Особенности оформления информационно справочной документации. Информационно-справочные документы оформление

Понятие информационно-справочные документы и их виды. Значение этой группы документов для решения оперативных вопросов и обмена информацией. Особенности подготовки и оформления информационно-справочных документов Способы подготовки и согласования информационно-справочных документов. Использование технических средств и средств коммуникации для подготовки документов.

Заявления, информационные справки. Докладные и объяснительные записки. Особенности оформления актов.

Понятие служебные письма и область их применения. Структура текста служебного письма, видовое многообразие переписки.

Инициативные и ответные письма. Уровень подписания служебных писем, докладных записок, информационно-аналитических справок. Использование электронной почты.

Телеграммы, телефонограммы, телексы, факсы. Состав удостоверения электронных документов, обеспечивающих их юридическую силу.

Составление и оформление информационных справок

Справки - документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов, событий. Справки бывают двух видов: информационные и удостоверяющие какой-либо факт или событие и выдаются заинтересованным лицам и учреждениям.

Удостоверяющие справки наиболее многочисленны и имеют массовое распространение, поэтому представлены в трафаретной форме.

Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации и могут носить инициативный характер или предоставляться по запросу.

Особенности оформления справки зависят от места, куда они адресованы - внутренние справки оформляются не на бланке, внешние - на бланке предпочтительно с угловым расположением реквизитов.

В состав формуляра внешней информационной справки входят следующие реквизиты:

· наименование вышестоящей организации отраслевого, административного или договорного подчинения;

· наименование организации или структурного подразделения юридический адрес;

· название вида документа;

· индекс;

· место составления;

· адресат;

· заголовок к тексту;

· подпись.

В некоторых случаях на внешней справке может быть виза, если ее содержание требует дополнительного согласования.

После названия организации через два межстрочных интервала указывается вид документа прописными буквами - СПРАВКА.

Дата оформляется цифровым способом (12.07.2003). Она является датой составления и датой подписания, дата согласования может быть оформлена другим числом.

Индекс проставляется на одной строке с датой и может состоять из порядкового номера, номера структурного подразделения и номера дела по номенклатуре дел (№ 02-07/14) или просто порядковый номер 14. Если справка оформлена не на бланке организации, порядковый номер можно не указывать.

Оформление докладных записок

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Широкое распространение получили схожие документы, называемые служебными записками для внутренней деловой переписки между структурными подразделениями и должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Докладная записка составляется по инициативе одного или нескольких юридических лиц или по поручению руководства.

По своей сути они могут быть информационными и отчетными.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресат к конкретным действиям, которые могут быть изложены в тексте или каким-то другим путем. (Предложенные ситуации предлагают самые разные варианты и мотивы принятия решений на основе докладных записок.)

Информационная записка обычно несет в себе сюжеты нейтрального характера, как правило, по поручению руководства. Докладные записки отчетного характера обычно содержат информацию о завершении какого-либо этапа работы, проведенного обследования, выполнения распоряжений, приказов и других распорядительных документов.

Как и в случае со справкой, докладная записка может быть внутренней и адресованной во внешнюю среду. Поэтому особенности ее оформления с этой точки зрения можно увидеть в примере оформления справки.

В состав формуляра внешней докладной записки включены следующие реквизиты:

· наименование структурного подразделения;

· наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

· индекс (номер);

· адресат;

· заголовок к тексту;

· подпись.

Предпочтительно при оформлении докладной записки на бланке пользоваться угловым расположением реквизитов (однако это требование не является жестким).

Полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно действующему уставу или положению об организации. Может использоваться сокращенное наименование, если оно не противоречит действующим нормативным актам. Наименование организации - автора размещается ниже, через 2-3 межстрочных интервала и может иметь угловое и продольное расположение реквизитов.

Составление и оформление объяснительных записок

Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения или конкретизации отдельных положений выполняемой работы. Как правило, она не содержит в отличие от докладной записки выводы и предложения.

Объяснительные записки могут адресовываться во внешние организации и применяться для объяснения служебных и личных обстоятельств, связанных с нарушением принятых обязательств, выяснения причин невыполнения условий работы, трудовой и технологической дисциплины внутри учреждения. В последнем случае они могут служить как оправдательный документ или как средство принятия к работнику определенных административных санкций.

Внутренние и внешние объяснительные записки пишутся на стандартном листе бумаги формата А4 и А5.

Типовой формуляр внешней объяснительной записки включает:

· наименование вышестоящей организации;

· наименование вида - ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ИЛИ ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА;

· индекс (номер);

· место составления или издания;

· адресат;

· заголовок к тексту;

· подпись;

Можно использовать угловое и продольное расположение реквизитов.

Наименование вышестоящей организации указывается согласно действующему уставу или положению, оно может быть написано в сокращенном виде, если эта аббревиатура не противоречит ведомственному нормативному акту.

Министерство здравоохранения РФ

Реабилитационный центр

Ниже наименования ведомства или структурного подразделения через 2 межстрочных интервала прописными буквами указывается название вида документа - ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА или ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА.

Дата ставится через 2 межстрочных интервала и оформляется таким образом: 05.12.2002.

Место издания, составления или подписания объяснительной записки указывается через 2 межстрочных интервала и должно соответствовать зарегистрированному юридическому адресу. Для объяснительных записок, составленных физическими лицами в пределах своей организации, место составления может опускаться.

Адресат оформляется в правом верхнем углу, содержит наименование организации, полный почтовый адрес в именительном падеже и необходимые справочные данные.

Внутренняя объяснительная записка адресуется руководителю организации, структурного подразделения или руководителю кадровой службы, если ее содержание затрагивает личные вопросы.

В формуляр внутренней объяснительной записки входит:

· наименование структурного подразделения - автора;

· название вида документа;

· индекс (номер) в случае необходимости;

· адресат;

· заголовок к тексту (не всегда);

Через 2 межстрочных интервала дается название вида документа.

Дата оформляется обычным способом и является датой составления или подписания.

Номер проставляется в случае необходимости или в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

Адресат оформляется в правом верхнем углу и содержит те же необходимые сведения, которые мы рассматривали во внешней докладной записке.

В случае необходимости проставления заголовка к объяснительной записке надо помнить, что он оформляется аналогично заголовку внешней докладной записки.

Текст в отдельных случаях может подразделяться на разделы, пункты и главное иметь смысловую согласованность всех своих частей.

Оправдательные документы совершенных административных правонарушений или непредставление в установленные сроки объяснительных записок должны иметь также оправдательные документы, которые оформляются как приложение.

Если приложения в тексте не названы, то мы обязаны их назвать.

Составление и оформление актов

Акт - документ, составляемый группой лиц или комиссией и подтверждающий установленные факты или события.

Акты составляются в следующих типовых случаях:

· обследования, проверок работ и ревизий деятельности организаций и их вспомогательных служб;

· организации, реорганизации, переименования и ликвидации организаций и их структурных подразделений;

· по вопросам аварий оборудования, ввода в действие объектов, производственных мощностей, приема работ;

· испытаний опытных образцов изделий, утверждения и выпуска печатной продукции, спектаклей, программ, кинофильмов;

· инвентаризации;

· вручения призов и дипломов;

· наличия и состояния дел и документов;

· проверок соблюдения штатно-сметной и финансовой дисциплины;

· происшествий;

· техники безопасности и охраны труда;

· технического состояния;

· нарушения трудовой дисциплины;

· уничтожения печатей, штампов, утраты документов и во многих других случаях.

Независимо от вида акт оформляется или на бланке организации или на стандартном листе бумаги.

Формуляр акта включает следующие реквизиты:

· наименование министерства или ведомства или вышестоящей организации;

· наименование организации (от имени которой обычно составляется акт) - автора документа;

· название вида документа, пишется прописными буквами - АКТ;

· место составления;

· гриф утверждения;

· заголовок к тексту;

· подписи.

Наименование вышестоящей организации может указываться полностью, если составление бланка осуществляется в официальной обстановке, а также допускается сокращенное наименование организации в актах для внутреннего использования, а также при чрезвычайных обстоятельствах.

Наименование организации должно соответствовать прямому административному подчинению вышестоящей организации и соответствовать Положению или другому ведомственному нормативному акту.

Бланк для акта лучше оформлять с угловым расположением реквизитов.

Вид документа может быть расположен в центре или от границы левого поля.

Датой акта может быть факт или событие, отраженное в документе,

датой может служить его утверждение, в актах финансовой ревизии и некоторых актах, служащих обоснованием чрезвычайных обстоятельств, месяц и год указываются полностью (6 мая 2003 г.), в других случаях - 06.05.2003.

Индекс акта может иметь только порядковый номер или индекс структурного подразделения, номер дела по номенклатуре и порядковый номер, например 07-12/45.

Место составления обычно проставляется по факту действия, события или происшествия и должно соответствовать административно-территориальному делению и Почтовым правилам Минсвязи РФ.

Гриф утверждения имеет несколько вариантов:

· утверждение должностным лицом с указанием слова УТВЕРЖДАЮ, должности, личной подписью и ее расшифровкой.

· утверждение нормативным документом: протоколом или приказом, распоряжением, но в любом случае этот документ указывается полностью и содержит ссылки на дату и номер.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу акта.

Заголовком к тексту могут служить само действие, установленное комиссией или должностными лицами (мы их перечислили выше).

Заголовок печатается через один межстрочный интервал.

Важнейший реквизит акта - его текст. На практике многие типовые ситуации, оформляемые актами, имеют трафареты, шаблоны, утвержденные или разработанные соответствующими ведомствами.

Текст акта может состоять из двух или более частей. Многие из предложенных ситуаций укладываются в такую схему:

введение;

констатирующая часть;

Во введении указывается должностное лицо в алфавитном порядке фамилии присутствующих при проведении проверки сотрудников обследуемого акта, в другом случае указывается состав членов комиссии в порядке - председатель и члены. Иногда, если члены назначенной комиссии работают в других организациях, указывается и наименование их должности.

Констатирующая часть обычно содержит сведения о проведенной работе, ее характере, сроках проведения и других установленных фактах, результатах проведенной работы. При необходимости члены комиссии ссылаются на действующее федеральное законодательство и ведомственные нормативные акты.

Эта информация может быть представлена самостоятельными разделами и пунктами. Выводы и предложения по фактам также могут быть представлены отдельными пунктами.

Завершающая часть акта обязательно содержит информацию о количестве созданных актов и их передаче в соответствующие органы или структурные подразделения обследуемого объекта.

Подписание осуществляется в той же последовательности, что и в начале акта, но, как правило, без указания должности, а в порядке распределения обязанностей внутри комиссии.

Юридическая сила акта состоит также в грифе утверждения, оформляемого согласно ГОСТу или действующей инструкции по делопроизводству.

Составление и оформление служебных писем

Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средствами обмена информацией между организациями, юридическими и физическими лицами.

Служебные письма охватывают очень широкий круг оперативной деятельности, поэтому так велико их видовое разнообразие.

Письма бывают директивными или информационными и по своему характеру содержат указания, разъяснения, рекомендации, предложения, поэтому они исходят, как правило, от вышестоящей инстанции.

Информационные письма содержат сведения, запросы, соглашения, напоминания.

Гарантийные письма гарантируют выполнение сроков и форм оплаты товаров, грузов, услуг.

Коммерческие письма служат для передачи информации при заключении и выполнении условий договоров и контрактов.

При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма, в которых продавец или поставщик просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантией оплаты покупателем товаров или услуг.

Служебные письма оформляются на бланке для письма.

Типовой формуляр бланка для писем включает:

Государственный герб РФ или Герб субъекта федерации;

Эмблему организации или товарный знак;

Код организации;

Код формы документа;

Адресат;

Заголовок к тексту;

Отметку о наличии приложений;

Подпись;

Отметку об исполнителе.

Изображение герба должно соответствовать Положению о Государственном гербе РФ или правовым актам субъектов РФ.

Эмблема или товарный знак размещаются только в соответствии с ведомственными нормативными актами.

Код организации и код формы документа проставляют соответственно по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), ОГРН и ИНН проставляют согласно документам, выдаваемыми налоговыми органами.

Наименование организации должно соответствовать учредительным документам - уставу или положению. Вышестоящая организация указывается только при административном или прямом подчинении.

Справочные данные включают: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов и по усмотрению организации - номера факсов, банковские реквизиты, ОГРН, ИНН, адрес электронной почты и т. д.

При переписке с иностранными партнерами и в совместных организациях используется двуязычное оформление.

Дата письма - дата его подписания и отправки (22.04.2004 или полностью 22 апреля 2004 г.). Может использоваться обратная последовательность: 2004.04.22.

Рядом с датой указывается индекс письма (06-11/64, где 06 - порядковый номер, под которым зарегистрировано письмо, 11 - индекс структурного подразделения, 64 - номер дела по номенклатуре).

Требования к адресату заключаются в том, что в нем дается полное или сокращенное наименование организации, структурного подразделения в именительном падеже. Текст письма должен быть аргументированным, кратким, последовательным и корректным. Обычно текст служебного письма состоит из вводной части и основной. В вводной части описываются факты или причины, побудившие направить письмо, основная часть содержит цель послания. Это может быть предложение, согласие, обоснованный отказ, гарантия или какие-либо другие факты.

Логическая структура письма предполагает использование стандартных оборотов речи:

Благодарим Вас за письмо...

Считаем необходимым обратить Ваше внимание...

Пользуясь предоставленной возможностью...

Обращаемся к Вам с убедительной просьбой...

Приносим извинения за несвоевременный ответ...

Направляем Вам...

К сожалению, мы вынуждены отказаться...

Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма...

В ответ на Ваше письмо напоминаем...

Согласно контракту...

В соответствии с...

Отметка о наличии приложения оформляется кратко, если оно упоминается в тексте письма, и называется полностью в случае отсутствия напоминания.

Одной из наиболее многочисленных групп ОРД является справочно-информационная документация, в состав которой входят служебные письма, телеграммы, телефонограммы, док­ладные и объяснительные записки, справки, акты, протоколы, сводки и др. доку­менты.

Все эти документы содержат информацию, которая может побуждать администрацию организации к каким-либо дейст­виям, а иногда документы подтверждают факты, события, дей­ствия, которые можно лишь принять к сведению.

По средствам служебных писем, телеграмм и телефонограмм осуществляется обмен информацией, делаются предложения, ведется преддоговорное общение, т.е. они соединяют органи­зацию с другими учреждениями, организациями и предпри­ятиями.

Служебные письма должны быть правильно составлены и оформлены в соответствии с формуляром-образцом, приня­тым для данной разновидности документа, кроме этого, они должны отвечать всем требованиям этики деловой переписки.

Служебные письма в большинстве случаев оформляются на бланках с угловым расположением реквизитов. Реквизиты оформляются в соответствии с правилами ГОСТ Р 6.30-2003.

Различаются письма по своему содержанию. Текст письма должен быть кратким (обычно размер письма не превышает одной страницы), полным (вопрос освещается полностью), точным и объективным. Существуют различные классификации деловых писем. Чаще всего их подразделяют на две группы:

Письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-на­поминание, претензионное письмо, письмо-просьба и др.);

Письма, не требующие ответа (письмо-извещение, пись­мо-подтверждение, циркулярное письмо и др.).

Поэтому каждому виду служебного письма присущи опре­деленные стандартизированные языковые обороты.

Чтобы письмо имело юридическую силу, оно должно иметь дату, регистрационный номер, подпись (подписи), на некото­рых видах служебных писем ставится печать организации.

Телеграммы передают в том случае, если необходимо срочно доставить информацию адресату. Документ визируют, подпи­сывают и регистрируют по правилам оформления служебных писем, но все телеграммы обязательно заверяются печатью ор­ганизации. Оформляют телеграммы на одной стороне листа через два межстрочных интервала. Текст печатают заглавными буквами сокращенно, без абзацев, переноса слов и исправ­лений.

Телефонограмму передают по телефону. Обычно в них изла­гается просьба о передаче необходимой информации или при­глашение на совещание. Оформляются телефонограммы в одном экземпляре, под­писываются руководителем организации или ответственным исполнителем. При передаче (приеме) телефонограммы обя­зательно фиксируют информацию о передающем и принимаю­щем (фамилию, должность, номер телефона).

Справки содержат описание производственной деятельно­сти организации и подтверждение каких-либо фактов, событий. Основное значение уделяется тексту справки, т.к. часто на основании документа принимаются различные решения. Если справку готовят в вышестоящую организацию, то она оформ­ляется на бланке и подписывается руководителем органи­зации.

Докладная записка - документ, информирующий руково­дство о фактах с выводами и предложениями. Докладные записки могут быть составлены сотрудниками ор­ганизации после выполнения ими поручений руководства, как отчет о проделанной работе, как просьба или предложение по результатам сложившейся ситуации. Внешние докладные за­писки оформляются на бланках и подписываются руководите­лем организации.

Объяснительные записки в некоторых случаях объясняют содержание отдельных пунктов основных документов или пишутся как объяснения каких-либо фактов, поступков. В этом случае текст документа должен быть очень убеди­тельным. Подписывают объяснительные записки авторы до­кумента.

К информационно-справочным документам относятся акты, которые составляются должностными лицами или комиссия­ми, как постоянно действующими, так и назначенными при­казом руководителя организации. Существует большое количество разновидностей акта: акты списания материальных ценностей, акты приема-передачи дел, акты ликвидации, инвентаризации и т.д. (Приложение 1). Факты, включенные в документ, должны быть точно установлены членами комис­сии. Предположения и мнения членов комиссий в акты не включаются.

Акты подписывают все члены комиссии. Некоторые виды актов утверждаются руководителем и заверяются печатью ор­ганизации. Существуют унифицированные формы актов, например, акт списания основных средств, акт приема-передачи.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол, как правило, ведется во время заседания секретарем или специально назначенным лицом. На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, выверяется и оформляется. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

Сводка - это документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу. В сводке содержится информация из различных источников по заранее установленным показателям (параметрам), связанным одной темой. Сводка не имеет унифицированной формы, но при ее оформлении придерживаются требований ГОСТ Р 6.30-2003. Текст сводки обычно приводится в табличной форме. Сводка подписывается составителем, а при ее направлении в другую организацию - руководителем или заместителями руководителя.

Остальные виды этой группы документов оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации».

1. Составьте письмо-приглашение выставочного центра «Экспо-Бизнес» в ОАО «Квант» с предложением представить свою продукцию на выставке с 10.05.2004 по 25.05.2004.

2. Составьте гарантийное письмо ЗАО «Кедр» ОАО «Сатурн» об оказании помощи в установке и наладке машин вычисли­тельного центра.

3. Составьте сопроводительное письмо генеральному дирек­тору ЗАО «Интерком» г-ну Пахомову Н.Н. с просьбой рассмотреть претензию на полученные (в соответствии с контрак­том № 45 от 24.06.2004, по железнодорожной накладной № 341) товары (наименование товара, кол-во), в которых согласно акту экспертизы обнаружены дефекты про­изводственного характера.

4. Напишите докладную записку на имя руководителя ЗАО «Вымпел» о командировании в г. Белгород старшего инже­нера планово-экономического отдела Добролюбова П.В. с 12.04.2004 сроком на 5 дней для выступления с докладом на се­минаре «Совершенствование системы заключения хозяйствен­ных договоров».

5. Составьте акт о списании товароматериальных ценностей на основе приказа Начальника департамента от 15.03.2004 № 77-П «О проведении инвентаризации товарно-материальных ценно­стей».

6. Оформите акт об итогах документальной проверки состояния документационного обеспечения ЗАО «КЭНДИ». В акте ревизии укажите следующие недостатки:

В отделе кадров предприятия в личных делах работников отсутствуют необходимые документы (перечислить);

Не ведется книга регистрации приказов по основной деятельности;

На предприятии отсутствует номенклатура дел.

7. Составьте проток заседания инвентаризационной комиссии ОАО «Стилис+», на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 145 тыс. рублей, а также зачитана ведомость по складу и объяснительная записка заведующего складом. Остальные данные укажите самостоятельно.

8. Составьте протокол производственного совещания работ­ников бухгалтерии, которые обсуждали вопрос организации работы в отделе в связи с развитием коммерческой деятельно­сти и приняли решение о необходимости увеличения числен­ности работников бухгалтерии и об оснащении отдела новыми компьютерами.

9. Составьте протокол общего собрания учредителей 000 «Нептун» о ликвидации 000 в связи с угрозой банкротства. Выступающие предложили прекратить деятельность общества путем ликвидации, для этого предложили создать ликвидаци­онную комиссию в количестве __ человек, в составе: _____ и поручить ей в ___ срок в соответствии с уставом общест­ва и действующим законодательством провести ликвидацию общества, предоставить кредиторам 000 ___ срок для за­явления своих претензий к обществу; заключенные на 200_ г. договора исполнить до 00.00.00, по остальным - сообщить контрагентам об отказе от договоров и причине отказа и в ___ срок выплатить им компенсацию в связи с условиями договора.

Список литературы

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991.

2. ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

3. Унификация текстов управленческих документов: Методи­ческие рекомендации. - М.: ВНИИДАД, 1998. - 243с.

4. Составление и оформление служебных документов: Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур / Под ред. проф. Т. В. Кузнецовой. - 2-е изд. - М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 1999. - 224 с.

5. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению. - 3-е изд., доп. и перераб. - М.: ПРИОР, 1999. - 144с.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достовер­ной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источ­никах.

В состав информационно-справочных документов входят акты, справки, докладные записки, служебные письмам др. Эти документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря - инициируют управ­ленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий. Перечень основных видов документов этого вида приведен ниже в п. 5.3.1. Служебные письма как наиболее распространенный вид информационно-справочной докумен­тации выделены отдельным пунктом (см. п. 5.3.2).

1. Информационно-справочные документы

Вот их перечень: протокол, докладная записка, объ­яснительная записка, заявление, представление, переписка (служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение), акт, справка, свод­ка, заключение, перечень и др.

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуж­дения вопросов и принятия решений на собраниях, заседани­ях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протоколы оформляются на основании черновых запи­сей хода заседаний, стенограммы заседания или звукоза­писи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов) на бланках организации, и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида докумен­та, дату заседания, номер, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления.

Заголовок к тексту протокола - это название протоко­лируемого мероприятия (совещание, собрание, заседание).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и ос­новной.

Во вводной части указываются председатель, секретарь, должностные лица, входящие в состав коллегиального орга­на, приглашенные, повестка дня. На заседаниях (собрани­ях) коллегиальных органов нередко присутствует большое количество участников. В этом случае составляется отдель­ный список присутствовавших на собрании, прилагаемый к протоколу.

Разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют важное значение, так как непосредственно влияют на юри­дическую силу принимаемых решений, оформляемых про­токолом. В данных разделах отражается наличие кворума собрания (минимального количества членов коллегиального органа, необходимого для проведения работы собрания, заседания, совещания).

В разделе «Повестка дня» перечисляются и нумеруются рассматриваемые на совещании вопросы.

Основная часть протокола состоит из разделов, соот­ветствующих пунктам повестки дня. Текст каждого разде­ла строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПО­СТАНОВИЛИ. Каждый вопрос «Повестки дня» рассматри­вается и оформляется отдельно по вышеуказанной схеме. Протокол подписывается председателем и секретарем.

Наряду с полной протоколы могут иметь сокращенную и краткую формы. В сокращенных протоколах после спис­ка присутствующих (приглашенных) указывается порядко­вый номер вопроса по повестке дня и печатается название доклада. Последняя строка названия доклада (пункт повест­ки дня) подчеркивается, и под чертой (в скобках) печатают фамилии выступающих в порядке их выступлений. Назва­ние каждого доклада заканчивается протокольным реше­нием или постановлением.

В протоколе краткой формы указываются только рас­смотренные вопросы, фамилии участвовавших в обсужде­нии и принятые решения.

В практике делопроизводства часто приходится делать выписки из протоколов. Из содержательной части протоко­ла берутся только те элементы текста, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.

Докладная записка - адресованный руководителю до­кумент, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, отражающего производственную деятельность организации, с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может оформляться рукописным спо­собом на стандартном листе бумаги.

Докладная записка содержит следующие реквизиты: на­именование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная запис­ка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей органи­зации, внутренняя - руководителю подразделения или орга­низации. Внутренние докладные записки создаются по ини­циативе работника или по заданию его непосредственного ру­ководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.

Объяснительная записка - документ, в котором ра­ботник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производ­ственной дисциплины. Объяснительная записка оформля­ется рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий суть обращения работника.

Заявления оформляются лично работником, как правило, от руки в произвольной форме (возможен ва­риант трафаретного бланка заявления, разработанный орга­низацией). Заявление содержит следующие реквизиты: наименование вида документа, должность, Ф.И.О. руково­дителя предприятия, текст, дату, подпись работника и ее расшифровку, визы, резолюции, отметку об исполнении и направлении его в дело.

Заявления оформляются при приеме на работу, увольне­нии, предоставлении очередных трудовых или дополнитель­ных отпусков, с просьбой об оказании материальной помо­щи и т. д. Как правило, подается на имя первого руководи­теля для принятия решения. Заявление с резолюцией является основанием для издания распорядительного документа (при­каза, распоряжения и т. п.). Сложившаяся практика (и осо­бенно судебная) показывает, что, например, заявления об увольнении надо составлять в двух экземплярах: один отдается администрации, а второй с датой подачи заявления и подписью должностного лица (секретаря директора, инспек­тора отдела кадров, непосредственного начальника) остает­ся на руках у подавшего заявление об увольнении.

Телеграмма (телетайпограмма) - обобщенное назва­ние различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по телеграфной сети общего пользования. Телеграммы составляют в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает свое­временного решения вопросов. Телеграммы составляются на специальных типографских бланках, а в случае их от­сутствия - на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах: первый направляется на телетайп (телеграф), второй - подшивается в дело. Телеграмма визируется ис­полнителем, подписывается руководителем организации и заверяется печатью.

РОСТОВ-ДОН ЦЕНТР

ПОСТАВКА ИЗДЕЛИЙ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ ОТСУТСТВИЯ КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДЕСЯТЬ ДНЕЙ НАЧАЛЬНИК ОТК Петров

Москва, Новоцентральная, 50

Начальник ОТК (личная подпись) И.О. Фамилия

Телеграмма содержит следующие реквизиты: наиме­нование организации, указание категории телеграммы, от­метку о виде телеграммы, телеграфный адрес получате­ля, условный или полный текст (содержание телеграм­мы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дату регистрации, адрес и наименование отправи­теля (под чертой).

Телекс - обобщенное название различных по содержа­нию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной сети. Иначе говоря, те­лекс - это телеграмма, посланная по телетайпу (телеприн­ту) - аппарату, применяемому для непосредственной те­леграфной связи.

Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумаж­ном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым спо­собом передачи текста: передается устно по каналам телефон­ной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограмма включает следующие реквизиты: наи­менование организации, вид документа, дату, номер, место составления, адресат, текст, подпись, отметку о времени пе­редачи и приема и указание должностей, фамилий и инициа­лов лиц, принявших и передавших телефонограмму.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Адресат:

Должность

И.О. Фамилия

ТЕЛЕФОНОГРАММА 00.00.0000 № 00

Заголовок к тексту

ТЕКСТ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ Должность (подпись) И.О. Фамилия

Передала: секретарь Ф.И.О. Приняла: секретарь Ф.И.О.

тел. 000 00 00 тел. 000 00 00

Время передачи: 00 час. 00 мин. Время приема: 00 час. 00 мин.

Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосред­ственным исполнителем. Текст телефонограммы не дол­жен содержать более 50 слов. Если телефонограмма пере­дается нескольким адресатам, в ней указывается список учреждений-адресатов и номеров телефонов.

Акт - документ, составленный несколькими лицами (комиссией) для подтверждения установленных фактов, со­бытий, действий.

Разновидности актов определяются их содержанием и назначением: сдачи-приемки (работ, материальных ценно­стей, документов), обследования (состояния техники безо­пасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности), испытаний (образцов, систем, технологий), приема-сдачи (материальных ценностей, до­кументов), приема-передачи (дел), ревизии, инвентари­зации, расследования аварий, несчастных случаев; ликви­дации организации и т. д.

Акты проверок, обследований, ревизий и другие не толь­ко фиксируют установленные факты и события, но и со­держат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух со­ставителей). Нередко акты составляются комиссиями, спе­циально назначаемыми, состав которых утверждается рас- поря-дительным документом руководителя организации. Однако возможно составление акта одним, специально уполномоченным на то лицом (ревизор, инспектор).

Текст акта, как правило, состоит из вводной и констати­рующей частей.

Вводная часть строится по схеме: основание - составлен комиссией в составе - присутствовали.

Если акт составлен комиссией, то вместо слова «присут­ствовали» указывают председателя комиссии, затем членов комиссии, их должности, инициалы и фамилии. Фамилии членов комиссии указывают в алфавитном порядке, нуме­руют арабскими цифрами и пишут через 1,5 интервала.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущ­ность и характер проведенной комиссией работы, указыва­ются документы, на основании которых работа проводи­лась, фиксируются установленные факты. В случае необ­ходимости в этой части делают выводы и предложения по установленным фактам.

Акты готовятся по результатам ревизий при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и образ­цов, приеме объектов в эксплуатацию, сдаче документов на уничтожение и т. д. В некоторых случаях акты подлежат ут­верждению, в том числе и вышестоящими организациями. Реквизит «УТВЕРЖДАЮ» находится в правом верхнем углу, на свободном месте.

Лицо, имеющее замечания по содержанию акта, подписы­вает его с указанием о своем несогласии и излагает свое мне­ние на отдельном листе-приложении. Небольшое по объему замечание можно поместить ниже подписей лиц, составив­ших акт.

В том случае, если выводы и предложения в акте из­лагаются в распорядительной форме, с указанием сроков исполнения предписываемых действий, акт представляет­ся руководителю для визирования.

Акт является основанием для издания администраци­ей предприятия соответствующих распорядительных до­кументов.

После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте, под расписку.

Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.

Основные реквизиты акта: реквизиты бланка организации; название вида документа; дата; заголовок к тексту; гриф ут­верждения (при необходимости); текст; отметка о наличии приложения (если оно имеется); подпись председателя и чле­нов комиссии; отметка о визировании присутствовавших; от­метка об исполнении документа и направлении его в дело.

Как правило, акт составляют в трех экземплярах: пер­вый направляется в вышестоящие организации, второй - руководителю организации, а третий подшивается в дело.

Справки отражают основную (производственную) деятель­ность организации. Они могут быть внешними и внутренни­ми. Внешние справки составляются для представления в дру­гую, как правило, вышестоящую организацию, внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

Сводка - документ, содержащий обобщенные сведе­ния по какому-либо одному вопросу. В сводке концентри­руется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанным одной темой (свод­ка отзывов, предложений, замечаний и т. п.).

Заключение - документ, содержащий мнение, выво­ды организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляются на проекты положений, поста­новлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.

Перечень - документ, содержащий систематизирован­ное перечисление предметов, лиц, объектов в определен­ном порядке.

В результате изучения данной главы студент должен:

– знать виды справочно-информационной документации, необходимой для осуществления управленческой деятельности в организации;

состав обязательных и дополнительных реквизитов справочно-информационных документов и особенности их оформления;

• – уметь разрабатывать бланки справочно-информационных документов, составлять тексты справочно-информационных документов;
• – владеть навыками подготовки документов справочно-информационного характера, разработки текстов справочно-информационных документов организаций с применением методов унификации.

Служебные документы, обеспечивающие информационный обмен между структурными подразделениями и организациями

Деятельность любой организации сопряжена с подготовкой и обработкой большого количества служебных документов. Правильное документирование должно точно фиксировать все процессы в организации. Документы должны передвигаться в организации с максимальной скоростью и минимальными затратами труда и времени персонала. Хранение документов должно осуществляться таким образом, чтобы любая справка или служебная записка могли быть подготовлены в кратчайшие сроки.

Рационально организованная работа с документами начинается с четкого определения их видов и разновидностей, в которых отражаются управленческие функции.

Служебный документ – документ, создаваемый или используемый в деятельности организации и носящий официальный характер.

Дадим характеристику некоторых видов документов справочно-информационного характера, присущих управленческой деятельности, так как именно эти документы выполняют служебную функцию по отношению к организационным и распорядительным документам. Эти документы не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительная документация, не содержат каких-либо поручений, но только сообщают сведения, побуждающие к принятию управленческих решений.

Другой особенностью документов справочно-информационного характера является процесс их движения – не сверху вниз, а наоборот, снизу вверх по иерархии управления: от работника к руководителю подразделения, от заместителя руководителя к руководителю и т.д.

Справка – документ, содержащий описание или констатацию каких- либо фактов. Например, справки содержат данные о количестве произведенной продукции или объеме оказанных услуг на определенную дату, о штатной численности, о заработной плате и т.д.

Справки подразделяют на внешние и внутренние, в зависимости от того, куда буду представлены.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние на листе бумаги с применением всех необходимых реквизитов. Для оформления справок может использоваться формат бумаги А4 или А5.

В справках используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа: "отдел осуществляет функции...", "в состав объединения входят..." и т.п.

Основные реквизиты справки:

• – наименование организации или структурного подразделения (для внутренней справки);
• – название вида документа;
• – дата документа;
• – регистрационный номер;
• – заголовок к тексту (кроме справок формата А5);
• – адресат;
• – подпись;
• – отметка о приложениях (при их наличии).

Текст справки может состоять из двух частей: вводной, содержащей основание для ее составления, и основной, где приводятся конкретные сведения по сути вопроса. Если справка содержит систематизированную информацию, допускается текст оформлять в виде таблицы, или в виде трафаретного текста с постоянной информацией и специально отведенным местом для переменной информации.

Справки по вопросам производственной деятельности организации оформляются на бланке, содержат факты, послужившие основанием для их написания, конкретную информацию, подписываются исполнителем. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью.

Сводка – документ справочного характера, в котором сконцентрирована информация из различных источников по заранее установленным показателям, связанным одной темой. Сводка содержит определенную сумму сведений, полученных от различных должностных лиц, или организаций, например, сводка отзывов по проекту документа, сводка предложений, замечаний. Чаще всего сводка оформляется в форме таблиц или графиков по тем же правилам, что и справка.

Докладная записка – документ, который составляется при необходимости отразить мнение должностного лица или организации но конкретному вопросу (событию) на определенную дату с выводами и предложениями, а также при обобщении различных сведений о результатах командировок, обследований и т.п. Как правило, докладные записки представляются должностному лицу для принятия определенного решения. Так, докладная записка начальника структурного подразделения с обоснованием цели и необходимости командировки служит основанием для издания приказа о командировании сотрудника.

Обратите внимание!

В Трудовом кодексе РФ в ч. 2 и 3 ст. 72.2 перечислены докладные записки, которые фиксируют определенные события или предупреждают о наступлении таких событий, например, служат основанием документального оформления временного перевода работника в связи с производственной необходимостью.

В Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558) (далее – Перечень архивных управленческих документов) указано несколько разновидностей докладных записок, например:

• – ст. 774 О нарушении правил внутреннего распорядка;
• – ст. 587 О трудовой дисциплине;
• – ст. 636 О сокращении рабочего дня;
• – ст. 573 Об организации труда;
• – ст. 585 Об учете рабочего времени;
• – ст. 610 Об условиях труда.

Докладные записки бывают двух видов: внешние и внутренние. Внешняя докладная записка оформляется для предоставления в вышестоящую организацию, внутренняя – руководителю подразделения или организации. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние – на чистом листе бумаги, можно рукописно, но с применением основных реквизитов, характерных для общего бланка. Внутренняя докладная записка создается для повышения эффективности деятельности организации.

Основные реквизиты докладной записки:

наименование организации (наименование структурного подразделения – для внутренней докладной записки);

• – дата и номер документа;
• – место составления (обязательно для внешней докладной записки);
• – заголовок к тексту;
• – текст;
• – подпись;
• – адресат;
• – резолюция.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. При адресовании записки должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.

Вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) проставляется прописными буквами ниже наименования структурного подразделения.

Датой документа является дата подписания докладной записки. Дата проставляется цифровым (19.09.2014) или словесно-цифровым способом (19 сентября 2014 г.).

В случае, когда докладная записка содержит упоминание о приложении, отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Если докладная записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров:

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего докладную записку, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Текст докладной записки может состоять из двух или трех смысловых частей, в которых будут отражены:

• – факты, события, причины, ставшие основанием для ее написания;
• – анализ сложившейся ситуации, варианты развития событий (эта часть может отсутствовать);
• – выводы с предложениями конкретных действий, которые, по мнению автора докладной записки, необходимо предпринять руководителю.

Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации, внутренняя – составителем.

Для оформления всех докладных записок используют, как правило, угловое расположение реквизитов.

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события.

• – записки, являющиеся приложением к основному документу, дополняющие и поясняющие его; чаще всего они сопровождают планы и отчеты и оформляются на общем бланке организации; подписываются такие объяснительные записки руководителями организации;
• – записки, составляемые отдельными работниками или структурными подразделениями для объяснения их поведения, поступков, сложившейся ситуации. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на простых листах бумаги с указанием структурного подразделения, где работает сотрудник, даты составления, заголовка к тексту и подписываются их составителями. Объяснительные записки могут иметь приложения, включая вещественные. Текст объяснительной записки должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей:

• – в первой части указываются факты, послужившие поводом к ее составлению;
• – во второй излагаются причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Таким образом, текст объяснительной записки формируется по схеме причинно-следственной связи.

Согласно ст. 193 ТК РФ письменные объяснения работника обязательно сопровождают документирование привлечения его к дисциплинарной ответственности. На практике работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. Этот документ служит работодателю одним из оснований для оценки тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

Объяснительная записка такого типа может быть составлена от руки на чистом листе бумаги формата А4.

Основные реквизиты объяснительной записки:

• – наименование структурного подразделения;
• – наименование вида документа;
• – дата составления;
• – номер (если автор – руководитель структурного подразделения);
• – заголовок к тексту (если текст документа более одной фразы);
• – текст;
• – подпись составителя – автора документа;
• – адресат;
• – резолюция.

Служебная записка – это письменное сообщение для использования внутри организации.

По некоторым исследовательским данным 80% сообщений, написанных деловыми людьми, существует в форме писем или служебных записок. В крупных организациях внутренние коммуникации чрезвычайно нужны. Организации развиваются, штатная численность растет, проблемы координации становятся все более серьезными. Служебные записки помогают всем подразделениям организации поддерживать связь.

Служебные записки выполняют множество функций: передают информацию из одного структурного подразделения в другое, поддерживают связь между филиалами. Такие документы могут быть подшиты в архив для обращения к ним при необходимости.

Из практического опыта

В связи с тем, что служебные записки предназначены для осуществления внутренних коммуникаций, может показаться, что легче просто переговорить с человеком, чем написать служебную записку. Иногда это верно, однако использование служебных записок дает определенные преимущества:

• – служебная записка сохраняется в письменном виде. В отличие от устной беседы служебная записка может быть подшита в архив для дальнейшего использования. Ею могут пользоваться как автор, так и получатель. Наиболее вероятно, что служебные записки, затрагивающие важные вопросы, будут сохранены. Ссылка на регистрационный номер предыдущей записки в служебной записке с более поздней датой напомнит как получателю, так и отправителю такие детали, как дата, персональная ответственность и крайние сроки выполнения работ;
• – служебная записка удобна для передачи сложной информации в случаях, когда устное сообщение содержит много специфических деталей, его сложно передать в устной форме, слушателю трудно запомнить содержание;
• – служебные записки могут быть доступны сразу нескольким адресатам одновременно. Если автор хочет передать сообщение нескольким работникам сразу, то на индивидуальное общение с каждым потребуется время. Несоответствия в расписании работы могут затруднить сбор группы для встречи, а служебная записка может быть передана большому количеству адресатов одновременно.

При подготовке служебной записки необходимо помнить, какое значение она может иметь как для организации в целом, так и лично для работника. Автор документа производит впечатление не только на тех сослуживцев, с кем он непосредственно общается; определенное впечатление об авторе документа создается у всех, кто читает его служебные записки. Можно воспользоваться этим обстоятельством для формирования благоприятного мнения об авторе. Иногда служебная записка, предназначенная для внутреннего использования, неумышленно или намеренно предается публичной огласке. Это может негативно повлиять на репутацию всей организации, однако не может быть поводом для отказа от применения служебных записок.

Служебную записку, как и любой другой служебный документ, необходимо начинать с ее планирования, независимо от ситуации, в которой пишется служебная записка. Прежде всего, определить цели, затем проанализировать предполагаемую аудиторию (кому пишется служебная записка) и, наконец, выбрать основные идеи, подумав, что конкретно автор хочет донести до адресата.

Служебная записка как документ появилась для того, чтобы упростить коммуникативный процесс внутри организации, поэтому при се подготовке и написании некоторые детали и изысканность стиля приносятся в жертву краткости. Обычно работники, которым приходится часто писать, при подготовке служебной записки меньше задумываются над подбором наиболее подходящих слов, чем при подготовке письма. Служебная записка, как правило, менее формальна и более конкретна, чем письмо.

Тем не менее, при подготовке служебных записок следует руководствоваться приемами написания эффективных деловых писем. В служебных записках, как и в письмах, информация с хорошими или нейтральными новостями должна располагаться в прямой последовательности. Если записка содержит негативную информацию, будет лучше, если ее основные идеи будут располагаться в обратном порядке.

Стандартными целями подготовки служебных записок являются:

• – запрос информации;
• – выдача инструкций;
• – сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
• – объявление (извещение).

Служебная записка с запросом информации – это часть внутренней документации любой организации. В одних случаях на изучение и подготовку ответа на такой запрос работнику требуются часы работы, в других случаях работник может написать ответ прямо на подлиннике и вернуть отправителю. Этапы подготовки служебной записки с запросом информации включают:

• – обозначение основной мысли – запрос;
• – изложение необходимых деталей;
• – напоминание адресату основной мысли и предоставление уточняющей информации.

Эффективность служебной записки-запроса зависит в основном от ясности и обоснованности содержания сообщения, а также от того, как автор определяет свои цели.

При передаче с помощью служебной записки инструкций автор должен попытаться так преподнести информацию, чтобы ни одного вопроса предполагаемого адресата не осталось без ответа.

Сопроводительная служебная записка представляет собой более развернутое сообщение. При этом автор может выйти за рамки простого представления сообщения и тем или иным образом интерпретировать его адресату, или, по крайней мере, описать его основные положения.

Служебная записка может быть также использована для сообщения о таких событиях, как перемещение персонала, встречи или изменения в деловой политике организации. Служебные записки-извещения могут распространяться по всей организации или предназначаться только для конкретного круга лиц, иногда их вывешивают для всеобщего ознакомления на доске объявлений организации.

Формат служебной записки предназначен для ускорения и упрощения процессов внутренней коммуникации. Как правило, это достигается за счет унификации структуры информации. Обязательные элементы служебной информации размещаются в верхней части страницы и включают в себя:

• – наименование автора;
• – название вида документа;
• – дату;
• – номер документа;
• – адресат;
• – заголовок к тексту;
• – текст;
• – подпись.

Используя этот формат, организация обеспечивает появление информации определенного типа в одной и той же части служебной записки, что в дальнейшем сократит время на подготовку и обработку данного документа. Например, служебная записка о графике отпусков позволит организовать бесперебойную работу всех структурных подразделений в течение календарного года и оформить в короткие сроки график отпусков в соответствии со всеми требованиями, установленными для данного вида документов.

Служебные записки могут быть разными по объему: краткие не превышают нескольких предложений, другие могут занимать несколько страниц. Когда объем служебной записки превышает одну страницу, каждая последующая должна содержать номер страницы, так же как и все многостраничные служебные документы.

Для регистрации докладных, служебных и объяснительных записок могут использоваться специальные регистрационные формы, например журналы регистрации докладных, служебных и объяснительных записок.

Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500–600 документов в год или 15–20 в день). Отличительной особенностью такой регистрации является запись сведений о документах в хронологической последовательности.

Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.

К служебным запискам в некоторой степени можно отнести такой вид служебной переписки как записки и сообщения по электронной почте. Конечно, электронная почта широко используется и во внешней коммуникации, однако служебные записки в электронной форме чаще применяются для внутрифирменной коммуникации.

Большинство организаций старается поддерживать свой собственный стиль и формат таких документов, так как не все организации используют одинаковое программное обеспечение. Однако существуют некоторые общие правила внутрифирменной электронной коммуникации.

Электронная служебная записка должна содержать:

• – краткий заголовок поднимаемого в записке вопроса, что позволяет адресату сразу понять смысл документа. В современном обществе любой человек просматривает большое количество сообщений электронной почты. Наличие заголовков позволяет ему замечать наиболее важные из них;
• – электронные записки должны быть краткими; в них можно опускать официальные обращения-приветствия (например, "Уважаемый..."), обязательные для деловых писем;
• – некоторым авторам нравится подписывать свои записки или ставить инициалы, чтобы подчеркнуть свое авторство. Это полезный способ обретения уверенности в том, что автор отправил окончательный вариант документа, а не более ранний черновик. Программные пакеты электронной почты позволяют добавлять адресные детали в качестве своего рода электронной подписи;
• – если содержание записки считается конфиденциальным, необходимо сделать об этом отметку в заголовке записки или сообщения по электронной почте. Для обеспечения конфиденциальности получаемой электронной почты необходима система входных номеров и паролей (login) для ограничения доступа к личному почтовому ящику.

В случае если автор электронной служебной записки предполагает получить ответ от своего корреспондента, необходимо в электронном сообщении установить конкретный срок, достаточный для подготовки ответа, объяснив причину. Пример: "В целях успешной подготовки рабочего совещания, пожалуйста, подтвердите свое участие до четверга 24 июля". Следует избегать неопределенных значений типа "...в нужное время...". Получатели будут интерпретировать это, как подтверждение низкого приоритета сообщения и не будут отвечать на него. Заголовок с отметкой "СРОЧНО" остается эффективным до того момента, пока не начинает использоваться слишком часто.

Особенностью электронных служебных записок является то, что ответы на многие записки и сообщения по электронной почте не будут приходить с первого раза. Электронная почта обладает преимуществом возможности автоматического подтверждения получателем факта прочтения сообщения, однако, возможно, автору придется посылать напоминания тем, кто не дает ответа.

Обзор – краткое сообщение, содержащее информацию для сторонних или подведомственных организаций о работе в той или иной области или о деятельности организации за определенный период времени.

Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении какого-либо задания (плана, поручений руководства, должностных обязанностей и т.п.), а также о проведении конкретных мероприятий. Основные принципы составления письменных отчетов едины. Некоторые организации используют стандартизированные форматы для различных рутинных отчетов (например, "объем продаж за последний месяц"). Многие отчеты предназначены для обмена информацией внутри организации, поэтому работники, оформляющие их, часто используют отчет в форме служебной записки. Не только выбор формы отчета, но и другие особенности его написания зависят от его цели. Отчет редко предназначен только для записи информации, обычно он должен информировать или объяснять, рекомендовать, мотивировать, убеждать, усиливать предшествующее обсуждение или сообщение, инструктировать.

Отчет может иметь несколько целей, которые являются желаемыми результатами; все они должны быть ясны и иметь приоритеты. Они помогают точнее выбрать объем, стиль, содержание текста и т.д. для правильного изложения отчета.

Все отчеты можно условно разбить на три группы:

• – информационные отчеты (представляют данные без какого-либо их пояснения и используются постоянно);
• – аналитические отчеты (содержат анализ ситуации, например, описание явления во временных, денежных и натуральных показателях, выявление отделов и подразделений, в которых те или иные показатели выше, а также причин);
• – информационно-аналитические отчеты (в таких отчетах не только представлены данные и разъяснена их суть, но также проведен анализ проблемы, рассмотрены альтернативы и последствия, сделаны выводы и рекомендации). Информационно-аналитические отчеты являются наиболее сложными, так как, по сути, они содержат в себе два других типа отчетов.

Отчеты в форме служебной записки применяют для обмена информацией внутри организации. Документ должен иметь четко выраженное введение, основную часть, заключение, что совсем не обязательно для служебной записки. При этом функции отчета в форме служебной записки и служебной записки очень близки. К числу документов, которые часто оформляются как отчет в форме служебной записки, относятся промежуточные, пояснительные, периодические отчеты, которые необходимы для успешного функционирования организации.

Промежуточные отчеты содержат разного рода информацию и широко используются в организациях. В зависимости от рода деятельности организации и темы отчета, промежуточный отчет может быть либо разовым, либо входить в комплект отчетов. Если предполагается написание нескольких промежуточных отчетов, то следует соблюдать единообразие в оформлении всех, чтобы отчеты было удобно обрабатывать. Промежуточные отчеты (ежедневные, еженедельные или ежемесячные) обычно направляются вышестоящему руководству. Чем более конкретно представлена информация, тем более полезным будет промежуточный отчет.

Пояснительный отчет применяется, когда необходимо написать отчет с целью пояснить что-либо, например, изменение правил выполнения процедуры, причины изменения бюджета и т.п. Большинство организаций широко используют короткие, функционального типа отчеты, например, отчеты о встречах, ежемесячные отчеты о выпуске продукции или услуг. Наиболее часто используемые виды коротких отчетов – это информационные отчеты, представляемые работниками на регулярной основе. Например, в конце каждой недели все страховые агенты, как правило, должны представить руководителю отчет о контактах с клиентами. Поскольку этот стандартный отчет представляется очень часто, многие организации разрабатывают для этой цели унифицированный бланк, который нужно заполнить. С точки зрения организации использование бланка гарантирует, что представляемая информация будет единообразной, и, следовательно, удобной для обработки. С точки зрения автора это упрощает процесс составления отчета, потому что в бланке четко указано, какую информацию нужно представить.

Отчеты могут состоять как из нескольких страниц, так и из нескольких сотен страниц, в зависимости от темы и целей. Они могут быть как периодическими (например, финансовые), так и разовыми (например, отчет о проведенном опросе). Стили подачи информации отличаются в зависимости от характера исследования, результаты которого изложены в отчете. Отчеты, над которыми работала группа авторов, отличаются по стилю от индивидуально подготовленных и могут содержать разделы, написанные разными авторами.

Структура отчета всегда логична. Используют три способа расположения введения, основной части и выводов (см. табл. 7.1).

Таблица 7.1

Способы последовательности изложения материала в отчете

Последовательность изложения материала	Особенности
Введение
Введение Основная часть	Любой вариант приемлем, если: – в отчете содержатся только положительные сведения; – адресат достаточно осведомлен для того, чтобы понять выводы без предварительного прочтения оставшейся части отчета; – выводы включают основную информацию, которая более детально раскрывается в основной части; – читающему нужно сначала прочесть выводы.
Введение Основная часть

Как по расположению, так и по степени важности, основная часть отчета должна занимать центральное положение в нем. Объем основной части может составлять 75% от всего текста отчета, а оставшиеся 25% текста распределяют между введением и заключением. Периодически необходимо подводить итоги, делать выводы, например, в конце каждого важного раздела. При написании отчета необходимо делать ссылки на источники информации, которые автор использовал в процессе исследования. В официальных отчетах ссылка на источник обязательно располагается в сносках, помещенных либо в конце страницы, либо в конце текста. В менее официальных отчетах источник может упоминаться непосредственно в тексте.

Во введении, как правило, разъясняется важность темы, которой посвящен отчет, может быть дана историческая справка или описана структура основной части отчета. Здесь же помещают параграфы, посвященные актуальности отчета, констатации существующей проблемы, имеющимся возможностям ее решения и целям отчета.

В разделе "Заключение" проводится обобщение сказанного в основной части отчета и подведение итогов. В этом разделе уделяют внимание наиболее важной информации, и делаются необходимые акценты.

При наличии приложения к отчету, оно имеет титульный лист, на котором приведено обозначение и название приложения. Библиография в отчете представляет собой перечень источников информации, которые использовались при подготовке отчета, вне зависимости от того, цитировались отрывки из них в отчете или нет. Алфавитный указатель используется только в больших отчетах и представляет собой перечень основных понятий и тем, приведенных в алфавитном порядке. В перечне содержится номер страницы, на которой упоминалось то или иное понятие. Кроме того, в отчет могут быть включены предварительные части, к числу которых относятся титульный лист, документ, подтверждающий полномочия, сопроводительное письмо, содержание, перечень таблиц и рисунков, аннотация. Содержание является обязательной частью любого отчета. В нем перечислены все разделы, входящие в отчет (например, список таблиц, приложения, библиография и пр.), за исключением тех, которые предшествуют содержанию, а также заголовки первого и второго уровней, встречающиеся в тексте с указанием номеров страниц, на которых их можно найти. В аннотации дается изложение содержания отчета в краткой форме, в объеме обычно одной страницы.

Перечень – систематизированный список документов, объектов, предметов, составляемый в случае распространения определенных норм или требований па этих лиц или предметы .

Перечень оформляется на общем бланке; его форма, как правило, табличная. В ряде случаев его составляют и не в табличной форме (тогда он состоит из разделов).

Перечни подписывают составившие их должностные лица. Конкретные разновидности перечней могут требовать проставления грифа утверждения.

Датой перечня является дата его составления, если он нс подлежит утверждению, или дата утверждения, если он имеет этот реквизит.

Обязательными реквизитами перечня являются:

• – наименование организации;
• – наименование вида документа;
• – дата и номер документа;
• – место составления;
• – заголовок к тексту;
• – подпись.

Подготовка перечня начинается с разработки классификатора, который представляет собой систематизацию обособленных вопросов деятельности всех структурных подразделений организации. Разделы классификатора могут содержать названия структурных подразделений организации, либо основные направления работы и функции при отсутствии четко выраженной структуры (например, в малых организациях с количеством штатных единиц до десяти человек). Внутри разделов вопросы систематизируются по степени их значимости, трудоемкости и взаимосвязи. Обязательным элементом такого классификатора должны являться комплексы документов, необходимых и достаточных для документирования работы по каждому вопросу. Такой классификатор позволит, в дальнейшем, провести унификацию документов и руководству организации осуществлять контроль по реализации функций, выполняемых в каждом из подразделений.

Список – документ, составляемый для регистрации предметов и лиц в определенном порядке или для информирования. Списки оформляются по единым правилам с перечнями.

Стенограмма – дословная запись всех выступлений. Стенограммы используют при записи официальных встреч, конференций, заседаний коллегиальных органов управления. Стенограмма обязательно содержит дату проведения заседания, место проведения, состав присутствующих, текст и может являться официальным приложением к протоколу заседания.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в особую группу в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается принимающей стороной). Телефонограммы применяют для оперативной передачи информации служебного характера, составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем. Рассмотрим макет телефонограммы.

Обязательные реквизиты телефонограммы:

• – наименование организации;
• – вид документа;
• – дата;
• – исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы (при наличии);
• – адресат;
• – текст;
• – подпись лица, принявшего телефонограмму;
• – входящий регистрационный номер;
• – отметки о времени передачи и приема с указанием должностей, фамилий, инициалов (или только фамилий и инициалов) лиц, принявших и передавших телефонограмму.

В случае отсутствия специальных бланков для телефонограмм применяют листы формата А5. Текст телефонограммы не должен содержать более пятидесяти слов. Пример:

Телефонограммы составляются в одном экземпляре. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список организаций, структурных подразделений и номеров телефонов.

Заявление – документ, адресованный должностному лицу, содержащий просьбу работника. Заявление оформляется, как правило, по кадровым вопросам (прием на работу, предоставление отпуска, увольнение и т.п.) и адресуется руководителю организации или его заместителю; оформляется на чистом листе бумаги формата А4.

Обязательными реквизитами заявления являются:

• – наименование подразделения;
• – название вида документа;
• – дата;
• – текст;
• – адресат;
• – подпись (включает наименование должности, роспись и расшифровку подписи заявителя);
• – визы согласования.

Текст заявления всегда начинается с обращения "Прошу...". Заявление подписывает автор документа. Пример:

Без виз согласования данный документ не будет иметь юридической силы.

Акт – документ коллегиального характера, в котором, в отличие от протокола, подтверждается определенный факт или событие, что фиксируется в документе группой лиц, принимавших участие в актировании. Акты составляют по результатам проверок, ревизий, при приеме-передаче дел, сдаче-приеме материальных ценностей, проведении испытаний (технологий, систем) или обследований (условий труда, состояния техники безопасности), приемке законченных объектов, ликвидации организации и т.д.

Акты оформляются на общем бланке организации или на бланке конкретного вида документа (АКТ), если в организации предусмотрена унифицированная форма такого документа с трафаретным текстом .

Основные реквизиты акта:

• – наименование вида документа (акт);
• – место составления;
• – дата;
• – номер документа;
• – заголовок к тексту;
• – подписи;
• – гриф утверждения.

Место и дата акта должны соответствовать месту и дате актируемого события, а заголовок к тексту акта в краткой форме отражает содержание актируемого события или факта.

Текст акта может состоять из двух частей: вводной и констатирующей (основной). Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются составители и присутствовавшие. После слова "Основание" указывается распорядительный документ или устное предписание. После слова "Составлен" перечисляются должности, инициалы и фамилии лиц, составивших акт. Ели акт готовился комиссией, то первой указывается фамилия председателя, а фамилии других членов располагают в алфавитном порядке. После слова "Присутствовали" перечисляются должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта.

В констатирующей части указываются цели и задачи составления акта, характер проделанной работы, установленные факты и выводы с заключением. В конце текста акта перед реквизитом "подписи" необходимо указать сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Пример:

Количество экземпляров зависит от количества заинтересованных сторон, если другое не определено соответствующими нормативными документами.

Образец акта представлен ниже:

Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении; при оформлении подписи должности не указываются, но фиксируется распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии, присутствовали). При наличии особых мнений у составителей акта или присутствовавших их следует излагать ниже подписей на первом экземпляре акта или на отдельном листе.

Заключение – документ, содержащий мнение организации, комиссии или отдельного лица по какому-либо вопросу или документу. Пишется по проектам положений, инструкций, постановлений и других документов, таких как отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, по которому оно подготовлено, и текст, состоящий из двух частей. В первой части даются краткое изложение вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части следует изложить конкретные замечания по рассматриваемому вопросу или документу. Вторая часть текста заключения может состоять из нескольких пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами.

При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: "С проектом... согласны" или "По проекту... замечаний нет".

Заключение должно быть оформлено на общем бланке организации, если оно подписывается руководителем организации или его заместителями, или на стандартных листах бумаги формата А4, если заключение подписывается работником или группой работников организации. Если заключение составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации.

Обязательными реквизитами заключения являются:

• – наименование вида документа;
• – дата и номер;
• – место составления;
• – заголовок к тексту;
• – подпись;
• – оттиск печати (при составлении заключения на стандартном листе бумаги).

Извещение – сообщение заинтересованному лицу или организации о предстоящем мероприятии (конференции, совещании и т.п.) с предложением принять участие в нем. Можно применять форму извещения вместо сообщений о повестке дня и других аналогичных документов.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений па собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях.

Макет протокола представлен ниже:

Протокол занимает особое место в системе управленческих документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), с другой стороны, протоколы содержат постановляющую часть и могут рассматриваться как распорядительные документы. Рассмотрим данный документ в группе служебных документов справочно-информационного характера.

Протоколы документируют деятельность как постоянно действующих коллегиальных органов, так и временно образованных. Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.

Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации организаций с любой организационно-правовой формой и любой формой собственности.

Широко применяется составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов – конференций, собраний, семинаров, совещаний, проводимых руководителем, и т.д.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: полная, краткая или стенографическая.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, высказанные мнения, прозвучавшие вопросы, замечания, предложения. Полный протокол позволяет отразить полную информацию о заседании. Рассмотрим образец оформления полного протокола:

Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер. Рассмотрим образец оформления краткого протокола.

Любой протокол оформляет секретарь заседания; подписывают председатель и секретарь. Подписи отделяют от текста тремя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем. Текст протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем или стенографистом вручную или с использованием диктофона, тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений. Сбор указанных материалов для составления протокола проводит секретарь коллегиального органа, а также должностные лица, которые готовят материалы к обсуждению.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает весь процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Текст протокола должен быть подготовлен не позднее трех дней после дня завершения заседания.

Протокол оформляется на общем бланке формата А4, который включает следующие основные реквизиты:

• – наименование организации;
• – название вида документа;
• – дату заседания (крайние даты заседания);
• – индекс документа;
• – место заседания;
• – гриф утверждения (при необходимости);
• – заголовок к тексту;
• – текст;
• – подписи.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания. Например: 21-24.01.2015.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Заголовок к тесту протокола отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа. Например: Протокол (чего?) собрания трудового коллектива; (чего?) заседания совета директоров; (чего?) совещания руководителей структурных подразделений.

Текст протокола включает две части: вводную и основную.

Во вводной части протокола после заголовка должны быть приведены фамилии и инициалы того, кто руководил проведением протоколируемого мероприятия и кто вел протокол, т.е. председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова "Присутствовали" перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), присутствовавших на совещании (заседании, собрании). Все фамилии располагают в алфавитном порядке и печатают через один межстрочный интервал:

Фамилии, инициалы и должности лиц, приглашенных на заседание, как из числа работников организации, так и из других организаций перечисляются следующим образом:

При оформлении протокола расширенного заседания, конференции с большим количеством участников, фамилии не перечисляют, а указывают цифрой общее количество участников. В таких случаях до начала заседания проводят регистрацию участников по отдельному списку, по итогам которой проводят подсчет присутствующих. Списки передают секретарю собрания, они будут одним из приложений к протоколу.

Необходимо подчеркнуть, что разделы "Присутствовали" и "Приглашенные" имеют особое значение по отношению к другим разделам протокола, так как непосредственно влияют на юридическую силу данного документа, показывая правомерность проведения данного коллективного мероприятия. В этих разделах отражается наличие кворума собрания, т.е. необходимого количества членов коллегиального органа, достаточного для начала работы собрания (совещания, заседания). При отсутствии нормативно установленного для данного коллегиального органа кворума (обычно простое большинство или 2/3) проведение собрания недопустимо, так как его решения будут неправомерны.

Повестку дня также включают во вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые будут обсуждаться на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения, а также фамилии выступающих (докладчиков).

Повестку дня заседания, как правило, составляют заранее, она должна включать оптимальное количество вопросов (из которых основных не более двух), которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Каждый вопрос повестки дня нумеруют арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога "О" или "Об".

По каждому пункту указывают докладчика (должностное лицо, готовившее данный вопрос).

Текст основной части протокола составляют в соответствии с последовательностью вопросов, определенных повесткой дня.

Основная часть текста протокола содержит количество разделов, соответствующих пунктам, включенным в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫ́СТУ́ПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" ("РЕШИЛИ"), Названия частей печатают от левого ноля прописными буквами (для выделения в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение собрания).

В части "СЛУШАЛИ" дается текст выступления. Каждую фамилию и инициалы выступавшего печатают с новой строки в именительном падеже.

Изложение текста выступления отделяют от фамилии дефисом, и оформляют от третьего лица единственного числа. Существует практика включения в текст протокола содержания докладов (выступлений, сообщений), по допускается использование ссылки "Текст доклада прилагается". В этом случае доклады становятся приложением к протоколу.

В части "ВЫСТУПИЛИ" фиксируются вопросы, задаваемые докладчику в ходе выступления, которые оформляются в протоколе с указанием фамилии, вопроса и ответа на него.

В части "ПОСТАНОВИЛИ" ("РЕШИЛИ") отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола. В случае, если решение содержит несколько вопросов, каждый из них излагается отдельным пунктом. Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу и на нем обязательно оформляется ссылка на номер и дату протокола.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к конкретному вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Принятые на заседании решения часто доводятся до исполнителей в виде выписки из протокола.

Выписка включает (повторяет) все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, но которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Макет выписки из протокола выглядит следующим образом:

Выписку из протокола подписывает только секретарь, и он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова "Верно", указания должности лица, заверяющего выписку, личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Образец оформления выписки из протокола представлен ниже:

В случае если выписка готовится для представления в другую организацию, то она заверяется печатью организации.

Унификация текстов служебных документов. Оформление любых документов предполагает обязательное соблюдение ряда правил, которые обеспечивают их юридическую полноценность и способствуют оперативности исполнения документов, а также их последующего использования в справочных и других целях. Каждый из перечисленных документов состоит из отдельных реквизитов. Состав реквизитов различных видов документов неодинаков, он зависит от содержания документа, его назначения и способа обработки. Например, электронный документ должен иметь свои специфические реквизиты, не присущие традиционному документу (идентификатор электронной копии документа, специальные коды). При этом в разных документах один и тот же реквизит может занимать различное место. Реквизиты в документе располагают с учетом последовательности операций по его подготовке, оформлению и использованию.

Так, в извещениях, заключениях, различных записках обязательно указывается адресат. Дата является непременным реквизитом при оформлении справочно-информационных документов, так как лишенный даты документ в определенной степени теряет юридическую силу. Датой документа является дата его подписания (все документы справочно-информационного характера, кроме акта, который может подлежать утверждению). Дата служит поисковым признаком и применяется при ссылках на данный документ вместе с его названием и регистрационным индексом (при наличии) .

Подпись также является обязательным реквизитом всех документов справочно-информационного характера. Именно подпись подтверждает ответственность определенного должностного лица или просто работника организации за его содержание.

Важно знать!

Задача любых специалистов организации – затруднить возможность фальсификации любых служебных документов организации, не провоцировать мошенника с легкостью совершать фальсификацию, обеспечить уверенность в данных документографической экспертизы. Для этого полезно применять следующие меры:

• 1. Исполнение подписи должностными лицами с помощью перьевых ручек цветными чернилами (фиолетовыми, синими).
• 2. Проставление оттиска печати цветными чернилами на документах, требующих удостоверения печатью.
• 3. Обеспечение полного визуального восприятия всех элементов подписи: наименования должности, подписи, расшифровки подписи. Печать не должна затруднять прочтение этих элементов. Это позволит установить их взаимное соответствие в случае необходимости, а, следовательно, добавит и гарантии их подлинности.
• 4. Отсутствие на бланках документов банковских реквизитов (за исключением служебных документов, связанных с решением финансовых вопросов).
• 5. Желательно выработать читаемую подпись, хотя бы на первые 3–5 букв.

При оформлении справочно-информационных документов, как и других видов управленческой документации, реквизиты группируются в пределах трех основных частей документа:

• – заголовочной (начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе):
• – содержательной (главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение);
• – оформляющей (совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений). В оформляющей части располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними.

Текст документа является основным элементом справочно-информационного документа и располагается в содержательной части документа. Текст составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.

Унификация текстов документов является одним из важнейших направлений совершенствования управленческой документации в условиях увеличения объема информации, создающейся и циркулирующей в сфере управления, а также в связи с широким применением персональных компьютеров и в связи с этим высокими показателями производительности труда.

Унификация текстов – организованная деятельность, направленная на повышение эффективности работы с документами в сфере управления, что достигается путем сокращения времени на их составление, восприятие, обеспечения оптимальной плотности записи, возможности выборочного чтения, организации многовариантного поиска информации и приспособления документации к обработке средствами организационной и электронно-вычислительной техники.

Документирование является одним из основных способов осуществления функций, возложенных на аппарат управления, следовательно, при унификации текстов документов необходимо, прежде всего, установить точное соответствие между управленческой функцией (задачей) и содержанием документа, который ее реализует. В связи с этим при проведении унификации текстов документов важнейшим условием является учет состояния и при необходимости уточнение организационных аспектов управления, права издания тех или иных видов документов, определение постоянного круга корреспондентов и адресатов и т.д.

Тексты управленческих документов имеют целый ряд особенностей, связанных со спецификой их функционирования: устойчивость языковых конструкций, определяемая наличием в управлении однотипных, циклично повторяющихся процедур; зависимость лексики управленческих документов от законодательных и нормативных актов органов власти, вышестоящих и функциональных органов управления; насыщенность документов специальными терминами; отсутствие эмоционально окрашенных выражений; однотипность структуры текстов отдельных групп документов.

Эти особенности текстов документов создают предпосылки для их унификации.

К основным этапам унификации текстов относятся:

• – определение объекта унификации;
• – унификация структуры текста – выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, в наибольшей степени отвечающей назначению документа;
• – унификация языковых средств изложения содержания в тексте документа;
• – разработка унифицированных текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы или соединения этих структур;
• – подготовка сборника унифицированных текстов как обобщение результатов проведенного анализа.

В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация составляет основу управленческой ситуации и действия, является общей темой документа, известной его автору и адресату. Переменная информация конкретизирует тему, обозначенную постоянной частью текста.

Унификации могут подвергаться документы независимо от того, как часто они повторяются в течение года. С точки зрения экономической эффективности использования унифицированных текстов в управлении организацией, считается целесообразным, если документ повторяется в среднем 30 раз в год.

При анализе текстов с точки зрения содержания выявляются документы с текстами, близкими по содержанию, и фиксируется количество их повторений за год. Данные о каждом повторяющемся документе заносятся в специальную карточку обследования, содержащую наименование документа, справочные данные о документе (дата и номер дела, в котором находится документ), аннотацию текста (автор, корреспондент, содержание текста, о чем сообщается и с какой целью, состав показателей).

На основе анализа аннотаций разработчик составляет модель унифицированного текста, т.е. определяет, какая информация должна содержаться в данном тексте.

На этом же этапе определяется форма представления текста. По способу синтаксической организации речи, а также по виду ее пунктуационного и пространственно-графического оформления могут быть выделены следующие виды текстов: связный текст, трафаретный текст, анкета, таблица.

Форма представления информации в виде связного текста или трафарета избирается в том случае, если главным в документе является информация о действиях или отношениях между субъектом и объектом – изложение каких-либо положений, решений, фактов, событий.

Связный текст – это текст, содержание которого повторяется в ряде документов, что исключает возможность выделения в нем постоянной и переменной информации. Такие тексты относительно редко встречаются в управленческой деятельности. Примерами могут служить доклады, отчеты, служебные письма и т.д.

Трафарет – способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Примеры трафаретных текстов: бланки справок, командировочных удостоверений.

Составление документов с применением трафаретных текстов основано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью письма. Применение трафаретных бланков значительно сокращает время, затрачиваемое на составление документов. Трафаретная часть документов заранее изготавливается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, или печатается на компьютере. Таким образом, исключаются стадия черновика, пропуск необходимых данных, а постоянное, фиксированное расположение информации значительно облегчает и ускоряет ее восприятие. В компьютерных программах, предназначенных для набора и оформления текстов (текстовых редакторах) типовые (трафаретные) формы документов называются "template" и переводятся как "шаблон".

При составлении текстов-трафаретов важно помнить следующую закономерность порядка слов: постоянная информация всегда предшествует переменной. Поэтому текст трафарета не может начинаться с пробела. Постоянная информация всегда располагается до сказуемого, которое является организующим членом предложения.

Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке однотипных документов широкому кругу адресатов. Наибольшая повторяемость текстов встречается в документах, направляемых в адрес подведомственных организаций, институтов, служб или однородных организаций. Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одной организации, предприятия, учреждения, так и системы однородных предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений и предприятий разных ведомств.

Опыт по разработке трафаретных документов, накопленный в нашей стране, позволяет выявить основные моменты их определения, создания и внедрения.

Методика разработки трафаретных текстов включает:

• – выявление типовых управленческих задач;
• – сбор информации, необходимой и создаваемой в процессе их решения;
• – составление проекта унифицированного текста документа, отражающего выявленную типовую ситуацию;
• – согласование проекта со специалистами, составляющими эти документы или работающими с ними, при этом особое внимание следует обращать на употребление профессиональных терминов;
• – окончательное редактирование проекта и оформление в соответствии с требованиями ГОСТ.

Для каждого трафарета, если он тиражируется, выявляется необходимая годовая потребность.

Текст-трафарет справки может выглядеть следующим образом:

Заполнив пробелы, мы можем получить примерно следующий текст:

В особую группу можно выделить унифицированные формы документов, которые разрабатываются для наиболее массовых видов документов. В них установлено, какая информация должна быть зафиксирована и в какой последовательности. Такие унифицированные формы обычно составляются организацией, возглавляющей отрасль. Форма представления унифицированного текста документа в виде анкеты или таблицы избирается в случае, если главной является информация об объекте и его признаках. Анкета и таблица – эго результат определенной формализации, в процессе которой текст лишается обычной грамматической связности, а содержание текста передается упрощенными конструкциями, цифрами или другими знаками.

Анкета – способ пространственной организации текста, при котором постоянная информация дана в виде перечня вопросов, предусматривающих строго определенный набор ответов. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной – их характеристики. При построении анкет следует стремиться к выражению постоянной информации словосочетаниями, в которых основное слово – существительное, стоящее в именительном падеже. При заполнении анкет грамматическая форма и значение переменной информации определяются значением и формой выражения постоянной информации.

Анкетирование – один из основных методов в социологических исследованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности; их легко обрабатывать с помощью ПК. Постоянная информация в анкете должна быть представлена в тщательно продуманных и однозначно сформулированных вопросах. Если вопрос может быть понят по-разному, ответы обработать будет крайне сложно. Переменная информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным ответом типа "да-нет", развернутым ответом, числовыми показателями.

Перечень указанных признаков и пустые строки для заполнения их переменной информацией в анкете располагаются вертикально:

Тексты анкеты можно рассматривать как регламентированную диалогическую речь. В виде анкет составляются личные листки по учету кадров, сводки, личные карточки, различные заказы, резюме и т.д.

У анкеты есть сходство с трафаретом, но есть и отличия. Например: неодинакова синтаксическая организация речи. Кроме того, содержание анкеты, как правило, оказывается более дробным, чем в трафарете.

В отдельных случаях наименования признаков могут быть расположены горизонтально:

Таблица – способ пространственной организации текста, предполагающий внесение информации (показателей) в соответствующие графы: по горизонтали – общее наименование показателей (постоянная информация), по вертикали – конкретные данные (переменная информация) в цифровом или словесном выражении. Таблица является наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений, в том числе в документе справочно-информационного характера.

Фраза в справочно-информационном документе, выполненном в виде таблицы, по структуре представляет собой предложение, в котором в роли подлежащего выступают показатели документов, а в роли сказуемого – их числовые или текстовые соответствия.

В таблице количественная информация передается словами, цифрами или смешанным способом.

Таблицы в зависимости от характера заполнения граф разделяют на следующие виды:

• – цифровые (содержат только числовые данные и отдельные математические знаки);
• – текстовые (содержат только текст);
• – смешанные (одна часть колонок содержит текст, а другая – числа);
• – математические (хотя бы одна колонка содержит формулы);
• – таблицы с изображениями (хотя бы в одной графе находятся иллюстрации).

В таблицах графы (столбцы) и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы должны быть пронумерованы и на последующих страницах печатают только номера этих граф.

Таблица, заключенная с четырех сторон в рамку из линеек, называется закрытой; если линейка обрамления имеется только с трех сторон (сверху, справа и слева), то таблица называется полузакрытой; если обрамляющая линейка только сверху – открытой. При оформлении управленческой документации чаще всего используют закрытые таблицы.

Таблица, занимающая всю площадь страницы, называется полосной, а занимающая лишь ее часть – клочковой.

Необходимо отметить, что в одном документе допускается сочетать тексты разных типов. Традиционная запись связной речи может быть иллюстрирована табличным материалом, она может предварять анкету и т.д. Форма, в которой представляются тексты справочно-информационных документов, определяется характером содержащейся в них информации.

При составлении текстов справочно-информационных документов используется официально-деловой стиль со специфическими признаками:

• – нейтральный тон изложения (желательно без эмоциональных окрасок);
• – краткость текста, исключение повторов, лишних подробностей, слов, которые в документе не несут никаких смысловых оттенков;
• – точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.); следует употреблять слова, точно выражающие смысл текста и не допускающие различных толкований;
• – безличный характер изложения текста;
• – исключение из текста архаизмов (устаревших слов, например "сего года"); диалектных, разговорных, а также слов профессионального жаргона;
• – употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний ("сообщаем, что...", "проверкой установлено, что...", "направляем на рассмотрение и утверждение...");
• – ограниченная сочетаемость слов ("вносить предложения", а не "давать предложения"; "предоставить кредит", а не "выдать кредит"; "обладать правом", а не "владеть");
• – использование отглагольных существительных ("оказать содействие", а не "посодействовать"; "оказать поддержку", а не "поддержать"; "произвести ремонт", а не "отремонтировать");
• – употребление специальных терминов;
• – использование сокращенных слов;
• – использование универсальных слов с неопределенным значением;
• – исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке ("продлить", а не "пролонгировать"), и др.

Важно помнить!

При составлении акта придерживаются правил официально-делового стиля, используя такие формулировки: не "настоящий акт", а "акт"; не "при этом направляем", а "направляем"; не "упомянутое на 3 л.", а "на 3 л."; не "настоящим предлагается", а "предлагается" или "предлагаем"; не "развернуть работу по разъяснению...", а "разъяснить"; не "практические мероприятия", а "мероприятия"; не "повседневная работа", а "работа"; не "исправить имеющиеся ошибки", а "исправить ошибки"; не "результат проведенных испытаний", а "результат испытаний".

При унификации текстов необходимо учитывать, что в деловой речи часто употребляются словосочетания с последовательным расположением зависимых слов в родительном падеже. Широкое распространение таких конструкций в деловой речи закономерно и целесообразно, поскольку однородная последовательная зависимость слов в письменной речи делает более наглядным раскрытие информации в тексте при максимально возможной краткости выражения. Пример: "разработка проблем (род. п.) дальнейшего совершенствования (род. п.) отбора (род. п.) документов (род. п.)"; "освоение проектной мощности (род. п.) цеха (род. п.) крупнопанельного домостроения (род. п.) Прибалтийского завода (род. п.) железобетонных изделий (род. п.) и конструкций (род. п.)"; "комплектование (род. п.) продукции (род. п.) машиностроения (род. п.)".

В унифицированных текстах документов употребляется довольно большое число сокращений, как лексических, так и графических. Сокращения должны быть понятны адресату, для чего в текстах употребляются или общепринятые сокращения, или расшифрованные в скобках при первом упоминании в тексте, например: "разработка унифицированной системы документации (УСД)".

При унификации связных текстов наряду с правильным употреблением слов и словосочетаний не менее важным является грамотный выбор типа предложения и порядка слов в предложении.

В зависимости от границы между постоянной и переменной (новой) информацией определяется порядок слов в предложении. В русском языке место каждого слова в предложении не может быть точно зафиксировано, поэтому можно говорить только о наиболее предпочтительных вариантах словорасположения.

При унификации сложных предложений следует учитывать, что придаточное предложение должно стоять непосредственно за словом, к которому оно относится, за исключением тех случаев, когда придаточное стоит в начале предложения и относится ко всему содержанию главного предложения. Например: "Отдел снабжения сообщает, что в 2015 году службе управления персоналом будет выделено два многофункциональных устройства типа МФУ" (придаточное изъяснительное).

Документы справочно-информационного характера оформляются, как правило, на бланках формата А4 или А5. Документы, оформляемые на бланке А5, не содержат заголовок к тексту. Для большинства документов справочно-информационного характера используется общий бланк организации, но в ряде документов встречаются и элементы бланка письма (например, в докладных и объяснительных записках, а также в справках присутствует реквизит "адресат"). Тексты служебных документов на формате А4 обычно оформляются через 1–1,5 интервала шрифтом № 12, 13, 14 (для оформления табличных материалов рекомендуется использовать размер шрифта № 10–12). Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст отделяется от заголовка 2–3 межстрочными интервалами и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Переносы при вводе текста выполняются по правилам грамматики, но с учетом определенных ограничений:

• – нельзя делать переносы более чем в четырех строках подряд;
• – исключаются переносы во всех видах заголовков, отделенных от основного текста;
• – исключены переносы, вызывающие двусмысленные толкования слов или образующие неблагозвучные части слов;
• – не рекомендуется заканчивать пять строк подряд разными знаками препинания (запятой, дефисом, точкой, двоеточием и т.д.). При невозможности выполнения этого условия следующие 3–4 строки не должны содержать переносов.

Готовые проекты унифицированных текстов формируются в сборник.

Результаты разработки унифицированных текстов должны быть обязательно согласованы с руководителями тех структурных подразделений организации, где создаются тексты, а также с юридической и делопроизводственной службой организации. Сборник унифицированных текстов утверждается и вводится в действие приказом руководителя организации.

В целом при подготовке служебных документов необходимо соблюдать десять основных правил работы, которые включают:

• – актуальность вопроса;
• – достоверность информации;
• – краткость в изложении материала;
• – качество носителя информации;
• – минимизацию затрат на подготовку проекта документа;
• – придание юридической силы документу;
• – обоснованность тиражирования;
• – оперативность обработки;
• – своевременность исполнения;
• – результативность.

Цель документационной деятельности считается достигнутой, если эти десять условий выполнены, т.е. нужный документ необходимого содержания на соответствующем носителе с заявленным тиражом доставлен определенному исполнителю в нужное время и место с минимальными затратами и своевременно исполнен с реальным результатом.

• Андреева В. И. Делопроизводство: практическое пособие / 10-е изд., перераб. и доп. М.: Управление персоналом, 2005.
• Организация работы с документами: учеб. для вузов / под ред. проф. В. А. Кудряева. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2003.
• ГОСТ Р 6.30–2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Введение

В процессе трудовой и общественной деятельности человека возникают документы, которые фиксируют, отражают и закрепляют сложные информационные связи между людьми и их различными формированиями.

2.4.3.

«Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве» – так определяется документ государственным стандартом.
Исторически сложилось так, что информация в документе закрепляется различными способами, сложившимися в процессе развития цивилизации: символически, письменно, графически, фотографически, с помощью средств аудио- и видео записи. Сам документ при этом выполнял, прежде всего, информационную функцию, но ему присущи и другие, не менее важные: коммуникационные, аккумулирующие, доказательные, учетные и распорядительные. Существует множество видов документов.
Цель выполнения данной работы – изучение информационно-справочных документов, их видов и назначения.
Для достижения поставленной цели выделим ряд задач.
Во-первых, рассмотрим информационно-справочные документы и их виды.
Во-вторых, изучим назначение информационно-справочных документов

1. Понятие информационно-справочных документов и их виды

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения .
Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.
Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения
Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.
В состав информационно-справочных документов входят :
 докладная записка,
 служебная записка,
 объяснительная записка,
 предложение,
 представление,
 заявление,
 все разновидности переписки,
 протокол,
 акт,
 справка,
 заключение,
 отзыв,
 сводка,
 список,
 перечень.

Скачать реферат «Информационно-справочные документы, их виды и назначение» DOC

Понятие, цели и назначение информационно-справочной документации

Информационно-справочные документы — это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.

Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.

В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.

Какие документы относятся к информационно-справочным

На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

Такие информационно-справочные документы, как докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты являются основным средством внутренних коммуникативных связей организации. Они могут быть подготовлены на компьютере или составлены от руки и подписаны их составителем.

Письма, телеграммы, телефонограммы, факсы являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей, поэтому они должны быть подписаны одним из руководителей организации.

Так же информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации.

В состав информационно-справочных документов входят:

Докладная записка,

Служебная записка,

Объяснительная записка,

Предложение,

Представление,

Заявление,

Все разновидности переписки,

Протокол,

Справка,

Заключение,

Перечень,

Телеграммы и телефонограммы.

Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению.

Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Итак, рассмотрим некоторую информационно-справочную докуметацию подробнее:

Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т. п.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя.

Докладная записка может готовиться как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение.

Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.

Служебная записка - форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении, письменное сообщение для использования внутри организации.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Предложение - это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства. Текст предложения содержит две части: обоснование и заключение - перечень предложений. Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем.

Представление - это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения. Представления составляются руководителями подразделений, их заместителями или заместителями руководителя организации.

Представление оформляется на стандартном листе бумаги, являются наименование подразделения, название вида документа, дата, регистрацией номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.

Заявление - это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др.

Телефонограмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т. п.).

Протокол заседания — это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

⇐ Предыдущая123456789Следующая ⇒

Федеральное агентство по образованию Российской Федерации

Знаменский филиал государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования

«Рязанский государственный радиотехнический университет»

кафедра ГМУ и ЭТ

Реферат

по делопроизводству

на тему: «Документирование информационно-справочных материалов»

Выполнил: студент группы №973-З

Панасюра Д.Г.

Приняла: Кислицина К.С.

Знаменск2010

Введение

Любая управленческая деятельность связана с запечатлением информации в документе и любое управленческое решение обязательно фиксируется в форме документа.

Если создание документа обычно является функцией руководителей и специалистов, то их оформление, как правило, поручается секретарям- референтам (секретарям) или работникам службы делопроизводства. Таким образом фактически все работники сферы управления занимаются оформлением документов.

Составление и оформление служебных документов регламентировано нормативными актами. Каждому, работающему с документами, прежде всего надо знать и иметь под рукой для справки новый российский стандарт – ГОСТ Р 6.30-97 «Требование к оформлению документов». Само название стандарта говорит о том, что в нем установлен порядок оформления реквизитов документов.

На сегодняшний день перед каждой организацией может возникнуть проблема правильного оформления документации, поэтому необходимо следить за введением изменений и дополнений в нормативные правовые акты РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам.

1. Информационно-справочные документы

Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов.

Информационно-справочные документы

К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Состав информационно-справочных документов

· докладная записка

· служебная записка

· объяснительная записка

· предложение

· представление

· заявление

· все разновидности переписки

· протокол

· справка

· заключение

· перечень

2. Справка

Справка – это документ, содержащий подтверждение событий, фактов. В делопроизводстве предприятия чаше всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда работников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации.

Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланке формата А5, имеющие адресные данные предприятия и трафаретный текст. Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности. В правом верхнем углу указывается место представления справки в именительном падеже, например: 128-е отделение милиции, школа № 12.На справке должна обязательно стоять дата ее подписания. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок, ставят порядковый номер справки рядом с датой.

Одним из вариантов справки является справка, составленная по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике, например, справка о динамике роста себестоимости продукции за квартал. Справки, составленные по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия. Справки по производственной тематике составляют в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй – подшивается в дело.

Реквизиты справки следующие:

1. место представления справки (допустимо указывать в тексте справки),

2. название и координаты организации, выдавшей справку,

3. штамп организации, выдавшей справку,

4. наименование вида документа,

6. текст справки,

7. подпись должностного лица,

8. печать организации

Рисунок 1. Справка

3.Докладная записка

Докладная записка — документ информационно-справочного характера. Может содержать изложение какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними (действуют внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации).

Внутренние записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата А4 или А5. Подписывает их автор-составитель.

Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4. Подписывает их руководитель организации. Датой документа считается дата ее подписания.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ должны представляться руководству постоянно.

Текст докладной записки делится на две части. Первая — изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая — выводы, мнения составителя — организации или должностного лица.

Реквизиты докладной записки (на общем бланке):

— адресат (кому адресована докладная записка), фамилия и инициалы должностного лица и наименование должности;

— название вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

— номер документа;

— место издания;

— заголовок к тексту;

— приложение, основание;

— подпись.

1. В зависимости от содержания докладные записки могут быть инициативного, информационного или отчетного характера.

2. Докладные записки бывают внутренними и внешними.

3. Если докладная записка содержит сведения внутреннего характера, то она оформляется с помощью ПК, машинописным или рукописным способом на чистом листе бумаги формата А4, имеет дату, заголовок к тексту, подписывается составителем.

4. Если докладная записка адресована в вышестоящую организацию от имени учреждения или структурного подразделения, то она оформляется на ПК или машинописным способом на общем бланке, имеет дату; исходящий номер и подписывается руководителем предприятия.

5. Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет.

Порядок составления текста докладной записки:

В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки.

Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Служебная записка - документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

В тексте служебной записки излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица, решение которых оказалось в зависимости от выполнения своих функций смежным подразделением или должностным лицом.

Структура текста служебной записки аналогична структуре делового письма.

Рисунок 2.

Докладная записка

4.Объяснительная записка

Объяснительная записка, по сути, является документом, объясняющим вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения поручения, факт нарушения трудовой или технологической дисциплины. Так же объяснительные записки используются как сопроводительные сообщения и сопровождают основной документ, например план или отчет. В этом случае объяснительная записка поясняет содержание отдельных положений основного документа, в этом случае записка оформляется на общем бланке организации.

Если объяснительные записки, отражают какие-либо происшествия, сложившуюся ситуацию, то они оформляются на стандартном листе бумаге и адресуются конкретному вышестоящему должностному лицу. В случае отправки записки по горизонтали используются служебные записки.

1. Информационно-справочные документы. Их классификация. Правила составления и оформление информационно-справочных документов.

Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.

Информационно-справочные документы, как отмечалось ранее, являются основанием для издания приказов по личному составу.

Этот комплекс кадровой документации имеет много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого конкретного работодателя состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяется самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству.

В состав информационно-справочных документов, как правило, включают:

Докладная записка;

Служебная записка;

Объяснительная записка;

Предложение;

Представление;

Заявление;

Протокол;

Справка;

Заключение;

Перечень;

Переписка.

В составе информационно-справочной документации выделяют:

1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики).

3. Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

Рассмотрим некоторые информационно-справочные документы, имеющие наиболее важное значение для кадровых вопросов.

Докладная записка – документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия решения.

Докладные записки могут быть двух видов:

1. внешняя;

2. внутренняя.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке.

Текст докладной записки состоит из трех смысловых разделов:

В первом разделе излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

Во втором — анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;

В третьем — содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

При этом второй раздел в докладной записке может отсутствовать.

Как правило, внутреннюю докладную записку подписывает составитель, если она представляется руководителю подразделения. Если она представляется руководителю организации, то подписывается и составителем и руководителем подразделения. Внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному.

Служебная записка по своему назначению близка к докладной записке, но в отличие от неё имеет внутренний, служебный характер. Она составляется работником или руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого структурного подразделения.

Служебные записки могут информировать руководство по следующим вопросам:

Материально-технического обеспечения;

Хозяйственного обеспечения;

Организационного обеспечения.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги. Текст служебной записки, как правило, состоит из двух разделов:

Обоснования (изложения причин составления);

Предложения, просьбы, заявки и тому подобное.

Служебную записку подписывает составитель (специалист или руководитель подразделения).

Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Объяснительная записка:

1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);

2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному.

1) Объяснительные записки, прилагающиеся к основному документу (акт, план, отчет и другие) и поясняющие содержание отдельных его понятий, разделов, положений.

2) Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, фактов, сложившихся ситуаций.

Текст объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов:

Первый содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;

Второй – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку подписывает ее составитель.

Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу.

Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).

По кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, о переводе, об увольнении по собственному желанию и так далее);

Сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организации, отдельных должностных лиц и так далее без указания на нарушения собственных прав заявителя.

В трудовых отношениях заявление выступает в качестве документа, фиксирующего инициативу работника по совершению какого-либо действия, имеющего для него определенные правовые последствия или согласие работника с какими-либо действиями работодателя. ТК РФ содержит многочисленные упоминания об этом документе, например: в статьях 80, 89, 122, 124, 126, 127, 128, 131, 229.1. ТК РФ и другие.

В зависимости от количества заявителей заявление может быть:

Индивидуальным;

Коллективным (например, в статье 195 ТК РФ упоминается о заявлении от представительного органа работников).

Заявление составляется в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном у конкретного работодателя.

Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и так далее) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме.

Информационно-справочные документы 5 (стр. 1 из 3)

В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата документа, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении может проставляться резолюция руководителя и отметка об исполнении документа.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются копии документов об образовании, анкета, автобиография и другие).

Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения («прошу принять…», «прошу проверить состояние …»), а затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения текста свободная.

Заявление подписывается автором и передается руководству для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и тому подобное).

Обязательными реквизитами заявления (в трудовых отношениях) являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись.

Справка :

1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий;

2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Выделяют справки:

Подтверждающие факты биографического или служебного характера;

Отражающие основную (производственную) деятельность организации.

Работники, как правило, обращаются к работодателю или в кадровую службу организации с просьбой выдать справки, подтверждающие факты биографического или служебного характера.

Их основная цель - подтвердить наличие или отсутствие определенного факта, например:

1) место работы;

2) должность, профессия, специальность;

3) стаж работы в определенной должности (по профессии, специальности);

Служебные письма должны быть правильно составлены и оформлены в соответствии с формуляром-образцом, приня­тым для данной разновидности документа, кроме этого, они должны отвечать всем требованиям этики деловой переписки.

Служебные письма в большинстве случаев оформляются на бланках с угловым расположением реквизитов. Реквизиты оформляются в соответствии с правилами ГОСТ Р 6.30-2003.

Различаются письма по своему содержанию. Текст письма должен быть кратким (обычно размер письма не превышает одной страницы), полным (вопрос освещается полностью), точным и объективным. Существуют различные классификации деловых писем. Чаще всего их подразделяют на две группы:

— письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-на­поминание, претензионное письмо, письмо-просьба и др.);

— письма, не требующие ответа (письмо-извещение, пись­мо-подтверждение, циркулярное письмо и др.).

Поэтому каждому виду служебного письма присущи опре­деленные стандартизированные языковые обороты.

Чтобы письмо имело юридическую силу, оно должно иметь дату, регистрационный номер, подпись (подписи), на некото­рых видах служебных писем ставится печать организации.

Телеграммы передают в том случае, если необходимо срочно доставить информацию адресату. Документ визируют, подпи­сывают и регистрируют по правилам оформления служебных писем, но все телеграммы обязательно заверяются печатью ор­ганизации. Оформляют телеграммы на одной стороне листа через два межстрочных интервала. Текст печатают заглавными буквами сокращенно, без абзацев, переноса слов и исправ­лений.

Телефонограмму передают по телефону. Обычно в них изла­гается просьба о передаче необходимой информации или при­глашение на совещание. Оформляются телефонограммы в одном экземпляре, под­писываются руководителем организации или ответственным исполнителем. При передаче (приеме) телефонограммы обя­зательно фиксируют информацию о передающем и принимаю­щем (фамилию, должность, номер телефона).

Справки содержат описание производственной деятельно­сти организации и подтверждение каких-либо фактов, событий. Основное значение уделяется тексту справки, т.к. часто на основании документа принимаются различные решения. Если справку готовят в вышестоящую организацию, то она оформ­ляется на бланке и подписывается руководителем органи­зации.

Докладная записка — документ, информирующий руково­дство о фактах с выводами и предложениями.

3. Информационно-справочная документация

Докладные записки могут быть составлены сотрудниками ор­ганизации после выполнения ими поручений руководства, как отчет о проделанной работе, как просьба или предложение по результатам сложившейся ситуации. Внешние докладные за­писки оформляются на бланках и подписываются руководите­лем организации.

Объяснительные записки в некоторых случаях объясняют содержание отдельных пунктов основных документов или пишутся как объяснения каких-либо фактов, поступков. В этом случае текст документа должен быть очень убеди­тельным. Подписывают объяснительные записки авторы до­кумента.

К информационно-справочным документам относятся акты, которые составляются должностными лицами или комиссия­ми, как постоянно действующими, так и назначенными при­казом руководителя организации. Существует большое количество разновидностей акта: акты списания материальных ценностей, акты приема-передачи дел, акты ликвидации, инвентаризации и т.д. (Приложение 1). Факты, включенные в документ, должны быть точно установлены членами комис­сии. Предположения и мнения членов комиссий в акты не включаются.

Акты подписывают все члены комиссии.

Некоторые виды актов утверждаются руководителем и заверяются печатью ор­ганизации. Существуют унифицированные формы актов, например, акт списания основных средств, акт приема-передачи.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол, как правило, ведется во время заседания секретарем или специально назначенным лицом. На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, выверяется и оформляется. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

Сводка — это документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу. В сводке содержится информация из различных источников по заранее установленным показателям (параметрам), связанным одной темой. Сводка не имеет унифицированной формы, но при ее оформлении придерживаются требований ГОСТ Р 6.30-2003. Текст сводки обычно приводится в табличной форме. Сводка подписывается составителем, а при ее направлении в другую организацию — руководителем или заместителями руководителя.