Продуктивность: Trello-плагины для домашних дел. Автоматизация бизнес-процессов в Web-студии

Подробный пост о разных фишках Trello , которые помогут сделать работу с этим сервисом еще удобнее.
Как добавлять карточки в Trello по email и из Evernote , синхронизация с Google Calendar , учет времени, система поинтов , как установить WIP-лимит и многое другое.
Приблизительный размер поста ≈ 4 страницы.

Интеграция с Evernote и Email через Zapier.com

Начну с сервиса, о котором стоит знать, даже если вы не пользуетесь Trello. Zapier.com вполне достоин отдельного поста. Он помогает “подружить” между собой различные приложения с открытым API, создавая всевозможные связи между ними. Если вы знакомы с , то без труда поймете о чем идет речь. Основных отличия от IFTTT два:
1) Zapier платный (есть бесплатная ограниченная версия)
2) Zapier фокусируется на бизнес приложениях.

Сегодня Zapier поддерживает более 200 приложений, цифра растет. С полным списком можете ознакомиться . Вот небольшая их часть, впечатляет, не правда ли?

Теперь конкретные кейсы, как я использую Zapier для улучшения работы Trello:

Points for Trello добавляет систему “очков” к карточкам Trello. “Вес” одного очка можно настроить, ровно как и величину измерения: дни, часы, доллары. Сумма очков всех карточек в списке выводится в заголовке каждого списка.
Существует очень похожее (и более известное) расширение Scrum for Trello . Я пользуюсь Points, т.к. в нем немного больше возможностей.

Work-in-progress limit (WIP) - важный элемент любой канбан-системы, подробнее об этом я расскажу в следующем посте. Расширение WIP позволяет установить “ограничение” на количество карточек в определенном списке Trello. Для этого нужно указать это значение в заголовке списка в квадратных скобках. Когда количество задач в списке будет равно заданному значению, список подсветится желтым, а если количество задач превысит максимум, то список покраснеет, видимо от стыда.

Простой аддон, выводит список всех ваших досок в выпадающем меню по клику на иконке расширения. Помогает экономить место на панели закладок, когда у вас большое количество досок.

Удобные оповещения об активности в Trello. Добавляет возможность помечать отдельные\все оповещения как прочитанные\непрочитанные.

Time-tracking в Trello

Как справедливо в Trello сильно не достает функции учета времени. За эту фичу на доске разработки Trello пользователи голосуют чаще всего, надеюсь это даст результат. А пока… Запущено сразу несколько сторонних проектов, призванных решить эту проблему. Вот их краткий обзор:

Еще с Trello умеют взаимодействовать тайм-трекеры PayDirt и TimeCamp , но эти решения лично мне понравились меньше.

Trello random tips and tricks

- Если в адресной строке Chrome набрать trello.com и нажать Tab , то можно выполнить поиск по всем своим доскам и карточкам.

Если перейти по ссылке trello.com/my/cards , можно увидеть все карточки из всех досок, которые закреплены за вами. Карточки на этой странице можно фильтровать по доскам либо по дате.

В Chrome изображения к карточкам можно добавлять из буфера обмена. Просто скопируйте любую картинку и нажмите control/command + v.

С помощью символа @ в комментарии можно упомянуть любого члена команды, и он получит уведомление об этом. Для символа @ работает автозаполнение, так что полностью набирать имя коллеги не придется.

Если во время просмотра доски нажать Q , то Трелло отфильтрует и покажет только ваши карточки.

Широкие доски удобнее всего скроллить горизонтально , потянув за фоновое изображение доски (зажмите левую кнопку мыши и потяните влево).

Нужную карточку можно найти с помощью поиска по заголовкам. Просто нажмите F во время просмотра доски.

Нажмите C , чтобы заархивировать активную карточку. Главный time-saver.

Любую общедоступную доску можно закрепить в своем меню , если в Options нажать Pin to header menu.

Чтобы быстро добавить лейбл, нажмите L .

Нажатие N приведет к тому, что новая карточка будет создана ниже той, которая активна в данный момент.

Нажмите пробел , чтобы назначить любую карточку себе.

Trello запоминает фильтры . Т.е. можно включить фильтр, который будет показывать только ваши карточки, и только с красным лейблом, например. И работать с этим включенным фильтом, пока все эти дела не будут выполнены.

Чтобы очистить фильтры, нажмите X .

Знаете, чем можно дополнить этот список? Поделитесь в комментариях!

Моя первоначальная реакция на такие перемены была отнюдь не положительной. Проблема заключалась не в самом Trello, а в том, как мы им пользовались. Trello – это ОЧЕНЬ открытый проект. Не существует единственного “правильного” способа работы в Trello, поэтому, чтобы чувствовать себя в нем как дома, вам потребуется время для настройки «под себя».

Наш процесс

Наш процесс разработки объединяет в себе 6 различных досок Trello. Центральным звеном является доска Current Development («Текущая разработка»). Основной целью других досок является снабжение карточками, которые представляют собой улучшения или баги (см. ниже), доски Current Development, а конкретно ее колонки Next Up («Следующее»). Список Next Up - это наш единственный список, задачи в котором рассортированы по приоритету. Разработчики и проектировщики заглядывают в него, когда они готовы приступить к работе над новой карточкой.

Однако прежде чем мы детально рассмотрим функции всех наших досок, давайте поговорим о «кровяных тельцах» в нашей «кровеносной системе» разработки: о карточках Trello.

Карточки

Каждая карточка представляет собой одну из пользовательских историй. Это может быть улучшение, задача для переработки либо баг.

Карточки с улучшениями возникают как простая идея, длиной в 1-2 предложения. Однако перед тем как их можно будет отправить в разработку, они увеличиваются в объеме и теперь включают ссылку на Google Doc с детально расписанной спецификацией, набором схем интерфейса (wireframe) или грубых макетов.

Мы используем понятие «спецификация» (spec) в достаточно широком смысле. Это не те спецификации, которые приходят вам на ум, когда вы вспоминаете работу над курсовой в универе или работу в той дрянной консалтинговой компании сразу после его окончания. В нашем случае спецификации подробно раскрывают пользовательскую историю: почему (с точки зрения бизнеса) мы за неё берёмся, чего мы надеемся добиться, и, по возможности, включают некоторые заметки на тему её предполагаемой реализации (хотя этот пункт остаётся на усмотрение разработчиков; он может помочь, но не является обязательным). Хорошие спецификации также содержат ссылку на первоисточник и на связанную идею на нашем форуме UserVoice.

Если карточка описывает баг, то в ней содержатся шаги, помогающие его воспроизвести (хорошо, если добавлен ещё и скринкаст), и ссылка на тикет в UserVoice Helpdesk , где данный баг был изначально описан.

Наша кухня

Доска Current Development – это доска, на которой «творится история». На ней расположены следующие колонки:

Next Up («Следующее»)

• Список всех карточек по приоритетам, проверенных и готовых к проектированию и разработке.
• Стоить заметить, что разработчику или проектировщику не обязательно брать для работы самую первую в списке карточку. Лучше взять верхнюю карточку из тех, с выполнением которых вы точно сможете справиться.

In Progress («В процессе»)

• Это те карточки, которые находятся в стадии активного проектирования или разработки.
• Если вы берете карточку, вы прикрепляете к ней свою аватарку, тем самым закрепляя её за собой. У разработчиков есть правило, следуя которому нельзя закреплять за собой одновременно больше двух карточек: один основной проект и один дополнительный.
• Когда разработчик берёт карточку, он присваивает ей дату выполнения, чтобы остальные были в курсе предполагаемой даты отправки этой карточки в QA. Беглый просмотр нашей доски в Trello показал, что исполнение данного правила оставляет желать лучшего.

QA

• Когда инженер считает задачу выполненной, карточку проверяют на работоспособность и перемещают её в QA. С этого момента за оценку полученного результата и решение, имеет ли он право на жизнь, отвечают наш QA менеджер и руководитель по UX.
• Как упоминалось ранее, если карточка представляет собой проект какого-либо крупного улучшения, мы выделяем отдельную доску Trello, посвящённую проблемам, возникающим в процессе тестирования этого проекта. Карточка проекта останется в QA до тех пор, пока все карточки, находящиеся на отдельной доске этого проекта и содержащие в себе его проблемы, не будут решены и удалены.

Launchpad («Стартовая площадка»)

• Эти карточки прошли проверку в QA и готовы к запуску (однако это не обязательно происходит, об этом позже), и чаще всего включают GitHub Pull Requests, связанные с ними (курировать запрос будет человек, создавший его. Хотя никаких строгих правил нет: курировать запрос может каждый).
• Если карточка содержит исправление бага или доработку, её запускают в работу немедленно, но не позже 3-ёх часов ночи по тихоокеанскому времени. Если только вы, как разработчик, не хотите провести ближайшие полтора часа за монитором и следить, не возникнет ли каких-нибудь проблем.
• Если карточка содержит улучшение, оно также будет запущено в работу, но его спрячут от конечных пользователей с помощью “feature flag” (“Feature flag” позволяет включить новую функцию для избранных аккаунтов). Улучшение будет немедленно доступно для нашего собственного аккаунта UserVoice и для всех пользователей с ранним доступом к новым фичам. В иных случаях карточка попадёт в отдел Маркетинга и будет открыта для всех аккаунтов после официального релиза.

Live («Запуск» (Неделя №))

• Эти карточки уже запущены и больше не скрыты от пользователей под «feature flag».
• Единственными людьми, которые могут отправить карточку в «Запуск» (по существу это наш список выполненных задач), являются Product Manager (если это улучшение) и Bug Reporter (если это исправление бага). Это помогает убедиться в том, что петля обратной связи завершена, прежде чем мы перестанем следить за карточкой.
• Каждую неделю в Trello создаётся новая колонка Live, чтобы мы могли отследить, что и когда было запущено.

Кроме всего прочего мы используем три ярлыка, которые можно прикрепить к карточкам:

• Bug - Баг
• Staging - Проверка работоспособности
• Production - Запуск в работу

Довольно просто, правда? Такой подход к разработке очень похож на систему Канбан. Теперь давайте разберемся, как карточки попадают на эту доску.

Мама, а откуда берутся карточки?

Новые карточки могут появляться из 4-ёх различных досок:

Product Roadmap

• Здесь содержатся все основные проекты на каждый квартал, притом имеется приблизительный план на 3 квартала вперёд. Эти большие проекты перемещаются на доску Planning с началом соответствующего квартала.

Inbox («Поступающие идеи»)

• Здесь есть две колонки: одна с идеями от членов компании, а другая – с идеями наших пользователей (с привязкой к соответствующим тикетам поддержки на UserVoice Helpdesk и идеям, приходящим на наш форум обратной связи с пользователями UserVoice).
• Мы просматриваем идеи на этой доске во время нашего еженедельного совещания по обзору входящих идей (см. ниже).

Bugs («Баги»)

На этой доске 3 списка:

• «Входящие» – это непроверенные сообщения о багах.
• «Требует дополнения» – здесь находятся баги, с воспроизведением которых у нас возникли проблемы и которые требуют дополнительной информации от человека, сообщившего о баге.
• «Принято» – да, это, с большой долей вероятности, действительно баг.

• Если баг попадает в «Принято» и команда по работе с клиентами решает, что этот баг «критический» (вы можете узнать, как мы решаем данный вопрос, прочитав наш пост «Our critical issue escalation process »), то его сразу же перемещают на доску Current Development и срочно связываются с нашим «дежурным разработчиком».

• Если баг не критический, он остаётся в колонке «Принято» до тех пор, пока глава Отдела по работе с клиентами не переместит его в колонку «Следующая неделя», в которой находятся баги, которые должны быть исправлены на следующей неделе (кэп). Одно условие – он имеет право выбирать не больше 7 багов в неделю. Вы спросите, почему 7? Потому что багов всегда предостаточно, и команда по работе с клиентами всегда хочет исправить все из них, но если мы чему-то и научились, так это необходимости ограничить количество времени, которое можно посвящать устранению (не критических) багов.

Engineering («Разработка»)

• У нас есть список областей, в которых может потребоваться реструктуризация кода. Каждый список – это отдельная категория (например: Бэкенд, Фронтенд, Тесты, Инфраструктура), а каждая карточка – это отдельный проект по рефакторингу или другой, не относящийся к пользователям напрямую, проект.
• Разработчики по желанию могут брать карточки с мелкими вопросами и помещать их в In Progress; более крупные карточки следует поместить в колонку Next Up для предварительного планирования.

Кто сказал, что центральное планирование не работает? (доска «Planning»)

Доска «Планирование» – это доска, на которой я вместе с нашими PM’ом и руководителем по UX проводим большую часть времени. Она включает следующие колонки:

Next Up («Следующее»)

• Список следующих проектов, которые мы хотим запустить в разработку, размещённых по примерному приоритету.

Spec («Спецификации)»

• Карточка в этом списке означает, что необходимо, чтобы кто-то написал для нее спецификацию. До того как это произойдет, карточка обычно представляет собой просто общую идею.
• Для написания спецификаций мы используем Google Docs и в значительной мере полагаемся на контекстные комментарии, чтобы обсудить (не организованно, а каждый по отдельности) любые спорные моменты с другими членами команды. Любой достаточно сложный спорный концепт будет детально рассмотрен на импровизированном проектном собрании (подробнее об этом в следующем разделе).

Design («Проектирование»)

• Карточка в этом списке означает, что необходимо, чтобы на неё взглянул проектировщик. Это не обязательно предполагает создание схемы интерфейса или макета, так как этап проектирования предполагает решение не только вопроса внешнего вида, но и рассмотрение требований приемочных критериев и разрешение вопросов, касающихся принципов проектирования, юзабилити, производственных процессов, а также влияния на существующую функциональность – её фактическая проверка и исправление любых неисправностей до того, как карточка отправится на этап разработки. (Также, если оказывается, что над приемочными критериями карточки необходимо еще поработать, то она снова отправляется в список «Spec»).

Ready («Готово»)

• Здесь находятся карточки, проверенные инициатором идеи и командой по проектированию. Иногда к ним прилагаются схемы интерфейса или другие необходимые артефакты. Теперь все готово к перемещению в список Next Up на доске Current Development (после обсуждения и проверки на совещании по планированию).

На любой другой доске, кроме Planning, карточки всегда перемещаются исключительно слева направо. Но на этой доске карточки нередко переходят из Design или Ready назад в колонку Spec (иногда неоднократно), прежде чем они, наконец, попадут на доску Current Development.

Наши совещания (или как мы перемещаем карточки из одной доски в другую)

У нас всего несколько еженедельных совещаний:

Утро понедельника – совещание по продукту (30 минут)

• Присутствующие: все работники компании
• Всеобщее собрание, которое проводится, чтобы каждый был в курсе того, что происходит, а также для того, чтобы отметить недавние успехи в работе нашей группы разработчиков. Руководит совещанием наш PM, и это единственное из совещаний, для которого обязательно создаётся презентация.
• Один слайд мы выделяем на обзор исправленных за прошедшую неделю багов, используя при этом аватарки, чтобы показать, кто именно их пофиксил. Всегда испытываешь гордость, когда видишь своё фото рядом с длинным списком исправленных багов.
• Каждая новая фича помещается на отдельный слайд вместе с аватарками всех людей, вовлечённых в работу над проектом, количеством поинтов а также скриншотом или (чаще) видео. Каждому участвующему в проекте даётся 20-30 секунд на то, чтобы объяснить остальным, что конкретно было сделано.
• PM или CEO рассказывают обо всех новых проектах, переехавшие в колонку Next Up, и предоставляют более детальную информацию о том, что представляют собой эти новые карточки и почему они являются приоритетными.

Утро пятницы – совещание по обзору входящих идей (30 минут)

• Присутствующие: PM и Руководитель по UX – обязательно, все остальные – по желанию
• Если вы добавили карточку на доску Inbox (неважно, в колонку идей пользователей или членов компании), ожидается, что вы посетите это совещание и лично представите историю данной карточки (вы можете прочитать подробности о том, как, с нашей точки зрения, должна работать обратная связь с пользователями). Основная цель – помочь другим членам команды понять ваш кейс. Чтобы убедиться в том, что мы занимаемся рассмотрением наиболее актуальных проблем, мы ограничили число карточек на одного человека до 3-ёх.
• Секрет того, как на данном совещании придерживаться заданной темы – это обсуждение только самих проблем, а не способов их решения.

Пятница после полудня – совещание по планированию (1 час)

• Присутствующие: CEO, PM, Руководитель по UX, Ведущий разработчик
• Цель этого собрания – обзор всех карточек, находящихся на досках Planning и Engineering и готовых к тому, чтобы их переместили в колонку “Next Up” на доске Current Development. Перед перемещением карточки мы должны убедиться, что по ней нет нерешённых вопросов или задач и что мы можем обсудить следующий шаг (к примеру, необходимо ли нам вначале спроектировать прототип?). Как только все карточки из Ready будут перемещены в Next Up, мы заново сортируем все карточки в этой колонке по приоритету (да, даже если карточка была в начале списка на прошлой неделе, на этой она может переместиться в самый его конец).
• Также мы определяем уровень сложности каждой карточки. Мы оцениваем их как простые (1 звёздочка), средней сложности (2 звёздочки) и сложные (3 звёздочки). Эта оценка основывается на предыдущем опыте (опыте компании, а не отдельных лиц): делали ли мы что-то похожее раньше, насколько мы знакомы с данной сферой деятельности, есть ли у нас свои эксперты в данном вопросе и т.д. Мы используем карточки, чтобы разработчикам было легче понять, насколько они сложны и трудоёмки, а также, чтобы показать важность карточек остальным членам команды во время совещания в понедельник.
• И, наконец, мы рассматриваем все карточки с багами, которым команда по работе с клиентами выставила статус «Устранить на следующей неделе». Если карточка содержит недостаточно информации или если предположительно она займёт много времени на разработку (больше, чем пару часов), мы не отправляем её в колонку “Next Up”. Все карточки, которые перемещаются в “Next Up”, автоматически попадают в начало очереди. Мы хотим быть уверены в том, что в первую очередь всегда ремонтируем то, что сломано.

Каждое утро – Стендап (10 минут)

• Присутствующие: все члены рабочей группы (проектировщики, разработчики и QA)
• В Skype (у нас два офиса) по понедельникам, средам и пятницам, и с помощью HipChat по вторникам и четвергам (наши «спокойные» дни без внутренних совещаний).
• Мы стараемся, чтобы на стендапе члены команды обсуждали то, что необходимо для выполнения их задач, а не скукотищу типа «Я сделал это, а я делаю то».

Вот и все наши «официальные» регулярные совещания, однако стоит упомянуть, что нередко мы вместе с Руководителем по UX и PM’ом проводим импровизированные трёхчасовые совещания, на которых подробно обсуждаем вопросы проектирования и дизайна, разбирая несколько карточек с доски «Planning».

Эти импровизированные обсуждения вопросов дизайна обычно проводятся ближе к концу недели (четверг/пятница), когда становится ясно, что существуют разные мнения касательно карточек, над которыми мы работали всю неделю. Для меня это одни из наиболее продуктивных и интересных совещаний из тех, что мы проводим. Внешне они могут показаться малопродуктивными, так как часто после обсуждения мы возвращаемся к тому, с чего начали. Но на самом деле это признак того, что мы действительно хорошо осознаём все плюсы и минусы выбранного нами пути: мы принимаем решение осознанно, а не вслепую и второпях.

Полученные уроки

Всегда @обращайтесь к кому-нибудь в комментариях к карточке, если вы действительно хотите получить ответ
Если вы пишете комментарий к карточке, не обращаясь ни к кому конкретно, это значит, что вы написали его как примечание для самого себя на будущее. Если вы хотите, чтобы на ваш комментарий кто-то обратил внимание, укажите, кто это должен быть с помощью символа @ в Trello.

Единый список задач по приоритетам для рабочей группы
Первоначально у нас были колонки карточек, расположенных по приоритету, для каждой отдельной области применения продукта (admin-консоль, виджеты , iOS , веб-портал, электронная почта). Это могло бы сработать, если бы у нас были отдельные рабочие группы для каждой подсистемы, но их у нас нет. Привело это лишь к путанице по поводу того, какая же задача действительно должна быть следующей. Также было крайне неудобно определять и следить за тем, над чем именно команда работает в данный момент. (Совет: если вы замечаете, что часто используете горизонтальный скроллбар Trello, значит, вы что-то делаете неправильно).

Не используйте отдельную систему для багов
Первоначально мы оставили в работе наш предыдущий баг-трекер, а Trello стали использовать для разработки новых функций. Это вызвало проблемы по тем же причинам, по которым не сработало большое количество колонок: как только мы начинали использовать больше одого списка, любое распределение по приоритетам переставало работать.

Ограничьте количество времени на решение проблем с багами
Мы добились этого, установив лимит на количество багов, которые еженедельно можно добавлять в колонку Next Up. Вначале такое решение приняли немного неоднозначно, однако в дальнейшем оно помогло предотвратить кучу споров на тему, стоит ли рассматривать тот или иной баг. Теперь команда по работе с клиентами наделена правом (а может, обременена) выбора стоящих карточек. Это своеобразная версия «Голодных игр» в сфере разработки.

Добавляйте и сортируйте карточки в колонке Next Up только 1 раз в неделю
Это поможет не превратить список Next Up в постоянно растущую песчаную дюну. После того как в понедельник утром представлены новые проекты, вы точно знаете, на каком месте в очереди они будут находиться всю оставшуюся неделю. Вам не нужно беспокоиться о том, что проект, которым вы хотели заняться, окажется в конце очереди (и вы не сможете осуществить задуманное) посередине недели.

Хорошие спецификации скорее рассказывают историю, чем являются пошаговым рецептом
Чтобы все работали над проектом с полной отдачей, они должны чётко понимать, зачем это делают. Поэтому так важно разъяснить проблемы пользователей (или бизнеса) разработчику, которому предстоит их решать.

Не пытайтесь делать предварительную оценку сроков проекта
Раньше, когда мы работали спринтами, мы тратили ОЧЕНЬ много времени (почти целый день на 2-хнедельный спринт) на предварительную оценку и планирование в тщетных попытках провести черту и сказать: «Мы разберёмся вот с этими карточками в течение двух ближайших недель». Мы проделывали большую работу и все равно почти всегда ошибались, поэтому мы перестали бороться с неопределённостью.

Старайтесь отмечать свои успехи
Важно понимать, что несделанная работа есть всегда. Каждую неделю мы создаем отдельную колонку для карточек, которые запускаются в эксплуатацию, чтобы было понятно, чего мы достигли на этой неделе. Также мы используем фотографии всех, кто успешно завершил выполнение задачи, на наших совещаниях по понедельникам. Добавить метки

Всем привет! Сегодня у меня в гостях — моя подруга и коллега Анна Выдыш с полезным опытом — как повысить продуктивность.

Анна Выдыш

Анна — автор программ и методик по упрощению домашнего быта, большой любитель составления списков, своим хобби считает организацию жизни во всех ее проявлениях, начиная с окружающего пространства и заканчивая личным временем. Основатель ресурса “Уютный дом” , на котором совмещает творческую и техническую работу с воспитанием двоих детей и созданием онлайн-курсов.

Передаю слово Анне.

Здравствуйте, меня зовут Анна и я Trello-зависима. Но это, пожалуй, лучшее, что случилось в моей жизни за последний год. Раньше мне приходилось хранить списки рабочих и домашних дел в разных местах: в бумажном виде, сервисах Evernote и Google Keep. Много лет я безрезультатно пыталась навести в этом порядок и однажды наткнулась на Trello.

Зарегистрировалась, не питая каких-то особых иллюзий на то, что этот инструмент надолго задержится в моей жизни и совершенно неожиданно попала в точку. За три дня все мои списки переехали жить в новый домик и я с радостью продолжила эксперименты с оптимизацией повседневных дел на суперудобных досках, что впоследствии вылилось в мини-курс “Живи продуктивней с Trello” .

Сегодня я хочу показать вам несколько примеров организации задач и целей, которые увеличат вашу продуктивность втрое. А тех, кто дочитает статью до конца ждет небольшой бонус. Поехали…

Система №1. Всё на своих местах

Благодаря удобной автоматизации и классификации задач, вы можете не беспокоиться о том, что что-то пропустите. Вам удастся удерживать под контролем даже самые длинные списки дел:

● распределяйте дела по спискам каждое утро, чтобы получить заряд вдохновения и настроиться на продуктивную работу;
● настройте автоматизацию, чтобы синхронизировать вашу почту со списком “Входящие”;
● включите улучшения “Card Snooze” и “Card Repeater”, чтобы сосредоточиться на самом важном и не утонуть в мелочах.

Улучшения, которые вы можете использовать на этой доске:

Automation by Zapier : экономьте время на организации задач, автоматически отправляя электронную почту, события из календаря и сообщения из чата на доску.

Calendar : просматривайте дела со сроком выполнения в календарном виде. Отлично подходит для того, чтобы получить более широкое представление о графиках текущей и следующей недели.

Card Repeater : автоматически создает определенные карточки через заданный промежуток времени. К примеру, задача “оплатить аренду жилья” может появляться в списке сама в заданную вами дату.

Card Snooze : если кажется, что некоторые задачи не будут решены на этой неделе, отложите их в архив до следующей.

Dropbox и/или Google Drive : добавляйте важные файлы, связанные с задачами и встречами.

Система №2. Приоритизация по матрице Эйзенхауэра

Система, которую использовал президент Соединенных Штатов Дуайт Эйзенхауэр помогает легко распределить дела по степени важности, прибегнув к помощи всего 4 колонок. Подробнее об этой системе вы можете почитать в статье .

● помогает расставить задачи по приоритету выполнения;
● помогает сосредоточиться на долгосрочных целях и не отвлекаться на то что не имеет значения;
● работайте вместе с коллегами и делегируйте неприоритетные задачи, добавляя их на доску вашей команды или копируя доски других команд.

Система №3. Мечтай по-крупному

Продуктивность — это не просто вычеркивание дел из списка, но ещё стремление к росту, поиск возможностей и постановка целей. Доска “Мечтай по-крупному” позволяет объединить крупные сферы вашей жизни (профессиональное развитие, путешествия, хобби) с шагами, которые нужно сделать, чтобы вырасти в этих сферах. Доска предназначена для постановки целей, на ней наглядно представлены все планы, интересы и стимулы:

● разделение по сферам помогает творчески осмыслить самые разные цели и идеи, а также дает возможность увидеть картину целиком;
● добавляйте в свои карточки изображения, ссылки, видео, метки и вложения с помощью улучшений Evernote и Google Drive. Так вы можете дополнить цели заметками и стимулами;
● списки задач помогут составить пошаговый маршрут к цели, а дата выполнения — уложиться в поставленные сроки. Вы также можете делиться досками с коллегами и работать над задачами вместе.

Я надеюсь, эти идеи вдохновят вас организовать все свои задачи и успевать ещё больше каждый день. Копируйте доски, экспериментируйте, а главное — не бойтесь добавлять что-то свое. Это ваша жизнь и ваш список дел.

P.S. Не знаете, как одним кликом скопировать доску в свой профиль? Я подготовила подробную видео-инструкцию о том, как настроить свою учетную запись и успешно стартовать с Trello.

Чтобы получить доступ к остальным 9 урокам мини-курса «Живи продуктивней с Trello», оформите заказ по этой ссылке .

Кстати, маленький бонус! При заказе курса введите промокод OPTIMIZIRUEM — и получите скидку 10%!

С наилучшими пожеланиями, Анна Выдыш

1. Передвигайтесь по Trello с клавиатуры - так получается быстрее.

Чтобы менять фокус между списками и карточками на доске, пользуйтесь клавишами со стрелками. Добавить новую карточку можно, нажав N. Введя её название, задайте позицию карточки через символ ^ и следующее за ним число. Наконец, нажмите SHIFT + ENTER - так после добавления карточки вы сразу перейдёте в режим редактирования, где можно указать все дополнительные параметры. Чтобы редактировать параметры уже созданных карточек, нажмите E или T - первая клавиша выводит маленькое меню, вторая - большое. Выучите и все остальные горячие клавиши , они точно вам пригодятся.

2. Добавляйте себя к только что созданным карточкам.

Когда вы создаёте в Trello карточку, вы не добавляетесь к ней автоматически - для этого нужно нажать пробел, наведя на неё фокус. Добавляя себя к карточке, вы показываете, что занимаетесь этой задачей или готовы с ней помочь, а также подписываетесь на все уведомления, связанные с ней. При этом на самой карточке появляется ваш юзерпик. Чтобы просмотреть все карточки, к которым вы себя добавили, перейдите в меню Cards своего профиля или нажмите Q, находясь на доске.

3. Включите надстройки с календарём, голосованием и «старением» карточек.

Для каждой доски можно включить три надстройки, которые в Trello называют «пауэрапами». Первая позволяет голосовать за отдельные карточки и тем самым показывать, какие из них наиболее востребованы в вашей команде. Чтобы проголосовать за карточку, наведите на неё фокус и нажмите V. Вторая надстройка меняет внешний вид карточек, которые давно не трогали, - за них лучше либо наконец взяться, либо заархивировать их, наведя фокус и нажав C. Третья надстройка - это календарь для отслеживания дедлайнов по всем карточкам. Если вы предпочитаете Sunrise или другие приложения-календари, то можете привязать Trello к ним.

4. Разделяйте доску или список, когда навигация становится слишком сложной.

Если горизонтальный и вертикальный скроллинг по спискам одной доски занимает слишком много времени, значит, самое время разделить доску на части. Не пугайтесь большого количества досок - клавиша B вызывает меню Boards с быстрым поиском по названиям. Быстрый поиск по карточкам можно вызвать клавишей /, а нажав в выпадающем меню Learn More, вы увидите полезные поисковые команды: карточки можно фильтровать по названию, дедлайну, вложениям, комментариям и другим характеристикам. Также смело убирайте правый сайд-бар, нажимая W, - ощутимую часть времени он будет только мешать.

5. Продумайте цветовую схему ярлыков.

Для каждой доски можно задавать цветовую схему и помечать с помощью неё карточки. Например, можно раскрашивать задачи по срочности, статусу, темам, участникам проекта или другому принципу. Ярлыки можно добавлять через символ # в названии карточки. Главное, старайтесь соблюдать везде один и тот же цветовой код и убедитесь, что другие пользователи понимают его - для этого каждому цвету нужно дать заголовок.

6. Добавляйте как можно больше вложений к каждой карточке.

Добавлять ссылки, изображения, видео и другие вложения к карточке очень просто - достаточно перекинуть их на неё мышкой. Помимо файлов с локального хранилища, к Trello можно подключить самые популярные облачные сервисы: Dropbox, Box, Google Drive и OneDrive. Так вы откроете быстрый доступ к файлам с них.

7. Проверьте, хватит ли на все карточки одной доски трёх списков.

Хотя в Trello можно работать как угодно, многим нравится классическая схема с тремя списками: «в очереди», «в процессе» и «готово». Преимуществ у неё несколько: во-первых, она наглядная и очевидная для всех, во-вторых, её можно переносить из проекта в проект, в-третьих, она даёт одним взглядом оценить, как идут дела. Главный же её недостаток в том, что она совершенно не годится для больших проектов с десятками задач и участников - но вряд ли каждая ваша доска будет такой.

8. Создайте доску, где на каждого участника проекта будет по списку.

Удобный способ распределять задачи - создать доску, где на каждого участника проекта приходится один список со всеми его задачами, над которыми он работает или будет работать. В больших проектах это позволяет не путаться, кто чем занимается и кто за что отвечает. Если вы хотите обратить чьё-то внимание на одну из карточек, укажите имя человека через символ @, и он получит уведомление.

9. Автоматически превращайте каждый пункт списка в карточку.

Trello умеет превращать списки, каждый пункт которых начинается с новой строки, сразу в несколько карточек. Для этого скопируйте список в окно, куда вы добавляете новые карточки, нажмите ENTER, и Trello предложит либо создать карточку с названием-списком, либо разбить этот список на карточки.

10. Поставьте мобильное расширение или виджет.

У Trello есть отличное мобильное приложение для iOS и Android с расширением и виджетом соответственно. Из него можно быстро создать новую карточку, взяв за основу снимок камеры, фотографию или ссылку из буфера обмена.

11. Отключите уведомления и заходите в Trello не больше трёх раз за день.

Уведомления полезны, когда приходят не слишком часто. В Trello обычно не так - тем более когда вы работаете над большим проектом. Поэтому смело отключайте уведомления и заходите туда три раза в день: в начале, середине и конце рабочего дня. Таск-менеджмент полезен до тех пор, пока не превращается в самоцель - если же вы заходите в Trello редко, но регулярно, то можете сосредоточиться на выполнении задач.

12. Добавьте в уведомления о новых карточках в Trello.

У Slack есть прямая интеграция с Trello - это значит, что вы можете автоматически добавлять уведомления обо всех изменениях на досках в Trello на любой из каналов в Slack. Если вам пришла новая идея, и вы добавили её в Trello, то её сразу увидят ваши коллеги. Таким же образом можно отслеживать статус карточек и то, кто взялся за какую задачу.

Design teams, whether in-house or agency, aren’t defined as “creative teams” as mere lip service. The work your design team does has vision, meaning, and the purpose to create memorable experiences that connect people to concepts, brands, and beyond.

Building a team culture that upholds this creative mission while keeping team to-dos and communication organized requires a little out-of-the-box thinking, too. Effective design teams know that a balance between artistic freedom and structured process gives them artistic freedom to work without the worry of if, how, when, and by whom the work is getting done.

That’s why your design team tools should include Trello, a hub for all the project work, team management, incoming requests, sprints, and brainstorming that’s shared across your organization:

• Support asynchronous teamwork with accessible-anywhere Trello boards that help creativity thrive whenever and wherever inspiration strikes.
• Keep all your notes, versions, feedback, and files in one place by connecting tools in your design stack like InVision, Dropbox, and Figma to Google Docs and more.
• Amp up visual perspective with image previews as card covers, custom backgrounds, and teammate avatars assigned to each task.

And because design team roles and responsibilities change almost as fast as seasonal color trends, Trello is there to evolve and grow with whatever new creative challenges come your way.

Our own design team at Trello uses these boards to manage requests, build out new creative ideas, and work on cross-functional projects. Get inspired, copy the boards, and make them your own!

Product Design

For design teams with lots of members, it’s easy to lose track of what everyone is doing. Use this board as a command center for all ongoing projects:

• Create a leftmost list with a card for each member of the team. Attach 3 checklists to the card: “Currently Doing,” “Up Next,” and “Done” checklists. Drag items from one checklist to another as they are being worked on.
• In the comments section of this card, update the team on what you got done every Friday.
• Use the rest of the board to create lists and cards for “Active Projects,” “On Hold Projects,” and “Shipped Projects.”
• Create some static lists with general information for the team about regular meetings and other opportunities the team uses for sharing, like Lunch and Learn presentation sessions.

Design Huddles

Use this board for meetings where one designer would like the others to give feedback on their concept or design. The board provides structure, keeps record, and is democratic.

• Create a helpful instructional list for different roles in a Huddle that includes cards for “If you’re facilitating,” “If you’re presenting,” and “If you’re an attendee.”
• Provide a list for each individual Huddle session with the agenda for that meeting. Each card is a different person that is presenting a project. The presenter can attach all relevant specs, and provide a detailed description of the scope right on the card.
• Attach Mural links to cards to allow the meeting attendees to take notes that are visible to the whole group. They are then reviewed by the presenter after they show their demo.
• You can also attach template cards in the leftmost list for attendees to easily copy when they need them.