Порядок заверения копий. Как правильно заверить документы? Право заверять копии документов

Предприятию контрагент оказывает экспедиторские услуги и к отчету прикладывает заверенные копии подтверждающих документов. Нужно ли с 1 июля 2018 года заверять документы по новым правилам - читайте в статье.

Вопрос: По новым правилам с 1 июля 2018 г. необходимо по-новому заверять копии документов. Нашему предприятию контрагент оказывает экспедиторские услуги и к отчету прикладывает заверенные копии подтверждающих документов. необходимо ли с 1 июля требовать заверять копии таких документов по новым правилам (с указанием места хранения оригинала) или достаточно надписи: "Копия верна".

Ответ: Нет, такой необходимости нет. Надписи «Копия верна» будет достаточно.

Дело в том, что и новый и старый ГОСТы по заверению копий документов - это рекомендованные стандарты. Применять их не обязательно. Организация сама определяет порядок заверения копий документов своими внутренними документами.

Обоснование

Как сейчас заверять копии для налоговиков, фондов и работников

По-разному заверяйте копии для работников, налоговиков и фондов. Например, оформлять копии приказов для сотрудников можете по правилам из нового ГОСТа. Варианты заверительных надписей для разных случаев найдете в образцах.

Как заверить копии для сотрудников

Компания сама решает, как будет заверять копии документов для сотрудников. Можно разработать свои правила или ориентироваться на ГОСТ.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 должен был вступить в силу с 1 июля 2017 года. Но срок сдвинули на 1 июля 2018 года (приказ Росстандарта от 25 мая 2017 г. № 435-ст). А пока действует старый ГОСТ Р 6.30-2003.

Правила из ГОСТа станут обязательными только для тех компаний, которые утвердят это в своем внутреннем документе, например в положении или приказе. Причем обязательным будет тот стандарт, который указан в документе. Если такого документа нет, заверяйте копии по правилам любого из ГОСТов, как в образце 1. Отличие нового ГОСТа от старого в том, что он требует ставить на копиях отметку, где хранится оригинал.

Образец 1. Как заверить копию приказа для сотрудника

Для копии трудовой книжки есть специальные правила. Как ее заверить, смотрите на образце 2.

Образец 2. Как заверить трудовую книжку

Как заверить копии для налоговой

Часто налоговая требует предоставить не один, а несколько документов. Для таких случаев чиновники установили специальные правила. Чтобы не пришлось ничего переделывать или платить 200 руб. штрафа за каждую забракованную копию, оформляйте сшивы так, как требуют налоговики (письмо Минфина России от 29 октября 2015 г. № 03-02-Р3/62336).

Копии многостраничных документов заверяйте так:

— сделайте копию только с одной стороны листа;

— соберите в пачки максимум по 150 листов;

— не повреждая текст, сделайте от 2 до 4 проколов и сшейте;

— свяжите нити свободно, чтобы каждый лист можно было открыть, прочесть или снять копию;

— пронумеруйте листы арабскими цифрами;

— сделайте прямоугольную наклейку из бумаги 40—60 мм? 40— 50 мм;

— приклейте ее на узел;

— выведите прошивные нити и обрежьте концы, они должны выходить за пределы наклейки не больше чем на 2—2,5 см;

— на бумажной наклейке сделайте заверительную надпись, как на образце 3 ;

— подпишите заверительную надпись у руководителя, проставьте его должность, фамилию, инициалы и дату заверения.

Печать, если она есть, поставьте так, чтобы оттиск частично заходил на наклейку и на последний лист.

Объединять в одну подшивку разные документы и заверять ее в целом не стоит (письма Минфина России от 30 ноября 2010 г. № 03-02-07/1-549 и ФНС России от 2 октября 2012 г. № АС-4-2/16459). Но если вы все-таки сдали в инспекцию такие сшивы, то оснований для штрафа нет. Налоговики вправе штрафовать только за то, что компания вообще не принесла документы или передала их с опозданием.

Сейчас ФНС готовит новые требования к документам, которые компания представляет на бумаге. Чиновники разрешат заверять одной подписью сшив из нескольких разных документов.

Образец 3. Как заверить сшивы копий для налоговой

Как заверить копии для фондов

Соцстрах не вправе отказать компании в приеме документов. Исключение только для электронного документа, который подписали недействительной электронной подписью (п. 16 Административного регламента, утв. приказом Минтруда России от 5 ноября 2013 г. № 658н). В остальных случаях сотрудники фонда обязаны принять документы.

Есть другая опасность, что после проверки проверяющие посчитают документы недействительными. Но для этого должны быть серьезные основания, например копии вообще не завереныили заверены неуполномоченным сотрудником. Как вы заверите документ — по новым правилам или по старым, не важно. Отметка о месте хранения документа значения не имеет.

Пенсионный фонд бумажные копии документов не принимает. Такое разъяснение нам дали чиновники. Компании обращаются с оригиналами, а сотрудники фонда самостоятельно снимают копии. В случае если представитель компании не может лично представить документы, их копии отправляют по почте. Но прежде заверяют у нотариуса.

Компания может отправить в фонд документы в электронном виде. Для этого цветные скан-образы подписывают электронной подписью и отправляют через спецоператора. При этом заверительные надписи на документах не нужны.

Отвечает Станислав Котович,

заместитель директора правового департамента Минфина России

«Для каждой строки Баланса, показатель которой существенен, введите подстроки. В них укажите числовые значения, которые входят в состав укрупненных показателей типовой формы Баланса. Например, к строке 1150 «Основные средства» можно добавить отдельные строки и привести в них данные о стоимости зданий, машин и оборудования, если такая информация является существенной. Как определить уровень существенности показателей, читайте в рекомендации.»

Делопроизводитель любой организации, независимо от ее размера и формы собственности, сталкивается с вопросом о том, как заверить копию документа. Причем бумаги могут быть различными - лицензии, Уставы, приказы, внутренние положения и т. д. Некоторые помещаются на одном листе, а другие являются многостраничными. Как быть и в том, и в другом случае, и вообще, что из документов организация может заверять самостоятельно, а с какими придется идти к нотариусу? На все эти вопросы ответит наша статья.

Основные понятия

Для того чтобы усвоить информацию о том, как должна выглядеть заверенная копия какого-либо документа, важно подчеркнуть, что в данном случае действует ГОСТ под №Р 51141-98. Всем делопроизводителям, да и вообще сотрудникам организации, кто на практике сталкивается с данным вопросом, будет не лишним его более подробно изучить. На законодательном уровне формулировка «надлежаще заверенная копия» нигде не раскрывается. Однако упомянутый ГОСТ прописывает, какой документ можно считать таковым.

Итак, согласно пункту 2.1., под простой копией следует понимать документ, который просто-напросто воспроизводит с подлинника информацию и все его внешние признаки, либо их часть. Юридической силы он не имеет. А вот надлежаще заверенные копии документов обладают определенными реквизитами. Именно они дают им юридическую силу.

Чем руководствоваться в работе?

Единого законодательного акта о документах и их обороте на данный момент не существует. Однако не стоит понимать под этим полное отсутствие правил. Порядок того, как заверить копию, все же установлен, просто не все организации и предприятия об этом знают либо пренебрегают им. Между тем, такое отношение может повлечь определенные негативные последствия. Например, документ признают не обладающим доказательственным значением в суде, прокуратуре и т.д.

Многие специалисты по делопроизводству используют в работе ГОСТ Р 6.30-2003, в нем даны определенные рекомендации о том, как заверить копию документа грамотно. Ниже приведен образец. Так, ниже реквизитов основного документа с подписью ставят заверительную запись «ВЕРНО». Еще ниже указывают должность лица, которое оформляет копию, и ставится его подпись с расшифровкой (фамилии, имя, отчество) и дата. Допускается использование печати (по усмотрению организации).

Верно

Начальник отдела кадров (подпись) /А.А.Антонова/

21.03.2015

Область применения

Перед тем как заверить копию документа таким способом или исправлять уже проделанную работу, уточните, насколько эти правила обязательны именно в вашей области. Ведь требования стандарта носят в большей степени рекомендательный характер.

Вышеупомянутый ГОСТ говорит о том, что данные правила распространяются на документы организационно-распорядительного характера, принадлежащие к УСОРД, то есть распоряжения, постановления, приказы, протоколы, решения, акты и т.д., включенные в ОКУД (классификатор управленческой документации общероссийский).

Методические правила утверждены Росархивом (приказ № 76 от 23 декабря 2009 года). Область применения - в органах исполнительной власти (федеральных) при разработке инструкции по делопроизводству. Как заверять копии документов? Образец приведен ниже.

Подлинник документа хранится в деле

(орган власти - наименование) № __ за ____ г.

Верно

Главный специалист (подпись) /И.И. Коровкина/

21.07.2015 ПЕЧАТЬ

При этом следует помнить, что многостраничные документы (выписки из них) первоначально следует пронумеровать, а отметку о заверении дополнить указанием числа листов: «Всего в копии ____ листов». Допустимо проставить отметку «Верно» на каждом странице, либо следует их подшить с помощь нитки и иголки или металлических скоб.

Как заверить копию документа «обычной» организации?

Не стоит забывать о том, что в делопроизводстве по-прежнему действует Указ президиума ВС, изданный еще во времена СССР под номером 9779-Х от 04 августа 1983 года. Именно он и оговаривает вид заверительной подписи на документах всех рядовых организаций, не попадающих в две первые категории, рассмотренные выше. Официально данный Указ по-прежнему не отменен, более того 08 август 2003 года в него были внесены определенные изменения. Данные правила используются в обязательном порядке.

Согласно пункту №1 документа, верность копии подтверждается подписью руководителя либо должностного лица, уполномоченного на это, и печатью организации. Кроме того, следует указать дату выдачи и место, где хранится оригинал, то есть данное предприятие (учреждение и т.д.). Отличительная особенность заключается и в том, что прямо не прописывается состав надписи, поэтому многие используют не «ВЕРНО», а «КОПИЯ ВЕРНА», что тоже допустимо.

Отдельно рассмотрим вопрос права подписи такого документа.

Кто может заверить копию?

Во-первых, естественно, руководитель организации. Данное право ему предоставляет закон и Устав. Поэтому имеет смысл на наиболее важных пакетах документов проставлять его подписи. Как показывает практика, суд относится к данному вопросу вполне лояльно, однако раз на раз не приходится.

Во-вторых, должностные лица, то есть сотрудники организации, состоящие в ней по штату. Однако нужно следить за тем, чтобы они были на данные действия уполномочены. Иначе заверенная копия (паспорта, трудовые книжки, приказы по основной деятельности, лицензии и т.д.) не будет иметь юридической силы. Полномочия сотруднику, не являющемуся руководителем, можно установить несколькими способами. Можно использовать:

• Внутренний документ организации, например, инструкцию по делопроизводству, приказ и т.д.
• Доверенность. Она требуется, главным образом, для представления интересов предприятия во взаимоотношениях с третьими лицами.
• Трудовой договор с конкретным лицом либо в его должностной инструкции. Формулировка может быть, к примеру, такой: «Удостоверять по письменным заявлениям работников верность копий документов, подлинники которых хранятся у Работодателя».

Какие документы может заверить отдел кадров организации?

Как уже было оговорено выше, несмотря ни на, что Указ ВС СССР продолжает действовать, и согласно его положения, кадровая служба имеет полномочия на заверение копий:

• документов, исходящих от работодателя, то есть приказов, актов, протоколов и т.д.;
• документов, принадлежащих другой организации, но оригинал при этом хранится у работодателя, в частности дипломов и различных свидетельств о повышении квалификации;
• иных документов, предоставляемых работником в кадровые службу, если не требуется оригиналов или нотариального заверения.

Услуги нотариуса

Подтверждение достоверности копии документа является, пожалуй, самым распространенным видом нотариальных действий. С необходимостью обращения в данную структура граждане сталкиваются очень часто. Нотариус может подтвердить достоверность документа (копии) - как в полном объеме, так и выписки из него. Во втором случае, правда, есть условие - оригинал должен содержать несколько разных решений, которые не взаимосвязаны между собой.

Для того чтобы заверить копию документа с копии, тоже следует обратиться к нотариусу. Однако в этом случае есть нюансы. Первая копия должна быть уже заверена аналогичным способом либо выдана юридическим лицом, у которого хранится оригинал. И тут важно соблюсти все правила оформления. О том, как правильно заверить копию документа, читатель уже знает. Обязательно должны быть указаны следующие реквизиты: «Верно», наименование организации, кем выдано (ФИО), дата, количество листов, если документ многостраничный.

Обращаясь к нотариусу, будьте готовы предоставить ему свой паспорт. Это необходимо для того, чтобы установить личность.

Что нужно обязательно заверять у нотариуса?

Ряд документов для приобретения юридической силы нуждается в обязательном нотариальном заверении. Список включает:

• Нотариальный перевод документов.
• Доверенность на передоверие прав.
• Брачный контракт.
• Договор пожизненного содержания и ренты.
• Принятие или отказ от наследства.
• Продажу недвижимости, когда владельцев более одного.
• Долевую продажу недвижимости.
• Разрешение родителей на вывоз ребенка за границу.
• Регистрацию общества с ограниченной ответственностью.
• Иные документы, которые согласно договоренности между сторонами, зафиксированной в договоре или дополнительном соглашении, необходимо заверять нотариально.

Следует иметь в виду, что для осуществления каждого из пунктов понадобится предоставить нотариусу определенный пакет документов. Например, для регистрации ООО необходимо иметь при себе его Устав, решение о создании или протокол. Если работа поручена представителю, то доверенность и паспорт. Нотариально заверенные копии документов не имеют ограниченного по времени срока действия.

Требования к документу, копия которого заверяется

Нотариус действует исключительно в рамках законодательства, а потому следует единым установленным стандартам. Документы, копии которых нужно заверить, должны отвечать ряду требований, иначе их попросту не будут заверять.

• Отсутствие дописок, подчисток, зачеркнутых слов, а также неоговоренных исправлений.
• Рукописный или машинный текст не должен быть выполнен простым (грифельным) карандашом.
• У документа должны отсутствовать повреждения, нарушения целостности (разрывы, повреждения и т. д.).
• Текст должен быть читаемым, выполнен однотонными чернилами, без выпадания и бледных участков, подписи должностных лиц и печати - четкими.
• Документы не должны быть заламинированными либо требуется убрать пленку.
• При проставлении подписи должностным лицом нельзя использовать технические средства (светокопирование, факсимильный штамп).

Заверить копии документов может либо нотариус, либо организация, в том числе ее кадровая служба. Вопрос в том, как правильно заверить копию?

Нотариальное заверение копий

Нотариальное заверение требуется только в случаях, прямо предусмотренных законом или подзаконными актами (п. 7 ст. 11 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ, абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ).

Из смысла п. 2 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее - Указ о порядке выдачи копий документов) также следует, что, если законом не предусмотрено представление копий документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке, верность копии удостоверяется подписью руководителя или уполномоченного должностного лица и печатью. Обратите внимание!

Внимание!

Все случаи обязательного нотариального заверения копий документов предусмотрены действующим законодательством РФ.

Согласно Основам законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1 (далее - Основы законодательства о нотариате), на территории России верность копий документов и выписок из них свидетельствуют нотариусы. Если же в населенном пункте нотариуса нет, право совершать нотариальные действия, предусмотренные ст. 37 Основ законодательства о нотариате, имеют глава администрации поселения и специально уполномоченное должностное лицо местного самоуправления поселения или глава администрации муниципального района и специально уполномоченное должностное лицо местного самоуправления муниципального района. Нотариальные действия на территории других государств совершают должностные лица консульских учреждений РФ.

Один из наших работников обратился с просьбой о предоставлении оригинала трудовой книжки для назначения пенсии. Должны ли мы и вправду выдать ему оригинал трудовой или можно обойтись заверенной нашей организацией копией?

По общему правилу трудовая книжка работника хранится у работодателя. Согласно законодательству на руки этот документ выдается только при увольнении (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила), утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»). В иных случаях работодатель обязан выдавать сотруднику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из нее (п. 7 Правил).

Ответственность за сохранность трудовой книжки (даже в том случае, если она выдана работнику) лежит на специально уполномоченном лице работодателя (письмо Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0).

При обращении в органы Пенсионного фонда РФ (далее - ПФР) за назначением трудовой пенсии гражданин должен предъявить, в частности, документы о страховом стаже (п. 2-4 Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» (далее - Перечень), утв. постановлением Минтруда России и ПФР от 27.02.2002 № 16/19па). Основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, включаемые в страховой стаж для назначения трудовой пенсии, является трудовая книжка (ст. 10 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», ст. 66 ТК РФ, п. 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утв. постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 № 555).

Работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника не позднее трех рабочих дней со дня подачи безвозмездно выдать ему копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из нее (ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил). Вот только копии документов, заверенные организацией, имеют юридическую силу не для всех (п. 2 Указа о порядке выдачи копий документов). Для органов, осуществляющих пенсионное обеспечение, юридической силой обладают копии трудовых книжек, заверенные ПФР, а не работодателем (письмо ПФР от 29.12.2005 № 25-19/14554).

Также органы ПФР принимают копии документов, в т. ч. трудовых книжек, заверенные нотариально.

В других случаях нотариально заверять документы нет никакой необходимости, хотя при желании это можно сделать, например, в целях исключения любых сомнений в подлинности документа. Но помните: процедура эта затратная как по времени, так и по деньгам.

Заверение копий документов в организации

Как правило, компания сама заверяет копии истребуемых у нее документов.

Если законодательством не предусмотрено представление копий, засвидетельствованных в нотариальном порядке, их верность заверяется подписью руководителя или уполномоченного должностного лица и печатью (п. 2 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»; далее - Указ № 9779-Х). Этот документ применяется в настоящее время, что подтверждается судебной практикой (см. постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 03.06.2011 № 15АП-5067/2011 по делу № А53-18302/2010, ФАС Московского округа от 21.09.2010 № КА-А40/10627-10 по делу № А40-127876/09-4-1013, Девятого арбитражного апелляционного суда от 01.06.2010 № 09АП-9442/2010-АК по делу № А40-127876/09-4-1013).

Копии документов: вопрос из практики

В ходе проверки налоговый инспектор запросил у нас копии документов. Все документы в организации заверяет начальник юридического отдела: такое право предоставлено ему на основании доверенности. Однако налоговый инспектор не принял копии, удостоверенные начальником юротдела, сказав, что такое заверение не соответствует закону. Правомерны ли действия инспектора?

Действующим законодательством РФ не определено, что подразумевается под требованиями к заверению документов, которые можно встретить в законе, а именно: «надлежащим образом», «должным образом», «в установленном порядке».

Правда, ФНС России в письме от 02.08.2005 № 01-2-04/1087 объяснила (применительно к запросам документов в ходе налоговой проверки) понятие «заверенные должным образом копии»: это копии документов, удостоверенные исполнительным органом налогоплательщика, плательщика сбора, налогового агента путем проставления необходимых реквизитов, т. е. печати и росписи полномочного должностного лица, придающих копии юридическую силу.

Итак, для представления копий документов в налоговую инспекцию необходима подпись руководителя компании (п. 1 ст. 40 Закона об обществах с ограниченной ответственностью, п. 1 ст. 69 Закона об акционерных обществах), который может на основании доверенности уполномочить другое лицо заверять копии документов (п. 3 ст. 29 НК РФ).

Таким образом, направляемые в налоговую инспекцию копии заверяются подписью руководителя или иного уполномоченного лица, а также печатью организации (п. 2 ст. 93 НК РФ, приложение № 5 к Приказу ФНС России от 31.05.2007 № ММ-3-06/338@).

По общему правилу при заверении копий следует руководствоваться следующими двумя документами, причем в совокупности (см. решения Арбитражного суда Иркутской области от 20.01.2011 по делу № А19-20219/10-53, Свердловской области от 26.12.2011 по делу № А63-1436/2011, определение Пермского краевого суда от 18.07.2011 по делу № 33-7178).

Документ 1. ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (п. 3.26) (далее - ГОСТ Р 6.30-2003).

Имейте в виду, что требования этого документа носят рекомендательный характер и распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Документ 2 . Указ о порядке выдачи копий документов.

Как заверить копии документов самостоятельно?

Алгоритм действий при самостоятельном удостоверении копий документов следующий.

1. Устанавливаем, кто заверяет копию

Поскольку свидетельствовать копии документов может не только руководитель компании, но и любой иной работник, такую обязанность нужно предусмотреть в должностной инструкции и (или) трудовом договоре (дополнительном соглашении к трудовому договору) уполномоченного сотрудника, а также в отдельном приказе и (или) доверенности с конкретными полномочиями «заверять копии документов».

В приказе также целесообразно предусмотреть, на кого и в каком порядке возлагаются полномочия по заверению копий в случае отсутствия уполномоченного сотрудника (отпуск, командировка, болезнь и т. д.).

2. Определяем, копии каких документов («своих - чужих») вправе заверять сотрудник

По общему правилу удостоверять можно копии «своих» документов, т. е. оформленных в этой компании.

Копии «чужих» документов - оригиналов, исходящих от других организаций, - можно удостоверять, только если они находятся в законном распоряжении компании. Это следует из п. 1 Указа о порядке выдачи копий документов, а также из определения ВАС РФ от 28.02.2008 № 2483/08, постановлений ФАС Уральского округа от 24.03.2010 № Ф09-1820/10-С4 по делу № А76-8793/2008-5-257/33, ФАС Восточно-Сибирского округа от 05.03.2007 № А19-13975/06-Ф02-104/07 по делу № А19-13975/06.

Компания может заверить копию договора об оказании образовательных услуг, заключенного ею с высшим учебным заведением, но не вправе удостоверять приложенную к этому договору копию лицензии на право ведения образовательной деятельности.

3. Определяем требования к копии документа

Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления (п. 3 Указа о порядке выдачи копий документов, постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 15.05.2009 по делу № А62-47/2009).

4. Заверяем копию

Удостоверяя соответствие копии подлиннику, нужно проставить на ней следующие реквизиты.

Реквизит 1. Заверительная надпись «Верно» (п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003).

Реквизит 2. Должность лица, удостоверившего копию: руководителя или иного уполномоченного сотрудника (п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003, абз. 4 п. 1 Указа о порядке выдачи копий документов).

Реквизит 3. Личная подпись лица, заверившего копию (п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003, абз. 4 п. 1 Указа о порядке выдачи копий документов).

Реквизит 4. Расшифровка подписи (инициалы, фамилия) (п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003). Реквизит 5. Печать - по усмотрению компании (п. 3.21 ГОСТ Р 6.302003, абз. 4 п. 1 Указа о порядке выдачи копий документов).

Реквизит 6. Отметка о том, что подлинный документ находится в организации (абз. 4 п. 1 Указа о порядке выдачи копий документов).

Реквизит 7. Дата выдачи (заверения) (п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003, абз. 4 п. 1 Указа о порядке выдачи копий документов).

Чтобы не допускать ошибок при удостоверении документов, рекомендуем сделать штамп со всеми указанными реквизитами.

Кстати сказать, В статье 22 Основ законодательства о нотариате сказано, что за совершение нотариальных действий, для которых предусмотрена обязательная нотариальная форма, нотариус, работающий в государственной нотариальной конторе, должностные лица, указанные в ч. 4 ст. 1 Основ законодательства о нотариате, взимают государственную пошлину по ставкам, установленным законами РФ о налогах и сборах.

За совершение тех же действий частнопрактикующий нотариус взимает тариф в размере, соответствующем размеру государственной пошлины, предусмотренной за совершение аналогичных действий в государственной нотариальной конторе, и с учетом особенностей, установленных законодательством РФ о налогах и сборах.

При этом размеры пошлины за совершение нотариальных действий государственными нотариусами определены в п. 1 ст. 333.24 НК РФ.

За совершение действий, для которых законодательством РФ не предусмотрена обязательная нотариальная форма, государственный нотариус, а также частнопрактикующий, должностные лица, указанные в ч. 4 ст. 1 Основ законодательства о нотариате, взимают тарифы в размере, установленном в соответствии с требованиями ст. 22.1 Основ законодательства о нотариате.

Таким образом, для документов, подлежащих обязательному нотариальному заверению, размеры тарифа не должны превышать государственные пошлины, утвержденные ст. 333.24 НК РФ, а для документов, свидетельствуемых нотариусом исключительно по желанию клиентов, тарифы учитываются в пределах норматива, определенного в ст. 22.1 Основ законодательства о нотариате.

Обратите внимание: такая формулировка вовсе не означает, что заверение или незаверение копии печатью оставлено на усмотрение организации. Имеется в виду, что компания сама выбирает вид печати, используемой в этом случае (основная, печать отдела кадров, специально предназначенная для удостоверения документов и т. д.), что желательно закрепить в локальном нормативном акте, посвященном вопросам документирования, или в отдельном приказе.

Какого цвета должен быть оттиск печати?

Прямого запрета на использование какого-либо цвета нет. Однако ранее в делопроизводстве применялось такое понятие, как «нестойкий цвет чернил», прежде всего красного и зеленого цвета, потому что при воздействии прямого солнечного света они быстро выцветают. А желтый, розовый и т. п. вообще во внимание не принимались, поскольку их использование не обеспечивало четкости оттиска печати. Вопросы вызывает и черный цвет, поскольку в этом случае непонятно, что у вас на руках: копия или оригинал. Так что имеет смысл по-прежнему использовать синий и фиолетовый цвета, обеспечивающие четкость оттиска печати при заверении документов.

Копии документов: вопрос из практики

Налоговый инспектор затребовал у нас многостраничный документ. Как правильно его заверить?

На практике используют два варианта удостоверения многостраничных документов.

Вариант 1 (трудоемкий) . Заверить каждую страницу документа.

Вариант 2 (выгодный) . Пронумеровать каждую страницу, прошить прочной нитью весь документ, концы ее вывести на оборотную сторону последнего листа, залепить бумажной наклейкой и проставить сверху печать, частично накладывающуюся на бумажную наклейку. На обороте последнего листа сделать запись, например: «Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов». Данную запись необходимо заверить. Совет

И в завершении совет: Используйте синий и фиолетовый цвета штемпельной краски, обеспечивающие четкость оттиска печати при заверении документов.

Можно ли заверить копию документа в организации так, чтобы она имела юридическую силу или нужно обращаться к нотариусу? Какие правила устанавливает законодательство? Узнайте о требованиях делопроизводства к заверению копий в 2017 году.

Из статьи вы узнаете:

Заверение копий документов 2017

Несмотря на быстрое развитие электронного документооборота, деятельность многих организаций все еще связана с бумажной документацией. Оригиналы оформляют в определенном количестве экземпляров (зачастую это регламентируется ГОСТами и нормативными документами). Совсем по-другому выглядит ситуация с копиями. Их может сниматься неограниченное количество, при этом, если заверить их надлежащим образом, они будут иметь юридическую силу, а в некоторых ситуациях даже приравниваться к оригиналу.

Действующий в сфере делопроизводства и архивного дела ГОСТ Р 7.0.8-2013 предлагает точное определение для данного вида документации. Это документация несущая аналогичную содержащейся в подлиннике информацию.

Обычная бумажная ксерокопия действительно полностью соответствует подлиннику. Однако она не обладает юридической силой. Чтобы придать ей значимость, копию необходимо заверить в соответствии с существующими правилами делопроизводства. При заверении на копии делаются специальные отметки о том, что она верна и полностью соответствует оригиналу.

Когда может понадобиться заверение копий документов?

Правильно заверенная копия обладает юридической силой и, в некоторых случаях, может заменить оригинал. Как правило, такая документация используется для защиты интересов и исполнения прав юридических и физических лиц. Подобная процедура необходима физлицам во многих случаях. Без нее не обходится трудоустройство, оформление наследства, заключение имущественных сделок, получение выплат и пенсий и т.п.

Что касается юридических лиц, заверение копий документов, как правило, используется в следующих случаях:

• при предоставлении бумаг в государственные учреждения;
• при выдаче сотрудникам;
• при представлении контрагентам;
• для направления в тендерную комиссию;

Отметим, что в некоторых ситуациях организация обязана предоставлять и заверять копии документов по запросу:

сотрудников предприятия в “интересах граждан”;

третьего лица о предоставлении копии, если ее нельзя получить в первоначально выдавшей документ организации;

Трудовой кодекс позволяет сотрудникам обращаться за получением копий даже в те компании, трудовые отношения с которыми уже расторгнуты. В таком случае он может получить документацию, отражающую период его работы в данной фирме. Работнику достаточно оформить соответствующее заявление, а работодателю – изготовить и заверить копии в трехдневный срок.

Читайте также:

Нотариальное заверение копий документов

В некоторых ситуациях требования законодательства обязывают граждан и организации заверить копии нотариально. Такой порядок устанавливается Основами законодательства РФ о нотариате. В противном случае бумага будет считаться недействительной. Если нотариусу предоставлен подлинник, состав и оформление которого соответствует действующему законодательству, он должен нотариально заверить копию. Физическому лицу для этого потребуется лишь удостоверение личности. Срок действия заверенных нотариально копий законодательство не ограничивает.

Правила заверения копий документов

В настоящее время в действующем законодательстве отсутствует единый акт о правилах документооборота . Тем не менее, существуют отдельные акты, которые поясняют, как правильно заверять копии документов, и приводят образцы заверенных копий. Порядок нотариального заверения урегулирован более полно. Однако правила заверения копий в организациях также оговорены на законодательном уровне.

Соблюдать эти правила необходимо для того чтобы, например, при рассмотрении спора в суде или ответе на запрос налоговой инспекции не получить отказ в признании доказательственного значения копии. Если она удостоверена надлежащим образом, она не сможет подтвердить факт, на который ссылается организация.

Порядок заверения копий документов: нормативная база

В настоящее время на территории Российской Федерации действуют три документа, регламентирующие порядок заверения копий. К ним относятся:

ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированные системы документации.

Указ Президиума Верховного совета СССР № 9779-х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» от 04.08.1983 г.

Несмотря на то, что эти акты не противоречат друг другу, они имеют ряд расхождений по составу реквизитов отметки о заверении:

ГОСТ	Указ № 9779-х
Заверительная надпись «Верно» (Допустимо и более распространено «Копия верна»)
Должность сотрудника, заверившего копию
Личная подпись должностного лица
Расшифровка подписи
Дата заверения
	Отметка о месте нахождения оригинала
	Печать организации (если компания использует печать)

Несмотря на то, что Указ считается обязательным к применению, оформленную по его правилам копию могут не принять многие ведомства. В ней отсутствует расшифровка подписи должностного лица. Следование рекомендациям ГОСТа может привести к аналогичному результату. Отказ может быть вызван отсутствием отметки о месте нахождения подлинника. Многие организации, чтобы свести риск отказов к минимуму, используют в отметке все вышеперечисленные реквизиты.

Как правильно заверить копию документа: образец для организации

Согласно законодательству, любая организация может заверить копии принадлежащих ей служебных бумаг (писем, договоров, приказов) и документацию, подлинники которой находятся на хранении в компании (трудовые книжки сотрудников).

Чтобы заверить копию, необходимо проставить на ней соответствующую отметку, содержащую все реквизиты, определенные законодательством и правилами делопроизводства.

1. Надпись «Верно», удостоверяющая, что копия имеет все надлежащие реквизиты. Существуют разногласия по вопросу о том, как заверить документы правильно: надписью «копия верна» или «верно», использовать ли штамп или проставлять отметку от руки. Как показывает практика, широко используются оба варианта, но ГОСТ все же рекомендует проставлять отметку «Верно».
2. Должность ответственного лица (директора, главного бухгалтера, любого сотрудника, чьи полномочия подтверждены соответствующим приказом;
3. Подпись и расшифровка;
4. Печать организации;
5. Дата;
6. Место хранения оригинала.

Образец отметки о заверении копии

Право заверения копий документов

Одним из важнейших реквизитов отметки о заверении является наименование должности ответственного лица и его подпись с расшифровкой. Указ 9779-х наделяет правом заверения руководителя компании или иное уполномоченное лицо. Это должен быть сотрудник организации, наделенный определенными полномочиями, которые устанавливаются:

Локальными актами компании, приказом о праве заверения документов (приказ по основной деятельности), инструкцией по делопроизводству;

Доверенностью (для представления интересов компании в отношениях с третьими лицами);

Трудовым соглашением (в этом случае заверение копий служебных бумаг должно быть одним из положений должностной инструкции);

Что касается руководителя, его право заверения регламентируется Гражданским кодексом РФ и законами об определенных видах юридических лиц, а также уставом организации.

Как заверить прошитые копии документов

В некоторых ситуациях может возникнуть необходимость заверить копию многостраничного документа. Единых правил для этой процедуры на данный момент не существует, однако, в современном делопроизводстве принято следовать следующему алгоритму:

Изготовить копию;

Скрепить листы металлической скобой или нитью в месте, где отсутствует текст. Порядок листов должен соответствовать нумерации подлинника. Расположение цифровых обозначения в данном случае не имеет значения;

На место скрепления приклеивается бумажная наклейка с указанием числа листов и подписью ответственного лица с расшифровкой («Прошито и пронумеровано 82 листа»);

Поверх наклейки ставится печать организации. Оттиск должен захватывать часть наклейки, заходя второй половиной на копию;

В действующих нормативных актах нет прямого указания о необходимости скреплять листы документации. В этом случае отметка о заверении должна быть проставлена на каждом листе.

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговикам (Статьи 88, 93 НК РФ), во внебюджетные фонды (Статьи 37, 38 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах..."), для выдачи работникам (Статья 62 ТК РФ), участникам (Пункт 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее - Закон об АО); п. 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее - Закон об ООО)), для участия организации в конкурсе (аукционе) (Пункт 2 ст. 35, п. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд") и т.д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с "в установленном порядке", "должным образом" или просто "надлежаще". Что же оно означает?

Разбираемся с терминологией

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути, все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:
(или ) нотариус;
(или ) сама организация (сам предприниматель).

Заверяем копии

Обращаемся к нотариусу

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет - не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (Подпункт 1 п. 2 ст. 310 НК РФ). Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензии (Подпункт "б" п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта, утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.1998 N 727; пп. "г" п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 N 8).
При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться "надлежащим" всегда, но, кроме временных затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Примечание
Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копии (Статьи 1, 37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1):
(или ) главой местной администрации;
(или ) специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.

Заверяем самостоятельно

Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" (далее - Указ N 9779-X). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования, скорее, как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только "касающихся прав граждан" (Постановления ФАС МО от 21.09.2010 N КА-А40/10627-10; ФАС ПО от 26.05.2010 по делу N А72-15314/2009; ФАС ЦО от 20.07.2004 N А68-АП-122/Я-04; Первого ААС от 07.09.2009 по делу N А43-12945/2009).
Более современный документ в этой сфере - Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характер (Пункт 1 ГОСТ Р 6.30-2003).

Вывод
Лучше соблюдать требования Указа N 9779-X и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее, дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.) (Пункт 1 Указа N 9779-X). Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).
Итак, для заверения нужно проставить на копии документа следующие реквизиты (Часть 4 п. 1 Указа N 9779-X; п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003; Постановления ФАС ВСО от 22.04.2011 по делу N А10-2449/2010; ФАС ПО от 05.09.2006 по делу N А65-8702/2005-СГ3-33).

	Реквизит	Чем предусмотрен	Примечания
	Заверительная надпись	Указ N 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003	Как правило, это слова "Верно" либо "Копия верна"
	Должность лица, заверившего копию	Указ N 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003	Руководитель или иное уполномоченное им должностное лицо. Это может быть любой работник заверяющей организации, главное - закрепить возложение на него таких обязанностей в приказе, в положении о документообороте или в доверенности
	Подпись лица, заверившего копию	Указ N 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003
	Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)	ГОСТ Р 6.30-2003	Отсутствие расшифровки подписи в силу рекомендательного характера ГОСТ Р 6.30-2003 допускается. Тем не менее подпись лучше расшифровать - это давно уже стало правилом делового оборота
		Указ N 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003	ГОСТ Р 6.30-2003 допускает "копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации", то есть организация вправе выбрать печать для таких целей (например, основную печать либо печать отдела кадров)
	Отметка о том, что подлинный документ находится в организации	Указ N 9779-X	Организация может заверять: (или) копии собственных документов; (или) копии чужих документов, но только если оригинал находится в данной организации. Так, можно заверить копию письма, направленного вам образовательным учреждением, но не копию его лицензии
	Дата выдачи (заверения)	Указ N 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003	Дата является обязательным реквизитом, хотя суды иногда и снисходительно относятся к ее отсутствию. Указание на дату важно для достоверности заверения - ведь по прошествии времени подлинник документа может быть изменен

Приведем пример заверения копии.

Совет
При заверении обращайте внимание на качество подлинника. Если документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, предупредите получателя, что копию у него могут не принять (Пункт 3 Указа N 9779-X; Постановление Двадцатого ААС от 15.05.2009 по делу N А62-47/2009).

Заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами:
(или ) отдельно заверить каждый лист копии;
(или ) прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов, например: "Копия на 6 листах верна".

Заверяет предприниматель

Положения Указа N 9779-X и ГОСТ Р 6.30-2003 применяются к предпринимателям по аналогии. Однако у предпринимателя может не быть печати. Это не является препятствием для "надлежащего" заверения - по закону печать для них не обязательна (Постановление ФАС ДВО от 12.09.2008 N Ф03-А51/08-2/3390; Письмо УФНС России по г. Москве от 28.02.2006 N 28-10/15239).

Заверяем для налоговиков

Если ИФНС требует от вас копии документов для (Статьи 93, 93.1 НК РФ), то вы вправе проставить на них ограниченный набор реквизитов (Приложение N 5 к Приказу ФНС России от 31.05.2007 N ММ-3-06/338@):
- заверительную надпись;
- подпись руководителя (заместителя) и (или) уполномоченного лица;
- печать организации.
Это требования самих налоговиков, которые они закрепили приказом. Аналогичные случаи (когда нормативный акт сам описывает, как нужно заверить копию) нередки (Пункт 11 Положения о лицензировании внешнеэкономических операций с товарами, информацией, работами, услугами, результатами интеллектуальной деятельности (правами на них), в отношении которых установлен экспортный контроль, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 N 691). В подобных ситуациях вы просто должны руководствоваться предложенным порядком.

Когда "надлежащее" заверение не обязательно

Если в законе идет речь просто о копии, то теоретически вы вправе выдать ксерокопию без заверения (например, при подтверждении нулевой ставки НДС (Статья 165 НК РФ)). Но судебная практика иногда вырабатывает и иные решения. Так, Высший Арбитражный Суд РФ недавно разъяснил, что акционерное общество обязано выдавать заверенные копии документов, если его акционер заявил такое требование (Пункт 9 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 N 144). Хотя из текста Закона этого совсем не следует (Статья 91 Закона об АО).

Заверение копий не требует больших усилий. Но если вам приходится это делать часто, то закажите себе штамп с полным набором реквизитов - тогда точно ничего не забудете.