Работа с договорами: делопроизводственные нюансы. Электронное согласование документов
Основной целью разработки модуля «Электронное согласование документов» было сокращение сроков согласования, особенно если составители документов, запускающие документ на согласование, согласующие лица находятся в территориально удаленных офисах.
Использование модуля «Электронное согласование документов» позволяет:
сократить сроки согласования (менее 1 часа);
обеспечить прозрачность и контролируемость процесса согласования документов;
снизить затраты на печать и копирование документов;
минимизировать риски потери документов;
оптимизировать рабочее время персонала предприятия (необходимый документ можно согласовать, не выходя за пределы своего кабинета);
согласовывать документы в электронном виде в холдинговой структуре.
Основными задачами, решаемыми в модуле «Электронное согласование документов» являются:
электронное согласование любых типов документов (договоры, приложения к договору, информационные карты и т. д.) в единой системе;
настройка шаблонов листов согласования;
возможность привлечения к согласованию дополнительных согласующих лиц;
формирование листа согласования документа и вывод его на печать по утвержденной форме Заказчика;
настройка системы замещения согласующих лиц;
уведомление согласующих лиц о необходимости согласования документа, о согласовании привлеченного им к согласованию лица и т. д.
уведомление ответственных за документ о завершении согласования документа, о поступлении новых замечаний по документу, о длительном несогласовании документа и т. д.
ведение истории согласования каждой версии документа;
ведение замечаний при согласовании документа;
разграничение прав доступа по типам документов;
анализ процесса согласования, выявление «тонких» мест.
Формирование документа. Формирование электронной карточки документа осуществляется непосредственно в модулях корпоративной информационной системы. Заполняются обязательные реквизиты документа.
Например, договор создается в модуле «Договоры» со статусом «Проект», статус «Исполняемый» указывается только после электронного согласования документа.
Формирование версии документа для согласования. К электронной карточке документа создается электронная версия документа для согласования. В электронной версии документа указывается осмысленное описание версии, прикрепляются сканы оригиналов или проекты документов, сопутствующие документы, отправляемые на согласование.
Прикрепление документов осуществляется при помощи функции добавления файлов или при помощи функции сканирования документов.
Настройка листа согласования осуществляется привлечением согласующих лиц к согласованию из справочника пользователей системы или выбором предварительно настроенного шаблона листа согласования документа. Применение шаблонов листов согласования значительно сокращает время на подготовку согласования.
Настройка шаблонов листов согласования документа может осуществляться сотрудниками отдельных служб. Например, настройку шаблонов листов согласования договоров осуществляют сотрудники правового управления в соответствии с Положением о порядке заключения и согласования договоров.
Допустимы следующие маршруты согласования документов:
Последовательный – согласование документа осуществляется согласующими лицами друг за другом в порядке их следования в листе согласования;
Параллельный – согласование документа осуществляется согласующими лицами одновременно.
Листы согласования документов хранятся в системе в течение всего срока существования документа. В любой момент можно посмотреть историю согласования документа.
Отправка документа на согласование осуществляется с момента согласования документа Ответственным за документ.
После отправки версии документа на согласование снятие версии документа с согласования невозможно до момента создания новой версии документа для согласования.
После отправки документа на согласование запускается рассылка уведомлений согласующим лицам и их заместителям о необходимости согласовать документ.
Рассылка уведомлений осуществляется с учетом маршрутов согласования в листе согласования документа службой рассылки уведомлений.
Согласование документа. При поступлении уведомления о необходимости согласования документа на адрес электронной почты согласующее лицо из текста уведомления по активной ссылке переходит к согласованию документа в корпоративную информационную систему в модуль «Электронное согласование» к согласуемому документу.
Далее согласующее лицо переходит к согласуемой версии документа. Согласующее лицо видит замечания и версии документа, созданные другими участниками процесса. При отсутствии замечаний согласующее лицо согласовывает документ. При необходимости согласующее лицо привлекает к согласованию дополнительных согласующих лиц. После согласования привлеченного к согласованию на адрес электронной почты согласующего лица приходит уведомление о согласовании привлеченного к согласованию лица.
При согласовании документа согласующим лицом рассчитываются плановые сроки согласования документа для остальных согласующих лиц с учетом маршрутов согласования.
В случае отсутствия согласующего лица (отпуск, командировка и т. д.) согласование документа может осуществить его заместитель, настроенный в системе замещения.
Формирование замечаний. При наличии замечаний к согласуемой версии документа согласующее лицо указывает замечания и сохраняет документ. При поступлении новых замечаний на адрес электронной почты ответственного по документу отправляется уведомление о новых замечаниях. После устранения замечаний по документу формируется новая версия согласования документа.
Согласующее лицо в любой момент может посмотреть замечания других согласующих лиц, что существенно повышает качество электронного согласования.
Завершение процесса согласования документа. При согласовании версии документа всеми согласующими лицами согласование документа завершается, редактирование согласованной версии документа невозможно. Ответственному по документу на адрес электронной почты отправляется уведомление о согласовании документа. При получении уведомления о согласовании документа ответственный по документу переходит к согласуемому документу, печатает лист согласования на обратной стороне согласуемого документа. На данном этапе согласование документа завершается.
Анализ процесса согласования осуществляется на основании данных о согласовании документов. Электронное согласование документов невозможно без полноценной системы контроля и учета фактических показателей. Система обеспечивает учёт фактических сроков согласования. Это позволит сравнить плановые и фактические показатели, выявить «узкие» места и предложить оптимальные схемы электронного согласования.
Данный модуль разрабатывался в рамках заказной разработки для одного из крупнейших Заказчиков.
Основные преимущества данной разработки:
Возможность решения уникальных задач электронного документооборота, связанных с особенностью бизнес-процессов компании (без последующих доработок имеющихся систем);
Отсутствие потребности в подгонке собственных бизнес-процессов под функционал существующих систем;
Простота внедрения заказной системы в территориально распределённых филиалах (минимизация трудозатрат штатных специалистов компании);
Отсутствие необходимости в интеграции с другими системами (документы и их электронное согласование находятся в едином информационном пространстве);
Отсутствие рисков, возникающих при интеграции систем;
Работа в едином пространстве между филиалами и дочерними обществами;
Возможность последующих доработок системы с минимальными затратами.
Электронное согласование договоров в системе документооборота
Электронное согласование договоров является одной из наиболее востребованных функций (СЭД). Применение данной функции позволяет значительно сократить сроки согласования и снизить затраты на печать и бумагу.
Процедура согласования договора является одним из этапов комплексного
Согласование договоров через Интернет. Удалённое согласование договоров
Система ESCOM.BPM позволяет всем участникам процесса работать в режиме on-line с договором, просматривать карточку, формировать замечания, вносить отметки о согласовании договора и свои комментарии к договору, создавать связанные документы, формировать поручения по исполнению договора, заявки на оплату и многое другое. Это обеспечивается работой системы ESCOM.BPM через Интернет. Все сотрудники, находящиеся удалённо, могут подключиться к серверу системы документооборота под своей учётной записью и выполнять электронное согласование договора через Интернет.
Особенно заметно сокращение сроков согласования договоров и издержек в организациях с территориально распределённой структурой. Но и в небольших организациях позволяет эффективнее использовать внутренние ресурсы, например, за счёт использования технологий .
Основные возможности решения "ЭЛЕКТРОННОЕ СОГЛАСОВАНИЕ ДОГОВОРОВ"
Наше решение для автоматизации процесса согласования договоров очень мощное и много функциональное. Мы постоянно работаем над его развитием. Ниже перечислены следующие основные возможности процесса:
- Согласование договора в режиме on-line локальными и удалёнными пользователями
- Формирование произвольных графических схем согласования (параллельное, последовательное или смешанное согласование)
- Возможность добавления в схему согласования договора дополнительных лиц. Замена согласующего лица.
- Формирование индивидуальных поручений согласующим лицам (текст, срок, напоминание)
- Уведомления всем участникам процесса с дублированием на e-mail (опционально)
- Возможность настройки итоговых действий согласующих (Согласовано, Отклонено, Согласовано с замечаниями)
- Контроль срока согласования договора. Возможность автоматического согласования если согласование просрочено (опция)
- Напоминания о сроке согласования согласующим лицам
- Формирование версий согласуемого договора
- Ввод и учёт статусов замечаний. Контроль устранения замечания
- Контроль возврата договора, отправленного на согласование (подписание) контрагенту (даты, виды доставки, квитанция, статус)
- Автоматическое формирование статуса договора (не согласовывался, согласован, отклонён, проводится согласование)
- Возврат не согласованного договора инициатору для устранения замечаний и отправки на повторное согласование. Учёт количества циклов (итераций) согласования
- Возможность отправки договора на повторное согласование только тем согласующим, которые не согласовали договор (опция)
- Возможность ручного или автоматического (опция) прерывания процесса согласования
- Динамическое разграничение прав доступа участников процесса согласования договора
- Формирование листа согласования и листа замечаний к согласованному договору
- Автоматическое ведение журнала истории согласования
- Динамический журнал договоров "У меня на согласовании", в котором отображаются все документы, поступившие сотруднику на согласование, но ещё им не согласованные
- Динамический журнал договоров "На согласовании", в котором отображаются договоры находящиеся на согласовании
- Возможность поиска договора по признаку "Договор, который я ранее согласовывал". Отбираются карточки договоров, в которых указанный сотрудник был участником процесса согласования
- Возможность внесения не только замечаний (которые требуют устранения), но и комментариев
- Хранение скана подписанной с обеих сторон итоговой версии согласованного договора
- Учёт мест хранения оригинала подписанного договора
ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ СОГЛАСОВАНИЯ ДОГОВОРОВ
В виду специфики согласования договоров к автоматизированной системе документооборота предъявляются особые требования. ESCOM.BPM позволяет проводить согласование различных видов договоров. Для этого в системе предусмотрены отдельные карточки и отдельные журналы. Так же в СЭД предусмотрена возможность согласования рамочных договоров.
Для каждого вида согласуемого договора в ESCOM.BPM имеется специальный шаблон, определяющий состав участников согласования и последовательность их участия в согласовании. Использование шаблонов позволяет сократить время на подготовку к электронному согласованию.
Для автоматизированного контроля в карточке процесса указывается срок согласования.
Удобной возможностью является графическое отображение модели согласования и возможности её настройки с помощью «мыши». В зависимости от прав доступа в ходе согласования в модель согласования можно вносить изменения. Наличие визуальной модели согласования позволяет наглядно отобразить, кто и в какой последовательности выполняет согласование.
Система согласования договоров ESCOM.BPM автоматически рассылает уведомления участникам текущего этапа согласования, а так же информирует их об оставшемся сроке. Кроме этого каждому согласующему лицу назначается персональное поручение по согласованию договора. В поручении указан срок согласования и если согласующий не выполнит согласование к указанному сроку, то его поручение будет помечено, как просроченное. О приближении срока согласования согласующего система уведомляет с помощью специального напоминания, в котором отображается, сколько времени у него осталось.
Для ускорения процедуры обработки замечаний необходимо чтобы согласующие лица, например, юристы, могли вносить замечания непосредственно в текст согласуемого договора. Если по каким либо причинам внесение правок в договор не возможно, то замечания должны вноситься в специальный раздел карточки договора. Выполнить согласование договора в СЭД за отсутствующего сотрудника может его заместитель. Так же в системе согласования договоров предусмотрена возможность замены согласующего на сотрудника из числа его подчинённых.
ОЦИФРОВКА ДОГОВОРОВ
Для этого Вам необходимо поместить в корзину одну серверную лицензию и нужное количество клиентских лицензий. Вы так же можете прислать нам письмо на [email protected] с указанием стоящих перед Вами задач автоматизации и нужного Вам числа одновременных подключений к СЭД и мы подготовим для Вас оптимальное коммерческое предложение.
Одним из этапов жизненного цикла документа является его согласование, когда документ уходит от автора, и до вступления его в законную силу с ним знакомятся, высказывают свое мнение и спорят заинтересованные стороны.
Если рассмотреть жизненный цикл документа с учетом количества людей, работающих с ним на каждой стадии, получится следующий график. (рис. 7)
Наибольшее количество людей работают с документами на стадии согласования. Процесс согласования - одна из самых трудоемких стадий при подготовке документа.
Как правило, в ней участвует несколько служб, и работа с документом каждой из них занимает определенное время. А общее время на согласование документа может стать весьма продолжительным, учитывая, что циклов согласования иногда приходится выполнять несколько.
Задержки при передаче документа от одной службы к другой еще более затягивают процесс. А если о документе невзначай забывают в какой-нибудь службе, процесс просто встает, и требуется приложить усилия, чтобы понять, где же документ находится.
Для решения этих проблем системы электронного документооборота предлагают возможность совместной подготовки и согласования документов. Стоит отметить, что эти процессы похожи, но реализуются по-разному.
При согласовании документа, содержание его не изменяется. Участники согласования высказывают свои замечания («Согласен», «Не согласен», «Особое мнение») вне текста документа. Итогом является исходный текст документа, а также набор мнений и замечаний согласовывающих сторон. Инициатор согласования сам вносит все изменения в текст документа и, при необходимости, может оправить документ на повторное согласование.
Сложность согласования заключается в разнообразии маршрутов прохождения документов и ситуаций поведения участников этого процесса. Например, согласование может идти как независимо от порядка участников, так и в строгом с ним соответствии. Процесс согласования может как доводиться до конца вне зависимости от мнений его участников, так и приостанавливаться в случае, если кто-то выскажет свое несогласие.
При разработке маршрутов согласования документов в системе электронного документооборота Company Media, используется специальный конструктор.
Так, с помощью конструктора пользователь системы может выбирать параметры согласования: параллельное, последовательное, комбинированное.
Как «работает» параллельное согласование? При работе в СЭД, реального движения документа не происходит. Он «лежит» в базе данных на сервере, поэтому эксперты, включенные в лист согласования, одновременно получают доступ к документу и могут независимо друг от друга работать с ним. Сигналом к началу работы является получение участником согласования уведомления, которое поступает по электронной почте. Оно содержит стандартный текст, информирующий получателя о том, что он назначен участником процесса согласований. Открыв уведомление, пользователь по ссылке может «перейти» на сам документ.
При последовательном согласовании, доступ к документу по очереди получают эксперты, включенные в список согласующих Последовательное согласование при необходимости можно настроить сложным образом: указать длительность каждого этапа согласования (и сделать их разными), «прописать», что именно делать в случае, когда срок согласования прошел, а виза не получена.
«Конструктор» предлагает такие варианты действий:
ничего не делать;
продолжить процесс;
однократно уведомить инициатора о просроченном согласовании и продолжить процесс;
приостановить согласование и наладить процесс периодического уведомления визирующего и инициатора.
Если один из согласующих не согласен, «конструктор» предлагает такие варианты реакции:
уведомить инициатора и продолжить процесс;
продолжить процесс без уведомлений;
уведомить инициатора и остановить процесс.
Когда лист согласования готов, инициатор нажимает кнопку
Экономия времени при согласовании документа в системе достигается за счет увеличения скорости его перемещения от одного участника к другому. От инициатора согласования требуется гораздо меньше усилий и времени, чтобы контролировать данный процесс. Кроме того, эксплуатация системы позволит соблюсти жесткие сроки подготовки документов.
Согласование договоров является одной из наиболее востребованных функций системы электронного документооборота. Применение данной функции позволяет значительно сократить сроки согласования договоров и снизить затраты на печать и бумагу. Особенно заметно сокращение сроков согласования договоров и издержек в организациях с территориально распределённой структурой. Но и в небольших организациях внедрение электронного согласования договоров позволяет эффективнее использовать внутренние ресурсы.
Согласование договоров в электронном виде имеет ряд особенностей, которые необходимо учитывать при принятии решения о внедрении системы электронного согласования договоров.
Согласование договоров делится на согласование исходящих и согласование входящих договоров. Исходящие договора, это, как правило, доходные договора, которые готовятся в организации. Входящие договора, это, как правило, расходные договора, которые поступают в организацию в бумажном или электронном виде. В системе электронного документооборота необходимо отдельно регистрировать и согласовывать входящие и исходящие договора. Для этого необходимо завести отдельные карточки и отдельные журналы договоров.
При необходимости выполнить согласование договора, поступившего в бумажном виде, возникает необходимость ввода отсканированного образа договора в систему электронного документооборота. При больших объёмах бумажных документов необходимо использовать потоковое сканирование, что требует наличия специального оборудования в местах первичной регистрации документов. Использование специального оборудования необходимо для быстрой оцифровки договоров и ввода их в систему. Если мест ввода договоров в организации много, то обеспечение их оборудованием может стать серьёзным препятствием на внедрении системы электронного согласования. Поэтому необходимо проанализировать и оптимизировать потоки документов. Это даст возможность организовать центры по регистрации и оцифровке договоров и других документов, что снизит затраты на внедрение системы электронного согласования.
Хранение больших объёмов оцифрованных договоров накладывает дополнительные требования на серверное и сетевое оборудование. Необходимо предусмотреть возможность масштабирования, например, увеличения дисковой памяти в RAID массивах, а так же продумать процедуру архивирования и восстановления.
Передача больших объёмов информации требует обеспечения высокой скорости передачи данных по сети между клиентскими машинами и сервером. Иначе пользователям работать с медленной системой будет неудобно, и внедрение электронного согласования документов может потерпеть неудачу.
Одним из важнейших аспектов успешного внедрения системы электронного согласования договоров является обучение пользователей, которые будут участвовать в этом процессе. Без качественной подготовки пользователей эффект от внедрения электронного согласования договоров будет сведён к минимуму, и даже может быть отрицательным. Неумение работать с электронными документами и привычка работать с бумажными может привести к тому, что на местах договора будут распечатываться, исправления делаться на бумаге, а к работе в системе электронного согласования будут привлекаться дополнительные ресурсы, для переноса замечаний из бумажных договоров в электронные. Такое положение дел ни только не сократит время и затраты, но и ухудшит ситуацию за счёт дополнительной нагрузки на сотрудников.
В виду специфики электронного согласования договоров к автоматизированной системе электронного документооборота предъявляются особые требования. Необходимо чтобы система электронного документооборота позволяла использовать для каждого вида согласуемого договора специальный шаблон, определяющий состав участников согласования, последовательность их участия в согласовании и сроки проведения согласования. Использование шаблонов позволяет сократить время на подготовку к электронному согласованию.
Удобной возможностью является графическое отображение модели согласования и возможности её настройки с помощью «мыши». В зависимости от настроек прав доступа в ходе согласования в модель согласования можно вносить изменения. Наличие визуальной модели согласования позволяет наглядно отобразить, кто и в какой последовательности выполняет согласование.
Система электронного согласования договоров должна уведомлять участников текущего этапа согласования о назначении им заданий по согласованию договора и информировать об оставшемся сроке.
Для ускорения процедуры обработки замечаний необходимо чтобы согласующие лица могли вносить замечания непосредственно в текст согласуемого документа. Если по каким либо причинам внесение правок в договор не возможно, то замечания должны вноситься в специальный раздел карточки согласуемого договора. Выполнить согласование договора за отсутствующего сотрудника может его заместитель.
Для сокращения сроков согласования система электронного согласования договоров должна обладать принципиальной возможностью выполнять параллельное согласование договора в разных службах. Например, согласование договоров на подключение к электрическим сетям может выполняться одновременно в четырёх службах (юридической, технической, финансовой, эксплуатационной). Согласование договора в каждой из служб может выполняться по собственной схеме. В ходе каждого согласования могут уточняться те или иные параметры договора, создаваться новые версии. В каждой службе может выполняться повторное согласование независимо от состояния согласования в других службах. После успешного завершения согласования должен создаваться итоговый пакет документов, который будет передан на подпись.
При согласовании договоров много времени уходит на сбор, анализ и устранение замечаний, а так же на согласование условий с контрагентом. Ускорение данного процесса можно достичь за счёт автоматического сравнения и слияния версий договоров на этапе устранения замечаний. Система электронного согласования договоров должна не только обеспечивать возможность автоматического объединения версий согласуемых договоров с возможностью принятия или отклонения тех или иных замечаний, но и обеспечивать возможность отката к одной из предыдущих версий.
Немаловажным значением для ускорения электронного согласования договоров является возможность предоставления согласующему лицу возможности проанализировать устранение его замечаний при повторном согласовании. Для этого система электронного документооборота при выполнении повторного согласования должна направлять согласующему лицу текущую версию договора и предыдущие версии с замечаниями данного согласующего лица.
Электронное согласование договоров не возможно без полноценной системы контроля. Внедрение электронного согласования должно максимально поддерживаться средствами контроля системы электронного документооборота. В случае просроченности задания по согласованию договора система должна уведомлять согласующего и контролёра процесса. Кроме автоматических уведомлений согласующим лицам, индикации статусов и сроков согласования по каждому согласующему система документооборота должна обеспечивать учёт фактических сроков согласования. Это позволит сравнить плановые и фактические показатели, выявить «узкие» места и предложить оптимальные схемы электронного согласования.
Использование электронно-цифровой подписи при согласовании договоров позволяет исключить необходимость подписания итогового бумажного договора всеми участниками согласования. Применение электронно-цифровой подписи позволяет гарантировать неизменность документа с момента его подписания и однозначно идентифицировать автора подписи.
Система электронного документооборота должна блокировать возможность изменения согласованного договора на всех следующих этапах работы с документом.
Система электронного документооборота полностью соответствует вышеперечисленным требованиям и обеспечивает весь необходимый набор функций для выполнения электронного согласования договоров.