Ознакомление при приеме на работу. Ознакомление работников с локальными актами компании
Работая в организации, вряд ли кто-то сможет избежать процедуры знакомства с ее внутренними документами. Причем ознакомиться с ними важно не только потому, что этого требует работодатель, но еще и потому, что работнику самому не будет лишним узнать и понять «правила игры» в компании. Ведь порядок взаимодействия сотрудников при осуществлении бизнес-процессов в каждой организации свой, и зависит он от многих факторов, включая организационные, юридические, экономические. В статье мы расскажем, с какими основными документами организации работодатель должен ознакомить работника, а также каким способом, в какие сроки ему необходимо это сделать и как он будет отвечать перед законом, если не выполнит установленные требования об ознакомлении с документами.
С какими документами знакомим?
Как известно, работодатель при приеме сотрудника на работу, еще до заключения трудового договора, должен ознакомить его с основными документами, связанными с его работой. Так, в соответствии с ч. 3 ст. 68 ТК РФ поставить подпись работник должен под:
— правилами внутреннего трудового распорядка;
— иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью;
— коллективным договором.
На первый взгляд может показаться, что список документов невелик, однако, если разобраться, он далеко не исчерпывающий. Так, с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР) вроде бы все ясно: данный локальный нормативный акт должен быть разработан и утвержден в любой организации. ПВТР, как правило, регламентируют трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения между работниками и организацией, и направлены они прежде всего на рациональное использование рабочего времени, укрепление трудовой дисциплины, формирование сплоченной команды работников.
Коллективный договор, в отличие от ПВТР, есть далеко не во всех организациях (в основном в крупных компаниях). Он регулирует социально-трудовые отношения и заключается между работниками и работодателем.
Что касается иных локальных нормативных актов (ЛНА), непосредственно связанных с трудовой деятельностью работника, их перечень в каждой организации свой и зависит от многих факторов: сложности организационной структуры, количества работников, видов хозяйственной деятельности, степени внедрения в повседневную деятельность правил делопроизводства и документооборота и т. д.
Руководствуясь ст. 8 ТК РФ, работодатели принимают ЛНА, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.
В некоторых организациях, особенно относящихся к малому бизнесу, имеются только обязательные локальные нормативные акты. К ним в основном относятся:
— правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
— правила (инструкции, положения) по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
— документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, а также их права и обязанности в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ), — положение о защите персональных данных;
— локальный нормативный акт, устанавливающий системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ), — положение об оплате труда.
В большинстве же компаний, представляющих средний и крупный бизнес, могут быть утверждены следующие ЛНА, с которыми работодатель также должен ознакомить работников, хотя закон не требует их наличия:
— положения о структурных подразделениях;
— должностные инструкции;
— положение о генеральном директоре;
— положение о персонале;
— положение о премировании;
— положение о служебных командировках;
— положение о дисциплинарной ответственности;
— положение о материальной ответственности;
— положение об аттестации работников;
— положение о коммерческой тайне;
— положение об информационной безопасности;
— инструкция по делопроизводству;
— иные локальные нормативные акты с учетом особенностей хозяйственной деятельности организации.
Помимо ЛНА имеется ряд документов, с которыми также следует ознакомить работников под личную подпись в тех или иных случаях, правда, уже после заключения трудового договора — в процессе работы в организации. К ним относятся:
— графики сменности (ст. 103 ТК РФ);
— расчетные листки (ст. 136 ТК РФ);
— приказы о применении дисциплинарных взысканий (ст. 193 ТК РФ);
— документы по кадровому учету. Напомним, до 1 января 2013 г. повсеместно использовались унифицированные формы документов по кадровому учету, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Однако в связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» применение данных форм документов стало необязательным. Таким образом, организации самостоятельно могут утверждать формы документов по кадровому учету;
— приказы (распоряжения) по основной деятельности, относящиеся к конкретным работникам;
— акты, фиксирующие действия в отношении конкретного работника, и др.
Отметим, что обязанность ознакомления работника с теми или иными документами лежит на работодателе. Как правило, от лица работодателя в этом вопросе выступает специалист по кадрам. И хотя для них обычно не составляет труда знакомить работников с теми или иными документами ввиду того, что это их прямая обязанность, в то же время и у них возникает немало вопросов, на которых мы остановимся далее. Надо сказать, что в отдельных случаях знакомить работников с определенными документами могут и руководители структурных подразделений или иные уполномоченные лица. При этом следует иметь в виду, что об этом должно быть сказано в их должностной инструкции и/или приказе (распоряжении) работодателя.
К сведению. Если ЛНА претерпевают изменения или дополнения и затрагивают определенные сторонами условия трудового договора, то работодатель должен ознакомить работника под его личную подпись с указанными изменениями в аналогичном порядке, как и при первичном ознакомлении.
Кого знакомим?
Немаловажным является вопрос о том, кого следует знакомить с теми или иными документами. Скажем, ознакомление работников с организационно-распорядительными документами и документами по кадровому учету, перечисленными выше, редко может вызвать сложности у специалистов-кадровиков, поскольку в большинстве случаев с ними должны быть ознакомлены работники, перечисленные в тексте самих документов.
Что касается ознакомления с ЛНА, то в данном случае вопросов возникает немало. Поэтому далее мы поговорим именно об ознакомлении работников с ЛНА. К примеру, зачастую работодатель не разграничивает круг лиц-«ознакомителей». Так, чаще всего ошибочно могут быть ознакомлены с ЛНА:
— работники, чью работу не затрагивают положения данного ЛНА;
— лица, работающие на условиях аутсорсинга или аутстаффинга;
— лица, оказывающие услуги или выполняющие работы по гражданско-правовым договорам (возмездного оказания услуг, подряда и др.);
— работники контрагентов, партнеров организации и т. д.
Возможно, в редких случаях будет нелишним ознакомить с определенным ЛНА (например, положением об информационной безопасности или положением о коммерческой тайне) и «посторонних» лиц. Особенно это касается случаев осуществления ими деятельности на территории работодателя. Однако надо понимать, что в случае нарушения ими требований ЛНА с большей степенью вероятности правовые последствия не наступят, ведь цель такого ознакомления заключается лишь в информировании «постороннего лица» о правилах поведения и взаимодействия между работниками в данной организации.
Между тем закон предусматривает, что, во-первых, с ЛНА должны быть ознакомлены работники организации, а во-вторых, положения ЛНА должны быть непосредственно связаны с их Трудовой деятельностью .
Например, с положением о материальной ответственности следует знакомить только материально ответственных лиц, то есть тех, на которых можно возложить материальную ответственность на основании закона или договора. А с положением об отделе кадров должны быть ознакомлены исключительно работники отдела кадров.
В данном контексте может возникнуть вопрос: а что, если работник откажется знакомиться с ЛНА, связанным С его трудовой деятельностью ? На практике такие случаи нередки. К примеру, чаще всего работники могут отказаться от «знакомства» с должностной инструкцией, оставляя за собой право оспаривания примененных к ним дисциплинарных взысканий, включая увольнение по виновным основаниям, по причине неисполнения возложенных на них трудовых обязанностей.
А бывает, что и материально ответственные лица отказываются подписывать договор о полной материальной ответственности и знакомиться с положением о материальной ответственности, чему автор в свое время был свидетелем. В данном случае материально ответственное лицо, хотя по закону к таковым относилось, брать на себя подобную ответственность не желало.
Если работник отказывается от ознакомления с ЛНА, то выбор за работодателем: либо не настаивать на ознакомлении, понимая, что положения ЛНА на такого работника распространяться не будут, и взять все риски, связанные с неознакомлением, на себя, либо убедить работника в обязательности ознакомления с ЛНА. Если же это не удастся — применить к нему соответствующее ситуации дисциплинарное взыскание.
Как знакомим?
Порядок и способы ознакомления работников с кадровыми и организационно-распорядительными документами в основном вопросов не вызывают. Сотрудник ставит свою подпись и инициалы в соответствующей графе документа.
Что касается порядка и способов ознакомления с ЛНА, учитывая, что трудовым законодательством данный вопрос не урегулирован, практика складывается по принципу «сколько специалистов — столько и мнений». Как мы уже отмечали, закон требует ознакомить работника с ЛНА «под роспись», то есть под личную, или собственноручную, подпись. Между тем возникает справедливый вопрос: где именно ставить эту подпись?
На сегодняшний день существует немало способов ознакомления с ЛНА «под роспись», применяемых на практике специалистами по кадрам:
1) проставление работниками подписей и даты ознакомления в листе ознакомления с ЛНА, прилагаемом к ЛНА и сшиваемом вместе с ним (см. пример 1);
2) проставление работниками подписей и даты ознакомления в специальном табеле или журнале <1>, содержащем перечень ЛНА (см. пример 2 и пример 3);
3) проставление работниками подписей в листе ознакомления с ЛНА, прилагаемом к трудовому договору (с указанием в тексте договора, что до подписания трудового договора работник был ознакомлен со всеми ЛНА, указанными в приложении к нему) (см. пример 4).
Пример 1. Лист ознакомления работников с Правилами внутреннего трудового распорядка.
Лист ознакомления работников с Правилами внутреннего трудового распорядка ООО «Бизнес», утвержденными приказом ООО «Бизнес» от 10.11.2014 N 12-к (введенными в действие 10.11.2014)
Пример 2. Фрагмент журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами.
| N п/п | Ф. И.О. работника | Должность работника | Структурное подразделение | Отметка об ознакомлении | |
| Подпись работника | Дата ознакомления | ||||
| 1. Правила внутреннего трудового распорядка | |||||
| Ковалева Нина Григорьевна | Менеджер по персоналу | Отдел кадров | Ковалева | 10.10.2014 | |
| <…> | <…> | <…> | <…> | <…> | <…> |
| Положение об оплате труда | |||||
| Ковалева Нина Григорьевна | Менеджер по персоналу | Отдел кадров | Ковалева | 10.10.2014 | |
| <…> | <…> | <…> | <…> | <…> | <…> |
| 3. Положение о премировании | |||||
| 1. | Ковалева Нина Григорьевна | Менеджер по персоналу | Отдел кадров | Ковалева | 10.10.2014 |
| <…> | <…> | <…> | <…> | <…> | <…> |
Пример 3. Фрагмент журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами.
| N п/п | Ф. И.О. работника | Должность работника | Структурное подразделение | Ознакомлен с Правилами внутреннего трудового распорядка (подпись и дата ознакомления) | Ознакомлен с Положением об оплате труда (подпись и дата ознакомления) | Ознакомлен с Положением о коммерческой тайне (подпись и дата ознакомления) | <…> |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | <…> |
| 1 | Ларин Олег Евгеньевич | Менеджер по закупкам | Отдел закупок | Ларин | Ларин | Ларин | <…> |
| 2 | Королькова Марина Юрьевна | Начальник отдела кадров | Отдел кадров | Королькова | Королькова | Королькова | <…> |
| <…> | <…> | <…> | <…> | <…> | <…> | <…> | <…> |
Пример 4. Лист ознакомления с локальными нормативными актами.
Приложение N 1
к трудовому договору от 10.11.2014 N 34-т
Лист ознакомления с локальными нормативными актами
До подписания трудового договора Работник ознакомлен со следующими локальными нормативными актами ООО «Бизнес»:
К сведению. Если поступающего на работу нужно ознакомить с ЛНА, имеющим отношение к одному или нескольким работникам (например, с должностной инструкцией), целесообразнее это сделать путем проставления подписей в самом документе с получением его копии.
К сведению. Дистанционного работника можно ознакомить с ЛНА, непосредственно связанным с его работой, путем обмена с ним электронными документами с электронной цифровой подписью (ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
Случается, что в крупных организациях, с большой численностью персонала, особенно если у них много обособленных подразделений, находящихся в разных регионах, возникают сложности с личным ознакомлением работников с ЛНА. Кадровики в таких организациях пытаются ознакомить работников путем рассылки ЛНА по электронной почте или размещения на странице в Интернете или Интернете, на информационных досках, в корпоративных изданиях и пр.
Перечисленные способы ознакомления сотрудников с ЛНА имеют место, но, скорее всего, они будут носить дополнительный характер. Ведь если работник ознакомится с ЛНА, прочитав его на информационной доске, или вовсе проигнорирует его, то в случае необходимости представления доказательств ознакомления этого работника с ЛНА таковых не окажется.
Соответственно, если работник не будет ознакомлен с ЛНА, то в случае его нарушения у работодателя не будет оснований привлечения его к ответственности. Например, если в организации действует положение о коммерческой тайне, с которым по каким-то причинам не ознакомили работников, то в случае разглашения коммерческой тайны к работникам никаких претензий быть не может. И наоборот: если работники должным образом были ознакомлены с таким положением, то, если информация, отнесенная к коммерческой тайне, при определенных условиях попадет вовне по вине конкретного работника, его можно будет привлечь к дисциплинарной и гражданской ответственности за разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну.
В какой срок?
Как мы уже говорили, с ЛНА работодатель знакомит работников до заключения трудового договора, а с остальными документами — после его заключения. Но, разумеется, далеко не всегда работодатель безупречно соблюдает такую процедуру. Зачастую о том, что работники не ознакомлены с ЛНА, становится известно при возникновении конфликтной ситуации, в которой работодатель во избежание неприятных прецедентов будет пытаться ознакомить с таким документом всех остальных работников в ускоренном порядке, задним числом.
Законно ли это? Конечно нет. Однако при проставлении работником подписи при ознакомлении с ЛНА после заключения трудового договора с указанием даты ознакомления, предшествующей дате заключения трудового договора, вряд ли возможно доказать, что он ознакомился с ЛНА не в срок. По общему правилу на работника будут распространяться положения ЛНА с момента ознакомления с ним. Рассмотрим случай из практики.
Судебная практика. Работница обратилась с иском к организации об отмене дисциплинарных взысканий и компенсации морального вреда. В обоснование заявленных требований она указала, что работает в организации в должности торгового представителя с августа 2009 г. В январе 2010 г. она была привлечена к дисциплинарной ответственности в виде выговора за непредставление в установленный срок документов первичной отчетности, а в феврале 2010 г. — к дисциплинарной ответственности в виде выговора за непроведение работы с дебиторской задолженностью и невыполнение плана продаж. Истица считает указанные дисциплинарные взыскания незаконными, поскольку работодатель не поручал ей получить от покупателей документы первичной отчетности, она не была ознакомлена со своими должностными обязанностями и с ней не был проведен инструктаж по работе с дебиторской задолженностью. В частности, она не была ознакомлена с должностной инструкцией торгового представителя, а с регламентом управления дебиторской задолженностью была ознакомлена спустя месяц после привлечения к ответственности.
Требования об отмене названных выше распоряжений были удовлетворены судом. Он сделал следующие выводы:
— в соответствии с ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под личную подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. В ходе судебного разбирательства ответчик не представил допустимых и достоверных доказательств, подтверждающих факт ознакомления работницы с должностной инструкцией торгового представителя и с регламентом управления дебиторской задолженностью до принятия решения о привлечении ее к дисциплинарной ответственности за неисполнение трудовых обязанностей;
— при таких обстоятельствах дисциплинарные взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей были применены к работнице с нарушением закона. Истица не была ознакомлена с возложенными на нее в соответствии с занимаемой должностью торгового представителя должностными обязанностями: обязанностью получать у покупателей документы первичной отчетности и проводить работу с дебиторской задолженностью в установленный срок, а также не была ознакомлена с установленным планом продаж (Определение Московского областного суда от 16.09.2010 по делу N 33-15865).
Кроме того, новые ЛНА, утвержденные и введенные в действие в установленном порядке в процессе хозяйственной деятельности, также должны быть доведены до сведения всех работников, чью трудовую деятельность они затрагивают, — в определенном в ЛНА или приказе работодателя порядке. При этом ознакомление лиц, находящихся в это время в отпусках, служебных командировках, на больничном и т. п., обычно осуществляется в первый день их выхода на работу.
Кто отвечает?
Обязанность знакомить работников под личную подпись с принимаемыми ЛНА, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, лежит на работодателе. Потому на основании абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ в случае несоблюдения этой обязанности работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ в виде административного штрафа: на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административного приостановления деятельности на срок до девяноста суток.
К сведению. При рассмотрении дел о привлечении к ответственности по указанной статье КоАП РФ подразумевается, что ЛНА должен соответствовать действующему законодательству, быть утвержденным и введенным в действие в установленном порядке и быть применимым к трудовым отношениям. Процедура его принятия должна быть соблюдена. Соответственно, наказание, примененное на основе незаконно принятого ЛНА или ЛНА, положения которого идут вразрез с действующим законодательством, может быть оспорено работником в судебном порядке.
К слову, указанная ответственность может быть применена к работодателю за нарушение и иных норм трудового законодательства, в том числе за неознакомление работника с иными документами, ознакомление с которыми закон вменяет в обязанность работодателю. Между тем факт нарушения норм трудового законодательства может быть установлен и при проверке работодателя уполномоченными госорганами. Рассмотрим случай из практики.
Судебная практика. В связи с обращением в ГИТ работника о нарушении трудового законодательства организацией при его увольнении инспекция провела проверку, в ходе которой было установлено, что работодатель в нарушение абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ не включил в трудовой договор с работником при приеме его на работу на должность водителя-экспедитора обязательное условие о доплатах, надбавках, поощрительных выплатах. ГИТ признал организацию виновной и оштрафовал ее на 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Работодатель обратился в суд с целью оспорить данное постановление.
В ходе судебного разбирательства было установлено следующее. В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками. Размеры и порядок возмещения таких расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Представитель организации утверждал, что организация ознакомила работника с локальными нормативными актами, о чем имеется запись в трудовом договоре и подпись работника. Но данный довод был отклонен судом, поскольку из находящегося в материалах дела трудового договора с водителем-экспедитором следует, что работник ознакомлен с должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка и правилами перевозки грузов автомобильным транспортом и другими локальными нормативными актами. Сведений о том, что он ознакомлен с приказом работодателя «О возмещении расходов, связанных с разъездным характером работ», материалы дела не содержат. Доказательств, подтверждающих ознакомление с указанным локальным актом, в суд не представлено.
На этом основании суд оставил в силе постановление государственного инспектора труда с изменением лишь в части назначенного административного наказания. Так, размер штрафа был снижен до 30 000 руб. (Решение Московского областного суда от 24.06.2014 по делу N 21-590/2014).
Таким образом, практически во всех случаях имеет значение именно факт ознакомления работника с теми или иными документами путем проставления работником собственноручной подписи — будь то в листе ознакомления, специальном журнале, трудовом договоре и пр. Только так можно будет доказать, что работник ознакомлен с документом, что не позволит ему манипулировать обратной информацией.
"Отдел кадров коммерческой организации", 2013, N 6
Вопрос: С какими локальными актами работодатель обязан ознакомить работника?
Ответ: При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
Обоснование: Согласно ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, коллективным договором.
На основании ст. 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. При этом положения, содержащиеся в таких актах, не должны ухудшать положение работника по сравнению с установленными действующим законодательством.
Конечно, в каждой организации перечень локальных нормативных актов свой. Но самыми распространенными локальными актами, с которыми работник должен быть ознакомлен, являются:
Положение о хранении и использовании персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ);
Положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ), если такой раздел не включен в правила внутреннего трудового распорядка;
Правила и инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
Должностная инструкция;
Положение о коммерческой тайне;
Положение об аттестации работников.
Отметим, что некоторые работодатели игнорируют требование ст. 68 ТК РФ. Однако ознакомление работника с локальными актами в интересах работодателя. Например, не получится применить меры дисциплинарной ответственности к работнику, разгласившему персональные сведения, если работодатель не разработал и не принял локальные акты, регламентирующие работу с конфиденциальной информацией, или сотрудники с ними не ознакомлены.
Судебная практика. В Апелляционном определении Белгородского областного суда от 21.08.2012 по делу N 33-2616 суд удовлетворил требования работника, так как вопреки требованиям ст. 68 ТК РФ при приеме на работу работодатель не ознакомил истца с правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными нормативными актами, из которых следовало бы, что рабочее место истца находится в офисе работодателя.
Прошу вас разъяснить следующий вопрос, со ссылками на законодательство.Вопрос:Работника при приеме на работу, до подписания трудового договора был ознакомлен с локальными нормативными актами под роспись с указанием даты ознакомления. В процессе работы в локальных нормативных актах произошли изменения, а так же были изданы НОВЫЕ локальные нормативные акты. Есть ли необходимость ознакамливать работника с НОВЫМИ локальными нормативными актами под роспись и с указанием даты ознакомления, и как правильно это оформить?
Ответ
Ответ на вопрос:
С изменениями локальных нормативных актов и новыми локальными актами ознакомить сотрудников нужно обязательно.
Статья 22 ТК РФ обязывает работодателя знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.
Ознакомить сотрудников с любыми локальными актами под подпись можно несколькими способами.
Подробности в материалах Системы Кадры:
1. Ситуация: Как ознакомить сотрудника с локальным актом
Ознакомить сотрудников с любыми локальными актами под подпись можно несколькими способами.
Самые важные изменения этой весны!
-
В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело». -
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году -
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ. -
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену. -
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.
Чтобы адаптировать существующие законы предприятия должны разрабатывать локальные нормативные акты, которые учитывают особенности деятельности каждой организации. Поступая на новую работу сотрудники, должны знакомится со всеми действующими на предприятии внутренними актами. Существует несколько способов отражения данного факта. Наиболее популярным является лист ознакомления с локальными нормативными актами.
Действующие правила устанавливают обязанность руководства компании на законодательном уровне производить ознакомление своих сотрудников с положениями локальных документов.
Это прежде всего связано с тем, что локальные акты фирмы регулируют взаимоотношения сторон трудовых отношений, устанавливают правила и процедуры, которые работники и сама администрация должны соблюдать.
То есть работающие в компании должны знать как свои права, так и обязанности. Только после этого с них можно что-то требовать. Например, привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины можно, если он знал действующий в компании трудовой распорядок. Причем ознакомление должно быть документально зафиксировано.
Внимание! С принятыми необходимо ознакомить как всех действующих работников компании, так и вновь принимаемых на работу сотрудников.
Существует несколько вариантов проведения данной процедуры. При этом на уровне законодательства это никак не отражено. Поэтому, компания имеет право самостоятельно выбирать, как именно оно будет доводить до сведения своих работников положения внутренних нормативов, и как при этом будет осуществляться фиксация самого факта прочтения норматива.
Способы ознакомления
Если в организации действуют локальные акты, то каждый работник должен быть ознакомлен с ними под роспись.
Это можно сделать одним из следующих способов:
- Поставить подпись в самом нормативном акте. Для этого на последнем листе документа нужно предусмотреть специальную таблицу, в которую работник после процедуры ознакомления будет вносить личные данные о себе. Такие отметки об ознакомлении, как правило, вызывают наибольшее доверие у проверяющих и контролирующих органов, поскольку это не позволяет администрации заменить документ либо в одностороннем порядке внести в него какие-либо изменения.
- Отдельный лист ознакомления работников. Его можно как заводить для каждого существующего нормативного акта, так и вести общий, в котором будут ставиться отметки сразу по всем документам. Одной из важнейших составляющих этого листа является графа с датой ознакомления. Благодаря ей можно будет соотносить факт знакомства с документом и номер его редакции. На практике подпись у работника нужно брать при каждом случае внесения изменений в ЛНА.
- Журнал ознакомления с локальными актами. Его листы нужно пронумеровать и прошить, записи вносить на каждую строку не пропуская пустые. Для каждого факта ознакомления должна составляться отдельная запись (строка).
- Внести в пункт и том, что работник ознакомился со всеми актами в момент принятия на работу. Такой способ может применяться, если в компании не ведутся ни журналы опроса, ни опросные листы. При подписании соглашения работник ставит подпись не только в графе о получении своей копии, но также и в специальной графе об ознакомлении с документами. Судебная практика подтверждает такой способ ознакомления правомочным.
«Оформляли прием на работу одного сотрудника. Ознакомили его под роспись с ПВТР, положением об оплате, должностной инструкцией и другими локальными нормативными актами. А перед подписанием трудового договора наш будущий работник отказался работать, забрал документы и ушел. В общем, прием на работу не состоялся. Получается, что в журнале ознакомления с локальными нормативными актами и в листке ознакомления с должностной инструкцией стоит подпись постороннего человека. Могут ли меня наказать за это?»
Согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ «при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором».
Законодатели подчеркнули, что знакомство с условиями работы по предполагаемой должности и в организации в целом должно происходить именно до подписания трудового договора, чтобы будущий сотрудник мог составить мнение, основываясь на документах, и принять взвешенное информированное решение о готовности работать. Поэтому ситуация, когда с локальными актами знакомятся «посторонние», вполне логична.
Необходимо ли делать какую-либо пометку в документе, где сотрудник расписался? На наш взгляд, это необязательно. Возможно, определенный порядок ознакомления с локальными нормативными актами закреплен в одном из локальных актов Вашей организации, и в таком случае делается отметка либо готовится какой-то документ (служебная записка, акт).
Книга предназначена по большей части новичкам в кадровом делопроизводстве, но будет весьма полезна и опытным специалистам со стажем, ведущим кадровую работу в организациях и у предпринимателей. В первом томе подробно рассказывается об оформлении различных кадровых документов, о приеме работников на работу, переводах на другую работу и иных изменениях условий трудового договора (по соглашению сторон и по инициативе работодателя), перемещениях работников на другое рабочее место, об отстранении от работы, поручении работнику дополнительной работы в порядке совмещения должностей (профессий), расширения зон обслуживания, увеличения объема работ, исполнения обязанностей временно отсутствующего работника, касается защиты коммерческой тайны работодателя и персональных данных работников.
