Номенклатура дел кратко. Номенклатура дел
В делопроизводстве организации номенклатура выполняет целый ряд функций.
Номенклатура дел используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела. Заголовки дел из номенклатуры переносятся на обложки дел.
Номенклатура дел предварительно определяет сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов.
Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. Классификационная схема номенклатуры может быть использована для формирования справочной картотеки на исполненные документы. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре.
Номенклатура дел служит учетным документом при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она также является основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет.
Номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.
Таким образом, номенклатура дел предприятия или учреждения является важным инструментом организации не только информационно-поисковых систем, но ив целом делопроизводства предприятия. Поэтому при ее составлении следует учитывать ряд требований.
Порядок оформления, и удостоверения номенклатуры дел
Номенклатура дел составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение.
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации. Она в обязательном порядке проходит процедуру согласования. Номенклатура визируется руководителем архива или должностным лицом, ответственным за архив, и должна быть одобрена Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или Экспертной комиссией (ЭК) организации или предприятия. Если организация или предприятие сдает свои документы на хранение в государственный архив, номенклатура дел направляется на согласование с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения.
Номенклатура дел организации подписывается руководителем службы документационного обеспечения или должностным лицом, отвечающим за делопроизводство, и в обязательном порядке утверждается руководителем организации или предприятия.
В организациях, которые не передают свои документы на государственное хранение (это, в основном, негосударственные организации), номенклатура дел визируется заведующим архивом организации или должностным лицом, ответственным за архив, одобряется ЭК организации и подписывается руководителем службы ДОУ. Для придания номенклатуре дел юридической силы после подписания она должна быть утверждена руководителем организации. В таких организациях составляется 3 экземпляра номенклатуры дел.
Номенклатура дел структурного подразделения подписывается руководителем этого подразделения после ее согласования с архивом организации.
Номенклатура дел организаций, которые сдают документы в государственный архив, (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ.
Второй-экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий передается в архив организации, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.
Организация проведения экспертизы ценности документов
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче
на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности в организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
В министерствах и ведомствах, других крупных организациях, имеющих подведомственную сеть, помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В этом случае экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует их деятельность. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.
ЦЭК и ЭК работают в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии должны с ними согласовывать. Например, если в перечне сроки хранения дел обозначены отметкой "ЭПК", окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочная комиссия архива. Организации негосударственных форм собственности принимают решения по многим вопросам экспертизы ценности своих документов самостоятельно. Однако в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах для них является обязательным согласование с архивными органами решений, связанных с уничтожением документов.
Росархив разработал примерные положения об экспертной и центральной экспертной комиссиях. Эти документы служат основой для составления положений об экспертных комиссиях конкретных организаций и предприятий. Конкретное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.
Назначение экспертных комиссий заключается:
В организации и проведении экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
Организации и проведении экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;
Организации и проведении отбора и подготовке документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
Для этого экспертные службы организаций осуществляют широкие функции, определенные Основными правилами работы архивов организаций. В их состав входит:
Организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
Рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении) проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);
Описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;
Описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы. Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения;
Актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
Подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями. Эти предложения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;
Участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации. Кроме того, экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т. п.
Экспертная комиссия создается по приказу руководителя организации. В нее обычно включается не менее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.
Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости.
Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.
Если протоколы ЭК содержат решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел и об изменении сроков хранения документов, которые установлены типовыми и ведомственными перечнями или типовыми и примерными номенклатурами дел, они должны вначале передаваться на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения и только после этого утверждаться руководителем организации.
По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:
1. опись дел постоянного срока хранения;
2. опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;
3. опись дел по личному составу;
4. акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.
Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней.
Порядок оформления дел зависит от сроков их хранения. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, которые не передаются в архив организации, оформляются частично. Частичное оформление производится работниками службы документационного обеспечения управления при заведении дела. После завершения дела не проводится дополнительная систематизация документов, листы дела не нумеруются, не составляется заверительная надпись.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу перед передачей в архив организации подлежат полному оформлению, которое предусматривает:
Подшивку или переплет дела;
Нумерацию листов в деле;
Составление листа-заверителя;
Составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, заголовка дела, край них дат).
При полном оформлении документы дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются так, чтобы можно было свободно читать текст всех документов, даты, визы, резолюции. Дела с особо ценными или неформатными документами не переплетаются, а вкладываются в закрытые твердые папки или коробки. Если в деле есть невостребованные личные документы, такие, как удостоверения-личности, трудовые книжки и т. п., их вкладывают в конверт, который затем подшивается в дело. При подготовке дел к переплету из них удаляются все металлические скрепления (скрепки, булавки).
Для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов все листы дела нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу листа. Для этого используют простой графитный карандаш или нумератор. Нумерация производится в соответствии с определенными правилами.
Лист-заверитель не нумеруют, листы внутренней описи нумеруют отдельно. Если дело состоит из нескольких томов, листы каждого тома нумеруются отдельно. Фотографии, чертежи, другие иллюстративные материалы, которые являются самостоятельными листами дела, нумеруются на верхнем поле оборотной стороны листа. Листы любого формата, подшитые за один край, нумеруются как один лист. Если лист имеет формат A3 или А2 и он сложен, то он разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. Лист, сложенный и подшитый за середину, должен подшиваться заново за край и нумероваться как один лист. Но если к документу подклеены другие документы (переводы, вырезки и т. п.), каждый из них нумеруется отдельно. Если в дело подшит конверт с вложениями, вначале нумеруется конверт, затем следующими номерами каждое вложение.
В случае отдельных ошибок при нумерации листов (например, пропуска отдельных страниц) допускается употребление литерных номеров. Если обнаруживается большое количество ошибок, листы дела нумеруются заново. При этом старый номер зачеркивается, рядом ставится новый номер листа. Составляется и новый лист-заверитель. Старый лист зачеркивается, но сохраняется в деле.
Заверительная надпись дела составляется для учета количества листов. Кроме того, она фиксирует особенности нумерации документов дела. Лист-заверитель составляется по установленной форме на отдельном листе, который помещается в конец дела. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или использовать для его составления чистый оборот листа последнего документа. Он обязательно подписывается его составителем.
В форме листа-заверителя указываются сведения о количестве пронумерованных листов дела, количестве
На обложке дела указываются следующие реквизиты:
Наименование организации;
Наименование структурного подразделения;
Индекс дела;
Номер дела (тома, части) по годовому разделу свод ной описи дел;
Заголовок;
Крайние даты дела;
Количество листов в деле;
Срок хранения;
Архивный шифр дела.
Часть из перечисленных реквизитов выносится на обложку дела при его заведении. Однако при подготовке дел к передаче на дальнейшее хранение эти сведения уточняются и при необходимости корректируются.
При изменении наименования организации или структурного подразделения, а также при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение в течение года, за которое формировалось дело, на обложке указывается новое наименование организации (или организации-правопреемника). Прежнее наименование организации заключается в скобки.
Лекция 11: Специфика документации в туризме.
Введение
Глава 1. Номенклатура дел, ее сущность и содержание
1.1 Номенклатура дел: определение и функциональное назначение
1.2 Оформление сроков хранения дел
Глава 2. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел
2.1 Общий порядок разработки номенклатуры дел
2.2 Особенности рассмотрения номенклатуры дел структурного подразделения
2.3 Формирование и хранение дел
Заключение
Список использованной литературы
ВВЕДЕНИЕ
В наши дни, когда происходит модернизация форм управленческой и экономической деятельности, появились новые виды документов, связанные с предпринимательской деятельностью, увеличивается электронный документооборот, вопросы упорядочения работы с документами и особенно их систематизации и классификации выступают на первый план. Одним из давно апробированных и эффективных инструментов систематизации и классификации крупных документальных комплексов, образующихся в процессе деятельности организаций, является составление номенклатур дел.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел. Это определение относится к номенклатуре дел конкретной организации. Однако усложнение современной государственной и хозяйственной жизни, структуры административно-хозяйственных органов, предпринимательских организаций и объединений предъявляет все более сложные требования к систематизации и классификации документальных комплексов, образующихся в результате их деятельности. Все больше появляется организаций, объединений, холдингов и целых хозяйственных и административных систем, имеющих разветвленную сеть подчиненных им учреждений, фирм, филиалов, отделений, или, с другой стороны, целых отраслей и сфер деятельности, включающих большое число однородных и однотипных по своим функциям и задачам организаций и предприятий (малых и подсобных предприятий, предприятий коммунально-бытового обслуживания и сервиса, сельских предприятий, школ, колледжей, поликлиник, больниц, музеев, библиотек и других учреждений культуры и т.п.). Для организаций, учреждений, предприятий и фирм (назовем их юридическими лицами), входящих в такие разветвленные по своей структуре объединения и образования, необходимым и основополагающим методическим пособием при организации работы с документами, при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел является примерная номенклатура дел.
Цель курсовой работы – рассмотреть номенклатуру дел: виды, роль и значение.
Исходя из цели, в курсовой работе были поставлены следующие задачи:
Проанализировать понятие номенклатуры дел;
Рассмотреть оформление сроков хранения дел;
Рассмотреть общий порядок рассмотрения номенклатуры дел;
Выявить особенности рассмотрения номенклатуры дел.
ГЛАВА 1. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ, ЕЕ СУЩНОСТЬ И СОДЕРЖАНИЕ
1.1 Номенклатура дел: определение и функциональное назначение
Организация эффективного делопроизводства предприятия немыслима без предварительного создания для этого соответствующих условий. Одним из таких условий и является, в частности, разработка номенклатуры дел.
Номенклатура дел - это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых предприятием (организацией, учреждением) в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел - это систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке.
Документы, посвященные определенному вопросу или участку деятельности организации, после исполнения группируются в дело.
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их видам и содержанию. От ее качества зависит оперативность работы с документами. Номенклатура дел необходима для распределения и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для установления сроков хранения, для создания справочной картотеки исполненных документов и служит учетным документом в архиве организации для дел временного хранения до 10 лет включительно.
Номенклатуру дел подготавливает структурное подразделение. При этом ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на канцелярию или на секретариат (секретаря).
При построении номенклатуры необходимо руководствоваться следующим:
Соблюдать единство в подходе к организации учета, систематизации, описанию, хранению и поиску документов;
Применять индексацию документов, обеспечивающую внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений;
Следить за стабильностью индексов.
Номенклатура дел может быть индивидуальной, примерной и типовой.
Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретной организации.
С целью унификации группировки документов определенной категории организаций с однотипным характером деятельности и составом документов разрабатывается примерная или типовая номенклатура дел.
Примерная или типовая номенклатура дел разрабатывается вышестоящими органами и является базой для составления индивидуальных номенклатур в подведомственных организациях, поэтому ее обязательно согласовывают с архивными учреждениями.
При разработке индивидуальной номенклатуры на базе типовой или примерной обязательно учитывают специфику конкретной организации.
Номенклатура дел структурного подразделения разрабатывается с привлечением ведущих специалистов и согласовывается с канцелярией и архивом организации.
Каждая организация обязана иметь свою номенклатуру дел независимо от того, существует ли примерная или типовая номенклатура дел. Рекомендуется сводная форма номенклатуры дел, состоящая из номенклатур всех подразделений. Сводная номенклатура дел подготавливается канцелярией на основе номенклатур подразделений и согласовывается с соответствующим архивным учреждением.
После утверждения сводной номенклатуры дел руководителем организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
Утвержденные номенклатуры дел действуют на протяжении многих лет. В конце каждого года вносятся изменения, если они были, и номенклатура дел вновь вводится в действие с 1 января следующего года.
Ежегодный экземпляр номенклатуры дел - это документ постоянного хранения, который включается в раздел номенклатуры канцелярии (или секретариата). Номенклатура дел подлежит пересоставлению и переутверждению лишь в случае коренного изменения функций и структуры организации.
Прежде чем составить номенклатуру дел, необходимо тщательно изучить состав, содержание и количество документов, циркулирующих в организации. При этом используются положения (уставы) об организации, штатные расписания, действующие перечни документов, классификаторы, прошлогодние номенклатуры дел, список корреспондентов, описи дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочные картотеки.
Выбор классификационной схемы номенклатуры дел зависит как от организационной структуры построения аппарата организации, так и от выполняемых ею функций, поэтому классификационными делениями номенклатуры дел могут быть как внутренние структурные подразделения, так и управленческие функции.
В номенклатуру должны включаться все дела и документы, которые отражают деятельность организации. Дела общественных организаций включаются в номенклатуру дел организации, при которой они созданы. В номенклатуру включаются и незаконченные дела, поступившие из другой организации для их решения, а также все справочные картотеки к документам.
В номенклатуру не включаются печатные издания (сборники постановлений правительства, справочники, бюллетени, брошюры, указатели, реферативные журналы, экспресс-информация и т. п.), а также алфавиты и другие вспомогательные материалы, не отражающие вопросы основной деятельности организации.
Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь ин деке. В течение всего срока действия номенклатуры в ней своевременно проставляются отметки о заведении дел, сдаче их в архив, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и о передаче дел в другую организацию для продолжения.
В номенклатуре указывается наименование разделов и подразделов классификационной схемы и наименование (заголовки) дел.
Каждый документ характеризуется рядом признаков.
Одни из них - существенные, постоянные, другие - несущественные, временные. Понятно, что для классификации документов наибольший интерес могут представить лишь существенные признаки, они получили название «признаков заведения дел».
Принято выделять шесть таких признаков.
1. Номинальный. Основанием для группировки документов по этому признаку служит их название, т. е. в дело объединяются документы одного названия, например протоколы.
2. Тематический. В этом случае объединяются документы одного содержания, т. е. посвященные одной теме.
4. Корреспондентский. На каждого корреспондента заводится отдельная папка, в которой группируется вся переписка с отдельным лицом или предприятием.
5. Географический. Это разновидность корреспондентского признака. В этом случае в одно дело объединяются документы разных корреспондентов, находящихся на определенной территории.
6. Хронологический. По хронологическому признаку группируются документы за какой-либо определенный период. По этому признаку группируется бухгалтерская отчетность.
В некоторых случаях документы группируются в дела по нескольким признакам сразу.
Если в течение года в организации возникают новые документируемые участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в каждом разделе номенклатуры вставляются резервные номера. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры делается итоговая запись" о количестве заведенных дел (томов).
1.2 Оформление сроков хранения дел
Большое значение для повышения эффективности примерной номенклатуры дел в качестве методического пособия по классификации и систематизации документов при составлении индивидуальных номенклатур дел имеет установление сроков хранения документов в номенклатурах дел. Особенно это актуально для современных хозяйственных коммерческих структур в связи с появлением крупных новых комплексов документации, не бывшей ранее в обращении, и необходимостью обеспечения их сохранности. Примерная номенклатура дел является в этом отношении важнейшим ориентирующим методическим пособием для составителей индивидуальных номенклатур дел.
Сроки хранения дел, включенных в примерную номенклатуру дел, определяются исходя из их научной и практической ценности в соответствии с действующими типовыми и отраслевыми (ведомственными) перечнями документов, а также перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение. Примером типового перечня, который необходимо использовать при определении сроков хранения в номенклатурах дел является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
Для документов, не предусмотренных действующими перечнями, сроки хранения устанавливаются на основании их изучения во взаимосвязи с общим комплексом документов по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом.
Допускается согласование сроков хранения дел с ЭПК архивных учреждений в случаях, когда согласование их с центральными архивными органами затруднено (территориальная удаленность и т.д.). При этом в примерной номенклатуре дел делается примечание «Срок хранения установлен ЭПК (название архивного учреждения), протокол от 00.00.00».
Для обеспечения единства определения сроков хранения дел при разработке примерных номенклатур дел рекомендуется вести учет вновь установленных сроков хранения.
При разработке примерных номенклатур дел проверяются и уточняются сроки хранения дел, установленные конкретными индивидуальными номенклатурами.
Постоянный срок хранения имеют дела, отражающие основные направления деятельности организации.
Временные сроки хранения могут оговариваться примечаниями, согласно которым дело должно храниться в течение установленного срока (истечения срока договора, по окончании расчетов, по завершении ревизии и т.д.). Кроме постоянного и временного сроков хранения для некоторых дел практического значения применяются также сроки «до минования надобности» (ДМН) и «до замены новыми». Такие документы, в основном присланные из вышестоящих организаций для сведения, а также инструкции, методики или копии документов хранятся до минования практической надобности или до замены новыми. Отметка ДМН означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется самой организацией, но он не может быть менее одного года. Срок «до замены новыми» обычно проставляется на нормативных документах, присланных из вышестоящей организации и имеющих для данной конкретной организации правоустанавливающий характер.
Для некоторых категорий дел в номенклатурах к сроку хранения добавляется отметка «ЭПК», которая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел.
В примерных номенклатурах дел отметка «ЭПК» делается в случаях, когда она предусмотрена типовым или ведомственным перечнем документов, или в случаях, когда затруднительно определить конкретный срок хранения дела, содержащего разнородные документы. Целесообразно провести дополнительную экспертизу ценности категории дел, содержащих отметку «ЭПК» перед их включением в номенклатуру с целью возможного переформирования дел и установления конкретных сроков хранения. Можно, например, продлить сроки хранения дел, имеющих практическое значение, а документы, имеющие научно-историческое значение, оставить на постоянное хранение. Отметку «ЭПК» в примерных номенклатурах следует употреблять только в самых необходимых случаях, когда от нее нельзя отказаться.
Закрепленная отметка «ЭПК» переносится из примерной номенклатуры дел в индивидуальную номенклатуру при установлении в ней сроков хранения дел. Самовольное снятие этой отметки не допускается.
Сроки хранения дел, устанавливаются в примерной номенклатуре дел для их применения в индивидуальных номенклатурах дел всех однотипных организаций или организаций системы, связанных между собой соподчинением. При необходимости изменения в них сроков хранения дел, следует согласовать эти изменения с архивом.
ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ И СВОДНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
2.1 Общий порядок разработки номенклатуры дел
В конце каждого календарного года номенклатура дел подлежит уточнению. Уточненная номенклатура дел вводится в действие с 1 января очередного календарного года.
Номенклатура дел разрабатывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства. В общем случае разработка номенклатуры дел предусматривает:
Изучение руководящих (организационно-распорядительных, нормативно-методических и иных) документов, определяющих перечни документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), и сроки их хранения;
Изучение особенностей, присущих организации делопроизводства предприятия, а в необходимых случаях - его структурных подразделений (самостоятельных участков документирования), принимая во внимание содержание его деятельности, объем, интенсивность и состав документооборота, организационную структуру и штатную численность, распределение полномочий по работе с документами между должностными лицами и т. п.;
Предварительное определение заголовков дел, их последовательное упорядочение (в соответствии с функциональным назначением документов, подлежащих помещению в соответствующие дела);
Предварительное определение сроков хранения дел, присвоение им индексов;
Уточнение заголовков дел, включение резервных индексов, предназначенных для дел, заводимых по тем или иным причинам в течение календарного года;
Составление и оформление проекта номенклатуры дел;
Согласование проекта номенклатуры дел с заинтересованными сторонами, в необходимых случаях - его уточнение и дооформление;
Утверждение проекта номенклатуры дел руководителем предприятия.
Разработку проекта номенклатуры дел целесообразно производить на основе формы установленного образца. Образцы форм номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел представлены на рисунках 1 и 2.
Рисунок 1 - Вариант оформления номенклатуры дел структурного подразделения
Рисунок 2 - Вариант оформления сводной номенклатуры дел
При определении перечней документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), и сроков их хранения следует руководствоваться:
Учредительными документами предприятия;
Положениями о структурных подразделениях предприятия; » перечнями документов, образующихся в деятельности предприятий, с указанием сроков хранения;
Номенклатурами дел за предшествующие 3-5 лет;
Описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
Документами по планированию деятельности и отчетности о ее результатах.
Необходимые сведения из перечисленных (и иных соответствующих) документов фиксируются в виде выписок, справок и т. п. и в дальнейшем используются при подготовке проекта номенклатуры дел. При этом особое внимание следует обратить на содержание Перечня типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения1.
В Указаниях по применению Перечня последний рассматривается в качестве «...основного нормативного документа при определении сроков хранения... управленческих типовых документов, ...при подготовке номенклатур дел». Перечень построен по функциональному признаку и состоит из двух частей.
Первая из них - «Документы, образующиеся в управленческой деятельности». Она включает 12 разделов, в рамках которых перечислены документы, относящиеся к различным функциональным группам (видам документации), в том числе: документации, отражающей организационно-распорядительные функции управления; документации по планированию деятельности; документации по ценообразованию, финансированию, кредитованию и налогообложению деятельности; документации по отчетности и учету результатов деятельности; документации по организации экономических, научно-технических и культурных связей; документации по информационному обслуживанию; документации по организации труда и трудовым отношениям; документации по кадрам (персоналу); документации по материально-техническому обеспечению; документации по административно-хозяйственному обслуживанию; документации по социально-бытовому развитию; документации по вопросам деятельности профсоюзных органов (организаций).
Документы в составе Перечня расположены в порядке убывания значимости, в логической последовательности. Сроки хранения, указанные в Перечне, являются едиными для соответствующих документов, независимо от формы собственности организаций. При изучении особенностей, присущих организации делопроизводства предприятия (структурных подразделений, а также самостоятельных участков документирования), принимаются во внимание:
Сведения об объеме, интенсивности и составе документооборота;
Сведения об организационной структуре и штатной численности предприятия;
Сведения о распределении полномочий по работе с документами между должностными лицами предприятия.
При переформировании номенклатуры дел (по истечении календарного года), кроме того, изучаются документы, образовавшиеся в деятельности предприятия за предшествующий период, - в частности, их функциональное назначение, виды, состав и содержание. На основе сведений производится предварительное определение заголовков дел и их последующее объединение в разделы документа.
Отметим в этой связи, что в номенклатуру дел должны быть включены заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки (вопросы, направления) деятельности предприятия. Заголовки дел подразделений (органов), действующих на временной основе, также включаются в номенклатуру дел. В то же время в номенклатуру дел не включаются периодические издания и некоторые другие виды документов, в отношении которых нет такой необходимости. Определение примерных формулировок заголовков дел производится согласно нижеследующим общим правилам.
1. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание дела, а также состав помещаемых в него документов, их функциональную и видовую принадлежность.
2. Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
Название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.);
Название предприятия или структурного подразделения (сведения об авторе (разработчике) документа);
Название предприятия (организации, учреждения), которому будут адресованы или от которого будут получены документы, помещаемые в дело (адресат (получатель) или корреспондент (отправитель) документа);
Название местности (территории), с которой связано содержание документов, помещаемых в дело;
Дата (период), к которому относятся документы, помещаемые в дело, сведения, указывающие на копийность документов.
Для конкретизации заголовков дел целесообразно воспользоваться нижеследующими рекомендациями.
1. В заголовки дел, содержащих документы по одному вопросу, но при этом не связанные последовательностью исполнения, включается термин «документы», а в конце заголовка - в скобках - указываются основные разновидности документов, которые подлежат помещению в дело, как то: планы, списки, доклады и т. д. Например: «Документы о проведении тематических семинаров по организации архивного дела на предприятии (планы, списки, доклады, перечни рекомендуемой учебно-методической литературы и др.)». Термин «документы», кроме того, может применяться в заголовках дел, содержащих документы, являющиеся приложениями к какому-либо документу. Например: «Документы к протоколам испытаний стендового оборудования».
2. В заголовки дел, содержащих переписку, включается термин «переписка», после которого указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. При этом в заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, наименования последних не перечисляются - вместо этого указывается их общее видовое название. Например: «Переписка с филиалами предприятия по вопросам ежегодного планирования и отчетности».
В свою очередь, в заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние также не перечисляются - вместо них указывается только предмет переписки. Например: «Переписка по вопросам адаптации персонала».
Наименование конкретного корреспондента указывается в заголовке дела лишь в том случае, если переписка (документы, составляющие ее и помещаемые в данное дело) ведется только с ним. Например: «Переписка с ОАО «Прогресс» по вопросам обмена коммерческой информацией».
3. В заголовки дел, содержащих документы, относящиеся к определенным административно-территориальным единицам (местностям, населенным пунктам и т. п.), включаются наименования соответствующих единиц (местностей). При этом:
4. В заголовки дел, содержащих документы по планированию и (или) отчетности, включаются сведения о периоде (квартале, полугодии, годе), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: «Годовые и квартальные планы работы МГУП «Синегорская районная поликлиника».
5. В заголовки дел, предназначенных для однородных (по своему функциональному назначению, виду и др.) документов, наименование документов (группы документов) включается во множественном числе. Например: «Приказы о поощрении работников предприятия».
Если предполагается, что дело - например, в связи со значительным объемом документов, подлежащих помещению в него, - будет состоять из нескольких томов (частей), то сначала составляется общий заголовок дела, а затем - при необходимости - заголовки каждого тома (части), тем или иным образом уточняющее содержание общего заголовка дела. Например: «Служебные записки, заявления работников по производственным вопросам за 2005 год» (общий заголовок), «Том 2. Служебные записки, заявления работников по производственным вопросам за 2-й квартал 2005 года» (заголовок тома).
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. При этом не допускается включение в заголовки дел неконкретных, обтекаемых формулировок, например: «разные материалы», «общая переписка» и т. д. Следует также избегать употребления в заголовках дел вводных слов и сложных оборотов.
После того как для дел сформулированы заголовки, необходимо произвести их упорядочение. Делать это следует в одним из двух способов:
При формировании номенклатуры дел предприятия в целом в начало документа выносятся заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, а затем, в порядке уменьшения значимости соответствующих документов (в том числе организационных, договорных, планово-отчетных и др.), - заголовки остальных дел, при этом объединение дел в составе разделов и присвоение последним названий производится с учетом функциональной и видовой взаимосвязи документов в составе этих дел; при формировании номенклатуры дел на основе номенклатур дел структурных подразделений в качестве названий разделов сводной номенклатуры дел используются названия структурных подразделений, располагаемые в соответствии со штатным расписанием, а содержание разделов образуют номенклатуры дел этих подразделений.
Предварительное определение сроков хранения дел производится с целью обеспечения регулярного контроля за их соблюдением и своевременного изменения режима хранения дел (документов), например, с временного на постоянный - при наличии на то соответствующих оснований. Определение сроков хранения производится на основании сведений из типового (ведомственного) перечня документов, образующихся в ходе деятельности предприятий, а в отсутствие такового - по типовой (примерной) номенклатуре дел или по согласованию с органами Федеральной архивной службы РФ.
Присвоение делам индексов производится с целью безошибочной и оперативной идентификации дел и включенных в их состав документов. Индекс дела представляет собой выполненное арабскими цифрами условное обозначение, например, состоящее из условного номера структурного подразделения (раздела) с добавлением (через дефис) порядкового номера соответствующего дела в пределах номенклатуры дел этого структурного подразделения (этого раздела). К примеру, бухгалтерии (и соответствующему разделу в составе сводной номенклатуры дел) присвоен условный номер 05, а открывает этот раздел годовой бухгалтерский отчет. Следовательно, в составе сводной номенклатуры делу с годовым бухгалтерским отчетом будет присвоен индекс 05-01.
Дела по вопросам (направлениям) деятельности предприятия, неразрешенным в течение истекающего календарного года, относятся к категории так называемых переходящих дел. Такие дела включаются в состав номенклатуры дел предстоящего календарного года с тем же индексом.
После выполнения перечисленных действий производится проверка составленного проекта номенклатуры дел на предмет ее соответствия своему функциональному назначению. С этой целью производится:
Уточнение состава дел в составе каждого раздела и по номенклатуре дел в целом;
Уточнение заголовков дел, их индексов;
Включение в номенклатуру резервных индексов, предназначенных для дел, необходимость в формировании которых по тем или иным причинам возникает в течение календарного года (например, при формировании на предприятии новых участков работы, требующих документирования); » уточнение сроков хранения дел.
Во всех необходимых случаях в проект номенклатуры дел вносятся соответствующие уточнения. Составленный в окончательном виде проект номенклатуры дел подлежит оформлению (в соответствии с установленными образцами). Оформление включает разработку формы документа и ее заполнение. В частности, графы в составе табличной части номенклатуры дел заполняются следующим образом: » в графе 1 указываются индексы каждого дела, в том числе дел временных органов предприятия, а также предусмотренные для дел, заводимых в течение календарного года (так называемые резервные индексы;
В графе 2 указываются заголовки дел;
В графе 3 («Количество дел (единиц хранения)») при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. Соответствующие сведения в данной графе указываются по окончании календарного года2;
В графе 4 указываются срок хранения дела, а также номера статей по соответствующему перечню, на основании которых установлен срок хранения3;
В графе 5 («Примечание») при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. В дальнейшем - в течение всего срока действия номенклатуры дел - в данной графе указываются: отметки («в электронном виде») - о делах, состоящих из электронных документов и баз данных;
Названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел;
Отметки о заведении дел, о переходящих делах, а также о выделении дел к уничтожению;
Сведения о лицах, ответственных за формирование дел;
Отметки о передаче дел другим предприятиям (организациям, учреждениям) для продолжения работы с ними.
Полностью оформленный проект документа подписывается его разработчиком, а также организатором этой работы - например, руководителем соответствующего структурного подразделения. Затем проект номенклатуры дел направляется на согласование. При этом внутреннее согласование производится с:
Руководителем архива предприятия;
Руководителем экспертной комиссии (ЭК) предприятия - только проектов сводных номенклатур дел;
Службой ДОУ (делопроизводством) - только проектов номенклатур дел структурных подразделений.
Внешнее согласование проекта сводной номенклатуры дел производится с экспертно-проверочной комиссией того архивного учреждения, в которое дела (документы) предприятия передаются на постоянное хранение. По итогам согласования в необходимых случаях производится уточнение и дооформление проекта номенклатуры дел, после чего он заново подписывается руководителем соответствующего структурного подразделения (проект сводной номенклатуры дел утверждается руководителем предприятия).
2.2 Особенности рассмотрения номенклатуры дел структурного подразделения
Особенности разработки номенклатуры дел структурного подразделения представлены на рис. 3, а сводной номенклатуры дел - на рис. 4. Остановимся далее на организации работы со сводной номенклатурой дел непосредственно после ее утверждения.
Должностные лица и структурные подразделения предприятия, в деятельности которых образуются документы, руководствуются сводной номенклатурой дел при распределении документов по делам, определении сроков их хранения до передачи в архив и в иных необходимых случаях.
Рисунок 3 - Особенности разработки номенклатуры дел структурного подразделения
С этой целью сводная номенклатура дел тиражируется в необходимом количестве экземпляров, которые направляются:
В делопроизводство (службу ДОУ) - в качестве рабочего экземпляра;
В архив;
В архивное учреждение.
Структурные подразделения предприятия получают в свое распоряжение выписки из соответствующих разделов сводной номенклатуры дел.
Рисунок 4 - Особенности разработки сводной номенклатуры дел
Экземпляры номенклатуры дел и выписки из нее могут использоваться в практической работе как в бумажном, так и в электронном виде.
2.3 Формирование и хранение дел
Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой. Формирование дел должно осуществляться централизованно. Децентрализованное формирование дел разрешается только в том случае, если организация территориально разобщена, а также в случаях, вызываемых спецификой деятельности организации.
Структурные подразделения группируют в дела документацию по своему профилю. Надо помнить, что не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей.
Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату, не допускается. Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
При формировании дел желательно учитывать сроки хранения документов. В одном деле должны находиться документы одного срока хранения. Группировать документы постоянного и временного хранения на одном регистре или в скоросшивателе можно в исключительных случаях, например, если они связаны с решением одного вопроса. Однако по окончании делопроизводственного года такие документы разделяются на два дела согласно номенклатуре.
Толщина папки не должна быть более 20-25 мм, что соответствует 200-250 страницам.
Если же материала набирается больше, то его разбивают или на тома, или на части под общим заголовком. Необходимо внимательно подходить к формированию дел и не подшивать второстепенные материалы, типа приложений или нескольких копий одного и того же документа.
Документы следует подшивать в дело таким образом, чтобы можно было прочитать резолюцию. Если у документа оказались недостаточными левые поля для подшивки, то к ним подклеивают полоску бумаги.
Внутри дела документы можно располагать в хронологическом порядке, по мере их поступления, в логической последовательности или в систематическом порядке (например, объяснительная записка к отчету финансовой деятельности предприятия, баланс, приложения). При формировании дел, связанных с жалобами, документы следует располагать в алфавитном порядке, что позволяет быстро отыскать нужную жалобу по фамилии ее автора.
Для брошюровки документов применяют скоросшиватели как с металлическими держателями, так и со шнурками вместо металлических держателей. Широкое применение находят и регистры. Они более практичны, чем скоросшиватели, так как благодаря специальному устройству можно без затруднений вкладывать и изымать из них документы.
На заведенное дело оформляется обложка, на которой указываются следующие данные:
Методическое руководство и контроль над правильностью формирования дел осуществляет канцелярия (секретариат) организации.
Распорядительные документы (приказы, распоряжения и т. п.) формируют в деле по видам и хронологии с относящимися к Ним приложениями.
Коллегиальные документы надо группировать в два дела:
В первое - протоколы и решения коллегиального органа;
Во второе - документы к заседаниям (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и другие документы).
Протоколы располагаются в хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседанию, сгруппированные в одно дело, систематизируются по номерам протоколов. Первым подшивается инициативный документ.
Поручения вышестоящих органов группируются в дела по направлениям деятельности организации. Документы внутри дел располагаются в хронологическом порядке.
Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности.
Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов.
Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:
1) внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
2) заявление о приеме на работу (направление или представление);
3) анкета;
4) листок по учету кадров;
5) автобиография;
6) документы об образовании;
7) выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
8) дополнение к личному листку по учету кадров;
9) дополнение к личному делу по учету поощрений;
10) справки и другие документы.
Справки с места жительства, медицинские справки и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по фамилиям в алфавитном порядке.
Предложения и заявления граждан по улучшению работы формируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам. Документы в этих делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке.
Каждое заявление или жалоба и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. Если поступает повторное заявление или жалоба или представляются дополнительные документы, то их подшивают в данную группу документов.
Переписку следует группировать в дела за период учебного или календарного года. Переписка систематизируется в хронологической последовательности: ответ помещается за запросом. При возобновлении переписки по конкретному вопросу документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела за предыдущий год.
На каждое рационализаторское предложение формируется отдельное дело из следующих основных документов:
Рацпредложения - заявления с описанием сущности предложения (с приложением в необходимых случаях чертежей, схем, эскизов);
Справки заявителю о получении от него рационализаторского предложения;
Письма заявителю о результатах рассмотрения его предложения;
Решения о внедрении или отклонении рацпредложения;
Переписки по рацпредложению.
На каждую заявку о выдаче диплома на открытие авторского свидетельства и патента на изобретение заводится отдельное дело. В нем группируются следующие документы:
Внутренняя опись документов;
Заявление о выдаче диплома на открытие авторского свидетельства, патента на изобретение;
Описание предполагаемого открытия, изобретения (чертежи);
Справка о приеме заявки к рассмотрению;
Дополнения и исправления к описанию изобретения, открытия и чертежам;
Заключение о наличии новизны (либо ее отсутствии);
Заключение о полезности предполагаемого изобретения;
Данные экспертизы на новизну;
Публикации в Бюллетене изобретений;
Переписка по заявке на изобретение, открытие.
В настоящее время различают два способа хранения дел: горизонтальный и вертикальный.
При горизонтальном способе хранения дел их кладут друг на друга. При многотомном деле такой способ удобен, так как позволяет на относительно малой площади хранить все дело.
При вертикальном способе хранения дела расставляют подобно книгам на полке. На корешках дел проставляют номера и индексы, что позволяет их находить сравнительно легко и быстро. Нередко на корешках, начиная с левого нижнего угла и до правого верхнего угла, по диагонали проводят сигнальную полосу. Обычно на этой полосе и проставляют номер и индекс.
Если хотя бы одна папка вынута из шкафа, полоса прерывается, что позволяет наглядно проверить целостность папок, стоящих в одном ряду.
Выемка из дела какого-нибудь документа, как правило, не допускается. И лишь в исключительных случаях с устного или даже письменного разрешения руководителя такая выемка может быть произведена. В этом случае составляют акт о выдаче документа во временное пользование по определенной форме. Этот акт вкладывают на место изъятого документа и хранят до возвращения последнего. При возвращении документа акт уничтожают.
Акт обязательно должен быть скреплен гербовыми печатями предприятия, которое выдало документ во временное пользование, и предприятия, получившего его.
В том случае, когда выдается во временное пользование дело, заполняется карточка-заместитель. Дела выдаются только специально на то уполномоченным лицам.
Дела возвращаются в тот же день. Выносить их из здания предприятия или его структурного подразделения можно только с письменного разрешения руководителя.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Таким образом, можно сделать следующие выводы. Номенклатура дел – это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов и дел, сроков хранения, а также как схема построения справочной картотеки неиспользованных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятия обязательно.
Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.
Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного учреждения.
Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.
Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой – обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.
Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.
Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта.
После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.
Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.
Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр храниться в службе делопроизводства, второй – используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий – находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.
Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.
Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. ГОСТ Р 6.30-2005. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. М., 2008.
2. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М., - 2008.
3. Басовская, Е.Н. О языке служебных документов // Делопроизводство. 2007. № 2/1.
4. Веселое П.В. Современное деловое письмо в промышленности. М., 1990.
5. Весёлое П.В. Аксиомы делового письма. М., 1993. Добсон Э, Как писать деловые письма. Челябинск, 2007.
6. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: Библиотека журнала «Управление персоналом», 2007.
7. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. М.; Новосибирск, 2004.
8. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005.
9. Колтунова М.Д. Деловое письмо. М., 1998.
10. Паневчик В.В. Деловое письмо: Практ. пособие. Минск, 2008.
11. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами: Учеб. пособие. М., 2008.
12. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник. М., 2007.
13. Теппор Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и записок в помощь менеджеру. М., 1994.
14. Кузнецова А.Н., Вагенгейн Р.Н. Машинопись: Практ. пособие, - 4-е изд., испр. и доп.- М.: Высшая школа; Издательский центр «Академия», 2008.- 319с.
15. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Быкова Т.А. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения и управления): Учебник для ВУЗов.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007.- 359с.
16. Турбан Г.В. Внешнеэкономическая деятельность. - Минск: Высшая школа, 2007.
17. Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Оформление документов. М., 2008.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005.
Организация информационно-справочной работы с исполненными документами невозможна без их правильной систематизации.
Стоит отметить, что основой систематизации документов в делопроизводстве будет их правильная классификация для размещения в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующие дела.
Дело — ϶ᴛᴏ документ или совокупность документов, ᴏᴛʜᴏϲᴙщихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.
Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.
Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации , Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Это объясняется огромной значимостью ϶ᴛᴏго документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти.
Функции номенклатуры дел
Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения.
Изучим ее основные функции:
- Номенклатура дел будет основой для размещения и поиска документов по папкам.
- Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел.
- Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и будет пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности.
- Номенклатура дел — учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения.
- Номенклатура дел — основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.
Виды номенклатур дел
Различаются три вида номенклатур дел : типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и будет нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на кᴏᴛᴏᴩые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.
Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Стоит заметить, что они будут методическими пособиями и могут быть использованы организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.
Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, кᴏᴛᴏᴩые могут появиться в будущем.
При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами организации (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.
Рисунок № 5.1. Форма номенклатуры дел организацииНоменклатура дел состоит из разделов, ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующих структурным подразделениям. Первым разделом должна быть служба докумен- тационного обеспечения управления, так как там хранятся документы руководства организации. В небольших организациях, где не существует четкой структуры, разделами номенклатуры могут быть основные направления деятельности (организационно-распорядительная, планирование, финансирование, управление персоналом и т. п.)
В номенклатуру включают заголовки дел для группировки всех документов, поступающих или создаваемых в организации. Свои индексы имеют справочные журналы и картотеки. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. Не включаются в номенклатуру заголовки печатных изданий (книг, буклетов, брошюр)
Сводная номенклатура дел организации (рис 5.1) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений (рис. 5.2)
В первой графе указывается индекс дела. Стоит заметить, что он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-02, где 01 — наименование структурного подразделения (канцелярия), а 02 — порядковый номер заголовка дела («Стоит сказать - положение о канцелярии и должностные инструкции сотрудников»)
Во вторую графу включается ключевой элемент номенклатуры — заголовок дела.
Заголовок должен максимально точно отражать содержание и состав документов, включенных в дело. Заголовок обычно состоит из следующих элементов:
- название вида дела (дело, переписка, журнал и т.п.) или название вида и разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);
- название адресата или корреспондента;
- краткое содержание документов дела;
- название местности, с кᴏᴛᴏᴩым связано содержание документов;
- даты (период), к кᴏᴛᴏᴩым относится содержание дела;
- указание на копийность документов.
Набор элементов не всегда будет полным и будет определяться характером документов, сгруппированных в дело.
Заголовки дел не должны содержать неконкретные, расплывчатые формулировки («разные материалы, входящие документы» и т.п.) Подумайте, в какой папке легче найти нужный документ: «Общая переписка» или «Переписка со средними школами Восточного округа по вопросам организации работы школьных библиотек»?
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в заголовок может выноситься название «Документы», но в конце в скобках указываются виды документов. Например: «Документы о проведении конференций (программы, списки, доклады)». Также термин «документы» применяется в заголовках дел, содержащих документы-приложения.
Внутри разделов заголовки дел располагаются по степени их важности. В начале располагают дела, содержащие учредительные, организационные и распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагают перед заголовками дел с приказами руководителя организации.
Затем следуют заголовки дел содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, переписку, документы, отражающие специфику деятельности структурного подразделения.
Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту названий.
Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. В ней указывается количество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. В случае если документов образуется больше, заводится следующая папка с данным же заголовком и индексом. Стоит сказать, для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. По϶ᴛᴏму информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года.
В четвертой графе указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. Важно заметить, что одним из основных справочников для определения сроков хранения будет Перечень типовых документов. Также источниками для определения сроков хранения будут типовые и примерные номенклатуры. Сроки хранения электронных документов ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. В одно дело не могут объединяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок.
Пятая графа «Примечания» служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п. Стоит сказать, для дел, состоящих из электронных документов и баз данных, в ϶ᴛᴏй графе проставляется отметка «в электронном виде».
Таблица в готовой номенклатуре должна быть заполнена полностью, за исключением графы 3, кᴏᴛᴏᴩая заполняется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. В случае если дело с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 страниц, то его крайне важно делить на тома (части) В графе 3 напротив таких дел проставляется количество томов, т.е. количество единиц архивного хранения.
Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с архивом и подписывается руководителем структурного подразделения.
Рисунок № 5.3.
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, визируется руководителем архива, подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления, согласовывается с экспертной комиссией организации. Организации, передающие документы на государственное хранение, передают проект номенклатуры на согласование экспертно-проверочной комиссии ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующего архива. Необходимость согласования номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти с архивом установлена Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации.
В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
В конце календарного года каждое структурное подразделение в выписке номенклатуры дел организации составляет итоговую запись (рис 5.3)
Номенклатура дел как систематизированный перечень дел, заводимых в учреждение с указанием сроков хранения, имеет несколько направлений использования.
Главным назначением номенклатуры дел является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом, определяет систему хранения документов в учреждении. При этом номенклатура дел может служить основанием как для распределения документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или БД.
Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет отдельную графу (поле) с указанием срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов. В дальнейшем наличие этого поля (показателя) в автоматизированных системах работы с документами (СЭД) позволяет упростить создание описей на документы постоянного и долговременного сроков хранения, по личному составу, а также актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
Сроки хранения документов, указанные в номенклатуре дел, учитываются при создании резервных копий документов на внешних носителях с однократной записью. Точно также, как при формировании дел в одно дело не подшиваются документы с разными сроками хранения, на внешний носитель записываются документы одного срока хранения 1 .
Это позволяет, при истечении срока хранения документов, после рассмотрения Экспертной комиссией соответствующего годового раздела описей и акта на выделение документов к уничтожению и подписания их руководством организации параллельно с выделением к уничтожению бумажных документов произвести уничтожение и резервных копий электронных документов на внешнем носителе (обычно DVD±R диске).
Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов - в бумажных (ручных) системах регистрации индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс отправляемого документа.
Номенклатура дел используется и как вспомогательный справочник:
При изучении структуры учреждения;
Вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно;
Основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет.
В делопроизводстве организации номенклатура дел выполняет ряд функций:
Используется как схема систематизации при распределении и группировке исполненных документов в дела на календарный год. Заголовки дел из номенклатуры переносят на обложки дел;
По окончании года номенклатура дел становится учетным документом, содержащим сведения о количестве заведенных в истекшем году дел;
Используется при построении информационно - поисковой системы по документам предприятия. Классификационная схема номенклатуры может быть использована для формирования справочной картотеки на исполненные документы в традиционной системе делопроизводства.
Наиболее значимой функцией номенклатуры дел - она является справочным инструментом для поиска нужной информации. Например, чтобы определить, где искать необходимый документ, уже подшитый в дело, сначала в номенклатуре находят номер соответствующего дела и затем папку с тем же номером. Когда нужно подшить исполненные документы, вначале просматривается номенклатура, выбирается дело соответствующего содержания, а затем в него подшиваются документы.
Номенклатура дел является важнейшим организационным документом и определяет не только организацию хранения документов в течение первых лет после их создания, но их дальнейшее хранение в архиве.
Итак, номенклатура дел как систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Новая страница 1
Номенклатурадел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых по установленной форме в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения.
Даже при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко организовать работу с документами, не имея номенклатуры дел.
Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам.
Цели формирования номенклатуры дел:
- распределения исполненных документов в дела;
- систематизации дел;
- закрепления индексов дел;
- установления сроков хранения дел.
Кроме того, номенклатура дел:
- служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
- используется как основной учетный документ при сдаче в архив организациидел временного (до 10 лет включительно) хранения;
- является основой для составления актов на уничтожение дел;
- может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.
Виды номенклатуры дел
Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел.
Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, которые предположительно будут заведены в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинается в организации в последнем квартале – так, чтобы номенклатура была завершена в декабре и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.
Составление и оформление номенклатуры дел
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.
Кроме текущих документов, необходимо изучить документацию прошлых лет. Вноменклатуру дел должны быть включенывсе документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычислительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов.
В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельностиорганизации.
Например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть такие разделы: 01 – дирекция, 02 – учебная работа, 03 – учебно-воспитательная работа, 04 – производственная практика, 05 – физическое воспитание и т.д.
р азделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и специалистов, например: 01 – генеральный директор, 02 – заместитель директора, 03 – коммерческий директор и т.д.
Составляется номенклатура дел по установленной форме на общем бланке организации.
Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации.
В первой графе номенклатуры – «Индекс дела» – проставляется индекс (номер) каждого включенного в номенклатуру дела. Этот индекс закрепляется за делом навсегда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Индекс (номер) конкретного дела состоит из:
· условного обозначения (индекса) структурного подразделения;
· порядкового номера дела в пределах отдела или организации.
Во второй графе – «Заголовок дела, тома, части» – указываются заголовки дел.
По заголовку дела будет производиться поиск необходимого документа. Заголовки дел должны полностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указывать, какие виды документов и по какому вопросу могут быть подшиты в дело.
Третья графа – «Количество дел, томов, частей» – заполняе тся в конце года, так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел – томов (объем дела не должен превышать 250 листов).
В графе четвертой – «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню» – проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. Если используют несколько перечней, то в графе « Примечания» нужно указать их названия.
Основным перечнем является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000).
Но данный перечень не охватывает полного состава документов, образующихся во всех отраслях (ведомствах) страны. Поэтому в ряде отраслей созданы ведомственные перечни, которые содержат заголовки дел, отражающих все участки деятельности системы органов, входящих в данное ведомство.
Пятая графа – « Примечания» – заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:
· о заведении дел;
· о переходящих делах;
· о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию;
· о выделении дел к уничтожению;
· о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях, и т.п.
При помещении в дело первого документа в графе «Примечания» номенклатуры дел делается отметка о заведении дела («Дело заведено »). Это позволит в конце года иметь точные сведения о количестве фактически заведенных дел.
По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (отдельно) сроков хранения.
