"Секретное делопроизводство (сдп)". Шредеры

Уничтожители документов, или шредеры (от англ. to shred - резать, рвать на куски) предназначены для электромеханической утилизации бумажных документов. Залогом успешной работы любой фирмы является обеспечение защиты информации.

Определенные ее виды, например, финансовая, ноу-хау, данные о персонале или клиентах нуждаются в особой защите. Конфиденциальный документ, попавший в руки конкурентов, может нанести огромный ущерб.

Использование шредеров помогает уменьшить вероятность утечки ценной информации. Их скорость настолько велика, что гарантирует уничтожение документов в считанные секунды. Этот аппарат также и идеальный помощник в наведении порядка на рабочем месте. Он позволяет оперативно и безопасно избавиться от уже ненужных бумаг. Степень секретности аппаратов зависит от размеров фрагментов разрезанной бумаги: чем они мельче – тем сложнее впоследствии восстановить документы и тем выше секретность. В соответствии с европейским стандартом уничтожения служебных документов DIN 32757 различают шесть основных степеней секретности. Однако, Федеральным Законом РФ «О государственной тайне», регулирующим отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности РФ определены Степени (грифы) секретности документов как:

1. особой важности;
2. совершенно секретные;
3. секретные.

Секретное делопроизводство осуществляется на основании следующих документов:

1. Инструкция 0126;
2. Ведомственные инструкции по СДП;
3. ГОСТ 2904-74 (Правила выполнения, учета и обращения СД).

В частности, в некоторых ведомственных инструкциях говориться об уничтожении либо сжиганием, либо резкой на кусочки площадью не более 5 кв. мм. В связи с этим компания Ideal стала в начале 2004 года выпускать «шредеры» - 6-ой степени секретности, что соответствует нашему грифу – «документ особой важности».

Таблица степеней секретности:

Уничтожители подразделяются на следующие группы:

• ПЕРСОНАЛЬНЫЕ: мини-уничтожители для небольших и домашних офисов, профессиональные уничтожители для индивидуального рабочего места.
• ОФИСНЫЕ: уничтожители для отделов и малых офисов, уничтожители для больших офисов и компьютерных отделов.
• АРХИВНЫЕ: уничтожители для утилизации крупных объемов документов.

Основными характеристиками уничтожителей являются: способ резки, степень секретности документов, производительность, ширина приемной части, а также объем контейнера и уровень шума.

Работа с секретными документами.

Засекречивание конкретных сведений в связи с наличием в них государственных и служебных тайн осуществляется в соответствии с перечнем главнейших сведений, составляющих государственную тайну, и ведомственными перечнями сведений, подлежащих засекречиванию. Единый порядок засекречивания сведений определен положением о порядке установления степени секретности сведений, содержащихся в работах, документах и изделиях.

1. При засекречивании сведений руководствуются следующими принципами: 1) решение проблемы засекречивания в целом с позиции государственной значимости этих сведений; при этом необходимо учитывать противоречивость и единство двух тенденций: с одной стороны, стремление обеспечить надежность сохранности государственных и служебных тайн, с другой стороны, не допустить необоснованного массового засекречивания;

2. Объективный характер определения степени секретности сведений, который основывается на точном использовании существующих перечней охраняемых сведений;

3. оптимизация объема засекречиваемых сведений;

4. периодический просмотр степени секретности сведений на предмет снятия или снижения грифа секретности.

СД - секретный документ. СС - степень секретности.

Рассекречивание СД производится при:

1. Изменении перечней сведений, подлежащих засекречиванию;

2. Окончании срока действия грифа;

3. Изменении международной обстановки;

4. Появлении новых достижений в науке и технике;

5. Продаже или передаче вооружения другим странам;

6. Снятии оружия или б/техники с вооружения.

СЕКРЕТНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (СДП) - это порядок учета, составления, хранения, размножения, пересылки и уничтожения секретных документов.

Ведение секретного делопроизводства осуществляется на основании:

1. Инструкции № 0126;

2. Ведомственные инструкции по СДП;

3. ГОСТ 2904-74 (Правила выполнения, учета и обращения СД).

УСЛОВНЫЕ НАИМЕНОВАНИЯ И УСЛОВНЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ

Условные наименования (шифры) присваиваются закрытым работам. Они представляют из себя явления природы, нарицательные имена сущ-е.

Условные обозначения (индексы) присваиваются секретным изделиям. Они представляют из себя цифробуквенные обозначения.

Существует 2 формы учета СД: журнальная и карточная. При журнальной системе информация о СД хранится в спец. журналах. При карточной - на спец. карточках, отельных для каждого СД. При учете СД присваиваются рег/номера и фиксируется след. информация: гриф, количество листов, количество экземпляров, источник поступления, краткое содержание, дата поступления. Учету подлежат: СД, рабочие тетради, спец. блокноты, отдельные листы бумаги.

При хранении секретных документов установается порядок, обеспечивающий содержание в безопасности СД на рабочих местах и в спец. хранилищах; порядок, предотвращающий порчу СД, их утрату и несанкционированное копирование. В рабочее время СД хранятся у исполнителей в личных сейфах или в секретных портфелях (папках). После окончания работы СД сдаются на хранение в 1-е отделы.

ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1. СД разрабатываются только в спец. блокнотах, рабочих тетрадях;

2. Степень секретности документа определяется в соответствии с перечнями;

3. Количество экземпляров СД определяется служебной необходимостью;

4. В СД должен быть представлен минимально возможный объем секретных сведений;

5. В документах для машинописи нельзя указывать тактико-технические характеристики.

7. Запрещается самостоятельно уничтожать СД. ТТХ - тактико-технические характеристики.

ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ОФОРМЛЕНИЯ СЕКРЕТНОГО ДОКУМЕНТА

Порядок оформления СД:

1. Гриф;

2. N экземпляра;

3. Адрес;

4. Текст;

5. Приложения;

6. Подпись;

Порядок оформления последнего листа:

1. Исполнители;

2. Гриф;

3. Количество листов и экземпляров;

4. адреса экземпляров;

5. Машинистка;

6. Дата.

Как осуществляется РАЗМНОЖЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Подготовленный секретный документ подается исполнителями для размножения.Сдаются только те листы СД, которые подлежат копированию. После размножения исполнитель получает документы и расписывается за оригинал и каждую копию. Не подлежат копированию СД с грифом Особой Важности.

ПЕРЕСЫЛКА СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ СД пересылаются только через Режимно Секретный Отдел предприятия.Полностью оформленный и подписанный секретный документ сдается исполнителем в 1-й отдел для пересылки. Перед отправкой СД помещается в спец. упаковку, исключающую несанкционированное изъятие СД. Пересылка СД в другие города осуществляется подразделениями спец. связи Мин. Связи РФ и подразделениями фельдсвязи МинОбороны РФ. При пересылке в рамках одного города используются: курьеры, нарочные, работники Режимно Секретного Отдела, исполнители.

Лица, занятые доставкой секретной почты обеспечиваются служебным транспортом и охраной. Передача СД адресатам осуществляется по разносным книгам, распискам, реестрам под личную роспись принимающего, которая скрепляется печатью 1-го отдела с проставлением времени и числа.

УНИЧТОЖЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

СД, потерявшие свою практическую и др. ценность подлежат уничтожению. Для уничтожения СД приказом руководителя предприятия назначается комиссия в составе не менее 3-х человек. Порядок работы комиссии:

1. Оценка ценности СД;

2. Написание акта на уничтожение СД;

3. Проведение сверки представленных на уничтожение документов с записями в журналах и карточках учета;

4. Проставление росписей в акте и представление его на утверждение руководителю предприятия;

5. Уничтожение в присутствии членов комиссии. Акт на уничтожение хранится в 1-м отделе.

Описание работы

Засекречивание конкретных сведений в связи с наличием в них государственных и служебных тайн осуществляется в соответствии с перечнем главнейших сведений, составляющих государственную тайну, и ведомственными перечнями сведений, подлежащих засекречиванию. Единый порядок засекречивания сведений определен положением о порядке установления степени секретности сведений, содержащихся в работах, документах и изделиях.

СДП - это порядок учета, составления, хранения, размножения, пересылки и уничтожения СД.

Ведение СДП возлагается на 1-е отделы РСО предприятия. СДП осуществляется на основании следующих документов:

Инструкция 0126;

Ведомственные инструкции по СДП;

ГОСТ 2904-74 (Правила выполнения, учета и обращения СД).

"УСЛОВНЫЕ НАИМЕНОВАНИЯ И УСЛОВНЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ"

Условные наименования (шифры) присваиваются закрытым работам. Они представляют из себя явления природы, нарицательные имена сущ-е.

Условные обозначения (индексы) присваиваются секретным изделиям. Они представляют из себя цифробуквенные обозначения. УО и УИ применяются для указания ссылок на СД и СИ. Само название СД или СИ применяется только в крайних случаях.

ВОПРОС N2. "ПОРЯДОК РАБОТЫ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ". "УЧЕТ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"

Учет СД - регистрация и контроль за их сохранностью. Существует 2 формы учета СД: журнальная и карточная. При журнальной системе информация о СД хранится в спец. журналах. При карточной - на спец. карточках, отельных для каждого СД. При учете СД присваиваются рег/номера и фиксируется след. информация: гриф, количество листов, количество экземпляров, источник поступления, краткое содержание, дата поступления. Учету подлежат: СД, рабочие тетради, спец. блокноты, отдельные листы бумаги.

"ХРАНЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"

ХСД - установленный порядок, обеспечивающий содержание в безопасности СД на рабочих местах и в спец. хранилищах; порядок, предотвращающий порчу СД, их утрату и НСК. НСК - несанкционированное копирование. В рабочее время СД хранятся у исполнителей в личных сейфах или в секретных портфелях (папках). После окончания работы СД сдаются на хранение в 1-е отделы.

"ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ"

При обращении с СД следует соблюдать следующие правила:

СД выдаются только под личную роспись;

Работа с СД осуществляется в спец. помещениях;

При работе с СД на рабочем столе должны находиться только необходимые в данный момент документы;

Запрещается держать СД вместе с несекретными;

Запрещается хранить СД в рабочих столах;

При приеме посетителей нельзя оставлять СД в положении, удобном для обозрения;

Необходимо убирать СД в сейф при временном выходе из помещения;

Запрещается выносить СД за пределы охраняемой территории;

При окончании работы с СД необходимо проверить наличие всех СД.

"Порядок разработки секретных документов"

СД разрабатываются только в спец. блокнотах, рабочих тетрадях;

СС документа определяется в соответствии с перечнями;

Количество экземпляров СД определяется служебной необходимостью;

В СД должен быть представлен минимально возможный объем секретных сведений;

В документах для машинописи нельзя указывать ТТХ;

Запрещается снимать копии с СД без разрешения;

Запрещается самостоятельно уничтожать СД. ТТХ - тактико-технические характеристики.

"Осуществление оформления секретного документа"

Порядок оформления СД:

N экземпляра;

2. Приложения;

Порядок оформления последнего листа:

Исполнители;

Количество листов и экземпляров;

адреса экземпляров;