Сортировка документов в архиве. Хранение документов

Правильная организация хранения файлов и информации, наведение порядка на компьютере, сделает более продуктивной использование ПК, повысит эффективность работы на компьютере. При правильной организации работы на компьютере, пользователь сэкономит значительное количество времени, которое он тратит на поиск файлов, с компьютера будут удалены ненужные данные.

Многие пользователи часто сталкиваются с ситуациями, когда на компьютере невозможно, что-то найти. В папках все файлы свалены в кучу, царит полный хаос. Я думаю, что многим такое знакомо. Мало того, что файлы разбросаны в беспорядке, на компьютере полно дубликатов файлов, которые занимают значительное место на диске.

Меня уже несколько раз просили написать данную статью. Посетители, просматривая видео на моем канале YouTube, заметили, что Рабочий стол моего компьютера практически свободен от посторонних элементов, а в Проводнике файлы и папки на дисках распределены в определенном порядке, и имеют нормальные названия. Я выполняю свое обещание, правда, с задержкой на пару-тройку лет.

Мне часто приходилось иметь место с папками: «Новая папка1», «Новая папка2», с файлами типа: «111», «123» и т. п., часть папок бывают пустыми. Подобные файлы и папки имеют копии, дублируются.

Поиск в операционной системе Windows для доступа к необходимым данным с непонятными названиями, если их огромное количество, мало чем поможет. На разбирательство с беспорядком уйдет очень много времени.

В этой статье я поделюсь своим опытом по организации хранения файлов на компьютере. Если у вас есть свои наработки по упорядочению хранения и использованию информации на ПК, поделитесь об этом в комментариях к этой статье.

Если вы испытываете трудности с поиском нужных файлов, на диске уменьшается свободное место, которое постепенно занимают файлы и папки, вам следует заняться наведением порядка на своем компьютере.

Вам придется потратить много времени на правильную организацию хранения файлов (в «тяжелых» случаях, можно сделать это в несколько этапов), но поверьте, затраченное время будет того стоить.

В дальнейшем, когда беспорядка на компьютере уже не будет, вам придется только распределять новые файлы по соответствующим местам (диски, разделы, папки и т. п.). Вы быстро найдете нужную папку, файл или документ, потому что вам будет понятно, где их нужно искать.

Выполните работы по организации хранения и наведению порядка на домашнем компьютере в примерно такой последовательности:

1. Выбор правильной структуры для хранения информации.
2. Определение порядка хранения данных.
3. Удаление дубликатов файлов.
4. Наведение порядка на Рабочем столе.
5. Распределение файлов и папок.
6. Переименование файлов и папок для того, чтобы дать им нормальные имена.
7. Наведение порядка в программах.
8. Очистка и дефрагментация компьютера.
9. Резервное копирование важных данных.
10. Постоянное поддержание определенного порядка.

Базовые принципы хранения информации

Перед тем, как приступить к наведению порядка на компьютере, нужно определить для себя базовые принципы для упорядочивания хранения данных.

Все объекты необходимо распределить на категории, в дальнейшем все новые объекты должны распределяться по ранее созданным категориям. Структура хранения данных должна отвечать следующим требованиям:

• создаваемая структура должна быть удобной и максимально понятной;
• изменения не должны быть хаотичными;
• необходимо поддерживать порядок в выбранной структуре хранения данных.

В результате с компьютера будут удалены ненужные и лишние файлы (так как файлы часто дублируются), освободится место на ПК, повысится продуктивность работы.

Определение порядка хранения данных

Правильное распределение информации на жестком диске повышает надежность компьютера. В большинстве случаев, дисковое пространство компьютера распределяется следующим образом: на системном локальном диске «С» установлена операционная система Windows, программы, другие важные данные, необходимые для работы системы, а второй локальный диск используется для хранения пользовательских данных.

Для чего нужны два раздела? Для большей безопасности и надежности работы. Система и данные должны быть разделены.

В случае краха системы, вы не потеряете данные, которые находятся на другом локальном диске (диск «D»). Потому что после переустановки системы, будут потеряны только данные на системном диске «С», все остальное сохраниться в целостности и сохранности.

Поэтому на компьютере желательно иметь два или более локальных дисков (например, диски «C» и «D»). На диске «D» имеет смысл хранить свою личную информацию: музыку, фильмы, фотографии, учебные материалы, дистрибутивы программ и т. п.

Перед распределением данных, обратите внимание на следующее: на системном диске всегда должно хватать места для работы операционной системы и программ, установленных на компьютере. Не забывайте о будущем (вдруг вы установите приложения, занимающие много места на диске), и о том, чтобы на системном диске оставалось свободное место (минимум 15-20%) необходимое для оптимальной работы операционной системы Windows. В противном случае, после заполнения свободного пространства на диске, серьезно замедлится работа компьютера.

На системном диске «С» находятся папки «Документы» (Мои документы), «Рабочий стол», «Загрузки», в которых порой храниться большой объем информации. Эти каталоги можно перенести на другой раздел жесткого диска. Лично я этого не делаю, а только контролирую содержимое этих папок. Я не храню файлы в папке «Загрузки», а переношу загруженные файлы в места постоянного хранения.

После установки на компьютер приложения для облачного хранилища, папка хранилища по умолчанию расположена на диске «С». Если вы используете синхронизацию, все данные «облака» будут на системном диске.

Если объем облачного хранилища большой, оптимальное решение: перенести папку облачного хранилища на другой локальный диск компьютера. В этом случае, ваши данные из «облака» не будут занимать место на системном диске.

На своем компьютере я перемещаю папки облачных хранилищ на другие разделы. Прочитайте статью о том, как перенести на другой локальный диск.

На диске «D» моего компьютера находится папка Яндекс.Диск, размером более 200ГБ, а на диске «E» находится папка Cloud Mail.Ru, объемом 1000ГБ. Эти папки синхронизированы с облачными хранилищами, в них находятся важные для меня данные. Папки находятся на компьютере, поэтому я имею постоянный доступ к этим файлам, и даже в случае выхода из строя жесткого диска, я не потеряю важную информацию, потому что благодаря синхронизации она сохранится в «облаке».

В данный момент, на моем компьютере установлены два жестких диска: на первом жестком диске расположены два Локальных диска «С» и «D», а на втором жестком диске – один Локальный диск «E».

Диски используются следующим образом:

• Локальный диск «С» (системный диск).
• Локальный диск «D» (хранилище файлов).
• Локальный диск «E» (хранилище файлов).

После того, как вы определитесь с дисками компьютера, удалите дубликаты файлов.

Удаление дубликатов файлов

Удаление дубликатов поможет отсеять ненужные копии файлов, с компьютера будут удалены лишние данные. Во многих программах для очистки компьютера есть модули для поиска и удаления дубликатов. Для удаления дубликатов файлов можно воспользоваться специализированными программами, например, .

Наведение порядка на Рабочем столе

Очистка Рабочего стола - первый шаг в процессе наведения порядка на ПК. От обилия ненужных данных на Рабочем столе может тормозиться работа компьютера.

Некоторое время назад, мне принесли ноутбук, с операционной системой Windows 8. Ноутбук жутко тормозил. На Рабочем столе находилась куча папок, ярлыков и файлов. Там было много фотографий, часть фотографий дублировалась в разных папках. Я решил посмотреть, сколько данных находится на Рабочем столе. Оказалось, что около 250 ГБ, это меня даже немного шокировало.

Пользователям удобно все запускать с Рабочего стола, правда, потом они удивляются медленной работе своего компьютера. Мои предложения по перемещению файлов на другой диск или по поводу загрузки данных в облачное хранилище, часто встречают непонимание. Многим людям лень сделать лишний клик мыши для доступа к нужным файлам.

Рабочий стол - место работы (это не случайное название). От работы ничто не должно отвлекать. Поэтому на Рабочем столе не стоит размещать лишние элементы, которые вполне могут находиться в других местах, оставьте здесь только минимум объектов, действительно необходимых. После этого, вы заметите, что повысилась эффективность работы.

Во время работы на Рабочем столе могут скапливаться разные временные данные: папки, файлы, документы. Следуйте простому правилу: после завершения работы, уберите все объекты, переместите их в соответствующие места, туда, где они должны постоянно храниться.

Завершили работу над документом Word (например), переместите документ в места хранения для документов этого типа.

На Рабочем столе моего компьютера в Windows 10 находятся всего три объекта: значки «Этот компьютер» и «Корзина», и папка «Программы». С помощью значка «Этот компьютер» можно быстро попасть в управление компьютером (прочитайте здесь, на Рабочий стол), а в папке «Программы» находятся ярлыки наиболее часто мною используемых программ, большая часть которых переносные. Сами портативные программы расположены на диске «D».

Можно обойтись без подобной папки для ярлыков. Для портативных (portable) программ используйте программу-оболочку . Портативные программы могут находиться в любом месте компьютера, а запускаться они будут из оболочки. Папку с ярлыками переносных программ можно перенести в меню «Пуск» для того, чтобы запускать портативные программы оттуда, вместе с обычными приложениями.

Распределение файлов и папок

После того, как вы определились с местами хранения файлов на компьютере, потребуется распределить файлы и папки по дискам. Сначала перемещайте и сортируйте понятные для себя данные, а то, что пока не понятно, оставьте на завершающий этап распределения.

На диске для хранения файлов создайте папки с понятными названиями, например, «Музыка», «Видео», «Фото», «Документы» и т. д. В этих папках будут созданы другие папки для сортировки файлов по определенным критериям.

Создайте жесткую иерархию папок для того, чтобы четко понимать, где что у вас находится.

Допустим, на вашем компьютере есть много фотографий, видео, музыки. Перенесите на диск, который вы будете использовать в качестве хранилища, все мультимедиа файлы.

В папку «Фото» будут помещены отдельные фото и папки с фотографиями. Сгруппируйте снимки по определенным критериям, например, времени съемки, поместите фото в папки, названные по определенным параметрам, например, в папку «Отдых на море в таком-то году». К папкам с фотографиями я советую всегда добавлять даты, для того, чтобы вы легко могли найти нужные фотографии.

В папку «Музыка» поместите все музыкальные файлы, которые следует распределить в категории (папки) по именам исполнителей, по названию альбома, по музыкальным жанрам и т. д., в зависимости от своих предпочтений.

Подобным образом поступите с фильмами, документами, другими файлами. В процессе разбирательства, вы найдете много ненужных файлов, которые не стоит хранить на компьютере.

Пример распределения папок на моем компьютере. На диске «E» создано несколько папок с понятными названиями. В папке «Музыка» находится несколько папок с аудио файлами, среди них папки «Дискотека 80-х» и «Зарубежные исполнители». В папке «Зарубежные исполнители» находятся папки, имеющие названия по именам исполнителей и названием групп.

Файлы программ распределены в папки, названные в соответствии с определенными категориями.

Подобная логичная структура поможет легко и быстро найти нужный файл или папку.

Понятные названия папок и файлов

Очень важно всегда придерживаться правила: папкам и файлам необходимо давать понятные имена. Имена должны быть понятны для любого человека.

Даже, если нет времени дать понятное имя в данный момент, найдите время для того, чтобы после завершения работы назвать файл или папку понятным именем. Это сэкономит массу времени, которое придется затратить на поиски нужного файла или папки.

Если на ПК много файлов с непонятными названиями, переименование займет довольно много времени. Выполните эту работу в несколько этапов.

Наведение порядка в программах

Обратите внимание на программное обеспечение своего компьютера, удалите все ненужные программы и игры. Посмотрите почтовые ящики электронной почты, возможно, там потребуется произвести чистку.

Наведите порядок в браузерах. Удалите ненужные расширения. Разберитесь с закладками: проверьте закладки (бывает, что сайты прекращают свое существование), сгруппируйте или удобно для себя распределите закладки в окне визуальных закладок. Если у вас много закладок в браузере, сгруппируйте закладки в отдельные папки с краткими понятными названиями на панели закладок.

Очистка и дефрагментация системы

После завершения наведения порядка, выполните очистку компьютера от временных и мусорных файлов. При перемещении больших объемов файлов на компьютере появляется много временных файлов. Удалите ненужные файлы с помощью , или при помощи специализированной программы, например, .

После этого выполните дефрагментацию компьютера для того, чтобы собрать фрагменты файлов в одном месте на диске. При значительном перемещении данных, степень фрагментации файлов серьезно повысится. Выполнение дефрагментации упорядочит распределение файлов на компьютере, повысит скорость работы системы.

Сохранение важных данных с помощью резервного копирования

Для надежного сохранения информации, делайте резервное копирование системы или важных данных. С помощью резервного копирования системы на другой диск (желательно, на внешний жесткий диск), вы состояние системы на момент архивации.

В случае краха операционной системы, проведите восстановление Windows из резервной копии. В случае отказа жесткого диска, систему или другие данные из резервной копии можно восстановить на новый диск.

Для резервного копирования можно воспользоваться операционной системы Windows, или специализированными программами: Acronis True Image (есть бесплатная версия - ), и т. д.

Постоянное поддержание определенного порядка

После распределения файлов, поддерживайте порядок на компьютере, новые файлы помещайте в ранее созданные категории, или создавайте новые. После выполнения повседневной работы, распределение файлов и папок в места постоянного размещения не займет много времени.

Выводы статьи

Наведение порядка на компьютере для правильной организации хранения данных на компьютере позволит серьезно повысить эффективность работы. Файлы и папки будут распределены по дискам компьютера в соответствии с определенной структурой, пользователь быстро найдет нужные данные.

«В конечном счете порядок и только порядок создает свободу. Беспорядок создает рабство»
Шарль Пеги

Этой статьей открываю новую рубрику на сайте — «Наводим порядок!»
Здесь будут размещаться статьи по организации, оптимизации и размусориванию окружающего нас пространства — дома, рабочего офиса, электронного пространства (компьютер и прочее), бумаг, гардероба и т.д.

Джулия Моргенстерн в своей книге «Самоорганизация по принципу “Изнутри наружу”» утверждает, что человек окружает себя хаосом лишь по причине, что он не учился организованности. Организованность — это просто навык, которому можно и необходимо учиться.

Алгоритм упорядочивания домашних документов

1. Инвентаризация всех бумаг.
На данном этапе соберите все имеющиеся в доме документы в одно место и производим сортировку на две группы:
-мусор — отправить в урну(неактуальная информация, вышли сроки хранения, не представляет ценности и т.д)
-важное и нужное — следует хранить.
2. Сортировка по категориям.
Документы, которые мы оставили для хранения, сортируем по категориям:
-финансовые документы (комунальные счета, кредитные документы, налоги)
-имущество (движимое и недвижимое: документы на жилье, землю, машину и т.д)
-личные документы или документы членов семьи (паспорта, страховые свидетельства, дипломы, награды, документы по здоровью и т.д)
-инструкции, паспорта, чеки и гарантии на приобретенные товары
-документы по направлениям деятельности (хобби, ведение домашнего хозяйства, обучение, развитие и т.д)
В случае большого объема документов в одной из предложенных категорий, возможно выделить отдельные подкатегории. Например, если в семье много хранится медицинских документов или документов по образованию, лучше организовать отдельную категорию «Медицина», «Образование», «Портфолио» и т.д.
Так в моем варианте, выделила в отдельные категории хранения документы, составляющие портфолио членов моей семьи (награды, сертификаты и т.д)
3. Закупка канцелярии и создание системы хранения документов.
После проведения сортировки документов становится ясен объем, подлежащий хранению. Встает вопрос: «Как лучше организовать хранение документов?»
Система хранения должна отвечать требованиям:
-вместить необходимый объем документов;
-легко помещать и вынимать необходимый документ из системы.

«Главное правило: ваша система хранения данных должна быть простой библиотекой, а не напоминаниями о действиях, проектах, приоритетах» Дэвид Аллен

Следуя этому правилу, напоминания об оплате счетов или оформлении тех или иных документов необходимо встроить в свои ежедневники, а не в систему хранения документов.

На сегодняшний день спектр канцелярских товаров для хранения документов весьма обширен. Для себя я остановилась на папках-накопителях с двумя кольцами и папках-конвертах, позволяющие легко положить и забрать документ из папки.

4. Упорядочивание документов в категориях.
Произвела обработку документов в каждой категории: отдельные документы разложила по папкам, которые объединила в папку накопитель с названием той и или иной категории.
На каждой папке написала, что именно хранится в ней. Сроки оплаты счетов и другие напоминания внесла в свой ежедневник.

5. Перевод документов в электронный вид.
Сегодня все чаще становится актуальным хранение информации в электронном виде. Это уменьшает время на доступ к информации (не надо рыться в папках), делает возможным доступ к информации, не привязанный к конкретному месту хранения документа.
На завершающем этапе упорядочивания документов задайте себе вопрос: какие документы я могу хранить в электронном виде без ущерба для доступности этой информации?
Для себя я решила финансовые документы по платежам онлайн впредь буду хранить только в электронном виде.

Разного рода бумаги по хобби и направлениям деятельности перевела в заметки в эверноут (Evernote). Так например, бумаги по садоводству занимали у меня приличный объем и хранились в папке. Это были и рукописные заметки и печатные документы, картинки и т.д. Всю эту массу еще раз пересмотрела на предмет ее ценности и оформила в заметки, объединенные одним блокнотом в эверноут (Evernote). Теперь эта информация мне доступна не только дома, но и в любом другом месте, что увеличило мои возможности использования информации.

От кулинарных рецептов на бумажках я избавилась ранее, писала об этом в . Сейчас все больше рецептов помещаю также в эверноут (Evernote). Полезные материалы по ЗОЖ и личному развитию также перевела в электронный вид.

Отсканировала личные документы в целях оперативного оформления услуг и разместила их на внешнем носителе (съемный диск).

Степень перехода на хранение информации в электронном виде каждый должен решить для себя в зависимости от своих предпочтений и возможностей. По своему опыту скажу, что использование оцифрованных документов тоже является тренируемым навыком и вносит в нашу жизнь много дополнительных преимуществ. Но это уже отдельная тема для обсуждения…

Буду рада, если мой опыт станет и ТВОИМ РЕШЕНИЕМ жизненных задач!

Д окументы есть в каждом доме , и их скапливается немало. Квитанции, гарантийные талоны, инструкции, документы на недвижимость, авто, медицинские карточки, паспорта, свидетельства, дипломы…. Как показывает практика места они занимают довольно много, а требуются обычно не очень часто, но почти всегда внезапно и срочно. Вот поэтому они должны быть упорядочены и структурированы, а еще…их количество можно свести к минимуму. Сегодня об этом).

Чтобы навести порядок в документах надо последовательно выполнить следующие три шага:

1 шаг. Выкинуть лишнее

2 шаг. Сортировка оставшегося.

3 шаг. Организовать хранение.

У меня документы занимали два ящика в тумбе в гостиной. В первом лежали собственно документы, а во втором инструкции и гарантийные талоны. Где-то раз в год я все это разбирала, какая-то часть выкидывалась, но в любом случае два ящика по-прежнему были заняты этим добром. В этом году я решила организовать хранение иначе. Но сначала надо все разобрать и избавиться от лишнего, размусориться. Ох, не люблю это слово, но… так емко характеризует процесс). Вот задумалась, если бы не гипс на ноге, затеяла бы я это мероприятие? По времени вышло очень прилично.

1 шаг. Размусоривание.

Складываем всю документацию в одну кучу или несколько, я раскладывала в две и разбирала в два этапа: инструкции и документы. Именно так они у меня уже были рассортированы по ящикам.

Выкидываем инструкции от тех девайсов, которые приказали долго жить, просроченные гарантийные талоны. Квитанции, которым больше трех лет. Остальные документы индивидуально.

2 шаг. Сортируем.

3 шаг. Организация хранения.

Самый приятный и творческий процесс.

Начала я с инструкций и гарантийных талонов. Думаю, Вы со мной согласитесь, довольно редко мы ими пользуемся. Какими-то только первое время, пока осваиваем покупку, а какие-то даже и не открываем – всё очевидно. Вещи приобретаются, инструкции копятся. Я вообще любитель техники, целый ящик макулатуры в итоге нажила. Решила я перевести абсолютно все инструкции в электронный вид. В результате внушительная куча бумаги трансформировалась в маленькую электронную папку «инструкции» в ноутбуке.


Расскажу как. В сети есть практически все инструкции, просто надо в поисковике забить название техники (марку и модель) и скачать файл pdf или обычный текстовый файл. Для пары вещей инструкции скачать не удалось и я их отсканировала. Также создала текстовую папочку, где сохранила важную информацию по отделочным материалам (например, какая и где кафельная плитка (модель, коллекция), ткань на диване, артикулы напольных покрытий, производитель и колер краски). Это позволило распрощаться с еще большим количеством бумажек. Да, эта работа заняла время, но в итоге искать нужное стало гораздо быстрее и удобнее. Не надо рыться в куче бумаг, не надо их как-то упорядочивать, регулярно перебирать и размусоривать, они не занимают место,а еще на пк удобно увеличить мелкий шрифт. Кроме разово затраченного времени (и то только потому, что не делала это по мере покупок раньше), минусов такого хранения инструкций я не нашла. Единственное, что я делаю дополнительно, это и документы, и фотографии копирую на внешний носитель, мало ли ноутбук устанет и откажется работать.
Если хранение в электронном виде для Вас неудобно, то можно завести папку и разбить все инструкции на группы. Сортировка может быть по назначению (электроника, бытовая техника, для здоровья, разное) или по местоположению (кухня, ванная, комнаты). Не стоит под каждый девайс делать отдельную папку, такое хранение не сильно будет отличаться от стопки, да и пользоваться приходиться редко.

Остальные документы. Они уже рассортированы на группы и их объем понятен. Вот исходя из объема и надо продумать хранение. Удобное хранение☝!

Хранить документы лучше вертикально, стопка – это не самый удобный вариант. При вертикальном хранении не надо ничего доставать, чтобы добраться до нижележащего.

Ящик для документов у меня уже есть - размеры ящиков я еще при заказе мебели делала такие, чтобы помещался формат А4. Я купила сортер (можно было и без него обойтись), канцелярские конверты на зип-молнии и кнопке. Разложила документы в папки, подписала их и составила в ящик. Те что реже используются (документы на право собственности, старые, но пока хранящиеся квитанции) в глубину, часто используемые ближе.
! Если папки на виду, то стоит потратиться и выбрать что-то красивое, чтобы не портить интерьер.

! Большое количество папок, на мой взгляд, не очень удобно, поэтому документы надо группировать достаточно объемно, а в более крупные папки можно вложить более мелкие конверты, чтобы структурировать документы внутри. Никто не просматривает домашнюю документацию ежедневно, а значит чрезмерно усердствовать и под каждую бумаженцию делать отдельную папку, маркировать ее нет смысла. Возможно, это красиво и интересно, но на счет целесообразности поспорила бы))).

Папки получились такие:

• документы на недвижимость по каждому объекту отдельно;
• документы на авто;
• личная папка для каждого члена семьи;
• медицинская папка для ребенка;
• квартирная папка (документы по электрике, счетчикам на воду, договор с телефонной станцией…);
• старые платежи (архив за три года);
• текущие платежи «платежи 2018» (в большой конверт положила дополнительно средний с маркировкой «оплачено»).

Папка с коммунальными платежами, думаю, в скором будущем тоже аннулируется, но пока не рискнула, надо понаблюдать, как все это работает. Как я понимаю ситуацию, при платежах онлайн, их история хранится 3-5 лет. То есть при любых недоразумениях с коммунальщиками можно попросить выдать еще раз квитанцию и найти в истории платежей соответствующий чек. С этого года чеки я распечатывать перестала, просто делаю пометку на квитанции «оплачено», ставлю дату оплаты (чтобы, если что, чек быстро найти) и отправляю в соответствующий конверт.

Если нет специального «мебельного» ящика для хранения папок, как у меня, то подойдет любая соответствующая коробка, корзина, контейнер, куда могут поместиться конверты А4. Можно использовать и обычную коробку нужного размера, просто обклеить ее обоями или самоклеящейся пленкой. Здесь нет предела для фантазии.

Очевидно, что любые ценные бумаги требуют крайне бережного и внимательного отношения. Ведь их случайная порча или утрата чреваты далеко не радужными последствиями. Изнурительная беготня по инстанциям с целью восстановления заветных свидетельств и удостоверений способна не только отнять у человека уйму времени, но также изрядно потрепать нервы. В данной статье мы расскажем, как хранить документы дома.

Выбор подходящего места

При поиске оптимального тайника для бумаг необходимо в первую очередь руководствоваться принципом безопасности. Важно позаботиться о том, чтобы документы не подвергались повреждениям и были скрыты от глаз посторонних людей, будь то наемные работники или воры. Если в доме есть маленькие дети, бумаги, помещенные в нижний ящик стола, могут оказаться разрисованными или разорванными юными непоседами. Поэтому в данном случае для тайника следует выбирать максимально недоступное место. Сейф, антресоль или верхняя полка книжного шкафа вполне подойдут.

Уместно сказать, что рабочий стол будет не самым безопасным местом для хранения документов. Случайно пролитый кофе или неожиданно налетевший сквозняк с высокой вероятностью приведут к порче ценных бумаг. Кроме того, расположенная на видном месте документация является отличной находкой для нагрянувшего домушника. Исключение составляют лишь ящики с ключом или с потайным дном. Впрочем, при желании извлечь их содержимое тоже не составит особого труда. Именно поэтому хозяину квартиры следует основательно поразмышлять над вопросом, где хранить документы дома.

Однако не стоит слишком изощряться при обустройстве подходящего «пристанища» для бумаг. Ведь выбранное место должно быть не только безопасным, но и доступным для хозяина. Согласитесь, что ситуации бывают разные и порой ценные документы могут понадобиться в самый неожиданный момент. В случае пожара, землетрясения или любого другого чрезвычайного происшествия на счету будет буквально каждая секунда. Поиск компромисса между безопасностью и доступностью является хоть и достаточно сложной, но вполне разрешимой задачей. Здесь на помощь особо предусмотрительным людям приходят современные функциональные предметы интерьера, оборудованные специальными тайниками. К их разряду можно отнести полки с выдвижными ящиками, книги-сейфы, розетки-муляжи и прочие хитрые приспособления (фото).

Способы хранения документов

Стоит ли говорить, что бумаги необходимо содержать в порядке. В противном случае поиск того или иного документа будет отнимать у человека уйму драгоценного времени. Многие из нас ежемесячно перебирают кипы однотипных листов, силясь обнаружить свежую квитанцию среди уже давно оплаченных счетов. Справиться с этой проблемой помогает детальный подход к распределению бумаг. В качестве примера приведем наиболее удачные идеи и способы хранения документов.

В папках

Оптимальным решением станет приобретение изделия на кольцах, в которое помещается внушительное количество файлов с бумагами (фото). Большая часть подобных папок имеет формат А 4, что как нельзя лучше подходит для хранения справок, свидетельств, договоров, документов на недвижимость и т. д. При желании стоит обзавестись несколькими тонкими канцелярскими приспособлениями, предназначенными для каждой сферы деятельности. Приклеив на папки пометки с надписями «работа», «семья», «жилье», «банк», можно значительно облегчить себе задачу поиска требуемой бумаги. Нелишним будет также вложить в первый файл полный перечень документов с указанием страниц их нахождения. Квитанции и чеки перед помещением в папку рекомендуется наклеивать на листы формата А 4. Фиксировать при этом следует лишь левый верхний уголок во избежание порчи документов.

Достойной альтернативой объемной папке выступает специальный портфель с множеством отделений, который можно приобрести в любом канцелярском магазине. Подобные приспособления представлены в самых разнообразных исполнениях, начиная со строгих классических и заканчивая изящными женственными. Подобрать вариант по душе не составит особого труда. Единственный минус папки-портфеля кроется в невозможности перелистывания страниц и свободного просмотра документов. Поэтому для обеспечения собственного удобства хозяину «хранилища ценных бумаг» придется позаботиться о соответствующих надписях и пометках. Наглядный пример размещения документов внутри папки-портфеля представлен в видеоматериале:

В фотоальбомах

Как бы это ни было удивительно, но подобные аксессуары с магнитными листами способны выполнять и другие функции помимо хранения памятных снимков. К примеру, в них можно помещать квитанции по оплате, для закрепления которых не придется прибегать к помощи клея. Кроме того, на каждом листе есть место для надписей и пометок, что также очень удобно.

В конвертах

Бумажные «кармашки» оптимально подходят для хранения старых квитанций, чеков и прочих бумаг, которые пора отправить в архив. Такие документы пригождаются крайне редко, но выбрасывать их многие все же не рискуют. Нанеся соответствующую пометку на конверт, можно смело поместить его в дальний угол ящика или полки.

В коробках

В них можно хранить практически все, и документы отнюдь не являются исключением. Однако беспорядочное складирование бумаг внутрь картонной емкости приведет к проблемам, связанным с их последующим поиском. Поэтому прежде чем помещать документы в коробку, нелишним будет распределить их по отдельным папкам или мультифорам в зависимости от назначения. Что же касается паспортов, дипломов и прочих нестандартных бумаг в твердых обложках, для них лучше завести отдельный плотный конверт. К слову сказать, на сегодняшний день существуют очень удобные аксессуары, выполненные в виде картотеки с разделителями (фото). Некоторые из них могут закрываться на ключ и использоваться в качестве сейфа.

• Во избежание порчи или выцветания документов необходимо хранить их подальше от воды и солнечных лучей.
• Нелишним будет завести папку с ксерокопиями всех важных бумаг, после чего передать ее живущим отдельно родственникам или поместить в банковскую ячейку. Более современным решением станет перенесение сведений на специально приобретенную флеш-карту. Это поможет человеку быстро восстановить оригиналы, утраченные в результате чрезвычайного происшествия (пожара, наводнения, кражи и т. д.).
• Не стоит держать дома амбулаторную карту, ведь это является нарушением законодательства РФ. Являясь юридическим документом, она должна храниться в регистратуре, а не на руках у пациента.
• Поскольку бумажные чеки имеют склонность к выцветанию, при совершении крупных покупок рекомендуется делать их ксерокопии.
• Начинать сортировку бумаг стоит прямо с почтового ящика. Не нужно складировать дома бесполезные рекламные листовки, газеты бесплатных объявлений и визитные карточки – лучше сразу отправлять их в ведро. В случае отсутствия свободного времени полезные бумаги следует положить поверх коробки или папки с документами, пообещав себе выделить пару минут в течение дня на их сортировку. Получив по почте приглашение на какое-либо мероприятие или извещение о посылке, рекомендуется сделать соответствующую заметку-напоминание в ежедневнике.
• Для упорядочивания документов необходимо хотя бы раз в год проводить их ревизию. При этом оценивать каждую бумагу следует только один раз, либо оставляя ее на хранение, либо сразу выбрасывая.

Таким образом, ответ на вопрос, как хранить документы дома, зависит от вкусов и предпочтений человека. Если одни люди ограничиваются обычными картонными коробками, то другие приобретают дорогостоящие сейфы или даже оборудуют в квартире хитрые тайники. Так или иначе, важные бумаги должны находиться в доступном и удобном для хозяина месте. Не стоит также забывать и о поддержании порядка в документах. Рациональное распределение бумаг в зависимости от их назначения и регулярное проведение ревизий позволят избежать проблем, связанных с затяжным поиском необходимых сведений.

Кто должен наводить порядок в документах? С чего начать? В чем хранить документы и как подшить их в папки? О том, как делают это опытные делопроизводители, рассказала эксперт по делопроизводству Татьяна Войцехович.

Когда в документах нужно наводить порядок

• Поиск документов затруднен из-за нагромождения бумаг на столе, в шкафах и пр.
• Проблематично отследить срок выполнения поручений.
• Документы часто не регистрируются и без контроля передаются на выполнение в структурные подразделения.
• Дублируются номера на документах: приказах по основной деятельности, кадровых документах и др.
• При увольнении работников документы не передаются в срок.
• Если работник отсутствует на рабочем месте (в отпуске, на больничном), нужный документ невозможно найти.
• Оригиналы документов и их копии перемешаны вместе.

Кто должен разобрать накопившиеся документы

Это может быть секретарь руководителя. Обычно в небольших организациях на него возложены обязанности по организации работы с документами.

В средних и крупных компаниях наведение порядка может быть поручено отдельному структурному подразделению. Например, отделу делопроизводства, канцелярии.

Упорядочить документопотоки поможет распределенная система ответственности: в каждом структурном подразделении могут быть назначены работники, в обязанности которых будет входить ведение делопроизводства. Например, этим может заняться один из работников подразделения плюсом к основным должностным обязанностям. Приказ о соответствующем назначении подписывает руководитель организации.

Как упорядочить документы. Основные этапы

Этап 1. Изучите документы.

Этап 2. Определите классификационный принцип: составьте список категорий (видов, типов) для сортировки; если нужно - подкатегорий (подвидов, подтипов). Например, основная категория документов – договоры, их подкатегории – договоры на предоставление услуг, кредитные договоры, договоры аренды и т.п.

Этап 3. Рассортируйте документы согласно списку. Чтобы не запутаться, документы можно подписать карандашом или наклеить на них стикеры.

Этап 4. Если у вас много копий, найдите их оригиналы и проанализируйте, есть ли необходимость хранить копии. По закону копии документов хранятся до минования надобности. После этого их можно уничтожить.

Этап 5 . Определите, каким образом будут храниться документы (лотки, папки, короба). Согласуйте с руководством затраты на канцтовары для оперативного хранения документов.

К акие средства подойдут для оперативного хранения документов
	Лотки Идеально подходят для хранения корреспонденции. Например, с их помощью можно быстро рассортировать входящие письма.
	В них удобно подшивать отработанные документы (с выполненными заданиями, поручениями). На корешках нужно сделать наклейки с краткими названиями категорий документов.
	Короба Лучше подобрать короба разных цветов и желательно из пропилена – они самые легкие.

Как подшить документы в папки

Обычно в папку подшиваются документы одной категории (подкатегории). Если документы одной категории (подкатегории) не помещаются в одну папку, их распределяют по томам – папкам с одинаковым названием. Документы раскладываются по дате составления так, чтобы самые поздние оказались сверху. При передаче в архив порядок документов меняется: самый поздний должен быть внизу, самый ранний – сверху.

Чтобы отделить документы разных годов в одной папке, используются цветные стикеры или листы-прокладки. Это облегчает поиск.

После того как документы подшиты в папку, составляется реестр документов этой папки. Указывают регистрационный номер документа, дату его составления, адресат, краткое содержание и др. Лист-реестр размещают поверх документов или закрепляют на обложке папки. В нем нужно оставить свободное место, чтобы позже внести в список (можно вручную) другие документы – по мере их поступления.

Меняйте делопроизводство, но постепенно

Систематизация документов – только часть работы. Важно организовать движение документов в организации таким образом, чтобы проводить уборку как можно реже. Для этого обязательно нужно регистрировать входящие и создаваемые документы, контролировать документы, которые находятся в работе, вовремя перемещать отработанные документы в папки и короба согласно выбранному классификационному принципу.