систематизировать, т.е. подразумевается, что пользователи имеют достаточно высокие навыки работы с почтовым клиентом (чего в большинстве случаев не бывает).

Плюсы:

• параллельная работа с проектом документа на всех ступенях согласования может существенно сократить сроки согласования;
• наличие истории переписки;
• оперативность;
• проект документа и замечания к нему перемещаются между ступенями согласования в электронном виде.

Согласование осуществляется живым последовательным перемещением документа, т.е. переносом бумажного проекта документа.

Минусы:

• трудоемкость;
• увеличение сроков согласования.

Плюсы:

• ГИД вносит исправления и дополнения в проект документа последовательно, по мере поступления замечаний от специалистов. Таким образом, специалисты следующих ступеней анализируют проект документа с уже внесенными изменениями;
• исправления в бумажном проекте документа практически невозможно сделать незаметно, особенно если применить полистное визирование проекта документа ГИДом или его непосредственным руководителем;
• самый весомый: наличие «живых» виз в листе согласования и подписи под листом замечаний, потому что, как гласит народная мудрость, лучше перебдеть, чем недобдеть.

7. Как оформляется внешнее согласование проекта документа?

Вот что сказано в Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденной приказом от 15.06.2007 № 76 (в ред. от 20.01.2015):

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента

при Верховном Суде Российской Федерации

3.3.18. Согласование проекта документа

[…] Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне в левом нижнем поле документа и включает в себя: слово «СОГЛАСОВАНО»; наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра финансов

Российской Федерации

__________________ ____________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

СОГЛАСОВАНО

решение коллегии

Судебного департамента

от 27.03.2007 № ___

Таким образом, внешнее согласование:

• может осуществляться конкретным должностным лицом или документом (письмом, протоколом и т.п.);
• оформляется в виде грифа согласования или листа согласования;
• практически не регламентируется внутренними нормативными актами организации.

Роль службы делопроизводства

Роль службы делопроизводства в ходе процедуры согласования документа сводится:

• к сопровождению и общему контролю соблюдения установленного порядка согласования и сроков рассмотрения на каждом этапе;
• координированию и обеспечению взаимодействия специалистов - участников процедуры согласования;
• своевременному информированию участников процедуры и вышестоящего руководства о состоянии процесса согласования.

Кроме того, служба делопроизводства должна постоянно отслеживать и проверять актуальность и совершенствовать схемы согласования и маршруты движения документов в рамках процедуры согласования, поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений и ответственных лиц, участвующих в согласовании документов. Для качественного выполнения этих обязанностей сотрудники службы делопроизводства должны отлично ориентироваться в бизнес-процессах, схемах, формах и порядке взаимодействия подразделений организации.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденные Росархивом.

Что нужно сделать до начала стройки

Чтобы построенный дом в будущем не стал источником всевозможных проблем - юридических, технических и просто бытовых, лучше возводить его по правилам. Сегодня речь пойдет о согласовании проекта, его утверждении и получении разрешения на строительство.

При согласовании проекта, которое длится порою несколько месяцев, необходимо обеспечить соответствие состава и содержания проектной документации и принятого проектного решения требованиям задания на проектирование, правильность привязки объекта к местности и соответствие условий застройки действующим СНиПам и ТСН (территориальным нормам).

Согласование проекта

Если в проекте нет записи ответственного лица о соответствии принятых решений действующим государственным нормам, правилам и стандартам, то проект подлежит обязательному согласованию с организациями в установленном порядке.

Такая запись в проектах индивидуального строительства встречаемся крайне редко.

В подавляющем большинстве случаев ответственное лицо назначается для надзора только за муниципальным строительством. Поэтому проектная документация индивидуального строительства подлежит индивидуальному же согласованию в надзорных организациях, о которых речь ниже.

Главный архитектор

Прежде всего на рассмотрение главному архитектору муниципального образования (города, района, области) представляют эскизный проект. На этом этапе архитектор проверяет качество художественного оформления фасадов, их гармонию с обликом расположенных рядом строений и зданий, соответствие будущего строения природному и историко-культурному окружению. В случае существенных замечаний эскизный проект по решению главного архитектора может быть направлен на рассмотрение в градостроительный или технический совет муниципального образования, Главархитектуру, государственные надзорные органы и иным заинтересованным субъектам градостроительной деятельности.

Государственные службы

Если эскизный проект будет одобрен главным архитектором, то заказчик или его архитектор могут продолжать раз работну проекта и, сформировав пакет документов, направить его для дальнейшего согласовании в несколько учреждений. Это Центр государственного санитарно-эпидемиологического надзора, Комитет по водному хозяйству, Управление государственной противопожарной службы, Госкомитет по экологии. Управление ГИБДД ГУВД, Главное управление по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям. В процессе рассмотрения документов каждая инстанция может давать свои замечания по проекту. Но возможны случаи, когда некоторые из перечисленных согласований не потребуются.

Проект, сделанный с ошибками и недочетами, вам с архитектором придется исправлять и предоставлять на повторное согласование. После всех согласований главный архитектор муниципального образования заверяет проект подписью и печатью на генеральном плане. После этого застройщик должен обратиться за разрешением на строительство в местную администрацию.

Приведём конкретный пример согласования проекта застройки у главного архитектора. Прежде всего следует привести материалы проекта в соответствие с требованиями действующих строительных норм. Чаще всего используется типовой проект, совершенно не привязанный к месту застройки, что может существенно удлинить процедуру утверждения. В этом случае в проектной документации отсутствует план местности с нанесёнными на него зелёными насаждениями (деревья и кустарники) – так называемая геоподоснова . Для составления такого плана необходимо заранее вызывать геодезиста для привязки к местности объекта будущего строительства.

Пожарная инспекция

После согласования проекта у архитектора вас ожидает процедура согласования у «пожарника», который, рассмотрев проект, наверняка предложит дополнить его, чтобы учесть мероприятия по пожарной безопасности здания, проставить в проекте расстояния до ближайших по строек, указать устройство защиты от молний и многое другое. Зачастую приходится полностью переделывать пояснительную записку из-за корректировок пожнадзора.

Санэпиднадэор

Следующий, не менее ответственный этап – согласование проекта в санэпиднадзоре, куда представляется пояснительная записка. В ней обязательно должны быть предусмотрены мероприятия по защите окружающей среды, в частности по утилизации сточных канализационных вод. которые ни в коем случае не должны попадать в грунтовые воды. При наличии канализационной системы в месте привязки объекта необходимо иметь разрешение на подключение внутренней канализации к коллектору сточных вод населенного пункта. При отсутствии общей канализации нужен проект индивидуальных очистных сооружений.

Комитет по водному хозяйству

Если будущее строение находится в непосредственной близости н водоёму, ю потребуется согласовать проект н с Комитетом по водному хозяйству. При строительстве индивидуального жилья нужно учитывать требования Положения о водоохранных зонах (водных объектах) и их прибрежных защитных полосах. Мероприятия по защите водных ресурсов также должны найти свое место в пояснительной записке.

Водоснабжение

При проектировании индивидуальной системы хозяйственного и питьевого водоснабжения застройщик обязан получить разрешение администрации на сооружение водозабора (колодца, скважины, насосной станции у водоёма). Он должен согласовать место водозабора и зону санитарной охраны, получить лицензию на право пользования подземными водами, разработать проект скважины с обоснованием сани тарных мероприятий, получить разрешение на строительство и ордер на производство земляных работ.

После согласия указанных инстанций владелец участка получает регистрационную нарточну документ, разрешающий ему приступить к строительно-монтажным работам на земельном участке.

Как правило, при наличии ясного взаимодействия застройщика с архитектором и привлечении к процессу согласования специалистов в этой области все «хождения по мукам- займут 1,5-2 месяца.

Несмотря на все предстоящие мытарства, всё-таки лучше своевременно согласовать проект во всех необходимых инстанциях, чтобы потом не пришлось останавливать стройку, придумывать отговорки для контролёров, платить штрафы, выстаивать очереди в приёмные дни к инспекторам по надзору, дополнять проект и бегать к архитектору для исправления ошибок.

Чтобы сэкономить средства и сберечь здоровье, продумайте проект в деталях заранее, заставьте архитектора разработать досконально все его разделы и пояснительную записку, получите согласования проекта поэтапно во всех инстанциях. Не возмущаясь, доработайте проект с учётом замечаний чиновников и обязательно получите разрешение на строительство. И всегда помните девиз: не строй как все – строй лучше!