Списание испорченных бланков трудовых книжек. Списание трудовых книжек
В детском дошкольном образовательном учреждении в 2018 году в разных месяцах работало от 23 до 27 человек, в 2019 году – 27 человек (из них одна работница находится в декрете). В каком порядке учреждение должно представлять в ФСС сведения, необходимые для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка и других пособий, связанных с материнством: в электронной форме либо на бумажном носителе (учреждение расположено в субъекте РФ, участвующем в пилотном проекте)? Покупатель – плательщик НДС вправе воспользоваться вычетом предъявленного ему налога по товарам, работам, услугам, имущественным правам в случае, если соблюдены прописанные в ст. 171 и 172 НК РФ условия: покупка предназначена для облагаемой НДС операции и поставлена на учет, у покупателя имеется оформленный соответствующим образом счет-фактура. Правда, если этот документ получен с опозданием, у налогоплательщика могут возникнуть дополнительные вопросы. За какой период заявлять вычет? Как его перенести на последующие налоговые периоды и не просчитаться со сроком, отведенным законодателем на данное мероприятие? Можно ли отсрочить лишь часть вычета? Четыре судебные инстанции, включая ВС РФ, отказали гражданке Ж. в праве зарегистрировать новое ООО «Д». Формальным основанием для данного отказа явилось непредставление заявителем определенных Федеральным законом № 129‑ФЗ необходимых для государственной регистрации документов, а именно то, что заявление по форме Р11001 не содержит сведения о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица, об адресе постоянно действующего исполнительного органа юридического лица в пределах его место нахождения, а также имеются признаки отсутствия у учредителей – юридических лиц ООО «П», ООО «Б» и их руководителей возможности осуществлять управление в создаваемом юридическом лице.
Изменение ставки по НДС само по себе вроде бы не должно вызывать сложности для учетных работников. Действительно, начисляете большие суммы к уплате в бюджет и все… Однако трудности могут возникнуть в период перехода от меньшей ставки к большей. В данной статье мы представим обзор последних разъяснений чиновников на эту тему, связанных с выполнением работ и оказанием услуг. В апреле 2019 года была выявлена ошибка: по объектам библиотечного фонда, принятым к учету и введенным в эксплуатацию в августе 2018 года, амортизация не начислялась. Какие исправительные записи необходимо сделать в бюджетном учете?
В трудовик вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также об основаниях прекращения трудового договора и о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случая, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Обратите внимание! Работодатель - физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Работник обязан предъявить трудовую книжку при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ). Если же он трудоустраивается впервые, трудовую книжку обязан завести работодатель. Она ведется на государственном языке РФ - русском (ст. 68 Конституции РФ), а если в субъекте РФ установлен свой государственный язык - на двух языках одновременно.
Как правильно списать и ликвидировать трудовую книжку?
Каждое действие нужно осуществлять в четкое время, следуя изложенному плану, только тогда грамотность проведенной вами работы будет на высшем уровне. Для того, чтобы списать испорченный бланк, по организации должен быть издан соответствующий приказ, который бы разрешал создание комиссий и проведение списания. Только после этого можно начинать действовать. Первым делом вам необходимо провести переучет трудовых книжек.
Осмотрите все хранящиеся у вас документы. Экземпляры, которые имеют презентабельный внешний вид трогать не нужно, отложите их в сторону. А вот устаревшие трудовые книжки, потрепанные, испачканные или перечеркнутые внутри должны быть отправлены на осмотр. Глава отдела кадров из своих подчиненных должен создать специализированную комиссию.
Законодатель диктует нам следующее название – инвентаризационная комиссия.
Списание трудовых книжек: особенности процедуры
Правил ведения и хранения трудовых книжек). В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим структурным подразделением, оформляющим прием на работу и увольнение, регистрируются все трудовики, принятые от работников при поступлении в организацию, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные вновь. Помните, что работодатель обязан постоянно иметь в наличии некоторое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Они выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке, которая может выглядеть следующим образом.
Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, ежемесячно обязано представлять в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши.
Списание и ликвидация трудовых книжек
На работодателя возлагается ответственность за правильность оформления и сохранности этих документов вплоть до момента увольнения работника и выдачи его ему на руки. Если же какой-либо из бланков документа оформлен или заполнен недостоверно или он испорчен по другим причинам, работодатель обязан составить соответствующий акт, где будет подтверждено списание бланков. И только после этого можно уничтожить испорченные документы.
Внимание
Нормативными актами установлены способы уничтожения этих документов: измельчение (шредирование) или сжигание. Если в порче бланка книжки нет вины работника, в таком случае стоимость его восстановления работодатель возмещает за свой счет. Для составления акта о списании книжек выдается приказ о создании комиссии для списания испорченных бланков, который делается в произвольной форме.
Акт на списание трудовых книжек. образец
Инфо
При оформлении трудовой книжки штатному работнику и внося в нее записи и изменения, кадровый сотрудник обязан отнестись к данной процедуре очень ответственно. Сведения с трудовой книжки в будущем будут основанием для ее обладателя основой для пенсионных отчислений, получения пособия по безработице, а также подсчета стажа страхования и пр. На практике случается так, что приходится списывать эти документы в случаях, если трудовая книжка или вкладыши в ней пришли в негодность (к примеру, пострадали от огня или порваны).
Какие могут быть причины для списания бланка трудовой? Дело в том, что даже опытные кадровые сотрудники могут ошибаться. Причинами списания испорченных бланков могут быть следующие: неправильное заполнение данных на титульном листе; ошибки при заполнении «Сведения о работе», недостоверность записей на вкладышах.
Как списать трудовые книжки
Важно
Оформляя трудовую книжку штатному работнику, внося в нее различные записи, работник отдела кадров обязан относиться к этой процедуре ответственно. Все дело в том, что сведения, занесенные в нее, будут служить для обладателя трудовой книжки основой для будущих пенсионных денежных отчислений, получения определенного размера пособия по безработице, подсчета стажа страхования и т.п. Но бывает и такое, что приходится производить списание трудовых книжек в 2014 году – это может произойти в тех случаях, когда трудовая книжка или определенные вкладыши в ней могут прийти в негодность (например, пострадать от огня или порваться).
Списание бланка трудовой книжки: какие могут быть причины? Даже опытные кадровики могут иногда ошибаться.
Трудовая книжка и вкладыш в нее — учитываем и списываем
Довольно часто читатели спрашивают: где хранить трудовые книжки - в филиале или головной организации? А если организация зарегистрирована в одном городе, а деятельность фактически осуществляет в другом? Давайте разберемся. Трудовое законодательство не поясняет, где хранить бланки в подобных случаях, это остается на усмотрение работодателя. С одной стороны, филиал (представительство) не является юридическим лицом, следовательно, все кадровые документы, в том числе трудовые книжки, должны находится в головной организации.
Однако мы считаем, что если в обособленном подразделении есть отдел кадров, есть лицо, ответственное за хранение и ведение трудовых книжек этого подразделения, то их можно хранить по месту его нахождения. Списание и уничтожение испорченных бланков Если при заполнении бланка трудовой книжки или вкладыша в нее допущена ошибка, такой бланк нужно уничтожить.
Многие законодательные акты требуют аккуратного обращения сотрудником кадровиков к трудовым книжкам. По сути, это своеобразное лицо организации, которое уволившийся работник понесет показывать в новое место. Но иногда от кадровиков не зависит правильность и аккуратность ведения и хранения трудовых книг.
Различные природные явления, старость и иные факторы беспощадны к клочкам бумаги и иногда, некоторые трудовые, которые даже не подлежат восстановлению отправляются в мусорный бак. Почему так происходит, а даже если и происходит, то в каком порядке, мы рассмотрим в нашем материале. Эта информация будет полезна и кадровикам, работника, и работодателям.
В каких случаях можно списать? Практика ведения трудовых книжек знает множество случаев в соответствии с которыми трудовые просто напросто списывались с учета. Различные природные явления могут внести свою лепту.
Причины списания испорченных бланков трудовой могут быть самые разнообразные, чаще всего это:
- неправильное заполнение информации на титульном листе}
- недостоверность записей на вкладышах трудовой}
- ошибки в заполнении раздела «Сведения о работе».
Чтобы уменьшить вероятность допущения ошибок в бланках трудовой книжки, рекомендуется тщательно и аккуратно переписывать нужную информацию о новом работнике из предъявляемого им паспорта или же другого документа, который удостоверяет его личность. Распространенные ошибки допускаются в имени и фамилии работников. К примеру, заполняя трудовую книжку, кадровик может написать в графе внесения имени «Наталия», вместо правильного «Наталья» и другие подобные случаи.
Какие могут пыть причины для списания трудовой книжки
Однако правила, обязывающего работодателя применять именно специализированную технику, не существует. Следовательно, бланк может быть уничтожен различными способами:
- аппаратом для уничтожения документов путем их измельчения (так называемым шредером);
- разрезан на несколько частей ножницами вручную;
- сожжен;
- при помощи специализированной архивной организации, предоставляющей услуги по уничтожению документов.
Проводки по списанию трудовых книжек Соблюдение процедуры списания и уничтожения испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку включает в себя не только мероприятия по их фактическому уничтожению, но и обязательное отражение соответствующих операций в бухгалтерском учете организации. Рассматривая порядок отражения таких операций в бухгалтерском учете, прежде всего отмечаем, что законом он четко не урегулирован.
Важен результат – бланк трудовой книжки или вкладыша в трудовую книжку непригоден к использованию по своему назначению. Порядок списания: Статус рассматриваемых бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку обязывает создавать для их уничтожения специальную комиссию, которая подтвердит правомерность списания бланков и факт их уничтожения. Законодательство не предусматривает конкретного перечня должностных лиц, участвующих при подобном списании, следовательно, организация или предприниматель вправе назначить участников такой комиссии самостоятельно, основываясь либо на собственных локальных актах, либо (при их отсутствии) на приказе руководителя или иного уполномоченного должностного лица.
Указанная комиссия проводит инвентаризацию бланков трудовой книжки и вкладышей в трудовую книжку, подлежащих уничтожению, а также присутствует при самой процедуре уничтожения.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть зарегистрированы лишь те, заполненные бланки книжек, которые перед этим были внесены в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в бухгалтерии организации. Это легко может быть проверено при сравнении серий и номеров бланков, значащихся в обеих названных книгах. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях – иную ответственность.
Так, статьей 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях установлено, что нарушение законодательства о труде, куда относится также нарушение правил ведения трудовых книжек, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда.
Хозяйственные операции по приобретению и списанию формуляров и вкладышей в них подлежат отражению в бухгалтерском учете организации.
Порядок бухгалтерского учета этих бланков в настоящее время законодательно не установлен. В разные годы Минфин многократно выпускал разъяснения по данному вопросу, которые противоречили действующим нормативным актам, друг другу и больше дезориентировали налогоплательщиков, чем реально помогали правильно вести учет.
В результате на сегодняшний день применяется 2 варианта учета бланков трудовых книжек:
- в качестве активов, реализуемых работникам предприятия;
- в качестве расходов работодателя.
Способ учета формуляров организация определяет самостоятельно и закрепляет в учетной политике.
Трудовая книжка – актив организации
1) Как товар для перепродажи с использованием счета 41
Такой порядок учета Минфин рассматривает в письме от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818.
Следует отметить, что большинство специалистов с данной точкой зрения чиновников категорически не согласны, поскольку:
- товар представляет собой имущество, которое реализуется в рамках договорных отношений по волеизъявлению сторон, а передача трудовой книжки происходит в силу требований ТК РФ и уклониться от этой обязанности по собственной воле работодатель не может;
- реализация бланков производится исключительно Объединением «ГОЗНАК» или его уполномоченными представителями, другие лица продавать формуляры не имеют права;
- работодатель взимает с работника плату за бланк в той же сумме, которая была ранее уплачена официальному поставщику, т. е. фактически происходит возмещение понесенных затрат, а такая операция реализацией не признается.
2) Как материалы с использованием счета 10
В данном случае бланки приходуются как материалы, используемые для управленческих нужд предприятия. Такой порядок учета считается более корректным.
Поскольку затраты на приобретение формуляров являются экономически оправданными, они признаются в качестве расходов при исчислении налога на прибыль (письмо ФНС от 23.06.2015 № ГД-4-3/10833@).
Денежные средства, полученные от работников в оплату бланков, считаются доходами организации (письмо ФНС от 26.09.2007 № 07-05-06/242) и также учитываются в составе налоговой базы по налогу на прибыль.
Обратите внимание: компании, применяющие , не смогут включить стоимость приобретенных формуляров в состав расходов при исчислении единого налога, поскольку такие затраты не поименованы в закрытом перечне, приведенном в п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
При этом денежные средства, полученные за бланки от работников, рекомендуется включить в состав внереализационных доходов, чтобы избежать претензий со стороны налоговиков.
Передача работнику бланка трудовой книжки или вкладыша в нее облагается НДС (если работодатель является плательщиком данного налога), а сумма НДС, ранее предъявленная продавцом формуляров, подлежит вычету при наличии правильно оформленной первичной документации.
Примечание:
В настоящее время имеются постановления ВАС с положительными решениями в пользу налогоплательщиков (ФАС Северо-Западного округа от 01.10.2003 № А26-5317/02-28, 02.03.2007 № А56-44214/2006), подтверждающие следующую позицию: выдавая работникам бланки труд. книжек, работодатель не ставит целью получение прибыли, а выполняет обязательства, наложенные законодательными актами. Следовательно, такие операции не являются предпринимательской деятельностью и не подлежат обложению НДС.
Приобретенные формуляры трудовых и вкладышей к ним, хранящиеся в организации, учитываются на забалансовом счете 006 в качестве бланков строгой отчетности.
Обратите внимание: списать бланк трудовой книжки (вкладыша) можно в день его выдачи сотруднику. При этом датой выдачи нужно считать не день увольнения, а день, когда бланк был оформлен на имя работника.
Проводки в бухгалтерском учете:
| Приобретенные формуляры учтены как МПЗ | ||
| Отражён НДС, предъявленный продавцом бланков | ||
| Формуляры приняты на хранение как БСО | ||
| Стоимость оформленных бланков учтена в составе расходов | ||
| Начислен НДС со стоимости выданных формуляров трудовых книжек (вкладышей) | ||
| Списаны трудовые книжки (вкладыши), оформленные работникам | ||
| Погашена задолженность за выданные бланки из заработной платы работника (оплата внесена сотрудником в кассу предприятия) |
Если локальным актом организации установлено, что компенсация за формуляры труд. книжек и вкладышей к ним с работников не взимается или произошли чрезвычайные обстоятельства, вследствие которых работодатель обязан выдать бланки безвозмездно, списание производится следующими проводками:
Если бланк трудовой книжки (вкладыша) был испорчен кадровым сотрудником компании в процессе заполнения, в бухучете делаются следующие записи:
В ситуациях, когда плата за бланк с работника не взимается, предприятие не имеет права учитывать в составе расходов по налогу на прибыль ни стоимость формуляров, ни НДС, исчисленный с безвозмездной передачи бланка сотруднику.
Таким образом, возникает разница между налоговым и бухгалтерским учетом, которая отражается как постоянное налоговое обязательство:
Кроме того, если бланк был передан на безвозмездной основе, то его стоимость признается доходом работника в натуральной форме, и работодатель, как налоговый агент, обязан рассчитать и удержать (письмо Минфина от 27.11.2008 № 03‑07‑11/367).
Примечание: существует иная точка зрения по данному вопросу, в соответствии с которой трудовая книжка, как личный документ, не может участвовать в гражданском обороте (такая норма применяется к паспорту, диплому об образовании и т. д.). Получается, что при оформлении бланка на имя работника работодатель право собственности утрачивает, а сотрудник его не приобретает.
При этом, поскольку работник не может купить бланк самостоятельно в обход работодателя, оценить полученную экономическую выгоду, которая могла бы быть признана доходом гражданина, в соответствии с НК РФ не представляется возможным. Следовательно, объекта обложения НДФЛ в данном случае не возникает.
Есть и более безопасный вариант: квалифицировать безвозмездную передачу труд. книжки работнику как дарение. Договор может быть заключен как в письменной, так и в устной форме. При этом доход в виде подарка стоимостью до 4000 руб. в год НДФЛ не облагается.
Трудовая книжка – расход организации
В данном случае мнения Минфина отражены в следующих официальных разъяснениях:
- письмо от 10.06.2009 № 03-01-15/6-305;
- письмо от 29.01.2008 № 07-05-06/18 (рекомендации аудиторским организациям),
согласно которым работодатель приобретает формуляры не для дальнейшей реализации, а выступает в качестве посредника между работником и продавцом бланков. Таким образом, право собственности на бланки у работодателя не возникает.
При этом предоставление трудовой книжки (вкладыша) сотруднику нельзя квалифицировать как оказание услуги.
Поэтому стоимость бланков предлагается сразу учитывать в составе прочих расходов, а компенсацию, полученную за формуляры от сотрудников, включать в прочие доходы.
Следовательно, в бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие записи:
| Формуляры приняты на забалансовый счет в качестве БСО | ||
| Стоимость формуляров принята в качестве расходов | ||
| Отражён НДС | ||
| Списаны бланки, оформленные сотрудникам | ||
| Отражена стоимость бланков, подлежащая возмещению сотрудниками компании | ||
| Начислен НДС со стоимости выданных формуляров | ||
| Погашена задолженность за выданные бланки из заработной платы работника (оплата внесена сотрудником в кассу организации) |
Мы подобрали для вас лучшие предложения для ИП и ООО по открытию расчетного счета.
Открытие расчетного счета в банке "Тинькофф"
|
 Открытие расчетного счета в банке "Точка"
|
 Открытие расчетного счета в банке "Восточный банк"
|
 Открытие расчетного счета в банке "Открытие"
|
|
Открытие расчетного счета в банке "ВТБ"- Похожие записи
-
Запись о награждении в трудовой книжке: образец
Одна из обязанностей работодателей по отношению к сотрудникам – правильное ведение и заполнение трудовых книжек. От этого зависит дальнейший расчет стажа и пенсии, поэтому к оформлению данной документации предъявляют строгие требования, которые нужно соблюдать. Книжка – многостраничный документ с несколькими разделами. Хранится она у работодателя. Существует также особый порядок, касающийся учета книжек. Однако сотрудники, ответственные за работу с этими документами, иногда могут допускать ошибки, поскольку от них никто не застрахован даже при самом ответственном подходе. В этом случае испорченный бланк нужно будет уничтожить, и эта операция требует документального заверения с составлением соответствующего акта. Чтобы его оформить, можно использовать наш образец акта на списание трудовых книжек.
Общие особенности
По своему значению трудовая книжка – основной документ, который используют в качестве основания для вычисления стажа и расчета пенсии. Помимо обязательных разделов и страниц, которые в ней присутствуют, также могут использоваться дополнительные вкладыши – если место в каком-то разделе закончилось, но есть необходимость в продолжении записей.
Документ хранят в организации, где на данный момент трудится работник. Заполняет его работодатель.
Если человек впервые куда-то трудоустроен и пока не имеет книжки, то работодатель должен ее завести. При увольнении книжку отдают сотруднику на руки.
Оформление списания
Ситуации, в которых по каким-то причинам может потребоваться списание книжек, достаточно редки, но иногда всё же возникают. Четкого регламента по этому поводу нет, однако сделать всё равно придется, чтобы не столкнуться с негативными последствиями в будущем.
Причиной для списания может быть порча самой книжки и ее бланка либо вкладыша. При этом обстоятельства могут быть очень разными – начиная от ошибки кадрового сотрудника и заканчивая стихийным бедствием. Например, пожаром в помещениях, где хранили книжки. В любом случае, нужно выполнить все необходимые действия и проводки по списанию трудовых книжек.
ИНФОРМАЦИЯ
При уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую их следует списать с забалансового счета – Кт 006.
Есть определенный порядок, указывающий, как именно должно проводиться списание.
Учитывая статус рассматриваемых документов, необходимо предварительно созвать специальную комиссию, которая подтвердит, что книжки действительно необходимо списать, а также проконтролирует этот процесс. При этом учтите что:
- состав комиссии не предусмотрен законодательно, поэтому организация вправе самостоятельно принимать решение по данному вопросу: для определения лиц, которые будут участвовать в комиссии, можно использовать локальные акты в качестве основания либо отдельно издать соответствующий приказ;
- комиссия проводит инвентаризацию документов, а также присутствует непосредственно во время их уничтожения;
- после окончания всех действий заполняют акт, подтверждающий эту процедуру. Можно использовать произвольную форму.
|
Утверждаю Генеральный директор ООО «Гуру» Краснов В.В. Краснов (подпись) 01.10.2018 (дата утверждения) о списании трудовых книжек Составлен комиссией, назначенной приказом генерального директора ООО «Гуру» от 27.09.2018 № 032, в составе: · председателя комиссии – начальника отдела кадров И.Ю. Сидорова; · членов комиссии – начальника юридического отдела Н.Т. Марфиной; · специалиста отдела кадров – И.Н. Зотова. Настоящий Акт свидетельствует о том, что указанной комиссией в соответствии с п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», 01.10.2018 были списаны и уничтожены (измельчены с помощью шредера) следующие испорченные в результате неправильного заполнения бланки: · трудовой книжки – 1 (один) бланк (серия ТК-V № 123784); · вкладыша в трудовую книжку – 1 (один) бланк (серия AT ВТ № 441177). Комиссией подтверждена непригодность указанных бланков, вследствие чего было принято решение об их уничтожении. Подписи членов комиссии: Председатель комиссии Сидорова Ю.И. Сидорова (подпись) Члены комиссии: Марфина Н.Т. Марфина (подпись) Зотов И.Н. Зотов (подпись) |
Для того чтобы уничтожить книжки, обычно используют специальный аппарат, который измельчает бумаги – так называемый шредер. Однако нет какого-то закона, обязывающего организацию в обязательном порядке иметь такую технику, поэтому при ее отсутствии можно воспользоваться другими вариантами. Допустимо:
- сожжение бумаг в специально отведенном месте;
- измельчение их ножницами вручную.
Также можно воспользоваться услугами специальных фирм, которые готовы уничтожить большие объемы документов.
Наши трудовые книжки как зеницу ока хранят в отделе кадров каждой организации, в которой мы осуществляем трудовую деятельность. Посмотрите свою трудовую книжку – видите, как аккуратно в ней сделаны записи, различные подписи и пометки.
Многие законодательные акты требуют аккуратного обращения сотрудником кадровиков к трудовым книжкам. По сути, это своеобразное лицо организации, которое уволившийся работник понесет показывать в новое место.
Но иногда от кадровиков не зависит правильность и аккуратность ведения и хранения трудовых книг.
Различные природные явления, старость и иные факторы беспощадны к клочкам бумаги и иногда, некоторые трудовые, которые даже не подлежат восстановлению отправляются в мусорный бак.
Почему так происходит, а даже если и происходит, то в каком порядке, мы рассмотрим в нашем материале.
Эта информация будет полезна и кадровикам, работника, и работодателям.
В каких случаях можно списать?
Практика ведения трудовых книжек знает множество случаев в соответствии с которыми трудовые просто напросто списывались с учета .
Различные природные явления могут внести свою лепту.
Наводнения, землетрясения, пожары…
Все это не самым лучшим образом влияет на бумагу, а значит, возможно списание документов, пострадавших в результате природных катастроф.
Но помимо природных катастроф существуют также катастрофы техногенные. В результате столкновения с ними человек рискует остаться и вовсе без упоминания о том, где работал. Техногенные катастрофы включают в себя ядерные взрывы и иные аварийные ситуации.
Несмотря на то, что современная трудовая книжка получила свой обыкновенный вид еще в 2004 году, у многих сохранились трудовые старого образца. Например, работник с трудовой книжкой конца девяностых наверняка не может обеспечить документу должный вид. С годами бумага треплется и приходит в негодность, а такие трудовые книжки подлежат также списанию.
Помимо старости основанием для списания является и иная порча документов – сырость в помещении, неаккуратное обращение – все это свидетельствует о том, что судьба трудовой книжки решена – она подлежит только списанию.
Неаккуратное заполнение трудовой книжки сотрудником отдела кадров также является основанием для списания.
Как видите, множество случаев могут повлиять на судьбу вашего трудового документа.
Как списать испорченный бланк?
Как списать испорченную трудовую книжку? Для того, чтобы сделать это по всем правилам, установленным в законодательстве, а именно в постановлении правительства
о хранении и ведении трудовых книжек, необходимо выполнить ряд поэтапных действий.
Все они требуют участия сразу нескольких сотрудников отдела кадров, а также самого непосредственно работодателя.
Каждое действие нужно осуществлять в четкое время, следуя изложенному плану, только тогда грамотность проведенной вами работы будет на высшем уровне.
Для того, чтобы списать испорченный бланк, по организации должен быть издан соответствующий приказ , который бы разрешал создание комиссий и проведение списания.
Только после этого можно начинать действовать.
Первым делом вам необходимо провести переучет трудовых книжек . Осмотрите все хранящиеся у вас документы. Экземпляры, которые имеют презентабельный внешний вид трогать не нужно, отложите их в сторону.
А вот устаревшие трудовые книжки, потрепанные, испачканные или перечеркнутые внутри должны быть отправлены на осмотр.
Глава отдела кадров из своих подчиненных должен создать специализированную комиссию. Законодатель диктует нам следующее название – инвентаризационная комиссия . Данной комиссией пересматриваются оставленные для списания экземпляры и еще раз утверждаются на списание.
Теперь необходимо составить соответствующий акт о списании . О том, как правильно составить этот документ поговорим в следующем пункте.
Позже формируется совсем иная комиссия. Законодатель называет ее ликвидационной .
Состоит данная комиссия из тех же членов, что и предыдущая, но оформляется факт ее создания отдельным приказом.
К составленному акту комиссия прикрепляет все бланки трудовых, которые не были по какой либо причине использованы.
Акт списания
Акт на списание трудовой книжки – документ чрезвычайно важный, правда в законодательстве нет ни одного упоминания о том, как на самом деле он должен выглядеть.
Все составляют данный акт от руки и произвольно .
Мы вывели лишь ряд правил, которые должны быть присущи данному документу:
- в нем должно содержаться полное название организации;
- в центре должно крупными буквами быть написано название самого акта;
- также не забываем вписать саму дату, когда акт был написан;
- в акте должен быть кратко изложен весь процесс, касающийся списания трудовых;
- обозначается количество списанных документов, а также причины списания каждого;
- не забудьте перечислить состав комиссий по инвентаризации и ликвидации;
- заканчиваться документ должен постановкой печати и подписями всех участников списания трудовых книжек.
Стоит заметить что данный акт составляется на листах А4, в двойном экземпляре . Пишется черной или синей ручкой при отсутствии бланка.
Как происходит уничтожение?
Сегодня в крупных городах существует множество служб, которые за деньги готовы помочь вам избавиться от документов.
Делается это не бесплатно, но быстро и качественно.
Если у вас нет желания платить за работу, которую без труда можно сделать самим – то дерзайте.
Избавиться от трудовых можно двумя способами. Во-первых, такие документы без труда можно порвать на кусочки и поджечь .
Как правило, делают подобное действо на территории предприятия , чтобы каждый желающий мог убедиться в том, что документы уничтожены.
Второй способ – это шредировнаие . Специальная машина измельчает бумагу до состояния, когда просто невозможно прочитать содержимое в ней.
Что делать, если работник не явился за трудовой?
В случае, если работник не явился за трудовой книжкой и в ваших архивах завалялся трудовой документ – не спешите от него избавляться. Трудовой кодекс предлагает отправить трудовую по почте по указанному в ней адресу заказным письмом. Если подобное действие не представляется возможным, найдите способ связаться с обладателем трудовой или его родственниками.
Если связь потеряна, не спешите расставаться с документом. По положениям трудовых нормативных актов, книжка должна оставаться на предприятии до момента, пока за ней не явится либо сам бывший работник, либо кто-то из его родственников или представителей.
Заключение
Избавиться от трудовых книжек правильно – тоже искусство. Проводить подобные мероприятия нужно как можно чаще. Время не жалеет бумагу, главное, чтобы остались намного более ценные вещи – забота о сотрудниках организации в лице кадровиков и тщательное выполнение своих трудовых обязанностей.
