Образец номенклатуры дел. Как составить номенклатуру дел организации - образец

Номенклатура дел - установленный законодательством или внутренним распоряжением организации список заводимых и ведущихся накопительных дел по направлениям деятельности общества, независимо от его правовой формы.

Предлагаем кратко проанализировать такое делопроизводство и предложим типовые примеры используемой номенклатуры дел.

Квалифицированные специалисты готовы дать бесплатные пояснительные рекомендации, в случае возникновения у вас дополнительных вопросов. Для этого достаточно заполнить онлайн заявку на сайте и направить ее в наш адрес.

Основания и порядок формирования номенклатуры

В некоторых случаях номенклатура дел устанавливается действующим законодательством. Это касается, прежде всего, трудовой деятельности, связанной с особо важным документооборотом или оборотом бланков строгой отчетности.

Однако, любой руководитель организации вправе самостоятельно определить список номенклатуры дел в областях, не регламентированных действующими нормами права.

Установленный порядок заведения, ведения и хранения дел устанавливается посредством издания внутреннего локального акта. Такой документ документально закрепляет применяемые правила документооборота.

Для сотрудников, назначаемых ответственными за ведение рассматриваемых дел могут быть изданы дополнительные инструкции и положения, устанавливающие правила поведения.

В необходимых случаях, порядок ведения дел может быть изменен руководством организации. Такое изменение подлежит документальному оформлению в виде приказа, распоряжения или иного подобного документа.

На предприятии может быть установлена единая номенклатура дел, а также требуемый список дел, подлежащих ведению в обособленных подразделениях организации.

Оконченные производством дела подлежат сдаче в архив для последующего хранения установленный временной промежуток.

Правила ведения номенклатуры дел в организации

Заведенные дела ведутся в строгом соответствии с требованиями законодательства, а также внутренними локальными актами организации. Дополнительные положения, изданные в фирме, не должны противоречить действующим нормам права.

Дополнительные регламентирующие документы подлежат утверждению и передаче для ознакомления заинтересованным и ответственным за подобный документооборот должностным лицам или работникам фирмы.

В случае, если ведущиеся дела имеют гриф секретности или для служебного пользования, то сотрудники организации, ответственные за ведение таких дел, должны иметь соответствующий допуск к государственной тайне.

Документы и дела, ведущиеся в электронном виде или в виде соответствующих электронных баз, также подлежат включению в номенклатуру дел.

Подшитые в такие дела документы подлежат хранению необходимое количество лет, установленных для дела в целом. В случае необходимости, хранящиеся в таких делах документы могут изыматься из них. В таком случае, на их места, для учета, подлежит приобщению карточка-заместитель, к которой указывается дата и основания изъятия основного документа, сотрудник фирмы осуществивший изъятие, а также место нахождение такого документа после его изъятия из дела.

Номенклатура дел
отдела кадров на 2015 год

Открытое акционерное общество
«Научно-исследовательский технологический институт»

Утверждаю
Генеральный директор

В данной статье мы рассмотрим образец номенклатуры дел предприятия. На примере данного образца хорошо видно, каким образом заполняется табличная форма и оформляется весь документ. мы рассматривали в предыдущей публикации.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

30.11.2011 № 1

г. Нижний Новгород

На 2012 год

Ответственный за архив

С.П. Гребешкова

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от 19.12.2011 № 3

Представленный здесь коммерческого предприятия, которое не осуществляет передачу документации на государственное хранение, а значит, не становится источником формирования государственного архива. По приведенной выше ссылке вы можете скачать данный образец.

При помощи предложенного образца номенклатуры дел предприятия вы без труда сможете составить и корректно оформить свой собственный документ. В следующих публикациях мы поясним , продолжайте читать наши статьи!

Номенклатура дел организации - образец ее заполнения вы найдете в этой статье - оформляется в обязательном порядке, если документация такого предприятия используется для комплектации госархивов. Остальные предприятия могут ежегодно утверждать номенклатуру дел для их систематизации, улучшения контроля за соблюдением сроков хранения документов и правильностью ведения документооборота.

Когда составляется номенклатура дел на 2018 год

Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2018 год, составленная в 4-м квартале 2017-го, начинает заполняться с 01.01.2018.

Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).

Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения. В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений.

Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел.

Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах. Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве.

О видах номенклатуры читайте в статье «Как составить номенклатуру дел в организации?» .

Кто занимается составлением номенклатуры дел

Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить номенклатуру дел организации. Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам. Да и названия разделам никто лучше собственных специалистов, знакомых со спецификой работы организации, не подберет.

Традиционно ответственной за составление номенклатуры назначается служба, отвечающая за делопроизводство. Например, составление номенклатуры дел организации (далее — НДО) может быть поручено канцелярии, общему отделу, секретариату.

Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации, образующейся в ходе деятельности организации. Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если они есть), плановая и отчетная документация.

Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов.

Порядок утверждения номенклатуры

Утверждение НДО состоит из нескольких этапов. Так, составленный документ должен быть:

• завизирован лицом, ответственным за ведение архива в организации;
• подписан начальником службы, курирующей ведение делопроизводства;
• согласован с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архива и экспертной комиссией самой организации, если дела будут передаваться в госархив.

Утверждение НДО может быть произведено двумя способами:

• проставлением специального грифа на титульном листе документа с подписью директора, печатью организации и датой;
• изданием соответствующего приказа об утверждении данного документа.

НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.

О сроках хранения документов в архиве читайте в нашей статье «Какой срок хранения документов в архиве организации?» .

Как оформлять заголовки дел

Подбирая заголовок для дела, необходимо позаботиться о том, чтобы он в полной мере отражал основное содержание сшитых вместе документов. Название должно быть четким и обобщающим.

Категорически запрещено использовать такие заголовки, как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и им подобные. Такие формулировки считаются сотрудниками архивов некорректными. В названии не рекомендуется использовать вводные слова и обороты со сложной пунктуацией.

В зависимости от характерных особенностей сшитых в дело документов устанавливается определенная последовательность терминов, использованных при формировании заголовка дела. Если в дело сформированы документы, связанные с решением какого-либо одного вопроса, но не соблюдена последовательность делопроизводства, то в качестве элемента заголовка может употребляться слово «документы».

Если в деле сшита документация, которая является приложением к какому-либо документу, например, к исковому заявлению, тогда в названии также может быть указано слово «документы». К примеру, «Документы к исковому заявлению о расторжении договора аренды».

Заголовки в НДО могут в процессе наполнения документации уточняться.

Где взять образец номенклатуры дел

Каждое предприятие может сформировать индивидуальную НДО, разработав ее совершенно самостоятельно или взяв за основу примерную. В последнем случае структура исходного документа может меняться путем исключения/дополнения разделов, создания подразделов и иных манипуляций.

Для того чтобы быстро сформировать индивидуальную НДО, кроме методических рекомендаций (примерная номенклатура) может понадобиться еще и заполненный образец этого регистра. На нашем сайте вы сможете скачать образец НДО.

Итоги

Организация должна приступить к составлению НДО в последнем квартале года, предшествующего тому, в котором номенклатура начнет действовать. Номенклатура дел — документ, разрабатываемый индивидуально для конкретной организации, его применяющей, путем создания его либо абсолютно самостоятельно, либо с помощью примерной номенклатуры, взятой за образец.

Для того чтобы приступить к составлению НДО, потребуется тщательно изучить состав используемой в организации документации и порядок осуществления документооборота, поскольку в номенклатуре дел должны быть отражены все документы, образующиеся в процессе деятельности в течение года. Обычно разработку номенклатуры поручают подразделению (лицу), отвечающему за делопроизводство.

Номенклатура дел бухгалтерии – это упорядоченный перечень всех документов, используемых в любой организации. Она используется для решения спорных вопросов и предъявления дел по требованию проверяющей комиссии.

Цели номенклатуры. Её составитель

Для чего нужен этот перечень дел? Составление номенклатуры преследует следующие цели:

1. Систематизировать все дела компании.
2. Иметь возможность предъявить документ при первой необходимости.
3. Возможность сохранения оригинала на определённый срок хранения.

Таким образом, номенклатура приносит огромную пользу для любой организации.

Составлением перечня всех дел занимается один из двух отделов:

1. Канцелярия. Данное подразделение берётся за составление и разработку перечня только в случае большого производства. Например, огромный завод либо супермаркет.
2. Секретариат. Этот отдел занимается номенклатурной работой в случае малого производства. Например, школа или магазин.

Виды

Несмотря на общее название «Номенклатура дел бухгалтерии», порядок составления перечня разделяется на три вида:

• Общий для всех. Такая номенклатура представлена в документах, утверждённых органами государственного управления. Все, что необходимо канцелярии или секретарю – это составить перечень с теми наименованиями и столбцами, которые представлены в образце.
• Примерный. Этот вид перечня необходим в случае, когда у организации нет большого количества дел, но в будущем ожидается. Такой вид характерен для недавно открывшихся организаций, которые следуют курсом государственной политики.
• Индивидуальный. Номенклатура такого плана подходит только для систематизации дел данного предприятия. Зачастую ею пользуются коммерческие структуры.

Кроме этих трёх, основных, видов у номенклатуры планового — или общего – характера выделяют два подвида:

1. Сводная. Она утверждается начальником архива, руководителем предприятия и ответственными государственными лицами.
2. Структурная. Её подписывает только руководство архива и государственные структуры.

Использование одного из этих подвидов зависит от следующих критериев:

1. Масштабность предприятия. При огромном производстве используется сводный перечень дел.
2. Разновидность организации. Государственная использует сводную, а коммерческая – структурную.
3. Количество документооборота. При небольшом наличии документов используется структурная.

Таким образом, каждая организация может выбрать для себя максимально удобный способ ведения перечня дел.

Структурная составляющая номенклатуры

Номенклатура хранится в архиве и, при необходимости, предоставляется по первому требованию уполномоченным для этого лицам. Несмотря на разнообразие видов номенклатуры, порядок её составления примерно одинаков для всех.

В первом столбце всегда пишется индекс. Это необходимо для того, чтобы облегчить поиск нужных дел, а также их нумерацию.

Во втором – наименование всех дел. Здесь пишется полное название. Кроме того, разрешено вносить пояснения в скобках.

В третьем – количество. Есть некоторые разновидности документов, которые хранятся вместе. Например, годовые отчёты или зарплатные ведомости.

В четвертом столбике указываются сроки хранения документов.

Дело в том, что некоторые документы имеют свойство устаревать и являться недействительными. Определить их точный срок можно с помощью специально утверждённого Перечня.

Достаточно найти в нём тот документ, который входит в номенклатуру, и переписать статью, а также сам промежуток времени.

Всего выделяют три вида срока:

1. С небольшим временем сохранности. Такие документы хранятся около 3 лет. К ним можно отнести командировочные листы, различные договоры и соглашения, акты по проверке кассы и так далее.
2. С длительным сроком хранения. Они остаются в архиве в течение 5-10 лет. К таковым сможет отнести акты по приемке долголетних растений, книгу по учёту материалов и товаров и так далее.
3. Бессрочные. Такие документы хранятся вплоть до закрытия организации. К ним относятся все бухгалтерские документы по финансам, приход и расход товарно-материальных ценностей и многое другое.

За обновление, пополнение и утилизацию устаревших документов отвечает канцелярия и архивный служащий.

1. Составление перечня начинается с раскладывания дел по наименованиям.
2. После этого производится подсчёт всех дел, объединённых одним индексом. Цифра вписывается в специальный столбик.
3. Записываются сроки хранения, а также необходимые примечания.
4. В конце каждого года или квартала – в зависимости от политики предприятия – производится итоговый расчёт всех документов. Для этого составляется новая таблица, в которой указываются следующие пункты:

• Сроки хранения.
• Количество дел по промежутками времени.
• Те дела, которые можно продлить и те, которые относятся к проверяющей комиссии.
• Внизу, напротив каждого столбика, пишется итоговая цифра. Она получается путём сложения абсолютно всех дел.

Эту таблицу, также, утверждает начальник архива и руководитель предприятия.