Расхождение по накладной. Как зарегистрировать факт расхождения при поставке товаров? Способ урегулирования ситуации

В этом уроке показано, как отразить расхождение с данными поставщика при поступлении товаров.

Для начала покажу, где включается эта функциональность:

Помимо расхождений при приемке, можно регистрировать также расхождения при возврате поставщику:

Акт о расхождении после поступления

Для регистрации расхождений с данными поставщика в системе предназначен документ Акт о расхождении после поступления . Быстрее и проще всего его создать на основании документа поступления:

Появляется карточка нового документа с заполненными полями:

По этому документу программа предлагает выбрать из двух вариантов: либо создать документ корректировки, либо исправлять исходный документ поступления. Остановимся на первом варианте.

На второй закладке документа указываются сведения о товарах (фактические данные и данные поставщика). Для пример введем одну недостачу и излишек:

В следующей колонке требуется выбрать вариант отражения расхождения в учете:

На выбор такие варианты:

Они разделены по 2-м смысловым группам: недостача согласована либо нет. Для примера выберем несогласованную недостачу и отнесем ее на счет сторонней компании (в этой роли может выступить сам поставщик либо сторонний контрагент, например, транспортная компания).

В нижней части формы документа находится легенда:

После заполнение сведений о расхождении необходимо изменить статус на Отрабатывается либо Отработан , для регистрации дальнейших операций по документу:

Для выполнения этих операций переходим по ссылке Оформить документы, при этом открывается форма помощника. На ней программа уже предлает выбрать одно из нужных действий (перечень таких действий меняется от характера расхождений и настроек документа):

Из документа можно распечатать следующие печатные формы:

Список актов о расхождении в программе можно найти здесь:

В ООО "Новомет-Сервис" результаты инвентаризации в учете отражаются в том месяце, в котором она закончена, но не позднее декабря месяца отчетного года. В первую очередь несколько слов скажем о процедуре подведения итогов инвентаризации. По завершении инвентаризации оформленные инвентаризационные описи сдаются в бухгалтерию. Задача бухгалтера - сверить данные, содержащиеся в инвентаризационной описи, с данными бухгалтерского учета. Результат может быть следующим:

Полное соответствие фактического наличия проинвентаризированных активов и обязательств данным бухгалтерского учета;

Расхождение учетных и фактических данных (так называемые инвентаризационные разницы) - излишки, недостачи или пересортица. По тем ценностям, по которым выявлены расхождения, бухгалтер составляет сличительные ведомости. Типовые формы таких сличительных ведомостей утверждены постановлением № 241. Сличительные ведомости составляются в одном экземпляре и по каждому материально ответственному лицу, отвечающему за сохранность материальных ценностей.

Инвентаризационная комиссия должна выяснить причины возникновения расхождений и провести работу по их урегулированию. Важно обратить внимание на то, что если выявленное расхождение стало следствием учетной ошибки(документ не проведен в учете, неверно оприходованы (списаны) некоторые позиции по накладной, дважды проведен один и тот же документ и т. п.), то эта разница не считается фактическим излишком или недостачей. В налоговом и бухгалтерском учете такое расхождение ликвидируется в порядке исправления ошибок. Основанием для такой корректировки служит бухгалтерская справка. По результатам работы инвентаризационной комиссией составляется протокол инвентаризации, в котором указываются:

Информация о состоянии складского хозяйства;

Результаты инвентаризации и заключения по ним;

Сведения о причинах и лицах, виновных в недостачах, потерях, порче ценностей и излишках, и о принятых к ним мерах;

Предложения по урегулированию выявленных недостач и потерь от порчи ценностей, о зачете недостач и излишков по пересортице;

Информация о размерах норм естественной убыли содержится в специальных нормативных документах. Нормы естественной убыли утверждены по каждому виду ТМЦ, используемых в той или иной отрасли (строительстве, торговле, транспорте и т. д.). Предложения по списанию недостач в пределах норм естественной убыли, а также сверхнормативных недостач и потерь от порчи ценностей с указанием принятых мер по предотвращению таких потерь и недостач в будущем. Если виновные лица по сверхнормативным потерям не установлены, в протоколеприводятся исчерпывающие объяснения этому. Протокол инвентаризационной комиссии должен быть в 5-дневный срок рассмотрен и утвержден руководителем предприятия.
Утвержденный протокол и будет являться тем первичным документом, на основании которого будут выполняться записи в бухгалтерском учете.

Недостачи

Как выше было уже сказано, при выявлении недостач инвентаризационная комиссия должна выяснить причины их возникновения.
Если идет речь о недостаче ТМЦ, то при условии, что наличие бухгалтерской ошибки исключено, в первую очередь следует определить, не связана ли эта недостача с естественной убылью. Так, вп. 11.4 Инструкции № 69 указано, что рабочие инвентаризационные комиссии: «вместе с бухгалтерией предприятия принимают участие в определении результатов инвентаризации и разрабатывают предложения по списанию недостач в пределах норм естественной убыли». При этом важно учитывать следующие правила при применении норм естественной убыли:

Нормы естественной убыли могут быть применены лишь в случае выявления фактических недостач;

Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице;

В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача, то нормы естественной убыли применяются только по тому наименованию ценностей, по которому обнаружена недостача;

Если нормы естественной убыли позволяют списать большую сумму, чем сумма выявленной недостачи, то списывается только фактическая сумма недостачи;

При отсутствии утвержденных в установленном законодательством порядке норм убыль ценностей рассматривается как недостача сверх норм. При недостаче ТМЦ сверх норм естественной убыли, недостаче основных средств инвентаризационная комиссия должна выяснить причины недостач и установить виновных в этом лиц. В первую очередь, конечно же, принимают во внимание пояснения материально ответственного лица.

При рассмотрении вопроса «виновности» следует учитывать, что согласно нормам КЗоТ материальная ответственность работника наступает только:

Если ущерб нанесен предприятию в результате нарушения возложенных на работника трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 130 КЗоТ);

За прямой действительный ущерб (ч. 2 ст. 130 КЗоТ);

Если ущерб причинен виновными противоправными действиями (бездействием) работника (ч. 2 ст. 130 КЗоТ);

Если причиненный ущерб не относится к категории нормального производственно-хозяйственного риска (ч. 4 ст. 130 КЗоТ);

Если работник, причинивший ущерб, не находился в состоянии крайней необходимости (ч. 4 ст. 130 КЗоТ).

Инвентаризационной комиссии также следует выяснить, были ли созданы руководителем надлежащие условия для сохранности материальных ценностей (ч. 1 ст. 131 КЗоТ). Если обнаружен факт хищения имущества, следует обратиться с соответствующим заявлением в правоохранительные органы. Если виновное лицо установить удастся, то следующее, что нужно сделать, - определить размер ущерба, подлежащего возмещению. Чаще всего виновниками в недостаче, обнаруженной по результатам инвентаризации, являются материально ответственные лица или другие работники предприятия. Поэтому в вопросе определения размера ущерба/убытков, причиненных предприятию, необходимо, с одной стороны, руководствоваться нормами КЗоТ (так как взаимоотношения, касающиеся предприятия и работника, регулируются именно этим документом), с другой стороны - Инструкцией № 69, как непосредственным документом, регулирующим порядок проведения инвентаризации. В ст. 135 3 КЗоТ, посвященной вопросу определения размера ущерба, причиненного работником, указано, что:

«Размер причиненного предприятию, учреждению, организации ущерба определяется по фактическим потерям, на основании данных бухгалтерского учета, исходя из балансовой стоимости (себестоимости) материальных ценностей за вычетом износа согласно установленным нормам.» В случае хищения, недостачи, умышленного уничтожения или умышленной порчи материальных ценностей размер ущерба определяется по ценам, действующим в данной местности на день возмещения ущерба. Также законодательством может быть установлен отдельный порядок определения размера ущерба, подлежащего покрытию, в том числе в кратном исчислении, причиненного предприятию, учреждению, организации хищением, умышленной порчей, недостачей или потерей отдельных видов имущества и других ценностей, а также в тех случаях, когда фактический размер ущерба превышает его номинальный размер. Инструкция № 69 по поводу расчета размера убытков говорит следующее: Как видим, Инструкция № 69 для определения размера убытков отсылает к Порядку № 116. При этом ныне действующая редакция Порядка № 116 уже не содержит перечень повышающих коэффициентов, обязательных к применению при выявлении потерь тех или иных видов ценностей, как это было раньше. Теперь в п. 2 Порядка № 116 сказано, что размер убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей определяется путем проведения независимой оценки в соответствии с национальными стандартами оценки. В случае определения размера убытков, которые привели к причинению имущественного вреда государству, территориальной общине или субъекту хозяйствования с государственной (коммунальной) долей в уставном (составном) капитале, размер убытков определяется в соответствии с методикой оценки имущества, утвержденной Кабмином.

Законом об оценке имущества перечислены случаи, когда такая оценка должна проводиться в обязательном порядке. В отношении оценки убытков в ст. 7 Закона указано, что проведение оценки имущества является обязательным при определении убытков либо размера возмещения в случаях, установленных законом. В-третьих, процитированная выше ч. 4 ст. 135 3 КЗоТ говорит о том, что отдельный порядок расчета размера убытков может устанавливаться только в случае обнаружения недостачи отдельных видов имущества (не всех). В-четвертых, в п. 110 Методики № 1891, которая используется при оценке убытков, причиненных государству, указано, что оценка убытков производится без оценщика (т. е. убытки оцениваются самостоятельно) в том случае, если: 1) отсутствуют исходные данные, содержащие информацию о поврежденном имуществе до и после его хищения (недостачи, уничтожения, порчи), кроме данных бухгалтерского учета;

2) нет возможности личного осмотра поврежденного имущества исполнителем оценки, что не позволяет ему получить сведения о состоянии имущества до и после хищения (недостачи, уничтожения, порчи);

3) причинен имущественный ущерб вследствие неправомерных действий с денежными средствами.

Поэтому, по нашему мнению, привлекать независимого оценщика при выявлении инвентаризационных недостач не нужно. Хотя предприятие может это сделать по собственному желанию или в том случае, когда на этом настаивает виновное лицо (ст. 7 Закона об оценке имущества). При определении размера убытков от недостач предприятию следует руководствоваться , т. е. взыскивать ущерб допустимо в размере фактически нанесенных предприятию убытков. В случае нанесения работником материального ущерба предприятию наступает ограниченная материальная ответственность. Это значит, что работник возмещает ущерб, причиненный предприятию при выполнении трудовых обязанностей, лишь в пределах нанесенного ущерба, но не более своего среднего месячного заработка.
Работник несет ограниченную материальную ответственность, если не заключался договор о полной материальной ответственности, если нет других законных оснований для привлечения его к полной материальной ответственности. Случаи, когда работник должен возместить ущерб в полном объеме без заключения с ним договора о полной материальной ответственности, перечислены в пп. 2 - 9 ст. 134 КЗоТ (получение ценностей под отчет по разовой доверенности или по другим разовым документам; ущерб причинен умышленным уничтожением или порчей ценностей; ущерб нанесен в нетрезвом состоянии, не при исполнении трудовых обязанностей и др.). Полная материальная ответственность означает, что работник должен возместить причиненный работодателю ущерб в полном размере без каких-либо ограничений. Перечень случаев, при наступлении которых работник несет полную материальную ответственность, приведен, повторим, в ст. 134 КЗоТ. Наиболее распространенное основание для привлечения работника к полной материальной ответственность - заключение с работником письменного договора о полной материальной ответственности за необеспечение целостности имущества и других ценностей, переданных ему для хранения или для других целей (п. 1 ст. 134 КЗоТ). При этом важно обратить внимание, что полная материальная ответственность не наступит даже в случае заключения договора, если работник не относится к категории лиц, с которыми заключаются такие договоры (письмо ВССУ от 27.09.12 г. № 10-1389/0/4-12). Для возмещения работником причиненного ущерба, если его размер не превышает среднего месячного заработка, работодателю достаточно издать распоряжение о возмещении работником ущерба путем удержаний из его заработной платы. Распоряжение издается в двухнедельный срок со дня выявления недостачи. Данное распоряжение должно быть принято к исполнению не ранее семи дней со дня уведомления работника об издании такого документа (ст. 136 КЗоТ) . При этом под принятием к исполнению следует понимать передачу распоряжения в бухгалтерию, а не факт удержания суммы ущерба из зарплаты. Если же работник отрицает свою вину в причинении ущерба, либо он уволен или истек срок для издания распоряжения, а также в случае превышения размера ущерба среднего месячного заработка работника, работодатель в течение года со дня выявления причиненного работником ущерба может обратиться с иском в районный, районный в городе, городской или горрайонный суд (ст.136 КЗоТ). В то же время, если работник, привлекаемый к материальной ответственности, признает свою вину и не возражает против рассчитанного размера ущерба, он может возместить ущерб добровольно (ч. 5 ст. 130КЗоТ). Покрыть причиненный работодателю ущерб, как добровольно возмещаемый работником, так и по решению суда, возможно одним из способов:

1) путем удержания из заработной платы работника по его заявлению, на основании распоряжения руководителя либо по решению суда. При этом необходимо помнить, что ст. 128 КЗоТ и ст. 26 Закона об оплате труда предусмотрено ограничение на удержание из зарплаты при каждой ее выплате - не более 20 % суммы «чистой» заработной платы (за вычетом налога на доходы физических лиц и единого социального взноса);

2) путем внесения денежных средств в кассу или на банковский счет работодателя - в этом случае размер вносимых средств не ограничивается;

3) при согласии собственника (уполномоченного им органа) работник может передать для покрытия причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное. Обнаруженные при инвентаризации расхождения фактических сведений с данными бухгалтерского учёта отражаются в проекте акта инвентаризации. К нему должны прилагаться бухгалтерские справки с указанием возможных вариантов списания выявленных недостач: на хищения, порчу при хранении вследствие халатности виновных лиц и т. д. Обобщение результатов инвентаризации производится на заседании комиссии. Итогом этого заседания являются заключительный акт об инвентаризации, который представляется на рассмотрение руководителю организации. В нём отражаются предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учёта. Для оформления итоговых данных инвентаризации используется Ведомость учёта результатов, выявленных инвентаризацией № ИНВ-26. Из-за неправильно заполненного документа или нарушения порядка проведения инвентаризации её результаты могут быть признаны недействительными. Помимо приведённого выше нарушения - отсутствия одного из членов комиссии при осуществлении инвентаризации - к таковым также можно отнести следующее:

Материально ответственное лицо не сдало перед началом инвентаризации все приходные и расходные документы, отсутствует его расписка либо данное лицо не присутствует на проверке;

В описи имеются неоговорённые исправления или оставлены незаполненными строки;

Во время перерывов в инвентаризации посторонние лица имеют допуск в помещения, где она проходит, а также к инвентаризационным описям. Результаты инвентаризации утверждаются приказом руководителя организации. Причём в приказе должно быть предписание по устранению выявленных в результате инвентаризации расхождений фактического наличия и учётных данных. На основании приказа вносятся соответствующие записи в регистры бухгалтерского учёта. Результаты годовой инвентаризации отражаются в годовой бухгалтерской отчётности.
По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности её проведения. Они осуществляются с участием инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия помещения, где проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок оформляются актом (форма № ИНВ-24) и регистрируются в журнале учёта контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (форма № ИНВ-25). Материалы работы инвентаризационной комиссии по завершении инвентаризации передаются в бухгалтерию организации, где они должны храниться не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 закона о бухгалтерском учёте).

2.17«Выполнение практической квалификационной работы»

Выполнил обучающаяся группы № «ЭБт-13-9-1 » Плех Владислав Дмитриевич

Г. Ноябрьск «_____»___________2015

Платежная ведомость №Т-53

В кассу для оплаты в срок

Сумма Пятьдесят три тысячи

(прописью)

По настоящей платежной ведомости

Влада КАРПОВА, консультант газеты «Бухгалтерская неделя»,
кандидат экономических наук, сертифицированный бухгалтер-практик

Как осуществляется прием товаров

Правовые основы приема товаров покупателем и выявление отклонений в количестве товаров определяет ГКУ

Как проверяется количество принятых товаров Извлечение из ст. 687 ГКУ «1. Проверка соблюдения продавцом условий договора купли-продажи по количеству , ассортименту, качеству, комплектности, таре и (или) упаковке товара и других условий осуществляется в случаях и в порядке, установленных договором либо актами гражданского законодательства . Если нормативно-правовыми актами по вопросам стандартизации установлены требования по порядку проверки количества , ассортимента, качества, комплектности, тары и (или) упаковки товара, порядок проверки, определенный договором , должен соответствовать этим требованиям . 4. Проверка соблюдения условий договора купли-продажи по предмету договора продавцом и покупателем должна осуществляться на одних и тех же условиях ».

Заметим, что эти нормы регулируют случаи проверки соблюдения договорных условий именно продавцом. Поэтому в тех ситуациях, когда груз доставляется сторонним перевозчиком, применяются особые правила проверки груза.

Что же касается взаимоотношений между продавцом и покупателем, то здесь необходимо исходить из следующего.

Во-первых, приоритет в вопросах определения порядка проведения проверки имеют положения договора купли-продажи. При этом договорные условия проверки должны соответствовать нормативно-правовым актам по вопросам стандартизации. К ним относятся ГОСТы, ТУ, если в них указываются условия проверки количества товаров, нормы естественной убыли и т. п., ссылку на которые следует привести в договоре. Если эти документы не обнародованы в общедоступных средствах массовой информации, продавец обязан по требованию покупателя приложить их копию к договору (ч. 2 ст. 268 ХКУ ).

Во-вторых, если порядок проверки в договоре не указан, он определяется согласно актам гражданского законодательства. Из п. 1 разъяснения ВАдСУ от 12.11.93 г. № 01-6/1205 можно сделать вывод, что к ним относят следующие:

— ;

— Положение о поставках продукции производственно-технического назначения;

— Инструкцию № П-6* ;

— другие нормативные документы, устанавливающие особые условия приемки товаров (в частности, ГОСТы, ТУ).

* Несмотря на то что эти документы были приняты еще в советские времена, они продолжают действовать и сейчас, что подтверждают официальные органы (см. письма Минэкономики от 17.11.06 г. № 91-22/389, от 11.10.05 г. № 81-16/71, МФУ от 02.11.2000 г. № 053-29152, п. 1 разъяснения ВАСУ от 12.11.93 г. № 01-6/1205).

В-третьих, продавец обязан проверять отгружаемый товар по количеству в тех случаях, когда это условие предусмотрено договором или вышеприведенными актами. И хотя эта обязанность предусмотрена, в частности, в Инструкции № П-6 , не будет лишним ее отдельно предусмотреть в договоре. Связано это с тем, что способы проверки количества товаров продавцом и покупателем должны быть одинаковы.

В случае перевозки грузов сторонним перевозчиком перечень нормативных документов дополняется специальными актами. В частности, при перевозках железнодорожным транспортом выдача груза железной дорогой получателю регламентируется Правилами выдачи грузов.

Если груз перевозится автомобильным транспортом при участии перевозчика — сторонней организации, порядок приема и выдачи груза регулируется Правилами перевозки грузов автомобильным транспортом.

Таким образом, порядок приема товаров регулируется целым пакетом нормативов, в связи с чем, во избежание недоразумений, с поставщиком желательно их указать в условиях договора.

Если выявлены расхождения в пределах норм

Под нормативными расхождениями понимают отклонения в количестве товаров в пределах, установленных нормативами. Такие отклонения могут быть вызваны двумя причинами:

1. Погрешность весов . Весы могут иметь несколько классов точности с различным уровнем погрешности. Поэтому весьма вероятно, что при использовании поставщиком и покупателем (перевозчиком) весов различного класса точности вес груза не совпадет. Такие погрешности относятся к нормальному процессу доставки товаров, что подтверждают и нормативные документы. В частности, из п. 27 Правил выдачи груза следует, что груз считается доставленным без потери, если разница между массой, указанной в пункте отправления в железнодорожной накладной, и массой, определенной на станции назначения, не превышает нормы естественной убыли и предельного расхождения массы нетто . Для определения этих «нормативных» отклонений необходимо знать класс точности и допустимые погрешности весов поставщика и покупателя (перевозчика).

2. Естественная убыль . Нормы естественной убыли указываются в соответствующих нормативах, большинство из которых перешло еще с советских времен, ГОСТах, ТУ и документах, регламентирующих порядок перевозки. К примеру, при перевозке грузов железнодорожным транспортом норма недостачи определяется в особом порядке и включает в себя сумму нормы естественной убыли и предельного расхождения определения массы нетто (п. 27 Правил выдачи груза ).

В части нормативных недостач претензии поставщикам и перевозчикам не предъявляются, поскольку такие отклонения не свидетельствуют о ненадлежащем выполнении договорных условий, поэтому акты о недостачах товара не оформляются.

Никаких корректировок в документах на оприходование товара при выявлении «нормативных» недостач не делается. Исключение составляет случай перевозки грузов железнодорожным транспортом, тогда по требованию грузополучателя станция обязана сделать в накладной отметку о фактически выявленной массе в кг (п. 31 Правил выдачи груза ). На фактическое количество принятого товара покупатель составляет Акт о приеме товара (материала) по форме № М-7 и приходный ордер по форме № М-4*. Целесообразно также составить в произвольной форме Акт о расхождениях количества товара в пределах допустимых норм, в котором для избежания недоразумений с проверяющими следует указать информацию о нормативных актах, которыми регулируются нормы естественной убыли, и технические характеристики весов поставщика покупателя (перевозчика).

* Утверждены приказом Минстата Украины от 21.06.96 г. № 193.

На налоговый учет «нормативные» расхождения не влияют, что в отношении расхождений в пределах норм естественной убыли подтверждали и налоговики (см. письмо ГНАУ от 16.12.03 г.) № 10283/6/15-1116 .

В бухгалтерском учете на сумму нормативных расхождений корректируется первоначальная стоимость единицы товара (п. 14 П(С)БУ 9 «Запасы», п. 2.2 Методрекомендаций по бухучету запасов) и товары приходуются в фактическом количестве по новой цене, при этом общая стоимость товаров совпадает с данными поставщика.

Пример 1 . Предприятие торговли получило от поставщика 2000 шт. силикатного кирпича по цене за 1 шт. кирпича 1,2 грн. с НДС, итого 2400 грн. (в том числе: 2000 грн. — цена без НДС, 400 грн. — НДС). Перевозка кирпича осуществлялась автомобильным транспортом на условиях последующей оплаты. При приеме товара обнаружилось, что 10 шт. кирпича было разбито, норма потерь кирпича — 1 %**, в рассмотренной ситуации: 2000 шт. х 1 % = 20 шт.

** См. Нормы потерь (боя) силикатного кирпича и камней, утвержденные Минпромышленности строительных материалов СССР от 10.03.83 г.

Таким образом, выявленные отклонения находятся в пределах норм естественной убыли. В учете предприятия эти операции отразятся, как показано в табл. 1.

Таблица 1. Учет отклонений товаров в пределах норм естественной убыли

	Корреспондирующие счета		Сумма, грн.	Налоговый учет (ВР)
	дебет	кредит
1. Получен кирпич (оприходовано 1990 шт. кирпича общей стоимостью 2000 грн.)
2. Отражен налоговый кредит по полученному кирпичу
3. Оплачен кирпич поставщику
*С дальнейшим перерасчетом ВР по п. 5.9 Закона о налоге на прибыль.

Если выявлена сверхнормативная недостача: документальное подтверждение

Под сверхнормативными недостачами понимают недостачи, превышающие отклонения, предусмотренные соответствующими нормативами.

Документы, оформляемые между перевозчиком и грузополучателем. Здесь составляются:

1) при перевозке грузов железной дорогой — коммерческий акт, а в случае проведения экспертизы — акт экспертизы. При этом по требованию получателя, которое должно поступить не позднее трех дней с момента выдачи груза, железная дорога обязана сделать в накладной отметку о том, что был составлен коммерческий акт с указанием номера и даты его составления.

Исключение составляют случаи перевозки грузов, при которых выдача грузов железной дорогой проводится без проверки мест, количества, массы груза и т. п. (пп. 14 — 20 Правил выдачи груза ). Тогда все вопросы количественных расхождений решаются без участия железной дороги на общих основаниях между поставщиком и покупателем. При этом о выдаче груза железной дорогой без проверки желательно потребовать от железной дороги проставления соответствующей отметки в накладной;

2) при перевозке грузов автомобильным транспортом — акт по форме, приведенной в приложении 4 к Правилам перевозки грузов автомобильным транспортом, и акт экспертизы в случае ее проведения. Акт расхождений между перевозчиком и получателем не составляется в тех случаях, когда груз выдается получателю без проверки его массы, состояния и количества грузовых мест, в частности когда груз поступает в неповрежденных кузовах автомобилей (прицепах, отдельных секциях автомобиля, контейнерах и цистернах) и с неповрежденными пломбами грузоотправителя (п. 13.3 Правил перевозки грузов автомобильным транспортом ). Информацию о выдаче груза без проверки также следует указать в товарно-транспортной накладной (п. 4 Инструкции № П-6 ).

Документы, оформляемые между грузоотправителем (поставщиком) и грузополучателем. Из п. 25 Инструкции № П-6 следует, что фиксация факта сверхнормативной недостачи грузоотправителем требуется и в том случае, когда соответствующий документ был составлен между перевозчиком и получателем.

Форма документов о выявлении недостачи регулируется условиями договора, а при отсутствии в нем особых условий составляется акт о недостаче продукции (п. 25 Инструкции № П-6 ). Акт подписывается лицами, уполномоченными на прием товаров от покупателя и отправителя, а при проведении проверки без участия представителей отправителя* — только «стороной покупателя». Проставление печати на акте не требуется.

* Однако известить продавца о факте приема товаров с расхождениями покупатель обязан в срок, установленный в договоре или в нормативном акте (в частности, согласно п. 17а Инструкции № П-6 не позднее 24 часов, а при скоропортящейся продукции — немедленно). В противном случае продавец имеет право отказаться от удовлетворения требований покупателя (ч. 1 ст. 688 ГКУ).

Стороны по взаимной договоренности могут использовать и иную форму акта недостачи, имеющую все реквизиты, предусмотренные ст. 9 Закона о бухучете , однако, по мнению Минфина (см. письмо от 02.11.2000 г. № 053-29152 ), стороны в этом вопросе должны учитывать и требования Инструкции № П-6 .

Как стороны могут урегулировать спорные вопросы при сверхнормативной недостаче

Существует несколько способов разрешения сторонами споров в ситуации обнаружения сверхнормативных недостач, о которых должен быть заблаговременно оповещен бухгалтер.

Если расхождения произошли по вине поставщика, то в соответствии с положениями ч. 1 ст. 670 ГКУ покупатель имеет право при выявлении недостачи:

— требовать передачи недостающего товара;

— отказаться от переданного товара и его оплаты, а при наличии предоплаты потребовать возврата уплаченной суммы.

На практике иногда применяются и иные варианты решения проблемы с недостачей. К примеру, стороны договариваются о снижении количества товаров по договору на сумму недостачи, при этом остаток предоплаты (при ее наличии) возвращается покупателю или засчитывается в счет будущих поставок. Причем либо стороны документально оформляют эти изменения, в частности, путем выписки Расчета корректировки к налоговой накладной, либо продавец просто «меняет» документы с указанием в них фактического количества поставленного товара. В последнем случае акт недостачи нигде не фиксируется и сам факт недостачи в учете не отражается.

Все «спорные» вопросы могут решаться по взаимной договоренности между поставщиком и покупателем или в претензионно-судебном порядке, в частности, через предъявление претензии и/или путем подачи соответствующего искового заявления в суд.

Не исключен также вариант, при котором покупатель в силу определенных причин принимает убыток товара на свой счет и не предъявляет претензий поставщику. При избрании этого способа решения проблем на практике встречаются различные варианты отражения операций в учете. Так, покупатель может зафиксировать документально факт недостачи, а может его скрыть, скажем, путем списания недостачи на производство. В последнем варианте факт недостачи, естественно, в документах и в учете не фиксируется. Однако следует учесть, что этот способ небезопасен с позиции налогообложения, поскольку в нем незаконно покупатель претендует на валовые расходы и налоговый кредит по НДС по фактическим недостачам, в связи с чем при проверке у покупателя могут возникнуть проблемы, если налоговики выявят фактическое недосписание материалов на производство, к примеру, на основе опроса соответствующих лиц.

Если же расхождения возникли по вине перевозчика, то в соответствии со ст. 925 ГКУ перевозчику также может быть предъявлена претензия о возмещении убытков, а при получении отказа в ее удовлетворении — судебный иск.

Порядок отражения сверхнормативных недостач в налоговом учете зависит от того, как именно стороны разрешают эту конфликтную ситуацию, и причин, которыми была вызвана недостача (см. табл. 2 на с. 41).

Таблица 2. Налоговый учет сверхнормативных недостач

Способ урегулирования ситуации	Порядок проведения расчетов
	Предоплата*		Постоплата
	учет у покупателя		учет у покупателя	учет у продавца (перевозчика)**
1. Недостача произошла по вине отправителя (продавца)
1.1. Продавец допоставляет недостающий товар	ВР и НК по перечисленной предоплате сохраняются в полном объеме. При допоставке товара ВР и НК не возникают	ВД и НО по полученной предоплате не корректируются. При допоставке товара ВД и НО не возникают. Суммы, приходящиеся на недостающий товар (который утерян, испорчен и т. п., по факту проведения инвентаризации), исключаются из ВР и НК	При допоставке — на сумму допоставленного товара	ВД и НО возникают на сумму фактически полученного покупателем товара. Суммы, приходящиеся на недостающий товар (который утерян, испорчен и т. п., по факту проведения инвентаризации), исключаются из ВР и НК. При допоставке возникают ВД и НО на сумму допоставленного товара
			Выписывается Расчет корректировки к НН в части сокращения объемов поставки и НН на допоставленный товар
1.2. Весь товар возвращается продавцу	ВР и НК по перечисленной предоплате уменьшаются на дату возврата товара продавцу	ВД и НО по полученной предоплате уменьшаются на дату возврата товара продавцу.Суммы, приходящиеся на недостающий товар, исключаются из ВР и НК	Если при оприходовании товара были отражены ВР и НК в части фактически полученного количества товара, они уменьшаются на дату возврата товара продавцу	ВД и НО по отгруженному товару уменьшаются на дату возврата товара продавцу. Суммы, приходящиеся на недостающий товар (который утерян, испорчен и т. п., по факту проведения инвентаризации), исключаются из ВР и НК
	Выписывается Расчет корректировки к НН на возвращенный товар
1.3. На сумму недостачи уменьшается количество поставленного товара по договору с соответствующим уменьшением суммы оплаты	ВР и НК на сумму недостачи по перечисленной предоплате уменьшаются на дату договоренности об уменьшении количества товара	ВД и НО на сумму недостачи по полученной предоплате уменьшаются на дату договоренности об уменьшении количества товара. Суммы, приходящиеся на недостающий товар, исключаются из ВР и НК	ВР и НК возникают на сумму фактически полученного товара	ВД и НО возникают на сумму фактически полученного покупателем товара. Суммы, приходящиеся на недостающий товар (который утерян, испорчен и т. п., по факту проведения инвентаризации), исключаются из ВР и НК
	Выписывается Расчет корректировки к НН в части сокращения объемов поставки
1.4. Покупатель принимает недостачу на свой счет***	ВР и НК на сумму недостачи по перечисленной предоплате уменьшаются на дату получения товара	ВД и НО по полученной предоплате не корректируются. Недостача на налоговый учет не влияет	ВР и НК возникают на сумму фактически полученного товара	ВД и НО по отгруженному товару не корректируются. Недостача на налоговый учет не влияет
1.5. Предъявляется претензия (иск) к продавцу о возмещении ущерба	В безопасном варианте ВР и НК на сумму недостачи по перечисленной предоплате уменьшаются на дату предъявления претензии (иска) к продавцу о возмещении ущерба. При допоставке товара учет аналогичен п. 1.1, при возврате предоплаты — п. 1.3, при отказе в удовлетворении иска — п. 1.4	До момента удовлетворения претензии (иска) ВД и НО по полученной предоплате не корректируются. При допоставке товара учет аналогичен п. 1.1, при возврате предоплаты — п. 1.3, при отказе в удовлетворении иска — п. 1.4	ВР и НК возникают на сумму фактически полученного товара. Если осуществляется допоставка товара, то учет аналогичен п. 1.1. В случае отказа в удовлетворении иска учет недостачи аналогичен п. 1.4	До момента удовлетворения претензии (иска) ВД и НО по отгруженному товару не корректируются.Если осуществляется допоставка товара, то учет аналогичен п. 1.1. При отказе в удовлетворении иска учет аналогичен п. 1.4
2. Недостача произошла по вине перевозчика
2.1. Перевозчик возмещает покупателю ущерб в добровольном порядке или перевозчику предъявляется претензия (иск) о возмещении ущерба	ВР и НК на сумму недостачи по перечисленной предоплате уменьшаются на дату оприходования товара. ВД в размере компенсации прямого убытка не возникают		ВР и НК возникают на сумму фактически полученного товара. ВД в размере компенсации прямого убытка нет	Перевозчик не включает сумму компенсации ущерба в ВР. Учет у продавца аналогичен ситуации из п. 1.4
*Рассматривается вариант, при котором продавец является плательщиком налога на прибыль и НДС. **Продавец в ситуациях из п. 1, перевозчик в ситуации из п. 2. ***Здесь имеется в виду вариант, когда покупатель фиксирует факт недостачи в учете, но претензию поставщику не предъявляет.

В частности, в случае предъявления претензии о недостаче к продавцу он должен провести расследование, выявить ее причины и виновных лиц. Так, недостача может быть обусловлена счетными ошибками или фактами хищения товаров, что влияет на учет поставщика. Главный момент — выяснить, в каком именно количестве фактически были отгружены товары покупателю. Если была допущена счетная ошибка и товары фактически были отгружены в меньшем количестве, чем по документам, поставщик просто исправляет учет в соответствии с выявленными ошибками (корректируются валовые доходы и налоговые обязательства по НДС, остатки товаров по п. 5.9 Закона о налоге на прибыль ).

Если же товары были отгружены в том количестве, которое было указано в документах, а впоследствии в силу определенных причин утеряны (к примеру, украдены в процессе перевозки), то они не считаются использованными в хозяйственной деятельности продавца. В силу данных обстоятельств сторнируются валовые доходы и налоговые обязательства по НДС (отсутствует факт поставки), но одновременно исключаются и валовые расходы с налоговым кредитом по НДС, которые приходятся на эти товары. При получении компенсации от виновного лица возмещение прямого ущерба не включается в валовые доходы продавца по п.п. 4.2.3 Закона о налоге на прибыль .

Заметим, что на практике при выявлении факта недостачи стороны иногда договариваются о замене ранее выписанной налоговой накладной на меньшую сумму. Однако если факт наличия недостачи фиксируется документально, то вариант замены документов неприемлем. Ведь в этих случаях товар приходуется, как правило, на основании двух документов — накладной и акта о выявленной недостаче. Соответственно, «подкорректированная» налоговая накладная заведомо будет означать, что этот документ был выписан не на дату возникновения налоговых обязательств, а позже, и соответственно, возможны претензии в части признания по нему налогового кредита. Поэтому для покупателя важно в таких случаях потребовать от продавца именно выписки Расчета корректировки к налоговой накладной.

Бухгалтерский учет сверхнормативных недостач

Учет у покупателя. Сумма сверхнормативных недостач не включается в первоначальную стоимость товаров, поскольку это прямо запрещено п. 14 П(С)БУ 9 «Запасы» . Если поставщик признает сумму недостачи и соглашается урегулировать данную ситуацию путем допоставки товара или снижения договорного количества товара, то покупатель обычными корреспонденциями отражает фактическое количество принятого товара.

Если же продавец недостачу не признает или она происходит по вине перевозчика, или же покупатель принимает недостачу на свой счет, то покупатель отражает в учете фактическое количество полученного товара, а сумму недостачи списывает на субсчет 947 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Расчеты по претензиям ведутся на субсчете 374 «Расчеты по претензиям».

Учет у продавца. Продавец отражает выявленные недостачи в зависимости от причин, которыми они были вызваны. Так, если недостачи были обусловлены счетными ошибками, то соответствующие записи корректируются в порядке, предусмотренном П(С)БУ 6 «Исправление ошибок и изменения в финансовых отчетах».

Если же по договоренности с покупателем уменьшается либо количество поставленного товара, либо товар допоставляется, то ранее отраженный доход корректируется через субсчет 704 «Вычеты из дохода» . Аналогичным образом отражаются операции и в случае удовлетворения претензии (иска) покупателя о возмещении ущерба. Расчеты по претензиям ведутся на субсчете 685 «Расчеты с прочими кредиторами».

Пример 2. По документам поставщика покупатель должен получить от перевозчика 150 ящиков сладостей в ассортименте на общую сумму 36000 грн. с НДС на условиях предоплаты. Так как груз был доставлен с неповрежденными пломбами поставщика, перевозчик в момент сдачи груза получателю проверку груза (пересчет) не провел. При приеме товара покупатель выявил недостачу — 1 ящик товара на сумму 240 грн. с НДС, о чем известил продавца и составил акт о недостаче товара. По достигнутой между продавцом и покупателем договоренности:

вариант 1. Продавец допоставляет недостающий товар;

вариант 2. На сумму недостачи уменьшается количество поставленного товара по договору и возвращается предоплата за недопоставленный товар;

вариант 3. Покупатель принимает недостачу на свой счет и не предъявляет претензий поставщику.

Продавец при проверке выяснил, что недостача товара произошла после его отгрузки покупателю, виновное лицо не выявлено.

Эти операции отразятся в учете сторон, как показано в табл. 3.

Таблица 3. Учет сверхнормативной недостачи товара

	Корреспондирующие счета		Сумма, грн.	Налоговый учет
	дебет	Кредит
УЧЕТ У ПОКУПАТЕЛЯ
1. Перечислена предоплата поставщику за сладости
2. Отражен налоговый кредит
3. Оприходовано фактическое количество полученных сладостей (149 ящиков)
4. Отражен налоговый кредит
5. Зачет задолженностей
6. Оформлен акт недостачи сладостей
7. Оприходованы допоставленные сладости
8. Отражен налоговый кредит по НДС
7. Возвращена предоплата в части недопоставленных сладостей
8. Откорректирован налоговый кредит по НДС на основании Расчета корректировки к налоговой накладной (сторно)
Вариант 3. Покупатель принимает недостачу на свой счет
7. Принято решение о списании недостачи за счет покупателя
8. Откорректирован налоговый кредит по НДС на основании бухгалтерской справки (сторно)
УЧЕТ У ПРОДАВЦА
1. Получена предоплата от покупателя за сладости
3. Отгружен товар покупателю
4. Отражены налоговые обязательства по НДС
5. Списан товар в количестве 150 ящиков (сумма условная)
6. Зачет задолженностей
Вариант 1. Продавец допоставляет недостающий товар
11. Осуществлена допоставка товара
12. Отражены налоговые обязательства по НДС
Вариант 2. На сумму недостачи уменьшается количество поставленного товара по договору
7. Составлен акт о недостаче товара
8. Отсторнирован НДС в части недопоставленного товара (сторно)
10. Откорректирован налоговый кредит, приходящийся на недопоставленный товар
		Если выявлен сверхнормативный излишек О наличии сверхнормативного излишка покупатель обязан сразу же оповестить поставщика и возвратить ему лишний товар (ч. 2 — 3 ст. 670 ГКУ ). По договоренности с продавцом покупатель может принять дополнительный товар и оплатить его — тогда эта операция будет отражаться как обычное приобретение товара. Соответственно на дату выявления излишка продавец обязан будет выписать дополнительно первичные документы на поставку, включая налоговую накладную. До момента выявления дальнейшей судьбы излишнего товара, он отражается у покупателя на забалансовом счете 023 «Материальные ценности на ответственном хранении». Пример 3. По документам поставщика покупатель должен получить от перевозчика 15 ящиков сладостей в ассортименте на общую сумму 3600 грн. с НДС на условиях постоплаты. При приеме товара выявлен излишек — 1 ящик, не указанный в документах на перевозку, стоимость аналогичных сладостей, получаемых от поставщика, составляет 240 грн. с НДС за ящик. Покупатель известил об этом продавца и по достигнутой договоренности: вариант 1. Покупатель согласился принять и оплатить лишний товар; вариант 2. Покупатель возвращает товар поставщику. Операция отразится в учете сторон, как показано в табл. 4. Таблица 4. Учет сверхнормативного излишка товаров Корреспондирующие счета Сумма,грн. Налоговый учет дебет кредит УЧЕТ У ПОКУПАТЕЛЯ 1. Получены сладости по документам поставщика (15 ящиков) 2. Отражен налоговый кредит по полученным сладостям 3. Оформлен акт приемки сладостей на сумму излишка 4. Оприходован товар по договоренности с поставщиком 5. Отражен налоговый кредит по НДС 6. Списан товар с забалансового учета 7. Оплачен весь полученный товар поставщику 4. Оформлена возвратная накладная на товар 5. Оплачен полученный по документам товар поставщику УЧЕТ У ПРОДАВЦА 1. Отгружен товар покупателю 2. Начислены налоговые обязательства по НДС 3. Списан товар в количестве 15 штук (сумма условная) 4. Отражена стоимость излишне переданного товара (по себестоимости 180 грн. без НДС) 281/Склад покупателя 281/Склад поставщика Вариант 1. Покупатель принимает «лишний» товар 5. Оформлены первичные документы на излишне поставленный товар 6. Начислены налоговые обязательства по НДС 7. Списана себестоимость реализованного товара 281/Склад покупателя 8. Получена оплата от покупателя Вариант 2. Покупатель возвращает «лишний» товар 5. Оприходован от покупателя товар 281/Склад поставщика 281/Склад покупателя 6. Получена оплата от покупателя Как видим, наиболее сложен учет в случаях выявления сверхнормативных недостач. Надеемся, что в вашей практике такие факты встречаются редко. Документы и сокращения статьи ГКУ — Гражданский кодекс Украины от 16.01.03 г. № 435-IV. ХКУ — Хозяйственный кодекс Украины от 16.01.03 г. № 436-IV. Закон о налоге на прибыль — Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР. Закон о бухучете — Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.06.99 г. № 996-XIV. Положение о поставках товаров народного потребления — Положение о поставках товаров народного потребления, утвержденное постановлением Совета Министров СССР от 25.07.88 г. № 888. Положение о поставках продукции производственно-технического назначения — Положение о поставках продукции производственно-технического назначения, утвержденное постановлением Совета Министров СССР от 25.07.88 г. № 888. Инструкция № П-6 — Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству, утвержденная постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 15.06.65 г. № П-6. Правила выдачи грузов — Правила выдачи грузов, утвержденные приказом Минтранса Украины от 21.11.2000 г. № 644. Правила перевозки грузов автомобильным транспортом — Правила перевозки грузов автомобильным транспортом в Украине, утвержденные приказом Минтранса Украины от 14.10.97 г. № 363. ВР — валовые расходы. ВД — валовые доходы. НО — налоговые обязательства по НДС. НК — налоговый кредит по НДС. НН — налоговая накладная.

При ведении коммерческой деятельности руководители все время опираются на законодательные акты. Чтобы правильно составить отчет, необходимо знать особенности оформления специализированной документации.

Как правило, весь процесс с предметом торговли (операции по купле-продаже и тому подобное) фиксируется в документах. Это относится и к разгрузке, а также к погрузке. Когда должностные лица принимают товар на складе, в документе указывается количество этого товара, однако все равно потребуется в обязательном порядке провести процедуру проверки объема поставляемой продукции.

Если в ходе инициируемой проверки реальное количество при приемке товара не соответствует документации, составляется акт о расхождении при приемке товара (как при на осуществление страховых выплат после повреждения объекта страхования).

Правила оформления

Правила составления акта расхождения при приемке товара: если в случае приемки товаров возникли расхождения, акт должен быть составлен в обязательном порядке. Защитить собственные права, обозначить претензии будет весьма проблематично.

Существует два типа актов — ТОРГ-2 и ТОРГ-3. Второй бланк составляется в том случае, если присутствуют расхождения в поставке отечественного предмета торговли. А документ под номер 3 составляется в случае с расхождением товара импортного производства.

ТОРГ-2 в обязательном порядке включает следующее:

• Полное название документа. На начальной странице также необходимо сослаться на законодательные нормы, на основании которых создается акт;
• Форма по ОКПО и ОКУД;
• Название компании, юридический адрес и контактный номер телефона;
• Обозначается структурное подразделение;
• Указывается причина, на основании которой составляется документ;
• Дата и номер приказа;
• Указывается вид операции;
• Проставляется дата и номер акта;
• Указывается место приемки непосредственно товара;
• Акт составляется специальной комиссией, где подробно указывается определенная информация;
• Указываются сведения определенных участников сделки — производитель, грузоотправитель, поставщик, страховая организация;
• Счет фактура;
• Информация по договору поставки товара.

Кроме того, составляется таблица, в которой указываются все факты, касающиеся расхождения в виде:

• Отсутствия пломбы;
• Вид упаковки;
• Название непосредственно самого товара;
• Единица измерения;
• Иные отметки.

В документе отражается соответствующая информация, которая должна быть указана в виде несоответствия количества товара, заявленного в сопроводительных документах.

Образец акта

Акт расхождения при приемке товара оформляется в произвольной форме. Но при его составлении необходимо соблюдать законодательные нормы, которые помогут избежать ошибок.

• наименование и юридические данные сторон;
• основания, на которых составляется документ;
• место приемки предмета торговли;
• ФИО руководителя предприятия;
• данные комиссии;
• расчетная таблица.

Оформление акта в 1С

При составлении акта можно воспользоваться стандартной таблицей Excel или же использовать полностью автоматизированную бухгалтерскую программу 1С (как и, например, ). Документ составляется в несколько кликов.

Алгоритм действий для составления акта расхождения при приемке товара в 1С:

1. Выбираем параметр — состояние заполнение.
2. Нажимаем на кнопку заполнить.
3. В открытом меню нажимаем — перезаполнить при приемке.
4. Нажимаем на кнопку — закрыть.

Программа запросит необходимое количество информации о поставщике. Для этого нужно будет нажать — да. Это позволит избежать различных осложнений, а также стандартных ошибок.

При обнаружении ошибок составление акта является обязательным условием. Его наличие поможет избежать ряда осложнений и споров.

Покупатель обнаружил расхождение по количеству товара при приемке у себя на складе. Часть товара пропала в пути, по договору поставки транспортные расходы — за счет поставщика, транспортную компанию заказывает поставщик. Виновник пропажи — транспортная компания, поставщик будет требовать возмещения недостачи на основании накладных и акта о недостаче от покупателя. Покупатель просит выписать накладную и счет-фактуру на меньшую сумму (с учетом недостачи).
По какой накладной и по какому счету-фактуре покупатель должен оприходовать товар?

Ответ:

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В данной ситуации поставщику нужно внести исправления в выставленные при отгрузке первичные документы и счета-фактуры. Составление новой накладной и счета-фактуры при расхождении данных о количестве товаров, выявленных покупателем при их приемке, не предусмотрено действующим законодательством.

Обоснование вывода:

Первичные документы

Согласно ст. 513 ГК РФ покупатель (получатель) обязан совершить все необходимые действия, обеспечивающие принятие товаров, поставленных в соответствии с договором поставки. Принятые покупателем (получателем) товары должны быть им осмотрены в срок, определенный законом, иными правовыми актами, договором поставки или обычаями делового оборота. Покупатель (получатель) обязан в этот же срок проверить количество и качество принятых товаров в порядке, установленном законом, иными правовыми актами , договором или обычаями делового оборота, и о выявленных несоответствиях или недостатках товаров незамедлительно письменно уведомить поставщика. В случае получения поставленных товаров от транспортной организации покупатель (получатель) обязан проверить соответствие товаров сведениям, указанным в транспортных и сопроводительных документах, а также принять эти товары от транспортной организации с соблюдением правил, предусмотренных законами и иными правовыми актами, регулирующими деятельность транспорта.

Если речь идет о российском товаре, то применяется форма N ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей», если об импортном, то применяется форма N ТОРГ-3 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров».

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденными Постановлением N 132, формы ТОРГ-2 и ТОРГ-3 применяются для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика.

Товарно-материальные ценности, по которым не установлены расхождения по количеству и по качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: «По остальным товарно-материальным ценностям, перечисленным в сопроводительных документах поставщика, расхождений в количестве и качестве нет».

Данные формы являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику.
Претензионное письмо составляется покупателем в произвольной форме с учетом требований, установленных п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ). При этом в нем обязательно надо указать сведения о реквизитах договора, об акте расхождений по количеству и качеству, а также указать требования, которые покупатель предъявляет поставщику в соответствии с п. 1 ст. 466 ГК РФ.

На основании полученных от покупателя Акта и претензии у продавца возникает необходимость внести исправления в учет и в первичные документы на отгрузку, поскольку количество товара в них не соответствует фактически поставленному (п. 5 ст. 9 Закона N 129-ФЗ).

Подпунктами 4.2-4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105 по согласованию с ЦСУ СССР) предусмотрен следующий порядок внесения исправлений в первичные учетные документы: одной чертой зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится таким образом, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки должно быть подтверждено надписью «исправлено» и подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

Счет-фактура

Федеральным законом от 19.07.2011 N 245-ФЗ (далее — Закон N 245-ФЗ) в НК РФ внесен ряд изменений и дополнений, связанных, в частности, с применением корректировочных счетов-фактур.

Согласно абзацу третьему п. 3 ст. 168 НК РФ, которым Законом N 245-ФЗ дополнен п. 3 ст. 168 НК РФ, при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том числе в случае изменения цены (тарифа) и (или) уточнения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, продавец выставляет покупателю корректировочный счет-фактуру не позднее пяти календарных дней, считая со дня составления документов, указанных в п. 10 ст. 172 НК РФ.

В соответствии с п. 10 ст. 172 НК РФ, которым Законом N 245-ФЗ дополнена ст. 172 НК РФ, указанными документами являются: договор, соглашение, иной первичный документ, подтверждающий согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том числе из-за изменения цены (тарифа) и (или) изменения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

При изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав в сторону уменьшения, разница между суммами НДС, исчисленными исходя из стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав до и после такого уменьшения, подлежит вычетам у продавца этих товаров (работ, услуг), имущественных прав на основании выставленных продавцом корректировочных счетов-фактур при наличии указанных в п. 10 ст. 172 НК РФ документов, но не позднее трех лет с момента составления корректировочного счета-фактуры (п. 13 ст. 171, п. 10 ст. 172 НК РФ в редакции Закона N 245-ФЗ).

Указанные изменения в НК РФ вступили в силу 01.10.2011.

ФНС России в письме от 28.09.2011 N ЕД-4-3/15927@ «О применении корректировочного счета-фактуры» разъяснила, что составление корректировочных счетов-фактур осуществляется на основании составленного начиная с 01.10.2011 соответствующего первичного документа, согласно которому изменяется стоимость отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

Из приведенных норм НК РФ следует, что сторонами должно быть документально согласовано изменение первоначальных условий поставки. В рассматриваемой ситуации этого не происходит, а имеют место недопоставка и выставление покупателем претензии.

Покупателем выявлено несоответствие данных, содержащихся в счете-фактуре, фактически поступившему товару, следовательно, он не вправе заявить налоговый вычет по поступившей части товара на его основании (п. 2 ст. 169 НК РФ). Поэтому в анализируемом случае продавцу необходимо исправить первоначальный счет-фактуру.

Исправления, заверенные подписью руководителя и печатью продавца, с указанием даты внесения исправления вносятся продавцами в соответствии с п. 29 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914.

При этом ФНС России рекомендует при внесении продавцами исправлений в счета-фактуры, в которых обнаружены ошибки, зачеркивать неверные показатели в графах или строках такого счета-фактуры, а в свободном поле счета-фактуры указывать «Исправлено» со ссылкой на конкретную строку или графу и пояснять, что и на что исправлено. Данную информацию об исправлении следует заверить подписью руководителя организации с указанием даты внесения исправления и печатью организации (письмо ФНС России от 06.05.2008 N 03-1-03/1924).

Таким образом, в экземпляры счетов-фактур продавца и покупателя, выставленные при отгрузке, продавцу необходимо внести исправления, предусматривающие корректировку количества и стоимости отгруженной продукции. Указанные исправления вносятся продавцом в счет-фактуру на дату внесения исправлений в отгрузочные документы на основании Акта ТОРГ-2.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, советник налоговой службы II ранга Остафий Ирина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Монако Ольга

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги