Правила оформления реквизитов основной части. присутствует в сопроводительных письмах и приложениях к распорядительным документам, располагается после текста документа перед подписью
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского reguisitum -- требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.
Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 г. № 273 принят и введен в действие с I июля 1998 г. ГОСТ Р 6-30.97 . «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Настоящий стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов РФ.
В новом государственном стандарте определено 29 реквизитов (было 31).
16. Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения постановления и т.п., зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например:
Зайцевой А.В. Никитину П.С.
Прошу подготовить проект
генерального соглашения
с фирмой «ХИТЭК» к 21.02.99
Подпись 05.02.99
При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, исполнителем является лицо, названное в резолюции первым. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставите подпись автора, резолюции и дата. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
- 19. Текст. Тексты документов пишут на русском языке при направлении их
- -- в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
- -- на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.
Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», или.«были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) -- решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например приказы -- распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления -- просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов. выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказах, распоряжениях т.д.) организаций, действующих на принципах единоначаличия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В распорядительных документах коллегиальных органов те излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываю», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («от осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
- -- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
- -- от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).
- 20. Отметка о наличии приложения. Если документ им приложения, названные в тексте, отметка о них делаете следующей форме:
Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если приложения в тексте не названы, нeoбxoдимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:
Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.
2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.
На приложении к распорядительному документу в npaвом верхнем углу следует сделать отметку с указанием название распорядительного документа, его даты и номера. Например.
выяснение сходства и различия в оформлении»
Цель: Научиться оформлять заголовочные реквизиты продольным и угловым способами расположения, выяснение сходства и различия в оформлении.
Ход урока:
Задание 1.
11 – Дата документа; дата подписания документа, оформляется всегда с ППП, бывает трех видов: регистрационная дата – дата месяца и месяц оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Пример:
европейский стандарт – последовательно полно противоположная регистрационной дате. Пример:
дата на финансовых документах (словесно-цифровой) оформляется: день месяца двумя арабскими цифрами, месяц прописью, год четыре арабские цифра и слово «год». Пример:
12 – Регистрационный номер документа; оформляется при угловом – на одной строке с датой, через пробел; при продольном – на одной строке с датой, в третьей части документа. Может быть как простым, так и составным. Пример углового способа:
12.03.2007 № 117
Пример продольного способа:
На № 02/05-16 от 12.02.2007
14 – Место составления или издания документа; выглядит на наименование населенного пункта с указанием его статуса (город, поселок, село, деревня). Статус может не указываться в том случает, если является городом федерального назначения (сталица), если в наименовании города употребляются корни –град- или –бург-, что уже обозначает «город». Оформляется при угловом – с ППП, при продольном – по центру. Пример
Санкт-Петербург
д. Иваньково
15 – Адресат; В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
Адресат оформляют на письмах, докладных и объяснительных записках, заявлениях. Располагается в правом верхнем углу, начиная с середины документа.
Способы оформления адресата:
Для внутренних документов указывается должность работника которому адресован документ в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией. Например:
Директору АО «МИР»
А.П. Рогожину
Для внешних документов кроме должности, имени, отчества и фамилии указываются, справочные (почтовые) данные. Например:
Директору АО «МИР»
А.П. Рогожину
150000, г. Ярославль,
ул. Чехова, д.12.
Если документ предназначен физическому лицу, то адресат оформляют следующим образом:
Авдееву М.Е.
ул. Чехова, д.6 кв. 7,
г. Ярославль, 150002
16 Гриф утверждения . Существует перечень документов, которые не могут иметь юридическую силу, не будут введены в действие их авторами простым подписанием без их утверждения руководителем организации.
Процедура утверждения санкционирует содержание документа.
Реквизит располагается в верхнем правом углу документа в 3-й части. Место для подписи должностного лица оформляется через полуторный межстрочный интервал.
При утверждении документа должностным лицом, гриф утверждения выглядит следующим образом:
При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения будет выглядеть следующим образом:
Слово “Утверждаю” печатается заглавными буквами, выделяется жирным шрифтом.
Наименование утверждающего документа указывается в творительном падеже с его регистрационным номером и датой.
В реквизите допускается центровать элементы относительно самой длинной строки.
17 Резолюция – это надпись на документе сделанная от руки соответствующим руководителем при рассмотрении при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Она представляет решение должностного лица по затрудненному в документе вопросу. Резолюция является основой организации исполнения документа, она конкретизирует исполнителя.
Резолюция составляется в правой верхней части документа, между реквизитами “Адресат” и “Текст” она включает в себя фамилию (-ии) исполнителя (-ей), содержание поручения, срок исполнения, личную подпись руководителя и дату составления резолюции. Например:
Лушину Т.П.
Подготовить смету
и проект договора
Смирнов
Резолюция может быть оформлена на отдельном бланке формата А6 с напечатанным типографическим способом фамилией руководителя. Например:
18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа, является продолжением вида документа.
Приказ (о чем?) о создании структурного подразделения
Акт (чего?) ревизии кассы
Указание (о чем?) о проведении ремонтных работ
Начинается заголовок обычно с предлога “О” или “Об”. Печатается с 1-й печатной позиции с маленькой буквы. Исключение: письмо) заголовок к тексту оформляется с большой буквы, т.к отсутствует название вида документа). До и после заголовка ставят 2-3 интервал.
Если документ подготовлен на формате А5, реквизит можно опускать.
В конце реквизита точка не ставиться.
19 Отметка о контроле проставляется только на тех документах, процесс исполнения (или сроки) которых контролируются. Обычно это распорядительные документы. Документ снимается с контроля 28 реквизитом.
Отметка наноситься делопроизводственной службой (или секретарем) после того, как руководитель принимает решения о контроле документа.
Она представляет собой крупную букву “К” или слово “КОНТРОЛЬ ” (ставиться специальным штемпелем).
Реквизит располагают на верхнем поле документа в правом углу или напротив “заголовка к тексту”.
20 Текст – это центральный основной реквизит. Оформляется официально – деловым стилем, должен быть объективным, достоверным, четким, лаконичным, простым для восприятия.
Текст составляется на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ.
Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения их структур.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа. Во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Реквизит может состоять и из одной части.
Текст документа делится на абзацы, может так же делиться на разделы, пункты и подпункты которые нумеруются арабскими цифрами. Если список многоуровневый, то цифры разделяются точками.
Контрольные вопросы:
1. Расскажите, в каком случае документы принято оформлять угловым, а в каком продольном способами?
2. Расскажите, какой ГОСТ определяет правила оформления и состав реквизитов документа?
3. Расскажите о правилах оформления реквизита «Дата документа»?
4. Расскажите о правилах оформления реквизита «Регистрационный номер документа»?
5. Расскажите о правилах оформления реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?
6. Расскажите о правилах оформления реквизита «Место составления или издания документа»?
7. Расскажите о правилах оформления реквизита «Адресат»?
8. Расскажите о правилах оформления реквизита «Гриф утверждения»?
9. Расскажите о правилах оформления реквизита «Резолюция»?
10. Расскажите о правилах оформления реквизита «Заголовок к тексту документа»?
11. Расскажите о правилах оформления реквизита «Отметка о контроле»?
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №5
ТЕМА : «Оформление оформляющих реквизитов (с 21 по 30)»
Цель: Научиться оформлять оформляющие реквизиты. Отметить разные ситуации по оформлению и научиться находить нужный вариант оформления реквизита.
Ход урока:
Задание 1. Изучить теоретический материал.
21 Отметка о наличии приложении предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с присылаемым документом один комплект.
Отметка оформляется после текста с 1-й печатной позиции через 2–3 интервала выше реквизита “подпись”. После слова “Приложение” ставиться двоеточие.
Если в тексте документа дается название документа – приложения, то реквизит оформляется следующим образом:
Приложение: на10 л. в 3 экз.
Если в тексте документа не названы названия документов - приложений, то реквизит оформляется следующим образом:
Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л.2 экз.
2.Смета расходов 3 л. 2экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов можно не указывать.
В приложении к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу пишут “Приложение №” с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Например:
Приложение № 2
к приказу Росархива
от 08. 01.2007 № 319
22 Подпись. Правом подписи управленческих документов обладают руководители организаций их заместители, руководители структурных подразделений, их заместители в соответствии с их компетенцией.
Доклады, докладные записки, справки, информационно - справочного характера могут быть подписаны исполнителем (автором) документа.
Этот реквизит состоит из трех элементов: наименование должности лица, подписавшего документ, личной подписи, расшифровки подписи (включает в себя имя, отчество и фамилию). Например:
Если документ подписывают несколько лиц равной должности, то их подписи располагают на одном уровне. Например:
В документах, составленных комиссией (например, Акт ревизии), указываются не фактические должности лиц, подписывающих документ, а их должность в составе комиссии. Например:
Если должностное лицо, подпись которого предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом перед должностью ставятся сокращения «Зам», «И.О.» и указывают фактическую должность подписавшего, так же исправляют фамилию. Использование при этом косой черты перед должностью и после нее недопустимо!
23 Гриф согласования оформляется на документах прошедших внешнее согласование. Пример: Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы других проходят внешнее согласование.
Для того чтобы определенный документ обладал юридической силой, он должен быть согласован с выше стоящей организацией или определенным должностным лицом.
Он оформляется или на последнем листе проекта документа, ниже всех подписей слева или выноситься на отдельный лист согласования который является приложением к подлиннику документа.
Реквизит включает слово “СОГЛАСОВАННО”, должность руководителя, содержащую наименование организации с который согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату согласования. Например:
СОГЛАСОВАННО
Начальник управления
Административного обеспечения
Р.М. Лужин
При согласовании документа другим документом реквизит выглядит следующим образом:
СОГЛАСОВАННО
Письмо министра связи
от 13. 08.2007 №12/34 - 09
24 Визы согласования оформляются на документах прошедших внутреннее согласование. Согласование документа проводиться в тех случая, когда возникает необходимость его содержания определенным кругом должностных лиц. Оценка производиться с точки зрения целесообразности создания документа, его соответствия действующему законодательству, точности изложения и формулировки рассматриваемого вопроса и др.
Согласование производится для подтверждения одного или нескольких должностных лиц, структурных подразделений в пределах одной организации с решением вопроса, изложенным в документе.
Реквизит располагается ниже подписи с лева с 1пп или оформляется на отдельном листе.
При визировании документа указывают наименовании должности. Личную подпись, ее расшифровку и дату. Например:
М.С. Ганичев
При наличии замечания к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются (пишется от руки визирующим)
М.С. Ганичев
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Порядок и последовательность визирования определяются в каждой конкретной организации инструкцией по делопроизводству или регламентируется распорядтельным документом руководителя организации.
25 оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах удостоверяющих право лиц фиксирующих различные факты. Документы заверяют печатью организации.
Заверение печатью это особый способ удостоверения подлинности документов, подтверждения их юридической силы.
Реквизит ставят на подпись таким образом, чтобы захватить должность и саму подпись должностного лица.
26 Отметка о заверении копии . Данный реквизит оформляется только на копиях для придания им юридической силы.
Реквизит включает в себя заверительную подпись “ВЕРНО”, должность лица заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (ФИО), дату заверения. Оформляется с первой печатной позиции ниже реквизита “ПОДПИСЬ”. Например:
| Верно Секретарь 12.04.2007 | __________________ | А.А. Курдикова |
27 Отметка об исполнителе содержит информацию, о должностном лице, которое подготовило документ. Реквизит используется, для того чтобы при возникающих вопросах можно было обратиться к этому человеку.
Реквизит располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу с 1пп на 2 – 3 интервала ниже реквизита “ПОДПИСЬ” может быть оформлен в трех вариантах
а) Инициалы, фамилия исполнителя и номер телефона. Например:
И.И Сидоркин
б) Имя, отчеств, фамилия исполнителя полностью и номер телефона. Например:
Анна Сергеевна Петрова
в) Фамилия и номер телефона
Сидоренко
28 Отметка об исполнении и направлении документа в дело . Этот Реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.
Реквизит оформляется с 1 пп и включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении. Пример:
“Подготовлено письмо” №56/67 – 08 от 28.11.2005
В дело № 08 – 15 исполнитель ___________Б.Л. Седова
При отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова “В дело”, номер дела в котором будет храниться документ. Например:
В дело № 05 -01
08.01.2005
29 Отметка о поступлении документа в организацию ставиться в правом углу нижнего поля входящих документов и включает в себя очередной порядковый номер и дату поступления документа. В необходимых случаях указываются часы и минуты.
Реквизит оформляется от руки или специальным штемпелем. Например:
Задание 2. Выполнить практическое задание.
1.Открыть текстовый редактор MS Word.
2.Оформить заголовочные реквизиты (с 21 по 30).
3.Выполненное задание показать преподавателю.
Контрольные вопросы:
1. Расскажите в каком случае документы принято оформлять угловым, а в каком продольном способами?
2. Расскажите какой ГОСТ определяет правила оформления и состав реквизитов документа?
3. Расскажите о правилах оформления реквизита «Отметка о наличии приложения»?
4. Расскажите о правилах оформления реквизита «Подпись»?
5. Расскажите о правилах оформления реквизита «Гриф согласования»?
6. Расскажите о правилах оформления реквизита «Визы согласования»?
7. Расскажите о правилах оформления реквизита «Оттиск печати»?
8. Расскажите о правилах оформления реквизита «Отметка о заверении копии»?
9. Расскажите о правилах оформления реквизита «Отметка об исполнителе»?
Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий.
Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.
Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.
Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:
· в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
· на предприятия, в организации и объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.
Тексты документов излагаются от
· 1 лица единственного числа (приказываю подготовить…, прошу рассмотреть…);
· 3 лица единственного числа (Правительство постановляет…, комиссия одобрила…);
· 1 лица множественного числа (просим рассмотреть…, представляем на рассмотрение…).
В совместных документах текст излагают от 1 лица множественного числа (приказываем…, решили…).
В текст документа могут включаться фрагменты в виде анкеты или таблицы.
В анкете, включенной в текст документа, наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица, множественного числа, настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.п.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
| Список слушателей ЗАОЧНОГО отделения Учебно-консультационного центра «ГЗОС» в 2009 / 2010 учебном году | |||||
| № п/п | Фамилия, Имя, Отчество | Место жительства | Образование | Год рождения | Пол |
| 1. | Авилов Владимир Анатольевич | г. Москва | высшее | м | |
| 2. | Агишева Наталья Глебовна | Московская область,г. Клин, | сред/спец | ж | |
| 3. | Алексанина Елена Анатольевна | г. Белгород | высшее | ж | |
| 4. | Алферова Ольга Викторовна | г. Хабаровск | высшее | ж | |
| 5. | Аюшинов Артур Геннадьевич | Республика Бурятия, г. Улан-удэ | н/сред | м | |
| 6. | … |
Графы и строки таблицы, входящей в текст документа, должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименования граф) повторяется на каждой странице (Рекомендации. Приложение № 13).
Связный текст, как правило, состоит из двух частей.
В первой части указывают причины, основания, цели создания документа.
Во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать только заключительную часть.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:
· наименование документа;
· дату принятия или утверждения документа;
· регистрационный номер документа;
· заголовок к тексту, заключенный в кавычки
Например: «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти … разработаны в соответствии с пунктом 4 постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на пронумерованные разделы, подразделы, пункты и подпункты 11 .
Подробнее о содержании текстов, их стиле и лексике вы узнаете при рассмотрении конкретных видов документов.
Реквизит 21 (дополнит.) отметка о наличии приложения
Данный реквизит располагается после текста документа от границы левого поля и оформляется, как показано в примере.
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 14.06.2011 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.
Если приложение отправляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:
«Разработать и представить на утверждение график …. по форме, указанной в Приложении № 1».
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут “Приложение” с указанием вида основного документа, его даты и номера. Если приложений несколько, то они нумеруются (Приложение № 1, Приложение № 2).
Если приложением к документу является утверждаемый документ, то в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа, например:
Реквизит 22 (обязат.) – подпись 12
В состав этого реквизита входят:
· наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);
· личная подпись;
· расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Например:
Допускается в реквизите “Подпись” центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением , например:
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне, например:
На одном уровне располагаются подписи в совместных распорядительных документах, гражданско-правовых договорах, трудовых договорах, имеющих несколько подписей (по числу сторон).
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности.
Часто возникает вопрос: как правильно подписать документ, если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует? Вот как на этот вопрос отвечают Рекомендации. «Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ» (Рекомендации. Приложение № 11).
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя, подпись оформляется следующим образом:
Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (ст. 160 Гражданского кодекса Российской Федерации).
Условия применения электронной подписи при создании машиночитаемых документов указаны в Федеральных законах «Об информации, информатизации и защите информации», Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» и Федеральном законе «Об электронной подписи».
Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.
Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи и соблюдение установленного режима их использования.
Реквизит 23 (дополнит.) - гриф согласования
Согласование документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Согласование проекта документа оформляется визой на документе – ВНУТРЕННЕЕ СОГЛАСОВАНИЕ или грифом согласования – ВНЕШНЕЕ СОГЛАСОВАНИЕ.
Гриф согласования документа состоит из:
· слова СОГЛАСОВАНО;
· должности лица, с которым согласовывают документ (включая наименование организации);
· личной подписи;
· расшифровки подписи (инициалы, фамилия);
· даты согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г. Грязнова
Внешнее согласование 13 может быть оформлено грифом согласования непосредственно с должностным лицом, представлением протокола обсуждения документа на заседании коллегиального органа или служебным письмом.
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
Правления страховой
компании “Планета”
от 21.06.2010 № 10
В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 зона для реквизита «Гриф согласования» размещается в нижней части листа (под реквизитом «подпись») 14 .
Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве их располагают вертикальными рядами.
«Согласование документа осуществляется с:
Вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;
Федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
Органами власти, осуществляющими контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.д.);
Подведомственными организациями;
При необходимости, с общественными организациями».
Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации1и субъектов Российской Федерации о государственных языках.
Тексты документов пишут на русском языке при направлении их:
в федеральные органы государственной власти субъектов Россий ской Федерации;
на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположен ные на территории других субъектов Российской Федерации.
1 Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (с изм. от 24 июля 1998 г.).
Федеральные конституционные законы, федеральные законы, акты палат Федерального Собрания Российской Федерации, указы и распо ряжения Президента Российской Федерации, постановления и распо ряжения Правительства официально публикуются на русском языке. В республиках указанные правовые акты наряду с официальным опуб- ликованием могут публиковаться на государственных языках респуб лик. В необходимых случаях указанные нормативные акты наряду с офи циальным опубликованием могут публиковаться на языках народов Рос сийской Федерации.
Делопроизводство в Конституционном Суде Российской Федерации, Верховном Суде Российской Федерации, Высшем Арбитражном Суде Российской Федерации, других федеральных арбитражных судах, во енных судах, а также в правоохранительных органах Российской Феде рации ведется на русском языке. В других федеральных судах общей юрисдикции оно может вестись также на государственном языке рес публики, на территории которой находится соответствующий суд.
Делопроизводство у мировых судей и в других судах субъектов Рос сийской Федерации, а также в правоохранительных органах субъектов Российской Федерации ведется на русском языке или государственном языке республики, на территории которой находится соответствующий суд или правоохранительный орган. Документы оформляются на русском языке, если гражданин, обратившийся за совершением нотариального действия, не владеет тем языком, на котором ведется делопроизводство. В сферах промышленности, связи, транспорта и энергетики на всей территории Российской Федерации применяется русский язык, а также другие языки в соответствии с международными и межреспубликанс кими договорами Российской Федерации. На местном уровне в указан ных сферах наряду с русским языком, государственными языками рес публик могут употребляться другие языки с учетом интересов местно
го населения.
Делопроизводство в сфере обслуживания и коммерческой деятель ности ведется на русском языке и иных языках, предусмотренных дого ворами между деловыми партнерами.
Деятельность зарубежных представительств Российской Федерации, внешнеполитических, внешнеэкономических и иных учреждений Рос сийской Федерации осуществляется на русском языке и на языке соот ветствующей страны.
Договоры, соглашения и иные международные акты, заключаемые от имени Российской Федерации, оформляются на русском языке и на языке другой договаривающейся стороны либо на иных языках по вза имной договоренности сторон.
Документы, удостоверяющие личность гражданина Российской Фе дерации, записи актов гражданского состояния, трудовые книжки, а также документы об образовании, военные билеты и другие докумен ты оформляются с учетом национальных традиций наименования на
русском языке, а на территории республики, установившей свой госу дарственный язык, оформление указанных документов наряду с рус ским языком может вестись на государственном языке республики.
Ответы на обращения граждан (предложения, жалобы и др.) Рос сийской Федерации, направленные в государственные органы, органи зации, на предприятия и в учреждения Российской Федерации, даются на языке обращения. В случае невозможности дать ответ на языке об ращения используется русский язык.
Текст официального документа на формате А4, как правило, оформ ляется через 1,5-2,0 межстрочных интервала, на формате А5 - через 1 межстрочный интервал.
Текст документа оформляют в виде связанного текста, таблицы или соединения этих структур. Постоянная информация в документе может быть оформлена в виде трафаретного текста, который может быть на несен на документ заранее, а переменная информация будет впечаты ваться при непосредственном оформлении документа. Образец доку мента с трафаретным текстом представлен в прил. 13.
Текст документа должен быть точным, лаконичным, исключать воз можность неоднозначного толкования, а также нейтральным и не со держать эмоциональной окраски.
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой ука зывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, рекомендации. Текст может состоять из одной части, если вторая часть не нуждается в обосновании.
В тексте документа, подготовленного на основании документов дру гих организаций или ранее изданных документов, указывают их рекви зиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа и его заголовок, например:
В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 1 декаб ря 1994 г. № 1319 «Об информационном обеспечении предпринима тельства в РФ...».
Если текст документа содержит несколько решений, выводов, его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В текстах документов все сокращения слов и наименований долж ны быть общепринятыми и понятными.
При составлении текста в виде анкеты наименование признаков ха рактерного объекта должно быть выражено именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете»,
«владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выражен ные словесно, должны согласовываться с наименованием признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и таблиц должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печа тается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть про нумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Текст документа является основным элементом любого документа и кроме перечисленных выше общих правил оформления текста каждый вид документа имеет особенности в структуре текста, обусловленные назначением конкретного вида. Так, структура текста приказа будет от личаться от структуры текста служебного письма. Особенности структу ры текста конкретных видов документов будут рассмотрены в гл. 5.
11 . Датой документа является дата его подписания или утверждения для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько предприятий, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2008 года следует оформлять: 05.01.2008.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2008 года, а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2008.01.05.
12 . Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более предприятиями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
14. Место составления или издания документа указывают в том случае если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
15 . В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:
16. гриф утверждения - реквизит, указывающий нормативный или правовой характер его содержания. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.
17. резолюция - реквизит, в котором руководитель указывает задание по исполнению данного документа, срок исполнения и конкретных исполнителей.
18. заголовок - выражает краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку.
19. отметка о контроле означает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.
20. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положениях, инструкциях), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
· от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
· от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
· от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).
