Новая ежемесячная отчетность в Пенсионный фонд РФ (форма СЗВ-М). Бухучет инфо

Предприятия и организации, а также индивидуальные предприниматели (ИП), использующие наемный труд и заключающие с работниками трудовые договоры, в обязательном порядке должны зарегистрироваться в качестве страхователей в соответствующих территориальных органах Пенсионного фонда России (ПФР), выступающего в качестве страховщика (п. 1 ст. 11 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ). Здесь есть нюансы. Страхователи-организации, являющиеся юридическими лицами, проходят автоматическую регистрацию в ПФР в течение пяти дней с момента оформления открытия предприятия в федеральных органах исполнительной власти (п. 8 постановления ПФР от 13.10.2008 № 296п). ИП в качестве работодателей должны зарегистрироваться в Пенсионном фонде самостоятельно. Причем заявление должно быть подано не позднее 30 дней с момента заключения первого трудового или же гражданско-правового договора. После этого регистрация в Пенсионном фонде ИП как страхователя осуществляется в течение пяти дней. (п. 21, 22 и приложение 7 постановления ПФР от 13.10.2008 № 296п). Следует обратить внимание на сроки. Несвоевременная регистрация страхователя влечет за собой штрафные санкции в сумме пяти тысяч рублей, если просрочка составляет менее 90 дней, и 10 тысяч рублей при превышении этого периода (п. 1 ст. 27 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ).

После того, как субъект предпринимательской деятельности получает статус работодателя, у него появляется обязанность сдавать отчет СЗВ-М, образец заполнения которого представлен в данном материале. Форма СЗВ-М утверждена соответствующим постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п и введена в действие с 1 апреля 2016 года. В ней содержатся сведения о всех застрахованных лицах, находящихся в трудовых отношениях с работодателем. Форму СЗВ-М скачать можно внизу страницы.

Порядок заполнения формы СЗВ-М

При подготовке отчетности следует соблюдать определенные правила. Заполнение и последующая сдача в Пенсионный фонд отчетной формы СЗВ-М требуют соблюдения установленного порядка. Нельзя нарушать срок сдачи отчетности (п. 2.2 ст. 11 Федерального Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ в редакции от 29.12.2015 № 385-ФЗ, от 01.05.2016 № 136-ФЗ), который установлен не позднее 10 числа, идущего за отчетным месяцем. При этом сдача отчетности СЗВ-М допускается с превышением указанного срока, при условии, если последний день возможности отчитаться попадает на выходной или же праздничный день. В этом случае отчет можно отправить в ПФР в ближайший рабочий день. Форма СЗВ-М, образец заполнения которой представлен ниже, должна включать все необходимые сведения о застрахованном лице, указанные в самом отчетном документе.

СЗВ-М - это форма ежемесячной отчетности, причем обязательной, и при ее представлении следует руководствоваться абзацем 3 п. 2 ст. 8 Федерального Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Что это значит. Если численность застрахованных у работодателя лиц в отчетный период превышает 25 человек, то заполнение формы должно быть в электронном виде.

Образец заполнения бланка СЗВ-М

Необходимо знать, какие данные вводить в СЗВ-М. Инструкция по заполнению формы поможет вам не допустить ошибок. СЗВ-М, образец заполнения рассмотрим детально.

Как заполнить:

Это демонстрационный пример заполнения формы.

Скачать бланк СЗВ-М

Форма СЗВ-М, образец заполнения которой представлен выше, используется субъектами предпринимательской деятельности всех форм собственности. Оформление бланка не представляет особой сложности. Скачать форму СЗВ-М в «Экселе» можно по ссылке ниже. Всегда соблюдайте порядок заполнения формы. Выполняя правила заполнения СЗВ-М, вы сможете избежать ошибок. Сдавайте отчетную форму без задержек в указанные сроки, это позволит избежать штрафных санкций.

Скачать форму СЗВ-М.

Под конец прошлого года был принят закон, отменяющий индексацию пенсий работающим пенсионерам (закон от 25.12.2015 г. № 385-ФЗ). Положения закона вступили в силу с 1 января 2016 года. Помимо отмены индексаций, ст. 2 данного НПА включает в себя и описание новой формы отчетности, сдавать которую нужно будет каждый месяц, начиная с апреля 2016 года - СЗВ-М.

Аббревиатура СЗВ-М расшифровывается как «Сведения о заработке (вознаграждении), сдаваемые ежемесячно». Отчет СЗВ-М включает сведения о работающих в компании гражданах. Если среди них есть пенсионеры, то ПФР будет знать поименно тех, кому не положена индексация пенсии. Ежемесячно нужно сдавать отчет для того, чтобы получать актуальную информацию о том, кто из пенсионеров работает и не имеет права на индексацию; кто из них уволился, а значит, вправе претендовать на повышение социальных выплат.

Кто сдает СЗВ-М в 2016-2017 году

Новую отчетность должны сдавать все страхователи работающих у них лиц - как по трудовому договору, так и по договору подряда - если в соответствии с договором с сумм вознаграждения платятся страховые взносы в ПФР (п. 2.2 ст. 11 закона от № 27-ФЗ). При этом сведения нужно предоставлять на всех сотрудников, которые трудились в компании в течение отчетного периода: на уволенных и принятых в течение месяца, а также на тех, кто физически не присутствовал на рабочем месте (временно нетрудоспособных, декретниц, работников в отпусках по уходу за детьми).

У многих бухгалтеров возникает вопрос: надо ли сдавать нулевую форму СЗВ-М? Ведь если у компании нет застрахованных лиц, то и предоставлять сведения не на кого. Если нет работников, СЗВ-М предпринимателя не будет содержать никаких строк в табличной части списка застрахованных лиц.

Если единственный учредитель компании принят в штат и платит сам себе зарплату, то сдавать СЗВ-М он должен на самого себя - в таблице застрахованных лиц будет единственная запись (письмо ПФР от 04.05.2016 №15/753).

Порядок заполнения СЗВ-М

Бланк формы СЗВ-М утвержден Постановлением правления ПФР от 01.02.2016 г. №83п, которое не содержит отдельного регламента заполнения формы - вся информация по внесению сведений в отчет уже содержится в самом бланке. СЗВ-М состоит из 4 разделов. Первый раздел посвящен сведениям о страхователей - указать нужно регномер в ПФР, краткое наименование компании в соответствии с уставом или ФИО предпринимателя, ИНН и КПП (ИП указывают только ИНН). Код по ОКПО бухгалтер может взять в карточке статистических кодов, которые присвоили компании при регистрации.

Во втором разделе компания должна указать период, за который отчитывается. Раздел содержит перечень 12 месяцев и цифровой код для каждого месяца: 01 - январь, 02 - февраль и так далее. Бухгалтер указывает соответствующий цифровой код и год: если отчет сдается за май 2016 год, то должно быть указано 05 и 2016.

Третий раздел информирует ПФР о типе формы:

• исхд - исходная форма: если страхователь впервые подает СЗВ-М за отчетный период;
• доп - дополняющая: отметка в этом поле ставится в случае передачи в ПФР дополнительных сведений за отчетный период;
• отмн - отменяющая: СЗВ-М с отметкой в этом поле сдают для аннулирования ошибочно переданных данных.

Четвертый раздел содержит таблицу сведений о застрахованных лицах. Таблица состоит из 4 граф:

• 1 графа - порядковый номер записи в таблице;
• 2 графа - ФИО застрахованного лица, заполнять их нужно только в именительном падеже;
• 3 графа предназначена для СНИЛС застрахованного;
• 4 графа содержит ИНН застрахованного.

В 1-3 графах таблицы раздела 4 сведения должны быть обязательно. ИНН работника компания может и не заполнять. Ошибки в любой из записей таблицы - повод для штрафа со стороны ПФР. Поэтому если вы не знаете, как точно пишется фамилия работника или на ксерокопии ИНН плохо видно одну из цифр - лучше уточнить. Если у вас нет сведений об ИНН, то графа 4 таблицы нужно оставить пустой, прочерки или иные знаки писать не нужно.

Бланк таблицы в разделе 4 содержит 25 строк, учетная программа автоматически добавляет дополнительные строки, если застрахованных лиц больше 25. В конце листа формы СЗВ-М указывается должность руководителя компании, его подпись и расшифровка. Печать на отчете ставится в том случае, если компания официально не отказалась от использования печати. Еще в конце формы следует указать дату составления.

Как исправить ошибки в СЗВ-М

Бланк СЗВ-М очень простой и содержит подсказки по заполнению формы. Да и сам принцип отчета тоже несложный - перечислить сотрудников и указать СНИЛС и ИНН (при наличии). Но поскольку форма сдается впервые в этом году, у бухгалтеров возникают ошибки и недоразумения. Как заполнить форму СЗВ-М, чтобы исправить ошибки - читайте ниже.

Важно: Принимать от страхователей корректировки сданных отчетов СЗВ-М за апрель 2016 г. сотрудники фонда будут до 07.06.2016 г. (информация ПФР от 04.05.2016 № 04/406/1984). Но штрафа вряд ли удастся избежать, поскольку новые сведения поступили в ПФР после крайнего срока сдачи отчетности за апрель 2016 г.

Если бухгалтер внес в раздел 4 сотрудника, который в апреле 2016 г. уже не работал в фирме, то он должен сдать СЗВ-М еще раз: разделы 1 и 2 останутся неизменными, а в разделе 3 тип формы будет указан как отменяющая. Раздел 4 в таком случае должен содержать только сведения о сотруднике, которого надо исключить из отчета.

Если же бухгалтер наоборот, забыл указать кого-то из персонала (например, декретницу или сотрудника, который весь апрель был в командировке), то нужно опять отправить СЗВ-М: раздел 1 и 2 исправлять не нужно, в разделе 3 указать тип формы «дополняющая». Таблица перечня застрахованных лиц будет состоять из тех сотрудников, которых бухгалтер забыл включить в отчет.

Когда бухгалтер должен исправить ошибку в отчете, то нужно сдавать сразу две формы СЗВ-М: отчет с кодом «отмн» и перечнем лиц, по которым допущены ошибки, аннулирует сведения о них. А отчет с типом формы «дополняющая» будет содержать тех же сотрудников, но уже с исправленными данными.

Если вы отправляете СЗВ-М в электронном виде, то ПФР может прислать три варианта протокола:

Порядок и сроки сдачи СЗВ-М

Фирма, у которой меньше 25 застрахованных лиц, может сдать отчет двумя способами:

• на бумаге - почтой России, принести лично в отделение фонда или передать через представителя;
• в электронном виде - для этого необходимо иметь ЭЦП, программное обеспечение и должно быть заключено соглашение об электронном документообороте с ПФР.

Если застрахованных лиц больше 25, то отчет нужно сдавать только в электронном виде (п. 2 ст. 8 закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ).

Когда сдавать отчет СЗВ-М? Изначально в 2016 году был установлен срок сдачи - не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным. Если это выходной день - то срок переносится на ближайший рабочий день. В 2017 году срок продлили на 5 дней, теперь это - не позднее 15-го числа следующего месяца.

Можно ли досрочно сдать СЗВ-М? Закон не запрещает дожидаться конца месяца, чтобы сдать отчет - например, за май месяц вы можете отчитаться 20.05.2016 г. Но если компания наймет еще одного человека после этой даты, то нужно будет подавать дополнительные сведения в отчет. Мы не рекомендуем сдавать СЗВ-М до конца отчетного месяца - если бухгалтер забудет о новом сотруднике, то ПФР оштрафует компанию за непредставление сведений.

Штраф за несдачу СЗВ-М

По нарушениям порядка заполнения и сдачи СЗВ-М есть несколько штрафов. Работодателя оштрафуют в случае опоздания с расчетом или не сдачи СЗВ-М. Размер штрафа - 500 рублей. Вроде бы небольшая сумма, но это не за весь отчет, а за каждого сотрудника, сведения о котором ПФР не получил (ч. 4 ст. 17 закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ). Если у вас работает 100 человек и бухгалтер забыл сдать СЗВ-М вовремя, то штраф составит 500 рублей*100=50 000 рублей.

За ошибки в расчете СЗВ-М штраф аналогичный - 500 рублей, причем тоже за каждого человека, сведения по которому бухгалтер передал с ошибкой. Ошибки могут быть в ФИО, СНИЛС или ИНН. Первые два показателя - обязательные реквизиты формы, даже опечатки в них чреваты штрафом. ИНН не является обязательным элементом сведений, но если уж указали его, то сделайте это без ошибок. Если бухгалтер сдал сведения о 100 сотрудниках, но в информации о двоих ошибся: неправильная фамилия работника, а в другой строке привел ошибочный СНИЛС, - то штраф за такую оплошность будет равен 500 рублей*2=1000 рублей.

Споры вызывает штраф за отправку СЗВ-М не по ТКС. ПФР имеет право оштрафовать за несоблюдение электронного формата только за сдачу РСВ-1. Однако на практике чиновники могут вообще объявить, что СЗВ-М не сдан - и тогда придется платить штраф как за непредставление сведений по каждому сотруднику.

Образец заполнения формы СЗВ-М

Чтобы вы могли наглядно разобраться с правилами заполнения формы СЗВ-М, мы подготовили пример заполнения отчета и исправления ошибок. В ООО «Фантазия» штатный состав представлен следующими лицами:

В апреле 2016 г. был уволен Соколовский Игорь Валентинович, вместо него 29.04.2016 г. была принята на работу Ивашкевич Кристина Георгиевна. Кроме того, на предприятии трудится программист Иванов Ярослав Олегович, с которым заключен договор оказания услуг в 2016 году.

За апрель 2016 г. бухгалтер ООО «Фантазия» сдал СЗВ-М досрочно - 25.04.2016 г. Однако потом бухгалтер выяснил, что ошибочно включил в расчет юриста Стадничук Алексея Вадимовича, который был уволен 31.03.2016 г., а в апреле приходил только за трудовой книжкой и справками для нового места работы. Кроме того, бухгалтеру нужно передать сведения и по Ивашкевич Кристине Георгиевне, поскольку она была устроена в штат после сдачи апрельской СЗВ-М.

Итак, 25.04.2016 г. бухгалтер ООО «Фантазия» сдал отчет с типом формы «исходная» за апрель 2016 г.

Затем 26.04.2016 г. бухгалтер отправил в фонд СЗВ-М с типом формы «отменяющая» - только на Стадничука Алексея Вадимовича, который в апреле на предприятии уже не трудился.

А после майских праздников 04.05.2016 г. бухгалтеру пришлось отправлять еще один отчет СЗВ-М с типом формы «дополняющая» - для передачи сведений по Ивашкевич Кристине Георгиевне.

Поскольку бухгалтер успел до крайнего срока сдачи СЗВ-М за апрель (10.05.2016 г.), а из ПФР во всех трех случаях пришел успешный протокол передачи сведений - штраф ООО «Фантазия» не получит.

В форме СЗВ-К также нужно указать другие периоды, засчитываемые в страховой стаж. К ним относятся:

1) период прохождения военной или другой службы, приравненной к военной в соответствии с Законом РФ от 12 февраля 1993 г. № 4468-1. При этом время обучения в военных образовательных учреждениях профессионального образования тоже считается периодом прохождения военной службы (п. 2 ст. 35 Закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ). В зависимости от продолжительности и итогов обучения (в т. ч. отчисления из учебного учреждения) это время может по-разному засчитываться в срок службы (п. 4 ст. 35 Закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ). При этом окончательный срок службы отражается в военном билете. Именно его работодателю и следует указывать при заполнении формы СЗВ-К;

2) период получения больничного пособия по временной нетрудоспособности;

3) период ухода одного из родителей за каждым ребенком до достижения им возраста 1,5 лет (но не более 4,5 лет в общей сложности);

4) периоды:

• получения пособия по безработице;

• участия в оплачиваемых общественных работах;

• переезда (переселения) по направлению государственной службы занятости в другую местность для трудоустройства;

5) период содержания под стражей лиц, необоснованно привлеченных к уголовной ответственности, необоснованно репрессированных и впоследствии реабилитированных, и период отбывания наказания этими лицами в местах лишения свободы и ссылке;

6) период ухода трудоспособного лица за инвалидом I группы, ребенком-инвалидом или за лицом, достигшим возраста 80 лет;

7) период проживания супругов военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, вместе с супругами в местностях, где они не могли трудиться в связи с отсутствием возможности трудоустройства, но не более пяти лет в общей сложности;

8) период проживания за границей супругов сотрудников, направленных:

• в дипломатические представительства и консульские учреждения России;

• в постоянные представительства России при международных организациях;

• в торговые представительства России в иностранных государствах;

• в представительства федеральных органов исполнительной власти, государственных органов при федеральных органах исполнительной власти либо в качестве представителей этих органов за рубежом, а также в представительства госучреждений России (государственных органов и госучреждений СССР) за границей;

• в международные организации по перечню, утвержденному постановлением Правительства РФ от 26 ноября 2008 г. № 885.

Периоды, указанные в пункте 8, отражайте в форме СЗВ-К по фактической продолжительности, но не более пяти лет в общей сложности.

Периоды, перечисленные в пунктах 1-8, отражайте в форме СЗВ-К в тех случаях, если им предшествовали и (или) за ними следовали периоды работы (независимо от их продолжительности), указанные в статье 10 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ. При этом временной разрыв между окончанием таких периодов и началом трудовой деятельности значения не имеет.

Пример отражения в форме СЗВ-К страхового стажа женщины, которая впервые трудоустроилась после рождения ребенка

Первая запись в трудовой книжке А.П. Ивановой датирована 30 сентября 2000 года. В 1998 году Иванова родила ребенка. В свидетельстве указана дата рождения - 1 февраля 1998 года.
В страховой стаж для назначения трудовой пенсии включается период ухода за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет. Этот период определяется на основании свидетельства о рождении - с 1 февраля 1998 года по 31 июля 1999 года. Несмотря на то что между окончанием периода ухода за ребенком и началом трудовой деятельности прошло более года, этот период отражается в форме СЗВ-К на основании свидетельства о рождении ребенка.

Это следует из положений абзаца 3 статьи 2, статей 10, 11 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ, пункта 2 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 г. № 1015, абзаца 3 пункта 2 постановления Конституционного суда РФ от 10 июля 2007 г. № 9-П и абзаца 3 пункта 2.1 определения Конституционного суда РФ от 20 ноября 2007 г. № 798-О-О.

Вид периода (код) укажите в соответствии с приложением 1 к Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п. Например, для периода прохождения военной службы предусмотрен код «СЛУЖБА».

Трудовая деятельность: территориальные и особые условия

Графу «Территориальные условия (код)» таблицы заполните в соответствии с приложением 1 к Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п. Для застрахованных лиц, работающих на территориях, относимых к районам Крайнего Севера и приравненным к ним местностям , укажите размер районного коэффициента, установленный в централизованном порядке к зарплате сотрудников непроизводственных отраслей в данных районах. Данный коэффициент укажите в виде числа с дробной частью через запятую (например, «МКС 1,7»).

Графу «Особые условия труда (код)» таблицы заполните в соответствии с приложением 1 к Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

Существует два случая, когда в данной графе нужно указывать не один код, а два. При этом второй пишут строкой ниже.

Первый случай: сотрудник выполняет работы, дающие ему право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости в соответствии со списками № 1 и № 2, утвержденными постановлением Кабинета министров СССР от 26 января 1991 г. № 10. Тут укажите код соответствующей позиции Списка.

Второй случай: право на досрочную пенсию возникает в соответствии с подпунктом 11 пункта 1 статьи 27 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ. Для такого сотрудника нужно будет дополнительно указать код профессии в соответствии с приложением 1 к Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

Трудовая деятельность: трудовой стаж

Графу «Основания (код)» исчисляемого трудового стажа заполните в соответствии с приложением 1 к Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п. При этом значение «СЕЗОН» ставьте, только если отработан полный сезон на работах, предусмотренных перечнями сезонных работ. Данные перечни определяются отраслевыми (межотраслевыми) соглашениями (ст. 293 ТК РФ).

Графу «Дополнительные сведения» исчисляемого трудового стажа заполните в соответствии с приложением 1 к Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

Однако в некоторых случаях предусмотрен особый порядок заполнения данной графы (см. таблицу ниже).

При этом, когда в графе «Основания (код)» исчисляемого трудового стажа указаны значения «СЕЗОН» или «ВОДОЛАЗ», необходимо сделать разбивку по календарным годам. Например, если сотрудник работал водолазом с 23 сентября 1989 года по 10 февраля 1990 года, то в форме СЗВ-К необходимо отразить два периода деятельности:

Трудовая деятельность: выслуга лет

Графу «Основания (код)» выслуги лет заполните в соответствии с приложением 1 к Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

В графе «Дополнительные сведения» о выслуге лет в зависимости от значения, указанного в графе «Основания (код)» выслуги лет, укажите соответствующую информацию:

• налет часов (часов, минут);

• количество прыжков с парашютом;

• количество спусков (подъемов);

• фактически отработанное время (месяцев, дней);

• объем работ (доля ставки) по занимаемой должности;

• количество учебных часов.

При этом, если нормативно-правовыми документами определены условия, при выполнении которых указанный период включается в выслугу лет, данные о выслуге лет заполняйте с разбивкой по календарным годам. Например, если сотрудник работал летчиком с 23 сентября 1989 года по 10 февраля 1990 года, то в форме СЗВ-К необходимо отразить два периода деятельности:

• с 23 сентября 1989 года по 31 декабря 1989 года;

• с 1 января 1990 года по 10 февраля 1990 года.

Трудовая деятельность: профессия и должность

Графу «Профессия или должность» заполните в соответствии с документом, подтверждающим период деятельности. Например, на основании трудовой книжки. При этом если стаж работы не льготный, то есть человек не был занят на вредных работах, то достаточно вписать первую должность, на которую он был зачислен. Когда же в послужном списке гражданина были виды работ, дающие право на досрочную пенсию, придется отразить все переводы по должностям и структурам.

Трудовая деятельность: общий трудовой стаж

Заполняя сведения по состоянию на 1 января 2002 года, для оценки пенсионных прав застрахованного лица (конвертации) учтите следующее.

Показатели «Общий трудовой стаж» и «Стаж, дающий право на досрочное назначение пенсии» подсчитайте с учетом требований пункта 61 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п. При этом стаж, дающий право на досрочное назначение пенсии, необходимо показать в форме СЗВ-К в разрезе соответствующих условий труда:

• территориальных;

• особых;

• определяющих право на пенсию за выслугу лет.

В соответствующих графах укажите суммарный стаж в отработанных условиях (лет, месяцев, дней).

Ознакомление сотрудника с формой СЗВ-К

Когда все данные занесете в форму СЗВ-К, ознакомьте с ней сотрудника, на которого подаете такой отчет. После этого он должен поставить свою личную подпись в форме. Один экземпляр такой формы обязательно выдайте застрахованному лицу.

Пример заполнения формы СЗВ-К

В ООО «Торговая фирма "Гермес"» из территориального отделения Пенсионного фонда РФ поступил запрос о представлении сведений по форме СЗВ-К в отношении Иванова А.И.

Иванов по настоящее время работает в «Гермесе». Его СНИЛС - 023-141-25761. Дата рождения - 25 сентября 1950 года.

В соответствии с трудовой книжкой Иванов до 1 января 2002 года работал:

• с 15 марта 1966 года по 23 мая 1967 года - техником в ЗАО «Альфа» в г. Архангельске (местности, приравненной к районам Крайнего Севера). Код территориальной местности - «МКС». Районный коэффициент на территории г. Архангельска установлен в размере 1,2 постановлением Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 20 ноября 1967 г. № 512/П-28;

• с 15 сентября 1970 года по 21 мая 1987 года - газосварщиком в ОАО «Производственная фирма "Мастер"». Данная профессия поименована в Списке № 2, утвержденном постановлением Кабинета министров СССР от 26 января 1991 г. № 10. Код соответствующей позиции Списка № 2 - 23200000-11620. Код особых условий труда - «ЗП12Б»;

• с 23 апреля 1989 года по 10 сентября 1989 года - слесарем на сезонных работах в государственном учреждении «Научный институт». Код особых условий труда - «СЕЗОН»;

• 4 сентября 1991 года по 14 июля 1996 года - плавильщиком на заводе «Серп и Молот». Данная профессия поименована в Списке № 1, утвержденном постановлением Кабинета министров СССР от 26 января 1991 г. № 10. Код соответствующей позиции Списка № 1 - 1070500а-16613. Код особых условий труда - «ЗП12А»;

• с 15 июля 1996 года по 12 июля 1998 года - дробильщиком на заводе «Серп и Молот». Данная профессия поименована в Списке № 1, утвержденном постановлением Кабинета министров СССР от 26 января 1991 г. № 10. Код соответствующей позиции Списка № 1 - 1070500а-11908. Код особых условий труда - «ЗП12А». В таких условиях Иванов проработал 1 год 6 месяцев и 11 дней. Место работы - поселок Туманный Кольского района Мурманской области (район Крайнего Севера). Код территориальной местности - «РКС». Районный коэффициент на территории поселка Туманный установлен в размере 1,7 постановлением Правительства РФ от 27 мая 1992 г. № 348.

В соответствии с военным билетом Иванов проходил службу в в/ч 1528 с 27 мая 1967 года по 9 июня 1969 года в должности сержанта.

На основе индивидуальных сведений бухгалтер «Гермеса» заполнил форму СЗВ-К и в предложенный срок представил ее в территориальное отделение ПФР.

Право не составлять и не представлять форму СЗВ-К

Бывает, что представить в ПФР форму СЗВ-К нет возможности. Попросту нет данных на сотрудника, например, он уже уволился или стажа за период до 2002 года у него не было. В этом случае направьте в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ письмо , в котором укажите причину отказа.

Все нововведения в законодательстве приживаются со значительными трудностями. Схожая ситуация наблюдается и со сдачей такого документа, как форма СЗВ-К. О ней уже ходят легенды у кадровиков. Кто-то упоминает об огромных очередях и непреклонных инспекторах ПФ, иные же эти ужасы опровергают и заявляют, что отчитываться по предложенному порядку не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Постараемся определиться, как же обстоят дела на самом деле, и зачем сейчас потребовалась документация СЗВ-К. Форма 2014 года призвана уточнить дополнительные данные о работников, который не отражён в архивах Пенсионного фонда Российской Федерации по ряду причин. Все страхователи могут оформить необходимые бланки в бесплатном веб-приложении «Контур.Отчет ПФ».

Введение

Потребовал от организаций всех форм собственности предоставить до 1 июля 2014 года такую документацию, как форма СЗВ-К. Необходимые уточнения касаются лишь работников, относительно которых у государственного регулятора нет сведений о трудовой деятельности до 1 января 2012 года. Соответствующие предписания стали приходить в компании с середины мая и вызвали значительные волнения у кадровиков. Рассмотрим причины, которые побудили требовать предоставления такого отчёта, как форма СЗВ-К, и еще ряда уточнений от работодателей.

Для чего ПФР необходимы сведения?

В соответствии с Федеральным законом «О страховых пенсиях», который вступает в силу с января 2015 года, скорректирован порядок начисления гражданам выплат по потере кормильца, инвалидности или старости. Их размеры будут определяться с учётом множества характеристик, но ключевое значение в численном формировании отводится ИПК. Индивидуальный пенсионный коэффициент - это параметр, в котором при помощи относительных единиц (баллов) отображены пенсионные права, на которые может претендовать работник или застрахованное лицо. Его итоговое значение определяется по сложной формуле, которая учитывает продолжительность стажа, сумму уплаченных взносов и иные специфические характеристики. Кроме всего прочего, для уточнения и корректного отображения физического лица важно знать точную продолжительность периодов иной деятельности или работы, в течение которых удерживались вклады в Пенсионный фонд. После прояснения особенностей становится понятно, что есть форма СЗВ-К, что это такое, и какое у документа назначение. Однако важно уточнить, кому необходимо заниматься оформлением данных материалов, и на какую категорию граждан они распространяются.

Условия

В архиве Пенсионного фонда Российской Федерации были обнаружены данные о физических лицах, которые производили выплаты страховых взносов на регулярной основе, но не имели сведений об особенностях своего трудового стажа до 2002 года. Если эти работники числились в организациях на 31.12.2013, то компании получили извещения с требованием о предоставлении актуального отчёта с таким наименованием, как форма СЗВ-К. Если же сотрудник не работал до 2002 года вообще, то оформлять документацию на него не требуется, достаточно лишь сообщить эти данные в компетентную организацию. Тогда как при расторжении трудового договора между работодателем и штатной единицей после 31 декабря 2013 страхователь обязан отправить необходимую информацию в уполномоченный орган ПФР своего региона.

Методы подготовки отчёта

Если необходимо разобраться, как заполнить форму СЗВ-К, то в этом помогут специальные программы, которые рекомендуются для актуализации данных физического лица. В соответствии с требованиями Пенсионного фонда Российской Федерации, ими могут быть «Контур.Отчет ПФ» или «1С». Для предоставления сведений о трудовом стаже до конца декабря 2001 года необходимы документы работника, которые его подтверждают.

Состав отчёта

Заполнение формы СЗВ-К производится всеми работодателями на своих сотрудников, которые обладают страховыми свидетельствами и не были уволены на момент формирования отчётной документации. По требованиям ПФР, организации должны группировать необходимые для территориального органа материалы в пачки. На них налагаются следующие ограничения:

• Общий размер прилагаемых документов не должен превышать 200 единиц.
• Различные классы, на которые делится форма СЗВ-К, бланк со списком сотрудников и прочие сопроводительные материалы, должны формироваться в отдельные пачки.
• Бумаги, которые передаются в Пенсионный фонд, должны сопровождаться описью по утверждённой форме.
• Заполнение формы СЗВ-К завершается после её пронумеровывания и скрепления нитью, которая выводится сзади пачки и заклеивается бумажным листком с печатью организации и указанием количества страниц.

Кроме всего прочего, к пачке добавляется брошюра со списком застрахованных лиц и предоставлением сведений о них в произвольной форме. Эти бумаги заверяются подписью руководителя и печатью организации, что гарантирует корректность отображённой в них информации. В некоторых случаях документация может сопровождаться носителем информации, однако все файлы, которые будут на нем представлены, должны соответствовать «Правилам подготовки персонифицированного учёта», утверждённым территориальным органом ПФР. Отклонение от рекомендованных стандартов не допускается. Если же форма СЗВ-К, бланк с пояснениями составляются в нескольких экземплярах, то каждой такой пачке присваивается порядковый номер. Его указание производится на описи отчётов, которые работодатель передаёт в Пенсионный фонд Российской Федерации.

В дальнейшем эти сведения будут занесены на индивидуальные лицевые счета граждан и станут применяться для подсчёта трудового стажа и определения размеров пенсионных выплат по новой методике. Однако накопительная система взносов в Пенсионный фонд коснётся лишь людей, которые начали трудовую деятельность после 1 января 2012 года. При этом права прочих лиц с достаточным количеством стажа не будут ущемлены, их взносы будут конвертированы согласно новым требованиям нормативно-правовых актов Российской Федерации. Ведь было бы, по меньшей мере, несправедливым сбрасывать со счетов период многолетней трудовой деятельности, когда работник день за днём подтверждал свои права на пенсию.

Основания

Главными доказательствами, которые подтверждают стаж работника, могут быть различные документы. Проще всего его отследить по трудовой книжке, однако если записи в ней не велись или существуют неточности, то используют трудовой договор, выписки из ведомостей на получение заработной платы и так далее. В том случае, когда деятельность работника осуществлялась в виде гражданско-правовых отношений (возмездное оказание услуг), подтверждением являются письменные соглашения между работодателем и сотрудником. Период ухода за детьми до определённого законодательством возраста также требует предоставления доказательств в виде свидетельства о рождении малыша. Однако этот стаж может засчитываться кому-то одному из родителей. Авторская деятельность подтверждается договорами, которые оформлены в письменном виде и не нарушают требований законодательства. Время получения пособия по безработице определяется соответствующей справкой из службы занятости Российской Федерации. Деятельность в сфере индивидуального предпринимательства также заносится в такую документацию, как форма СЗВ-К. ПФР требует руководствоваться при её заполнении «Правилами подсчёта и подтверждения страхового стажа для установления трудовой пенсии». А также рекомендациями органов об уплате обязательных платежей.

Порядок заполнения

Чтобы подать корректные отчёты в Пенсионный фонд Российской Федерации, необходимо разобраться, как заполнить форму СЗВ-К. Это непростой процесс, который требует не только внимания, но и последовательности действий. Однако для её составления существуют инструкции которые призваны помочь в разрешении данной проблемы. Они содержат в себе конкретные рекомендации для каждого случая. Поэтому, если сравнить образец заполнения формы СЗВ-К, который предложен в типовом положении, с реальными примерами трудового стажа, то на их совместной основе можно подготовить корректную документацию, не вызывающую вопросов в ПФ.

Заполнение данного отчёта следует начинать с указания страхового номера работника и его персональных данных. Имя, фамилия, отчество и дата рождения указываются на основании удостоверения личности, гражданского или заграничного паспорта и иных устанавливающих документов. Номер пенсионного страхования определяется из соответствующего свидетельства. Также правила заполнения формы СЗВ-К предусматривают указание территориальных условий проживания работника в конкретный период времени. Однако вносится, если физическое лицо осуществляло трудовую деятельность в районах Крайнего Севера, местностях за Полярным кругом или на территориях, приравненных к ним. В случае если работник не проживал в указанных условиях, то раздел не заполняется.

Если документация (форма СЗВ-К), образец которой определяется индивидуально, заполняется впервые, то необходимо внести правку, что это исходный отчёт. Если же после сдачи данного материала в нем обнаружатся неточности, то составляется корректирующий лист, который подшивается ко всей пачке. В том случае, когда предоставленные данные в отчёте не соответствуют действительности, необходимо его полностью переделать, но уже указать значение «Отменяющий».

В графе «Наименование организации» отображают название и форму собственности компании или учреждения, где работник осуществляет трудовую деятельность на данный момент. Тогда как раздел «Периоды общественной, трудовой или иной деятельности» включает в себя всех работодателей до 31 декабря 2001 года. Код вида трудовых отношений указывается в графе с соответствующим названием, написание данных производится по рекомендациям «Инструкции по заполнению форм персонифицированного учёта». Если работник претендует на льготную пенсию в связи с особыми условиями (труд на высоте, подземная деятельность, вредное производство и так далее), то указывается шифр его профессии. Важно помнить, что такой образец заполнения формы СЗВ-К подаётся в ПФ отдельно от всей документации или в сшитой пачке с отчётами этого же типа. Дальнейшие пункты материалов для Пенсионного фонда заполняются идентично и уже не вызовут затруднений. Необходимо лишь руководствоваться рекомендациями соответствующих инструкций.

Образец составления

Рассмотрим вышеуказанный пример заполнения формы СЗВ-К на конкретных данных:

• Иванович - ФИО работника;
• 14 июля 1985 года - дата рождения;
• г. Москва, ул. Васильевская, 12, кв. 6 - место проживания по состоянию на момент составления отчёта;
• 009-480-671-93 - № страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
• записи трудовой книжки содержат следующие данные:
  - с 3 марта 1999 по 20 декабря 2002 работал в ОАО «Пульс» инженером-технологом инструментальной оснастки;
  - с 21 декабря 2002 по настоящее время работает в ОАО «Пульс» инспектором по снабжению.
• подписи и печати ответственных лиц:
  - директор ОАО «Пульс» Аторов Дмитрий Васильевич;
  - ответственное лицо за составление формы СЗВ-К - менеджер по персоналу Васенькова Тая Митрофановна.

Распространённые проблемы

При заполнении документации для Пенсионного фонда нередко возникают вопросы о необходимости включения периода дневного обучения в общее количество стажа. Специалисты рекомендуют делать это лишь в том случае, когда приобретение образования проходило в сертифицированном заведении, его ординатуре, аспирантуре и так далее. При этом в графе «Наименование организации» отображается полное название университета или колледжа, прошедшего государственную аккредитацию и обладающего правом осуществления своей деятельности. Если работник обучался в военном учебном заведении, то этот период приравнивается к службе в Вооружённых Силах РФ. Однако если трудовая книжка не содержит данных об образовании, то сотрудник может подтвердить его получение справкой из соответствующего вуза.

Штрафные санкции

Какие последствия будут ожидать организацию, которая опоздает со сдачей такой документации, как форма СЗВ-К, что это будет значить на практике для работодателя? Пенсионный фонд предлагает следующую трактовку закона № 27-ФЗ «О персонифицированном учете», который определят штраф в размере 10 процентов от всей суммы взносов, проведенных за отчётный срок времени. Однако важно знать, что выполнять взыскания этих средств может лишь суд. А он, в свою очередь, будет применять законы, которые более правомерны в данной ситуации. Если говорить конкретнее, то нормативно-правовой акт «Об обязательном пенсионном страховании в РФ». Он содержит в себе положения, которые предполагают выплату лишь 1000 рублей за нарушение определённого термина для передачи отчётности. Поэтому следовать трактовке законодательной базы от ПФ нерационально, в этом случае большинство правовых рычагов на стороне работодателя.

Несмотря на все сложности, которые могут возникнуть при составлении и передаче формы СЗВ-К в Пенсионный фонд, этот документ имеет очень важное значение, и пренебрегать его своевременной отправкой не стоит. Для автоматизации подготовки этого отчета существуют специальные программы, которые облегчают обработку анкетных данных сотрудников предприятия. Необходимо лишь убедиться, что эти приложения соответствуют актуальным требованиям оформления ПФ.

С прошлого года юридические лица и индивидуальные предприниматели ежемесячно передают в Пенсионный фонд сведения о застрахованных сотрудниках. В материале сайт представлена детальная инструкция по заполнению СЗВ-М и некоторые особенности предоставления этого документа.

Форма, сроки и порядок предоставления отчета СЗВ-М были утверждены Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ № 83п от 01.02.2016.

Отчет СЗВ-М: кто сдает и когда

Отчетность СЗВ-М нужно предоставлять ежемесячно не позднее 15 числа, следующего за отчетным месяцем. Если крайний срок сдачи формы выпадает на праздничный или выходной, сдавать ее надо в ближайший рабочий день. Действующими нормами не запрещено сдавать ее и ранее, в текущем месяце. Однако работодатель должен быть уверен, что до конца месяца не примет на работу нового сотрудника. Иначе — штраф за предоставление неполных сведений. Сроки сдачи СЗВ-М в 2019 году для ИП с работниками не отличаются от общеутвержденных.

Предоставим сроки сдачи СЗВ-М в 2019 году в виде таблицы:

Ежемесячную отчетность СЗВ-М в 2019 году должны предоставлять все страхователи (организации и индивидуальные предприниматели) в отношении застрахованных лиц, которые работают по трудовым договорам и с которыми заключены гражданско-правовые договоры, если с вознаграждений по ним уплачиваются страховые взносы. Бланк сдается в территориальный орган ПФР, в котором зарегистрирована отчитывающаяся организация.

Надо ли отчитываться, если нет наемных работников и лиц, работающих по договорам ГПХ

Форму СЗВ-М обязаны предоставлять и те компании, у которых не оформлено ни одного сотрудника. Согласно действующему законодательству, генеральный директор также является наемным работником.

В соответствии с новыми требованиями ПФР, даже если руководитель является единственным учредителем юрлица, даже если он является единственным работником, отчетность на него нужно подавать. Такие разъяснения содержатся в сообщении Пенсионного фонда РФ .

Кто освобожден от сдачи отчетности

• крестьянские фермерские хозяйства, где нет наемных работников;
• индивидуальные предприниматели, арбитражные управляющие, частнопрактикующие адвокаты и нотариусы, которые уплачивают фиксированные страховые взносы только за себя;
• работодатели в отношении иностранных граждан и лиц без гражданства, которые временно пребывают в России или работают дистанционно, на которых не распространяется обязательное пенсионное страхование;
• работодатели в отношении военнослужащих, сотрудников органов МВД и ФСБ (за исключением вольнонаемных), так как к ним обязательное пенсионное страхование не применяется, и для них государством предусмотрены иные гарантии.

Куда и в какой форме сдавать СЗВ-М в 2019

Форма СЗВ-М сдается в территориальный орган ПФР, в котором зарегистрирован страхователь (п. 1 ст. 11 закона № 27-ФЗ). При этом каждый филиал отдельно подает сведения о работниках и лицах, которые выполняют работы (оказывают услуги) по договорам гражданско-правового характера. Обращаем ваше внимание, что во время заполнения документа указывается ИНН основной фирмы, а КПП обособленного подразделения.

Согласно п. 2 ст. 8 № 27-ФЗ, компания, где менее 25 застрахованных лиц, может предоставлять отчетность в виде документов в письменной форме (на бумаге). Остальные обязаны сдавать отчеты в электронном варианте. В 2019 году Пенсионный фонд штрафует те организации, которые не соблюдают предусмотренный законом формат сдачи отчетов, на 1000 рублей. Ниже приведена инструкция по заполнению бланка.

Быстро и бесплатно заполнить ежемесячный отчет можно в специальной программе «Документы ПУ 6». Она доступна для скачивания на официальном сайте Пенсионного фонда в разделе «Бесплатные программы для работодателей» .

Заполнить отчет в онлайн-сервисах можно и на сайтах разработчиков бухгалтерского ПО — Мое дело , Контур , Небо и других. Некоторые сайты позволяют это делать свободно, но обычно сервисы требуют платы (до 1000 рублей).

Инструкция по заполнению раздела I отчета СЗВ-М

Форма состоит из 4 разделов, каждый из которых обязателен для заполнения. Инструкция по заполнению поможет разобраться. В разделе 1 следует указать следующие реквизиты страхователя:

• регистрационный номер в ПФР. Он указан в уведомлении из Пенсионного фонда, полученном при регистрации. Также его можно узнать в местном отделении ПФР, налоговой инспекции либо на сайте nalog.ru ;
• наименование (краткое);
• в поле «ИНН» следует указать код в соответствии с полученным свидетельством о постановке на учет в налоговом органе;
• поле «КПП» индивидуальные предприниматели не заполняют. Организации при заполнении бланка указывают КПП, который был получен в ИФНС по месту нахождения (обособленные подразделения указывают КПП по своему месту нахождения).

Образец заполнения раздела I

Инструкция по заполнению раздела II отчета СЗВ-М

В разделе 2 нужно указать период, за который подается форма. Код отчетного периода — это двузначный порядковый номер месяца, год состоит из четырех цифр. Если возникнут трудности, то в форме предусмотрены пояснительные данные с этой информацией.

Образец заполнения раздела II

Инструкция по заполнению раздела III отчета СЗВ-М

В разделе 3 необходимо указать шифр типа передаваемого отчета. Он может принимать 3 значения:

• «исхд» — исходная форма, которую предприятие сдает за указанный отчетный период впервые;
• «доп» — дополняющая форма. Этот код нужно указать в случае, если исходный отчет уже сдан, но его нужно откорректировать. К примеру, появился новый сотрудник либо по нему были поданы неверные данные;
• «отмн» — отменяющая форма. Этот код нужно использовать, если необходимо полностью исключить из поданного исходного отчета каких-либо сотрудников. Например, в отчете содержатся данные на работника, который уволился и в текущем периоде уже не работал.

Образец заполнения раздела III

Инструкция по заполнению раздела IV отчета СЗВ-М

Последний раздел представлен в виде таблицы, в которую заносится список работников, имеющих заключенные трудовые контракты на предприятии в текущем периоде, в том числе и договоры ГПХ. Таблица состоит из четырех столбцов:

• в первый записывается порядковый номер строки;
• во второй — полные Ф.И.О. сотрудника в именительном падеже. Если отчество отсутствует, его не указывают;
• в третьем — СНИЛС (регистрационный номер работника в ПФР). Это обязательная информация;
• в четвертом — ИНН (регистрационный номер работника в ИФНС). Как сказано в Постановлении Правления ПФ РФ № 83п, этот столбец заполняется при наличии у страхователя необходимых сведений.

Вносить данные в таблицу разрешается либо в алфавитном порядке, либо случайным образом.

В конце отчет должен быть подписан генеральным директором или предпринимателем с указанием должности и Ф.И.О. Здесь же указывается дата составления формы и проставляется печать, если она используется в компании. Поскольку в форме СЗВ-М не предусмотрена возможность подписания отчета представителем страхователя, она должна подаваться лично либо директором организации, либо предпринимателем.

Образец заполнения раздела IV

Полностью заполненный согласно инструкции образец документа выглядит следующим образом:

Распространенные ошибки при заполнении СЗВ-М

Санкции и штрафы

За непредоставление формы СЗВ-М в установленный срок предусмотрен штраф в размере 500 рублей. Эту сумму придется заплатить за каждого работника, на которого не предоставлены сведения (ч. 4 ст. 17 закона № 27-ФЗ). Таким же штрафом будет наказываться подача неполных и(или) недостоверных сведений в отношении каждого работника (ч. 4 ст. 17 закона № 27-ФЗ). Кроме того, за подачу отчетности не в той форме ПФР оштрафует работодателя на 1000 рублей. В случае ошибочных сведений штрафа можно избежать, если исправить неточность самостоятельно.

Оформление данного отчета не занимает большого количества времени и СЗВ-М инструкция по заполнению в этом поможет.