Главная » Виды пенсий » Составляем график отпусков который будет работать. Как составить утвердить график отпусков, форму скачать

Составляем график отпусков который будет работать. Как составить утвердить график отпусков, форму скачать

Трудовое законодательство Российской Федерации требует своевременного оформления и ведения графика отпусков, как одного из важнейших документов в кадровом документообороте. Данная статья позволит работодателям подготовиться к новому календарному году и своевременно оформить график отпусков с учётом соблюдения всех законодательных норм и правил в 2018 году.

Для чего необходим график отпусков?

График отпусков является одним из важнейших документов в кадровом делопроизводстве, качественно позволяющий регулировать отпускные периоды сотрудников с учётом потребностей и возможностей организации, соблюдая при этом нормы трудового законодательства в части права работников на ежегодный отдых.

График отпусков в обязательном порядке должен быть там, где есть коллектив. Правовая форма в данном случае значения не имеет. Это может быть юридическое лицо (организация), так и физическое лицо (ИП).

График отпусков является унифицированной формой № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1, но в действительности организация имеет право самостоятельно принимать решение заполнять указанную форму № Т-7 или разработать собственную, адаптированную для конкретной организации, форму документа (см. → ).

Ответственность наступает за отсутствие графика отпусков, а не за выбор той или иной формы документа.

Кто несёт ответственность за оформление графика отпусков?

Ответственность за наличие графика отпусков лежит на работодателе, который, в свою очередь, наделяет полномочиями за своевременное формирование графика специалистов кадровой службы.

Работники, имеющие преимущество в выборе периода отпуска

При составлении графика отпусков необходимо учитывать права отдельных категорий работников на предоставление им ежегодных отпусков:

Категория работников	Особые условия	Нормативный акт
Мужчины	Ежегодный отпуск предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя	ст. 123 ТК РФ
Лица, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях	Полное или частичное соединение ежегодных оплачиваемых отпусков	ст. 322 ТК РФ
Работающий родитель (опекун, попечитель)	Ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в возрасте до восемнадцати лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования, расположенные в другой местности. При наличии двух и более детей отпуск для указанной цели предоставляется один раз для каждого ребенка.	ст. 322 ТК РФ
Родитель (опекун, попечитель, приемному родитель), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет	Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по желанию родителя в удобное для него время.	ст. 262.1 ТК РФ
Работники в возрасте до восемнадцати лет	Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется продолжительностью 31 календарный день в удобное для них время	ст. 267 ТК РФ
Почётный донор России	Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в удобное для него время.	ст. 23 Федеральный закон от 20 июля 2012 г. № 125-ФЗ «О донорстве крови и ее компонентов» (с изменениями и дополнениями)
Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и граждане, являющиеся полными кавалерами ордена Славы		ст. 9 Закон РФ от 15 января 1993 г. № 4301-I «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» (с изменениями и дополнениями)
Граждане Российской Федерации, оказавшиеся в зоне влияния неблагоприятных факторов, возникших вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС 26 апреля 1986 года, либо принимавшие участие в ликвидации последствий этой катастрофы.	Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в удобное время.	ст. 14 Закон РФ от 15 мая 1991 г. № 1244-I «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» (с изменениями и дополнениями)
Граждане Российской Федерации, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне	Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в удобное время.	ст. 2 Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне» (с изменениями и дополнениями)
Супруги военнослужащих	Отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих	ст. 11 Федеральный закон от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих» (с изменениями и дополнениями)

Как внести в график отпусков данные нового сотрудника?

В случае, если график отпусков утверждён за 2 недели до наступления следующего года, а в начале нового года принят новый сотрудник – работодатель обязан учесть право работника на получение отпуска после 6 месяцев работы (ст. 122 ТК РФ).

В данном случае возможно 2 пути решения вопроса:

составить к графику отпусков приложение, где будет указан период, когда вновь принятый работник будет находиться в ежегодном оплачиваемом отпуске;
издать приказ о ежегодном отпуске на основании заявления работника.

Как внести изменения в график отпусков?

В соответствии со ст.123, 124 ТК РФ возможны случаи переноса ежегодного оплачиваемого отпуска по ряду причин:

Для того, чтобы внести изменения в график отпусков – необходимо издать приказ «О внесении изменений в график отпусков», где будет отражена новая реальность.

График отпусков на 2018 год

Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков должен быть утверждён работодателем не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года.

График отпусков на 2018 год должен быть утверждён работодателем не позднее 17 декабря 2018 года.

Ответственность работодателя за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков относится к категории нарушения трудового законодательства и влечёт за собой административные санкции (ст.5.27 КоАП РФ):

Категория нарушителя	Административное наказание
Должностное лицо	Предупреждение или штраф 1000-5000 рублей.
	Штраф 1000-5000 рублей
Юридическое лицо	Штраф 30000-50000 рублей
При повторном нарушении
Должностное лицо	Штраф 10000-20000 рублей или дисквалификация на 1-3 года
Индивидуальный предприниматель	Штраф 10000-20000 рублей
Юридическое лицо	Штраф 50000-70000 рублей

Вопросы и ответы

Обязательно ли учитывать мнение работников при формировании графика отпусков?

Ответ: Если сотрудник не относится к категории особых сотрудников, указанных в разделе «Работники, имеющие преимущество в выборе периода отпуска» – работодатель имеет право не учитывать его мнение при составлении графика отпусков.

Обязательно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков?

Ответ: Работодателю настоятельно рекомендуется знакомить работников с графиком отпусков, хотя законодательством Российской Федерации этот момент чётко не описан. Но во избежание спорных ситуаций ознакомить работников под подпись всё же необходимо.

Обязаны ли мы включать в график отпусков совместителей?

Ответ: График отпусков предусматривает предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска абсолютно всем работника, в связи с чем включать в график отпусков необходимо как основных работников, так и совместителей.

График отпусков - это один из важнейших локальных нормативных актов любой организации. Составлять график для определения очередности отпусков работников является обязанностью работодателя. Напомним, что этот локальный акт должен быть утвержден не позднее 17 декабря (за 2 недели до конца года). И не забудьте о новых правилах, внесенных статьями 185.1 и 262.2 ТК РФ. Образец заполнения графика отпусков на 2019 год и пошаговую инструкцию по составлению и утверждению можно найти в статье.

В соответствии со статьей 123 ТК РФ , график следует утвердить за две недели до наступления нового года. Чтобы не ошибиться в заполнении, рекомендуем вам ориентироваться на представленный в статье график отпусков на 2019 год (excel скачать бесплатно можно в конце статьи). Утверждение его в течение двух последних недель декабря будет являться нарушением трудового законодательства. Таким образом, для определения сроков отдыха работников на 2019 год его нужно утвердить не позднее 17.12.2018.

Существует унифицированная форма Т-7 «График отпусков» (образец заполнения покажем далее), содержащаяся в альбоме унифицированных форм (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Однако с 01.01.2013 эти формы не являются обязательными к применению (п. 4 ст. 9 закона 402-ФЗ , информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Каждое предприятие самостоятельно может разрабатывать первичку с обязательным включением в нее реквизитов, установленных п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ.

Оформленную форму можно утвердить приказом руководителя, но достаточно будет и его подписи в поле «Утверждаю» формы Т-7.

Новое в законодательстве!

Напоминаем, что в Трудовом кодексе РФ появилась . В соответствии с ней работникам, у которых три и более детей до 12 лет, дается приоритетное право выбора времени отдыха. Поэтому, прежде чем распределять отпускные дни для всех сотрудников, нужно поинтересоваться, когда планируют отдыхать эти привилегированные работники.

Кроме того, дополнительные дни отдыха появились у сотрудников для прохождения диспансеризации (у «обычных» сотрудников — 1 день раз в 3 года, у предпенсионеров — 2 дня ежегодно) (ст. 185.1 ТК РФ ). Графики диспансеризации определены Приказом Минздрава России от 26.10.2017 N 869н. В 2019 году имеют право пройти диспансеризацию граждане 2001, 1998, 1995, 1992, 1989, 1986, 1983, 1980, 1977, 1974, 1971, 1968, 1965 годов. Пока нет четких ведомственных указаний, нужно ли включать эти дни в график отпусков на 2019 год, но учесть это обстоятельство необходимо.

Заполняем график пошагово

Форма должна утверждаться с заполненными столбцами 1-6. Рассмотрим, как составить график отпусков на 2019 год (образец заполнения рассмотрим пошагово). Для примера заполнения нами используется унифицированная форма Т-7 «График отпусков» (бланк, как уже упоминалось, взят из альбома унифицированных форм). Но можно использовать и график отпусков в Excel (шаблон на 2019 год дан для скачивания в конце статьи).

Шаг 1

Заполняем поле «Наименование организации». Для этого прописываем полное наименование организации без сокращений.

Шаг 2

При наличии профсоюза заполняем поле «Мнение выборного профсоюзного органа»: проставляется дата и надпись «Учтено». При отсутствии таковой указывается «Первичная профсоюзная организация не создана (или отсутствует)».

Шаг 3

Присваиваем номер документу, дату составления, указываем, на какой год он составляется.

Шаг 4

Заполняем столбцы 1-6: названия структурных подразделений, наименование должности, а также Ф.И.О. работников пишем, не сокращая. В 5-ом столбце цифрами указывается длительность в календарных днях. В гр. 6 ставят дату, с которой он начинается.

В случае если период отдыха делится на несколько частей, каждая часть пишется в отдельной строке.

Также можно в столбце 6 указывать продолжительность, а не дату начала.

Подписывает документ начальник отдела кадров.

Утверждаем график и знакомим с ним сотрудников

После заполнения рассмотренных полей и столбцов необходимо утвердить документ. Можно сделать это на самом бланке документа — форма Т-7 содержит для утверждения специальное поле. А можно и издать приказ об утверждении графика отпусков на 2019 год (образец ниже).

Так может выглядеть приказ «График отпусков на 2019 год»; образец заполнения, показанный выше, не является унифицированным, он может составляться в произвольной форме, но если вам нравятся наши формулировки, то скачать текст приказа в word можно в конце статьи.

Ознакомить с ним сотрудников можно под подпись в специальной ведомости. Также для ознакомления возможно дополнить график столбцом, где работники будут расписываться и проставлять дату ознакомления.

Столбцы 7-10 графика заполняются вручную в течение года по мере фактического ухода сотрудников на отдых. Если произошли изменения и время отдыха предоставляется не тогда, когда было запланировано, в графе 8 указывается основание для переноса — реквизиты приказа о переносе или заявление работника. В графе 9 указывают планируемую дату начала отдыха.

Гр. 10 «Примечание» заполняется при наличии необходимых примечаний, например, можно указать причину переноса отдыха (по заявлению работника, другое основание), основания для отзыва, др.

Итак, мы рассмотрели пошагово, как заполнить бланк графика отпусков на 2019 год; образец скачать бесплатно для использования в работе можно ниже.

Сроки хранения и ответственность за отсутствие

График (оригинал) хранится обычно в отделе кадров в течение одного года (п. 693 Приказа 25.08.2010 № 558). Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводства. Значит, он хранится до 31.12.2019.

За отсутствие документа виновный может быть привлечен к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа:

для должностных лиц — от 1000 до 5000 руб.;
для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Также для юрлиц возможно приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Нужно ли составлять график отпусков? Зачем работодателю график отпусков? Ответственность за отсутствие графика отпусков. Право на отпуск. Отпускной стаж. Продолжительность отпуска. Пожелания работников.

До нового года необходимо составить и утвердить график отпусков. Как правильно его подготовить и какие моменты при этом следует учесть?

Согласно пункту 5 статьи 37 Конституции РФ каждому гражданину, работающему по трудовому договору, гарантируется ежегодный оплачиваемый отпуск. Очередность предоставления отпусков работникам одной организации определяется графиком отпусков (ч. 1 ).

к меню

СОСТАВЛЯТЬ ИЛИ НЕ СОСТАВЛЯТЬ ГРАФИК ОТПУСКОВ?

Во многих организациях график отпусков не составляют, работники уходят в отпуск по согласованию с руководителем. Эта практика нарушает права работника, поскольку он лишен возможности планировать время отдыха и организовать его наиболее эффективным образом. Иногда сотрудник вообще не может воспользоваться гарантированным правом на отдых в течение календарного года.

Зачем работодателю график отпусков

Составление графика отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и дает ряд преимуществ работодателю.

Во-первых , если отпуск предоставляется в соответствии с графиком, это позволяет заблаговременно его оформить и подготовиться к выплате отпускных. Они выдаются не менее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ).

Во-вторых , у работодателя при необходимости будет время найти замену уходящему в отпуск сотруднику.

В-третьих , график позволяет контролировать своевременность предоставления работникам отпусков. При условии его соблюдения у сотрудников не будут накапливаться не отгулянные отпуска.

В график НЕ нужно включать

1) Подрядчиков. Даже если договор длительный, такие работники не имеют права на ежегодный отпуск. Если включить подрядчика в график отпусков, это будет дополнительным поводом для трудинспекторов в трудовой.

2) Сотрудниц, которые весь 2018 год будут в декрете или отпуске по уходу за ребенком, в график можно не включать. Если в отпуске по уходу сотрудница работает неполный день, это не имеет значения. Ей все равно не положено два отпуска одновременно. Даже если мама решит прервать детский отпуск и взять ежегодный, в графике это можно не прописывать. Если отпуск заканчивается в 2018 году, уточните, будет ли женщина брать после детского отпуска. Если будет, пропишите в графике 28 дней сразу после окончания детского отпуска.

к меню

С ЧЕГО НАЧАТЬ

Прежде чем составить график отпусков, необходимо учесть:

положения действующего законодательства РФ об отпусках;
специфику деятельности организации (например, наличие вредных или опасных условий труда, дающих право на дополнительный отпуск, распределение штатных сотрудников по подразделениям, возможность взаимозаменяемости, планы развития (сворачивания) производства);
пожелания работников.

ПРАВО на ОТПУСК

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч. 1 ). Право на его использование у сотрудника возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у одного работодателя (ч. 2 ).

Нужно ли заявление на отпуск?

Обязаны ли сотрудники организации писать заявление на очередной ежегодный отпуск? Согласно ежегодный отпуск предоставляется работникам на основании графика отпусков и изданного в соответствии с ним приказа руководителя.

При наличии таких документов писать заявление необязательно. Однако существуют исключения для следующих случаев:

в графике обозначен только месяц, в котором работник уходит в отпуск. В этом случае сотруднику необходимо написать в заявлении точную дату начала своего отпуска ;
работник уходит в отпуск не по графику . При согласовании с администрацией организации на основании данного заявления должен быть изменен график отпусков.

Кроме этого, Трудовой кодекс обязывает писать заявление тем сотрудникам, которые имеют право на отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы.

ПРИМЕР 1.
Инженер Н.А. Гайкин приступил к работе 23 апреля 2008 го да. С какого дня он имеет право взять первый отпуск?
РЕШЕНИЕ. Право на отпуск за первый год работы возникнет у Н.А. Гайкина 23 октября 2008 года.
График отпусков составляется на очередной календарный год (с 1 января по 31 декабря) с учетом того, когда начался рабочий год каждого сотрудника. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время в соответствии с очередностью, установленной графиком (ч. 4 ст. 122 ТК РФ).

ПРИМЕР 2.
Инженер Н.А. Гайкин, приступивший к работе 23 апреля 2008года, в 2008 году не воспользовался правом пойти в отпуск. В графике отпусков на 2009 год запланировано три отпускных периода для этого работника:
- с 12 января 2009 года - 28 календарных дней за 2008 год;
- с 16 марта 2009 года - 14 календарных дней за 2009 год;
- с 31 августа 2009 года - 14 календарных дней за 2009 год.
к меню
Правильно ли составлен график отпусков?

РЕШЕНИЕ. Неверным является предоставление отпуска за рабочий год, который еще не начался (его начало приходится на 23 апреля 2009 года), поскольку он предоставляется за отработанный, так называемый рабочий, а не календарный год.
Первый отпуск с 12 января 2009 года будет правомерно предоставлен за период с 23 апреля 2008 года по 22 апреля 2009 года.
Второй отпуск на 14 календарных дней с 16 марта 2009 года запланирован неправомерно, поскольку период, за который он предоставляется (второй рабочий год с 23 апреля 2009 года по 22 апреля 2010 года), к моменту начала отпуска еще не наступит. У работника не возникнет права на отпуск за второй рабочий год.
Отпуск с 31 августа на 14 календарных дней запланирован правомерно, поскольку в соответствии с трудовым законодательством отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время этого рабочего года.
Необходимо внести изменения в график отпусков и перенести дату начала второго отпускного периода на более позднее время (после 23 апреля 2009 года).

к меню

Отпускной СТАЖ

отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин;
отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными (опасными) условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время (ч. 3 ст. 121 ТК РФ).

Отпускной стаж влияет на момент завершения очередного рабочего года. Если работник, к примеру, брал длительный отпуск за свой счет, окончание рабочего года сдвинется на количество календарных дней, превышающее 14.

Если последний день рабочего года переносится на более поздний срок, количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, на которое может претендовать работник, изменяется. Если отпускной стаж не прерывается, то по истечении рабочего года сотрудник сможет отгулять 28 календарных дней. В противном случае ему полагается меньше отпускных дней. Как их рассчитать? Особой методики для этого не предусмотрено. На практике используется два варианта.

Первый вариант. Вначале нужно определить количество полных месяцев, которые включаются в отпускной стаж за определенный рабочий год. За каждый из них работнику полагается 2,33 дня отпуска (28 календ. дн. : 12 мес.). Сложность возникает при расчете дней отпуска, которые полагаются сотруднику за не полностью отработанный месяц рабочего года. В этом случае можно применить другой способ расчета.

Второй вариант. Он дает возможность более точно рассчитать количество дней отпуска, на которые работник имеет право в определенный момент. Расчет строится не на основе календарных месяцев, а исходя из календарных дней. Определяется количество календарных дней, приходящихся на отработанное в течение рабочего года время. В полностью отработанном рабочем году - 365 (366) календарных дней. За это время работнику полагается 28 календарных дней отпуска. Если в рабочем году были периоды, исключаемые из отпускного стажа, то сотрудник имеет право на меньшее количество календарных дней отпуска. Например, 326 календарных дней из 365 возможных, приходящихся на отработанное в рабочем году время, дают право на 25 календарных дней от пуска (28 календ. дн. : 365 календ. дн. x 326 календ. дн.). Рассмотрим пример.

к меню

ПРИМЕР 3.
К.С. Бубликов поступил на работу в ООО «Сласти» 2 мая 2007 года. В июне 2008 года он находился в неоплачиваемом отпуске продолжительностью 20 календарных дней.
С 2 мая 2009 года работник планирует уйти в отпуск. Необходимо определить, сколько календарных дней отпуска полагается работнику по состоянию на 1 мая 2009 года включительно, если отпуск за первый рабочий год он использовал полностью.
РЕШЕНИЕ. Первый рабочий год сотрудника закончился 1 мая 2008 года. За этот период он использовал ежегодный оплачиваемый отпуск в полном объеме.
Теперь нужно выяснить, когда закончится второй рабочий год. Если бы К.С. Бубликов не брал неоплачиваемый отпуск в 2008 году, второй рабочий год закончился бы 1 мая 2009 года. Но в данной ситуации рабочий год сдвинется на шесть календарных дней (20 календ. дн. - 14 календ. дн.). То есть 14 календарных дней отпуска за свой счет не исключаются из стажа. Таким образом, за период с 2 мая 2008 года по 1 мая 2009 года отпускной стаж сотрудника составит 359 календ. дн. (365 календ. дн. - 6 календ. дн.).

За один календарный день, приходящийся на отработанное время во втором рабочем году, сотрудник заработал 0,0767 дня отпуска (28 календ. дн. : 365 календ. дн.). Следовательно, за 359 календарных дней работнику полагается 27,54 календарного дня отпуска (359 календ. дн. x 0,0767 дн.). Фактически сотруднику можно предоставить 27 календарных дней отпуска, поскольку 0,46 дня (1 дн. - 0,54 дн.) к указанной дате он еще не заработал.

к меню

ПОЖЕЛАНИЯ сотрудников и Продолжительность отпуска, ОПРОСНЫЙ лист

Опросите сотрудников, когда они планируют отпуска

Чтобы заполнить график, сначала соберите со штатных работников информацию, когда они планируют отпуска в следующем году.

Запланировать ежегодные отпуска придется даже сотрудникам, которые собираются увольняться, уйти в декрет или в отпуск по уходу за ребенком.

Используйте опросные листы. В них попросите работников отразить, в какое время они хотят уйти в отпуск (образец ниже).

Примечание : Скачать в формате Word 32Кб

Если работники затрудняются выбрать период отпуска, то попросите их написать примерные даты. Нельзя оставлять в графике пустые строки. Позже работники смогут согласовать с руководством перенос дней отпуска.

Поясните работникам, какие дни отпуска им нужно запланировать в опросном листе.

Основные отпуска. У большинства работников ежегодный основной отпуск длится 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Но некоторым сотрудникам, например инвалидам и несовершеннолетним, надо предоставлять больше дней. Так, отпуск несовершеннолетнего сотрудника составляет 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ), а работника-инвалида - 30 календарных дней в год (ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 № 181-ФЗ).

Предупредите сотрудников, что они могут разбить отпуск на части. Но хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Продолжительность отпуска, планируемого на следующий календарный год, зависит не только от даты возникновения соответствующего права и отпускного стажа. К рассчитанной продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска следует добавить не использованное работником количество календарных дней отпуска за предыдущий период.

Кроме того, необходимо учесть, что некоторые работники имеют право на дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 116-119, 173- 176 и 350 ТК РФ). Согласно части 2 при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Это значит, что в графике от пусков указывается общая продолжительность оплачиваемого отпуска.

Дополнительные отпуска. Некоторые работники имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск. Его продолжительность зависит от категории работника (см. таблицу ниже).

к меню

Кто из работников имеет право на дополнительный отпуск

Работники	Минимальная продолжительность отпуска в год, календ. дн.
Сотрудники с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ)	3
Сотрудники с вредными и опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ)	7
Сотрудники Крайнего Севера (ст. 321 ТК РФ)	24
Врачи общей практики (постановление Правительства РФ от 30.12.98 № 1588)	3 *
Спортсмены и тренеры (ст. 348.10 ТК РФ)	4

* На дополнительный отпуск имеют право врачи общей практики, которые непрерывно трудятся в данной должности свыше трех лет.

Дополнительный отпуск, в отличие от основного, сотрудники вправе не отгуливать, а заменить компенсацией. Но даже если работник планирует взять компенсацию, попросите его указать в опросном листе дни дополнительного отпуска.

Неотгулянные отпуска за прошлые годы. Трудовой кодекс РФ не требует включать в график дни отпуска, не отгулянные в прошлые годы. Более того, удобнее такие дни в график не включать. Тогда вам не придется информировать каждого сотрудника, сколько дней он не отгулял. Оставшиеся дни работник не теряет, он может их отгулять по заявлению.

Проверьте опросные листы работников - все ли дни распределили сотрудники, верно ли разделили отдых на части.

Если работники ошиблись, то верните им опросные листы. Поясните, какие ошибки надо исправить.

к меню

ЛЬГОТНАЯ КАТЕГОРИЯ РАБОТНИКОВ выбирает ВРЕМЯ ОТПУСКА, специфика производства

Некоторым работникам работодатель обязан предоставить отпуск в любое удобное для них время (даже до истечения шести месяцев с начала работы у данного работодателя). Перечень таких лиц приведен в таблице на стр.1 , стр.2 .

Многодетным работникам можно брать отпуск в удобное для них время

Статья 257.1 ТК РФ

«Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков для работников, имеющих трех и более детей.
Работникам, имеющим трех и более детей в возрасте до двенадцати лет, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.».

Бесплатно вести кадровый учет и рассчитывать зарплату в веб-сервисе

КАК УЧЕСТЬ СПЕЦИФИКУ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ в ГРАФИКЕ ОТПУСКОВ

Как правило, работники хотят отдыхать летом или в начале осени. Но при составлении графика отпусков работодатель должен не только учитывать пожелания сотрудников, но и обеспечить непрерывную работу организации.

По этой причине руководитель вправе равномерно распределять от пуска работников организации в течение всего года. Он может установить, что в течение каждого месяца в отпусках может находиться не более 8,33% персонала (100% : 12 мес), либо применить иное основание распределения времени начала отпусков. Имеет смысл устанавливать некую очередность отпусков среди работников родственных профессий (должностей) одного подразделения, например среди продавцов магазина, специалистов отдела, рабочих одной специальности отдельного цеха (участка).

Учитываем пожелания работников

В некоторых случаях при подготовке графика работодатель имеет возможность учесть пожелания работников по поводу планирования отпуска.

Форма, в которой работники могут выразить свои пожелания относительно даты начала отпуска, разделения его на части и переноса, законодательно не установлена, поэтому кадровая служба решает этот вопрос самостоятельно. Можно попросить работника написать заявление с указанием предполагаемой даты начала отпуска в произвольной форме. Это удобно, когда в организации численность работников невелика (до 20 человек) (см. образец заявления ).

Непосредственный начальник работника должен поставить на заявлении свою визу.

В организации с большой численностью сотрудников удобнее составлять ведомость планирования отпусков по каждому подразделению. В ней нужно предусмотреть свободные графы, в которых работники могут изложить свои пожелания (см. образец ведомости ).

к меню

КАК составить ГРАФИК ОТПУСКОВ, Сроки, Образец скачать

График отпусков оформляют сотрудники отдела кадров. Если отдела кадров нет, то график может составить тот сотрудник, на которого возложены обязанности вести кадровый учет. Составляют этот документ на каждый календарный год. Причем подготовить его нужно за две недели до наступления этого периода. То есть, к примеру, график отпусков на 2017 год должен быть датирован не позже 16 декабря 2016 года (17 декабря – суббота). Об этом сказано в Трудового кодекса РФ.

График отпусков составляют по той форме, которая утверждена руководителем приказом к учетной политике. См. пример заполнения графика по унифицированной форме.

Не включайте в график лишние отпуска

В график отпусков включайте основной и дополнительные оплачиваемые отпуска по всем работающим сотрудникам. Но отпуска без сохранения зарплаты и некоторые оплачиваемые отпуска в графике не нужны. Например, и родам и по . Они не относятся к ежегодным оплачиваемым отпускам. Вписывать в график сотрудницу, которая с начала года находится в одном из таких отпусков, вообще не нужно. Если она захочет взять ежегодный оплачиваемый отпуск по окончании отпуска по уходу за ребенком, то компания обязана предоставить его независимо от очередности, предусмотренной графиком.

временная нетрудоспособность работника, наступившая во время отпуска;
исполнение работником во время отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы.

к меню

Вносим изменения в график. Для отражения переноса отпусков в текущем календарном году в форме № Т-7 используются графы 8-9.

Реквизиты приказа руководителя об изменении даты начала отпуска указываются в графе 8 «Основание переноса отпуска» графика.

Графу 10 «Примечание» работник кадровой службы заполняет если:

в текущем году отпуск работнику не предоставлялся ();
работник был отозван из отпуска и его часть переносится на следующий год (ч. 2 );
отпуск работнику был продлен (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

В этом случае в графе 10 сотрудник кадровой службы указывает основания для отзыва из отпуска, его переноса или продления.

к меню

Изменение графика отпусков по ИНИЦИАТИВЕ Работодателя

Очередность предоставления отпусков может изменяться и по инициативе работодателя, если, например, уход работника в отпуск в текущем рабочем году может отрицательно сказаться на работе организации (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

Чтобы действия работодателя по изменению графика были правомерными, он должен:

получить письменное согласие работников (ч. 2 ст. 125 ТК РФ) (см. образец заявления о согласии работника на перенос отпуска);
издать приказ или распоряжение о перенесении отпусков (см. образец приказа ).

Обратите внимание:

работодатель обязан предоставить работнику неиспользованную часть отпуска в любое удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединить к отпуску за следующий рабочий год ().

А теперь рассмотрим пример заполнения графика отпусков на 2009 год.

ПРИМЕР 4.
В ООО «Пастораль» работает девять человек. При планировании отпусков на 2009 год специалист отдела кадров выяснил следующее:
ни один из сотрудников организации права на дополнительный от пуск не имеет;
работников, имеющих право на отпуск в любое удобное для них время, в компании нет;
в связи с производственной необходимостью главный бухгалтер Е.А. Овечкина в 2008 году находилась в отпуске только 14 календарных дней;
генеральный директор И.В. Пастухов и менеджер отдела телефонных продаж Е.Л. Кроликова решили разбить ежегодный отпуск на части, по этому их фамилии вписаны в график два раза.

В течение 2009 года:
маркетолог А.Н. Горный во время отпуска заболел, на основании больничного листа его отпуск был продлен на пять дней;
начальник отдела по обслуживанию клиентов И.Р. Баранов написал заявление о переносе отпуска по семейным обстоятельствам;
экспедитор В.О. Ручьев был отозван из отпуска в связи с производственной необходимостью.

Выборного профсоюзного органа в ООО «Пастораль» нет, поэтому строка, в которой отражается его мнение, не заполняется. Дополнительная графа 11 в график не введена. Как график отпусков должен выглядеть в конце 2009 года?

РЕШЕНИЕ. Рассмотрим, как нужно заполнять график отпусков в течение года. Отметим, что работники ознакомились с датой начала отпусков, расписавшись в уведомлении. Этот документ сотрудник кадровой службы приложил к графику. График отпусков работников ООО «Пастораль» приведен в таблице .

к меню

Матери двух и более детей могут выбирать удобное время отпуска

Работницы, у которых два и более ребенка в возрасте до 12 лет, смогут выбирать время отпуска. Передвинуть в графике отпусков периоды отдыха таких сотрудниц никто не в праве. Постановление об этом ЦК КПСС от 22 января 1981 г. №235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей», утвердил Верховный суд России.

Согласно указанному Постановлению, работницы с детьми в возрасте до 12 лет имеют первоочередное право на получение ежегодного отпуска в летнее или другое удобное для них время, а также право на дополнительный отпуск по уходу за детьми без сохранения заработной платы продолжительностью до 2 недель (по согласованию с компанией). Такая норма закреплена также частью четвертой Трудового кодекса РФ.

к меню

НАРУШЕНИЕ графика отпусков

Если нарушение графика отпусков произошло по вине работника, и если в график отпусков лицом, ответственным за его составление, не были внесены изменения, работодатель может воспользоваться нормами .

Основанием привлечения к дисциплинарной ответственности является дисциплинарный проступок , то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.

установлены виды дисциплинарных взысканий.

Привлечение к дисциплинарной ответственности является правом работодателя, а не обязанностью. Кроме того, за работодателем остается право выбора меры ответственности либо вообще отказ от наложения взыскания .

В целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда можно учесть средний заработок, сохраняемый на время отпуска, лишь при наличии в организации графика отпусков. Поэтому, если по графику отпусков у работника отпуск запланирован на одну дату, а фактически работник отгулял отпуск в другое время, организации скорее всего придется доказывать налоговым органам, что расходы на оплату труда действительно подтверждены документально.

к меню

Может ли администрация предоставлять отпуск в зимнее время два года подряд вопреки желания работника?

В общем случае учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков работодатель вправе, но не обязан. Исключение составляют пожелания отдельных категорий сотрудников (льготники). Если работодатель включает в график отпусков работника в первый рабочий год, то ему также придется учесть мнение работника, который вправе претендовать на отпуск по истечении шести месяцев работы ().

Таким образом, составлять график отпусков работодатель может без учета мнения сотрудников, за исключением льготных категорий. При этом, если впоследствии такие «исключительные» сотрудники изъявят желание уйти в отпуск в другие даты, нежели это предусмотрено графиком, работодатель обязан исполнить такое требование и предоставить отпуск по заявлению сотрудника.

к меню

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ и ШТРАФЫ за несоблюдение графика отпусков

Трудовой кодекс РФ не содержит специальных норм, регулирующих вопрос об ответственности за несоблюдение графика отпусков.

А вот наличие у работодателя графика отпусков является обязательным требованием законодательства в отношении порядка предоставления отпусков. На практике в силу разных причин графики отпусков нарушаются. Например, по производственной необходимости либо по желанию самого работника.

В этом случае трудовая инспекция может привлечь организацию к административной ответственности за нарушение законодательства о труде. В соответствии со нарушение законодательства о труде влечет наложение административного штрафа:

на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

к меню

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

Право на первый отпуск возникает через 6 месяцев непрерывной работы. Отпуск за второй и другие годы можно взять в любое время года по графику отпусков.

График отпусков - один из важных и обязательных документов, как для организаций, так и для индивидуальных предпринимателей, которые имеют наемный персонал. Составляя и утверждая график отпусков на 2018 год по форме Т-7, необходимо учитывать не только приоритеты фирмы, но и пожелания работников.

В этой статье мы подробно рассмотрим все аспекты, которые касаются данного документа. Поговорим о его важности, сроках составления и утверждения, особенностях заполнения и необходимости составления сопутствующих документов. В нижней части страницы читатель может скачать график отпусков на 2018 год в Excel и образец его заполнения.

Необходимость документа

График отпусков является локальным документом организации или предприятия, который дает возможность учитывать интересы как непосредственно работодателя, так и сотрудников компании. Документ позволяет решить две важные задачи:

1. Обеспечить непрерывность производственных процессов.
2. Реализовать право руководства компании и работников на ежегодный отдых.

В статье 123 ТК РФ говорится о том, что графиком отпусков на каждый год определяется очередность отдыха рабочего коллектива организации. Этот документ обязателен для исполнения всеми, кто трудится у ИП или в организации.

При этом российское трудовое законодательство не вносит конкретики в вопрос о том, какая численность работников должна быть у ИП или в организации для оформления данного документа.

Но если индивидуальному предпринимателю, который осуществляет свою деятельность без привлечения наемного труда и решает самостоятельно, когда ему отдыхать, нет смысла составлять ежегодный график отпусков, то с организациями ситуация сложнее. Руководству фирм с наемным персоналом необходимо найти баланс интересов без ущерба рабочим процессам. В таком случае, при наличии работников, график отпусков просто обязателен.

Отсутствие документа может привести к неприятным последствиям, к примеру, после проверки ГИТ, на фирму или ИП может быть наложена административная ответственность в соответствии с ч.1 ст.5.27 КоАП РФ в виде административного штрафа.

Таким образом, график отпусков важен и для руководства компании и для самих служащих. К составлению этого документа нужно подходить очень ответственно, если вы не хотите неприятностей и неразберихи в рабочем коллективе.

Как составить график отпусков на 2018 год

Сбор данных о пожеланиях работников насчет желаемой даты ухода в отпуск, как правило, возлагается на руководство структурных подразделений предприятия. Для составления графика отпусков каждый служащий говорит своему руководителю о том, когда бы он хотел уйти в отпуск.

После этого, руководитель подразделения организации оценивает ситуацию и сопоставляет желания сотрудников с возможностями фирмы. Далее руководитель составляет график отпусков для работников своего отдела (департамента или службы) и передает данные в кадровый отдел организации. Кадровики объединяют сведения, полученные из разных отделов предприятия, в сводный документ.

Категории работников, имеющие приоритет в выборе даты отпуска

Составление графика отпусков не должно идти вразрез с ч.4 ст.123 ТК РФ, согласно которой некоторые категории работников имеют преимущество в выборе даты ухода в отпуск, а именно:

Закон или статья ТК РФ
ст.260 ТК РФ	женщины, которые готовятся уйти в отпуск по беременности и родам
ст.123 ТК РФ	супруги женщин, которые находятся в «декретном» отпуске
ст.267 ТК РФ	несовершеннолетние
ст. 262.1 ТК РФ	граждане, которые имеют ребенка-инвалида, не достигшего18 лет (в том числе - опекуны, попечители, усыновители)
ст.286 ТК РФ	внешние совместители
ст. 322 ТК РФ	родитель (опекун), который работает в районах Крайнего Севера, для сопровождения ребенка в другую местность к месту его поступления в колледж (вуз) в возрасте до 18 лет
ст.11 закона РФ №5124-1	граждане, которые имеют награду «Почетный донор России»
ст.11 закона РФ №76-ФЗ	жены (или мужья) военнослужащих
закон РФ от 15.05.1991 № 1244-I	чернобыльцы
закон РФ от 15.01.1993 № 4301-I	кавалеры ордена Славы и Герои России
закон РФ от 09.01.1997 № 5-ФЗ	полные кавалеры ордена Трудовой Славы, Герои Труда РФ, Герои Социалистического Труда
закон РФ от 10.01.2002 № 2-ФЗ	граждане, которые получили определенную долю радиации в Семипалатинске
закон РФ от 30.11.2011 № 342-ФЗ	сотрудники органов внутренних дел

Помимо вышеперечисленных категорий работников, стоит обратить внимание и на отпуск для новичков. Если в составленном графике отпусков отсутствует место для нового сотрудника, то руководство фирмы не освобождается от обязанности его предоставления.

Работники кадрового отдела могут поступить одним из следующих способов:

1. Оформить отпуск нового работника приказом (на основании заявления последнего).
2. Дополнить график отпусков отдельным приложением, содержащим сведения о новых сотрудниках.

На основании 122-й статьи Трудового кодекса , работник, который проработал у работодателя не менее шести месяцев, имеет право на отпуск.

последовательность предоставления отпуска служащим;
сезонность;
загруженность производства.

Срок составления документа

Работодателю необходимо заняться составлением графика отпусков на 2018 год в 2017 году. Это связано с тем, что законодатель определил крайний срок оформления и утверждения этого документа - не позже чем за две недели наступления нового календарного года (ТК РФ, статья 123 ). Таким образом, график отпусков на следующий год составляется не позднее 15 декабря текущего года.

Обратите внимание, что в 2017 году 15 декабря выпадает на рабочий день (пятница), а значит, документ следует оформить в срок, установленный действующим российским законодательством - до 15 декабря 2017 года.

Обратите внимание, что если 15 декабря выпадает на нерабочий или выходной день, то документ должен быть утвержден на несколько дней раньше крайнего срока.

Алгоритм составления графика отпусков и срок его хранения

Пошаговая процедура оформления документа выглядит следующим образом:

1. Проведите сбор сведений по поводу желаемой даты ухода в отпуск в 2018 году у сотрудников. При этом в учет принимаются особенности отдыха каждого служащего, а также непосредственно и сам производственный процесс.

2. Возьмите бланк графика и заполните таблицы в нем. Если у организации или предприятия есть профсоюз, то необходимо будет учесть его мнение.

3. Используя унифицированную форму Т-7 (локально разработанный акт или шаблон), оформите график отпусков и передайте документ на утверждение руководству организации.

4. После утверждения документа руководством, ознакомьте сотрудников с графиком (под роспись).

5. Для структурных подразделений сделайте выписки из документа. Оформите график на хранение.

В связи с тем, что график отпусков работников является кадровым документом, то срок его хранения составляет один год. Место хранения документа - кадровый отдел предприятия. График отпусков на 2018 год должен храниться до 01.01.2020 года.

Форма Т-7 документа: как правильно заполнить?

Как уже говорилось выше, допускается использование как унифицированной формы документа Т-7, так и вариант, который был разработан организацией самостоятельно (доработать существующую форму), при условии, что реквизиты графика, которые установлены законом, соблюдены.

В график отпусков обязательно должны быть включены все работники предприятия, с которыми заключены трудовые договоры:

надомники;
совместители;
временные сотрудники;
сезонные сотрудники.

Следует также учитывать, что для каждой структурной единицы предприятия должен быть составлен собственный график отпусков работников.

Заполнение унифицированной формы графика отпусков Т-7:

1. В шапке документа указывают:

название организации;
реквизиты графика (обязательно реквизит «Утверждаю» и при необходимости - реквизиты одобрения со стороны профсоюза).

2. Заполнение таблицы:

графа 1 - название структурного подразделения (финансовый отдел, юридический отдел и другое);
графа 2 - должность в соответствии со штатным расписанием (секретарь, директор и другое);
графы 3-4 - ФИО и табельный номер служащего;
графы 5-9 - сведения об отпуске работника (указывается не только его продолжительность, но и даты начала отпуска - запланированная и фактическая);
графа 8 - основание для изменения отпускных сроков (запланированных);
графа 9 - дата отпуска работника (предполагаемая);
графа 10 - примечание.

Руководитель кадрового подразделения ставит в графике отпусков свою подпись. В документе обязательно указывают дату его составления.

Обратите внимание на то, что в случае если отпуск сотрудника разделен на несколько частей, то в таблице его необходимо упомянуть не единожды.

Утверждение графика отпусков на 2018 год

Отметим, что график отпусков 2018 должен быть утвержден сначала начальником кадрового отдела, а после этого - руководством организации. Если у организации есть профсоюз, то документ должен быть утвержден им.

В соответствии с нормами действующего законодательства, в обязанности работодателя не входит ознакомление работников с графиком отпусков. То есть, делать это или нет, решает сам работодатель.

Тем не менее, в ТК есть норма, в соответствии с которой работодатель обязан предупредить служащего об отпуске за 2 недели.

В самой унифицированной форме Т-7 нет отдельной графы для подписи работников, подтверждающей факт ознакомления с документом, поэтому работодатель, для того чтобы избежать неприятных ситуаций, может поступить одним из следующих способов:

добавить строки для подписей работников в форму Т-7 графика отпусков;
оформить отдельный лист, где сотрудники будут ставить свои подписи, подтверждающие, что они ознакомлены с графиком отпусков.

Указывая свою подпись в графике, работник подтверждает факт ознакомления с документом, а значит, и с указанными в нем датами отпуска.

Приказ на график отпусков на 2018 год

Для крупных организаций, в связи с трудоемкостью процесса составления графика отпусков, актуальным станет составление отдельного документа - приказа на график отпусков на 2018 год.

Оформление приказа подразумевает отражение в нем таких данных как:

1. Реквизиты работодателя.

2. Места, даты, а также цели издания документа (к примеру документ составлен для «своевременной подготовки и утверждения графика отпусков работников на 2018 год»).

3. Полномочия и задачи определенных должностных лиц, работающих над проектом.

4. Сроки предоставления данных руководителями подразделений организации в кадровый отдел о желаемом времени ухода в отпуск их подчиненных.

5. Сроки составления и предоставления на утверждение сводного графика отпусков работников в кадровый отдел ответственным за это лицом.

Отдельный приказ об утверждении графика отпусков издавать не нужно.

Внесение изменений в график отпусков

В некоторых ситуациях может понадобиться внесение изменений в график отпусков. Это может быть вызвано как производственными факторами, так и личными обстоятельствами у сотрудников организации. В таком случае необходимо воспользоваться нормой статьи 124 ТК .

По согласию служащего его отпуск можно будет перенести на следующий год. При этом служащий должен составить соответствующее заявление в письменном виде и указать необходимые даты отпуска и получить распоряжение руководителя на перенос отдыха.

В части 2 статьи 125 ТК также говориться и том, что работодатель может вызвать сотрудника из отпуска, если в этом есть производственная необходимость. В этом случае оставшиеся дни отдыха работника будут перенесены на другие даты.

Для того чтобы закрепить изменения в графике отпусков, нужно издать соответствующий приказ и установить ответственных за его исполнение лиц. В документе отражают как новые даты отпуска, так и причины его переноса на другие сроки. После того, как приказ оформлен, с ним следует ознакомить не только ответственных лиц, но и того сотрудника, чей отпуск будет перенесен.

Кроме того, в соответствии с действующим законодательством, отпуск работника не имеет ограничений по числу переносов. Главное - согласовать этот вопрос с работодателем.

Ответственность за отсутствие графика отпусков

В связи с тем, что график отпусков - это обязательный документ организации (в соответствии с ТК РФ, статья 123), то за его отсутствие для работодателя предусмотрена административная ответственность в виде штрафов.

Штрафные санкции установлены статьей 5.27 КоАП РФ :

для должностных лиц организации - от 1 000 до 5 000 рублей;
для индивидуальных предпринимателей - от 1 000 до 5 000 рублей;
для юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме штрафа, деятельность ИП или юр. лица может быть приостановлена сроком до 90 суток.

При повторном нарушении работодатель может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет (или штрафом - от 10 000 до 20 000 рублей).

График отпусков - обязательный документ для любого работодателя. Посмотрите, по какой форме необходимо составить график отпусков на 2018 год, как его заполнить, как утвердить график, кто должен быть с ним ознакомлен. А также, чьи пожелания необходимо учитывать при составлении графика отпусков. Скачайте образец графика отпусков на 2018 год в excel.

Кто обязан составить график отпусков

График отпусков - это документ, в котором установлена очередность отдыха работников компании (ст. 123 ТК РФ). Каждый работодатель обязан составить график отпусков на предстоящий год.

Для компании он гарантирует непрерывность производственного процесса, а для работников гарантирует реализацию права на ежегодный отдых. Поэтому грамотно составленный график позволяет избежать конфликтов между работником и работодателем.

Форма графика отпусков на 2018 год

У компании есть 2 варианта по какой форме может быть составлен график отпусков на 2018 год:

По унифицированной форме Т-7;
По самостоятельно разработанной форме, бланк которой утвержден в учетной политики организации.

Форма (Т-7) содержит 10 граф, содержащих следующую информацию:

графа 1 - наименование структурного подразделения, в котором работает сотрудник;
графа 2 - должность согласно штатному расписанию;
графа 3 и 4 - фамилия, имя, отчество сотрудника;
графа 4 – табельный номер сотрудника;
графы 5–9 - данные об отпуске (продолжительность, даты начала отдыха - запланированная и фактическая, основание для изменения запланированных отпускных сроков, дата предполагаемого отпуска)
графа 10 - примечание (например, может быть указана причина переноса отпуска)

Срок составления графика отпусков на 2018 год

Вне зависимости от выбранного варианта формы графика отпусков на 2018 год, важно соблюсти сроки его утверждения, сделать это нужно не позднее чем за 2 недели до начала 2018 года.

Важно! График отпусков на 2018 года должен быть утвержден не позднее 15 декабря 2017 года. Связано это с тем, что 17 декабря (ровно за 2 недели до 2018 года) является воскресеньем и если график будет утвержден 18 декабря, то это будет нарушение сроков, что может повлечь штраф со стороны трудовой инспекции.

Этапы составления и утверждения графика отпусков на 2018 год

Для того чтобы составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2018 год необходимо пройти следующие этапы:

Собрать пожелания сотрудников
Заполнить график отпусков на 2018 год
Согласовать с профсоюзом (при наличии)
Подписать у руководителя кадровой службы
Утвердить у руководителя компании
Ознакомить сотрудников с графиком отпусков на 2018 год.

Рассмотрим более подробно каждый этап.

Сбор пожеланий сотрудников

В большинстве случаев по законодательству этот этап не является обязательным. Иными словами, работодатель вправе составить его самостоятельно, не учитывая мнение сотрудников. Однако большинство компаний все-таки спрашивают пожелания сотрудников относительно предполагаемых дат отпуска и составляют график отпусков в соответствии с этими пожеланиями.

Кроме того, для избежания простоев в производственном процессе компания может локальным актом предусмотреть «закрытые» периоды для отпуска или установить максимальное количество работников, одновременно находящихся в отпуске. Например, в локальном акте может быть указано, что главный бухгалтер и его заместитель не могут одновременно находится в отпуске.

Однако, есть ряд работников, на которых такие закрытые периоды по закону не могут распространяться и их в отпуск должны отпустить в любое удобное для них время. Это в частности:

женщины, имеющих двое и более детей в возрасте до 12-ти лет. Эта категория работников имеет право требовать отпуск и в летнее время;
супругов, чьи жены в отпуске по беременности и родам;
совместители (вместе с отдыхом по основной работе);
сотрудники возрастом до 18 лет;
жены или мужья военнослужащих имеют право уйти в оплачиваемый отпуск вместе с супругом и др.

Важно! Работодатель обязан учитывать пожелания по датам отпуска отдельных категорий работников, но не обязан это делать в отношении всех работников компании.

Составить график отпусков на 2018 год

После сбора и учета обязательных пожеланий сотрудников необходимо составить сам графика отпусков на 2018 год. На 2018 год составьте его в отношении всех сотрудников компании, имеющих право на очередной (дополнительный) оплачиваемый отпуск в 2018 году.

Это означает, что в него не включаются, например, следующие сотрудники:

работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет (до 3 лет), даже если они работают в режиме неполного рабочего времени (недопустимо использовать 2 и более отпусков одновременно);
лица, с которыми заключены договора ГПХ.

Итак, сотрудник отдела кадров в «шапке» бланка отпусков указывает полное наименование компании, без сокращений, ячейки «по ОКУД» и «по ОКПО», указывает на какой год составляется график. Остальные данные в «шапке» будут заполнены в следующих этапах.

Посмотрите пример заполнения граф 1-6 графика отпусков.

Согласование с профсоюзом

Следующим этапом будет согласование с профсоюзом, составленного графика (при его наличии). Информацию о том, что график отпусков согласован с профсоюзом отражается в «шапке» графика отпусков – указывается дата и номер документа, которым профсоюз согласовал график.

Посмотрите ниже как это будет выглядеть в графике отпусков 2018 года.

Если профсоюза в компании нет, тогда этот этап пропускается.

Подписание у руководителя кадровой службы

После согласования с профсоюзом (форму Т-7) на 2018 год необходимо согласовать с руководителем кадровой службы. На данном этапе необходимо присвоить номер и дату документу.

Посмотрите образец как это будет выглядеть ниже.

Утверждение руководителем компании

Следующий этап – утверждение графика отпусков на 2018 год руководителем компании. Для этого необходимо заполнить последние оставшиеся пустыми строки в «шапке» документа.

Руководитель указывает – свою должность (директор), ставит подпись, расшифровку подписи и дату, когда им утвержден график. Пример заполнения вы можете посмотреть ниже.

Важно! Для утверждения графика отпусков можно не делать отдельного приказа руководителя, поскольку в «шапке» графика отпусков имеются сведения о его утверждении. Но изданный дополнительный приказ не будет нарушать закон.

Ознакомление сотрудников с графиком отпусков

Данный этап не является обязательным с точки зрения законодательства. Однако на практике работодатель предпочитает ознакомить своих работников с датами отпусков, чтобы избежать трудовых конфликтов.

Унифицированная форма графика отпусков т-7 не имеет граф для подписи сотрудников. В связи с этим существует 2 варианта действий работодателя по ознакомлению сотрудников с графиком отпусков:

Составить отдельный документ (приложение) к графику отпусков;
Дополнить таблицу графами для подписи сотрудников.

Ниже мы привели образцы обоих вариантов. Выберете наиболее удобный для себя.

Что делать с новичками

График отпусков на 2018 год должен быть составлен, заполнен и утвержден в декабре 2017 года (о сроках мы писали выше). Однако, в 2018 году в компании могут появится новые сотрудники, которые по истечение полугода будут иметь право на отпуск и которых, естественно, нет в графике отпусков.

В данной ситуации у кадровой службы есть 2 варианта действий:

Предоставить отпуск на основании заявления сотрудника и оформить это приказом руководителя;
Сделать приложение к графику отпусков, дополнив его информацией об отпуске нового сотрудника.