Образец расчетки. Порядок выдачи расчетных листков (Лунина О.)

Как утвердить форму расчётного листка

Унифицированной формы расчётного листка нет, каждый работодатель вправе установить ее самостоятельно (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Обычно бланк разрабатывает бухгалтерия и согласовывает с кадровой службой.

Нередко форму берут непосредственно из программы, в которой рассчитывают заработную плату. Это допустимо в случае, если там есть вся необходимая информация.

Если в организации есть профсоюз, необходимо учесть его мотивированное мнение относительно формы расчётного листка. Затем руководитель организации утверждает её приказом (ч. вторая ст. 136, ст. 372 ТК РФ).

Что включать в расчётный листок

Работник должен понимать, как ему рассчитали зарплату, не нарушил ли работодатель условия трудового договора. Поэтому в расчётном листке указывают составные части зарплаты, иные начисленные суммы, удержания, общую сумму к выплате (ч. первая ст. 136 ТК РФ). Когда выделяют составные части заработной платы, отражают расчёт оклада, премии, северных надбавок и районных коэффициентов, прочих надбавок, доплат за совмещение, за работу в ночную смену и др.

Закон не требует заверять расчетный листок печатью и подписью ответственного лица (ст. 136 ТК РФ).

К иным начисленным суммам относят проценты за задержку заработной платы, отпускные, компенсацию отпуска при увольнении, пособия по уходу за ребенком, больничные пособия, оплату питания, оплату проезда в соответствии с локальными актами и т. д. В числе удержанных сумм отражают НДФЛ, алименты, выплаты по исполнительным листам, авансы за командировки и др.

Если в расчётном листке не детализировать информацию, указанную в статье 136 Трудового кодекса, то проверяющий может выдать работодателю предписание или оштрафовать. Например, если расчетный листок содержит только общую сумму к выплате и удержания, это нарушение (апелляционное определение Магаданского областного суда от 2 сентября 2015 г. № 33-922/2015) .

Каким способом выдавать расчётные листки

Закон не предусматривает, как именно работодателю подтвердить, что работнику выдали расчётный листок. Поэтому организация определяет такой способ самостоятельно (письмо Роструда от 18 марта 2010 г. № 739-6- 1, апелляционное определение Магаданского областного суда от 2 сентября 2015 г. № 33-922/2015) .

Способы выдачи расчётных листков можно разделить на две группы: когда листки вручают работникам под роспись и когда подпись не получают.

Расчётные листки вручают работникам под роспись. Это значит, что выдачу расчетных листков фиксируют на бумаге. Например, работодатель:

Предусматривает в форме листка отрывную часть (корешок), где работники будут расписываться при его получении;

Разрабатывает журнал выдачи расчётных листков, в котором работники ставят свою подпись в их получении;

Вносит отдельный столбец в платёжную (форма № Т-53) или расчетно-платёжную (форма № Т-49) ведомость либо самостоятельно разработанную форму, где работники будут расписываться, что получили листок.

Подпись работника на расчётном листке не получают. То есть документальный учёт выдачи расчётных листков не ведут. Например, работодатель:

Сообщает работникам, где и в каком порядке можно получить расчётные листки, и работники приходят за ними при необходимости;

Направляет расчётные листки работникам по электронной почте;

Размещает листки на электронном ресурсе, например, в личном кабинете на корпоративном сайте;

Уведомляет работников СМС-сообщением о возможности получить расчётный листок в электронном виде по ссылке и т. п.

Суды согласны с тем, что можно направлять расчётные листки работникам по электронной почте

Формально Трудовой кодекс требует, чтобы работодатель извещал работников о составных частях заработной платы, удержаниях и т. д. письменно, в бумажном виде (ч. первая ст. 136 ТК РФ). Однако суды трактуют эту норму более широко и допускают, чтобы расчётные листки направляли по электронной почте. Требования проверяющих выдавать расчётные листки в бумажной форме суды нередко признают необоснованными, если локальные акты работодателя предусматривают рассылку расчётных листков работникам в электронном виде (апелляционное определение Верховного суда Карачаево-Черкесской Республики от 29 апреля 2013 г. по делу № 33-204/2013) .

В случае конфликта с работником или при проверке работодатель должен быть готов доказать, что расчётные листки работнику на самом деле вручали. Это подтвердят свидетельские показания, заверенная распечатка электронного сообщения, направленного в адрес работника и содержащего расчётный листок, подтверждение входа работника под личным логином и паролем во внутреннюю электронную систему работодателя, где размещен расчетный листок, и т. д.

Способы первой группы безусловно подтверждают, что работодатель исполнил требования закона. Но использовать их не всегда удобно, так как вручать расчетные листки всем работникам под роспись довольно трудоёмко. Закон прямо не запрещает применять способы второй группы, однако это более рискованно. Судебной практики по применению таких способов немного, встречаются отдельные судебные решения в пользу работодателя. Например, в одном деле суд признал законным порядок, при котором расчётные листы находились в бухгалтерии и выдавались работникам, желающим получить их (решение Пугачевского районного суда от 22 июня 2015 г. по делу № 2-585(1)/2015) .

Как упорядочить вручение расчётных листков

Необходимо закрепить на локальном уровне порядок выдачи расчётных листков. Он включает способ и периодичность их вручения работникам, а также назначение ответственных за это лиц. Эту информацию нужно закрепить в локальном акте, например, правилах внутреннего трудового распорядка, или в приказе .

Работникам можно выдавать один расчётный листок при окончательном расчёте за месяц (письмо Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1) . НДФЛ с заработной платы за месяц нельзя исчислить до его окончания. Поэтому из первой части зарплаты налог не удерживают (п. 2 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 21 июня 2016 г. № 03-04-06/36092) . Следовательно, при её выплате в расчётном листке нельзя указать всю необходимую информацию, в частности, размер и основания удержания НДФЛ.

Лучше извещать работников о составе заработной платы в день её получения. Это снизит риск обращения работников в надзорные органы с жалобой на то, что работодатель нарушает сроки выдачи расчётных листков. Ответственным за выдачу расчетных листков обычно назначают бухгалтера. Но это могут быть и сотрудники кадровых служб, и непосредственные руководители.

Что грозит работодателю, который не выдает расчётные листки

Если работодатель не выдает сотрудникам расчетные листки, госинспекция труда может привлечь его к административной ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). При первом нарушении должностному лицу грозит штраф в размере от 1000 до 5000 рублей, а организации - от 30 000 до 50 000 рублей.

Судебная практика подтверждает, что работодателю грозит ответственность, если он не выдавал расчётные листки или делал это с опозданием (апелляционное определение Краснодарского краевого суда от 6 октября 2016 г. по делу № 33-25964/2016) . Если работодатель не утвердил форму расчётного листка или не отразил в ней все необходимые сведения, это также нарушение трудового законодательства (апелляционное определение Верховного суда Республики Карелия от 27 сентября 2016 г. по делу № 33-3846/2016) .

Своевременная выдача расчётных листков поможет работодателю доказать, что работник пропустил срок исковой давности в споре по поводу невыплаченной зарплаты. В противном случае сложно будет подтвердить, когда работник узнал, что ему недоплатили.

Если работодатель не выдавал работнику расчётные листки, суд может по заявлению работника взыскать с организации компенсацию морального вреда. Её размер на практике может составлять несколько тысяч рублей (ст. 237 ТК РФ, решение Центрального районного суда города Омска от 14 июля 2016 г. по делу № 2-4030/2016) .

Нормативная база

Часть первая, вторая ст. 136 ТК РФ

Узнать об обязанности работодателя извещать работника о составе заработной платы

Часть 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ

Уточнить, какая ответственность грозит работодателю за невыдачу расчётных листков

Понять, что расчётный листок можно выдавать один раз в месяц при выплате второй части зарплаты

Выяснить, что работодатель сам решает, каким способом выдавать расчетные листки

Важные выводы

1. Работодатель обязан разработать и утвердить форму расчётного листка. Если в организации есть профсоюз, необходимо учесть его мнение.

2. Организация сама определяет, как выдавать работникам расчётные листки. Наиболее безопасно вручать их под подпись, но допустимы и другие способы.

3. Если работодатель нарушит порядок выдачи расчётных листков, ГИТ может его оштрафовать, а суд вправе присудить работнику компенсацию морального вреда.

Расчетный лист по заработной плате - обязательный элемент кадрового документооборота. Изучим особенности его применения подробнее.

Для чего нужен расчетный листок по заработной плате?

В соответствии с положениями ст. 136 ТК РФ работодатель обязан письменно информировать работника о том, каким образом рассчитана его заработная плата. А именно о том, как учтены при ее исчислении оклад, надбавки, различные удержания и прочие показатели.

На уровне федеральных нормативных актов не определено, каким образом должно осуществляться такое информирование (за исключением указанного предписания предоставлять информацию работнику в письменном виде). На практике это происходит посредством предоставления работнику расчетного листка по зарплате. В нем отражаются все необходимые сведения.

Листок может быть представлен в бумажном или электронном виде (письмо Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). При этом порядок применения электронного способа выдачи листков (например, посредством отправки на корпоративный e-mail сотрудника) должен быть закреплен в трудовом договоре или локальном нормативе.

Выдавать листок достаточно при выплате последней части зарплаты (после всех выплаченных авансов). Отдельный расчетный лист оформляется при увольнении.

Расчетный лист и персональные данные

В расчетном листе по заработной плате отражаются данные о доходах физического лица. Такие данные относятся к персональным и не могут быть разглашены без разрешения гражданина (ст. 7 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Таким образом, бухгалтер или другой ответственный сотрудник, предоставляющий (рассылающий) работникам расчетные листы, будет лицом, ответственным за неразглашение сведений, отражаемых в таких листах. Данная функция ответственного сотрудника может быть закреплена в локальном положении о персональных данных.

Безопасная с точки зрения закона 152-ФЗ передача расчетных листов по заработной плате может быть осуществлена:

• если листки бумажные - в отдельном кабинете (в бухгалтерии) при поочередном его посещении сотрудниками;
• если листки электронные - посредством их отправки на e-mail, принадлежность которого конкретному лицу достоверно установлена.

Не лишним будет запросить у работника отдельное разрешение на обработку персональных данных, представленных сведениями о доходах - несмотря на то, что в соответствии с подп. 2.3 п. 2 ст. 10 закона 152-ФЗ работодателям можно не запрашивать разрешение на обработку персональных данных наемных работников. Дело в том, что доступ работодателя к таким данным может потребоваться и после увольнения работника (например, при подготовке запрошенной им справки об удержаниях).

Организовать оборот расчетных листков на предприятии с учетом требований законодательства о защите персональных данных и иных норм - ответственная задача. Изучим, на что предприятию имеет смысл обратить внимание при ее решении.

Порядок оборота расчетных листков в организации: нюансы

Внимания заслуживают следующие обстоятельства:

1. Расчетные листки как источники персональных данных хранятся не менее 5 лет (при проведении ревизий), не менее 75 лет - если не используются расчетные счета (приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

2. Учет выдачи листков можно вести, используя отдельный журнал. В нем работники могут удостоверять факт получения расчетного документа своей подписью.

Однако при рассылке расчетных листов в электронном виде их получение может подтверждаться только при использовании квалифицированной ЭЦП - как аналога собственноручной подписи (п. 1 ст. 6 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

На практике это может означать отправление работником бухгалтеру копии файла расчетного листа, которая подписывается применяемой в фирме криптографической программой.

Порядок применения ЭЦП, как мы отметили выше, закрепляется в отдельных положениях трудового договора или локального норматива, регламентирующего оплату труда на предприятии. В частности, в таких положениях может быть указано, что при неиспользовании ЭЦП работнику следует явиться в бухгалтерию и получить бумажный вариант листка.

3. Форму расчетного листа работодатель утверждает:

• с учетом мнения профсоюза, если он учрежден;
• в соответствии с локальными нормативами, регулирующими оборот кадровых документов.

Если работникам выдается расчетный лист, не прошедший установленную законом и локальным нормативом процедуру утверждения работодателем, то его выдача приравнивается к невыдаче (постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3). В этом случае в отношении работодателя могут быть применены штрафные санкции.

Нарушения при выдаче расчетных листков: какие санкции получит работодатель

Если работодатель не выдаст расчетный лист в установленный срок, то Трудинспекция получит право оштрафовать (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• должностное лицо работодателя - на 1000–5000 руб.;
• работодателя как юрлицо - на 30 000–50 000 руб.

Если работодатель допустит нарушения в части обеспечения законного оборота персональных данных (представленных в данном случае сведениями о доходах сотрудников), то инспекторы ФСТЭК могут оштрафовать работодателя по различным основаниям, прописанным в ст. 13.11 КоАП РФ. Например, если они решат, что работодатель использовал персональные данные работника в неустановленных целях, то могут применить санкции по п. 1 ст. 13.11 КоАП РФ в виде:

• штрафа на должностное лицо - в сумме 5000–10 000 руб.;
• штрафа на юридическое лицо - в сумме 30 000–50 000 руб.

Как мы уже отметили выше, применение неустановленной формы расчетного листка приравнивается к его неприменению. Но как должен выглядеть документ? На какие форматы ориентироваться работодателю?

Как выглядит расчетный листок и где можно скачать образец?

Унифицированной формы документа, о котором идет речь, федеральным законодательством не утверждено. В целях включения данной формы в кадровый документооборот работодатель вправе задействовать собственные бланки. При этом их нужно составлять, учитывая тот факт, что в нем должен приводиться перечень сведений, поименованных в ст. 136 ТК РФ.

Общераспространенным можно назвать формат расчетного листка, в котором указываются:

1. Расчетный месяц.

2. Ф. И. О., должность получателя зарплаты, подразделение, в котором он работает.

3. Сведения о суммах, из которых складывается зарплата. Например:

• об окладе;
• о надбавках;
• о премиях.

4. Сведения об НДФЛ.

5. Сведения об удержаниях (например, алиментах по исполнительному листу).

6. Сведения о выданных авансах.

7. Сведения о сумме, которая подлежит выплате по состоянию на конец расчетного месяца (с учетом аванса и удержаний).

Отметим, что в отношении расчетного листка законом не установлено требований по его заверению подписью какого-либо из ответственных лиц фирмы-работодателя или печатью. Но документироваться могут, как мы уже знаем, факты получения расчетных листов работниками.

Скачать бланк расчетного листка по заработной плате вы можете на нашем сайте - по ссылке ниже.

Работодатели обязаны информировать сотрудников о том, из чего складывается сумма их заработка. Но вот о том, как выдавать листки работникам, многие не знают. Расскажем о том, как правильно выдавать расчетные листки по зарплате в 2019 году с учетом последних разъяснений Минтруда.

В соответствии с трудовым законодательством РФ, работодатели обязаны сообщать всем своим сотрудникам о начислениях заработка. Для этого работникам рассылают или выдают расчетный листок.

Однако поскольку порядок извещения работника о составных частях зарплаты ТК РФ не регламентирован, часто возникают вопросы по выдаче листков - их правильному оформлению и порядку предоставления работникам.

Компанию штрафуют, если работникам незнакома форма расчетного листка . Работодатели стали получать штрафы за то, что не извещают сотрудников о зарплате письменно.

Расскажем, как правильно выдавать извещения работникам.

Правила выдачи расчетных листков по зарплате в 2019 году

1. Расчетные листки выдают работникам не реже двух раз в месяц. По закону листок нужно выдавать при выплате зарплаты , то есть не реже двух раз в месяц (ст. 136 ТК РФ). Однако в Роструде считают, что достаточно выдавать его только при выплате второй части зарплаты, так как при выплате аванса информация может быть не полной.

2. Расчетные листки выдают только по форме, утвержденной локальными нормативными актами. Форма листка нормативно не утверждена, поэтому работодатель вправе утвердить ее самостоятельно отдельным приказом. Можно использовать форму справки из бухгалтерской программы или разработать свою. Главное - утвердить применяемую форму в порядке, установленном для принятия локальных нормативных актов. Применение неутвержденной формы - основание для взыскания штрафа за нарушение трудового законодательства.

3. Расчетный листок выдают за соответствующий период только с указанием всех начисленных работнику и удержанных с дохода сумм . Неполное заполнение - нарушение ТК РФ.

В расчетном листке указывают (ст. 136 ТК РФ):

1. Составные части зарплаты за соответствующий период (оклад, надбавки, премии, коэффициенты и т.д.);
2. Иные начисления (больничные, компенсации за задержку зарплаты или других выплат);
3. Удержания из зарплаты и их основания (НДФЛ, алименты и пр.);
4. Общую сумму к выплате.

Как оформлять расчетный листок, чтобы не пришла проверка.

4. Расчетные листки по зарплате можно выдавать как в бумажном, так и в электронном виде. Трудовой кодекс не содержит норм, которые определяли бы порядок выдачи работникам извещения по зарплате, поэтому листки можно выдать в распечатанном (бумажном) виде или направить по электронной почте, если такой порядок закреплен в трудовом договоре, коллективном договоре или ином локальном нормативном акте (письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).

Использовать обычную электронную почту небезопасно. Работодатель передает персональные данные работника. Чтобы не допустить их утечки, безопаснее пользоваться специальными программами. Правда, они не бесплатные.

5. Заверять расчетные листки печатью и подписью не нужно. В ТК нет требования о проставлении печати и подписей на них. Однако если работник просит или вы представляете документы в качестве доказательств в суде, то можно и заверить. Это не нарушение.

6. Расчетный листок при выплате отпускных не выдают. Отпускные - это не зарплата, поэтому выдавать извещение работодатель не обязан. А вот при увольнении работнику выплачиваются все полагающиеся суммы, в том числе зарплата, поэтому надо оформить лист в день увольнения в обязательном порядке.

8. Факт выдачи расчетных листков надо подтвердить документально. Здесь есть три варианта:

• вести журнал выдачи расчетных листков, где работники будут расписываться;
• внести в платежную ведомость отдельную колонку для подписи работников за получение;
• сделать форму листка из двух частей - одна из них с подписью работника остается у организации.

Совет УНП

Безопаснее сразу прописать порядок работы с расчетными листками в локальном нормативном акте, например в положении об оплате труда. В нем можно утвердить форму извещения, периодичность и способ выдачи.

За невыдачу сотрудникам листков по зарплате организации грозит штраф в размере от 30 до 50 тыс. рублей, а работодателю-ИП (должностному лицу компании) - от 1 до 5 тысяч рублей (п.1 ст. 5.27 КоАП).

Как подтверждают выдачу расчетных листков по зарплате в 2019 году

Компанию, в которой работает наша читательница, трудовая проверка оштрафовала за невыдачу расчетных листков на 50 тыс. рублей. На самом деле главбух выдавала их, но нигде это не фиксировала. Мы опросили коллег, как они подтверждают, что сообщают сотрудникам о начислениях.

15%
Оставляем отрывную часть листка с подписью сотрудника

"Мы добавили в форму листка отрывную часть, на которой сотрудники ставят подпись о том, что получили документ, - рассказывает Марина Жиделева, главный бухгалтер ООО „НордСтар“, г. Москва. - Отрывные корешки с подписями храним в отдельной папке в архиве".

39 %
Ведем журнал листков

"Мы завели специальный журнал учета листков, - делится опытом Елена Владимирова, главный бухгалтер ООО „Техно-Крона“, г. Пермь. - Сотрудники расписываются в нем, когда забирают у бухгалтера свои листки. Если сотрудник в день выдачи болел или был в отпуске, из журнала это сразу видно. Как только работник возвращается, мы просим его забрать листок и расписаться".

46 %
Работники расписываются в платежной ведомости

"Сотрудникам выдаем зарплату наличными, - говорит Анна Соболева, главный бухгалтер ООО „ЭлЭлектроникс“, г. Санкт-Петербург. - Поэтому внесли специальную графу о получении листка в расчетно-платежную ведомость. Работники расписываются в ней, когда приходят за зарплатой".

Как хранят вторые экземпляры листков

Минфин уточнил, что учреждения не обязаны хранить вторые экземпляры расчетных листков (письмо от 14.04.2016 № 02-06-05/21573). Но коммерческие компании могут применять такие же правила. Ведь ТК РФ не обязывает работодателей делать два экземпляра документов. Мы решили узнать у коллег, как они хранят дубликаты.

10 % Храним вторые экземпляры с подписью работника "Мы делаем два экземпляра листка и просим сотрудников на втором расписаться, - говорит Валентина Кириллова, главный бухгалтер ООО „Восхождение“, г. Уфа. - Подпись подтверждает, что мы уведомили сотрудника о составных частях зарплаты".

26 % Храним копии без подписей "Печатаем два листка. Один отдаем сотруднику, а другой подшиваем в лицевые счета, - рассказывает Екатерина Фадеева, главный бухгалтер ООО „ТоргСиб“, г. Наро-Фоминск. - Проверяющие могут потребовать дубликаты, поэтому мы всегда готовы их дать".

64 % Не храним дубликаты листков "Делаем один экземпляр листка и отдаем работнику, - делится опытом Анфиса Самойлова, главный бухгалтер ООО „Радуга“, г. Омск. - Мы всегда можем распечатать копии из программы".

Расчетный листок представляет собой специальный документ, посредством которого работодатели сообщают работникам предприятия о начислении заработной платы: из чего складывается их оплата труда, сколько они получат на руки и сколько с них удержали. Существует множество нюансов касательно того, как подобная бумага оформляется и в каком виде сотрудник обязан ее представить. Известно, что в настоящее время подавляющее число организаций не выдают работникам соответствующие документы, несмотря на то, что за невыдачу предусмотрена административная ответственность.

Во многих предприятиях расчетные листки считаются простой формальностью, однако действующее законодательство закрепляет право на получение такой бумаги сотрудниками.

Когда сотрудник, находясь в ежегодном отпуске, заболевает или получает травму, следует выплатить больничное пособие, а отпуск продлить или перенести его часть. Сумма больничного пособия отражается в расчетном листке среди других выплат.

к меню

Как часто выдавать, Срок выдачи расчетных листков

Зарплата должна выплачиваться минимум два раза в месяц, что отражено в Трудовом кодексе РФ. Тем не менее, расчетный листок предоставляется лишь при окончательном расчете (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1), а в случае выплаты сотруднику аванса, данный документ не выдается. Это связано с тем, что при предварительном расчете не все показатели, которые влияют на начисляемую сумму, будут известны, а потому не будет возможности отразить их в документе. При выплате отпускных, расчетный листок не нужно выдавать раньше срока. В случае увольнения работника необходимо провести окончательный расчет и выдать соответствующий документ, в котором будут указаны все начисленные и удержанные средства. Таким образом, данный документ оформляется лишь раз в месяц, когда проходит окончательный расчет.

к меню

Порядок выдачи документов и ответственность работодателя

Следует помнить, что расчетный билет содержит персональную информацию о сотруднике, которая не подлежит разглашению. Таким образом, этот документ необходимо предоставлять конкретному работнику, с целью недопущения утечки данных.

Выдачу данных документов чаще всего проводит бухгалтер-расчетчик, который располагает информацией обо всех средствах начисляемых работникам. По этой причине, работодатель обязан ознакомить уполномоченных сотрудников, которые имеют доступ к личным данным с положением о конфиденциальности. Оно отражено в и 88 Трудового кодекса РФ. За нарушение положения о неразглашении персональной информации, виновному могут угрожать штрафы, а также, согласно Трудового кодекса РФ, уголовная ответственность. Размер штрафов варьируется в зависимости от виновного лица. Для простых граждан сумма штрафа составляет от 300 до 500 рублей, для должностных лиц - тысячу рублей, и для юридических лиц сумма будет составлять от 5000 до 10 000 рублей.

В настоящее время, с повсеместным распространением интернета, работодатели могут высылать расчетный листок на электронную почту сотрудника. Нельзя с точностью определить, правомерны ли подобные действия. Согласно Трудовому кодексу, расчетные листки должны предоставляться строго в письменной форме, что указано в статье 136 ТК РФ. Однако существует ряд судебных прецедентов, в соответствии с которыми, отправка расчетных листков посредством электронной почты не запрещена законом. Трудового кодекса РФ гарантирует возможность получения расчетных листков через e-mail исключительно для .

В случае, когда работодатель принимает решение о выдаче расчетных листков с помощью электронной почты, необходимо закрепить данное положение в локальном акте (ЛНА) организации или предприятия. Однако оптимальным вариантом будет выдача бумажных документов, поскольку это позволит избежать лишних .

В случае судебных разбирательств, компанию может обезопасить журнал выдачи расчетных листков. В нем, сотрудники будут ставить подпись о получении соответствующего документа. Также, можно предусмотреть отрывную часть расчетного листка, на котором будет стоять подпись подтверждающая факт выдачи. Каким образом будет подтверждаться выдача расчетного листка, работодатель может выбирать самостоятельно.

к меню

Разные ситуации выдачи расчеток

Нужно ли выдавать расчетный листок, если сотрудники получают зарплату на банковскую карту

Организация или предприниматель обязаны в данной ситуации выдавать сотрудникам расчетные листки. Это требование Трудового кодекса. При этом не важно, каким способом выплачиваете зарплату – через кассу, на банковские карты или в натуральной форме. Такой вывод следует из буквального толкования положений статьи 136 Трудового кодекса РФ и подтверждается письмом Роструда от 18 марта 2010 № 739-6-1 .

Как отразить в расчетном листке выплаты, если сотрудник болел во время отпуска

Укажите все выплаты за месяц, в том числе отпускные и больничное пособие. В расчетном листке сотрудник должен видеть составные части зарплаты и другие выплаты, в том числе отпускные. Это следует из положений частей 1 и 2 статьи 136 Трудового кодекса РФ.

Включение районного коэффициента отдельной строкой листка

Районный коэффициент не должен включаться в оклад сотрудника. Если работнику устанавливается окладная система оплаты труда с применением районного коэффициента к заработной плате, то размер оклада и районного коэффициента в трудовом договоре необходимо указывать отдельно. В расчетном листке обязательно должна быть отдельная строка с указанием размера коэффициента.

к меню

Каким способом выдавать листок о зарплате?

В Трудовом кодексе нет четкого требования, каким способом передавать расчетные листки сотрудникам. Работодатель вправе сам выбрать: на бумаге или в электронном виде.

Электронный способ удобен тем, что экономит время бухгалтера. Расчетные листки можно рассылать на электронную почту или размещать в личных кабинетах каждого сотрудника на сайте организации, если такой есть. Минтруд не запрещает электронные способы выдачи (письмо Минтруда России от 21 февраля 2017 № 14-1/ООГ-1560 (ссылка выше)). Но важно соблюсти требования.

1. Способ выдачи расчетных листков закрепите в локальном акте

Как выдаете листки сотрудникам – на бумаге или электронно, пропишите в одном из документов:

• трудовом договоре;
• коллективном договоре;
• ином локальном нормативном акте работодателя, например в Положении об оплате труда.

Например, для электронного способа формулировка может быть такой:

«Работодатель обязуется в день выдачи зарплаты за вторую половину месяца высылать на корпоративный адрес электронной почты работника расчетный листок по форме, утвержденной в приложении 4 к настоящему Положению».

С документом, где прописали порядок, ознакомьте каждого сотрудника под подпись (ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ, письмо Минтруда России от 21 февраля 2017 № 14-1/ООГ-1560).

2. С работника возьмите заявление для электронного расчетного

Если решили выдавать расчетные листки электронно, попросите сотрудника написать заявление (формат Ворд, 33 Кб) . В нем пусть укажет свой адрес электронной почты, куда направлять расчетные листки. Также попросите сотрудника подписать согласие на обработку его персональных данных. В расчетном листке – персональная информацию о сотруднике, которую просто так разглашать нельзя ( , ст. 7 Закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ).

Форма согласия произвольная. В ней должны быть обязательные элементы, которые названы в части 4 статьи 9 Закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ.

3. Если за сотрудника получает зарплату и листок кто-то другой, нужна доверенность

По заявлению сотрудника за него может получать зарплату кто-то другой. Ему же можно выдать расчетный листок. Но так поступайте, только если «этот другой» предоставил доверенность и в ней есть запись и про зарплату, и про расчетный листок.

Если доверенности нет или в ней нет упоминания, что представитель вправе получить расчетный листок, то документ не выдавайте. В расчетном листке – персональная информация о сотруднике, которую работодатель не имеет права разглашать без его согласия (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ).

Об этом говорят пункт 1 , пункта 1 статьи 187 Гражданского кодекса РФ и частей 1, 2 Трудового кодекса РФ.

к меню

Штрафы, если не выдавать расчетные листки

Право на получение расчетного листка закреплено в трудовом законодательстве, поэтому в случае невыдачи подобного документа, работодателю грозит административная ответственность согласно . Помимо этого, а повторное нарушение, должностное лицо предприятия может быть отстранено от работы на срок до трех лет.

Ответственность за нарушение правил выдачи расчетных листков сотрудникам возникнет, если одновременно соблюдаются два условия:

• нет локального акта, где утверждена форма листка,
• поступили в трудовую инспекцию.

Существуют такие виды ответственности:

• для организаций – административный штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб.;
• должностных лиц организации (например, руководителя или главного бухгалтера) – предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб.;
• предпринимателей – административный штраф в размере от 1000 до 5000 руб.

Если инспекторы установят повторно нарушение, за которое ранее уже наказывали, то размеры штрафов будут больше:

• для организаций – от 50 000 до 70 000 руб.;
• для предпринимателей и должностных лиц организации – от 10 000 до 20 000 руб.

1. 
   Приведен расчет на калькуляторе компенсации за задержку зарплаты.
2. 
   На сколько увеличат зарплаты бюджетникам? Какое ожидается повышение заработной платы труда врачей, учителей, различных чиновников в 2019 г.