Главная » Иные пенсионные выплаты » Срок хранения приказов на отпуск. Как оформить приказ распоряжение о предоставлении отпуска работнику Хранение приказа по беременности и родам

Срок хранения приказов на отпуск. Как оформить приказ распоряжение о предоставлении отпуска работнику Хранение приказа по беременности и родам

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Приказы о предоставлении отпусков по уходу за ребенком и приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков подлежат архивному хранению в составе отдельных дел.

Обоснование вывода:
Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также утвержденными в соответствии с законодательством перечнями типовых архивных документов (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», далее — Закон N 125-ФЗ).
В силу ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения. В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень). Указанный документ устанавливает обязательные для организаций сроки хранения документов, включая и кадровые. При этом из п. 19 Перечня следует, что документы по личному составу, а именно приказы о предоставлении отпусков по уходу за ребенком подлежат хранению в течение 75 лет, а приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков — в течение 5 лет.
Порядок подготовки документов к архивному хранению (в том числе формирования и оформления дел, принимаемых в архив организации), комплектования архивов, хранения архивных документов регламентируется Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила), которые распространяются на архивы государственных организаций. Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться данными Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов (Введение к Правилам).
Согласно п. 3.5.1 Правил под формированием дел понимается группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела (п. 3.5.3 Правил). При этом приказы по личному составу группируются в дела в хронологическом порядке в соответствии с установленными сроками их хранения (п. 3.5.5 Правил).
Таким образом, приказы о предоставлении отпусков по уходу за ребенком и приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков подлежат архивному хранению в составе отдельных дел.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Котыло Игорь

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

Отпуск по уходу за ребенком

Помогите с вопросом: всегда думала, что приказ по уходу за ребенком относится к категории К (кадровые), а не Л (по личному составу). Так ли это?

Я не поняла ваш вопрос, но могу сказать так, что в соответствии с Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Срок хранения — приказов связанных с материнством, отпуск без сохранения зп — 75 лет

А это значит, что вы можете эти приказы формировать с приказами этого же срока хранения — прием, перевод, увольнение, поощрение.

МИНИСТЕРСТВО СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМОот 9 июня 1995 г. N 2117/1-34Приказы подразделяются на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу

1.1. По учёту кадров

1.2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ
ПОСТАНОВЛЕНИЕот 5 января 2004 г. N 1
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ

является теперь не обязательным, каждая компания может разработать свои формы, но т.к. программы 1С заточены под эти унифицированные формы, и т.к. проект по разработки своих форм приказом длительный и затратный компании пользуются этими формами

Подскажите пожалуйста, как мне оформить отпуск по беременности и родам (какие документы и приказы нужны для этого), не было практики — боюсь ошибиться.

Листок нетрудоспособности, заявление от работницы о предоставлении отпуска по беремености и родам. На основании этих документов делается приказ. Справка о своевременной постановке на учет в ЖК — сдается в бухгалтерию.

Приказ сколько будет храниться? В перечне я это не увидела. всегда считала, что по беременности и родам хранится 5 лет, по уходу за ребенком 75 лет. Возможно я ошибаюсь.

По поводу приказов. Ссылки приведены в части имеющейся регламентации Вопрос был о категории (. категории К (кадровые), а не Л (по личному составу): затронутые категории касались приказов в соотношении 50/50, т.е. по одному из каждого.

В части рекомендаций из документа (ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ ПОСТАНОВЛЕНИЕот 5 января 2004 г. N 1) согласно которому «С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документо в, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению «, здесь следует читать всегда до последней запятой (Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Согласно 402-ФЗ объектами бухгалтерского учета экономического субъекта являются, в первую очередь, факты хозяйственной жизни, то есть сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. Что это и с чем его едят-знает только проверяющий.

Категории К (кадровые) и Л/с (по личному составу), по всей видимости, являются рудиментами советской циркулярной регламентации. Сталкивался с другими примерами (в производственной сфере): применение форм, формуляров, типовых документов, утверждённых СНК, Совмином и другими органами СССР, сохранившихся в виде альбомов, но действующих с 1991 года в силу действующего ныне З/д-ва.

Исходя из пестроты и неурегулированности вопросов можно принять за правило логику и смысл диапазона временных периодов для хранения документов в привязке к начислениям или подтверждениям. Так, установление стажа (отпуска, в зависимости от категории и периода регламентации, то входят в стаж, то.) возможно в случае длительного хранения первоисточника, в котором указаны сроки, основания, начисления.

Банк экспертных заключений

Если у Вас появились вопросы в области бухгалтерского учета, налогообложения, права или кадров и Вам нужен ответ на основании законодательной базы с ссылками на первоисточники, смело обращайтесь к нам. Опытные специалисты практики подготовят ответ с обоснованием и выводами по Вашему вопросу.

Каков срок хранения приказов о предоставлении отпуска по беременности и родам в коммерческой организации?

Срок хранения приказов о предоставлении отпуска по беременности и родам, созданных до 2003 года, составляет 75 лет. Срок хранения приказов о предоставлении отпуска по беременности и родам, созданных начиная с 2003 года, составляет 50 лет.

Обоснование:

В соответствии с Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее — Перечень), приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам относится к документам по личному составу (ст. 19 Перечня).

В соответствии со ст. 22.1Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы по личному составу, созданные до 2003 года, хранятся не менее 75 лет со дня создания, а документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года, хранятся не менее 50 лет со дня создания.

Таким образом, срок хранения приказов о предоставлении отпуска по беременности и родам, созданных до 2003 года, составляет 75 лет, а срок хранения приказов о предоставлении отпуска по беременности и родам, созданных начиная с 2003 года, составляет 50 лет.

Если Вы не нашли ответа на свой вопрос, обращайтесь к нам за консультацией. Мы с удовольствием ответим на Ваш вопрос на основании проверенных документов, включенных в Систему Консультант Плюс

Срок хранения приказов на отпуск по беременности и родам

Статьи по теме

Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» требует от организаций сохранности используемых документов в течение предписанных сроков хранения. Сроки хранения для отдельных категорий документов устанавливаются нормативными актами. При этом иногда возникают вопросы отнесения конкретного документа к той или иной категории и, соответственно, определения срока его хранения.

В данной статье мы рассмотрим:

форму приказа на отпуск по беременности и родам;
особенности хранения приказов на отпуск по беременности и родам;
сроки хранения приказов на отпуск по беременности и родам.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Форма приказа на отпуск по беременности и родам

Работу по документальному оформлению отпусков сотрудников, включая отпуска по беременности и родам, ведет кадровая служба организации. Для того чтобы пойти в отпуск по беременности и родам, работница должна предоставить в кадровую службу листок нетрудоспособности и написать заявление о предоставлении отпуска на имя непосредственного руководителя. На основании этих документов издается приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам.

Ранее для составления приказов по отпускам организации были обязаны использовать унифицированные формы документов, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Однако в данном документе есть унифицированная форма лишь для приказа на предоставление ежегодного основного и дополнительного отпуска. Более того, с 1 января 2013 унифицированные формы первичных учетных документов не являются обязательными к применению.

Таким образом, организация вправе самостоятельно устанавливать форму приказа на отпуск по беременности и родам.

Сроки хранения приказов на отпуск по беременности и родам

Срок хранения кадровых и бухгалтерских документов в общем случае составляет 5 лет, а документов, относящихся к личному составу, - 75 лет.

Приказы на отпуск не включаются в личные дела сотрудников, то есть можно предположить, что они должны храниться в течение 5 лет. На самом деле это не так. В течение 5 лет хранятся лишь приказы на предоставление ежегодных основных и дополнительных отпусков, а также документация по отпускам на время учебы. Приказы на отпуск по беременности и родам должны храниться в течение 75 лет. Давайте разберемся, почему для них положен такой срок хранения.

Особенности хранения приказов на отпуск по беременности и родам

Для определения срока хранения конкретного вида документов следует опираться на нормативные правовые акты, которые устанавливают сроки хранения для перечня типовых управленческих документов. В настоящее время таким нормативным актом служит Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558.

В этом перечне установлены сроки хранения различных документов, связанных с предоставлением отпусков. К примеру, журнал учета отпусков имеет срок хранения 3 года, а график отпусков - 1 год. В то же время упоминания приказов на отпуск по беременности и родам, как и прочих документов, связанных с материнством, в перечне нет. Поэтому, чтобы определиться со сроком хранения приказов на отпуск по беременности и родам, надо разобраться, к какой категории документов их следует отнести.

Например, приказы и распоряжения по личному составу, а также другие связанные с личными делами сотрудников документы имеют срок хранения 75 лет. В перечислении видов таких документов присутствуют, в частности, приказы на отпуск по уходу за ребенком, однако нет приказов на отпуск по беременности и родам. По этой причине иногда такие приказы хранят лишь 5 лет, как и прочие кадровые документы краткосрочного действия.

В то же время специалисты по юридической и кадровой работе рекомендуют хранить такие приказы 75 лет. Во-первых, приказы по беременности и родам все-таки относятся к документации по личному составу. Во-вторых, для всей документации по личному составу устанавливается срок хранения 75 лет. В-третьих, для некоторых документов по личному составу установлен срок хранения 5 лет, но приказов по беременности и родам в списке исключений нет.

Кадровые приказы

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации. В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет :

о приеме на работу (заключение трудового договора);
о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия работника, т.е. изменение трудового договора);
об увольнении (прекращение трудового договора);
об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
о направлении в командировку (длительную зарубежную);
о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет :

о предоставлении отпуска;
о направлении в командировку (краткосрочную);
о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов. Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом. Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).

Компания «Кадры в порядке» разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации приказов . В зависимости от объема кадрового документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания. Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

Подробнее о правилах регистрации приказов можно прочитать в статье Л. Санкиной «Журналы регистрации кадровой документации».

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ

ПРИЕМ

ПЕРЕВОД

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО, СОВМЕЩЕНИЕ, ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ

ПООЩРЕНИЕ И ВЗЫСКАНИЯ

КОМАНДИРОВКИ, НАПРАВЛЕНИЕ НА ОБУЧЕНИЕ

УВОЛЬНЕНИЕ (Прекращение трудового договора)

Чтобы отправить сотрудника отдыхать, кадровому работнику необходимо оформить приказ о предоставлении отпуска работнику. Подскажем, как это правильно сделать, когда следует издать соответствующее распоряжение. И также выясним, каков срок хранения этого документа.

Основанием для издания приказа является заявление работника на предоставление ему одного из видов отпусков. Документ составляется в свободной форме. Главное требование к его содержанию - это указание вида запрашиваемого отпуска, например, ежегодный трудовой или педагогический.

В какие сроки издаётся документ

Законодательно не оговорены точные сроки составления приказа. Но на практике он составляется как минимум за 14 рабочих дней до отправления сотрудника в отпуск. Это делается для того, чтобы бухгалтерия успела рассчитать и выплатить ему отпускные.

Образец и правила заполнения приказа на трудовой отпуск

Заполняется документ строго по форме Т-6 (для одного работника) или Т-6а (для коллектива работников).

Образец приказа на очередной оплачиваемый отпуск одного работника

Как составить правильный приказ на декретный отпуск

При оформлении приказа на отпуск по беременности и родам нужно не только иметь соответствующее заявление от работника, но и оформленный по всем правилам больничный лист. Чтобы заполнить приказ, достаточно внести в графу Б сведения о длительности отпуска. Все необходимые данные можно взять из предоставленного работницей больничного.

Образец приказа на отпуск по беременности и родам (заполняется графа Б.)

Кто подписывает распоряжение на отпуск

Заверять своей подписью документ имеет право директор компании или другое лицо, которому вменена такая обязанность. Кроме того, документ обязательно подписывается работником, уходящим в отпуск.

Исправление ошибок, допущенных при оформлении документа

В самом приказе ошибки недопустимы. Поэтому при выявлении неточности необходимо составить новый приказ. Возможно также издать дополнение к уже существующему документу с указанием всех необходимых корректировок.

Как отменить приказ

Уже существующий приказ отменить нельзя. Может быть лишь составлен новый приказ с указанием всех необходимых корректировок.

Таблица: как должна оформляться выписка

Где хранятся приказы на отпуск, срок их хранения

Как и многие другие кадровые документы, приказы должны храниться от 5 до 75 лет. Всё это время они обязаны находиться в специальном архиве. При этом сроки хранения приказов различаются. В течение 5 лет нужно сохранять следующие виды:

о предоставлении работнику (работникам) ежегодного оплачиваемого отпуска;
о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска;
о предоставлении учебного отпуска.

Приказы по личному составу нужно хранить 75 лет. Перечень приведён ниже:

о предоставлении отпуска по уходу за ребёнком до 1.5 лет, 3-х лет;
о досрочном выходе из отпуска по уходу за ребёнком до 1.5 лет, 3-х лет;
о предоставлении работнику отпуска без сохранения заработной платы.

По какой форме заполнить журнал учёта приказов

По правилам кадрового делопроизводства все приказы обязательно фиксируются в соответствующих журналах. В журнал учёта приказов на отпуск вносятся документы со сроком хранения 5 лет, а в журнал регистрации приказов по личному составу - документы, хранящиеся 75 лет. Заполнять и те, и другие необходимо по мере издания очередного распоряжения.

Согласно статье 255 ТК РФ, женщины имеют право на оформление отпуска по беременности и родам. Его продолжительность составляет 70 (в случае многоплодной беременности – 84) календарных дней до родов и 70 (в случае осложненных родов – 86, при рождении двух или более детей – 110) календарных дней после родов. При оформлении декретного отпуска в 2019 году длительность отдыха исчисляется суммарно и предоставляется полностью независимо от числа дней, фактически использованных до родов (ч. 2 ст. 255 ТК РФ).

Пособие по беременности и родам выплачивается работающим женщинам, а также студенткам, женщинам-военнослужащим, уволенным в связи с ликвидацией организации и стоящим на учете в службе занятости (Федеральный закон от 19 мая 1995 г. N 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей»). Неработающим женщинам пособие по беременности и родам не назначается.

Как оформлять отпуск по беременности и родам

По желанию женщины перед отпуском или непосредственно после него ей предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск независимо от стажа работы в данной организации (ст. 260 ТК РФ).

Ежегодный отпуск беременной женщине должен быть предоставлен в полном размере, независимо от того, проработала ли она или нет шесть месяцев у данного работодателя. В этом случае отпуск предоставляется авансом за первый год работы, в счет которого включается также отпуск по беременности и родам (ст. 122 ТК РФ). Если из-за вредных условий труда положен дополнительный отпуск, согласно ст. 116 – 119 ТК РФ, работодатель обязан предоставить его.

Если вы не знаете, как правильно оформить декретный отпуск, ознакомьтесь с инструкцией, которую подготовили наши юристы. Кроме того, на странице собраны шаблоны всех заявлений и приказов, которые могут понадобиться оформления декрета.

Документы для оформления декретного отпуска

Основанием предоставления отпуска по беременности является лист нетрудоспособности, выданный в медицинском учреждении, и заявление работницы. Рекомендации о том, как оформлять отпуск по беременности и родам, указаны в статье 225 ТК РФ.

Для оформления декрета необходимо составить приказ по унифицированной форме Т-6 и сделать запись в личной карточке работницы (унифицированная форма Т-2). Если документы для оформления декретного отпуска в 2019 году в порядке, работодатель обязан выплатить женщине пособие в размере среднего заработка.

По окончании декретного отпуска женщина имеет право на отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.

Хочу уточнить, приказы на отпуск (ежегодный, без сохранения, ученический) хранятся 5 лет.А сколько хранятся приказы на отпуск по уходу за ребенком до 1,5 и 3-х лет - 75 лет? Если разные сроки хранения, то какая должна быть нумерация? отдельная?спасибо.

Ответ

Ответ на вопрос:

Рассмотрев Ваш вопрос можно сказать, что приказы бывают:

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

По личному составу;

По основной деятельности;

По административно-хозяйственной деятельности.

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения - прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.

В соответствии с законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет. Следовательно, целесообразней их хранить в отдельных папках.

Вам будет полезно узнать о Сроке хранения приказов на командировку в материале по ссылке.

Первая группа - приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие долговременный срок хранения (75 лет):

О приеме на работу;
О прекращении действия трудового договора;
О переводе на другую работу;
О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет;
О предоставлении отпуска по беременности и родам;
О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком;
О направлении в зарубежную командировку;
О поощрении работника;
Об изменении фамилии;
О назначении на должность;
О совмещении должностей / профессий;
Об исполнении обязанностей (на время отпуска);
Об установлении надбавки к должностному окладу.

Также необходимо отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа - приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику;
Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска;
О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
О направлении работника в краткосрочную командировку внутри страны;
О привлечении к работе в выходные и праздничные дни;
О привлечении к сверхурочным работам;
О привлечении работника к дисциплинарной ответственности;
О снятии с работника дисциплинарной ответственности;
Об отстранении от работы;
О прекращении отстранения от работы и допуске к работе;
Об объявлении выговора.

Подобная классификация приказов находит свое отражение в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 .

К приказам по административно-хозяйственной деятельности относятся темы, раскрывающие содержание административно-хозяйственной функции:

1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;

2. Эксплуатация зданий, помещений;

3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь;

4. Охрана.

Папки с такими приказами должны храниться 5 лет.

Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности . Перечислить все вопросы, которые относятся к основной деятельности и которые могут быть предметом регулирования посредством приказов, невозможно. Можно лишь обозначить основные тематические группы приказов (распоряжений) по основной (производственной) деятельности предприятия:

1) утверждение структуры организации, ее дальнейшее изменение;

2) утверждение (изменение) штатного расписания;

3) сокращение штатной численности;

4) утверждение (изменение) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов);

5) планирование деятельности;

6) проведение аттестации персонала;

7) контроль за деятельностью (отчетность);

8) установление режима работы и внесение изменений в него;

9) финансирование деятельности;

10) материально-техническое обеспечение;

11) информационное и документационное обеспечение;

12) и многое другое в зависимости от специфики деятельности организации.

Сроки хранения документов

Сколько лет нужно хранить кадровые документы

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и , утвержденном . Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены ( перечня, утвержденного ).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы , а также заявления сотрудников, в случае если они хранятся в их , в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

При этом любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда - 75 лет.

В коммерческих организациях

Единственное обязательное требование по хранению документов в акционерных обществах заключается в том, что организации должны хранить документы в запирающихся шкафах, обеспечивающих сохранность документов и предохраняющих документы от пыли и света ( Положения, утвержденного ). ООО особенности хранения должно прописать в своем уставе (). Логично, если ООО также включит в свои учредительные документы требование о хранении документации организации в запирающихся шкафах или помещениях.

Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители по мере устаревания прежних носителей. Об этом говорится в Правил, утвержденных .

С целью обеспечения эффективного хранения документов как в бумажном, так и в электронном виде организация ( , Правил, утвержденных ). Документы с истекшим сроком хранения ( Правил, утвержденных ).

Кроме того, в соответствии с этой же нормой, она имеет право досрочно выйти на работу, не дожидаясь окончания срока отпуска по уходу за ребенком. Образец заявления о досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком скачать Образец приказа о досрочном прекращении отпуска по уходу за ребенком скачать Процедура восстановления утерянных приказов Ответственность за организацию хранения всех документов в организации несет руководитель или уполномоченное им лицо.

Срок хранения приказов на отпуск по беременности и родам

Как оформить отпуск по беременности и родам и выход из него Ранее для составления приказов по отпускам организации были обязаны использовать унифицированные формы документов, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Внимание

Однако в данном документе есть унифицированная форма лишь для приказа на предоставление ежегодного основного и дополнительного отпуска.

Важно

Более того, с 1 января 2013 унифицированные формы первичных учетных документов не являются обязательными к применению.

Каков срок хранения приказа об отпуске по беременности и родам?

Так же следует поступить, если работнице необходимо дождаться перевода на другое место работы (например, если вакансия освобождается в ближайшее время).
В любом случае необходимо исходить из того, что беременная работница не должна подвергаться воздействию неблагоприятных факторов, указанных в заключении.

Инфо

Время освобождения от работы беременной работницы необходимо правильно отразить в табеле учета рабочего времени.

Форма № Т-13 заполняется по следующим правилам: в верхних строках графы 4 напротив фамилии работника проставляется буквенный (НО) или цифровой (34) код, а нижние строки остаются незаполненными (Пример 8).

УСЛОВИЯ ТРУДА РАБОТНИЦЫ В ПЕРИОД БЕРЕМЕННОСТИ Даже если специального медицинского заключения у беременной работницы нет, она все равно вправе претендовать на определенные условия труда.

СанПиН 2.2.0.555-96 «Гигиена труда. Гигиенические требования к условиям труда женщин.

Банк экспертных заключений

В этом случае составляется дополнительное соглашение к трудовому договору (Пример 5) и приказ о переводе работника, который оформляется по унифицированной форме № Т-5 или по форме, утвержденной в организации (Пример 6).
ЕСЛИ РАБОТНИЦУ НУЖНО ОСВОБОДИТЬ ОТ РАБОТЫ Если работница обратилась с заявлением о переводе и приложила медицинское заключение, это не значит, что она обязана переходить на любую должность, предложенную работодателем, поскольку в законодательстве такой обязанности не предусмотрено.
Поэтому если стороны не пришли к соглашению, на какую должность переводить работницу, или у работодателя нет вакантных должностей, то работодатель обязан освободить работницу от работы в силу части второй ст.
254 ТК РФ с сохранением среднего заработка (Пример 7).

Приказ на дополнительный отпуск по беременности и родам: образец 2018

Работница имеет право взять ежегодный оплачиваемый отпуск перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком независимо от стажа работы у данного работодателя (ст.

260 ТК РФ). Если беременная работница проходит необходимое медицинское обследование, организация обязана сохранять за ней средний заработок на этот период (часть третья ст.
254 ТК РФ). Что касается последнего пункта, обычно работодатели просят работниц предупреждать об их планируемом отсутствии в связи с медицинским обследованием. Однако даже если работница не сделала этого, но принесла подтверждающие документы о прохождении такого обследования, то наказывать работницу работодатель не имеет права. Полагаем, что во избежание конфликтов следует попросить работницу оформить соответствующее заявление (Пример 9).

Кадровые хлопоты с беременными работницами

Не должны выполняться производственные операции, связанные с подъемом предметов выше уровня плечевого пояса, подъемом предметов труда с пола, наклоном туловища более 15 градусов.

Не допускается работа без естественного света (п. 4.1.9).

Не допускаются работы, связанные с использованием видеодисплейных терминалов и персональных электронно-вычислительных машин (п.
4.1.10). Постоянная работа сидя, стоя, перемещаясь (ходьба) исключается (п.
4.2.1). Рабочее место беременной женщины оборудуется специальным вращающимся стулом, имеющим регулируемые по высоте спинку, подголовник, поясничный валик, подлокотники и сиденье (п. 4.2.2).

Рабочая поверхность стола должна иметь вырез в столешнице для корпуса, округленные углы (п.

4.2.4). Рабочий стол, производственное оборудование должны иметь пространство для ног определенных размеров (п. 4.2.5).

Приказ на отпуск по беременности и родам

Обоснование: В соответствии с Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее — Перечень), приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам относится к документам по личному составу (ст. 19 Перечня). В соответствии со ст. 22.1Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы по личному составу, созданные до 2003 года, хранятся не менее 75 лет со дня создания, а документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года, хранятся не менее 50 лет со дня создания.

Отпуск по беременности и родам

Нередко такое заявление содержит также просьбу выплатить и единовременное пособие в соответствии с п.

19 Порядка выплаты пособий, если работница встала на учет в медицинской организации в ранние сроки беременности.

Эту просьбу можно также изложить в отдельном заявлении по указанному выше образцу.

Для подтверждения права на выплату работница обязана предъявить соответствующую справку из медучреждения. В связи с заявлениями работницы кадровик (бухгалтер, секретарь – это зависит от распределения обязанностей в организации) оформляет приказы о предоставлении отпуска и выплате пособия (Примеры 12 и 13). Так как работнице предоставляется отпуск, необходимо заполнить личную карточку по форме № Т-2 (Пример 14). Не следует также забывать про заполнение табеля учета рабочего времени на протяжении всего отпуска по беременности и родам работницы (унифицированная форма № Т-12 или Т-13).

Процедура предоставления отпуска по беременности и родам

Без листа нетрудоспособности работодатель не имеет права оформить данный вид отпуска. В «больничном» врач проставляет продолжительность календарных дней нетрудоспособности: от 140 календарных дней при одноплодной беременности, до 194 дней при многоплодной беременности (подробнее см. пункты 46-51

Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного Приказом Министерства здравоохранения России от 29.06.2011 № 624н).

С момента получения листка нетрудоспособности, работница имеет право написать заявление на предоставление «декрета», основные положения о котором изложены в статье 255 ТК РФ. Приказ на декретный отпуск (образец 2018 года) представлен ниже.

Хранение документов
Уничтожение документов
Труд женщин и работников с детьми

Сроки хранения для отдельных категорий документов устанавливаются нормативными актами. При этом иногда возникают вопросы отнесения конкретного документа к той или иной категории и, соответственно, определения срока его хранения.

Приказы на отпуск и по беременности родам храняться в одной папке

Порядка выдачи медицинскими организациями справок и медицинских заключений (утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 02.05.2012 № 441н, далее – Порядок).

В соответствии с Порядком медицинские заключения: оформляются в произвольной форме; оформляются с проставлением штампа медицинской организации или на бланке медицинской организации (при наличии); подписываются врачами-специалистами, участвующими в вынесении медицинского заключения; подписываются руководителем медицинской организации; заверяются личными печатями врачей-специалистов; заверяются печатью медицинской организации. Заявление работницы также регистрируется в журнале регистрации входящих документов и визируется руководителем.

Перевод на другую работу допускается в соответствии со ст.

72 ТК РФ по соглашению сторон.

Просмотров