Рекомендации по условиям хранения и методам выявления "уксусного синдрома" оригиналов и страховых копий кинофотодокументов и микроформ на ТАЦ-основе в государственных архивах. Рекомендации по условиям хранения и применению индикаторного экспресс-метода оц
1. Введение
В государственных архивах хранится значительное количество кинодокументов на нитрооснове, которая в нашей стране и за рубежом использовалась для изготовления фильмов с начала зарождения кино до середины 60-х годов.
Нитроцеллюлозу (основной компонент нитроосновы кинодокументов) получают путем этерификации целлюлозы азотной кислотой. Обладая многими положительными для кинопроцесса физико-механическими свойствами, нитрооснова при хранении разлагается с выделением оксидов азота, которые под воздействием кислорода и влаги воздуха образуют азотную кислоту, ускоряющую процесс дальнейшего разложения нитроосновы. Реакция разложения становится автокаталитичной, ее скорость увеличивается минимум в два раза при повышении температуры хранения кинодокументов на нитрооснове на каждые 5oС.
Резко снижая кислотность фотографического эмульсионного слоя, выделившаяся азотная кислота не только ускоряет процесс разложения самой основы, но и приводит к выцветанию и ухудшению характеристик изображения кинодокументов.
2. Область применения
Настоящие рекомендации распространяются на все кинодокументы АФ РФ и другие архивные кинодокументы в государственных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, которые изготовлены на нитроцеллюлозной пленке. Независимо от типа содержащейся в кинодокументах информации (изобразительная, звуковая, позитив, негатив, фонограмма), типа использованного для их изготовления светочувствительного материала, года производства и характеристики создателя рекомендуется использовать положения данных рекомендаций для продления срока жизни кинодокументов на нитроцеллюлозной основе и для обеспечения пожаробезопасности архивов.
3. Определения, обозначения и сокращения
Оригинал документа : Документ, полученный в результате творческой деятельности человека по закреплению аналоговыми технологиями на материальном носителе информации первоисточника, независимо от используемых технических средств и способов ее закрепления.
Страховая копия документа : Копия оригинала документа, предназначенная для замены оригинала в случае его утраты, повреждения или недоступности и входящая в состав страхового фонда документации.
Страховое копирование документов : Процесс изготовления страховых копий документов.
Фонд пользования : Совокупность копий оригиналов документов, изготовленных на микроформах и предназначенных для предотвращения износа оригиналов документов и использования содержащейся в них информации.
Стабильность НЦ-основы : Состояние полимера, при котором процесс его естественного старения не проявляется в существенных изменениях эксплуатационных свойств носителя информации и не определяется органолептически (по запаху) или другим прямым способом;
АФ РФ - Архивный фонд Российской Федерации;
АГФ-нитро Ц - индикаторные полоски для контроля стабильности кинодокументов;
Ед. хр. - единица хранения;
КД - кинодокумент;
НЦ-основа - полимерная многокомпонентная пленка, изготовленная из нитроцеллюлозы;
ОТК - отдел технического контроля;
ПЭТФ-основа - полимерная многокомпонентная пленка, изготовленная из полиэтилентерефталата;
РН-метр - прибор для определения кислотности среды;
СФД - страховой фонд документации;
СЭС - санитарно-эпидемиологическая служба;
ТТР - типовой технологический регламент;
ТАЦ-основа - полимерная многокомпонентная пленка, изготовленная из триацетатцеллюлозы;
ЧС - чрезвычайная ситуация;
ЭС - экстремальная ситуация.
ИСО (ISO) - Международная организация по стандартизации .
4. Организация хранения
4.1. Архивохранилище архивных КД на НЦ-основе территориально отделяют и изолируют от других архивохранилищ. При организации хранения должны быть предусмотрены отдельные хранилища для оригиналов и копий КД.
4.2. Работы по обеспечению сохранности кинодокументов на НЦ-основе включают следующие мероприятия:
· выявление всех КД на НЦ-основе, находящихся на хранении в архиве;
· выявление дублетных копий КД на НЦ-основе и немедленное их уничтожение;
· маркировку документов на НЦ-основе соответствующим образом;
· выделение документов на НЦ-основе в отдельные боксы-хранилища с созданием соответствующих температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий хранения;
· перевод КД на безопасную пленку с одновременным изготовлением страховых копий на особо ценные документы;
· контроль технического состояния КД и исследование стабильности НЦ-основы;
· контроль состояния хранилищ;
· соблюдение мер безопасности и правил обращения с КД на НЦ-основе;
· ограничение использования документов на НЦ-основе.
4.3. Указанные в п. 4.2. мероприятия целесообразно осуществлять в следующем порядке.
4.3.1. Определение вида основы КД в соответствии с требованиями Методики определения вида основы кинодокументов (приложение 1).
4.3.2. Среди документов на НЦ-основе должны быть выявлены дублетные варианты, которые подлежат отбору и немедленному уничтожению по Акту о выделении к уничтожению, форма которого в соответствии с "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (М., 2007) приведена в приложение 4.
4.3.3. Маркировку КД на НЦ-основе осуществляют путем нанесения на первичную упаковку краской красного цвета отличительного индекса или штампа "Огнеопасная". Такая же маркировка должна быть нанесена на упаковку КД в случаях совместного монтажа пленок с ТАЦ-основой и НЦ-основой.
4.3.4. Все КД на НЦ-основе подлежат копированию на пленку с безопасной основой. Перевод КД на безопасную пленку осуществляется в плановом порядке. При этом целесообразно одновременно изготавливать копии для пополнения комплекта КД и страховые копии особо ценных документов в соответствии с требованиями "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (М., 2007). Оригиналы особо ценных документов перед копированием должны подвергаться подготовке, которая включает восстановление оригиналов и их реставрацию.
Примечание. В случае совместного монтажа пленок с ТАЦ-основой и НЦ-основой последние должны быть перекопированы и заменены пленкой на безопасной основе.
4.3.5. Очередность копирования и порядок уничтожения КД устанавливается по результатам контроля технического состояния в соответствии с требованиями раздела 6 настоящих Рекомендаций.
4.3.6. Поддержание нормированных условий хранения и санитарно-гигиенического режима в хранилищах КД осуществляют в соответствии с требованиями раздела 5 настоящих Рекомендаций.
4.3.7. Контроль состояния хранилищ осуществляют в соответствии с требованиями раздела 7 и Приложения 3 настоящих Рекомендаций.
5. Условия хранения
5.1. Хранение КД на НЦ-основе должно осуществляться отдельно от документов на ТАЦ и ПЭТФ основах в специальных боксах-хранилищах, отвечающих всем требованиям пожарной безопасности для хранения нитропленки и с дополнительной вытяжкой воздуха из нижней зоны помещения.
5.2. Хранилище необходимо оборудовать металлическими стеллажами или металлическими шкафами. Для установки стеллажей и шкафов определяют следующие расстояния:
- торец стеллажа (шкафа) - не менее 0,45 м от стен здания; между стеной и стеллажом, параллельным стене, а также между соседними стеллажами (проход) - не менее 0,75 м; между рядами стеллажей (главный проход) - не менее 1,2 м; от нагревательных или отопительных устройств - не менее 1,0 м; нижняя полка стеллажа - не менее 0,15 м от пола, а в цокольном этаже - не менее 0,30 м от пола.
5.3. Упаковку КД осуществляют в соответствии с ГОСТ 7.65 и ГОСТ
5.4. Оптимальные условия хранения КД обеспечивают поддержанием нормативных параметров температурно-влажностного, санитарно-гигиенического и светового режимов.
5.5. Температурно-влажностные режимы хранения КД на НЦ-основе должны соответствовать нормам, приведенным в таблице 1.
Таблица 1
№ | Наименование объекта | Требования к температурному режиму | Требования к влажностному режиму f, % |
||||
макс | Допустимые суточные колебания | макс | Допустимые |
||||
Оригиналы КД и копии на правах оригиналов на черно-белой пленке | |||||||
Оригиналы КД и копии на правах оригиналов на цветной пленке | |||||||
Копии КД на НЦ-основе |
* Указаны максимальные значения температуры и относительной влажности, включающие величину допустимых суточных колебаний
Примечание к Таблице 1.
1. Допускается снижать температуру и относительную влажность окружающего воздуха в хранилищах по сравнению с установленными в пределах технических возможностей архива, что объясняется прямой зависимостью срока стабильности НЦ-основы от температуры и относительной влажности воздуха. При организации хранения КД в условиях отрицательных температур не допускать размещения в хранилищах ед. хр., имеющих влагосодержание, равновесное относительной влажности воздуха выше f = 35%.
2. Не допускать снижения относительной влажности воздуха в хранилищах ниже f = 35%, так как более низкие значения этого параметра приводят к увеличению скручиваемости, хрупкости фотослоя, волнистости края пленки.
3. Для увеличения периода стабильности НЦ-основы выемку КД из хранилищ целесообразно осуществлять не более чем на 3 дня.
5.6. В помещениях хранилищ должен поддерживаться санитарно-гигиенический режим, обеспечивающий отсутствие пыли и биологических агрессоров в воздушной среде, для чего необходимо не реже одного раза в неделю проводить уборку помещения пылесосом с водным фильтром, не реже одного раза в месяц - влажную уборку всего помещения, ежедневно - влажную уборку полов.
5.6.1. Предельно допустимая концентрация пыли в воздухе хранилищ и производственных помещений не должна превышать 10 пылинок на 1 см2 при размере пылевых частиц не более 0,5 мкм.
5.6.2. Предельно допустимое количество колоний микроскопических грибов и бактерий в хранилище при оценке методом седиментации в течение часа - не более 10 в одной чашке Петри d = 90 мм.
5.7. В помещениях хранилищ содержание вредных газов и примесей в воздухе не должно превышать следующих величин (мг/м3):
· окислы азота - 0,04;
· сероводород - 0,008;
· сернистый газ - 0,005;
· озон - 0,1.
5.8. Освещенность стеллажей и шкафов в хранилищах не должна быть менее 20 лк, проходов - 50 лк (на уровне пола), а рабочих мест не менее 100 лк (0,8 м от пола в горизонтальной плоскости).
5.9. Не допускать воздействия прямого солнечного света на КД в процессе хранения и обработки.
6. Контроль состояния кинодокументов
6.1. Контроль технического состояния КД на НЦоснове осуществляют профессионально подготовленные сотрудники ОТК.
6.1.1. Последовательность и методы контроля для определения состояния НЦ-основы в ед. хр. КД следующие:
o индикаторный экспресс-метод - непосредственно в хранилище кинодокументов;
o органолептический и визуальный контроль ед. хр. КД в целом - в отдельном предназначенном для проведения контроля помещении на монтажном или фильмоконтрольном столе в отраженном и проходящем свете;
o инструментальный - с применением специальных приспособлений и устройств в отдельном предназначенном для проведения этих исследований помещении .
6.2. Индикаторный экспресс-метод применяют для оценки общего состояния данной ед. хр. КД, что позволяет достаточно быстро по изменению цвета индикаторных полосок "АГФ-нитро Ц" судить об общем количестве оксидов азота, выделяющихся из НЦ-основы. Методика применения индикаторных полосок "АГФ-нитро Ц" приведена в Приложении 2.
6.2.1. По результатам исследования выделяют группы документов, характеристика которых приведена в Таблице 2.
Таблица 2
Состояние НЦ-основы | Цвет индикаторных полосок | Меры безопасности |
Стабильное | Ярко желтый, не отличимый от цвета исходных полосок | Повторный контроль с применением экспресс-метода через 2 года |
Начало деструкции | Желто-оранжевый | Повторный контроль с применением экспресс-метода через 1 год |
Деструкция | Красный или лиловый | Визуальный контроль всей ед. хр. на фильмоконтрольном столе |
6.3 Органолептический и визуальный контроль всей ед. хр проводят на монтажном или фильмоконтрольном столе в отраженном и проходящем свете.
6.3.1. По результатам контроля КД подразделяют на следующие группы
а) видимые дефекты не обнаружены;
б) пленка на прозрачных участках пожелтела, в центре кадра появилась матовая полоса, изображение частично выцвело, чувствуется слабый запах оксидов азота;
в) эмульсионный слой липкий, витки рулонов КД склеиваются (гидролиз желатины);
г) встречаются размягченные участки, выделяются оксиды азота (распознаются по запаху);
д) рулон КД стал мягким, витки слиплись в сплошную массу, поверхность покрылась пеной, сильный запах оксидов азота;
е) рулон кинодокумента не может быть размотан из-за повышенной хрупкости основы, имеет участки частично или полностью превратившиеся в коричневую порошкообразную массу с едким запахом оксидов азота.
6.3.2. Документы групп "г", "д", "е", как имеющие неустранимые дефекты, подлежат немедленному изъятию из хранилищ и уничтожению, осуществляемому по акту о выделении к уничтожению (Приложение 4).
6.3.3. Документы групп "б", "в" подлежат первоочередному копированию, из них первыми копируются особо ценные и цветные. Документы этих групп, как имеющие неисправимые дефекты, после копирования подлежат уничтожению по акту о выделении к уничтожению.
6.3.4. Документы группы "а" (видимые дефекты не обнаружены) испытывают на стабильность НЦ-основы для установления дальнейших сроков хранения и повторного испытания с применением индикаторного экспресс-метода.
6.4 Инструментальные методы оценки состояния НЦ-основы рекомендуется применять с целью выявления отдельных планов с нестабильной НЦ-основой. При этом "Весовой метод" и "Метод искусственного остаривания образцов" применяют руководствуясь методиками, приведенными в Р "Кинематография. Исходные материалы фильмов. Условия хранения в фильмоархивах", а "Метод неразрушающего контроля стабильности НЦ-основы" по электрической характеристике материала - в соответствии с Инструкцией по применению неразрушающего метода контроля стабильности нитроосновы кинофотодокументов, (М.1989).
6.5. После копирования на безопасную пленку в архивах могут оставаться для дальнейшего хранения только оригиналы и копии на правах оригиналов особо ценных КД на стабильной НЦ-основе группы "а" (подгруппы 1 и 2) при соблюдении обязательных условий организации их хранения и Приложения 5 настоящих Рекомендаций.
6.6. Данные о стабильности НЦ-основы, дальнейших сроках хранения КД и повторных испытаниях стабильности НЦ-основы должны быть внесены в акт технического состояния КД (дефектную ведомость).
7. Контроль состояния хранилищ
7.1. Контроль и регистрация температурно-влажностных режимов воздуха в помещениях хранилищ должны осуществляться не реже одного раза в сутки с помощью измерительных приборов типа психрометра, обеспечивающих точность измерений температуры ±0,5oС и относительной влажности ±2%, число которых должно быть не менее одного на 25 м2 площади хранилища. Применяемые средства измерений должны быть поверены в соответствии с правилами .
7.2. Дату и результаты проверки температурно-влажностных режимов следует заносить в журнал регистрации показаний приборов с указанием фамилии контролера.
7.3. Энтомологический и микологический контроль состояния хранилищ КД осуществляют:
· визуально - не реже одного раза в месяц;
· по методикам, приведенным в Приложении 3, не реже одного раза в 6 месяцев при условии соответствия результатов испытаний требованиям п. 5.6.1 и 5.6.2 настоящих Рекомендаций.
В случае выявления биологических вредителей или запыленности хранилищ контроль осуществляют по мере необходимости после соответствующей обработки хранилищ и приведения их по этим показателям в соответствие с требованиями данных Рекомендаций.
7.4 Проверку соответствия содержания вредных газов и примесей в воздухе нижней зоны хранилища нормам, приведенным в п.5.7. настоящих Рекомендаций, целесообразно осуществлять не реже одного раза в год с привлечением специалистов СЭС.
8. Меры безопасности
8.1. В организации, осуществляющей постоянное хранение КД на НЦ-основе, должен быть разработан и утвержден в установленном порядке план конкретных действий в условиях ЧС и ЭС.
8.1.1. Функционирование архивохранилища КД в условиях военного времени, ЧС и ЭС должны обеспечивать автономные источники энергии (ДЭС) и автономные источники воды.
8.2. Хранилища в соответствии с ГОСТ 12.1.004 размещают в зданиях не ниже второй степени огнестойкости, оснащают противопожарным водоснабжением , огнетушителями (не менее одного на каждые 50 кв. метров хранилища), системой автоматического пожаротушения и охранно-пожарной сигнализацией в соответствии с ГОСТ 26342 .
8.2.1. Энергоснабжение здания осуществляют в соответствии с ГОСТ 12.1.019 путем прокладки скрытой электропроводки или размещением ее в газовых трубах. Распределительные щиты, предохранители и отключающие рубильники устанавливают вне хранилищ.
8.2.2. Аппаратура, на которой проводится работа со страховыми копиями, должна иметь защиту от поражения персонала электрическим током.
Приложение 1
МЕТОДИКА
определения вида основы кинодокументов
Настоящая методика распространяется на кинодокументы и устанавливает методы распознавания основы кинофотопленок по:
· маркировочным знакам;
· растворимости в органических растворителях;
· характеру горения.
1. Распознавание вида основы по маркировочным знакам.
Распознавание вида основы по маркировочным знакам осуществляется путем визуального просмотра края кинодокумента в проходящем свете.
Соответствующая маркировка нанесена фотографическим способом между краем пленки и перфорационным рядом в процессе производства пленки и становится различимой после химико-фотографической обработки.
Безопасная кинопленка на ТАЦ-основе должна иметь следующую маркировку:
o отечественного производства слово "Безопасная" или букву "Б";
o импортного производства - слово "Safety" или букву "S".
Отсутствие указанной маркировки на кинодокументах не может служить основанием для отнесения их к кинодокументам на огнеопасной НЦ-основе или безопасной ПЭТФ-основе, так как период перехода на производство триацетатной негорючей основы сопровождался выпуском отдельных партий кинопленок на ТАЦ-основе без маркировки, а пленки на ПЭТФ-основе не маркируются. При отсутствии маркировки на документах должна производиться проверка вида основы в соответствии с п. 3 Методики.
2. Распознавание вида основы по растворимости основы в органических растворителях.
Все документы, не имеющие маркировки, указанной в п. 1 и отражающие события до 1966 г., должны быть идентифицированы по виду основы по растворимости ее в органических растворителях. Используемые растворители: хлороформ, метиленхлорид.
Ход определения . На очищенную от загрязнений поверхность основы кинофотопленки наносят при помощи стеклянной палочки или кисточки каплю растворителя, выдерживают в течение 10-15 секунд. Удалив остатки неиспарившегося растворителя, рассматривают поверхность в отраженном свете: если под каплей растворителя осталось матовое пятно (нарушена структура основы) - основа триацетатная (негорючая); если поверхность сохраняет свою глянцевитость - основа нитроцеллюлозная (горючая).
Примечание . В случае определения вида основы на смонтированном фильме, во избежание повреждения изображения или фонограммы, каплю растворителя следует наносить на межкадровый промежуток или на промежуток между краем пленки и перфорационным рядом.
Правила обращения и хранения органических растворителей
При работе с органическими растворителями должны соблюдаться меры предосторожности.
1. В рабочих помещениях допускается хранение растворителей в небьющейся посуде, в количестве, необходимом для работы одной смены.
2. Запасы растворителей должны храниться в отдельном помещении, обособленном от производственных служебных помещений и архивохранилищ, в бутылях из коричневого стекла, имеющих маркировку с указанием на ядовитость, закрытых пробками и защищенных от воздействия солнечных лучей. Допуск к растворителям должен быть ограничен.
3. Работающие с растворителями должны исключать длительное вдыхание паров, контакт растворителя с кожей и случаи употребления внутрь.
4. Все лица, допущенные к работе с перечисленными растворителями, должны пройти пожарно-технический минимум с принятием зачетов по технике и пожарной безопасности.
Характеристика растворителей
Хлороформ (трихлорметан) - CHCl3
Хороший растворитель для триацетата целлюлозы. Легкоподвижная бесцветная жидкость, обладающая приторным, неприятным запахом. Токсичен. Обладает наркотическими свойствами. При попадании на кожу может вызвать появление дерматитов и экзем.
Негорюч, невзрывоопасен. На воздухе разлагается с выделением хлористого водорода и фосгена. Пары с воздухом не взрывоопасны. Может гореть только при наличии пламени горючего вещества.
Предельно допустимая концентрация в воздухе рабочей зоны производственных помещений - 20 мг/м3.
Выпускается по ГОСТ.
Средства пожаротушения:
· химическая пена;
· распыленная вода.
Метиленхлорид (хлористый метилен) - CH2Cl2
Хороший растворитель для триацетата целлюлозы. Ядовитое вещество. Однако отравление человеческого организма наступает только при высоких концентрациях его паров в воздухе. При содержании небольшого количества влаги разлагается, образуя НСl. Температура самовоспламенения 580oС. Невзрывоопасен. В воздухе горит только при действии источника зажигания или нагревании до температуры выше 580oС.
Предельно допустимая концентрация в воздухе рабочей зоны производственных помещений - 50 мг/м3.
Выпускается по ГОСТ 9969-73.
Средства пожаротушения:
· воздушно-механическая пена;
Приложение 2
МЕТОДИКА
применения индикаторных полосок "АГФ-нитро Ц"
для контроля стабильности НЦ-основы КД
1. Назначение
В комплект поставки входят: индикаторные полоски, элемент сравнения, инструкция по применению, банка или пакет.
2. Применение
В коробку с контролируемым материалом закладывают 1-3 индикаторные полоски и плотно закрывают крышку коробки. Через 24 часа полоски извлекают из коробки и оценивают состояние материала по шкале элемента сравнения. Оценку результатов по цветовой шкале элемента сравнения следует проводить в течение 5 минут.
3. Оценка результатов
Цвет индикаторной зоны полоски:
Красный или лиловый - материал подлежит срочному копированию.
Желто-оранжевый, красно-оранжевый - за материалом требуется постоянный контроль в соответствии с инструкцией технического контроля фильмовых материалов.
Ярко-желтый (не отличимый от исходного цвета) - материал стабилен, контроль осуществляется в соответствии с инструкцией технического контроля фильмовых материалов.
Примечания.
1. Плотно закрывайте крышки коробок с контролируемыми киноматериалами, деформированные крышки заменяйте. Неплотно закрытые крышки коробок могут оказать влияние на достоверность проведения анализа.
2. В случае получения неоднозначных результатов и при необходимости повторения анализа, используют свежие индикаторные полоски.
3. Цвет индикаторной зоны полоски по истечении 2,5 минут после извлечения из коробки может измениться под воздействием внешних условий.
4. Сопоставление цвета индикаторной полоски с цветовой шкалой элемента сравнения следует проводить в условиях нормальной освещенности рабочего места при естественном (рассеянном солнечном свете) или искусственном освещении.
5. Извлекайте из пакета или банки только необходимое для определения количество индикаторных полосок, пакет или банку не держите открытыми.
6. Не берите полоски влажными руками.
7. Индикаторные полоски следует использовать в течение 1 месяца после первого вскрытия пакета или банки.
8. Не применяйте индикаторные полоски, изменившие цвет при хранении.
9. Не допускается присутствие в коробке порошка или таблеток параформа.
4. Требования безопасности
Индикаторные полоски не выделяют в окружающую среду токсичных веществ, и не оказывают вредного влияния на организм человека при непосредственном контакте. При работе с индикаторными полосками специальных мер безопасности и защиты окружающей среды не требуется.
После использования индикаторные полоски подлежат утилизации как бытовые отходы.
5. Хранение и транспортирование
Индикаторные полоски хранят и транспортируют в упаковке изготовителя при температуре от -15oС до 30oС, не подвергая воздействию паров химических веществ, воды и солнечного света.
Срок годности - 12 месяцев с даты изготовления, указанной на упаковке (в невскрытой упаковке изготовителя).
6. Сведения о производителе индикаторных полосок "АГФ-нитро Ц"
Производитель индикаторных полосок "АГФ-нитро Ц" - отечественная фирма "Винар" работает в г. Москве.
Адрес фирмы: Москва, Богородский вал,.
Приложение 3
МЕТОДИКА
оценки чистоты хранилищ
Настоящая методика распространяется на хранилища документов и устанавливает способы распознавания степени загрязненности помещений микроскопическими грибами, бактериями и пылевыми частицами.
1. Распознавание загрязненности помещений микроскопическими грибами и бактериями
Наличие в помещениях биологических агентов в количестве, превышающем норму. установленную в п. 7.3 настоящих Рекомендаций, определяется методом седиментации.
1.1. Необходимые материалы и посуда
o чашки Петри d = 90 мм с питательной средой Чапека из расчета не менее 5 чашек на 50 м2 площади помещений;
o чистая неиспользованная писчая бумага формата А4 из расчета 1 лист на каждую чашку Петри;
o тонкие резиновые перчатки.
Примечание. Чашки Петри с питательной средой Чапека должны быть подготовлены в стерильных условиях, поэтому их целесообразно приобретать либо на биологических факультетах высших учебных заведений (при самостоятельном проведении анализа), либо приглашать для проведения анализа специалистов региональных санэпидемстанций.
1.2. Ход определения
На чашки Петри с питательной средой Чапека фломастером наносят последовательные порядковые номера и устанавливают их на чистые листы бумаги в центре и по углам пола хранилища. При необходимости, в случае визуального наблюдения неблагополучных в микологическом отношении мест на стенах и потолке хранилища, могут быть установлены дополнительные чашки на расстоянии не менее 1 м от предполагаемого очага. Снимают крышки с чашек и устанавливают их рядом с чашкой дном вверх. Открытые чашки Петри экспонируют в хранилище в течение часа, при этом нахождение сотрудников в хранилище запрещается.
Размещение чашек в хранилище фиксируют на эскизном плане хранилища.
Через час входят в хранилище, осторожно закрывают чашки и размещают их в теплом помещении при температуре окружающего воздуха не менее 20oС.
Через шесть суток начинают ежедневное визуальное наблюдение за состоянием питательной среды в чашках, которое продолжается до 10-х суток включительно.
1.3. Оценка результатов
При рассматривании поверхности питательной среды в чашках Петри в отраженном свете могут быть обнаружены возникшие округлые образования различного размера и цвета (белого, серого, черного, желтого, оранжевого). Это колонии микроскопических грибов и бактерий.
Хранилище считается чистым в микологическом отношении, если количество возникших и просчитываемых колоний (округлых образований) на 6-10-ый день наблюдения во всех экспонировавшихся чашках Петри не превышает 10.
Если этот показатель более 10 - хранилище считают грязным и необходимо проводить антибактериальную и фунгицидную обработку помещений с использованием бактерицидных ламп мощностью не более 30 Вт в соответствии с Руководством Р.3.1.683 .
2. Определение запыленности воздуха в хранилище
Настоящая методика предназначена для определения содержания пыли в воздухе хранилищ и основана на методе седиментации пылевых частиц.
2.1. Необходимые материалы и приборы
Для проведения испытаний необходимы:
o оптический микроскоп с увеличением 56-60 х;
Приложение 4
Форма акта о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению
Приложение 5
ПРАВИЛА
обращения с кинодокументами на нитрооснове
1. На всех этапах работы с кинодокументами на нитрооснове необходимо строго соблюдать правила противопожарной безопасности.
2. Прежде чем приступить к работе с кинодокументами на нитрооснове, необходимо:
o тщательно очистить от пыли фильмопроверочный стол, убрать все посторонние предметы;
o проверить исправность электрической проводки фильмопроверочного стола, целостность стекол верхнего и нижнего софитов.
3. В процессе работы с кинодокументами на нитрооснове запрещается:
o иметь на рабочем месте более двух рулонов;
o оставлять рулон кинопленки без присмотра на фильмопроверочном столе;
o пользоваться при перемотке кинопленки электроприводом;
o размещать кинодокументы вблизи отопительных приборов и радиаторов;
o хранить кинодокументы в рабочих помещениях длительное время;
o бросать коробки с кинопленкой, ударять их одна о другую, о пол, металлические и другие предметы.
4. При перемотке кинопленки необходимо следить за тем, чтобы:
o она не была прижата к диску или нижнему софиту;
o не терлась о поверхности, создающие в рулоне заряд статического электричества;
o перематывалась равномерно, без рывков, со скоростью не более 50 об/мин.
5. Закончив работу на фильмопроверочном столе, рулон пленки следует убрать в металлическую коробку и поместить в фильмостат до завершения работы с остальными кинодокументами в течение смены.
6. После завершения работы кинодокументы нельзя оставлять в рабочих комнатах; их следует перенести в специально выделенные помещения временного хранения или постоянные хранилища.
7. Кинодокументы, сопровождаемые документами с красной полосой, должны быть удалены из рабочих помещений сразу же по окончании работы с ними.
8. При необходимости работы в боксах для хранения кинодокументов на нитрооснове помещения боксов должны быть хорошо проветрены; дверь бокса, в котором ведется работа, должна быть открыта.
9. Пожароопасность кинодокументов на нитрооснове, возрастающая в процессе длительного хранения, требует строжайшего соблюдения противопожарных правил и настоящих правил обращения с кинодокументами на нитрооснове.
Список использованных источников и литературы
Закон Федеральный закон -ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
"Положение о едином российском страховом фонде документации", утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.95 № 000-68
Правила по стандартизации ПР 50.2.006-94 Государственная система обеспечения единства измерений. Порядок проведения поверки средств измерений
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утверждены приказом Минкультуры РФ от 18.01.07 № 19, зарегистрированы Минюстом России, регистрационный № 000 от 01.01.2001
ГОСТ 7.65-92 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению
ГОСТ 12.1.004-91 ССБТ. Пожарная безопасность. Общие требования
ГОСТ 12.1. Система стандартов безопасности труда. Общие санитарно-гигиенические требования к воздуху рабочих помещений
ГОСТ 12.1.019-79 Система стандартов безопасности труда. Электробезопасность. Общие требования и номенклатура защиты
ГОСТ Р 33. Единый Российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием
ГОСТ 4097-78 Коробки для кинопленок, магнитных лент и фильмовых материалов. Технические условия
ГОСТ 4151-72 Вода питьевая. Метод определения общей жесткости
ГОСТ 4430-78 Контейнеры для кинопленок, фильмовых материалов и магнитных лент. Технические условия
ГОСТ 6709-72 Реактивы. Вода дистиллированная. Технические условия
ГОСТ 9968-86 Метилен хлористый технический. Технические условия
ГОСТ Хлороформ. Технические условия
ГОСТ Средства охранной, пожарной и охранно-пожарной сигнализации. Типы, основные параметры и размеры
Руководство Р. 3.1.683-98 Использование ультрафиолетового и бактерицидного излучения для обеззараживания воздуха и поверхностей в помещениях
СНиП 2.04.05-91 Отопление, вентиляция и кондиционирование
СНиП Пожарная безопасность зданий и сооружений
ОНТП 10-99 Определение категорий (классификация) помещений и зданий по взрывопожарной и пожарной безопасности. Противопожарные требования
ИСО 18911: 2001 Фотография. Носители изображения. - безопасные фотографические пленки, прошедшие химико-фотографическую обработку. Практика хранения
Р Кинематография. Исходные материалы фильмов. Условия хранения в фильмоархивах
ОСТ 55.1-84 Документы на пленочных носителях. Кинодокументы и микрофильмы. Правила государственного хранения оригиналов и страховых копий. Технические требования
ОСТ 55.2-84 Фотодокументы. Правила государственного хранения оригиналов и страховых копий. Технические требования
Инструкция по обеспечению сохранности кинофотофонодокументов на нитрооснове в государственных архивах СССР, М., Главархив СССР, НИЦТД СССР. 1983.
VII. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ФОТОДОКУМЕНТОВ
Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения фотодокументов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность фотодокументов в архиве.
7.1 Фотодокументы хранятся в архивных коробах в вертикальном положении в шкафах или на стеллажах.
7.1.1 Позитивы и негативы помещаются в два конверта, один из которых (внутренний) изготавливается из светонепроницаемой бумаги по размеру негатива (позитива). Размер внутреннего конверта должен исключить свободное перемещение ФД внутри упаковки. Поверхность упаковочного материала не должна вызывать повреждений документов или прилипаний к ним. Внутренний конверт вкладывается во второй конверт, который может быть любого формата, удобного для организации хранения ФД. Конверты размещаются в коробах по порядку номеров единиц хранения.
7.1.2 Фотоальбомы хранятся в архивных коробах. При необходимости сохранить особенности в оформлении обложки фотоальбома используются дополнительные упаковочные средства: конверты, папки с клапанами, мягкая упаковочная бумага, мягкая ткань. Не используется для упаковки полиэтиленовая плёнка.
7.1.3 Электронные фотодокументы на дисках хранятся в фабричной упаковке (пластиковом футляре) в вертикальном положении в ящике или коробке, соответствующих размеру компакт-дисков, которые размещаются по порядку номеров единиц хранения. Ярлык с описательной статьей единицы хранения помещается внутри упаковки, при этом можно использовать оборотную сторону ярлыка изготовителя.
На ярлыке (приложение № 7а,б) помещаются сведения:
Название государственного (муниципального) архива,
Название фонда (Фотофонд),
Номер описи,
Номер единицы хранения,
Крайние номера единиц учета.
Для хранения необходимо создать сразу два диска, один из которых будет неприкосновенным (страховым), а второй будет использоваться в работе. На ярлыке второго диска следует добавить надпись «ФОНД ПОЛЬЗОВАНИЯ». Хранить неприкосновенныеэкземпляры ЭФД и фонд пользования следует отдельно.
7.2 Температурно-влажностные параметры воздуха для долговременного хранения фотодокументов должны соответствовать нормам:
чёрно-белые негативы, позитивы, фотоальбомы – температура воздуха не выше + 15°С, относительная влажность воздуха 40-50%;
цветные негативы, позитивы, фотоальбомы - температура воздуха не выше - 5°С, относительная влажность воздуха 40-50%;
дисковые носители - температура воздуха от + 8 до + 18°С, относительная влажность воздуха 45-65%.
7.3 Световой режим
Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима.
7.4 В целях оперативного поиска документов составляются карточки постеллажного топографического указателя, которые могут вестись в традиционном или автоматическом режиме.
7.5 При работе с фотодокументами должны соблюдаться следующие меры обеспечения их сохранности:
рабочий стол должен быть сухим, чистым и свободным от посторонних предметов;
работать с фотодокументами следует в чистых не ворсистых перчатках, брать документ можно только за края, не касаясь поля изображения;
запрещается делать на документах какие-либо пометки, производить ретушь;
в фотоальбомах запрещается оставлять между страницами закладки, делать пометки на полях;
запрещается оставлять документы не защищёнными от воздействия солнечного и электрического света.
VIII. ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ФОТОДОКУМЕНТОВ
8.1 В целях установления соответствия фактического наличия фотодокументов их количеству, числящемуся по учётным документам, а также выявления документов, подлежащих профилактической обработке и реставрации проводится проверка наличия и состояния ФД.
Проверка наличия ФД проводится в плановом порядке один раз в 5 лет, а также в случаях чрезвычайных ситуаций.
8.2 Проверка наличия ФД проводится по общим правилам организации этой работы, при этом составляются лист проверки и акт проверки установленной правилами формы.
8.3 При оценке технического состояния позитивов и негативов фотодокументов визуально (возможно использование увеличительной лупы) проверяется:
состояние упаковки;
техническое состояние поверхности фотослоя и основы (наличие царапин, грязи, трещин, потертости и др.);
наличие загрязнений и механических повреждений (коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя и др.);
наличие дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико-фотографической обработки);
качество фотографического изображения (резкость, контрастность).
8.4 При оценке технического состояния электронных ФД, включая их страховые копии, устанавливается возможность считывания информации с материального носителя, соответствие технических характеристик этих документов сведениям, содержащимся в сопровождающих актах технического состояния. Электронные документы проверяются также на наличие «вирусов».
8.5 Учет физического и технического состояния осуществляется в карточке учета технического состояния фотодокумента (приложение № 8).
8.6 Для обеспечения физико-химической сохранности негативы и позитивы фотодокументов подвергаются реставрационной и профилактической обработке.
Реставрационная обработка осуществляется для устранения возникших в процессе хранения и использования дефектов, а консервационно-профилактическая – для стабилизации и замедления процессов старения документов.
Обработка может быть машинная и ручная. Машинная обработка в архивах области не проводится из-за отсутствия оборудования. Ручная обработка предусматривает общую очистку, обеспыливание, удаление восковых, жировых и иных загрязнений.
Не допускается обработка ФД водой.
Общая очистка заключается в удалении с документов грубых механических частиц с помощью струи сжатого воздуха (можно с использованием бытового пылесоса с узкой насадкой) и мягких беличьих или колонковых кисточек.
Обеспыливание и удаление жировых загрязнений (например, отпечатков пальцев) – это протирка фотодокумента не ворсистым материалом (замшей, бархатом), сухим или смоченным этиловым спиртом (ректификованным, техническим, высшей очистки).
Фотоотпечатки в фотоальбоме должны быть изолированы от соприкосновения с листом альбома и другими фотоотпечатками бумагой микалентной, папиросной или чертёжной прозрачной (калькой).
При обнаружении других, более серьёзных повреждений фотодокументов следует обратиться к специалистам по их реставрации и принять меры по сканированию повреждённого документа. Сохранение повреждённых фотодокументов сложный и дорогостоящий процесс, поэтому принимать на хранение следует только качественные фотоотпечатки.
IX. КАТАЛОГИЗАЦИЯ ФОТОДОКУМЕНТОВ
9.1 Каталогизация фотодокументов – это совокупность работ по созданию и ведению каталогов.
Архивный каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по темам (предметам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.
9.2 Тематическая разработка фотодокументов в государственных и муниципальных архивах осуществляется в программе «Фотокаталог» в соответствии с прилагаемой к программе инструкцией. Программа должна быть установлена во всех архивных учреждениях области.
9.3 Карточки фотокаталога составляются на все фотодокументы. Принятые на хранение позитивы следует сканировать или переснять цифровым фотоаппаратом, чтобы они могли быть введены в БД «Фотокаталог».
В фотоальбомах следует сканировать или фотографировать, по возможности, все фотоотпечатки, так как в фотокаталоге должна быть информация и об альбоме в целом, и обо всех имеющихся в нём документах.
Фотодокументы, принятые от граждан, должны фондироваться в Фотофонд и включаться в фотокаталог на общих основаниях. Принятые ранее позитивы, фотоальбомы в фондах документов личного происхождения, следует сканировать (перефотографировать) и включить в фотокаталог.
При наличии в архиве негативов фотодокументов следует провести работу по их каталогизации в БД «Фотокаталог» независимо от наличия карточек на них в бумажном каталоге. Такая работа может быть проведена в Государственном архиве Тюменской области по заранее согласованному с ним плану. При этом архив будет иметь в фотокаталоге позитивное электронное изображение, которое при необходимости можно распечатать.
9.4 Индексирование информации и распределение её по разделам схемы классификации в БД «Фотокаталог» происходит автоматически при заполнении полей «Раздел» и «Подраздел», которые выбираются из выпадающего списка. Следует помнить, что все справочники, включая схему классификации, в программе могут дополняться.
Если при составлении описи применялись общие подзаголовки для группы снимков по одной теме (см. примеры в прил. 2в), при составлении тематических карточек общий подзаголовок (название основного события) должен присутствовать в аннотации каждой карточки.
Если фотодокумент отражает две или более темы, карточки фотокаталога следует дублировать в целях оптимального поиска информации.
9.5 Каталогизация ФД производится сразу после утверждения описи на них ЭПК.
Х. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФОТОДОКУМЕНТОВ
10.1 Использование архивных документов – это предоставление архивом безвозмездно или возмездно пользователю информационных услуг и информационных продуктов для удовлетворения его информационных потребностей.
Основные формы использования фотодокументов
информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;
предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива;
экспонирование архивных документов на выставках;
использование архивных документов в средствах массовой информации;
проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием архивных документов;
публикация архивных документов.
10.2 Выявление фотодокументов для использования, в том числе сторонними пользователями, проводится по фотокаталогу.
10.3 Подлинники негативов и позитивов фотодокументов на правах оригинала пользователям не выдаются. Для выдачи пользователю изготавливаются копии ФД, что возможно при наличии фотокаталога с контрольными отпечатками на все фотодокументы.
При подготовке выставок по архивным документам изготавливаются фотокопии необходимого размера, подлинники фотодокументов не экспонируются.
10.4 Работа по использованию фотодокументов учитывается.
Источники:
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и
библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19).
Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами. М., 1980.
Правила работы государственных архивов Республики Беларусь с аудиовизуальными документами (утверждены постановлением Минюста Республики Беларусь от 09.04.2007 № 27).
Основные положения отбора на государственное хранение кинофотодокументов. Методические рекомендации. М., 1978.
Методические рекомендации по комплектованию архивов кинофотофонодокументами. М., 1984.
Отбор на постоянное хранение аудиовизуальных документов. Методические рекомендации. М., 2004.
ОСТ 55.2-84 Фотодокументы. Правила государственного хранения оригиналов и страховых копий. Технические требования.
Методические указания по внедрению отраслевых стандартов на технические требования к правилам государственного хранения оригиналов и страховых копий кинофотофонодокументов и микрофильмов страхового фонда. М., 1984.
ПРИЛОЖЕНИЯ:
Приложение № 1а
к пп. 3.7., 3.8.
АКТ
___________ № ___________
приема-передачи архивных
документов на хранение
(основание передачи)
______________________________________________________________________
(название передаваемого фонда)
Сдал,
(название организации-сдатчика)
а ______________________________________________________________ принял
(название организации-приемщика)
документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:
Итого принято _____________________________________ ед. хр., _______
Ед.уч.
Передачу произвели: Прием произвели:
Должность Подпись Расшифровка Должность Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Фонду присвоен № ____________________________________
Форма акта приема-передачи архивных документов на хранение Формат А4
Приложение № 1б
к пп. 3.7., 3.8.
АКТ
___________ № ___________
приема фотодокументов на хранение
На хранение в ФОТОФОНД принимаются фотодокументы, созданные архивным отделом в ходе инициативного документирования:
Итого принято _____________________________________ ед. хр., _____________
___________________________ ед.уч.
Должность Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта приема фотодокументов, созданных муниципальным архивом в ходе инициативного документирования Формат А4
Приложение № 2а к разделу 5
С 2001 года в архиве ведется работа по компьютерной реставрации оцифрованных изображений, с выводом отреставрированных изображений на фотопленку.
В РГАКФД на хранении находится 10 522 фотоальбома, содержащих 179 168 снимков. Нас постоянно беспокоила сохранность альбомов, которые содержат очень ценную, а зачастую единственную в своем роде информацию. В целях сохранности оригинальных фотоальбомов в архиве проводится контратипирование альбомного фонда и создание дубль-альбомов. В фотолаборатории архива изготовлено свыше 73 тысяч контратипов. При наличии дубль-альбомов исследователям оригинальные фотоальбомы не выдаются.
В архиве на хранении более 196 тысяч единиц хранения кинодокументов на триацетатной основе. Внедренная в отечественную кинематографию с конца 1950-х годов, эта пленка не оправдала надежд, рассчитанных на её долговременное хранение. Практика архивного хранения и исследования последних лет показали, что триацетатная пленка имеет тенденцию к разложению основы: пленка становится хрупкой, увеличивается её усадка, появляется характерный запах уксусной кислоты и т.д.
Как и во всех архивах мира, хранящих аудиовизуальную документацию, на нас обрушилась проблема «уксусного синдрома». Не один год архив занимается сначала совместно с НИКФИ, затем с РГАНТД, проводит самостоятельные исследования, по предотвращению появления «уксусного синдрома» на кинодокументах с триацетатной основой. Особенно подвержен «уксусному синдрому» такой элемент комплекта кинодокументов как магнитные фонограммы.
В связи с этим в архиве была разработана специальная программа по работе с магнитными фонограммами. С целью предотвращения заражения кинодокументов парами уксусной кислоты все магнитные фонограммы (их на хранении в архиве – 21 тысяча), были перемещены на 2-ой этаж триацетатного фильмохранилища. Наряду с проведением контроля технического состояния магнитных фонограмм с использованием фильмофонографа (Слайд 35 ) для определения состояния звука, проводится проветривание коробок и закладка в них поглотителей уксусной кислоты. Эта работа проводится с конца 2000 года. За это время прошли проверку технического состояния все магнитные фонограммы. 44 ед.хр. были выявлены с признаками «уксусного синдрома», эти коробки были переведены на другой носитель (записаны на кассету). На сегодняшний день по результатам последующих проверок нам необходимо ещё оцифровать 429 ед.хр. магнитных фонограмм, шумов/музыки, которые показали наличие «уксусного синдрома» III стадии (осыпание магнитного слоя) (Слайды 36-38 ). С сентября 2016 года начался четвертый круг проверки магнитных фонограмм.
