Главная » Страховая » Основание передачи получения в упд. Универсальный передаточный документ: применяем правильно

Основание передачи получения в упд. Универсальный передаточный документ: применяем правильно

Универсальный передаточный документ (УПД) - специально разработанный бланк, объединяющий в себе первичный документ для целей бухучета и счет-фактуру. Зачем разработали бланк УПД? Кто и когда может его применять? Как его заполнить? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в материале далее. Вы также сможете скачать бланк УПД в форматах Excel и Wordи посмотреть образец его заполнения.

Предпосылки для применения УПД

Реализация товаров у плательщиков НДС, как правило, сопровождается оформлением двух документов:

первичного учетного — в силу законодательства о бухучете (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
счета-фактуры — по требованию налогового законодательства (пп. 1, 3 ст. 168, п. 1 ст. 169 НК РФ).

Форма счета-фактуры утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. А в п. 9 Правил заполнения счета-фактуры, содержащихся в том же постановлении, говорится о возможности добавления строк или граф для дополнительной информации. Налоговый кодекс тоже не содержит запретов на дополнение этого документа. Также еще с 2013 года любая организация может разрабатывать собственные первичные документы для целей бухучета (п. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). В связи с этим налоговики решили упростить процедуру оформления документации для продавцов и предложили единый документ на базе счета-фактуры.

ВАЖНО! Применение этого документа может осуществляться по выбору организации. Он не является обязательным, он только призван облегчить труд бухгалтеров и уменьшить затраты организаций.

Какой документ предложила ФНС?

Свое предложение ФНС оформила в письме «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры» от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, где рекомендовала налогоплательщикам к использованию форму универсального передаточного документа (приложение № 1).

Этот документ включает все необходимые реквизиты, обязательные как для первичного учетного документа, так и для счета-фактуры. Налогоплательщик вправе применять его как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения по НДС, а также по иным налогам. УПД, оформленный поставщиком, для покупателя является одновременно основанием как для вычета НДС, так и для подтверждения расходов по налогу на прибыль.

Если организация принимает решение об использовании УПД в своем документообороте, то ей необходимо учесть ряд организационных моментов , а также привести в соответствие рекомендуемый бланк с актуальной формой счета-фактуры.

Соответствие УПД и счета-фактуры

Поскольку с 01.07.2017, а затем с 01.10.2017 форма счета-фактуры менялась, бланк УПД также нуждается в корректировке, в том числе, в добавлении:

строки 8 для указания идентификатора госконтракта. Заполняется эта строка теми, кто работает по госконтрактам, остальные здесь ставят прочерк.
графы 1а для отражения кода вида товаров, вывозимых в страны ЕАЭС. При отсутствии экспорта в Белоруссию, Казахстан, Армению, Киргизию в графе ставится прочерк;
указания на то, что УПД может быть подписан не только индивидуальным предпринимателем, но и уполномоченным им лицом.

Также в бланке универсально-передаточного документа в графе 11 нужно изменить наименование на «Регистрационный номер таможенной декларации».

Скорректировать счет-фактурную часть УПД можно самостоятельно. Это подтверждает ФНС.

Обновленный бланк УПД в формате Word вы можете скачать на нашем сайте по ссылке , а бланк в формате Excel — ссылке .

Сроки оформления универсального передаточного документа

УПД должен соответствовать требованиям как главы 21 НК РФ, так и закона № 402-ФЗ. Только при соблюдении этих условий он может применяться в целях бухгалтерского учета и налогообложения (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Так, в соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ, счет-фактура при реализации товаров, работ, услуг (передаче имущественных прав) выставляется в срок не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг (передачи имущественных прав). Первичный учетный документ, на основании п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, должен быть оформлен при совершении факта хозяйственной жизни либо непосредственно после его окончания.

В силу данных требований УПД следует оформлять при совершении факта хозяйственной жизни либо сразу после него. В этом случае будут выполнены и условия закона № 402-ФЗ, и требования НК РФ. Дата составления документа отражается в строке 1 УПД «Счет-фактура № ____ от __________». Она должна соответствовать дате, которая отражается в строке 11 УПД «Дата отгрузки, передачи (сдачи) «__» __________ 20__ года».

При этом ФНС России допускает незначительную разницу между датой составления документа и датой отгрузки (Приложение № 3 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@) в следующих случаях:

если отгрузка состоялась на следующий день после оформления документа;
если оформление документа происходит после даты фактической отгрузки, когда это невозможно сделать во время совершения операции.

В любом случае УПД необходимо составить не позднее следующего рабочего дня после отгрузки.

Порядок и образец заполнения УПД

Начинается заполнение универсального передаточного документа с указания его статуса. Статус определяет, в каком качестве будет использоваться УПД: как счет-фактура и первичный документ (статус 1) или только как первичный документ (статус 2), обязательность заполнения ряда его строк.

В УПД со статусом 1 должны быть заполнены все реквизиты и для счета-фактуры, и для документа о передаче. Как счет-фактура УПД должен содержать все обязательные для счетов-фактур реквизиты, предусмотренные ст. 169 НК РФ и постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Как первичный документ УПД должен содержать все обязательные реквизиты в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

В УПД со статусом 2 заполнение реквизитов для счета-фактуры не требуется. В этом случае данный документ используется только как передаточный и подтверждает лишь факт хозяйственной операции.

После указания статуса заполняется регистрационный номер УПД и дата его составления (строка 1). В УПД, имеющем статус 1, приводится порядковый номер в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур , а УПД со статусом 2 нумеруются в соответствии с хронологией нумерации первичных документов.

В случае исправления ошибок в ранее выставленном УПД по строке 1а отражают номер и дату, когда были внесены исправления. Исправления производят в порядке, аналогичном для исправления счетов-фактур .

Приводятся обязательные данные о продавце (строки 2, 2а, 2б) и покупателе (строки 6, 6а, 6б).

Информация о грузоотправителе (строка 3) и грузополучателе (строка 4) заполняется только при отгрузке товаров. При выполнении работ, оказании услуг в этих строках ставится прочерк .

Строка 5 «К платежно-расчетному документу» может не заполняться, если УПД используется только как передаточный документ.

В строке 7 приводятся указание валюты и ее код, а в строке 8 — идентификатор госконтракта при его наличии.

Заполнение табличной части производится в соответствии с порядком заполнения счетов-фактур с учетом следующих особенностей:

В графе А «№ п/п» приводится номер записи в таблице, а графе Б «Код товара/работ, услуг» — артикул для товаров или код ОКВЭД для услуг. Заполнение этих граф не является обязательным.
Необязательны к заполнению поля, предназначенные исключительно для счета-фактуры (если у УПД указан статус 2):

графа 6 «В том числе сумма акциза»;
графа 7 «Налоговая ставка»;
графа 10 «Цифровой код страны происхождения товара»;
графа 10а « Краткое наименование страны происхождения товара»;
графа 11 «Регистрационный номер таможенной декларации» .

Затем в УПД проставляется количество листов, на которых он составлен, и под табличной частью документ подписывается ответственными лицами : руководителем и главным бухгалтером / индивидуальным предпринимателем. Полномочия по подписанию УПД могут быть переданы уполномоченным лицам. Если УПД не несет функцию счета-фактуры, а только передаточного акта, то подписи руководителя, главного бухгалтера/ индивидуального предпринимателя необязательны.

Подписи в УПД проставляются следующим образом:

	Значение	Особенности заполнения
	Ф.И.О., должность и подпись человека, отгрузившего товар / передавшего услуги, результаты работ, имущественные права	Если Ф.И.О. и должность лица, совершившего отгрузку товара (передачу услуг, работ, имущественных прав), совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.
	Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны продавца	Заполняется всегда, независимо от статуса документа. Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление, совпадает с Ф.И.О. и должностью лица: · которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.; · которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.
	Ф.И.О., должность и подпись человека, получившего товар/ услуги, результаты работ, имущественные права	Заполняется всегда, независимо от статуса документа
	Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны покупателя	Заполняется всегда, независимо от статуса документа. Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.

В УПД присутствуют три строки для указания даты:

строка 1 — дата составления документа;
строка 11 — дата отгрузки, передачи (сдачи);
строка 16 — дата получения.

Независимо от того, совпадают ли эти даты или нет, в графе 3 «Дата и номер счета-фактуры продавца» в книге продаж в качестве даты отгрузки будет указана дата, приведенная в строке 11 УПД, за исключением случая, когда моментом определения налоговой базы является дата приемки работ (строка 16 УПД).

В графе 8 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг, имущественных прав) в книге покупок будет указана дата, приведенная в строке 16 УПД.

В строках 14 и 19 указываются наименования хозяйствующих субъектов, которые принимают участие в составлении документов со стороны продавца и покупателя. Здесь могут быть приведены данные о компании, ведущей бухгалтерский учет у продавца/покупателя по договору оказания бухгалтерских услуг. По строке 14 могут указываться также данные о комиссионере (агенте) передающем комитенту товар (работы, услуги), приобретенный у продавца от собственного имени. Если на УПД проставляется печать (необязательный реквизит) составителя документа, то строки 14 и 19 могут не заполняться.

Посмотреть и распечатать образец универсального передаточного документа можно здесь.

Итоги

Универсальный передаточный документ был разработан для облегчения оформления транзакций по продаже товаров, работ и услуг: один документ вместо двух. УПД является основанием для начисления или вычета НДС, для подтверждения доходов для продавца или расходов для покупателя. Проверка УПД налоговыми органами происходит по тем же критериям, что и проверка привычной первички и счетов-фактур. Налоговых рисков при применении УПД не возникает при условии его правильного заполнения.

Многие бухгалтеры слышали, что универсальный передаточный документ (УПД) с 1 июля 2017 года и образец его заполнения изменились. Правда ли это? Обязателен или рекомендован новый бланк УПД, который включает в себя реквизиты счета-фактуры и товарной накладной? Ответим на эти и другие вопросы. Также вы сможете бесплатно скачать заполненный образец бланка универсального передаточного документа, который можно применять с 1 июля 2017 года (по новой форме).

Предназначение УПД

При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав налогоплательщики вправе не выставлять как самостоятельные документы счет-фактуру и передаточный документ (товарную накладную, акт и прочее). Эти документы можно обобщить в один универсальный передаточный документ (УПД).

Форма универсального передаточного документа, разработанная ФНС России, представляет собой счет-фактуру, дополненный реквизитами первичных учетных документов, подтверждающих передачу товарно-материальных ценностей (имущественных прав), сдачу-приемку работ (услуг). Фонрма приведена в Письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96. Вы можете скачать форму УПД, которая применялась до 01.07.2017 по .

В форме универсального передаточного документа, предложенной ФНС России, можно выделить три группы реквизитов:

реквизиты, характерные только для формы УПД;
реквизиты счета-фактуры;
реквизиты первичного учетного документа.

Важно сказать, что форма УПД – рекомендованная, а не обязательная. Поэтому ее можно дополнять новыми графами или строками. При этом универсальный передаточный документ не обязательно составлять на бумажном носителе. Его можно составлять и в электронном виде. Формат УПД (включающего в себя счет-фактуру) в электронной форме утвержден Приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155. Далее рассмотрим, что именно меняется с 1 июля 2017 года.

Что меняется с 1 июля 2017 года

Организации, которые работают с электронными счетами-фактурами, могут объединить все документы по отгрузке в один универсальный передаточный документ (УПД). Это удобно – можно не только обмениваться электронными УПД с партнерами, но и передавать их в ИФНС. Однако, учитывая, что форма счета-фактуры с 1 июля обновилась, нужно скорректировать и бланк универсального передаточного документа.

Если УПД используется одновременно в качестве счета-фактуры и первичного документа, то форма счета-фактуры в УПД не должна изменяться.

Несмотря на утверждение новой формы счета-фактуры (новая графа 8), относительно формы УПД никаких изменений с 1 июля 2017 года не утверждено. ФНС, по всей видимости, еще не успела разработать новую форму бланка УПД. Поэтому для наших читателей мы подготовили бланк нового универсального передаточного документа, который дополнили необходимым реквизитом об идентификаторе государственного контракта. Его (идентификатор) нужно указывать организациям, которые продают товары или выполняют работы по госзаказам и при условии, что такой номер присвоен.

C 1 июля 2017 года выставляйте электронные счета-фактуры только по формату из Приказа № ММВ-7-15/155. Он позволяет выставлять отдельно счет-фактуру или универсальный передаточный документ.

Пример заполнения УПД с 1 июля

Далее приведем образец заполнения универсального передаточного документа (УПД) с 1 июля 2017 года. При этом имейте в виду, что даже если вы не участвуете в государственных закупках, то с июля в новой строке 8 поставьте прочерк (как в образце). Если же вы заключили контракт и ему присвоен номер, то его обязательно зафиксировать.

Образец заполнения универсального-передаточного документа с 1 июля 2017 года (по новой форме).

Проверяйте документы, которые выдают поставщики. Если контрагент составит счет-фактуру или УПД по старой форме, попросите заменить документ. Иначе можно лишиться вычета по налогу на добавленную стоимость.

" № 6/2016

УПД разрабатывался налоговиками на основе отгрузочных документов на материальные ценности, налоговики считают уместным применять его в отношении нематериального результата деятельности, то есть оказания услуг. Так ли это? Как оператору разработать свой универсальный расчетный и налоговый документ – счет на оплату услуг (УСО)?

Такой вопрос может возникнуть из-за появления разъяснений налоговиков о применении универсального передаточного документа, исходя из анализа которых следует, что он может заменить если не весь, то существенную часть документооборота. А именно – то что связано с реализацией товаров (работ, услуг). Хотя УПД разрабатывался налоговиками на основе отгрузочных документов на материальные ценности, налоговики считают уместным применять его в отношении нематериального результата деятельности, то есть оказания услуг. Так ли это? Давайте вместе разберемся.

Что наводит на размышления?

В действующем правовом поле в отсутствие обязательной унифицированной «первички» немногочисленные разъяснения уполномоченных органов по применению тех или иных документов становятся без преувеличения на вес золота. Хотя и документов-то не так много, одним из них является универсальный передаточный документ (УПД). Само название говорит о широких возможностях его практического применения, что подтверждает и Письмо ФНС РФ от 23.09.2016 № ЕД-4-15/17910.

Налоговики напомнили, что уже более трех лет любая организация, не нарушая законодательство, может объединить в УПД информацию ранее обязательных для применения форм по передаче материальных ценностей (ТОРГ-12, М-15, ОС-1) с данными счетов-фактур, выписываемых в целях соблюдения налогового законодательства. Причем сам Налоговый кодекс предъявляет требование только к налоговому документу – счету-фактуре. В числе таких требований нет обязанности налогоплательщика по составлению отдельного счета-фактуры на каждый вид продукции (товаров) или услуг. В одном налоговом документе по самостоятельным позициям можно одновременно указать всю отгрузку (товары, работы, услуги) в адрес одного покупателя, если соблюдаются установленные сроки выставления счетов-фактур. Ведь налоговым законодательством это не запрещено.

Однако совмещение в УПД реализации товаров и услуг не простая операция, как может сначала показаться. Универсальный документ объединяет в себе первичный учетный документ об отгрузке, являющийся основанием для составления счета-фактуры, оформленный таким образом, что исполняются установленные требования к счетам-фактурам. То есть при составлении УПД оформляет одновременно:

отгрузку товара (работы, услуги);
счет-фактуру по факту этой конкретной отгрузки.

Проще говоря, приходится совмещать требования Закона о бухгалтерском учете и Налогового кодекса, что несложно, если учесть их аналогичность. Но здесь есть небольшой нюанс, связанный со временем составления документов. Согласно вышеназванному закону первичный учетный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции, налоговое же законодательство дает пятидневную отсрочку. Помимо указанного различия есть еще одна временнáя особенность. В силу ст. 38 НК РФ услуга реализуется и потребляется в процессе ее оказания, а товары продаются по факту передачи, и может случиться так, что к моменту передачи товаров услуга будет уже оказана и потреблена заказчиком.

Все сказанное говорит о том, что реализация товаров и услуг может не совпасть по времени, но налоговиков это не смущает. Собственную разработку они считают универсальной, указывая на то, что отражение в УПД одновременной отгрузки товаров и приемки-передачи услуг не будет нарушать требований действующего законодательства (даже если названные хозяйственные операции не совпадают по времени). Для того чтобы такой УПД считался легитимным, он должен быть подписан представителями сторон, как уполномоченными на подписание счетов-фактур и уполномоченными на оформление факта хозяйственной жизни, который выражен в передаче товаров с предварительным оказанием сопутствующей услуги (услуг).

На практике может быть и наоборот: сначала организация продает товар (например, средство связи), а затем оказывает услуги (в частности, услуги связи). В таком случае проблематично будет объединить в УПД реализацию товаров и услуг, отгрузка которых может существенно различаться по времени (допустим, интервал – месяц). Это один из нюансов, который следует учесть оператору связи прежде, чем принять решение о применении УПД. Главная мысль в разъяснении налоговиков заключается в том, что универсальный документ применяется не только для оформления отгрузки товаров, но и для подтверждения реализации (оказания) услуг. Отсюда вытекает следующий вопрос.

Вправе ли оператор связи использовать УПД?

Почему бы нет. Ведь в законодательстве нет запрета на использование операторами связи универсального документа, разработанного налоговиками и применяющегося для оформления как отгрузки товаров, так и передачи результатов оказанных услуг. Но минуточку – есть обязательные требования отраслевых актов, и если они обязывают составлять определенный документ, то оператор связи не вправе это игнорировать. А оформлять к нему дополнительно УПД только усложнит документооборот предприятия.

К сведению

УПД не применяется для оформления фактов хозяйственной жизни, для которых законодательством Российской Федерации или международными нормами предусмотрены специальные правила (Письмо ФНС РФ от 04.04.2016 № ЕД-4-15/5702).

О чем же идет речь? Как догадался читатель, есть один отраслевой документ, который упоминается в качестве обязательного в подзаконных актах. Это счет за оказанные услуги телефонной связи. Согласно Правилам оказания услуг телефонной связи, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 09.12.2014 № 1342, оператор связи обязан обеспечить предоставление абоненту счета на оплату услуг телефонной связи в течение 10 дней со дня выставления данного счета. Сделаем небольшое отступление.

Если в качестве абонентов выступают физические лица, не являющиеся плательщиками НДС, то для них достаточно счета на оплату и никакой или его универсальный аналог не нужны. Если же у оператора связи договорные отношения с юридическими лицами (плательщиками НДС), то они потребуют для вычета счет-фактуру или УПД. В этом случае вполне можно выдать универсальный документ вместо счета на оплату услуг связи и счета-фактуры. Получается, что для «физиков» – один исходящий документооборот, а для «юриков» – другой, но не спешите делать выводы.

Обратим внимание на то, что по согласованию с абонентом в качестве адреса предоставления абоненту счета допускается использовать адрес электронной почты либо электронный адрес системы самообслуживания оператора связи, через которую абонент осуществляет доступ к сведениям об оказываемых ему услугах телефонной связи, расчетах с оператором связи и иной информации (личный кабинет). Исходя из данной нормы п. 42 Правил оказания услуг телефонной связи оператор может «упразднить» счет на оплату услуг телефонной связи в традиционном его виде.

Один из вариантов заключается в отправке абоненту оповещений (через электронную почту и через сервисы мобильных операторов), в то время как полная информация по оказанным ему услугам связи и произведенным расчетам может быть предоставлена в электронном виде на сайте оператора в личном кабинете абонента. Для организаций и предпринимателей такая рационализация не подойдет, поскольку им в любом случае понадобятся подтверждающие расходы на связь документы. Нужно ли в их состав включать обязательно счет на оплату услуг связи?

Положительный ответ можно дать, если формально трактовать вышеупомянутое требование о выписке счета абоненту (под ним понимается любой пользователь услуг связи, в том числе , с которым оформлены договорные отношения). Счет, выставляемый абоненту за услуги связи, является документом, отражающим сведения о денежных обязательствах абонента, и должен содержать следующие сведения:

реквизиты оператора связи и абонента;
расчетный период, за который выставляется счет, и номер лицевого счета абонента;
данные о суммарной продолжительности соединений за расчетный период (при повременном учете);
сумма, предъявляемая к оплате по каждому виду услуг телефонной связи и каждому абонентскому номеру;
виды оказанных услуг телефонной связи;
сумма остатка на лицевом счете (при авансовом платеже);
дата выставления и срок оплаты счета (при отложенном платеже).

Казалось бы, императивные требования укрепляют незыблемый приоритет счета на оплату услуг связи перед всеми другими документами, составляемыми оператором связи. Однако все меняется, включая отраслевое законодательство, которое подстраивается регулятором под действующие условия ведения бизнеса в сфере связи. Один из примеров мы упомянули выше, обратив внимание на использование личного кабинета для получения информации об услугах связи, оказанных абоненту (физическому лицу).

Другим новшеством следует считать нововведения в Правила оказания услуг телефонной связи, внесенные Постановлением Правительства РФ от 03.02.2016 № 57. В договоре с абонентом – юридическим лицом стороны вправе самостоятельно определить требования к сведениям, которые должны быть отражены в счете. Таким образом, сторонам договора отданы на откуп форма и содержание счета на оплату услуг связи. Все перечисленные выше сведения являются обязательными для счета, выставляемого физическому лицу, который может и не выставляться в традиционном бумажном виде.

Почему бы в договоре оператора с заказчиком – юридическим лицом не предусмотреть счет, который по своим реквизитам приближен к универсальному передаточному документу? Кстати, его можно назвать универсальным счетом на оплату услуг связи, используемым в правовом поле отраслевого законодательства, а также для целей бухгалтерского и налогового учета (по НДС и налогу на прибыль). Согласитесь, такая рационализация была бы удобна бухгалтеру предприятия связи, который вместо трех документов (счет, счет-фактура, акт об оказанных услугах) составил бы один.

Как применить УПД (УСО)?

УПД сам по себе не предназначен для использования как аналог счета по оплате услуг связи. Предложенную нами рационализацию следует продумать и доработать для практического применения. А для этого нужно знать, что нормы гл. 21 НК РФ и Постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по НДС» не содержат ограничений на введение в бланки счетов-фактур дополнительных реквизитов.

Таким образом, заполнение УПД согласно требованиям к счету-фактуре с дополнительными реквизитами, удовлетворяющими требованиям к бухгалтерской «первичке», позволяет использовать документ как счет-фактуру и как учетный документ о передаче товара (оказании услуги). Иными словами, в Письме ФНС РФ от 04.04.2016 № ЕД-4-15/5702 авторы «дают добро» на модификацию УПД.

Вернемся к услугам связи. В частности, универсальный счет на оплату указанных услуг (УСО) целесообразно дополнить информацией, характеризующей оказание услуг, а не передачу товаров. В частности, нелишним будет привести данные о продолжительности соединений, их стоимости в разрезе каждого вида предоставляемых услуг, остатке на лицевом счете абонента. При этом не советуем сокращать базовый вариант – УПД, разработанный налоговиками. Он включает все необходимые реквизиты, предусмотренные разными видами законодательства и исключение любого из обязательных данных может вывести документ из сферы применения того или иного законодательства (бухгалтерского, налогового «прибыльного» или косвенного).

Покажем на схеме место УСО по сравнению с другими документами на отгрузку.

Как видим, УСО – нечто среднее между обычным счетом на оплату услуг связи и универсальным передаточным документом, имеющим признаки общей «первички».

Отметим, что в части отраслевого права операторам предоставлена свобода в выборе данных, вносимых в счет на оплату услуг связи или в ином документе, его фактически заменяющем. То есть, если оператор не укажет упомянутые выше сведения, характеризующие оказание услуг, это будет в рамках законодательства. Но не следует забывать о возможных претензиях. В отсутствие необходимой информации для урегулирования споров с абонентами придется формировать иной документ, характеризующий оказание услуг связи в стоимостном и натуральном выражении.

Цель применения УПД или, вернее, его модификации (УСО) – в сокращении документооборота, а не разработке еще одного документа для снижения рисков, связанных с подтверждением соблюдения требований того или иного законодательства.

Почему нужно обратить внимание на подписи?

Потому что они идентифицируют лиц, ответственных за оформление документов и за совершение хозяйственных операций. Значит, с них и можно спрашивать по документообороту, а не искать виноватых среди неопределенной группы персонала.

На подписях уполномоченных лиц налоговики делают акцент в Письме от 23.09.2016 № ЕД-4-15/17910. К компетентным на подписание счетов-фактур и на оформление «первички» сотрудникам они добавляют лиц, в компетенцию которых входит подписание юридически значимых документов о приемке-передаче оказанных (потребленных) услуг. Если все названные лица – это разные сотрудники, то получается, что в УПД нужно предусмотреть место для подписей трех уполномоченных лиц. На самом деле в указанном документе предостаточно места для подписей уполномоченных лиц. Помимо трех мест, «позаимствованных» из счета-фактуры, – двух для «автографов» представителей организации (руководителя и главного бухгалтера) и одного для индивидуального предпринимателя, – в УПД есть отдельные места для подписей:

ответственного за правильность оформления факта хозяйственной жизни, причем для обеих сторон договора;
принявшего товары (услуги), результаты работ лица.

Последнее поле как раз может подписать сотрудник, о котором упомянули налоговики и в компетенцию которого входит подписание юридически значимых документов о приемке-передаче оказанных (потребленных) услуг. В итоге если все посчитать, то в УПД, выписанном на отгрузку товаров и оказание услуг, должно быть не менее шести подписей:

руководителя и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц;
ответственных за правильность оформления факта хозяйственной жизни с обеих сторон (как от продавца (исполнителя), так и от покупателя (заказчика));
передавшего товары (услуги) лица и лица, их принявшего.

Причем не обязательно привлекать столько сотрудников для подписания документов. Соответствующие полномочия с обеих сторон могут иметь и разные лица, и лица, наделенные комплексом полномочий, на что тоже обращает внимание ФНС в названном выше письме. В свою очередь добавим, что целесообразно предоставить право расписываться в УПД двум лицам, одно из которых является работником бухгалтерии и совмещает полномочия по подписанию УПД от имени руководителя, главного бухгалтера и лица, ответственного за правильность оформления факта хозяйственной жизни, а другой выполняет функцию фактического приемщика-сдатчика и подтверждает принятие (сдачу) товаров, услуг.

Такой упрощенный вариант оптимален для небольших организаций, которые при малом штате могут предоставить подписание УПД одному только бухгалтеру, что логично с точки зрения рациональности, но в то же время повышает риски касательно правильности составления и объективности информации в документе, заверенном одним уполномоченным лицом. У операторов связи при высоком уровне организации системы внутреннего контроля УПД могут подписывать двое или трое уполномоченных лиц. Это бухгалтер и лицо, принявшее (передавшее) товары (услуги), а также внутренний контролер – лицо, ответственное за подписание юридически значимых документов.

Что еще нужно знать об УПД?

Оператор связи выступает и в роли исполнителя услуг, и в роли заказчика (покупателя товаров). УПД он может получить от поставщика, у которого приобретены товары (работы, услуги). В документе может быть выделен НДС, который вправе принять к вычету оператор, выступающий в роли покупателя. Объединение бухгалтерского и налогового документа не может лишить компанию ни возможности учитывать оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета, ни возможности использовать право на вычет по НДС (Письмо ФНС РФ от 04.04.2016 № ЕД-4-15/5702).

Универсальный документ одновременно может заменить несколько отгрузочных документов на передачу товаров, выполнение работ и оказание услуг. Если все перечисленные объекты гражданских прав реализуются в рамках одного договора, то в определенных ситуациях бухгалтер вправе оформить несколько операций одним УПД.

Может показаться, что это не согласуется с одним из основополагающих требований Закона о бухгалтерском учете, а именно: каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Здесь идет речь не о том, что на каждую операцию должен иметься только один «самостоятельный» документ. Законодатель имеет в виду, что хозяйственная операция должна быть документально подтверждена, а как – отдельным или общим документом – это выбор правоприменителя. Он может составить один документ на несколько операций. Главное, чтобы такие «комплексные» документы были легитимны, то есть отражали достоверную информацию о реальной хозяйственной операции (кроме мнимых и притворных сделок).

Кредит Кредит ). Все перечисленные записи могут быть отражены на основании одного УПД или его аналога УСО, который могут использовать в таком же качестве операторы связи. Напоминаем: рационализация должна происходить в рамках действующего законодательства, что обязывает внимательно отнестись к разработке и применению универсального документа.

* * *

В итоге можно констатировать, что операторы связи могут упростить свой документооборот с помощью универсального передаточного документа. Правда, для этого нужно совершить ряд действий, чтобы полноправно заменить обязательный отраслевой документ (счет на оплату услуг связи) аналогом – универсальным счетом на оплату услуг связи и передачу товаров (средств связи), который можно использовать также как бухгалтерскую «первичку» и как подтверждающие налоговые документы.

Плательщики НДС применяют универсальный передаточный документ вместо товарной накладной с целью сокращения количества бухгалтерских бумаг и упрощения оформления хозяйственных операций. Использование УПД рекомендовано ФНС России (письмо ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96). Документ должен содержать все необходимые реквизиты «первички», установленные законом «О бухгалтерском учете». Форма документа утверждается руководителем организации и закрепляется в учетной политике.

Назначение УПД

Универсальный передаточный документ представляет собой счет-фактуру, объединенный с первичным документом. На его основании можно принимать НДС к вычету. УПД отвечает всем требованиям законодательства к первичной документации, поэтому покупатель имеет право признать расходы на его основании.

Кроме счета-фактуры УПД может заменить собой ряд передаточных документов:

акт выполненных работ (услуг);
накладную на отпуск материалов на сторону.

Использовать универсальную форму могут все организации и индивидуальные предприниматели (даже те, которые не платят НДС). Нумерация УПД осуществляется в единой хронологии со счетами-фактурами.

Когда УПД заменяет накладную?

Заменить накладную УПД можно в следующих случаях:

при отгрузке товаров (в том числе – на экспорт);
при передаче имущественных прав;
при передаче результатов выполненных работ или оказанных услуг (оформляя универсальный передаточный документ на услуги, рекомендуется приложить подробный отчет по ним).

Иногда возникают ситуации, когда по одному договору вперемешку оформлены УПД и накладные. Переживать по этому поводу не стоит, так как на учет НДС и расходов это никак не повлияет. Но во избежание хаоса в документообороте необходимо закрепит такой способ оформления отгрузок в учетной политике по НДС и в договорах с контрагентами. Тогда у представителей ФНС не будет оснований предъявлять претензии в отношении того, почему в рамках одного договора оформлены разные первичные документы.

Когда использовать УПД вместо накладной нельзя?

При получении аванса.
При начислении НДС с полученного аванса.
Если покупатель принимает к вычету НДС с выплаченного аванса.
Если продавец принимает к вычету НДС с полученного аванса.
При корректировке показателей в случае изменения стоимости отгруженных товаров.
При исправлении ошибок в документах.

Что лучше – накладная или УПД?

Использование в организации универсальных передаточных документов имеет ряд преимуществ:

упрощение документооборота;
сокращение архива бухгалтерских бумаг;
оформление документов в едином стиле;
сокращение ошибок при составлении документов;
экономия времени на подготовку документов, снижение расходов на бумагу.

УПД очень удобен в использовании, так как при оформлении различных операций он заполняется по единому образцу. Ответственным лицам не придется думать над тем, как надо заполнять накладную по форме ТОРГ-12 или М-15 . Образец заполнения УПД на услуги можно взять за основу.

Можно сделать выводы о том, что применение УПД более выгодно по сравнению с использованием обычных накладных. Необходимость УПД назревала давно, и за ним будущее. Но иногда все же возникают ситуации, когда без оформления счетов-фактур не обойтись.

Обязательные реквизиты

Обязательные реквизиты УПД совпадают с реквизитами первичных документов, перечисленными в п. 5-6 ст. 169 НК РФ и ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Наряду с реквизитами счета-фактуры, обязательными реквизитами УПД являются:

наименование документа;
дата составления;
наименование юридического или физического лица;
содержание факта хозяйственной деятельности;
величина натурального или денежного измерения;
должность ответственного лица, совершившего сделку;
ФИО и подписи ответственных лиц.

Предприниматели имеют право добавлять дополнительные реквизиты в УПД так же, как в счет-фактуру. Ранее специалисты ФНС заявляли о том, что дополнительные реквизиты надо приводить за пределами рамки, которая отделяет счет-фактуру от «первички», но сейчас налоговая не запрещает добавлять информацию внутри нее (основание – письмо ФНС от 17.08.2016 г. № СД-4-3/15094).

У лиц, ответственных за оформление документа, может возникнуть вопрос: обязательно ли заполнять код товара в УПД? Данную графу заполняют, если организация или ИП осуществляли отгрузку товаров в страны-члены ЕАЭС. При отсутствии необходимых сведений в графе ставится прочерк.

Как же заполнить код товара, работ, услуг в УПД? Код товара указывается в соответствии с внешнеэкономической Единой товарной номенклатурой ЕАЭС (ТНВЭД).

Статус УПД

При заполнении бланка в левой верхней части надо выбрать один из двух статусов. Именно статус документа определяет перечень обязательных реквизитов, которые должны быть указаны в нем.

Универсальный передаточный документ со статусом «1» должен содержать все реквизиты первичного документа и счета-фактуры. В данном случае УПД будет выполнять функцию двух документов одновременно. Данный статус указывают, если в документе будет отражен факт хозяйственной деятельности, как в целях бухучета, так и для обложения НДС и налогом на прибыль .

УПД со статусом «2» выступает только как первичный документ и содержит показатели товарной накладной (акта). Функцию счета-фактуры он не выполняет, поэтому его надо выписывать отдельно. В форме со статусом «2» заполняют только те реквизиты, которые должен содержать передаточный акт, который она заменяет. Часть полей можно оставить пустыми.

Использование УПД при оказании услуг

Можно ли выставлять УПД на услуги? Да, на практике это встречается часто. Иногда даже возникают ситуации, когда универсальный передаточный документ выставляют на поставку товара, сопровождающуюся оказанием услуг. Сотрудники ФНС обращают внимание предпринимателей на такие моменты (письмо ФНС РФ от 23.09.2016 N ЕД-4-15/17910):

к моменту передачи товара и оформления универсальной формы услуга должна быть оказана и потреблена заказчиком;
УПД подписывают лица, уполномоченные на подписание как счетов-фактур, так и «первички».

УПД на услуги оформляется в двух вариантах:

как счет-фактура и «первичка» (указывается статус «1»);
только как первичный документ (указывается статус «2»).

В первом случае строки 1-7 и графы 1-11 следует заполнять как в обычном счете-фактуре (в том числе и графу «Код товара» в УПД). Для заполнения строк № 2 и № 6 предусмотрены некоторые особенности в зависимости от содержания сделки. Если были оказаны «простые» услуги - в этих строках указывают исполнителя и заказчика. Если же оказывались услуги по транспортной экспедиции - тогда в соответствующих полях указывают экспедитора и клиента, при оказании услуг по агентскому договору сторонами выступают агент и принципал.

Если УПД заменяет собой только накладную (или акт) - часть полей можно оставить пустыми. Обязательному заполнению подлежат:

графа 1;
графа 2, 2а;
графа 3;
графа 9;
строки 1, 1а;
строки 2 и 6;
строка 7.

В дополнение к УПД в этом случае составляют счет-фактуру. Пример заполнения УПД вы найдете .

Образец заполнения УПД

В практике хозяйственной деятельности все большее распространение получает универсальный передаточный документ (УПД). Образец заполнения этого документа, правила его применения и составления мы приведем в этой статье.

Официальная форма УПД

Форма этого документа разработана налоговиками. ФНС довела ее Письмом от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96 . Как разъяснили налоговики, официальная форма УПД является одной из возможных форм документов, фиксирующих передачу товаров, услуг, имущественных прав, результатов работ. Ее особенность состоит в том, что в ней содержатся все необходимые сведения, которые обязательны для счетов-фактур и первичных документов. Это позволяет применять УПД в качестве полноценной замены и тех, и других, оформляя вместо двух документов только передаточный акт.

Передаточный документ может быть двух видов:

со статусом один;

со статусом два.

В статусе один передаточный документ заменяет и счет-фактуру, и первичный документ. В зависимости от вида сделки или операции его могут оформить вместо накладной, акта оказанных услуг, акта приемки результатов работ и т.д. Все необходимые реквизиты для отражения сведений об этих операциях в нем содержатся. Кроме того, в официальной форме передаточного документа предусмотрена часть для заполнения счета-фактуры. Таким образом, правильно оформленный передаточный документ со статусом один может приниматься для получения вычетов по НДС и в качестве оправдательного документа для совершения расходов.

В статусе два передаточный документ выполняет только функцию первичного документа. Счет-фактуру в этом случае он не заменяет и ее нужно выставлять отдельно.

Скачать образец заполнения УПД в Excel

Как заполнить УПД?

Рекомендации по заполнению УПД приведены в приложении к указанному письму ФНС России. Здесь следует обратить внимание на то, что правила заполнения УПД различны в зависимости от того, каким образом этот документ будет использоваться.

Если компания будет применять УПД со статусом один, то должны заполняться все обязательные поля и для счета-фактуры, и для первичного документа. При заполнении такого УПД нужно учесть правила заполнения счетов-фактур, приведенные в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Если же передаточный документ будет использоваться только как первичный документ, то заполнить нужно только сведения, обязательные для таких документов. Обратите внимание, что некоторые из этих сведений содержатся в разделе УПД для счета-фактуры и должны быть там заполнены (в том числе сведения о покупателе (строка 6), продавце (строка 2), валюте (строка 7), наименовании (столбец 1), количестве товара, объеме работ, услуг (столбец 3), валюте, единице измерения (столбец 2, 2а), стоимости (столбец 9)). При этом все поля формы счета-фактуры заполнять не нужно (например, налоговую ставку).

Изменение официальной формы УПД

Официальная форма может быть изменена. Компания вправе дополнить ее новыми строками или столбцами, для того чтобы отразить более детализированную информацию. При этом следует учесть, что при доработке официальной формы должны быть:

Сохранены все обязательные реквизиты. Для первичных документов набор таких реквизитов приведен в ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ. Для счетов-фактур перечень обязательных сведений указан в ст. 169 НК РФ.
Сохранена форма счета-фактуры. Это требование вытекает из п. 9 Приложения № 1 Постановления Правительства РФ N 1137.

При условии выполнения указанных требований изменение формы передаточного документа допустимо. Независимо от того, какую форму (официальную или самостоятельную) компания решит использовать для оформления своих операций, такое решение должно быть отражено в учетной политике, а сама форма утверждена руководителем.

Как заполнить универсальный передаточный документ

УПД - это универсальная форма бланка, которая объединяет в себе сразу несколько документов, что существенно упрощает деловой документооборот и снижает издержки. Такая потребность назрела давно, но получила правовую поддержку только после вступления в силу Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Необходимость применения передаточного документа

В статье собраны образцы операций, наиболее часто встречающихся в организации и образцы документов, которыми они оформляются. Рассмотрим на примере заполнение, оформленние выполненных работ и поставку товара универсальным передаточным документом (далее УПД). Применяется УПД вместо следующих документов: товарной накладной, счет-фактуры и акта приемки-сдачи работ (услуг).

УПД — это универсальная форма бланка, которая объединяет в себе сразу несколько документов, что существенно упрощает деловой документооборот и снижает издержки. Такая потребность давно назрела, но получила правовую поддержку только, после вступления в силу Федерального закона № 402-ФЗ « О бухгалтерском учете ». Закон упростил формы первичных учетных документов, но определил перечень обязательных реквизитов для них (ст.9 402-ФЗ), ведь каждый факт хозяйственной жизни подлежит обязательному оформлению.

Реквизитами первичного учетного документа являются:

наименование;

дата составления;

наименование экономического субъекта составителя;

содержание факта операции;

величина измерения операции в натуральном и (или) денежном измерении (с указанием единиц измерения);

наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления;

подписи лиц, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации лиц.

УПД был разработан ФНС на основе требований закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ и Постановления Правительства № 1137 и предложен к применению Письмом ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/ .

Важно! С 1 июля 2017 г. внесены изменения в Постановление Правительства № 1137, следовательно, с июля 2017 г. форма УПД отличается от счет-фактуры, строкой, которую включили в форму счет-фактуры. Строка 8 счет-фактуры «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)» является отличительным показателем между формой счет-фактуры и УПД. Использование УПД рекомендовано, и руководители организаций самостоятельно принимают решение о том, какие формы документов использовать. Несмотря на то, что УПД содержит реквизиты счет-фактуры, применять его можно организациям на любых формах налогообложения.

Организации и ИП, не являющиеся плательщиками НДС, не обязаны уплачивать этот налог при применении формы УПД. Для организаций, которые находятся на общей системе налогообложения УПД, также как и счет-фактура, дает право на зачет входящего НДС при уплате в бюджет.

Образец заполнения УПД универсального передаточного акта

Итак, УПД - универсальный передаточный документ; когда можно применять УПД? Правила заполнения актуальны для поставки товаров и выполнения работ (услуг):

вместо Акта и Счет-фактуры;

вместо Накладной и Счет-фактуры;

Для заполнения УПД вместо товарной накладной (ТОРГ12) необходимо изменить статус с «1» на «2», а также строки Грузоотправитель и его адрес (3) и Грузополучатель и его адрес (4) оставить не заполненными.

Полный текст Требования по заполнению граф УПД содержится в Рекомендациях по заполнению отдельных реквизитов формы УПД (Письмо № ММВ-20-3/ ). В таблице приведены важные моменты, на которые стоит обратить внимание:

Операции по отгрузке товаров или выполнению работ и услуг должны быть оформлены соответствующей первичной документацией. Затем компания выставляет счет-фактуру, необходимую для оплаты реализации. Однако законодатели предусмотрели упрощенный порядок документооборота с применением универсальных передаточных документов.

О чем пойдет речь

УПД - это универсальный передаточный документ, который объединяет в себе сразу несколько бланков первичной документации, что позволяет существенно сократить издержки предприятия, а также упростить процесс документооборота между поставщиками и покупателями. Далее приведем актуальный на 2018 год образец заполнения УПД (универсальный передаточный документ).

Как это работает

Ранее действовал более сложный алгоритм.

Например, НКО «Доброволь» реализовала товары, работы, услуги сторонней компании. Документацией, подтверждающей факт реализации, в данном случае является товарная накладная, которая подписывается обеими сторонами при передаче готовой продукции, товаров и прочих ТМЦ, либо акт выполненных услуг, который также подписывает заказчик и исполнитель по окончанию работ или услуг. Только после подписания накладной или акта исполнитель выставлял счет-фактуру на оплату.

Что происходит теперь? Сокращенный документооборот между компаниями выглядит так. Например, при отгрузке товара исполнитель выставляет универсальный передаточный документ вместо товарной накладной и счета-фактуры. В бланке ПД оба документа объединены. Следовательно, заказчик, получив товары, может сразу приступить к оплате. Аналогичный вариант действует и при реализации работ и услуг.

Действующий бланк универсального ПД утвержден отдельным Письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 и законом № 402-ФЗ «О бухучете».

Бланк универсального ПД

Правила и образец заполнения УПД

Для УПД правила заполнения утверждены во втором приложении Письма ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Рассмотрим основные правила:

Образец УПД с 1 октября 2017

Форма универсального передаточного документа менялась в 2017 году дважды: с 1 июля появился новый обязательный реквизит «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)», а с 1 октября 2017 образец УПД поменялся снова: появилась графа «Код вида товара», поле для дополнительной подписи, изменились названия строки 8 и графы 11.

Бланк, правила и пример заполнения УПД - на этой странице. Также мы разберем, что писать в каждом поле документа.

Бесплатно скачать бланк УПД (в Excel):

Получите бланк бесплатно!

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word

Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Не знаете, как заполняется форма. Нужен пример заполнения и пояснения, что в каком поле указывать? Все это есть ниже.

Скачайте образец заполнения УПД:

Изменения в УПД с 1 июля 2017 года

Образец УПД с 1 июля 2017 изменился вслед за счетом-фактурой. Теперь в этих документах должна быть строка для указания сведений о госконтракте - ее номер 8. Если вы не знаете, что в ней писать, то скорее всего вам заполнять ее и не придется. Но сама строка «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)» в УПД должна быть в любом случае.

Подробнее о заполнении строки 8 здесь >>

Изменения в УПД вступили в силу 1 июля 2017 года. То есть все документы, датированные этим или более поздним числом, должны содержать новый реквизит.

Изменения в форме УПД с 1 октября 2017 года

С 1 октября 2017 действуют формы счета-фактуры и УПД, утвержденные постановлением Правительства от 19.08.17 №981. Вот список изменений, которые нужно внести в форму:

графа 1а «Код вида товара». Здесь указывается код вида товара по единой ТН ВЭД ЕАЭС. Обязательна для товаров, экспортируемых из России в государства ЕАЭС: Белоруссию, Казахстан, Армению, Киргизию. Код нужно выбирать из справочника кодов ТН ВЭД (утв. решением Совета Евразийской экономической комиссии от 16.07.12 № 54). Если у вас нет данных для этой графы, ставится прочерк. Распространяется на счета-фактуры, корректировочные счета-фактуры и УПД.
поле для дополнительной подписи. Здесь ставится подпись уполномоченного лица, которое подписывает счет-фактуру вместо предпринимателя. Раньше в форме были только поля для подписи руководителя, главного бухгалтера и индивидуального предпринимателя или их представителей.
название строки 8. Здесь c 1 октября 2017 года указывается, что строка заполняется только при наличии данных.
название графы 11. С 1 октября она называется «Регистрационный номер таможенной декларации». Заполняется для товаров не российского производства. Его заполняем, если товар не российского производства.

Скачать новый образец УПД с 01.10.2017 здесь >>

Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта?

Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.

Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.

Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.

Правила заполнения УПД по новому образцу

Документ по-прежнему может заменять одновременно и накладную, и счет-фактуру, или быть выписан только в качестве накладной или акта. Поэтому важно правильно указать статус УПД:

1 - если УПД выписывается в качестве и накладной, и счет-фактуры (для операций, облагаемых НДС);
2 - если УПД выписывается в качестве только накладной или только акта (для операций без НДС).

Упростить заполнение УПД поможет простая инструкция ниже.

УПД со статусом 1

Строка 1
Номер документа (по порядку по хронологии) и дата его составления. Максимальный срок выставления счета-фактуры - пять календарных дней с момента отгрузки товаров, оказания услуг, выполнения работ, передачи имущественных прав.

Строки 2, 2а и 2б
Сведения о продавце: название, адрес, ИНН и КПП.

Строки 3 и 4
Сведения о грузоотправителе и грузополучателе. Строки заполняются только при продаже товаров. Если счет-фактура выставляется на услуги или работы, ставится прочерк. Если организация одновременно и продавец, и грузоотправитель, то в строке 3 напишите «он же». Если же грузополучатель и покупатель одно и тоже лицо, то укажите наименование и адрес грузополучателя (писать «он же» нельзя).

Строка 5
Сведения о номере платежного поручения. Заполняется, если была предоплата, т.е. в счете-фактуре на аванс. Если предоплаты не было или она была перечислена в день отгрузки, ставится прочерк.

Строки 6, 6а и 6б
Сведения о продавце. Заполняются так же, как и сведения о покупателе.

Строка 7
Наименование и код валюты. Счет-фактура выставляется в иностранной валюте, только если цены и расчеты по договору выражены в ней (п. 7 ст.169 НК РФ).

Строка 8
Идентификатор государственного контракта. 8 строка в УПД заполняется только в том случае, если у вас есть данные. Если нет (то есть если вы не работаете с контрактом, или у вашего контракта нет идентификатора) - в строке ставится прочерк.

Табличная часть

А
Номер строки таблицы. Можно не заполнять.

Б
Код товара, работ, услуг. Для товаров - артикул, для работ - код по ОКВЭД, для услуг - код по ОКУН. Код товара, работ, услуг в УПД приводится, если нужно указать на налоговые льготы или другие особые условия.

Графы 1, 1a и 2
Наименование товаров или описание и единицы измерения выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав. Графа 1а содержит код вида товара по единой ТН ВЭД ЕАЭС, с 1 октября 2017 года ее заполнение обязательно в отношении товаров, экспортированных из России в государства ЕАЭС - в Белоруссию, Казахстан, Армению или Киргизию (в ином случае ставится прочерк). Код товара берется из справочника кодов ТН ВЭД (утв. решением Совета Евразийской экономической комиссии от 16.07.12 № 54).

Графа 3
Количественные параметры товаров, работ, услуг. Если невозможно их определить - ставится прочерк.

Графа 4
Цена за единицу измерения (при возможности ее указания) без НДС.

Графа 5
Стоимость всего количества товаров, работу, услуг, переданных прав без НДС.

Графа 6
Сумма акциза. Заполняется только при реализации подакцизных товаров. В ином случае пишется «Без акциза».

Графа 7
Ставка НДС. Если компания освобождения по ст.145 НК РФ или в случае выставления счета-фактуры компаниями, не работающими с НДС, пишется «Без НДС».

Графа 8
Сумма НДС в рублях и копейках без округления. В случаях, указанных выше, пишется «Без НДС».

Графа 9
Стоимость всего количества товара (работ, услуг, переданных прав) с учетом НДС.

Графы 10, 10а, 11
Наименование страны происхождения и ее код по ОКСН, номер таможенной декларации. Заполняется для импортных товаров. Внимание! С 1 октября 2017 года изменилось название графы 11. Она теперь называется «Регистрационный номер таможенной декларации».

УПД со статусом 2

Не заполняются табличные графы 7 и 8 (ставка и сумма НДС), 10, 10а и 11 (страна и ГТД - они заполняются только для операций, облагаемых НДС).

Можно не заполнять табличные графы 4, 5 и 6, в подразделе со счетом-фактурой строки 2а и 2б, 3, 4, 5, 6а и 6б.

Остальные поля заполняются как описано выше.

Часто задаваемые вопросы

При оформлении УПД чем отличаются статус 1 и 2?

Статусы УПД 1 и 2 определяют назначение документа. УПД со статусом 1 можно использовать и как первичный документ для оформления хозяйственных операций, и как счет-фактуру. УПД со статусом 2 можно использовать только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. Тогда счет-фактура составляется отдельно.

Статус при заполнении УПД имеет информационный характер. Фактический статус документа будут определять реквизиты, которые вы укажете: так, если вы присвоили документу статус 2, но при этом указали в нем НДС, то такой документ можно использовать как счет-фактуру для обоснования налогового вычета, несмотря на статус.

Где взять код товара в УПД?

Используйте артикул товара или код по ОКВЭД/ОКУН для работ/услуг, если нужно указать на налоговые льготы или другие особые условия.

Кто подписывает УПД?

Универсальный передаточный документ обязательно должны подписать ответственные лица со стороны продавца и покупателя. Для каждого представителя обеих сторон нужно указывать должность и ФИО.

Подписи в УПД со стороны продавца:

В подразделе со счетом-фактурой: подписи руководителя организации (или иного уполномоченного лица), главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица). Если документ заполняется индивидуальным предпринимателем, то подпись ИП и указание реквизитов свидетельства о государственной регистрации ИП. Подпись уполномоченного лица, которое подписывает документ вместо предпринимателя, с 1 октября 2017 ставиться в поле для дополнительной подписи.
В поле таблицы 10: подпись лица, передавшего товар, работы, услуги.
В поле таблицы 13: подпись лица, ответственного за правильное оформление документа. Называется это поле в УПД «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни». Если этот сотрудник уже ставил свою подпись в документе, то он может не подписываться в поле 13 повторно: достаточно указать должность и ФИО.

Подписи в УПД со стороны покупателя:

В поле таблицы 15: лицо, получившее товар, работы, услуги.
В поле таблицы 18: лицо, ответственное за правильное оформление документа. Если этот сотрудник подписался в поле 15, то здесь достаточно указать должность и ФИО.

Какие документы заменяет УПД?

УПД можно использовать вместо счета-фактуры, первичного документа или вместо обоих этих документов сразу. Бланк универсален: вы сами решаете, что заменяет УПД в конкретном случае, и исходя из этого заполняете поля.

Заменяет УПД акт выполненных работ или нет?

Заменяет. Любые организации и предприниматели, в том числе и неплательщики НДС, могут использовать вместо акта выполненных работ универсальный передаточный документ.

Обязательно ли использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной?

Можно, но не обязательно. Вы вправе самостоятельно решить, что для вас будет удобнее: УПД или ТОРГ-12. Последняя с появлением УПД не вышла из употребления и оформляется так же, как и раньше. Но использование универсального передаточного документа вместо товарной накладной или другого первичного документа поможет вам упростить документооборот и уменьшить его объем.

Можно ли выписывать УПД на услуги?

Можно. Вы можете использовать УПД для оформления не только отгрузки товаров, но также и оказания услуг, выполнения работ и передачи имущественных прав. УПД на услуги заполняется по той же инструкции, что и на товары.

УПД на услуги: нужен ли акт?

Если вы оформляете оказание услуг с помощью УПД, отдельный акт составлять не нужно.

Можно ли в УПД указывать услуги и товары одновременно?

Можно. Налоговое законодательство РФ не требует выставлять отдельный счет-фактуру на каждый вид продукции (услуг). В одном счете-фактуре (или, соответственно, в одном УПД) можно отразить одновременно всю отгрузку (товары, работы, услуги) в адрес одного покупателя. В этом случае вы оформляете один УПД - вместо акта выполненных работ и товарной накладной одновременно. При этом важно соблюдать сроки выставления счетов-фактур - 5 календарных дней с момента отгрузки).

Строка 8 в УПД: обязательно заполнять или нет?

Строка 8, обязательная для включения в форму универсального передаточного документа с 1 июля 2017 года, заполняется только в том случае, если у вас есть соответствующие данные. Если их нет, в ней ставится прочерк, но сама строка обязательно должна присутствовать в форме. С 1 октября 2017 в названии строки появилось указание «При наличии»: это и означает, что она обязательна к заполнению только в случае, если у вас есть нужные данные. В противном случае ставится прочерк.

С какого года ввели УПД? С какого числа действует УПД?

Универсальный передаточный документ ввели в 2013 году. Но с 1 октября 2017 действует новый образец УПД, поэтому документы, датированные более ранним числом, недействительны.

Кстати, изменения в УПД с 1 октября 2017 не вызвали затруднений у пользователей МоегоСклада, потому что в нашем сервисе документы формируются автоматически. Мы вовремя обновляем формы документов, так что нашим пользователям не нужно искать в интернете бланки или добавлять поля на свой страх и риск вручную.