Особенности правил составления информационно справочных документов. Правила составления справочно-информационных документов

Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.

В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

Виды

Выделяют следующие виды информационно-справочных документов:

письма;
докладные (служебные) и объяснительные записки;
сводки;
справки;
акты;
телеграммы и телефонограммы.

Составление и оформление

Служебные письма должны быть правильно составлены и оформлены в соответствии с формуляром-образцом, приня­тым для данной разновидности документа, кроме этого, они должны отвечать всем требованиям этики деловой переписки.

Служебные письма в большинстве случаев оформляются на бланках с угловым расположением реквизитов. Реквизиты оформляются в соответствии с правилами ГОСТ Р 6.30-2003.

Различаются письма по своему содержанию. Текст письма должен быть кратким (обычно размер письма не превышает одной страницы), полным (вопрос освещается полностью), точным и объективным. Существуют различные классификации деловых писем. Чаще всего их подразделяют на две группы:

— письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-на­поминание, претензионное письмо, письмо-просьба и др.);

— письма, не требующие ответа (письмо-извещение, пись­мо-подтверждение, циркулярное письмо и др.).

Поэтому каждому виду служебного письма присущи опре­деленные стандартизированные языковые обороты.

Чтобы письмо имело юридическую силу, оно должно иметь дату, регистрационный номер, подпись (подписи), на некото­рых видах служебных писем ставится печать организации.

Телеграммы передают в том случае, если необходимо срочно доставить информацию адресату. Документ визируют, подпи­сывают и регистрируют по правилам оформления служебных писем, но все телеграммы обязательно заверяются печатью ор­ганизации. Оформляют телеграммы на одной стороне листа через два межстрочных интервала. Текст печатают заглавными буквами сокращенно, без абзацев, переноса слов и исправ­лений.

Телефонограмму передают по телефону. Обычно в них изла­гается просьба о передаче необходимой информации или при­глашение на совещание. Оформляются телефонограммы в одном экземпляре, под­писываются руководителем организации или ответственным исполнителем. При передаче (приеме) телефонограммы обя­зательно фиксируют информацию о передающем и принимаю­щем (фамилию, должность, номер телефона).

Справки содержат описание производственной деятельно­сти организации и подтверждение каких-либо фактов, событий. Основное значение уделяется тексту справки, т.к. часто на основании документа принимаются различные решения. Если справку готовят в вышестоящую организацию, то она оформ­ляется на бланке и подписывается руководителем органи­зации.

Докладная записка — документ, информирующий руково­дство о фактах с выводами и предложениями. Докладные записки могут быть составлены сотрудниками ор­ганизации после выполнения ими поручений руководства, как отчет о проделанной работе, как просьба или предложение по результатам сложившейся ситуации. Внешние докладные за­писки оформляются на бланках и подписываются руководите­лем организации.

Объяснительные записки в некоторых случаях объясняют содержание отдельных пунктов основных документов или пишутся как объяснения каких-либо фактов, поступков. В этом случае текст документа должен быть очень убеди­тельным. Подписывают объяснительные записки авторы до­кумента.

К информационно-справочным документам относятся акты, которые составляются должностными лицами или комиссия­ми, как постоянно действующими, так и назначенными при­казом руководителя организации. Существует большое количество разновидностей акта: акты списания материальных ценностей, акты приема-передачи дел, акты ликвидации, инвентаризации и т.д. (Приложение 1). Факты, включенные в документ, должны быть точно установлены членами комис­сии. Предположения и мнения членов комиссий в акты не включаются.

Акты подписывают все члены комиссии. Некоторые виды актов утверждаются руководителем и заверяются печатью ор­ганизации. Существуют унифицированные формы актов, например, акт списания основных средств, акт приема-передачи.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол, как правило, ведется во время заседания секретарем или специально назначенным лицом. На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, выверяется и оформляется. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

Сводка — это документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу. В сводке содержится информация из различных источников по заранее установленным показателям (параметрам), связанным одной темой. Сводка не имеет унифицированной формы, но при ее оформлении придерживаются требований ГОСТ Р 6.30-2003. Текст сводки обычно приводится в табличной форме. Сводка подписывается составителем, а при ее направлении в другую организацию — руководителем или заместителями руководителя.

Значительную часть документов, создаваемых на предприятии и поступающих извне, составляют информационно-справочные документы. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию (например, к изданию распорядительных документов), а может быть просто принята к сведению.

К информационно-справочным документам относятся акты, служебные письма, докладные и пояснительные записки, справки, обзоры, отзывы и др.

6.1. Справки

Это документ информационного характера, подтверждающий и описывающий те или иные факты, события.

Справки бывают двух видов:

• справка-подтверждение удостоверяет юридический факт и выдается гражданам и учреждениям (чаще личного характера). Эти справки требуют заверения печатью;
• справка информационного характера содержит описание событий и фактов. Они составляются по запросу или указанию вышестоящих должностных лиц и организаций.

Справка, направляемая за пределы предприятия , оформляется на общем бланке предприятия и содержит следующие реквизиты :

• название вида документа (10);
• дата документа (11);
• ссылка на регистрационный индекс и дату запроса (13);
• место составления документа (14);
• адресат (16);
• текст (21);
• подпись (23).

Если справка содержит несколько вопросов, то текст разделяют на разделы по числу рассматриваемых вопросов. Текст справки может содержать таблицы, иметь приложения.

Внутренняя справка (т. е. справка, направляемая в другие подразделения одного предприятия) оформляется на внутреннем бланке или на чистом листе, который содержит основные реквизиты бланка с указанием наименования структурного подразделения.

Приведем пример внутренней справки.

СПРАВКА

О расходах на почтовые отправления

В декабре 2009 года экспедиционной службой было отправлено 124 заказных письма на сумму 314 (триста четырнадцать) грн.

Справка личного характера (о подтверждении места работы, учебы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т. п.) оформляется на бланке или с проставлением штампа предприятия на чистом листе. Такая справка имеет некоторые отличия в составе реквизитов от справки информационного характера, а именно: отсутствие заголовка к тексту, обязательное заверение подписи печатью. Вместо реквизита «Адресат» в конце текста указывается наименование организации, в которую предоставляется справка. Такие справки, как правило, начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором даются сведения.

В связи с тем, что тексты справок личного характера, как правило, типовые, могут применяться трафаретные бланки, изготовленные печатным способом, где заполняются лишь отдельные реквизиты.

Приведем пример справки, оформленной на трафаретном бланке с проставлением штампа предприятия.

6.2. Служебные записки

Служебные записки - обобщающее название адресованных руководству письменных пояснений, уведомлений и обобщений, в которых описываются определенные факты или события, а также вносятся предложения, вытекающие из изложенных фактов или событий и их анализа.

При составлении служебной записки указывается точное название документа - докладная, пояснительная или аналитическая записка.

Докладная записка - это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки бывают информационными, инициативными и отчетными.

Докладная записка составляется как по инициативе ее автора, так и по указанию руководителя. Цель докладной записки - информировать руководителя об имевшем место факте, о ходе выполняемой работы, сложившейся ситуации и т. п. и побудить принять определенное решение. Из этого следует, что текст докладной записки имеет две части: в первой (констатирующей или описательной) излагаются факты, имевшие место, или сложившаяся ситуация, во второй - выводы, предложения или просьба.

В зависимости от адресата докладные записки, как и справки, могут быть внутренними, т. е. направляемыми руководителю структурного подразделения или руководителю предприятия, и внешними, которые адресуют в другие инстанции (вышестоящие организации собственной системы - министерство, ведомство и т. п. - или местные органы власти).

Внутренняя докладная записка составляется на чистом листе бумаги. Она содержит следующие реквизиты:

• название вида документа (10);
• дата документа (11);
• регистрационный индекс документа (12);
• адресат (16);
• заголовок к тексту (19);
• текст документа (21);
• подпись (23).

Внешняя докладная записка имеет те же реквизиты, что и внутренняя, но оформляется на общем бланке предприятия и подписывается руководителем предприятия.

Приведем пример составления докладной записки.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Пояснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (проекта, плана, отчета) или объясняющий причины каких-либо событий, фактов, действий работников и составляемый по требованию руководства.

К первой группе относятся записки, которые являются приложением к основному документу, дополняют и поясняют его. Обычно они составляются к проекту или отчету (например, «Пояснительная записка к годовому отчету за 2009 год»). Оформляются такие пояснительные записки на общих бланках. Они имеют те же реквизиты, что и докладные записки.

Вторую группу составляют записки, в которых отдельные работники объясняют свои действия, поступки или сложившуюся ситуацию, например в связи с невыполнением задания или нарушением дисциплины. Такие записки, как правило, пишут по требованию администрации.

Как и внутренние докладные записки, они пишутся на чистых листах бумаги, имеют те же реквизиты и подписываются их составителями.

Приведем пример составления пояснительной записки.

Архив	Директору
	Якименко С. М.

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Об аварии в архиве завода

В результате разрыва трубопровода холодной воды, случившегося в воскресенье 27.12.2009 около 14 часов, было залито водой архивохранилище Д заводского архива, в котором находились дела временного хранения. Авария произошла из-за плохого состояния водопроводных труб, на которых были установлены хомуты. Благодаря оперативным действиям дежурного Металлова М. А. своевременно были приняты меры по устранению аварии и ликвидации ее последствий. Однако до 30 % дел, находившихся в этом хранилище, намокло или отсырело.

Для спасения документов были предприняты следующие действия:

• перебраны все дела и отобраны поврежденные документы;
• выделены к уничтожению дела, по которым истек срок хранения;
• просушены документы, по которым срок хранения не истек;
• остальные дела и документы вынесены в другое специально выделенное помещение.

В результате принятых мер утраченных документов нет.

Приложения: 1. Акт об аварии от 27.12.2009 № 3 на 2 л. в 1 экз.

2. Акт об уничтожении поврежденных документов от 28.12.2009 № 12 на 3 л. в 1 экз.

Заведующая архивом

Резникова

Т. А. Резникова

Аналитические записки - письменные обобщения, которые составляются по требованию руководства или по собственной инициативе и содержат систематизированные (сгруппированные, классифицированные и обобщенные) данные о событиях и процессах с изложением тенденций развития ситуации и предложений по принятию управленческих решений, которые следуют из приведенного анализа.

Аналитические записки имеют те же реквизиты, что и прочие служебные записки.

6.3. Акты

Акт - документ, составленный одним или несколькими лицами и подтверждающий некие установленные факты и события. Его составляют в присутствии свидетелей или на основании обследования.

Как правило, акты составляются комиссиями, назначаемыми приказом руководителя предприятия или вышестоящего органа. Комиссии могут создаваться и как постоянно действующие - ревизионные, экспертные и др. В определенных случаях акт может быть составлен с привлечением представителей сторонних предприятий.

Акты могут иметь различное назначение - служить первично-учетной документацией (например, акт приема материалов, акт на списание основных средств, акт на списание бланков трудовых книжек, акт принятия выполненных подрядных работ, акт об использовании рационализаторских предложений и др.), являться организационно-распорядительными документами (например, акт ликвидации предприятия) или составляться в зависимости от характера событий: при смене руководства, несчастном случае, аварии и др.

Составлению акта обычно предшествует изучение членами комиссии сути вопроса, действующих нормативных документов, которые регулируют рассматриваемый вопрос, и детальная проверка фактов. В акте должны отражаться только те факты, которые прямо установлены лицами, подписывающими этот акт. Если позволяет ситуация, допускается ведение черновых записей. В этом случае подготовленный акт представляется на подпись вместе с черновыми материалами, которые предварительно завизировали все члены комиссии и заинтересованные лица.

Вне зависимости от вида все акты составляются по единой схеме. Для многих актируемых повторяющихся ситуаций существуют унифицированные трафаретные формы. Например, унифицированные формы актов, составляемых архивными подразделениями предприятий при проверке наличия и состояния дел, при выделении дел к уничтожению, при приеме-передаче дел на государственное хранение и др.

• наименование организации (07);
• название вида документа (10);
• дата документа (11);
• регистрационный индекс документа (12);
• место составления или издания документа (14);
• гриф утверждения документа (17);
• заголовок к тексту документа (19);
• текст документа (21);
• отметка о наличии приложений (22);
• подписи (23).

Оформляется акт на общем бланке предприятия. Целесообразно использовать угловой бланк (с угловым расположением реквизитов), если акт подлежит утверждению.

Дата и место составления, проставляемые в акте, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Заголовок в краткой форме должен отражать содержание актируемого события. Формулируется заголовок с помощью отглагольного существительного с предлогом «О» («Об») или без него. Например: « О проверке…» , «О списании…» , «Об уничтожении…» или «Установление производительности автоматической линии…»

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указываются название, номер и дата распорядительного документа, на основании которого актируется событие, указываются должности, фамилии и инициалы (в именительном падеже) лиц, участвующих в составлении акта, а также могут быть указаны присутствующие лица.

Вводная часть начинается со слова «Основание» , которое печатается ниже заголовка на 2 - 3 интервала без отступа от левого поля. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются название организационно-распорядительного документа в именительном падеже (приказ, решение, положение, правила и др.), его дата, регистрационный номер и заголовок.

Пример:

Основание: приказ директора завода от 03.12.2009 № 112 «О реконструкции опытно-экспериментального участка».

С новой строки без отступа от левого поля печатается слово «Составлен» и приводятся должности, фамилии и инициалы составителей акта либо приводится состав комиссии (при этом первым указывают председателя комиссии).

Следует обратить внимание, что, если акт составлен постоянно действующей комиссией, созданной по приказу руководителя (например, экспертной комиссией по определению ценности документов) или по решению коллегиального органа (например, ревизионной комиссией акционерного общества), должности председателя и членов комиссии в акте не указывают.

Должности присутствующих (свидетелей составления акта) следует указывать обязательно. В числе присутствующих могут быть: лица, работа которых проверяется; должностные лица предприятия; специалисты данного предприятия или приглашенные; представители профкома или другой общественной организации; свидетели события и др. Если в составлении акта принимают участие представители других предприятий, то в название должности включают и наименование предприятия. Фамилии членов комиссии и присутствующих указываются в алфавитном порядке.

Пример:

Составлен комиссией в составе:

Председатель - Новый М. Н.

Члены комиссии: Воинов К. Л.

Субботин М. И.

Якушев В. А.

Присутствовали: главный инженер ОАО «Турбоатом» Савченко Т. Т.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проделанной комиссией работы, указываются документы, в соответствии с которыми проводилась работа, фиксируются установленные факты. Сведения могут быть представлены в виде таблицы. В случае необходимости формулируются выводы и даются рекомендации.

Количество экземпляров акта определяется соответствующими нормативными документами или тем, какой круг предприятий или лиц заинтересован в нем. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают после текста перед подписями, печатают с новой строки без отступа от левого поля.

Пример:

Составлен в 3-х экземплярах:

• 1-й экземпляр - в бухгалтерию;
• 2-й экземпляр - в отдел главного механика;
• 3-й экземпляр - в дело № 08-25.

Акт подписывается всеми лицами, участвовавшими в его составлении, в том числе и приглашенными. При подписании должности перед фамилиями не указываются.

Пример:

При наличии особого мнения у составителей акта или присутствующих его излагают ниже подписей на первом экземпляре акта или на отдельном листе. В последнем случае в акте рядом с подписью делается отметка: «с учетом особого мнения (прилагается)» .

Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт об инвентаризации утверждается руководителем предприятия. Утверждение оформляется грифом в соответствии с ДСТУ 4163 (см. с. 14).

6.4. Служебные письма

Служебные письма являются одним из наиболее распространенных видов документов и служат средством общения - установления служебных контактов, обмена информацией между предприятиями. Путем переписки ведутся переговоры, согласуются вопросы, выясняются отношения между партнерами, излагаются претензии и т. п. Деловая переписка предусматривает связь между юридическими лицами или между юридическими и физическими лицами, которые могут быть как отправителями, так и получателями корреспонденции.

По функциональному признаку служебные письма делятся на такие, которые требуют ответа, и такие, которые его не требуют.

К письмам, которые требуют ответа (инициативные письма) , относятся: письма-просьбы, письма-обращения, письма-запросы, письма-предложения, письма-требования.

Ответные письма по своему содержанию зависят от инициативных писем, поскольку тема их текста уже задана и остается изложить запрашиваемые сведения или характер решения вопроса, поставленного в инициативном письме: принятие или отказ от предложения, выполнение просьбы. Ответ должен быть изложен в конкретной форме: все ли просьбы могут быть выполнены и в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть аргументированным. На таких письмах исполнитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает.

Среди писем, которые не требуют ответа (циркулярные письма) , можно назвать письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-уведомления, письма-предупреждения, письма-отказы, сопроводительные письма, гарантийные письма, информационные письма.

Сопроводительное письмо - документ, который информирует адресата об отправке ему документов, прилагаемых к письму. Такое письмо составляется в случае, когда необходимо пояснить или дополнить документы, которые прилагаются: указать срок исполнения, пояснить причину задержки, пояснить сложные моменты и т. п. Начинаются письма этой разновидности словами: «Высылаем» , «Направляем» , «Возвращаем» , «Прилагаем» , далее указываются заголовки и реквизиты (дата и номер) документа, который высылается.

Гарантийное письмо - документ, который обеспечивает выполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведение исследований и т. п.).

Письмо-напоминание содержит указания на приближение или окончание срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом: «Напоминаем» .

Письма-приглашения направляются адресату с предложением принять участие в мероприятиях, которые проводятся. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В этих документах раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Письмо-уведомление по своему стилю приближено к письму-приглашению и информационному письму. Составляется для конкретного адресата и, как правило, является ответом на запрос. Начинается со слов: «Уведомляем» , «Сообщаем» , «Доводим до Вашего сведения» и т. п., далее излагаются факты, которые являются целью уведомления.

Письмо-подтверждение содержит уведомление о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли), о том, что предварительный документ остается в силе, и т. п. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность писем словом: «Подтверждаем» .

Служебные письма пишут на специальных бланках, которые так и называются: угловой бланк письма предприятия (см. с. 19) и продольный бланк письма предприятия (см. с. 20) в зависимости от размещения реквизитов и границ зон на бланке, или оформляют на чистом листе бумаги. В последнем случае оставляют место вверху слева для оттиска углового штампа отправителя. В зависимости от объема текста используют листы или бланки формата А4 или А5.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов предприятия содержит реквизиты :

• изображение Государственного герба Украины, герба Автономной Республики Крым (01);
• изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) (02);
• изображение наград (03);
• код организации (04);
• наименование вышестоящей организации (06);
• наименование организации (07);
• наименование структурного подразделения (08);
• справочные данные об организации (09).

Кроме того, на бланке письма рекомендуется размещать ограничительные отметки для реквизитов: «Дата документа» (11), «Регистрационный индекс документа» (12), «Ссылка на регистрационный индекс и дату документа» (13), «Адресат» (16), «Резолюция» (18), «Заголовок к тексту документа» (19), «Отметка о контроле» (20), «Текст документа» (21).

Реквизиты (01) - (09) печатаются типографским способом. ДСТУ 4163 разрешено изготавливать бланки с помощью компьютерной техники.

Служебное письмо является единственным документом, на котором не ставится реквизит «Название вида документа (10)» , т. е. слово «Письмо».

Реквизиты служебного письма :

• дата документа (11);
• регистрационный индекс документа (12);
• ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ (13);
• гриф ограничения доступа к документу (15) (при необходимости);
• адресат (16);
• резолюция (18);
• заголовок к тексту документа (19);
• отметка о контроле (20);
• текст документа (21);
• отметка о наличии приложений (22) (при необходимости);
• подпись (23);
• визы документа (25) (оформляются на экземпляре письма, остающемся у отправителя);
• оттиск печати (26) (при необходимости);
• фамилия исполнителя и номер его телефона (28);
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело (29) (проставляется от руки после исполнения документа);
• отметка о наличии документа в электронной форме (30);
• отметка о поступлении документа в организацию (31) (проставляется адресатом в день поступления документа).

Остановимся на особенностях оформления некоторых реквизитов.

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (реквизит 13) имеется только на бланке для писем. В письмах-ответах регистрационный индекс и дата входящего письма должны быть проставлены обязательно в специально отведенном для этого месте . Ссылочная дата и номер переписываются составителем ответа из инициативного письма цифровым способом и должны иметь следующий вид: «На № 05-14/122 от 28.12.2009».

Такая запись позволяет при получении письма-ответа быстро найти копию письма-запроса.

Этот реквизит не следует повторять в тексте . Фраза: «На Ваш № ____ от ______ сообщаем следующее…» - является лишней.

Текст письма должен четко отражать причину и цель его написания, раскрывать суть дела, содержать убедительные аргументы. Все аспекты рассматриваемого вопроса необходимо излагать сжато, но в достаточной мере полно. Изложение текста письма должно быть лаконичным, логически последовательным и корректным. Не менее важным для текста письма является соответствие литературным нормам.

Письмо, как правило, должно быть посвящено одному вопросу , поскольку это значительно упрощает и ускоряет все операции по обработке, поиску, исполнению и хранению документа. Несколько вопросов в одном письме можно затрагивать тогда, когда они взаимосвязаны.

В служебной переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, уведомляем, направляем, напоминаем и т. п.), так как должностное лицо, которое подписывает письмо, выступает от имени предприятия (учреждения, организации). Форма изложения текста от первого лица единственного числа (прошу, уведомляю, направляю, напоминаю и т. п.) возможна в случаях, если письмо оформляют на бланке должностного лица или если письмо содержит персональное обращение к адресату.

Вступление должно содержать изложение причин или непосредственного повода, обусловивших появление письма. Также во вступительной части могут приводиться ссылки на нормативные или инструктивные документы. Часто вступлением служит ссылка на решение вышестоящего органа.

Например:

« В соответствии с решением наблюдательного совета правление ОАО «Монолит» информирует заинтересованные предприятия о…»

«С целью выполнения распоряжения…»

В доказательной части приводятся факты, цифровые данные, ссылки на нормативные акты, излагается история вопроса, которые должны побудить адресата к рассмотрению высказанной просьбы (предложения) и принятию определенного решения.

Вывод (его также называют основной частью письма) является главным логическим элементом письма, в котором излагаются суть вопроса, основная цель в форме просьбы, предложения, гарантии, согласия или отказа и др.

Например:

« Учитывая вышеизложенное, считаем Ваши обвинения безосновательными и просим отозвать претензию».

В письме могут быть выражены и такие аспекты: ожидаемый результат и готовность к дальнейшему сотрудничеству.

Например:

« Думаем, что этот проект Вас заинтересует»

«Надеемся, что наше дальнейшее сотрудничество будет таким же плодотворным и взаимовыгодным».

В заключительной части письма перед реквизитом «Подпись» могут присутствовать слова: «С уважением».

Письма, направляемые зарубежным адресатам, целесообразно оформлять на двуязычных бланках, дополнительно используя язык страны-адресата или один из языков международного общения.

Унификация процесса оформления писем позволяет:

• организовать централизованное изготовление бланков для писем;
• сократить трудозатраты на составление и оформление писем;
• ускорить обработку корреспонденции;
• облегчить визуальный поиск нужной информации;
• применить оргтехнику.

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные и объяснительные записки, протоколы, переписка и др.

Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные реше­ния, т. е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подраз­деления, от руководителя подразделения к руководителю организа­ции, от подведомственной организации в вышестоящую.

В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложе­ние, представление, заявление, все разновидности переписки, про­токол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка - обобщенное название различных по содер­жанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефо­нограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информаци­онного обмена между организациями. К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями - как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. Виды деловой переписки и их названия определяются способами передачи деловой информации, которые разделяются на два основ­ных вида: почтовая связь и электросвязь.

Деловая переписка занимает значительное место в документационном массиве организаций. Являясь связующим звеном между организациями, переписка может составлять до 80% входящей и исходящей документации.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие - от имею­щих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглашение и др.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требо­вания:

Письмо оформляется на бланке письма и подписывается руководителем организации или его заместителями в соответствии с предоставленной им компетенцией;

Письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;

Независимо от содержания письмо должно излагаться официаль­но-деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях иметь разъ­ясняющие и дополняющие материалы.

Информационный обмен с помощью переписки следует исполь­зовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.). Наиболее подробно правила составления и оформления деловых писем рассмотрены в главе «»Роль делового письма в деятельности организации».

Докладная записка - это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями соста­вителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имев­ших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представля­ется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руко­водителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги.

Реквизитами докладной записки являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, адресат, наименование документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, дата. Если докладная записка внешняя, то реквизит «место составления» отсутствует, его заменяет реквизит «справочные данные об организации».

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части анализи­руется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения, третья часть содержит выводы и предложения о конкрет­ных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо пред­принять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае текст докладной записки содержит обоснование выводы и предложения составителя. Например:

ОТДЕЛ НОВЫХ ПРОЕКТОВ Генеральному директору

агентства г-ну Петрову ИЛ.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Понятие и значения информационно-справочной документации, описание ее видов - письма, телеграммы, протокола, акта. Правила оформления реквизита 24 - визы согласования документа. Приведение примера конкретного вида формуляра - "Должностной инструкции".

реферат , добавлен 09.01.2011


Состав информационно-справочной документации, её примеры. Положение об организации: определение, правила оформления и основные требования к содержанию. Автобиография: определение и назначение. Виды документов от граждан, работа с обращениями от них.

контрольная работа , добавлен 17.06.2012


Общая характеристика информационно-справочных документов организации: справки, сводки, отчетов, актов, писем и телефонограмм. Структура текста и реквизиты, входящие в состав типового формуляра внешних и внутренних докладных и объяснительных записок.

контрольная работа , добавлен 23.03.2011


Виды бланков и особенности их оформления, варианты размещения на бланке постоянных реквизитов. Составление и оформление общего бланка региональной таможенной службы, докладной и объяснительной записок, протокола. Требования к гербовым документам.

контрольная работа , добавлен 24.10.2015


Изучение общих требований к организационно-распорядительной документации. Принципы унификации и стандартизации управленческих документов. Правила оформления реквизитов организационно-правовой, распорядительной и информационно-справочной документации.

реферат , добавлен 17.05.2011


Классификация информационно-справочных документов, их роль в процессе управления. Особенности составления и оформления документов срочного характера: факс, телеграмма, телефонограмма. Виды докладных и объяснительных записок, правила их составления.

контрольная работа , добавлен 18.08.2009


Общая характеристика и направления деятельности ООО "СНС Экспресс", принципы создания системы документации. Прием и первичная обработка документов, требования. Информационно-справочная работа. Порядок оформления и индексации дел, правила их хранения.

дипломная работа , добавлен 15.03.2011

1. Информационно-справочные документы. Их классификация. Правила составления и оформление информационно-справочных документов.

Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.

Информационно-справочные документы, как отмечалось ранее, являются основанием для издания приказов по личному составу.

Этот комплекс кадровой документации имеет много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого конкретного работодателя состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяется самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству.

В состав информационно-справочных документов, как правило, включают:

Докладная записка;

Служебная записка;

Объяснительная записка;

Предложение;

Представление;

Заявление;

Протокол;

Справка;

Заключение;

Перечень;

Переписка.

В составе информационно-справочной документации выделяют:

1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики).

3. Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

Рассмотрим некоторые информационно-справочные документы, имеющие наиболее важное значение для кадровых вопросов.

Докладная записка – документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия решения.

Докладные записки могут быть двух видов:

1. внешняя;

2. внутренняя.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке.

Текст докладной записки состоит из трех смысловых разделов:

В первом разделе излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

Во втором - анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;

В третьем - содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

При этом второй раздел в докладной записке может отсутствовать.

Как правило, внутреннюю докладную записку подписывает составитель, если она представляется руководителю подразделения. Если она представляется руководителю организации, то подписывается и составителем и руководителем подразделения. Внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному.

Служебная записка по своему назначению близка к докладной записке, но в отличие от неё имеет внутренний, служебный характер. Она составляется работником или руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого структурного подразделения.

Служебные записки могут информировать руководство по следующим вопросам:

Материально-технического обеспечения;

Хозяйственного обеспечения;

Организационного обеспечения.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги. Текст служебной записки, как правило, состоит из двух разделов:

Обоснования (изложения причин составления);

Предложения, просьбы, заявки и тому подобное.

Служебную записку подписывает составитель (специалист или руководитель подразделения).

Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Объяснительная записка:

1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);

2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному.

1) Объяснительные записки, прилагающиеся к основному документу (акт, план, отчет и другие) и поясняющие содержание отдельных его понятий, разделов, положений.

2) Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, фактов, сложившихся ситуаций.

Текст объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов:

Первый содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;

Второй – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку подписывает ее составитель.

Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу.

Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).

По кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, о переводе, об увольнении по собственному желанию и так далее);

Сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организации, отдельных должностных лиц и так далее без указания на нарушения собственных прав заявителя.

В трудовых отношениях заявление выступает в качестве документа, фиксирующего инициативу работника по совершению какого-либо действия, имеющего для него определенные правовые последствия или согласие работника с какими-либо действиями работодателя. ТК РФ содержит многочисленные упоминания об этом документе, например: в статьях 80, 89, 122, 124, 126, 127, 128, 131, 229.1. ТК РФ и другие.

В зависимости от количества заявителей заявление может быть:

Индивидуальным;

Коллективным (например, в статье 195 ТК РФ упоминается о заявлении от представительного органа работников).

Заявление составляется в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном у конкретного работодателя.

Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и так далее) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата документа, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении может проставляться резолюция руководителя и отметка об исполнении документа.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются копии документов об образовании, анкета, автобиография и другие).

Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения («прошу принять...», «прошу проверить состояние...»), а затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения текста свободная.

Заявление подписывается автором и передается руководству для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и тому подобное).

Обязательными реквизитами заявления (в трудовых отношениях) являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись.

Справка :

1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий;

2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Выделяют справки:

Подтверждающие факты биографического или служебного характера;

Отражающие основную (производственную) деятельность организации.

Работники, как правило, обращаются к работодателю или в кадровую службу организации с просьбой выдать справки, подтверждающие факты биографического или служебного характера.

Их основная цель - подтвердить наличие или отсутствие определенного факта, например:

1) место работы;

2) должность, профессия, специальность;

3) стаж работы в определенной должности (по профессии, специальности);