Главная » Оформление пенсии » Образец распоряжения по цеху. Образец распоряжения руководителя

Образец распоряжения по цеху. Образец распоряжения руководителя

Делопроизводство и канцелярия

Приказ и распоряжение: процедура издания на предприятии

Екатерина Каменева
12 ноября 2008 г. 16:13

Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы неправильно. Сначала нужно определить основное назначение приказа и распоряжения, выявить сходства и различия, которые существуют между этими видами документов.

Приказ и распоряжение: в чем сходство и отличия

Сразу стоит отметить, что приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам , издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения - руководителю соответствующего уровня.

Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или -распоряжения, могут быть направлены на:

совершенствование организационной структуры предприятия;
выбор средств и способов осуществления основной (или производст-венной) деятельности предприятия;
обеспечение предприятия финансовыми, трудовыми,- -материальными, информационными и иными ресурсами;
утверждение организационных документов и изменений к ним и т.д.

При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях, обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.

А теперь постараемся выявить отличия между рассматриваемыми нами видами документов.

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

Инициирование издания приказа или распоряжения.
Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.
Подготовка проекта приказа или распоряжения.
Согласование проекта документа.
Доработка проекта приказа или распоряжения по замечаниям согласующих.
Подписание приказа или распоряжения.
Регистрация приказа или распоряжения.
Доведение приказа или распоряжения до исполнителей.

Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.

Рассмотрим каждый этап в отдельности.

Инициирование издания приказа или распоряжения

Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:

на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой);
по поручению руководства предприятия;
по инициативе руководителей структурных подразделений или -подведомственных предприятий, а также отдельных специалистов.

Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

П. 3.11. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной -документации. Требования к оформлению документов.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Пример 1

ООО «Новостройрегион-А» получает письмо-сообщение от разработчика программного обеспечения ОАО «Технологии 21 века» о выходе новой версии программного продукта по складскому учету «Склад+», а также CD-диска с -модулем обновления и инструкцией по проведению обновления.

Получив данное письмо, руководитель ООО «Новостройрегион-А» выносит резолюцию, в которой поручает заведующему складом Степанову А.В. проанализировать новые возможности системы автоматизации складского учета и доложить о необходимости перехода на новую версию программы.

Степанов А.В. подготавливает докладную записку, адресованную генеральному директору, в которой сообщает, что переход на новую версию системы позволит более эффективно организовать работу по учету товара и повысить оперативность работы персонала.

Изучив данную докладную записку, генеральный директор создает новую резолюцию, в которой поручает подготовить проект приказа о вводе в эксплуатацию новой версии системы автоматизации складского учета.

То есть в данной ситуации инициирующими документами для издания приказа стали письмо ОАО «Технологии 21 века» и служебная записка заведующего склада Степанова А.В. На основании этих документов руководитель предприятия отдал поручение на подготовку проекта приказа.

Сбор и анализ информации для подготовки проекта приказа или распоряжения

Данный этап предусматривает прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для выработки управленческого решения, которое впоследствии будет отражено в -издаваемом приказе или распоряжении.

Источниками информации могут быть:

законодательные акты и нормативная документация;
текущая документация организации;
документы, поступающие из других организаций;
архивные документы;
публикации в периодической печати;
научные материалы и др.

Итогом сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Продолжение Примера 1

Подготовка проекта приказа или распоряжения

Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.

Проект приказа или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.

Оформляются проекты приказов и распоряжений в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной -документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 6.30-2003).

Итак, проекты приказов и распоряжений печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для приказа и распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания);
наименование организации;
наименование вида документа;
место составления или издания документа;
а также ограничительные отметки для реквизитов:

Дата документа;

Регистрационный номер документа.

Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в -соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.

Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30-35 мм, а не 20 мм.

Таблица 1. Обязательные реквизиты приказа и распоряжения

	Наименование реквизита	Момент оформления реквизита
Издание документа
	наименование организации
	наименование вида документа	оформлять не надо, присутствует на бланке
	место составления или издания документа	оформлять не надо, присутствует на бланке
	дата документа
	регистрационный номер документа	оформляется после подписания в момент регистрации документа
	заголовок к тексту
	текст документа	оформляется при подготовке проекта документа
	визы согласования документа (также может быть при необходимости гриф- -согласования документа)	полностью оформляются во время согласования проекта документа
	подпись полностью	оформляется во время -подписания документа
	в зависимости от учредительных документов может присутствовать Государст-венный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак)	оформлять не надо, присутствует на бланке
Постановка на контроль и исполнение
	отметка о контроле	оформляется при постановке документа на контроль
Снятие с контроля и направление документа в дело
	отметка об исполнении документа и направлении его в дело	оформляется при снятии с контроля и направлении документа в дело

Теперь перейдем к рассмотрению особенностей оформления проектов приказа и распоряжения. Начнем с правил составления текста. Он всегда излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей:

констатирующей (или преамбулы) и
распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа или распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во исполнение», «В соответствии с». Если приказ или распоряжение издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа или распоряжения.

Констатирующая часть обычно начинается словами «В целях», «В -связи» и т.д.

Бывают случаи, когда констатирующая часть может отсутствовать в связи с тем, что предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании .

Констатирующая часть в приказах отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», а в распоряжениях - словом «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой строки от поля прописными буквами.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Часто происходит деление распорядительной части на пункты в связи с тем, что предполагается наличие нескольких исполнителей для различных поручений со своими сроками готовности.

Фрагмент документа

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны -организации или структурные подразделения.

Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:

1. Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект «Инструкции об организации работы по...».
2. Начальнику Юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативные правовые акты и методические документы.

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например:

3. Срок представления 15.07.2003.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:

Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка Сидорова К.М.

Фрагмент документа

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536.

Если приказ изменяет или отменяет какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать -утратившим силу...».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Текст любого организационно-распорядительного документа, оформ-ляемого на бумаге формата А4, должен печататься через полуторный -межстрочный интервал.

У приказа или распоряжения могут быть разные приложения : положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако реквизит «Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на приказах и распоряжениях в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.

Если приложение носит справочный или аналитический характер (схема, таблица, список и т.д.), то в тексте приказа или распоряжения дается ссылка «согласно приложению 2» или «(приложение 2)». При этом на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Пример 2

Заголовок должен в обязательном порядке оформляться на всех проектах приказов и распоряжений и включать в себя краткое содержание документа.

Он должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?», например, «Об утверждении инструкции по делопроизводству», «О проведении аттестации сотрудников ЗАО «Связьинвестком»», «О реализации концепции -совершенствования документационного обеспечения управления».

При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без абзацного отступа) через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки.

На вопросах оформления обязательных реквизитов бланка приказа или распоряжения останавливаться не будем, так как об этом подробно рассказывается в статье Е.М. Каменевой «Разработка бланков организационно-распорядительных документов», опубликованной в журналах № 8’ и №9’2005 г.

Когда проект приказа или распоряжения подготовлен, начинается следующий этап - согласование проекта распорядительного документа. Он неразрывно связан с другим этапом - доработкой проекта по замечаниям согласующих должностных лиц. Поэтому оба этих этапа мы рассмотрим одновременно.

Согласование проекта приказа или распоряжения и доработка проекта по замечаниям согласующих должностных лиц

Согласование проекта документа подразумевает:

Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.

Фрагмент документа

П. 2.7.1.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536.

Фрагмент документа

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения -принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

На предприятии должен быть разработан перечень видов и подвидов -документов с указанием лиц, визы которых необходимы при согласовании, т.е. с указанием основных согласующих, или табель форм документов .

Этапы подготовки проекта документа, его согласования и доработки по замечаниям согласующих могут осуществляться так называемым «традиционным» способом или с помощью системы автоматизации -делопроизводства и электронного документооборота.

При «традиционном» способе проект распорядительного документа -готовится на бланке и передается на согласование в бумажном виде.

В этом случае визы должностных лиц проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта документа. Специалист, подготавливающий проект приказа или распоряжения, может сделать основу для дальнейшего проставления виз, указав на оборотной стороне последнего листа проекта документа должности и фамилии согласующих. Реквизит «визы согласования документа» должен -оформляться в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.

Фрагмент документа

П. 3.24. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной -документации. Требования к оформлению документов.

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Личная подпись А.С. Орлов
Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

По усмотрению организации допускается полистное визирование проекта документа или возможность оформления виз документа на отдельном листе согласования. При этом форма листа согласования не регламентируется ни -ГОСТами, ни правовыми актами, и в соответствии с этим в разных -организациях лист согласования может иметь различную форму.

При передаче на согласование проекта распорядительного документа на бумажном носителе возможен только один вид маршрута движения проекта: последовательный. Это означает, что в одно и то же время проект документа может находиться только у одного из согласующих должностных лиц. На практике часто бывают такие случаи, когда проект документа должны согласовывать руководители одного уровня, и очередность их согласования не имеет никакого значения. Соответственно, последовательный маршрут согласования документа не всегда является оптимальным решением.

Кроме этого «традиционный» способ согласования «съедает» достаточно много рабочего времени у сотрудников предприятия. Ведь проект документа на бумажной основе необходимо самостоятельно относить согласующим должностным лицам или передавать через службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ). В последнем случае согласование документа растягивается на продолжительное время, так как сначала надо отнести проект в службу ДОУ, потом необходимо, чтобы из службы ДОУ секретарь или ответственный за делопроизводство нужного подразделения забрал и передал проект на согласование своему руководителю, а после согласования вернул проект в службу ДОУ… Такая процедура должна продолжаться до тех пор, пока проект не будет согласован всеми необходимыми должностными лицами. В итоге на средних и крупных предприятиях согласование одного проекта документа может длиться несколько дней.

Согласование проектов документов с помощью систем и электронного документооборота имеет множество преимуществ по сравнению с «традиционным» способом. При таком подходе разработчик проекта документа создает проект в системе, указывает вид маршрута движения проекта документа во время согласования и -активизирует процедуру согласования.

Возможны следующие маршруты согласования:

последовательный: когда проект сначала поступает первому согласующему; после того, как он осуществит согласование, проект автоматически поступает второму согласующему и т.д.;
параллельный: когда проект поступает одновременно сразу всем согласующим и они проводят согласование проекта документа в любой последовательности;
параллельно-последовательный (или смешанный): когда проект документа поступает сначала одной группе должностных лиц, которые могут осуществлять согласование в любой последовательности; и только после того, когда все должностные лица из первой группы осуществят согласование, проект пересылается следующей группе должностных лиц.

Если рассматривать согласование проектов приказов и распоряжений, то можно отметить, что наиболее оптимальным будет являться параллельно-последовательный маршрут. В этом случае можно организовать согласование по следующей цепочке:

1 группа согласующих - исполнитель (или разработчик) проекта документа;
2 группа согласующих - руководитель исполнителя;
3 группа согласующих - руководитель (или сотрудник службы ДОУ), который проверяет проект распорядительного документа на правильность оформления;
4 группа согласующих - руководители подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также -руководитель юридической службы;
5 группа согласующих - заместитель (или заместители) руководителя предприятия.

Согласование с использованием автоматизированных систем имеет еще целый ряд преимуществ по сравнению с «традиционным» согласованием. Назовем основные из них:

1. Разработчику не нужно тратить время на доставку проекта согласующим должностным лицам, так как это делает система в соответствии с заданным маршрутом.
2. Разработчик может указать время, в течение которого должностное лицо обязано согласовать проект документа.
3. Разработчик проекта документа может в любой момент посмотреть, как осуществляется согласование документа, кто из должностных лиц произвел согласование и какую визу поставил.
4. Согласующие должностные лица оперативно узнают о поступлении им на согласование проекта документа благодаря специальной -системе оповещения.
5. Проект документа согласуется в максимально короткие сроки.
6. Проект документа не может потеряться в процессе согласования.
7. Система может хранить все версии проекта, визы и замечания согласующих.

Несмотря на вышеуказанные, достаточно весомые преимущества «электронного» согласования, в настоящее время оно применяется на небольшом количестве предприятий. И причина этому следующая: автоматизировать работу с проектами документов, в том числе и этап согласования, можно только в том случае, если активными пользователями систем и электронного документооборота станут все руководители, ведь именно они являются основными согласующими должностными лицами. К сожалению, сегодня практика показывает, что в большинстве организаций и предприятий основными пользователями систем автоматизации являются секретари и ответственные за делопроизводство , в чью компетенцию не входит согласование проектов документов.

Теперь рассмотрим, что происходит, если кто-то из согласующих не согласен с содержанием проекта документа.

В случае вынесения одним или несколькими согласующими замечаний принципиального характера, меняющих суть документа, проект должен быть перепечатан (т.е. должна быть создана новая версия проекта документа) и повторно согласован.

Если во время согласования были вынесены замечания редакционного характера, не меняющие содержания проекта, то проект также подлежит перепечатке, но повторного согласования в этом случае не требуется.

Подписание приказа или распоряжения

Согласованный проект документа передается на подпись руководителю.

Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом случае также необходимо передать руководителю лист согласования проекта документа.

Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован.

Регистрация приказа или распоряжения

Регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

В нашем случае регистрация будет фиксировать факт создания документа. Стоит отметить, что регистрация также нужна для дальнейшего учета документов и организации справочной работы.

Регистрация может осуществляться одним из трех способов:

записью о документе в бумажном журнале (журнальная форма регистрации);
записью в бумажной регистрационно-контрольной карточке -(карточная форма регистрации);
внесением информации о документе в систему автоматизации дело-производства и электронного документооборота -(автоматизированная форма регистрации).

Стоит отметить, что в настоящее время целесообразна именно автоматизированная регистрация документов, так как она имеет множество преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации. Назовем небольшую часть из этих преимуществ:

быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам;
автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
автоматический контроль за исполнением поручений (документов);
возможность одновременной регистрации документов на нескольких рабочих местах и другие.

Причем автоматизированная регистрация документов возможна и без внедрения на предприятии специализированного программного обеспечения.

В большинстве небольших компаний она осуществляется при помощи программы MS Exсel путем заполнения обыкновенной таблицы.

Во время регистрации документу присваиваются регистрационный номер и дата документа. Датой приказа и распоряжения должна являться дата подписания, отсюда можно сделать вывод, что приказы и распоряжения должны регистрироваться именно в день их подписания.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Кроме этого отдельно регистрируются приказы (а также распоряжения) по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Это означает, что вышеперечисленные подвиды приказов и распоряжений будут иметь не общую, а раздельную нумерацию.

Теперь приведем требования к оформлению регистрационного номера и даты документа, закрепленные в ГОСТе Р 6.30-2003.

Фрагмент документа

Обычно для оформления даты приказа и распоряжения используют именно цифровой способ, например, 05.02.2007.

Доведение приказа или распоряжения до исполнителей

Доведение распорядительного документа до исполнителей - это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

При «традиционной» организации делопроизводства чаще всего с приказов и распоряжений снимают копии, реже делают выписки, которые затем направляют исполнителям или сотрудникам организации в соответствии с указателем рассылки (он также составляется и подписывается исполнителем).

Если при работе с документами используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, то в большинстве случаев (когда сотрудника не надо знакомить с документом под роспись, что бывает актуально, например, при оформлении некоторых распорядительных документов по личному составу) зарегистрированный документ отсылается сотрудникам с помощью используемой системы. Такой подход позволяет получить адресатам документ в максимально короткие сроки, а также экономить материальные и временные ресурсы, которые затрачиваются при «традиционном» подходе на копирование документов и передачу копий.

Стоит отметить, что большинство распорядительных документов перед доведением их до исполнителей ставятся на контроль в службе ДОУ. Однако контроль за исполнением - это уже отдельная большая тема, которой мы уделили достаточно внимания в прошлом году , .

Продолжение темы - в статье В.П. Козыревой «Разработка проектов распорядительных документов: взаимодействие ответственного исполнителя и специалиста по делопроизводству».

Когда опытный специалист делится своими наработками, это всегда интересно. А особенно, если речь идет о налаживании конструктивного взаимодействия с коллегами из других подразделений. Вы узнаете, как подготовить проект распорядительного документа с соблюдением правил делопроизводства и всех тонкостей русского языка. ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет только самые основные требования к оформлению распорядительных документов. Автор рассказывает, как они были доработаны (расширены) и реализованы в межрегиональной телекоммуникационной компании. Конкретные примеры формулировок для различных ситуаций и наличие образцов оформления делают статью очень удобной для ее практического применения в вашей работе. Статья опубликована в июльском номере журнала

13 Порядковые номера присваиваются в течение календарного года, т.е. с начала следующего года порядковые номера опять будут начинаться с единицы.

14 См. статью О.В. Рыскова «Контроль за исполнением поручений: требования регламентов федеральных органов исполнительной власти» на стр. 24 журнала № 1’ 2006.

15 См. статьи Е.М. Каменевой о способах контроля за исполнением поручений на стр. 72 журнала № 9’ 2006 и на стр. 76 журнала № 10’ 2006.

Распоряжение - является одной из форм управления подчиненным персоналом в любой организации, независимо от сферы ее деятельности.

Предлагаем образец такого распорядительного акта и правила его составления. Скачать распоряжение можно в конце данной страницы.

Эксперты в области составления распоряжений готовы помочь вам решить проблему на бесплатной консультации.

Заполните данную заявку и специалист сам позвонит вам в ближайшее время.

Как правильно составить распоряжение

Такой распорядительный документ должен составляться в письменном виде. Данный вид оформления предпочтительней, нежели устная форма изложения.

В некоторых случаях, форма может быть установлена законным или подзаконным актом, а также внутренним, локальным документом фирмы.

В случае, если вид бланка распоряжения установлен нормативными актами, то такая форма должна быть в обязательном порядке соблюдена составителями, иначе принятый документ может быть признан недействительным.

Как правило, анализируемый распорядительный акт составляется в единственном оригинальном экземпляре и подлежит хранению в подразделении, выступившем инициатором его издания и применения. При необходимости, могут быть составлены копии такого акта, в достаточном количестве экземпляров.

Если документ носит внутренний характер, то подпись руководителя можно не заверять оттиском печати. Если распоряжение, в том числе, предназначено для передачи сторонним лицам, то подпись руководителя на нем может быть подтверждена печатью организации.

При необходимости, вступившее в силу распоряжение может быть отменено аналогичным управленческим актом.

Открытое акционерное общество
"Научно - экспериментальный фотоинститут"

Распоряжение № 81/899-к от 26.02.2015г.
"Об изменении штатного расписания"

В целях совершенствования внутренней структуры Общества

Распоряжаюсь:

Создать отдел «Эксплуатации и охраны зданий» штатной численностью 10 единиц:
Начальник отдела эксплуатации и охраны зданий с должностным окладом 29400 руб. - 1 шт. единица.
Главный специалист по хозяйственным вопросам и экологии с должностным окладом 26200 руб. - 1 шт. единица.
Начальник штаба ГО с должностным окладом 26000 руб. - 1 шт. единица.
Начальник Военно-учетного стола с должностным окладом 24000 руб. - 1 шт. единица.
Инспектор по охране труда и техники безопасности с должностным окладом 24000 руб. - 1 шт. единица.
Заведующий киноаппаратной с должностным окладом 10000 руб. - 1шт. единица.
Ведущий инженер с должностным окладом 13700 руб. - 1 шт. единица.
Инженер с должностным окладом 3200 руб. - 1 шт. единица.
Контролер КПП 1 кл. с должностным окладом 8000 руб. - 2шт. единицы.
Сократить отдел «сторожевая охрана»-3шт. единицы, сократить должность «начальник сторожевой охраны» - 1шт. единица.
Сократить подразделение «АТС»-1 шт. единица.
Переименовать отдел «электроподстанция» в «отдел главного энергетика».
Ввести в «отдел главного энергетика» должность «электромонтер связи» с должностным окладом 9000руб. - 1 шт. единица.
Переименовать должность «столяр» (АХО) в должность «разнорабочий» с должностным окладом 7500 руб.

Руководитель компании может издавать распоряжения для того, чтобы проводить разрешение оперативных вопросов. Ниже вы можете найти образец оформления такого распоряжения. Как правило, такой документ касается интересов лишь небольшого количества сотрудников, а срок действия его ограничен.

Подготовить и оформить распоряжение можно практически в том же порядке, что аналогичные действия касательно , кроме того, имеет смысл ознакомиться со статьей о порядке . Эти вопросы уже были подробно рассмотрены на нашем ресурсе, и вы сможете легко найти интересующую вас информацию. Поэтому, не будем повторяться, а в случае необходимости вы сможете ознакомиться с данными по приведенным выше ссылкам на соответствующие публикации.

В данной статье мы поговорим о том, как составляются и оформляются распоряжения. Поскольку порядок работы с этими документами аналогичен действиям, проводимым с приказами, мы обсудим только различия.

Распоряжения оформляют на специальном . Первая часть текста этого документа должна содержать изложение причин, которые послужили для составления документа. Эту часть текста принято заканчивать словом «обязываю» или «предлагаю», написанным с новой строки или прописными буквами, то есть:

ОБЯЗЫВАЮ

ПРЕДЛАГАЮ

Также допускается печатать данные слова вразрядку и в продолжение строки. В документах федеральных органов власти подобное написание является обязательным. То есть таким образом: о б яз ы в а ю или же п р е д л а г а ю, а дальше идет основной текст. Документы также могут быть оформлены и без этих слов. В таком случае первая часть должна заканчиваться обычным двоеточием, а затем переходят непосредственно к распорядительной части документа.

Предлагаем вашему вниманию образец оформления распоряжения

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «Торонто»

(ЗАО «Торонто»)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

г. Мытищи

О замене регистрационного знака на служебном автомобиле Ford Focus

В связи с плохой читаемостью регистрационных знаков на автомобиле Ford Focus, которая усложняет их идентификацию,

ОБЯЗЫВАЮ:

Водителя Петракова И.Ю. оформить замену регистрационного знака на автомобиле Ford Focus № С 284 ЕТ.
Бухгалтера Молитвину Г.Л. внести изменения в данные бухгалтерского учета на основании отметки в паспорте транспортного средства данного автомобиля.
Контроль за исполнением распоряжения возложить на начальника отдела обеспечения Брянского Л.А.

г. Нижнекамск

О назначении ответственных за автотранспорт лиц и выпуск автомобилей на линию в технически исправном состоянии

Для обеспечения сохранности, исправного технического состояния автомобилей и их безаварийной эксплуатации о б я з ы в а ю:

Назначить в качестве ответственных за обеспечение исправного технического состояния автотранспортных средств и их безаварийной эксплуатации следующих сотрудников:

Бородкина Е.С. за автомобиль Honda Civic № В 089 ОР,

Шумского Н.Т. за автомобиль Mitsubishi Lancer № Е 987 РА.

В случае служебной необходимости предоставить право управления данными автомобилями следующим сотрудниками отдела закупок:

Маркову Г.А. автомобилями Honda Civic № В 089 ОР, Mitsubishi Lancer № Е 987 РА,

Челищеву А.Д. автомобилем Honda Civic № В 089 ОР.

Назначить ответственным за проведение годового технического осмотра данных автомобилей, выпуск на линию автотранспортных средств в технически исправном состоянии, а также регистрацию автотранспорта ЗАО «Банановая роща» в органах ГИБДД специалиста отдела закупок Маркова Г.А., в его отсутствие специалиста отдела закупок Челищева А.Д.
Признать утратившими силу распоряжения ЗАО «Банановая роща» от 17.11.2011 № 62 «О назначении ответственного за автомобиль Honda Civic», от 03.03.2012 № 17 «О предоставлении права управления автомобилем Mitsubishi Lancer».
Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на начальника отдела закупок Пальчикова В.В.

Мы уверены, что предложенные примеры распоряжения помогут вам с легкостью составить свой собственный документ, в соответствии с конкретными условиями вашей организации.

Предпочитают отдавать устные распоряжения своим работникам. Обычно эти распоряжения исполняются, при этом экономится время, бумага и иные ресурсы. Но не всегда это оптимальное решение.

В тех случаях, когда распоряжение не исполнено или исполнено плохо, невозможно привлечь нерадивого сотрудника к ответственности на основе устного распоряжения. Для того, чтобы избегать таких ситуаций, необходимо оформлять все распоряжения начальника в письменном виде. Любой письменный документ становится основанием привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности.

Что такое распоряжение руководителя организации

Понятие и виды

Распоряжение руководителя – это особое предписание по вопросам управления предприятием, требующим оперативного разрешения. Это предписание касается отдельных категорий работников и узкой области деятельности организации.

Распоряжение относится к распорядительно-организационным формам управления организацией. Они бывают следующих видов:

относящиеся к ограниченному периоду времени;
охватывающими длительный период.

Пример распоряжения руководителя организации

Важные нюансы

Если задачу следует выполнить в конкретные сроки, то их обязательно указывается в тексте распоряжения. Это позволит сотрудникам правильно распределить время и запланировать деятельность таким образом, чтобы решить проблему к назначенной дате.
Если задача охватывает продолжительный промежуток времени, то следует указать конкретную и четкую цель, к которой должны двигаться сотрудники, указанные в распоряжении. Для достижения этой цели должны производиться определенные действия на основе внутренних нормативных актов.

Нечеткая формулировка, размытость задач и сроков приводит к тому, что у указанных работников снижается мотивация и исполнительская дисциплина.

Любое распоряжение должно быть обоснованным, то есть при его составлении требуется:

указать норму закона, согласно которой составлялся данный документ;
внести объективные обстоятельства, которые потребовали составления.

Наиболее эффективным является распоряжение, которое составлено четко, с конкретным указанием тех задач, которые должны быть решены.

Сравнение с приказом

Распоряжение руководителя организации (образец)

Выполнение РР

Работники, на которых возлагается задача исполнить распоряжение, должны быть уведомлены об этом. Им вручается или рассылается копия распоряжения. Оперативное доведение способствует быстрому и эффективному исполнению задач.

Распоряжение должно соответствовать всем нормам законодательства, то есть работник вправе не исполнять распоряжение, противоречащее законам. Кроме того, его выполнение не должно причинять вред здоровью сотрудника.

Руководители отдельных отделений дают поручения и проводят контроль за исполнением распоряжения конкретными работниками. В случае неисполнения работнику может быть предложено написать объяснительную.

Как заполнить кадровые документы, в том числе распоряжение руководителя по сотруднику, расскажет это видео:

Поскольку распоряжение является, по сути, правовым актом, правила оформления распоряжений необходимо знать, чтобы обеспечить юридическую силу этому виду управленческой документации. Как правильно оформить распоряжение руководителя рассказывается в статье.

Из статьи вы узнаете:

Распоряжение и необходимость оформления этого документа

В документообороте предприятия важное место занимают распорядительные документы, к которым можно отнести, в том числе, приказ и распоряжение, оформление их производится по строго установленным правилам. Это вид документации, которая фиксирует принимаемые непосредственно руководителем управленческие решения, касающиеся производственных, административных и организационных вопросов деятельности компании.

И приказы, и распоряжения по своей сути являются правовыми актами. С их помощью реализуется прохождение управляющих сигналов сверху вниз - от руководителя предприятия к структурным подразделениям и конкретным работникам, которых эти распоряжения касаются непосредственно. В распорядительных документах содержатся конкретные предписания субъектов управления (руководства), подзаконные решения, обязательные для исполнения объектами управления. К объектам управления - адресатам распоряжений можно отнести:

филиалы и дочерние организации, находящиеся в прямом подчинении субъекта управления;
структурные подразделения предприятия;
конкретные должностные лица и работники.

Издание приказов и распоряжений - юридическое действие, устанавливающее конкретные административные отношения между субъектом и объектом управления, имеющие юридические последствия. Поэтому приказы и распоряжения оформляются по оговоренным правилам и порядку, чтобы обеспечить их юридическую значимость.

То, в каком случае необходимо издание приказа, а в каком - распоряжения, во-многом зависит от того, насколько крупным является предприятие. На небольших предприятиях руководитель осуществляет функции единоличного исполнительного органа, на крупных - право подписи есть не только у него, но и у руководителей подразделений. Поэтому в практической работе используется два подхода,представленных в таблице и учитывающих этот фактор.

Порядок оформления распоряжения

Издание распоряжения может быть быть обусловлено необходимостью:

осуществления управленческих функций, обусловленных стоящими перед предприятием тактическими и стратегическими задачами;

оптимизации производственных процессов и организационной структуры;

внесения изменений и дополнений в принятые ранее нормативно-правовые акты и решения вышестоящих органов, а также решения, принятые данной организацией с целью их актуализации и адаптации к реалиям и потребностям текущего момента.

Оформление распоряжения осуществляется в следующем порядке:

Аттестация работников образования в 2017 году будет добровольной и обязательной:

Инициирование распоряжения, которое может происходить в плановом порядке, на основании поручения вышестоящего органа, по предложению линейных руководителей или отдельных специалистов. Документом, инициирующим оформление распоряжения может стать служебная записка, аналитическая или информационная справка, заключение к ней, служебное письмо.

Сбор и анализ статистических данных и служебной информации, необходимой для подготовки управленческого решения. Это могут быть разного рода документация, в том числе, нормативного и правового характера, публикации в СМИ, архивные документы, статистические выкладки.

Составление проекта распоряжения, как правило, поручается специалисту, в наибольшей степени компетентному в данном вопросе.

Предварительное согласование проекта, анализ полученных замечание и предложений, при необходимости, внесение корректировок в текст распоряжения.

Оформление распоряжения руководителя в соответствии с государственными стандартами и правилами оформления распоряжений, установленными локальным нормативным актом предприятия.

Согласование проекта распоряжения, при необходимости, его доработка и учет внесенных замечаний;

Подписание распоряжения руководителем предприятия или структурного подразделения, его регистрация в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Ознакомление исполнителей с текстом распоряжения.

Правила оформления распоряжения

Основным регламентом, требования которого необходимо соблюдать при оформлении распоряжений руководителя, является ГОСТ Р 6.30-2003, действие которого продлено до 1 июля 2018 года. Данным ГОСТом установлен состав обязательных реквизитов, которые должны быть указаны на специальном бланке, используемом для оформления этого документа:

герб Российской Федерации или субъекта РФ, логотип предприятия или его зарегистрированный товарный знак;

полное и краткое наименование предприятия;

справочные сведения об организации: ее банковские счета, юридический и электронный адрес, коды ОКПО, КПП, регистрационный номер предприятия по ОГРН и его ИНН;

место составления документа;

наименование вида документа - «Распоряжение».

Кроме того, на специальном бланке должны быть предусмотрены ограничительные отметки, в которых будут расположены такие обязательные реквизиты, как дата и регистрационный номер, присваиваемый документу после его подписания.

Для оформления распоряжения используются бланки, напечатанные на стандартных листах бумаги формата А4. Верхняя и нижняя граница текста равны по 20 мм, правая - 10 мм, левая, используемая для подшивки, 30 мм.

В некоторых случаях, типовые управленческие решения могут оформляться на унифицированной форме № Т-1. Как правило, это приказы (распоряжения) о приеме на основную работу

Оформление текстовой части распоряжения

Важно соблюсти требования, предъявляемые к основному содержанию распоряжения. Оно должно состоять из двух смысловых частей. В первой части кратко и последовательно излагается преамбула - объясняется, чем обусловлена необходимость издания данного документа, дается обоснование тех действий, которые будут предписаны. В некоторых случаях, когда основанием для издания распоряжения стал законодательный или нормативный правовой акт, решение вышестоящей организации и т. п., в преамбуле необходимо дать на него ссылку.

В соответствии с тем, что послужило основание для издания и оформления распоряжения руководителя, преамбула может начинаться таким словами:

«Во исполнение...»;

«Согласно...»;

«В целях...»;

«В связи с...».

За преамбулой следует распорядительная часть, которая начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ:» или «ПРЕДЛАГАЮ:», которое располагается посредине строки и пишется прописными буквами. За этим словом следует перечисление предписываемых действий с указанием сроков исполнения, а также должностей, фамилий и инициалов исполнителей и тех, кто настоящим распоряжением назначается ответственным за своевременное исполнение данных действий. Как правило, распорядительная часть содержит несколько пунктов, каждым из которых оговаривается какое-либо одно конкретное действие, его сроки и лица, отвечающие за контроль и своевременность исполнения.

Просмотров