Обновление сзв м за май. Отчетность СЗВ-М: пошаговая инструкция по заполнению

Порядок сдачи СЗВ-М в Пенсионный фонд

Все страхователи, нанимающие работников, обязаны ежемесячно сдавать отчетность по форме СЗВ-М.

Форма «Сведения о застрахованных лицах» (или кратко СЗВ-М) необходима для персонифицированного учета работников в системе пенсионного страхования ПФР.

Индивидуальный предприниматель регистрируется в Пенсионном фонде как работодатель-страхователь, если заключает трудовой договор с работником (п. 1 ст. 11 закона «Об обязательном пенсионном страховании» от 15.12.2001 № 167-ФЗ). Организация становится страхователем автоматически при регистрации юридического лица. Таким образом, для Пенсионного фонда работодатели — это страхователи, а персонал — застрахованные лица.

Если у индивидуального предпринимателя нет штата, нет заключенных договоров ГПХ, авторских и других договоров и он работает сам на себя, то сдавать СЗВ-М ему не надо.

А вот на генерального директора — учредителя обязательно необходимо представить СЗВ-М (письмо ПФР от 06.05.2016 № 08-22/6356).

Если у юридического или физического лица — ИП 25 и более застрахованных лиц, то СЗВ-М обязательно сдается электронно по защищенным каналам связи. Страхователи, имеющие менее 25 застрахованных, могут самостоятельно выбрать, как им удобнее отчитаться — электронно или на бумаге.

Мы подобрали для вас отличные сервисы электронной отчетности !

В общем порядке СЗВ-М сдается в территориальное отделение ПФР, в котором юридическое лицо (или ИП) зарегистрировано как страхователь.

Срок представления формы СЗВ-М

Крайняя дата сдачи сведений о застрахованных сотрудниках установлена на 15-е число каждого месяца. Отчет формируется за прошедший месяц (п. 2.2 ст. 11 закона «О персучете…» от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Так, СЗВ-М за май необходимо представить не позднее 15 июня.

Не знаете свои права?

Если крайняя дата представления выпадает на праздничный или выходной день, СЗВ-М представляется на следующий рабочий день (письмо ПФР от 28.12.2016 № 08-19/19045). Например, для июньского отчета срок перенесен на 16 июля, так как 15-е — воскресенье.

Получив СЗВ-М, представители Пенсионного фонда проверяют его и, если находят ошибки, сообщают о них страхователю, направив протокол. Срок для исправления начинает отсчитываться с даты получения документа об ошибках. С момента получения протокола от ПФР есть всего 5 дней, чтобы поправить недочеты. В этом случае предстоит сдача СЗВ-М с типом «доп» (дополняющие сведения).

Бывают случаи, когда бухгалтер в исходной форме (код «исхд» — исходная) указал работника, уволенного до начала месяца, за который сдается отчет. Тогда предстоит сдача СЗВ-М с кодом «отмн» — отменяющий отчет. Он подается для отмены ранее неверно поданных сведений о работниках.

Штрафы за несвоевременное представление СЗВ-М

Нарушение сроков представления формуляра, а также сдача СЗВ-М с указанием недостоверных и (или) неполных сведений грозят работодателю-страхователю наказанием в размере 500 рублей в отношении каждого физика, по которому данные представлены с ошибками или не сданы вовсе (ст. 17 закона № 27-ФЗ).

Штраф обязательно будет, если страхователь нарушит формат сдачи отчета. То есть если у работодателя 26 застрахованных физиков, а он сдаст СЗВ-М на бумаге, то его ждет штраф 1000 рублей (ч. 4 ст. 17 закона № 27-ФЗ).

Напомним, что форма СЗВ-М за май 2018 года представляется на бланке, утвержденном постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Инструкции по заполнению нет, т. к. форма относительно простая, и все комментарии по заполнению представлены в самом отчете.

Бланк отчета СЗВ-М можно скачать на нашем сайте:

***

Итак, сдача СЗВ-М за май 2018 года — не позднее 15 июня. Срок не переносится на другую дату, так как 15 июня 2018 года — это рабочий день.

Чтобы избежать санкций, СЗВ-М лучше всегда сдавать заранее. Такой подход позволит своевременно исправить ошибки или неточности.

Сведения о застрахованных лицах сдают в ПФР каждый месяц по форме СЗВ-М. Форма уже почти не вызывает сложностей у страхователей, однако есть нюансы заполнения и сдачи, на которые стоит обратить внимание.

Нюансы сдачи СЗВ-М за май 2018 года

Отчет фонд принимает как на бумажных носителях, так и в форме электронного документа. В бумажном формате можно сдать СЗВ-М только при определенной численности застрахованных работников: если число сотрудников 24 человека и меньше. Сведения за 25 и больше «физиков» сдают только через интернет.

Бланк СЗВ-М

В целях расчета численности работников форма их привлечения к работе значения не имеет. То есть неважно, как устроено застрахованное лицо, — по договору подряда или выполнения услуг.

В форме учитывают всех сотрудников, с которыми в течение отчетного месяца — мая 2018 года — хотя бы один день действовали трудовые и гражданско-правовые договоры. С работниками даже в отпуске за свой счет продолжаются трудовые отношения, поэтому запишите их в бланке.

Напомним, с 1 апреля 2018 года ПФР больше не принимает СЗВ-М по старой форме. Только новый формат — его можно найти в приложении к постановлению Правления ПФР от 07.12.2016 № 1077п. Или обновите свою программу сдачи отчетности.

Если сдать отчет по старому формату (утв. Распоряжением Правления ПФР от 25.02.2016 № 70р), ПФР не примет сведения и вам грозит штраф за просрочку, если вы вовремя не пересдадите форму.

Срок сдачи бумажного и электронного отчета единый: отчитываться в ПФР можно сразу после окончания отчетного месяца — фонд будет принимать СЗВ-М за май 2018 года с 1 по 15 июня включительно.Переноса срока в этом месяце нет. 15-е число — это понедельник.

В равной степени обязанность по сдаче СЗВ-М распространяется и на подразделения организаций. Главное здесь – факт регистрации в ПФР в качестве страхователя.

Образец заполнения СЗВ-М за май 2017

Образец заполнения СЗВ-М за май 2018 года

СЗВ-М за май 2018 года: возможные ошибки в отчете

Отчет должен включать в себя сведения обо всех лицах, с которыми у страхователя (компании либо предпринимателя) с 1 по 31 мая заключен или продолжает действовать трудовой либо гражданско-правовой договор (подряда, авторский, лицензионный).

Сдать сведения надо и на россиян, и иностранцев.

Не важно, были ли в мае начисления сотруднику или нет. Главное, чтобы сам договор действовал хотя бы один день в отчетном месяце. Например, договор подряда заключен 31 мая, но первая выплата будет в июне. Подрядчика обязательно включают в отчет за май.

В бланке указывают реквизиты не только компании или ИП, но и полные сведения о работниках. Отчет должен содержать верные Ф. И. О., страховые номера и ИНН при наличии.

Индивидуальный номер состоит из 12 цифр. Он должен соответствовать структуре номера ИНН.

Если сведения будут расходиться с данными ПФР, такой отчет не примут. А вот заполнять строки можно не по алфавиту, а в разброс — это не ошибка.

Внимательно заполните поле «Отчетный период» и «Тип формы». В СЗВ-М за май2018 нужно проставить значение «05» и «исхд».

Если в отчет вносите изменения и сдаете его повторно, проставьте код «доп».

Если нужно пересмотреть ранее поданные сведения (при наличии в них ошибок и неверных данных), наряду с дополняющей СЗВ-М в ПФР сдают отменяющую форму. В этом случае в бланке проставляют значение «отмн».

Если данные были представлены с ошибками, ПФР может потребовать их исправления. Собственно, работодатель и сам может дополнить отчет и исправить ошибочные сведения до их обнаружения проверяющими. Для этого понадобится сдать дополняющий отчет.

Если сотрудник в отчетном месяце поменял данные персонифицированного учета, в отчете отражайте актуальные сведения. Не важно, что часть периода была другая фамилия. В мае по паспорту и СНИЛС у сотрудницы новая фамилия. Значит, в базе фонда эти же сведения.

Если компания запишет старые данные, отчет не пройдет проверку. Проверяющие скорее не примут отчет и уведомят об этом компанию. Ошибку нужно исправить в течение пяти рабочих дней, если вы сдали отчет на бумаге, или 10 дней, если отправили по интернету.

Дополняющая СЗВ-М за май 2018 года

При обнаружении ошибок и внесении в отчет новых сведении в ПФР сдают дополняющий отчет СЗВ-М. Дополнения вносят только по критичным ошибкам. Таким, например, как неверное указание Ф.И.О., СНИЛС, или ИНН. Если в отчете имеются лишние пробелы, дефисы, знаки препинания и другие подобные недочеты, сдавать дополняющий СЗВ-М за май2018 не нужно.

Дополнения сдают по той же форме, которая утверждена Постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83П. С той лишь разницей, что в разделе 3 «Тип формы» нужно записать значение «доп».

Дополняющий отчет часто сдают, например, когда после сдачи сведений в ПФР компания принимает на работу новых сотрудников. Или, скажем, ранее уволенный сотрудник, восстанавливается на своей должности по решению суда. Если эти факты наступают до окончания отчетного периода (мая 2018 года), в ПФР сдают отдельный СЗВ-М в отношении новых сотрудников.

Пример выписки из СЗВ-М для сотрудника

Если требуется исправить ошибки в ИНН сотрудников, одного дополняющего отчета будет недостаточно. Одновременно с ним нужно сдать и отменяющий отчет. В нем указываются неверные сведения. То есть те, которые были сданы первоначально. В дополняющей же форме указываются сведения, которые следует считать достоверными.

На практике может случиться, что ПФР не примет отчет только в какой-либо части. Например, если в форме были обнаружены ошибки в СНИЛС некоторых сотрудников. В таких случаях дополняющий СЗВ-М за май сдают только в отношении таких сотрудников. Если по причине ошибок в СНИЛС забракуют весь отчет, СЗВ-М надо отправить заново по всем сотрудникам без исключения.

Если неточности в отчете обнаружит фонд, на представление дополняющей формы у стахователя есть 5 дней. Срок считают с момента получения из ПФР протокола об ошибках. Если не успеть, работодателя оштрафуют.

Штрафы за СЗВ-М за май 2018 года

Закон предусматривает сразу несколько штрафов за несоблюдение порядка сдачи СЗВ-М за май. Штрафы установлены как нормами Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, так и нормами КоАП РФ.

Первый закон позволяет штрафовать за несдачу отчета в установленный срок и нарушение формы сдачи отчета (ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). По статье 15.33.2 КоАП РФ несут ответственность руководство и бухгалтерия.

Просрочка СЗВ-М и сдача отчета с ошибками обойдется компании в 500 рублей. Штраф назначат за каждого сотрудника, по которому нужно отчитаться.

Причем штрафуют не только за отсутствие в отчете сведений о сотруднике, но и за ошибки, допущенные в личных сведениях. Если отчет за май сдать после 15 июня, сумму штрафа рассчитают из всей численности работников.

Если предприятие, где работает 25 человек и более, сдаст сведения на распечатанном бланке вместо электронного документа, оштрафуют на 1000 рублей.

Директор и бухгалтер отвечают за нарушение сдачи отчетов в ПФР по КоАП РФ. Штраф для них колеблется от 300 до 500 рублей.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Форма не громоздкая и содержит минимум информации, но сдавать ее нужно каждый месяц. Крайний срок представления — 15-ое число месяца, следующего за отчетным.

Сроки сдачи СЗВ-М

Сдавайте электронную отчетность через интернет. Контур.Экстерн дарит вам 3 месяца бесплатно!

Попробовать

Инструкции по заполнению СЗВ-М не существует. Чтобы не забыть сдать форму СЗВ-М в положенный срок, установите напоминания в календаре бухгалтера .

Кто сдает

Все организации и ИП с работниками, работающими по трудовым и гражданско-правовым договорам. В отчет включаются даже сотрудники в декрете или в отпуске, главное условие — наличие договора.

Если в отчетном периоде договор будет расторгнут, данные на такого сотрудника также нужно отразить в СЗВ-М.

ИП без наемных работников не отчитываются по данной форме.

Состав СЗВ-М

Отчет включает четыре раздела:

• реквизиты страхователя;
• отчетный период;
• тип формы;
• сведения о застрахованных лицах.

Порядок заполнения раздела 1

В данном разделе пишется наименование организации, ее регистрационный номер в ПФР, ИНН и КПП.

Порядок заполнения раздела 2

Здесь следует указать месяц, за который сформирован отчет.

Порядок заполнения раздела 3

В этом разделе следует отметить тип формы. Всего их три.

Исходная форма — это первичный отчет.

Дополняющая форма СЗВ-М сдается, если в исходной форме указаны не все сведения.

Отменяющую форму нужно сдать, если исходная форма содержит ошибочные данные.

Порядок заполнения раздела 4

Этот раздел представлен в виде таблицы. Напротив ФИО каждого работника указывают его СНИЛС и ИНН. Если организация не обладает информацией об ИНН сотрудника, то эту графу можно оставить пустой.

Штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-М

Если страхователь забудет отчитаться вовремя, ему придется заплатить штраф в размере 500 рублей за каждого работника. Такой же штраф выставит ПФР за недостоверные или неполные данные в СЗВ-М (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Если в компании трудится ни один десяток работников, штрафы за ошибки и задержку отчетности могут быть существенными. Например, если в организации 70 сотрудников, штраф составит 35 000 (70 чел. Х 500 руб.).

Нулевой отчет СЗВ-М

В СЗВ-М отражаются данные по застрахованным лицам. Если такие лица отсутствуют, то и заполнять отчет не нужно. Соответственно, нулевых отчетов по этой форме быть не может.

Как заполнить и отправить отчет в ПФР на примере СЗВ-М

Как загрузить и отправить отчет в ПФР на примере СЗВ-М

Утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п и введена в действие с 1 апреля 2016 года. В ней содержатся сведения о всех застрахованных лицах, находящихся в трудовых отношениях с работодателем. Этот отчет сдается всеми организациями-работодателями, и индивидуальными предпринимателями у которых имеются работающие по:

• Трудовым договорам;
• Договорам подряда (ГПХ);
• Прочим видам договоров из п.2.2 ст.11 Закона о персонифицированном учете.

Сведения подаем даже на тех кто отработал не полный месяц. Если сотрудник хотя бы 1 день отработал в отчетном месяце, то сведения о нем нужно отразить в СЗВ-М за этот месяц.

Сдавать отчет нужно ежемесячно не позднее пятнадцатого дня следующего месяца.

Кстати! Для безошибочной подготовки и своевременной сдачи сведений по форме СЗВ-М воспользуйтесь онлайн-сервисом « Мое дело » - Интернет-бухгалтерия для малого бизнеса. На основании введенных данных о ваших работниках сервис автоматически сформирует форму СЗВ-М, проверит правильность его заполнения и отправит в ПФР в электронном виде. Сервис также поможет Вам сформировать отчетность по форме СЗВ-СТАЖ. Получить бесплатный доступ к сервису вы можете прямо сейчас по ссылке .

Разберем как заполнить форму СЗВ-М за май 2018 года

Инструкция по заполнению формы СЗВ-М

Раздел 1 формы СЗВ-М за май 2018 года. Реквизиты страхователя

Сведения о работодателе. В этом разделе указываем:

• Регистрационный номер в ПФР (обычно есть в документах, полученных при регистрации в ПФР, так же можно посмотреть в выписке ЕГРЮЛ);
• Краткое наименование компании, согласно уставу (ФИО ИП);
• ИНН и КПП организации (ИНН для ИП), смотрим в учредительных документах или в выписке ЕГРЮЛ (выписку можно скачать с сайта налоговой nalog.ru).

Раздел 2 формы СЗВ-М за май 2018 года. Отчетный период

Цифрой обозначаем отчетный месяц, за который подготавливается отчет - каждому месяцу присваивается двузначный код, соответствующий порядковому № месяца в году, от «01» до «12». Также прописывается соответствующий отчетный год.

Раздел 3 формы СЗВ-М за май 2018 года. Тип формы

В поле вносим код типа формы, таких кодов три:

• Исхд - ставим, если отчет сдается впервые;
• Доп - ставим, если подается дополнение к ранее поданной и принятой формы СЗВ-М с информацией о работниках, ошибочно не включенных в исходную форму. При этом в отчете «доп» не нужно дублировать данные о сотрудниках, указанных в отчете «исхд»;
• Отмн - ставим с целью отмены сведений, поданных ранее, в отчете с таким типом указываем список сотрудников, которых ошибочно включили в исходный отчет.

Раздел 4 формы СЗВ-М за май 2018 года. Информация о застрахованных лицах

Указываем список работников, с которыми состоим или состояли в трудовых отношениях (есть трудовой договор, договор ГПХ или иной).

В таблице на каждого каждого работающего нужно указать:

• Номер строки по порядку;
• ФИО полностью;
• СНИЛС;
• ИНН, если он имеется. Если работник не предоставил ИНН, то страхователь может его не указывать. В теории. На практике без ИНН форма не проходит проверку системой приема отчетности ПФР. Выдает ошибку.

Заполнение СЗВ-М при увольнении работника

Расторжение договора с трудящимся в месяце, за который формируются сведения, не меняет процедуры оформления СЗВ-М. Сведения об уволенном сотруднике вписываются так же, как и сведения по работающим лицам. Уволенного работника нужно включить в список застрахованных лиц.

Новая отчетность для Пенсионного фонда стала обязательной для всех страхователей. Теперь плательщики страховых взносов должны предоставлять сведения о застрахованных лицах до 15 числа месяца, следующего за отчетным. В статье пошагово разберем заполнение СЗВ-М, порядок заполнения формы при ошибках тоже приведем.

Отчет СЗВ-М: кто сдает и когда

Отчетность о застрахованных лицах обязаны предоставлять не только бюджетные организации, но и все страхователи:

1. Любые организации.
2. Индивидуальные и частные предприниматели.
3. Самозанятые граждане.
4. Физические лица, нанимающие граждан на оплачиваемую работу.

Инструкция по заполнению СЗВ-М в 2019 году предложена для бюджетников, но подойдет для всех страхователей.

Предельные сроки сдачи СЗВ-М в 2019 году представлены в таблице.

Унифицированный бланк СЗВ-М

Инструкция по заполнению формы СЗВ-М в 2019 году

Унифицированный отчет СЗВ-М состоит из четырех разделов:

1. Реквизиты страхователя. Данный раздел обязателен к заполнению. Здесь необходимо прописать регистрационный номер организации, полученный в территориальном отделении ПФР, полное наименование экономического субъекта, затем указать ИНН и КПП.

1. Отчетный период. Заполняем месяц и год периода, за который формируем данные о застрахованных лицах.

1. Тип формы. Необходимо указать, какой вид вы формируете. Для отчетности, созданной впервые, указываем тип «исхд» — исходный. Для корректировки, которая отменяет неверные сведения, — «отмн», а которая дополняет данные — «доп».

1. Сведения о застрахованных лицах указываем в разрезе каждого работника, с которым заключен трудовой или гражданский договор. Прописываем полностью фамилию, имя и отчество (если оно имеется), заполняем СНИЛС и ИНН.

Составленный отчет должен быть подписан руководителем организации, заверен печатью. Также следует указать дату заполнения.

Образец заполнения формы СЗВ-М

Кто освобожден от заполнения СЗВ-М

Действующий порядок заполнения СЗВ-М допускает случаи, когда можно не сдавать документ. Например, когда в организации нет ни одного оформленного сотрудника при условии, что директор или учредитель не получает никаких выплат и не заключил договор о трудоустройстве. Подробные разъяснения о такой ситуации дал Пенсионный фонд в Письме от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581.

Кого включать в отчетность

До 2019 года по бланку СЗВ-М инструкция по заполнению (кого включать) была иная. Включать нужно только тех сотрудников, по которым заключены договоры и начислены вознаграждения. Теперь действуют особые условия составления документа. Следует включать всех сотрудников, с которыми заключены договоры (трудовые, гражданско-правовые, авторские). Причем не важно, производились ли начисления и выплаты заработной платы по ним в отчетном периоде.

Рассмотрим несколько спорных примеров:

1. Сотрудник принят последним днем месяца, оплаты по трудовому договору не было. Нужно ли включать его в отчет? Нужно, так как договор подписан в отчетном периоде.
2. Сотрудник уволен в июле, а в августе ему начислили премию. Включить ли его в августовскую отчетность? Нет, уволенного в прошлом месяце работника не нужно включать в СЗВ-М, инструкция по заполнению этого не допускает.
3. В организации нет сотрудников. Договор с учредителем не заключен, выплаты он не получает. Нужно ли формировать отчетность в ПФР? В такой ситуации предоставлять пустой бланк не обязательно. Но многие бухгалтеры не рискуют и отправляют пустые формы.

Как исправлять ошибки

Ошибка может быть обнаружена бухгалтером учреждения или сотрудником Пенсионного фонда. В первом случае следует незамедлительно отправить корректирующие документы. А если ошибку нашел сотрудник ПФР, тогда придет официальное требование. В таком случае нужно устранить неточность в отчете не позднее 5 рабочих дней.

Что же делать? При необходимости внести изменения в форму СЗВ-М, инструкция по заполнению представлена ниже. Например, бухгалтер обнаружил, что сотрудница Викторова В.В. сменила фамилию на Симонову. Документы на новую фамилию Симонова предоставила после отправки отчетности. Готовим отменяющую форму.

Включать всех сотрудников в отменяющую корректировку не нужно, только тех, по которым были допущены ошибки.

Другой пример. Бухгалтер отправил отчетность за август 25.08.2019. Директор сообщил о приеме нового сотрудника Позднякова И.В. с 28.08.2019. В таком случае отменяющую форму предоставлять не нужно. Как и дублировать сотрудников заново, по которым уже принят отчет. Готовится только дополняющая форма.

Куда и как сдавать

Предоставить отчетность следует в территориальное отделение Пенсионного фонда России, в котором учреждение было зарегистрировано. Если у организации имеются филиалы или обособленные подразделения, действует иной порядок отправки отчетности. Отделение обязано самостоятельно предоставить бланк в отделение ПФ РФ по месту нахождения. Причем в отчете следует указать ИНН головной организации, а КПП — филиала (закон № 27 от 01.04.1996 с изменениями).

Бюджетная организация может отчитаться двумя способами: электронно или на бумажном носителе. Причем если среднесписочная численность работников составляет 25 и более работников, то отправить отчет можно только электронно, по специальным каналам связи. В ином случае страхователю грозит штраф в 1000 рублей.

Плательщики взносов со штатом до 24 человек могут передать отчет на бумаге или отправить электронный вариант.