Расхождения в накладной обнаружены после приема. Оформление первичных документов в случае обнаружения не достатков товара при приемке покупателем

В соответствии с договором поставки поставщик-продавец обязуется передать в обусловленный срок производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности (ст. 506 ГК РФ). Количество, ассортимент и качество таких товаров определяются договором. Но возможна ситуация, когда при приемке товаров выявлено расхождение с данными сопроводительных документов или условиями заключенного договора. В этом случае покупатель составляет акт расхождения при приемке товара по качеству или количеству. Как составить такой акт, расскажем в нашей консультации и приведем образец его заполнения.

Кто и когда составляет акт о расхождении

Акт о расхождениях при приемке товаров составляется созданной для этого комиссией, в которую включаются представители покупателя и представитель стороны, передавшей товары покупателю (например, перевозчик). Желательно в указанную комиссию включить и представителя поставщика. Предполагается, что акт расхождения при приемке товара составляется в момент выявления такого расхождения при приемке товаров. Однако возможно, что такое расхождение будет выявлено и позже. На порядок актирования расхождений это не повлияет. В то же время, необходимо учитывать, что акт о расхождении будет являться основанием для последующего предъявления претензии поставщику или перевозчику в связи с или выявленным . И если договором не предусмотрено право покупателя предъявлять претензию в связи с последующим выявлением расхождений, а такое расхождение могло быть установлено при приемке, взыскать потери с поставщика или перевозчика при запоздалом выявлении расхождений вряд ли получится.

Форма акта расхождений при приемке товара

Обязательной для всех формы акта, которым бы оформлялось выявленное расхождение при приемке товаров, нет. Поэтому организация составляет такой акт в произвольной форме. Конечно, если договором не предусмотрено применение строго определенного бланка.

В этом акте необходимо указать сущность выявленного расхождения, при возможности дать его количественную и суммовую оценку.

К слову, акт расхождения по количеству может быть оформлен по аналогии с актом о недостаче товаров, форму которого мы приводили в отдельном .

При разработке акта расхождений может быть также использована, к примеру, форма Акта об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно- материальных ценностей (

Торговая деятельность на сегодняшний день регламентируется специальным законодательством. Для формирования отчетности необходимо будет в обязательном порядке составлять специализированную документацию.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Обычно все хозяйственные операции с товаром, вне зависимости от его типа, документируются. Причем касается это как погрузки, так и разгрузки. При приемке товара осуществляется обязательная проверка количество поставленного товара.

В случае обнаружения расхождений составляется специальный акт. В законодательстве установлен унифицированный его формат. По возможности стоит заранее ознакомиться с ним.

Что нужно знать

В соответствии с действующими законодательными нормами необходимо обязательно формировать отчетную документацию о ведущейся хозяйственной деятельности на конкретном предприятии.

Причем касается это в первую очередь торговой деятельности. Существует большое количество самых разных нюансов, связанных с приемкой товара. В первую очередь касается это сопроводительной документации.

При обнаружении каких-либо дефектов, расхождении в количестве товара необходимо составлять специальный акт. Данный документ позволяет одновременно решить достаточно большое количество задач.

К основным вопросам, рассмотреть которые нужно заранее, стоит отнести:

• основные понятия;
• какова роль документа;
• правовое регулирование.

Основные понятия

Сегодня существует достаточно обширный перечень всевозможных законодательных норм, которые регламентируют вопрос составления отчетной документации.

Но для верной трактовки таких норм нужно будет внимательно ознакомиться со всеми применяемыми в них понятиями. Только таким образом возможно составить соответствующего типа акт и не допустить наиболее типичных в таком случае ошибок.

К основным терминам, рассмотрение которых строго обязательно, относится следующее:

• грузоотправитель;
• производитель;
• поставщик;
• страховая компания;

«Грузоотправитель»	Юридическое или же физическое лицо, которое фактически является отправителем конкретного груза, товара
«Поставщик»	Также юридическое/физическое лицо, индивидуальный предприниматель, осуществляющий поставку конкретного вида товара, какого-либо груза
«Производитель»	Непосредственно компания, которая занимается производством определенного типа товара. Причем далеко не всегда производитель и поставщик – одно и то же лицо. Потому важно заранее определиться каким именно образом будут заполняться соответствующие графы в акте. Это позволит избежать множества различных ошибок
«Страховая компания»	Юридическое лицо, которое осуществляет процесс страхования конкретного товара. Обычно при осуществлении товара обязательно заключается дополнительное соглашение

Какова роль документа

Данного типа документ позволяет одновременно разрешить большое количество самых разных задач.

Акт расхождений при приемке товара ЕГАИС используется для:

В финансовой отчетности в обязательном порядке должна отражаться информация по поводу различного рода трат. Причем в не зависимости от того был ли принят товар или же он отправлен назад.

Составляется специальный документ по . На него в последствии делается ссылка в бухгалтерской отчетности. Такой акт относится к документам строгой отчетности.

Нередко случается, что возникают различного рода проблемы с самим грузом именно по вине или же транспортной компании.

В таком случае возникает необходимость осуществлять защиту своих собственных трат. Процедура эта осуществляется непосредственно через судебный орган или в другом уполномоченном учреждении.

Именно поэтому необходимо соблюдать формат акта. В противном случае он попросту не будет признан в суде, ином органе, соответствующее признает его ничтожным с юридической точки зрения.

Как следствие – невозможно будет использовать соответствующий акт непосредственно для защиты собственных интересов через суд.

При отсутствии опыта составления подобных документов по возможности стоит проконсультироваться с квалифицированным специалистом. При составлении такого акта он составляется обязательно не менее чем в двух экземплярах.

Причем один из них остается у получателя товара, второй – у отправителя. Таким образом, если необходимо будет осуществить оплату возврата сделать это можно будет достаточно просто. Так как все документы присутствуют на руках.

Правовое регулирование

Сам процесс составления документации подобного рода достаточно подробно освещается в законодательстве. Причем существует специальный сборник с образцами документов соответствующего типа.

На данный момент основополагающим нормативным документом является «Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций».

Альбом рассматриваемого типа включает в себя следующие основные разделы:

Составление акта в случае необходимости	Отразить процесс приемки товаров
Как формируется документ	Отражающий подробно информацию по поводу расхождения товара
Процесс составления акта касательно приема товара	Который по какой-то причине поступил без специального счета
Документ, отражающий информацию по поводу завеса тары	—
Журнал	В котором отражается информация по поводу регистрации товарно-материальных ценностей
Как нужно составлять заказ-отборочный лист	—
Что такое упаковочный ярлык	Как он должен формироваться
Спецификация	—
Ярлык товарного типа	—
Процесс составления	Если требуется осуществить перемещение внутри одной организации
— накладная	Важно помнить, что документ данный составляется только лишь в случае мелкорозничной торговли
Как составляется акт в случае непреднамеренного повреждения товара	Если имеет место его порча, бой
Документ, подтверждающий процесс списания товара	—
Групповой приходной отвес	—
Формат документа	Который отражает информацию по поводу пересортировки товара различного типа

На данный момент рассмотренный выше журнал стандартных форм включает в себя 31 типовой акт.

При возникновении необходимости составлять такой акт требуется в обязательном порядке формировать документы исходя из обозначенных примеров. Несоответствие, нарушение может привести к признанию акта недействительным, ничтожным.

Что является достаточно серьезной проблемой. Во время подобные документы анализируются в первую очередь.

Акт об установлении расхождений при приемке товара

Акт об установлении расхождений при приемке товара должен составляться в обязательном порядке – если имеет место наличие подобных расхождений.

Иначе как-то обозначить претензии, защитить свои права соответствующим образом будет достаточно проблематично.

К основным вопросам, рассмотреть которые нужно прежде, чем приступить к составлению, относятся:

• как заполнить бланк;
• при работе в 1С;
• образец заполнения.

Как заполнить бланк

На данный момент устанавливается два основных вида актов данного типа – составляемых при возникновении расхождения. Это ТОРГ-2 и .

Причем акт №2 применяется в случае если имеются расхождения в товарах отечественного происхождения. ТОРГ-3 – когда присутствуют расхождения в товарах импортных.

Акт ТОРГ-2 обязательно должен включать в себя следующие основные пункты:

• полное наименование данного документа, а также ссылку на законодательную норму, которой он регламентируется;
• форма по и ОКПО;
• указывается наименование организации, адрес, а также номер телефона;
• обозначается структурное подразделение;
• прописывается причина, на основании которой осуществлено составление данного акта;
• номер и дата составления соответствующего приказа;
• указывается вид конкретной операции;
• проставляется дата и номер непосредственно самого акта;
• необходимо указать место приемки товара;
• настоящий акт составлен специальной комиссией;
• указывается подробная информация (адрес, контактные данные и наименование) следующих участников сделки — грузоотправитель, производитель, поставщик, страховая компания;
• данные по договору поставки товара;
• счет фактура;
• коммерческий акт;
• способ осуществления доставки, наименование транспорта которым она была осуществлена;
• составляется таблица в котором необходимо будет указать все моменты, связанные с расхождением:

1. Отметка об опломбировании.
2. Количество.
3. Вид упаковки.
4. Наименование самого товара.
5. Единицы измерения.
6. Массу БРУТТО по документам.
7. Особые отметки.

В документе рассматриваемого типа обязательно должна быть отражена информация по поводу несоответствия количества товара заявленному в сопроводительных документах.

На данный момент существует множество вариантов формирования документа данного типа. По возможности со всеми форматами стоит разобраться заранее. Существует множество типичных ошибок допущения которых можно легко избежать.

При работе в 1С

Существуют различные способы составления подобного типа акта. Можно заполнить его в таблице EXCEL или же воспользоваться полностью автоматизированной программой типа 1С.

С её помощью можно будет составить документ максимально быстро, буквально за пару кликов. Сам алгоритм составления выглядит следующим образом:

Образец заполнения

Простой образец акта о расхождении при приемке товара достаточно просто найти в интернете или скачать здесь. Оптимальным решением будет заполнить собственный акт по заранее верно сформированному образцу.

Многие организации хоть раз да сталкивались с ситуацией, когда количество товаров, указанное в накладных, оказывалось меньше фактически поставленного. Какие документы должны быть оформлены в этом случае и как недопоставка повлияет на и налогообложение ?

Примечание
Мы не будем рассматривать ситуацию, когда товар покупателю доставляет перевозчик.

Фиксируем недостачу

Если при приемке товара обнаружено, что его реальное количество не соответствует данным накладных, то первое, что нужно сделать, - зафиксировать это . Для этого есть унифицированные формы:
- акт по форме N ТОРГ-2 - оформляется при приемке товаров российского производства (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций (общие), утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132);
- акт по форме N ТОРГ-3 - оформляется при приемке импортных товаров;
- акт по форме N М-7 - оформляется при приемке материалов.
Если по накладной поступает несколько товарных позиций, то в актах указывают только те из них, по которым выявлена недостача. А в конце документа делается отметка, что по остальным ТМЦ расхождений нет.

Совет
Акты должны составляться с участием представителя поставщика или грузоотправителя. Поэтому в договоре лучше заранее прописать, каков порядок уведомления этих лиц о необходимости прислать представителя для приемки товара и фиксации недопоставки, в какой срок должен явиться представитель и что делать, если в этот срок представитель так и не появился. В частности, можно прописать в договоре, что с целью урегулирования дальнейших претензий о недопоставке товара акты при приемке могут составляться покупателем в отсутствие продавца, но, к примеру, с привлечением независимого лица (например, работника любой сторонней организации).

В товарных накладных можно написать: "Составлен акт N __ от ___ в связи с расхождением данных, указанных в накладной, с реально поставленным объемом товара".
Но недостача может быть обнаружена не только в момент получения товара, но и позже. Например, при приемке вы пересчитываете лишь общее количество коробок товара, а при вскрытии коробок выявляется недовложение. Тогда зафиксировать недостачу можно актом произвольной формы.
После составления акта нужно оформить претензию и вместе с экземпляром акта направить ее поставщику. Сделать это надо либо в установленный договором срок, либо, если такой срок не установлен, как можно быстрее после обнаружения недостачи. Если затянуть с выставлением претензии, поставщик может и не удовлетворить ваши требования (Пункт 1 ст. 483 ГК РФ).
В зависимости от условий договора поставки вы можете заявить в претензии, что вы (Пункт 1 ст. 466 ГК РФ):
(или) отказываетесь от товара, а если товар оплачен, требуете возврата денег;
(или) требуете передать недостающее количество товара;
(или) согласны на меньшее количество товара и, если товар был оплачен, требуете возврата части денег.
В последних двух случаях поставщик должен внести изменения в ранее оформленный счет-фактуру (Письмо Минфина России от 23.10.2008 N 03-07-09/34), заверив их подписью руководителя и печатью с указанием даты внесения исправлений (Пункт 29 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914). Вносить исправления в данные накладных необязательно. Факт недопоставки будет подтверждаться актом.

Учитываем налоговые аспекты недопоставки

Последствия для покупателя

По мнению контролирующих органов, до получения исправленного счета-фактуры вы не вправе заявить к вычету НДС по всей партии доставленного товара (Письмо Минфина России от 03.11.2009 N 03-07-09/53; п. 1 Письма ФНС России от 06.09.2006 N ММ-6-03/896@). А далее встает вопрос: получив такой документ, когда следует заявить вычет - в периоде, когда товар был оприходован, или в периоде получения исправленного счета-фактуры? А если недопоставка была обнаружена в следующем квартале, после того как декларация по НДС с заявленным по всему товару вычетом уже была сдана, как тогда поступить: сторнировать в периоде оприходования товара лишь часть вычета или отсторнировать весь вычет и заявить его заново уже в периоде получения исправленного счета-фактуры? Конечно, если спорить с налоговиками не хочется, то лучше применять вариант, когда вычет заявляется в периоде получения исправленного счета-фактуры. Тогда вам придется оформить дополнительный лист к книге покупок, составить и подать уточненную декларацию за квартал, в котором товар был оприходован.
Но можно с этим и не согласиться (Пункт 1 ст. 172, п. п. 2, 5 ст. 169 НК РФ). Покупателям удавалось отстоять вычет в периоде поставки товара, но делать это им приходилось в суде (Постановления ФАС ЦО от 12.04.2010 по делу N А35-513/2007; ФАС СКО от 07.04.2010 по делу N А15-1680/2009). А в отдельных случаях суды соглашались в этом вопросе с проверяющими (Постановления ФАС ВСО от 03.04.2008 N А33-12941/07-Ф02-1131/08; ФАС ПО от 08.07.2008 по делу N А55-14520/07).
Кстати, на оформление счета-фактуры отводится 5 календарных дней с даты поставки товара (Пункт 3 ст. 168 НК РФ). Если вы сообщите поставщику о факте недопоставки в течение этого срока, то он сможет выставить вам новый, правильный счет-фактуру.

Последствия для поставщика

Даже если недопоставка товара выявлена после окончания отчетного периода (когда налоговые декларации уже сданы), откорректировать налоговые обязательства не составит труда. Вам не обязательно подавать уточненки, если выявленные ошибки привели к излишней уплате налога (что как раз и имело место в вашей ситуации) (Пункт 1 ст. 54 НК РФ; Письмо Минфина России от 08.06.2010 N 03-03-06/1/388). Вам достаточно в текущих декларациях уменьшить значение соответствующих строк на сумму прошлой недопоставки. Справедливо это и для НДС, и для налога на прибыль.
В книге продаж в квартале, когда в счет-фактуру внесены исправления, нужно сделать запись красным на сумму недопоставки.

Отражаем недопоставку в бухгалтерском учете

Учет у покупателя

Недопоставка, выявленная при приемке товара, трудностей не влечет. Сумму "задолженности" за недопоставленный товар, до урегулирования претензии с поставщиком, нужно отразить по дебету счета 76-2 "Расчеты по претензиям" в корреспонденции с кредитом счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Принимать же к учету вы будете то количество товара, которое фактически было поставлено.
Если же расхождение будет установлено уже после принятия товара на учет, то учетные данные нужно будет откорректировать.

Пример . Отражение в учете покупателя недопоставки, выявленной после принятия товара на учет

Условие

30 марта по накладной N 165 в адрес ООО "ТД "Мечта" были поставлены DVD-диски в количестве 100 штук по цене 236 руб. (в том числе НДС - 36 руб.) за единицу. Они доставлены в 10 коробках по 10 дисков в каждой. При передаче их в торговый зал было выявлено, что 5 коробок недоукомплектованы и вместо 10 содержат всего 9 дисков (общая недостача - 5 дисков), о чем был составлен акт N 2 от 11 апреля. Поскольку до передачи коробок в торговый зал они не вскрывались (упаковка не нарушена), выставлена претензия поставщику, которую он признал 25 апреля. Исправления в счет-фактуру внесены 25 апреля.

Решение

Бухгалтер ООО "ТД "Мечта" принял решение сторнировать в квартале поставки товара только часть вычета по НДС. В бухучете сделаны следующие записи.

DVD-диски приняты к учету (200 руб. x 100 шт.)	41 "Товары"	60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
Отражена сумма НДС со стоимости полученных DVD-дисков (20 000 руб. x 18%)	19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"	60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
НДС принят к вычету	68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "НДС"	19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"
Сторно DVD-диски приняты к учету (5 шт. x 200 руб.)	41 "Товары"	60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
Сторно Отражена сумма НДС со стоимости полученных DVD-дисков (1000 руб. x 18%)	19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"	60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
Сторно НДС принят к вычету	68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "НДС"	19 "НДС по приобретенным ценностям"
Стоимость недопоставленного товара отнесена на расчеты по претензиям (5 шт. x 236 руб.)	76-2 "Расчеты по претензиям"	60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
Задолженность перед поставщиком уменьшена на сумму признанной претензии	60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"	76-2 "Расчеты по претензиям"

Учет у продавца

Недопоставка, обнаруженная при приемке товара, особых затруднений не вызывает - вам нужно сразу сделать в учете записи на сумму реально поставленных товаров. А как быть, если недопоставка обнаружена уже после приема товара?
Ситуация 1 . Недопоставка выявлена после окончания отчетного периода, но до конца календарного года . В этом случае потребуется отсторнировать излишне начисленные суммы дохода, НДС и себестоимость продаж.

Пример . Отражение в учете поставщика недопоставки, выявленной после принятия товара покупателем, но до окончания отчетного года

Условие

Воспользуемся условиями предыдущего примера. Допустим, себестоимость одного диска составляет 150 руб.

Решение

В бухгалтерском учете поставщик делает следующие записи.

DVD-диски приняты к учету (200 руб. x 100 шт.)	41 "Товары"	60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
Отражена сумма НДС со стоимости полученных DVD-дисков (20 000 руб. x 18%)	19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"	60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
НДС принят к вычету	68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "НДС"	19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"
Сторно DVD-диски приняты к учету (5 шт. x 200 руб.)	41 "Товары"	60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
Сторно Отражена сумма НДС со стоимости полученных DVD-дисков (1000 руб. x 18%)	19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"	60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
Сторно НДС принят к вычету	68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "НДС"	19 "НДС по приобретенным ценностям"
К книге покупок за I квартал составлен дополнительный лист, в котором сторнирована часть вычета НДС на 180 руб.
Стоимость недопоставленного товара отнесена на расчеты по претензиям (5 шт. x 236 руб.)	76-2 "Расчеты по претензиям"	60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
Задолженность перед поставщиком уменьшена на сумму признанной претензии	60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"	76-2 "Расчеты по претензиям"

Ситуация 2 . Недопоставка обнаружена в следующем отчетном году, когда отчетность за прошлый год, в котором были отгружены товары, уже составлена, утверждена собственниками и сдана .
В этом случае сумму завышенных доходов от реализации нужно откорректировать через отражение прочих расходов, а себестоимость - через прочие доходы (Пункт 11 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н; п. 7 ПБУ 9/99 "Доходы организации", утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н). Корректировки вам нужно отразить датой признания претензии (Пункт 9 ПБУ 22/2010 "Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности", утв. Приказом Минфина России от 28.06.2010 N 63н).

Примечание
Для существенных ошибок установлен свой порядок исправления. Но вряд ли корректировка данных по недопоставке будет столь существенна.

Пример . Отражение в учете поставщика недопоставки, выявленной по окончании года и после составления бухгалтерской отчетности

Условие

Воспользуемся условиями предыдущего примера, но несколько изменим их. Допустим, товар был поставлен покупателю 25 декабря 2010 г. Из-за территориальной отдаленности покупателя претензия получена поставщиком только 5 апреля 2011 г. и признана им 8 апреля 2011 г.

Решение

Проводки по реализации товара не приводятся, поскольку они будут такие же, как в предыдущем примере.

Отражен убыток прошлых лет, выявленный в отчетном году, в размере продажной стоимости недопоставленного товара	91-2 "Прочие расходы"	62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"
Уменьшен ранее начисленный при реализации DVD-дисков НДС (1000 руб. x 18%)	68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "НДС"	91-1 "Прочие доходы"
Отражена прибыль прошлых лет, выявленная в отчетном году, в размере ранее списанной себестоимости недопоставленного товара (150 руб. x 5 шт.)	41 "Товары"	91-1 "Прочие доходы"

Обратите внимание на то, что поставщик товара (в отличие от покупателя) счет 76-2 "Расчеты по претензиям" в рассматриваемой ситуации не может использовать. Задолженность покупателя до момента признания претензии продолжает числиться на счете 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками".

Отражение в учете недопоставки, выявленной сразу при приемке товара, каких-либо трудностей у вас не вызовет, потребуется лишь откорректировать счета-фактуры. Поэтому попросите своих складских работников быть более внимательными именно при получении товара. Чем тщательнее будет организована его приемка, тем больше вероятность, что впоследствии исправления в учет и отчетность вносить не придется.

Для регистрации факта расхождений, возникающих при приемке товаров, в прикладное решение добавлен новый документ Акт о расхождениях после поступления . Функциональность документа аналогична той, которая используется в документе Акт о расхождениях после реализации .

Функциональность, которая ранее применялась для фиксации расхождений в документе Поступление товаров и услуг больше не используется. Также удалены документы Акт о расхождениях при поступлении товаров и Акт приемки товаров . Информация, которая необходима для печати документов Акт о расхождениях при поступлении товаров и Акт приемки товаров теперь регистрируется в документе . При переходе на новую версию реализовано обновление информационной базы для перехода со старого механизма отражения расхождений на новый механизм. По результатам расхождений, зарегистрированный в информационной базе будут созданы документы Акт о расхождениях после поступления , в которых будут зафиксированы все ранее введенные расхождения. В новые документы будет добавлен комментарий о том, что документы созданы автоматически и указан документ поступления, в соответствии с которым зарегистрированы эти расхождения.

Дополнительно предусмотрена возможность регистрации расхождений при возврате товаров поставщику и при перемещении товаров между складами.

Регистрация расхождений при поставке товаров от поставщика

Возможность регистрации расхождений при поставке товаров от поставщика определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка разделов – Закупки – Акт о расхождениях после поступления .
Список документов открывается в разделе Закупки – Возвраты и корректировки .
В документе Акт о расхождениях после поступления указываются фактические данные по приемке товаров и услуг, фиксируются расхождения и указываются варианты отражения расхождений. Расхождения могут быть зафиксированы в исходном документе поставки Поступление товаров и услуг или в документе Корректировка поступления , введенном на основании документа поставки. Это определяется настройкой в документе Акт о расхождениях после поступления на закладке Основное .

В соответствии с характером расхождений дополнительно могут быть оформлены документы Поступление товаров и услуг для оформления дополнительных поставок товаров, Списание недостач товаров для отражения недостач товаров, Оприходование товаров для отражения излишков товаров и т.д.

Новый акт приемки может быть создан следующими способами:

• на основании документа Поступление товаров и услуг . При вводе на основании документа поступления в акте о расхождениях указывается документ поступления. Заполняются все основные реквизиты (поставщик, соглашение, контрагент и т. д.). Все реквизиты становятся недоступными для корректировки. Табличная часть акта заполняется списком товаров из документа поступления;
• из списка документов Акты о расхождениях после поступления (раздел Закупки – Возвраты и корректировки ). При вводе нового документа из списка актов доступна возможность ввода одного акта по нескольким документам поступления (кнопка Изменить ).

После указания документов поставки на закладке Товары автоматически заполняется информация о поступивших товарах.

Предусмотрен следующий порядок регистрации расхождений.

• В графе Факт указывается количество фактически принятого товара или оказанной услуги. Информация о фактическом количестве товаров может быть заполнена путем загрузки информации о принятых товарах из внешнего файла (команда Заполнить – Загрузить из внешнего файла ). Если используется ордерная схема поставки товаров, то можно заполнить информацию о фактически принятых товарах (оформленных документом Приходный ордер на товары ) с помощью команды Заполнить – Факт по приемке . Если при расхождениях обнаружены излишки товаров, то информация о новом товаре добавляется в табличную часть Товары . Для добавления используются команды Подобрать товары и Добавить товары .
• В графе Расхождения автоматически заполняется информация об излишках или недостачах принятого товара.

• В графе Как отработать расхождения указывается способ отработки расхождений для каждой строки. Используя команду Только расхождения можно оставить в табличной части документа только те строки, по которым есть расхождения. Используя команду Как отработать расхождения в командной строке табличной части можно установить вариант отработки расхождений излишков и недостач для выделенных строк документа, в которых есть расхождения.

Возможные варианты регистрации расхождений представлены в таблице

Вид расхождения	Как отработать расхождения	Согласование с поставщиком	Оформляемые документы
Излишки
Мы согласны принять излишек товара, поставщик согласен переоформить документы	Оформить		Изменяется документ Поступление товаров и услуг (или оформляется документ Корректировка поступления ) на излишек товара
Мы не согласны принять излишек товара. Излишек товара возвращается поставщику с переоформлением документов	Оформить и вернуть	Да	Изменяется документ Поступление товаров и услуг (или оформляется Корректировка поступления ) на количество излишне поставленного товара. Дополнительно оформляется документ Возврат товаров поставщику на количество излишне поставленного товара.
Излишек товара возвращается поставщику без документов	Вернуть без оформления	Да	Документы не оформляются, товар возвращается поставщику.
С поставщиком не удалось согласовать получение излишка товара	На прочие доходы	Нет	Оформляется документ Оприходование излишков . Излишек товара оприходуется на склад. Стоимость излишков товаров относится на статью доходов.
Недостачи
Поставщик признал недостачу и согласен переоформить документ. Дополнительной поставки товара не требуется.	Оформить	Да	Изменяется документ Поступление товаров и услуг (или оформляется документ Корректировка поступления ) на количество недостающего товара
Поставщик признал недостачу и согласен допоставить товар с переоформлением документов.	Оформить и ожидать допоставку	Да	Изменяется документ Поступление товаров и услуг (или оформляется Корректировка поступления ) на количество недопоставленного товара. Дополнительно оформляется новый документ Поступление товаров и услуг на количество недопоставленного товара.
Поставщик признал недостачу и согласен допоставить товар без оформления документов	Ожидать допоставку без оформления	Да	Документы не оформляются. Поставщик привозит недопоставленный товар без оформления дополнительных документов.
Поставщик не признал недостачи товаров. Недостачи списываются за наш счет.	Списать за наш счет	Нет	Оформляется документ Списание недостач товаров для списания непризнанных недостач. Недополученный товар списывается со склада. Стоимость недостач товаров относится на статью расходов.
Поставщик не признал недостачи товаров. Виновником недостач товаров признана сторонняя компания. Недостачи списываются за счет сторонней компании.	Списать за счет сторонней компании	Нет	Оформляются два документа Списание недостач товаров для списания непризнанных недостач и Списание задолженности для переноса задолженности на стороннюю компанию.

Документ Акт о расхождениях после поступления может быть распечатан и отправлен поставщику на согласование. Документ может быть распечатан в соответствии с формами Торг-1 , Торг-2 , Торг-3 . Информация о товарах может быть представлена в терминах поставщика (если ведены данные о номенклатуре поставщика). Все недостающие данные, которые необходимы для печати регламентированных форм вводятся на закладке Дополнительно в отдельном диалоговом окне, которое открывается по гиперссылке Реквизиты печати .

Коммерческая организация приобретает сыпучие грузы (зерно, жмых) с доставкой автомобильным транспортом. При взвешивании у поставщика в момент отгрузки и у организации при приемке груза весы показывают различные значения в пределах допустимой погрешности. Организацией установлено, что разница в показателях вызвана погрешностью весов. Пределы допускаемой погрешности весов подтверждаются ГОСТ 29329-92. Можно ли учесть соответствующие затраты для целей налогообложения прибыли и отразить их в бухгалтерском учете аналогично недостаче в пределах норм естественной убыли?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Затраты в виде стоимости сыпучих грузов, вызванные расхождениями в показателях весов в пределах допускаемой погрешности, могут быть учтены при налогообложении прибыли в качестве прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако следование такому подходу может привести к разногласиям с налоговым органом, в связи с чем организация, возможно, будет вынуждена отстаивать свою точку зрения в суде.

В бухгалтерском учете такие затраты могут отражаться аналогично недостаче в пределах норм естественной убыли.

Обоснование позиции:

1. Налог на прибыль организаций

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ) при условии, что такие расходы экономически оправданы, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Расходы, в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика, подразделяются на , и (п. 2 ст. 252 НК РФ).

В отличие от потерь от недостачи и (или) порчи, при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норм естественной убыли, которые для целей налогообложения приравниваются к материальным расходам и уменьшают налогооблагаемую прибыль на основании пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ, затраты, образовавшиеся в результате расхождений в показателях весового оборудования при взвешивании товаров (погрешности весов), в главе 25 НК РФ прямо не предусмотрены.

Обратим внимание, что пп. 3 п. 7 ст. 254 НК РФ предусматривает возможность учета при исчислении налога на прибыль организаций (далее - налог на прибыль) приравниваемых к материальным расходам технологических потерь при производстве и (или) транспортировке. При этом технологическими потерями признаются потери при производстве и (или) транспортировке товаров (работ, услуг), обусловленные технологическими особенностями производственного цикла и (или) процесса транспортировки, а также физико-химическими характеристиками применяемого сырья.

Разъясняя вопросы применения этой нормы, Минфин России неоднократно указывал, что порядок отраслевого урегулирования вопросов разработки и утверждения нормативов технологических потерь при производстве и (или) транспортировке не является предметом ведения законодательства о налогах и сборах. Исходя из технологических особенностей собственного производственного цикла и процесса транспортировки налогоплательщики могут определять нормативы образования безвозвратных отходов каждого конкретного вида сырья и материалов, используемых в производстве. Данные нормативы могут быть установлены, в частности, технологическими картами, сметами технологического процесса или иными аналогичными документами (письма Минфина России от 04.09.2015 N 03-03-06/4/51202, от 09.06.2014 N 03-03-06/1/27690, от 26.08.2013 N 03-03-10/34845, от 05.07.2013 N 03-03-05/26008, от 31.01.2011 N 03-03-06/1/39, от 01.11.2005 N 03-03-04/1/328).

С нашей точки зрения, расхождения в весе сыпучих грузов, вызванные погрешностями весового оборудования, не являются технологическими потерями, так как они обусловлены не технологическими особенностями производственного цикла, в рамках которого используются такие материалы, процессом транспортировки или физико-химическими характеристиками материалов (зерна, жмыха и т.п.), а техническими свойствами весов, в силу которых показатель веса отклоняется от его истинного значения.

Представители налоговых органов также высказывали мнение о том, что погрешность измерительных приборов, определяемая в технической документации, предусматривает отклонение как в положительную, так и в отрицательную стороны. В этой связи происходит нивелирование указанных отклонений. Поэтому если выявляются недостачи из-за погрешности измерительных приборов, то они не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли (смотрите материал "Вопрос: АЗС реализует нефтепродукты через топливораздаточные колонки. По итогам инвентаризации периодически выявляется недостача нефтепродуктов в результате погрешности ТРК. В Инструкции о порядке поступления, хранения, отпуска и учета нефти и нефтепродуктов на нефтебазах, наливных пунктах и автозаправочных станциях системы Госнефтепродукта СССР от 15.08.85 N 06/21-8-446 предусмотрено, что такая недостача отражается в бухучете в пределах нормы погрешности - до 0,5% от объема расхода нефтепродуктов за межинвентаризационный период. Можно ли учесть недостачи из-за погрешности измерений ТРК для целей налогообложения прибыли?" ("Российский налоговый курьер", N 17, сентябрь 2006 г.)).

Тем не менее в судебной практике существует правовой подход, согласно которому к технологическим потерям, учитываемым в целях налогообложения прибыли в соответствии с пп. 3 п. 7 ст. 254 НК РФ могут быть отнесены потери, связанные с погрешностями весового оборудования. Документальным подтверждением таких затрат может быть, в частности, технологическое обоснование норм технологических потерь, технологическая карта производства и т.п. (смотрите, например, постановления ФАС Центрального округа от 28.09.2007 N А68-АП-82/14-04, ФАС Северо-Западного округа от 26.10.2005 N А56-37623/2004, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.06.2015 N 15АП-1336/15).

Поэтому, если налогоплательщик решит учесть затраты в виде стоимости сыпучих грузов, связанные с отклонениями показателей весового оборудования, в качестве технологических потерь, при надлежащем документальном оформлении таких затрат существует вероятность того, что суд поддержит его точку зрения. Однако однозначно утверждать, что в случае возникновения судебного разбирательства решение будет принято в пользу налогоплательщика, разумеется, невозможно.

На наш взгляд, при рассматриваемых обстоятельствах необходимо иметь в виду следующее. Глава 25 НК РФ не содержит исчерпывающего перечня затрат, которые могут быть учтены при налогообложении прибыли. Она предусматривает общие критерии учета затрат при исчислении налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ), при соответствии которым налогооблагаемую прибыль могут уменьшать любые расходы (смотрите в связи с этим определение Конституционного Суда РФ от 04.06.2007 N 366-О-П). Представляется, что погрешности весового оборудования, поскольку они не превышают допустимых значений, имеют объективный характер. Использование весового оборудования для взвешивания приобретаемого организацией товара обусловлено его свойствами (сыпучие грузы). Поскольку товар приобретается в целях его использования в производственной деятельности организации, направленной на получение прибыли, и погрешность весов не влечет экономическую неоправданность затрат на приобретение, вызванных разницей в показателях такого оборудования, полагаем, что затраты в виде стоимости сыпучих грузов, вызванные погрешностями при взвешивании в допускаемых пределах, могут быть учтены при налогообложении прибыли в качестве других расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Документальным подтверждением таких затрат может быть, например, составленный организацией акт о потерях при взвешивании груза или иной аналогичный документ.

В качестве косвенного подтверждения этого вывода можно привести постановление ФАС Поволжского округа от 24.08.2009 N А57-2340/2008, в котором суд признал правомерным уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму потерь нефтепродуктов, образовавшуюся в результате погрешности измерения топливораздаточных колонок, со ссылкой на пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Вместе с тем нельзя не отметить, что в случае, если налогоплательщик последует этой точке зрения, велика вероятность возникновения разногласий с налоговым органом, вследствие чего организация будет вынуждена отстаивать свою позицию в суде.

Если погрешности весового оборудования приводят к образованию у организации излишков товара, они должны быть учтены при налогообложении прибыли в качестве внереализационных доходов на основании п. 8 части второй ст. 250 НК РФ.

2. Бухгалтерский учет

Бухгалтерский учет потерь (недостач и т.п.) осуществляется на основании Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н (далее - Методические указания), а также Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (далее - Положение).

По нормам пп. "б" п. 28 Положения, пп. "б" п. 29, 30, 128 Методических указаний недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи и их порчи списываются у коммерческой организации на финансовые результаты.

Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.

Пункт 3.5.2 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 53228-2008 "Весы неавтоматического действия. Часть 1. Метрологические и технические требования. Испытания" (утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 25.12.2008 N 739-ст) определяет, что в течение эксплуатации весы имеют пределы допускаемой погрешности, которая зависит от нагрузки на них*(1).

Если расхождение в показателях веса приобретенного сырья или иных материально-производственных запасов образовалось в результате погрешности весов, но находится в пределах их допустимой погрешности, то, по нашему экспертному мнению, указанное расхождение можно учитывать аналогично недостаче в пределах норм естественной убыли.

Поэтому, с нашей точки зрения, в рассматриваемом случае в бухгалтерском учете организации могут быть сделаны следующие записи (пп. "б" п. 28 Положения, Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н):

Определена недостача имущества:

Недостача имущества в пределах допустимых значений погрешности весового оборудования отнесена на издержки производства или обращения (расходы).

Если же отклонения в массе сыпучих грузов (зерна, жмыха и т.п.) между данными поставщика и покупателя превышают допустимую погрешность весов, то полагаем, что в этом случае сумма недостачи списывается с кредита счета в дебет счета , субсчет "Прочие расходы".

Выявление излишков в весе принятых организацией сыпучих грузов, вызванных погрешностями весового оборудования, может быть отражено записью:
ГАРАНТ
Ерин Павел

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Королева Елена

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.
*(1) Действие упомянутого в вопросе Межгосударственного стандарта ГОСТ 29329-92 "Весы для статического взвешивания. Общие технические требования" (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27.03.1992 N 294) на территории РФ прекращено с 01.01.2010 согласно приказу Ростехрегулирования от 25.12.2008 N 739-ст.