Отчет сзв к кто сдает и когда. Как составить и сдать отчет по форме сзв-к

Все нововведения в законодательстве приживаются со значительными трудностями. Схожая ситуация наблюдается и со сдачей такого документа, как форма СЗВ-К. О ней уже ходят легенды у кадровиков. Кто-то упоминает об огромных очередях и непреклонных инспекторах ПФ, иные же эти ужасы опровергают и заявляют, что отчитываться по предложенному порядку не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Постараемся определиться, как же обстоят дела на самом деле, и зачем сейчас потребовалась документация СЗВ-К. Форма 2014 года призвана уточнить дополнительные данные о работников, который не отражён в архивах Пенсионного фонда Российской Федерации по ряду причин. Все страхователи могут оформить необходимые бланки в бесплатном веб-приложении «Контур.Отчет ПФ».

Введение

Потребовал от организаций всех форм собственности предоставить до 1 июля 2014 года такую документацию, как форма СЗВ-К. Необходимые уточнения касаются лишь работников, относительно которых у государственного регулятора нет сведений о трудовой деятельности до 1 января 2012 года. Соответствующие предписания стали приходить в компании с середины мая и вызвали значительные волнения у кадровиков. Рассмотрим причины, которые побудили требовать предоставления такого отчёта, как форма СЗВ-К, и еще ряда уточнений от работодателей.

Для чего ПФР необходимы сведения?

В соответствии с Федеральным законом «О страховых пенсиях», который вступает в силу с января 2015 года, скорректирован порядок начисления гражданам выплат по потере кормильца, инвалидности или старости. Их размеры будут определяться с учётом множества характеристик, но ключевое значение в численном формировании отводится ИПК. Индивидуальный пенсионный коэффициент - это параметр, в котором при помощи относительных единиц (баллов) отображены пенсионные права, на которые может претендовать работник или застрахованное лицо. Его итоговое значение определяется по сложной формуле, которая учитывает продолжительность стажа, сумму уплаченных взносов и иные специфические характеристики. Кроме всего прочего, для уточнения и корректного отображения физического лица важно знать точную продолжительность периодов иной деятельности или работы, в течение которых удерживались вклады в Пенсионный фонд. После прояснения особенностей становится понятно, что есть форма СЗВ-К, что это такое, и какое у документа назначение. Однако важно уточнить, кому необходимо заниматься оформлением данных материалов, и на какую категорию граждан они распространяются.

Условия

В архиве Пенсионного фонда Российской Федерации были обнаружены данные о физических лицах, которые производили выплаты страховых взносов на регулярной основе, но не имели сведений об особенностях своего трудового стажа до 2002 года. Если эти работники числились в организациях на 31.12.2013, то компании получили извещения с требованием о предоставлении актуального отчёта с таким наименованием, как форма СЗВ-К. Если же сотрудник не работал до 2002 года вообще, то оформлять документацию на него не требуется, достаточно лишь сообщить эти данные в компетентную организацию. Тогда как при расторжении трудового договора между работодателем и штатной единицей после 31 декабря 2013 страхователь обязан отправить необходимую информацию в уполномоченный орган ПФР своего региона.

Методы подготовки отчёта

Если необходимо разобраться, как заполнить форму СЗВ-К, то в этом помогут специальные программы, которые рекомендуются для актуализации данных физического лица. В соответствии с требованиями Пенсионного фонда Российской Федерации, ими могут быть «Контур.Отчет ПФ» или «1С». Для предоставления сведений о трудовом стаже до конца декабря 2001 года необходимы документы работника, которые его подтверждают.

Состав отчёта

Заполнение формы СЗВ-К производится всеми работодателями на своих сотрудников, которые обладают страховыми свидетельствами и не были уволены на момент формирования отчётной документации. По требованиям ПФР, организации должны группировать необходимые для территориального органа материалы в пачки. На них налагаются следующие ограничения:

• Общий размер прилагаемых документов не должен превышать 200 единиц.
• Различные классы, на которые делится форма СЗВ-К, бланк со списком сотрудников и прочие сопроводительные материалы, должны формироваться в отдельные пачки.
• Бумаги, которые передаются в Пенсионный фонд, должны сопровождаться описью по утверждённой форме.
• Заполнение формы СЗВ-К завершается после её пронумеровывания и скрепления нитью, которая выводится сзади пачки и заклеивается бумажным листком с печатью организации и указанием количества страниц.

Кроме всего прочего, к пачке добавляется брошюра со списком застрахованных лиц и предоставлением сведений о них в произвольной форме. Эти бумаги заверяются подписью руководителя и печатью организации, что гарантирует корректность отображённой в них информации. В некоторых случаях документация может сопровождаться носителем информации, однако все файлы, которые будут на нем представлены, должны соответствовать «Правилам подготовки персонифицированного учёта», утверждённым территориальным органом ПФР. Отклонение от рекомендованных стандартов не допускается. Если же форма СЗВ-К, бланк с пояснениями составляются в нескольких экземплярах, то каждой такой пачке присваивается порядковый номер. Его указание производится на описи отчётов, которые работодатель передаёт в Пенсионный фонд Российской Федерации.

В дальнейшем эти сведения будут занесены на индивидуальные лицевые счета граждан и станут применяться для подсчёта трудового стажа и определения размеров пенсионных выплат по новой методике. Однако накопительная система взносов в Пенсионный фонд коснётся лишь людей, которые начали трудовую деятельность после 1 января 2012 года. При этом права прочих лиц с достаточным количеством стажа не будут ущемлены, их взносы будут конвертированы согласно новым требованиям нормативно-правовых актов Российской Федерации. Ведь было бы, по меньшей мере, несправедливым сбрасывать со счетов период многолетней трудовой деятельности, когда работник день за днём подтверждал свои права на пенсию.

Основания

Главными доказательствами, которые подтверждают стаж работника, могут быть различные документы. Проще всего его отследить по трудовой книжке, однако если записи в ней не велись или существуют неточности, то используют трудовой договор, выписки из ведомостей на получение заработной платы и так далее. В том случае, когда деятельность работника осуществлялась в виде гражданско-правовых отношений (возмездное оказание услуг), подтверждением являются письменные соглашения между работодателем и сотрудником. Период ухода за детьми до определённого законодательством возраста также требует предоставления доказательств в виде свидетельства о рождении малыша. Однако этот стаж может засчитываться кому-то одному из родителей. Авторская деятельность подтверждается договорами, которые оформлены в письменном виде и не нарушают требований законодательства. Время получения пособия по безработице определяется соответствующей справкой из службы занятости Российской Федерации. Деятельность в сфере индивидуального предпринимательства также заносится в такую документацию, как форма СЗВ-К. ПФР требует руководствоваться при её заполнении «Правилами подсчёта и подтверждения страхового стажа для установления трудовой пенсии». А также рекомендациями органов об уплате обязательных платежей.

Порядок заполнения

Чтобы подать корректные отчёты в Пенсионный фонд Российской Федерации, необходимо разобраться, как заполнить форму СЗВ-К. Это непростой процесс, который требует не только внимания, но и последовательности действий. Однако для её составления существуют инструкции которые призваны помочь в разрешении данной проблемы. Они содержат в себе конкретные рекомендации для каждого случая. Поэтому, если сравнить образец заполнения формы СЗВ-К, который предложен в типовом положении, с реальными примерами трудового стажа, то на их совместной основе можно подготовить корректную документацию, не вызывающую вопросов в ПФ.

Заполнение данного отчёта следует начинать с указания страхового номера работника и его персональных данных. Имя, фамилия, отчество и дата рождения указываются на основании удостоверения личности, гражданского или заграничного паспорта и иных устанавливающих документов. Номер пенсионного страхования определяется из соответствующего свидетельства. Также правила заполнения формы СЗВ-К предусматривают указание территориальных условий проживания работника в конкретный период времени. Однако вносится, если физическое лицо осуществляло трудовую деятельность в районах Крайнего Севера, местностях за Полярным кругом или на территориях, приравненных к ним. В случае если работник не проживал в указанных условиях, то раздел не заполняется.

Если документация (форма СЗВ-К), образец которой определяется индивидуально, заполняется впервые, то необходимо внести правку, что это исходный отчёт. Если же после сдачи данного материала в нем обнаружатся неточности, то составляется корректирующий лист, который подшивается ко всей пачке. В том случае, когда предоставленные данные в отчёте не соответствуют действительности, необходимо его полностью переделать, но уже указать значение «Отменяющий».

В графе «Наименование организации» отображают название и форму собственности компании или учреждения, где работник осуществляет трудовую деятельность на данный момент. Тогда как раздел «Периоды общественной, трудовой или иной деятельности» включает в себя всех работодателей до 31 декабря 2001 года. Код вида трудовых отношений указывается в графе с соответствующим названием, написание данных производится по рекомендациям «Инструкции по заполнению форм персонифицированного учёта». Если работник претендует на льготную пенсию в связи с особыми условиями (труд на высоте, подземная деятельность, вредное производство и так далее), то указывается шифр его профессии. Важно помнить, что такой образец заполнения формы СЗВ-К подаётся в ПФ отдельно от всей документации или в сшитой пачке с отчётами этого же типа. Дальнейшие пункты материалов для Пенсионного фонда заполняются идентично и уже не вызовут затруднений. Необходимо лишь руководствоваться рекомендациями соответствующих инструкций.

Образец составления

Рассмотрим вышеуказанный пример заполнения формы СЗВ-К на конкретных данных:

• Иванович - ФИО работника;
• 14 июля 1985 года - дата рождения;
• г. Москва, ул. Васильевская, 12, кв. 6 - место проживания по состоянию на момент составления отчёта;
• 009-480-671-93 - № страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
• записи трудовой книжки содержат следующие данные:
  - с 3 марта 1999 по 20 декабря 2002 работал в ОАО «Пульс» инженером-технологом инструментальной оснастки;
  - с 21 декабря 2002 по настоящее время работает в ОАО «Пульс» инспектором по снабжению.
• подписи и печати ответственных лиц:
  - директор ОАО «Пульс» Аторов Дмитрий Васильевич;
  - ответственное лицо за составление формы СЗВ-К - менеджер по персоналу Васенькова Тая Митрофановна.

Распространённые проблемы

При заполнении документации для Пенсионного фонда нередко возникают вопросы о необходимости включения периода дневного обучения в общее количество стажа. Специалисты рекомендуют делать это лишь в том случае, когда приобретение образования проходило в сертифицированном заведении, его ординатуре, аспирантуре и так далее. При этом в графе «Наименование организации» отображается полное название университета или колледжа, прошедшего государственную аккредитацию и обладающего правом осуществления своей деятельности. Если работник обучался в военном учебном заведении, то этот период приравнивается к службе в Вооружённых Силах РФ. Однако если трудовая книжка не содержит данных об образовании, то сотрудник может подтвердить его получение справкой из соответствующего вуза.

Штрафные санкции

Какие последствия будут ожидать организацию, которая опоздает со сдачей такой документации, как форма СЗВ-К, что это будет значить на практике для работодателя? Пенсионный фонд предлагает следующую трактовку закона № 27-ФЗ «О персонифицированном учете», который определят штраф в размере 10 процентов от всей суммы взносов, проведенных за отчётный срок времени. Однако важно знать, что выполнять взыскания этих средств может лишь суд. А он, в свою очередь, будет применять законы, которые более правомерны в данной ситуации. Если говорить конкретнее, то нормативно-правовой акт «Об обязательном пенсионном страховании в РФ». Он содержит в себе положения, которые предполагают выплату лишь 1000 рублей за нарушение определённого термина для передачи отчётности. Поэтому следовать трактовке законодательной базы от ПФ нерационально, в этом случае большинство правовых рычагов на стороне работодателя.

Несмотря на все сложности, которые могут возникнуть при составлении и передаче формы СЗВ-К в Пенсионный фонд, этот документ имеет очень важное значение, и пренебрегать его своевременной отправкой не стоит. Для автоматизации подготовки этого отчета существуют специальные программы, которые облегчают обработку анкетных данных сотрудников предприятия. Необходимо лишь убедиться, что эти приложения соответствуют актуальным требованиям оформления ПФ.

Некоторым организациям в этом 2019 году, да и ранее тоже, приходят письма из ПФР с требованием сдать формы СЗВ-К на всех или отдельных сотрудников, включая уволенных. Но эту форму страхователи представляли в период с 01.08.2003 по 01.07.2004 в органы ПФР по месту своей регистрации на всех своих работников, кроме тех, кто уже получал пенсию по старости или инвалидности.

С чем связаны и на чем основаны сегодняшние требования органов ПФР представить такие сведения? Дело в том, что в настоящее время ПФР проводятся дополнительные работы по сбору сведений об общем трудовом стаже застрахованных лиц за весь период их работы до 1 января 2002 г. (форма СЗВ-К ). Цель этих работ - информирование застрахованных лиц с 01.01.2015 о формировании пенсионных прав.

С 2015 года вступил в силу новый пенсионный Закон о страховых пенсиях. В ходе подготовки к его реализации ПФР выявил ряд застрахованных лиц, в лицевых счетах которых отсутствуют указанные сведения, что делает невозможным проведение работы по предварительной оценке их пенсионных прав.

Штрафов за несдачу СЗВ-К для страхователей не предусмотрено. Однако эта форма поможет реализовать работникам их пенсионные права. Потому что в этом отчете приводят сведения о периодах работы конкретных сотрудников. Обязательно ли сдавать такую форму?

Да, лучше представить эту форму в Пенсионный фонд. Хотя обязанности такой нет , и в состав пенсионной отчетности форма СЗВ-К не входит.

Такие запросы Пенсионный фонд РФ проводит в этом году в рамках Закона от 28 декабря 2013 г. № 400-ФЗ. Сотрудники фонда собирают и уточняют информацию о стаже граждан, чтобы потом оповестить их об имеющихся у них пенсионных правах.

Примечание : Хотя закон вступает в силу с 01-01-2015 г.

На основании данных СЗВ-К специалисты фонда смогут точнее определить страховой стаж сотрудника и рассчитать пенсию.

Где взять и скачать форму? Есть ли она в 1С? Нет. А вот в СБИС она есть. В программе пройдите:
ПФР -> Новый отчет -> Получение о обмен страховых свидетельств -> СЗВ-К (предпоследняя снизу списка форм) .

Пример заполнения формы СЗВ-К вы можете посмотреть ниже.

к меню

Когда сдавать форму, ответственность

Срок подачи сведений по форме СЗВ-К устанавливает территориальное отделение Пенсионного фонда РФ в своем письменном запросе. Как правило, это четыре недели с той даты, как вы фактически получили письмо-запрос.

Ответственность

В своих обращениях представители фонда предупреждают об ответственности за непредставление (искажение) сведений по форме СЗВ-К. Такая ответственность действительно предусмотрена статьей 25 Закона о трудовых пенсиях от 17 декабря 2001 № 173-ФЗ. Но это не штраф и не пени. Данная норма предполагает возмещение материального ущерба Пенсионному фонду РФ виновными лицами. А материальный ущерб может возникнуть, если организация не подаст (исказит) сведения о стаже. Ведь сотрудники фонда в таком случае могут начислить завышенную пенсию. Выплата таких пенсий повлечет за собой перерасход средств Пенсионного фонда РФ. Поэтому, обнаружив перерасход, фонд может обратиться в суд и потребовать от организации возмещения этого ущерба. Правда, на практике привлечь организацию к ответственности по данной статье очень сложно. Доказать связь между искажением данных и завышением размера пенсии фонд вряд ли сможет.

к меню

Порядок заполнения

Чтобы правильно заполнить форму СЗВ-К, руководствуйтесь пунктами 31–33 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11 января 2017 № 2п .

Форму СЗВ-К заполняйте на основании трудовой книжки и других документов, которые подтверждают страховой стаж сотрудника. Например, это трудовые договоры, справки с прошлых мест работы, лицевые счета и ведомости на выдачу зарплаты, справки, выдаваемые администрацией исправительно-трудового учреждения, военный билет, свидетельство о рождении ребенка и прочие.

Это следует из пунктов 31–33 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11 января 2017 № 2н, и Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 № 1015.

к меню

Тип формы СЗВ-К

В верхней части формы СЗВ-К (справа) вам нужно указать тип корректировки: «исходная», «корректирующая» или «отменяющая». Как определить, что поставить?

Если сведения о стаже подаете на сотрудника впервые, то поставьте «Х» в поле «Исходная ». Такую же отметку надо будет сделать, если сдаете исправленную форму СЗВ-К после того, как проверяющие вам вернули первичную из-за ошибок.

Поле «Корректирующая » отметьте, если вы сами нашли ошибку в ранее сданной и принятой фондом форме СЗВ-К, а теперь хотите уточнить или исправить эти сведения. В этом случае в форме СЗВ-К указывайте не только данные, которые исправляете, но и те, которые остаются без изменений.

Хотите полностью отменить ранее поданные сведения о застрахованном сотруднике? Тогда пометку поставьте в поле «Отменяющая ». Такую форму надо представить вместе с «исходной». При этом в самой форме заполните реквизиты от «Страховой номер» до «Категория плательщика страховых взносов» включительно и при необходимости – реквизиты договора гражданско-правового характера или авторского договора.

к меню

Заполнять указанную форму нужно для представления в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ сведений о стаже за периоды работы (иной деятельности) до 1 января 2002 года. Т.е. когда еще не было общей базы данных отчислений в пенсионный фонд. Данную форму придется заполнить и сдать по письменному запросу фонда. Если таких данных у Вас нет, то напишите официальный ответ, что сведений о заработной плате за период с 01-01-2000 по 31-12-2001 года не имеется.

к меню

Право не составлять и не представлять форму СЗВ-К

Форма СЗВ-СТАЖ подается 1 раз в год в отделение Пенсионного фонда и содержит информацию о стаже всего персонала за прошедший год. Для отчета СЗВ-СТАЖ сроки сдачи установлены довольно длительные: с начала января до конца февраля, но не позже 1 марта. То есть форму за 2018 год необходимо подать до 01.03.2019.

При этом работодателю следует досрочно отчитаться в течение 2018 года, если:

1. Сотрудник оформляет пенсию.

Отчет составляется только на данного работника и представляется в ПФР в течение 3 дней с даты его обращения за назначением пенсии.

1. Работодатель ликвидируется или закрывается.

СЗВ-СТАЖ оформляется на всех работников, включая тех, кто работает по гражданскому договору (ГПХ), за период с 1 января по дату ликвидации компании (закрытия ИП).

Сроки представления документа в отделение Пенсионного фонда приведены в таблице:

Сдача нулевого бланка постановлением не предусмотрена.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если на предприятии трудится только руководитель — единственный учредитель, то форму СЗВ-СТАЖ также необходимо составить на него и представить в ПФР.

В отчет включаются сведения о сотрудниках, с которыми в предыдущем году действовали трудовые или гражданско-правовые договоры, вне зависимости от того, начислялась ли им заработная плата:

• Ф. И. О.;
• СНИЛС;
• период работы в отчетном году;
• информация об условиях труда;
• данные об увольнении работника.

Работодатели вправе представлять отчет СЗВ-СТАЖ в ПФР как на бумажном носителе, так и в электронной форме. Но бумажный вариант отчета примут, только если у работодателя трудится 24 сотрудника или меньше. Если сведения оформляются на 25 и более человек, то доступен только электронный формат представления отчета, заверенный электронной подписью (п. 2 ст. 8 закона № 27-ФЗ).

При направлении отчетности электронным способом обязательно проконтролируйте получение от Пенсионного фонда квитанции о приеме отчетности.

Почему это нужно сделать, мы рассказали в материале «Важное изменение по отчетности в ПФР с 1 октября 2018 года» .

Ответственность за несвоевременную сдачу или ошибки в форме СЗВ-СТАЖ

Ст. 17 закона № 27-ФЗ предусматривает следующие финансовые санкции в отношении работодателя:

• За непредставление отчета СЗВ-СТАЖ в отделение Пенсионного фонда в установленные сроки, а также за представление некорректных сведений о сотрудниках работодателю грозит штраф 500 руб. за каждое застрахованное лицо.
• В случае представления формы в бумажном виде вместо электронного файла страхователя оштрафуют на 1 000 руб.

Но и это еще не все. За невыдачу сотруднику копии СЗВ-СТАЖ при увольнении работодателю грозит ответственность за несоблюдение трудового законодательства, предусмотренная п. 1 ст. 5.27 КоАП. Величина санкций в данном случае составит от 1 000 до 5 000 руб. на должностных лиц и ИП, допустивших правонарушение, и от 30 000 до 50 000 руб. на работодателя как юрлицо.

Итоги

Срок сдачи отчета СЗВ-СТАЖ по итогам 2018 года установлен на 01.03.2019. Данная форма также подается в ПФР при ликвидации компании или выходе работника на пенсию. При несвоевременной сдаче сведений к работодателю будут применены штрафные санкции.

За всеми изменениями, касающимися сдачи пенсионных отчетов, следите в нашей рубрике

В 2017 году была введена в действие СЗВ-СТАЖ новая отчетность для всех работодателей. Автором ее создания был Пенсионный фонд, поскольку при передаче администрирования соцвзносов в ФНС, в фонд перестала поступать информация о трудовом стаже работников. В этом году новую форму нужно выдавать на руки увольняющимся сотрудникам, однако с 2018 года по ней необходимо отчитываться в обязательном порядке всем хозяйствующим субъектам.

До 2017 года организации и предприниматели подавали в Пенсионный фонд отчет РСВ-1, из которого орган получал сведения о страже застрахованных лиц.

Однако с 2017 года управление взносами был передано, отчет отменили, и у фонда возникла проблема - у него исчез источник необходимых сведений для исчисления трудового стажа.

Для этих целей была разработан и введен СЗВ-СТАЖ. Она по внешнему виду напоминает другой отчет, отправляемый в фонд - СЗВ-М, но содержит по каждому из работников более подробные сведения.

Документы по своему действию не отменяют друг друга - ведь на основании ежемесячных сведений из СЗВ-М пенсионный фонд получает информацию о работающих пенсионерах с целью отмены постоянной индексации пенсии. Новый же отчет будет источником сведений о стаже каждого трудоустроенного работника, а также о размере начисленных на них взносов.

В качестве годового отчета новая форма будет подаваться в фонд только в 2018 году. Тем не менее, если в течение 2017 года работник решит уволиться, организация обязана выдать ему на руки СЗВ-СТАЖ. Кроме этого, при выходе на пенсию, и своевременном уведомлении об этом компании, ответственный работник должен будет подать электронную версию в фонд в период 3 дней по факту обращения.

Кто должен предоставлять СЗВ-СТАЖ?

По разработанным правилам, новый бланк необходимо будет обязательно подавать:

• Компании, а также относящиеся к ним подразделения, расположенные в других регионах;
• Предприниматели, сыщики, имеющие лицензию, адвокаты, нотариусы, у которых есть наемные сотрудники.

Сроки сдачи СЗВ-СТАЖ в 2017 году

Документ СЗВ-СТАЖ субъекты, у которых есть наемные работники, должны сдавать в ПФ каждый год один раз. Крайним сроком подачи этого документа определено 1 марта такого года, который идет за отчетным. На эту даты действует правило, что если она будет выпадать на выходной день, то окончательный срок подачи будет автоматически перемещаться на первый ближайший рабочий день.

В 2017 году этот отчет сдавать в обязательном порядке не было необходимости. Впервые хозяйствующие субъекты это будут делать до 1 марта 2018 года за период – 2017 год.

Однако также есть два случая, при которых необходимо будет незамедлительно оформить СЗВ-СТАЖ:

• Если сотрудник оформляет себе пенсию, и принес в свою бухгалтерию уведомление об это событии, то на него необходимо оформить бланк и передать его в срок трех дней с факта сообщения;
• Необходимо обязательно составлять СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника. Это должно происходить в завершающий рабочий день при выдаче на руки остальных обязательных документов.

Куда предоставляется отчетность

Оформленный отчет подается:

• Если это делает предприниматель - по месту его проживания;
• Если это делает компания - по ее месту расположения;
• Подразделения, которые ведут учет самостоятельно - по их месту расположения.

Способы сдачи отчетности

У отчета ест два способа его передачи в пенсионный орган:

• Бумажная форма. В таком виде отчет имеют право передавать только те предприятия и предприниматели, у которых принято на работу не более 25 человек. Бланк отчета необходимо заполнить самостоятельно на компьютере, распечатать в двух экземплярах, а кроме этого на флэш-носителе нужно принести электронный файл. Сотрудник фонда дает отметку на одной копии отчета, а также копирует к себе его электронный файл.
• Электронная форма. В этом виде его обязаны сдавать все субъекты, с количеством работников свыше 25 человек. Для того, чтобы сдавать отчетность, нужно оформить электронную цифровую подпись (ЭЦП) и заключить договор с оператором по передаче данных через интернет.

Особенности заполнения формы СЗВ-СТАЖ при увольнении

Форма СЗВ-СТАЖ обязательна к выдаче на руки при увольнении работника. Однако здесь есть свои нюансы. Так, если при сдаче за отчетный год в бланк включаются все имеющиеся работники, то в этом случае в документ вносятся сведения только по одному человеку.

Заполняется бланк следующим образом:

• Форма должна быть отмечена как исходная, отчетный год - год увольнения.
• В таблицу заносят одного человека, период работы - с начала года либо даты приема (если он был оформлен в текущем году) и до даты увольнения.
• В графе 14 ставится отметка только тогда, когда работник уволился 31 декабря.
• Разделы 4 и 5 для увольняющихся не заполняются.

Внимание! Внесение информации по всем лицам в данном случае является нарушением закона о персональных данных и может караться штрафными санкциями для ответственных за это лиц. В отчете указывается только увольняемый.

Форма сдачи отчета

СЗВ-СТАЖ включает в себя общую информацию об организации или предпринимателе, а также сведения о работниках, которые были наняты в течение этого периода.

Помимо самого отчета, вместе с формой еще необходимо сдавать опись ОДВ-1, куда вносят информацию о хозяйствующем субъекте и общее количество сведений о работниках.

Скачать бланки форм отчетности

Скачать в Excel.

Скачать в формате Excel.

Скачать .

Скачать .

Образец заполнения СЗВ-СТАЖ: пошаговая инструкция

Этот документ можно заполнять при помощи компьютера, или от руки на бумаге.

В последнем случае нужно придерживаться следующих правил:

• Нужно использовать ручку с темными чернилами. Запрещается заполнять красной либо зеленой пастой;
• Если произошла ошибка, то тот лист нужно заполнить заново.
• Зачеркивать либо пользоваться средством «Штрих» запрещено;
• При заполнении используются только заглавные буквы.

Раздел №1 – Сведения о страхователе

В графу «Регистрационный номер в ПФР» заносится номер, который ПФ присвоил хозяйствующему субъекту.

После этого располагаются графы для указания ИНН и КПП. В графе для записи ИНН присутствует 12 клеток. В том случае, когда отчет оформляется на организацию, у которой в коде ИНН только 10 цифр, то оставшиеся две клетки прочеркиваются. В графу КПП вносят информацию только организации, поскольку он у них присутствует. Предприниматели оставляют его пустым.

В графу «Наименование» записывается краткое название компании, либо полные Ф.И.О. предпринимателя. Данные заносятся так, как это указано в учредительных документах.

Блок граф «Тип сведений» определяет ситуацию, в которой подается данный отчет:

• Отметка «Исходная» показывает, что отчет передается впервые;
• Отметка «Дополняющая» говорит о том, что данным отчетом производится внесение новых данных, либо изменение сведений в ранее поданном отчете;
• Отметка «Назначение пенсии» говорит о том, что работник, указанных в отчете, выходит на пенсию, и стаж за этот год необходимо принять в расчет при назначении выплаты.

Раздел №2 - Отчетный период

Тут находится единственная графа из четырех квадратиков. Сюда записывается год, за который подается документ.

Раздел №3 – Сведения о периоде работы застрахованных лиц

Этот отчет выглядит как таблица, в которую построчно записывается информация о сотрудниках.

В столбцы «Фамилия», «Имя» и «Отчество» вносится личная информация по каждому работнику. В столбце «СНИЛС» указывается присвоенный ему фондом страховой номер.

Столбец «Период работы» включает в себя два отдельных – «Начало» и «Окончание». В том случае, когда сотрудник проработал весь год, то сюда заносятся первый и заключительный дни года. Если на одного и того же работника необходимо занести более одного периода (если он увольнялся, а потом снова устроился на работу), то их записываю один под другим в разных строках. При этом предыдущие столбцы со СНИЛС и ФИО не заполняются.

Если работник собирается выходить на пенсию, то при заполнении указывается ориентировочная дата события.

Если гражданин производил работы по гражданскому договору, то указывается его период действия, а в столбце 11 проставляется код «ДОГОВОР». Если же работы была выполнена, но не оплачена - то указываются коды «НЕОПЛДОГ», «НЕОПЛАВТ».

В графе 11 также проставляются следующие коды:

В столбце «Территориальные условия» проставляется специальный код, если работник выполнял свои обязанности в особых условиях, к которым относится, например, Крайний Север. Коды, которые можно заносить в этот столбец, для справки приведены в приложении 1 к отчету.

В столбец «Особые условия» вписывается код, если сотрудник осуществлял деятельность в среде, дающей право на досрочное получение пенсии. Все коды, которые можно здесь использовать, приводятся в приложении 2 к отчету.

Внимание! Если информация об особых условиях не имеет документального подтверждения, то сведения в столбцы 9, 12 и 13 не заносятся.

В столбец «Сведения об увольнении застрахованного лица» ставится отметка «Х» только тогда, когда день увольнения – это заключительный день года (31 декабря).

Раздел №4 – Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование

Указанный раздел обязателен для заполнения только тем, кто выходит на пенсию (была проставлена отметка «Назначение пенсии». В разделе располагаются два вопроса, и ответы на них необходимо пометить в соответствующем поле.

Раздел №5 – Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения

Указанный раздел также нужно заполнять, только если отчет подается на выходящего на пенсию работника. Здесь указываются периоды, за которые начислялись взносы, а также нужно указать, производились ли за эти периоды перечисления.

Опись ОДВ-1

Одновременно с отчетом нужно также подготавливать и передавать опись ОДВ-1. Здесь обобщаются все данные из основного документа.

Описи можно присвоить один из трех типов – «Исходная», «Корректирующая» или «Отменяющая». Выбор производится путем отметки в графе напротив статуса.

Раздел 1 включает в себя реквизиты хозяйствующего субъекта, и заполняется аналогично разделу 1 основного отчета.

В разделе 2 в графу «Отчетный период» нужно вносить 0, а вот в графе «Год» записывать номер года, за который сдается отчет.

В разделе 3 нужно указать общее количество сотрудников, на которых сдаются данные в СЗВ-СТАЖ.

Раздел 4 заполняется только в той ситуации, если сдаются отчеты, отмеченные СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР с отметкой «Особая», и сюда записывается обобщающая информация за весь период.

Раздел 5 оформляется в той ситуации, когда данные подаются на рабочих, имеющих право досрочно получать пенсионные выплаты за труд в специальных условиях.

Нулевая отчетность по форме СЗВ-СТАЖ?

Нормативный акт, определяющий как точно необходимо заполнять данный отчет, устанавливает, что СЗВ-СТАЖ отправляется компаниями и ИП, которые выступают работодателями. За отчетный период поэтому у такого субъекта бизнеса должен присутствовать хотя бы один работник.

Когда же ИП, нотариусы, адвокаты, население, имеющее статус самозанятого, не заключало ни одного трудового контракта, то сдавать отчет не надо. Кроме этого, при попытке сдать его система выдаст ошибку, поскольку по правилам документ должен содержать хотя бы одни сведения.

В то же время, до сих пор не ясна ситуация с организациями. Дело в том, что у такого лица всегда есть директор, который указывается в уставе при регистрации. И с одной стороны, если с ним не подписано трудовое соглашение, то и отчет на него подавать не нужно. С другой стороны, если договор с ним подписан, но деятельности никакой нет, то необходимо подавать отчет в ПФР, указав в нем только директора.

На текущий момент ПФ не дал каких-либо разъяснений по сдаче организациями нулевого отчета.

Штрафы за не сданный отчет или не выданный при увольнении

Действующие нормы права предусматривают различные размеры штрафных санкций, связанных с несдачей или недостоверным представлением данных в документе СЗВ-СТАЖ.

• Нарушение сроков направления в ПФР отчета влечет наказание компании штрафом в сумме 500 р. за каждого работника, включенного в него с опозданием.
• За невключение в вовремя сданный отчет отдельных работников - фирме могут предъявить штраф в сумме 500 р. за каждого такого сотрудника.
• Сданный в установленные сроки отчет, содержащий неверные данные на представленных в нем сотрудников, влечет наказание для компании в сумме 500 р. по каждому выявленному такому работнику.
• Существуют также штрафные санкции на должностных лиц организации за несвоевременное представление отчета в размере 300-500 р.
• Если отчет будет представлен в ПФР в бумажной форме вместо установленной электронной, то фирма может быть наказан штрафом в размере 1000 р..
• Если работнику в момент увольнения не выдается СЗВ-СТАЖ или при оформлении пенсии он не был отправлен по запросу в ПФР, предприятие ожидает штраф в размере 50000 р.

В 2019 году работодатели сдают в ПФР новый СЗВ-СТАЖ. Этот документ содержит сведения о пенсионном стаже работника, поэтому отчет нужно сдать обязательно. Разберем, как изменился бланк. А также расскажем, кто и когда сдает новую форму СЗВ-СТАЖ в ПФР по обновленным требованиям.

По-новому заполняйте СЗВ‑СТАЖ - Пенсионный фонд поменял правила. Мы согласовали все рекомендации с ПФР и сделали образцы отчетов,

Что такое СЗВ-СТАЖ

С 1 января 2017 года работодатели сдают в ПФР новый отчет - СЗВ-СТАЖ. Это отчет с информацией о пенсионном стаже сотрудников, который заменяет РСВ-1.

Раньше компании показывали сведения о стаже сотрудников в РСВ-1. Но последний раз этот документ сдавали за 2016 год. Чтобы в ПФР и дальше поступали данные, чиновникиввели новую отчетность для всех работодателей о страховом стаже - СЗВ-СТАЖ. Изменения в закон внесло постановление Правления ПФР от 11 января 2017 г. № 3п. Однако в 2019 году этот документ уже не действует, вместо него страхователи должны ориентироваться на постановление Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п.

Кто из работодателей и когда сдает отчет СЗВ-СТАЖ

На практике возникает вопрос - кто и когда сдает форму СЗВ-СТАЖ в фонд. Ответ на этот вопрос такой - работодатели обязаны ежегодно сдавать отчет в пенсионный фонд.

Также возникает вопрос - кого включать в СЗВ-СТАЖ. Ответ - в отчет необходимо записать сотрудников и работников, с которыми действует гражданско - правовой договор. Эксперты Системы Главбух предупреждают - включайте в СЗВ-СТАЖ сведения о тех людях, кто застрахован по обязательному пенсионному страхованию и на выплаты и вознаграждения которым ваша организация должна начислять пенсионные взносы.

Если не обязаны начислять взносы в пользу физлица, данные о нем в отчете не приводите. Например, организация арендует у гражданина помещение или автомобиль либо исполнитель самозанятый и платит налог на профессиональный доход. Когда других договоров с данным человеком нет - в СЗВ-СТАЖ его не отражайте .

У предпринимателей часто возникает вопрос - нужно ли сдавать ИП отчет по форме СЗВ-СТАЖ. Ответ на этот вопрос следующий - отчет обязаны сдавать как организации, так и индивидуальные предприниматели.

Кроме ежегодных отчетов в законе также предусмотрены отдельные случаи, когда в 2018 году СЗВ-СТАЖ необходимо отправить в фонд досрочно. Случаи, когда нужно сдавать СЗВ-СТАЖ в фонд, перечислены в таблице.

Кроме вышеперечиснных случаев отчет необходимо выдать сотруднику на руки. Всего предусмотрено два случая - по письменной просьбе сотрудника и при увольнении. В первом случае крайний срок - не позднее в течении 5 рабочих дней. Во втором случае форму необходимо вместе с остальными документами. Когда и как передавать копии отчета сотрудникам >>>

Кто сдает СЗВ-СТАЖ - кадры или бухгалтерия

Ответа на вопрос, кто фактически формирует и сдает СЗВ-СТАЖ, в законодательстве нет. Решение по таким вопросам каждая компания принимает самостоятельно.

Ответ будет завесить от того, как организовали штат в организации, документооборот и распределили должностные обязанности.

Например, в маленькой компании один бухгалтер может одновременно выполнять функции бухгалтера и кадровика. Тогда вопрос отпадает.

В случае, если в компании предусмотрена кадровая служба, то отчет можно поручить ей. Сотрудники кадровой службы первые получают самые важные данные для формы СЗВ-СТАЖ - СНИЛС, актуальные Ф.И.О. и даты приема на работу и увольнения. А вот каким способом отчитаться, зависит от количества работников.

Если численность сотрудников ровно 25 человек и более, отчет сдавайте только в электронном виде . Когда численность 24 человека и менее, отчет можно сдать на бумаге или в электронке - на усмотрение страхователя.

Все организации, которые заключали с гражданами трудовые и гражданско-правовые договоры, будут заполнять новую форму СЗВ-СТАЖ за 2018 год. Из старой формы СЗВ-СТАЖ убрали шапку документа, которая дублировала сведения из первого раздела. Теперь ИНН, КПП и регистрационный номер указывают в отчете один раз. Кроме того, чиновники переименовали графу 14 раздела 3, чтобы указывать в ней периоды, засчитываемые в страховой стаж безработным.

Типы новой формы СЗВ-СТАЖ

Всего существует три вида новой формы СЗВ-СТАЖ, которую работодатели подают в зависимости от ситуации:

• Исходная. Это форма, которая представляется на застрахованных лиц первый раз за отчетный период;
• Дополняющая. Подается, если необходима корректировка в форме СЗВ-СТАЖ из-за ошибок в исходном отчете;
• Назначение пенсии. Предоставляется на застрахованных лиц, которые оформляют пенсию в течение года.

Ошибки в СЗВ-СТАЖ надо исправлять по особым правилам. Для каждого вида ошибки есть своя уточняющая форма отчета - СЗВ-СТАЖ с типом «Исходная » или «Дополняющая », СЗВ-КОРР с типом «ОТМН », «КОРР » или «ОСОБ ». Какую форму подавать, зависит от ошибки и от того, принял ли фонд отчет полностью, частично или прислал предупреждение. Как исправлять отчетность о страховом стаже сотрудников >>>

Порядок заполнения формы СЗВ-СТАЖ

В форме СЗВ-СТАЖ пять разделов:

• Раздел 1 «Сведения о страхователе »;
• Раздел 2 «Отчетный период »;
• Раздел 3 «Сведения о периоде работы застрахованных лиц »;
• Раздел 4 «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование »;
• Раздел 5 «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения ».

В исходной и дополняющей форме обязательно необходимо заполнить первых три раздела, а в форме для назначения пенсии пять.

Бумажную СЗВ-СТАЖ можно заполнять на компьютере или от руки. В последнем случае используйте чернила или шариковую ручку любого цвета, кроме красного и зеленого. Отчет заполняйте печатными буквами. Подчистки и исправления запрещены.